某电器公司采购供价管理规定(doc 25)6411.docx

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1、国 国美电器有限公司经营管理手册采购系统分册采购合同管理规定归属体系：国美电电器有限限公司经经营管理理手册采购购系统分分册文件编号：国美采0003撰写单位：国美电电器采购购中心版 本：第第一版生效日期：20004年44月1日日机密等级： 机密 一般合计页数：50页页 正正文页数数：244页附件个数：31个个制度正文目目录：目 录录页次1、目的12、范围13、名词解解释14、职责15、作业内内容16、注意事事项197、附件23总裁审批管理研究室室审核撰写人1目的：采采购合同同是公司司业务档档案的重重要组成成之一，为为做好采采购合同同的管理理，维护护企业的的合法权权益，记记录真实实的业务务活动，特

2、特制定本本规定。2范围：2.1适用用范围：国美电电器有限限公司总总部采销销中心、总总裁办、监监察中心心；各分分部2.2发布布范围：国美电电器总部部各中心心、各部部门；各各分部3名词解释释3.1采购购合同：是合同同中的一一种，它它是公司司采购业业务档案案的重要要组成部部分；是是公司采采购业务务活动的的真实记记录，是是各项业业务交流流活动的的法律依依据，也也是业务务管理工工作中重重要的基基础工作作；3.2经销销合同：采购合合同的主主合同的的一种，公公司所经经营的商商品是与与厂家、各各地分部部、办事事处或代代理商直直接合作作时所签签订的协协议，经经销协议议付款方方式为现现款或账账期（合合同范本本见附

3、件件7.11）；3.3代销销合同：公司的的经营商商品是与与厂家或或代理商商合作时时所签订订的协议议，代销销协议付付款方式式为实销销实结，结结算周期期原则上上不低于于15天天（合同同范本见见附件77.2）；3.4包销销机：甲甲乙双方方为促进进甲方产产品在乙乙方卖场场的销售售，甲方方以包销销价格向向乙方提提供产品品，以助助于甲乙乙双方共共同提高高影响力力和获取取市场更更高关注注。是公公司在厂厂家的现现有产品品系列型型号和将将要推出出的产品品系列型型号中优优先排选选的，性性能、外外观与其其它型号号有明显显区别的的，性能能、价格格比有明明显优势势的，由由公司独独家销售售的产品品。3.5普通通补充协协议

4、：普普通补充充协议对对原合同同书中部部分条款款进行修修订，并并对该合合同书中中未约定定或约定定不明的的事项进进行补充充的协议议（普通通补充协协议合同同范本见见附件77.9）。4职责4.1采购购中心负负责采购购各种采采购合同同范本的的制定和和统一管管理；5作业内容容：5.1合同同的类别别（1）主合合同：经经销合同同、代销销合同；（2）附属属合同：补充协协议、售售后服务务保证协协议、特特价机协协议、包包销机协协议、专专供机协协议、工工程机协协议。（3）合同同附件：承诺函函、公司司列表。5.2经销销合同：（1）经销销合同洽洽谈标准准：具体体条件参参照合合同谈判判要点管管理规定定执行行。（2）经销销合

5、同预预案格式式：（见见附件77.3和和7.44）5.2代销销合同：（1）代销销合同洽洽谈标准准：具体体条件参参照合合同谈判判要点管管理规定定执行行。（2）代销销合同预预案格式式：（见见附件77.5和和7.66）5.3签订订经、代代销合同同中部分分条款的的要求及及注意事事项：(见本采采购合同同管理制制度第第6项内内容)5.4特价价机协议议：5.4.11特价机机协议范范本:（见见附件77.7）5.4.22特价机机协议审审批单: （见见附件77.8）5.5.33特价机机管理规规定：（详详见特价价机审批批管理规规定）5.5补充充协议：根据性性质分为为普通补补充协议议和特殊殊补充协协议:5.5.11普通

6、补补充协议议5.5.22特殊补补充协议议又分为为： 5.5.22.1供供应商上上（撤）店店协议:（1）供应应商上（撤撤）店协协议；（见见附件77.100）（2）供应应商上（撤撤）店审审批流程程：（见见附件77.111、7.12）（3）供应应商上（撤撤）店审审批表：（见附附件7.13、77.144）（4）供应应商上（撤撤）店管管理规定定：详见见供应商商上（撤撤）店审审批管理理规定。5.5.22.2主主体变更更三方协协议范本本：（见见附件77.155）5.5.22.3三三方协议议（供货货）范本本：（见见附件77.166）5.5.22.4多多方协议议书5.6定制制包销机机协议:5.6.11包销机机分

7、类(1)现有有产品系系列包销销；(2)即将将推出新新产品系系列包销销；(3)尾货货包销；5.6.22与厂家家的谈判判中，要要求遵循循“3：5：2”原则：即包销销机占330%；常规机机占500%；特特价机占占20%。尤其其是包销销机不得得低于330%（含含总部所所谈的包包销机）。5.6.33因包销销机型有有明显的的排它性性，厂家家不得在在我方包包销期间间向其它它经销商商提供类类似外观观功能组组合的、性性能价格格比相近近或优于于我方的的产品，杜杜绝虚假假包销。5.6.44包销、买买断总部部及分部部占比暂暂可定为为1：1。也就就是同一一部门、同同一品类类包销、买买断机型型，总部部必须不不得低于于15

8、%，分部部不得低低于155%，合合计不得得低于330%。5.6.55包销机机协议的的范本（见见附件77.177）5.6.66特供机机协议:厂家为为提高其其产品在在公司卖卖场的占占有率，以以高出主主合同书书约定的的商业折折扣率向向公司提提供其产产品，以以助于双双方共同同提高影影响力和和获取市市场更高高关注时时，签订订特供机机协议。（范范本见附附件7.19）5.7补充充、包销销等协议议审批单单的格式式（见附附件7.20）（除除主合同同及特价价机外其其它协议议均用此此审批单单）；5.8合同同管理的的流程:5.8.11采购合合同申报报过程的的要求:5.8.11.1非非ERPP系统的的合同申申报过程程的

9、要求求:采购合合同签订订前须按按要求填填报合同同审批单单，大类类分为“预案” 、“重报”两部分分（见附附件7.3-77.6）；5.8.11.1.1审批批单的分分类：(1)采购购经销预预案(2)采购购经销重重报(3)采购购代销预预案(4)采购购代销重重报呈报单位应应根据工工作需要要选择正正确的合合同审批批表单填填报。5.8.11.1.2审批批单编号号标准格格式:年年号/分分部代号号/经或或(代)销/商商品类别别/（品品牌名称称）/流流水号/（上报报次数）/按授权权最终审审批人代代号：如：20003 采采沈（经经）KTT（LGG）0000088（011）D，即即：20003年年总部采采购中心心，沈

10、阳阳分部经经销类LLG空调调第0000088号合同同，第一一次报总总部采购购中心批批示（即即为“预案”）；又如：20004 采沪（经经）B&X（荣荣事达）0000005（002）PP，即：20004年总总部采购购中心，上上海分部部经销类类荣事达达牌冰箱箱类第0000005号合合同，第第二次上上报总部部总经理理批示（即即为“重报”）。5.8.11.1.3具体体说明：5.8.11.1.3.11年号：指合同同签定时时所在年年限，要要求填写写四位数数字，如如：220033、20004等等。5.8.11.1.3.22总部代代码及分分部代码码：5.8.11.1.3.33全国合合同合同同审报：(1)全国国合

11、同代代码：TT(2)分部部代码:北京：京天津：津沈阳：沈青岛：青济南：济广州：广深圳：深上海：沪成都：蓉重庆：渝西安：西郑州：郑武汉：汉杭州：杭昆明: 昆昆哈尔滨：黑黑无锡：无锡锡长沙：湘长春：吉太原：晋按实际情况况填写合合同属性性：经销销或代销销。(3)商品品类别：共分114类，按按英文或或汉语拼拼音字母母缩写：彩电：TVV洗衣机：XXYJ冰箱：B&X空调：KTT电脑及配件件：DNN手机：SJJ发烧：FSS电话及传真真：DCC碟机：DJJ照材：ZCC摄相：SXX黑小：HXX热、烟、灶灶：RYYZ白小：BXX(5)品牌牌名称：简写，最最多不超超过四个个汉字。如如：小天天鹅、LLG、阿阿里斯顿顿

12、等。(6)流水水号：审审批单的的自然顺顺序号共共设五位位数字，每每年从0000001开始始向下顺顺延，由由总部各各区采购购中心上上报时填填写。(7)上报报次数：实际工工作中，一一份合同同往往需需多次修修改方可可定案。此此项目特特指合同同上报总总裁审批批的次数数，由总总部各区区采购中中心如实实填写，共共设两位位数字。如：第一次次上报 011，即即为“预预案”；第二次次上报则则为002，即即为“重重报”；以此类类推。同同一内容容审批单单需修改改再报时时，仍延延用第一一次上报报时的流流水号，只只需在审审批单上上用“预预案”、“重重报”及及“上报报次数”区区别即可可。(8)合同同审批单单中的每每一项必

13、必须如实实填写，不不得出现现缺空现现。象如如合同中中暂未涉涉及的条条目，可可用“/”记号标标出，不不得漏填填、误填填。样机机政策在在预案中中必须按按新合同同范本内内容要求求填写。尤尤其是免免费样机机，要求求注明所所有权的的规属情情况。凡凡合同范范本中有有的填空空但在预预案中没没有的内内容，必必须全部部在预案案备注框框处明确确填写（质质保金额额、漏柜柜金额、承承诺函金金额、支支付方式式、结算算方式等等必须填填写），当当发生某某一条款款内容为为零时也也要明确确标注出出是“零或无无”。填写格式举举例：119条：第5点点返修率率超过33% 。(9)对非非ERPP地区转转为ERRP上线线地区时时，在EE

14、RP中中录入审审批过的的合同时时，必须须按总部部审批同同意后的的预案中中条款进进行合同同录入（尤尤其注意意部长和和采购中中心副总总经理的的审批意意见）。5.8.11.2EERP系系统的合合同申报报过程的的要求：5.8.11.2.1已上上线的分分部由各各品类干干事在EERP系系统中的的合同管管理中录录入合同同。5.8.11.2.2业务务或业务务主管在在干事合合同录入入完毕后后，对合合同内容容进行初初审，审审核无误误，通知知分部采采购经理理。合同同上报情情况第一一责任人人为业务务主管（无无主管的的分部业业务为第第一责任任）。5.8.11.2.3分部部采购经经理对业业务和业业务主管管审核过过的合同同

15、，在EERP中中行使审审核权。5.8.11.2.4分部部采购部部从ERRP上报报合同后后，总部部采购中中心各部部门干事事会实时时的将EERP系系统中的的分部上上报的合合同审批批单打印印出来，上上报各部部门部长长，经部部长、副副总经理理、总经经理审批批。5.8.11.2.5审批批后各部部门干事事拿审批批件，在在ERPP系统中中对合同同进行审审批。5.8.11.2.6分部部采购部部干事要要适时的的从系统统中收取取总部审审批后的的合同信信息，将将同意的的合同打打印，并并进行下下一步的的合同签签署工作作。对不不同意的的合同，按按总部要要求修改改，重新新上报。5.8.11.2.7上报报合同和和审批合合同

16、的具具体要求求：5.8.11.2.7.11各分部部周末六六、日两两天的特特价机、包包销机合合同必须须于每周周五122：000之前上上报，总总部须在在当天审审批回复复。5.8.11.2.7.22总部采采购中心心各干事事必须即即时的打打印各分分部所上上报的合合同和审审批单，保保证分部部上报的的合同能能够得到到及时审审批。且且每周的的合同必必须于每每周五119：000之前前全部审审批完毕毕。5.8.11.2.7.33录入合合同时的的注意事事项：(1)在填填写上报报合同时时各分部部干事必必须认真真细致。 (2)点位位录入时时的百分分号（%）一定定要录入入。(3)对无无政策的的地方必必须明确确标注“无”

17、或“ / ”(4)因供供价和零零售价在在预案中中的位置置与合同同范本中中的位置置相反，为为此在录录入时注注意不要要录反。(5)总部部采购中中心各干干事在审审批合同同的过程程中必须须确保分分部所上上报合同同与总部部审批同同意的合合同一致致时，方方可审批批同意。5.8.22合同申申报流程程:5.8.22.1总总部采购购合同审审批流程程按授授权报总总裁、副副总裁审审批的合合同（流流程图见见附件77.200）；(1)采购购中心各各部门填填预案，报报采购中中心副总总经理审审核；(2)采购购中心副副总经理理审核未未通过的的预案，退退采购中中心各部部门重报报；(3)采购购中心副副总经理理审核通通过的预预案，

18、预预案报总总裁（副副总裁）审审批预案案；(4)总裁裁（副总总裁）审审批未通通过的预预案，退退采购中中心预案案原件，并并由采购购中心重重报（重重报时填填重报审审批单）；(5)总裁裁（副总总裁）审审批通过过的预案案，返采采购中心心原件；(6)采购购中心附附预案原原件，并并根据总总裁（副副总裁）批批示意见见制作正正式合同同待签文文本一份份，财务务中心初初审后，合合格的返返采购中中心；(7)采购购中心打打印一式式六份，将将合同文文本递交交厂家盖盖章； (8)厂家家将已盖盖章的合合同返回回采购中中心；(9)采购购中心收收到厂家家盖章合合同后，填填写用印印单、在在合同审审批单原原件上加加盖合同同审批的的确

19、认章章（内部部用章），将将上述签签署完毕毕的合同同文本统统一编号号，并附附暂存的的预案原原件及厂厂家盖章章合同报报至采购购中心副副总经理理签字；(10)采采购中心心各部将将采购中中心副总总经理（或或采购中中心副总总经理授授权的部部长）签签字的合合同及签签批的用用印单及及预案原原件转总总部财务务中心审审核、盖盖章，采采购中心心自留预预案复件件；(11)财财务中心心审核盖盖章时，要要严格审审核审批批单及合合同条款款内容，对对有不符符合标准准的合同同要及时时退回报报送的采采购部门门重报；(12)财财务中心心审核合合格并盖盖章后，要要自留合合同及预预案审批批单原件件各一份份，其余余五份合合同原件件返采

20、购购中心；(13)采采购中心心将其余余五份合合同文本本原件按按以下单单位进行行分发：交厂家三份份合同原原件；在预案复件件上填写写签约结结果，并并与一份份合同一一并发送送至总办办档案室室档；采购中心留留合同原原件一份份及预案案复印件件各一份份。(14)监监察中心心实行抽抽查、审审核，无无异议的的合同将将合同原原件及签签约结果果一并转转至总裁裁办法务务组复核核；(15)监监察中心心实行抽抽查、审审核，有有异议的的合同将将反馈意意见发至至采购中中心、财财务中心心、总办办；(16)总总裁办法法务组出出具复核核意见后后，转总总裁办主主任复核核；总裁办主任任出具复复核意见见后，报报总经理理阅；总经理阅签签

21、署情况况后返总总办；总部总经理理阅后未未通过的的合同，由由总办将将未通过过的信息息反馈至至如下单单位：采采购中心心，采购购中心根根据总经经理的批批示结果果重新谈谈判，返返财务中中心备案案。(17)总总经理阅阅通过的的合同，总总裁办存存档。5.8.22.2总总部采购购合同审审批流程程按授授权报总总部采销销中心总总经理审审批的合合同（流流程图见见附件77.211）；(1)采购购中心各各部门填填预案审审批单，报报采购中中心副总总经理审审批；(2)采购购中心副副总经理理审批未未通过的的预案，退退采购中中心各品品类部重重报；(3)符合合授权的的采购中中心副总总经理审审批通过过的预案案，采购购中心附附预案

22、原原件，并并根据总总部副总总经理批批示意见见制作正正式合同同待签文文本一份份，财务务中心初初审，合合格的返返采购中中心；(4)不符符合授权权的采购购中心副副总经理理审批通通过的预预案，报报采销中中心总经经理审批批，审批批通过的的附预案案原件，并并根据总总部总经经理批示示意见制制作正式式合同待待签文本本一份，财财务中心心初审，合合格的返返采购中中心；(5)采购购中心打打印一式式六份，将将合同文文本递交交厂家盖盖章；(6)厂家家将已盖盖章的合合同返回回采购中中心；(7)采购购中心收收到厂家家盖章合合同后，填填写用印印单、在在合同审审批单原原件上加加盖合同同审批的的确认章章（内部部用章），将将上述签

23、签署完毕毕的合同同文本统统一编号号，并附附暂存的的预案原原件及厂厂家盖章章合同报报至采购购中心副副总经理理签字；(8)采购购中心将将合同、已已审批的的用印单单及预案案原件一一并转至至财务中中心复审审；(9)财务务中心审审核盖章章时，要要严格审审核审批批单及合合同条款款内容，对对有不符符合标准准的合同同要及退退回报送送的采购购部门重重报；(10)财财务中心心审核合合格并盖盖章后，要要自留合合同及预预案审批批单原件件各一份份，其余余五份合合同原件件返采购购中心；(11)采采购中心心将其余余五份合合同文本本原件按按以下单单位进行行分发：递交厂家三三份合同同原件；在原始预案案审批单单复件上上填写签签约

24、结果果，并与与一份合合同原件件转给总总办档案案室存档档；采购中心留留一份合合同原件件及预案案复印件件各一份份。(12)监监察中心心抽查审审核后，无无异的将将收到的的合同原原件及签签约结果果一并转转总裁办办法务组组复核；(13)监监察中心心抽查审审核后，有有异的合合同将反反馈意见见发至采采购中心心、财务务中心、总总办；(14)总总裁办法法务组出出具复核核意见后后，转总总裁办主主任复核核；总裁办主任任出具复复核意见见后，报报总经理理阅；总经理阅签签署情况况后返总总办；(15)总总部总经经理阅后后未通过过的合同同，由总总办将未未通过的的信息反反馈至如如下单位位：采购购中心，采采购中心心根据总总经理的

25、的批示结结果重新新谈判，返返财务中中心备案案。(16)总总经理阅阅后通过过的合同同，总办办存档。5.8.22.3分分部上报报采购审审批流程程按授授权报总总裁、副副总裁审审批的合合同）（流流程图见见附件77.222）(EERP上上线地区区无预案案的传递递,仅在在ERPP系统中中实施审审报审审核打打印执执行等操操作)(1) 分部采购填填预案审审批单，报报分部采采购总监监(经理)审批；(2) 分部采购总总监(经理)审批未未通过的的预案，退退分部采采购部重重报；(3) 分部采购总总监(经理)审批通通过的预预案， 报总部部采购中中心各部部门；(4) 总部采购中中心各部部门将分分部报的的预案报报采购中中心

26、副总总经理审审批；(5) 采购中心副副总经理理将未通通过审批批的预案案，返采采购中心心各部门门，退分分部采购购部重报报；(6) 采购中心副副总经理理将通过过审批的的预案，报报采销中中心总经经理审批批，采销销中心总总经理审审批同意意的报总总裁（副副总裁）审审批，总总裁（副副总裁）审审批同意意的返采采购中心心各部门门，各部部门干事事；(7) 各部门干事事在合同同审批单单原件上上加盖审审批合同同的确认认章（内内部用章章）并对对合同编编号，并并将预案案复件发发至采购购分部或或在ERRP系统统中批回回；(8) 分部采购收收到审批批通过的的预案复复件或在在ERPP系统中中收到同同意信息息后，打打印合同同待

27、签文文本，报报分部财财务部初初审，合合格的返返采购中中心；对对总部未未通过的的，在修修改重报报。(9) 分部采购根根据财务务部初审审同意的的合同文文本，并并递交厂厂家盖章章；(10) 厂家将已盖盖章合同同返回采采购分部部；(11) 分部采购收收到厂家家的盖章章合同后后，需填填写用印印单、并并附已签签的预案案复件及及厂家盖盖章合同同报至分分部总经经理。 (13)分分部总经经理签字字确认后后，转至至分部采采购，分分部采购购部将合合同、预预案复件件及已签签的用印印章转至至分部财财务部进进行复审审；(14)财财务部对对审核合合格并盖盖章后的的合同，自自留合同同原件及及预案复复件各一一份， 其余五五份原

28、件件退分部部采购；(15)采采购留一一份合同同原件存存档，分分将其余余四份合合同文本本原件按按以下单单位进行行分发：递交厂家三三份合同同原件；分部采购将将一份合合同原件件寄邮寄寄至总部部总裁办办档案室室存档；(16)监监察中心心不定期期抽查、审审核，将将无异议议合同原原件及签签约结果果一并转转交至律律师复核核；(17)监监察中心心不定期期抽查、审审核，将将有异议议合同情情况反馈馈至采购购中心、财财务中心心、总办办；(18)总总裁办法法务组律律师出具具复核意意见后，转转总裁办办主任复复核；(19)总总裁主任任出具复复核并出出具复核核意见后后，报总总部总经经理阅；(20)总总部总经经理阅合合同签署

29、署情况后后返总办办；（21）总总部总经经理阅后后，未能能通过的的合同，由由总办将将未通过过的信息息反馈至至如下单单位：返返财务中中心备案案；返审审计部进进行审核核、监察察工作；返采购购中心进进行相关关部门的的分发、备备案；（22）采采购中心心将未通通过的合合同信息息反馈至至以下单单位:返分部部采购，分分部采购购按总部部总经理理的批示示结果重重新谈判判；返分分部财务务部备案案；（23）总总部总经经理阅通通过的合合同，总总裁办存存档。5.8.22.4分分部上报报合同审审批流程程按授授权报总总裁、副副总裁审审批的合合同（流流程图见见附件77.233）(EERP上上线地区区无预案案的传递递,仅在在ER

30、PP系统中中实施审审报审审核打打印执执行等操操作)(1) 分部采购填填预案审审批单，报报分部采采购总监监(经理)审批；(2) 分部采购总总监(经理)审批未未通过的的预案，退退分部采采购部重重报；(3) 分部采购总总监(经理)审批通通过的预预案， 报总部部采购中中心各部部门；(4) 总部采购中中心各部部门将分分部报的的预案报报采购中中心副总总经理审审批；(5) 采购中心副副总经理理将未通通过审批批的预案案，返采采购中心心各部门门，退分分部采购购部重报报；(6) 采购中心副副总经理理将通过过审批的的预案，审审批同意意的返采采购中心心各部门门；(7) 超采购中心心副总经经理审批批授权的的，经过过采购

31、中中心副总总经理审审批同意意后，报报采销中中心总经经理审批批，审批批同意的的返采购购中心各各部门；(8) 各部门干事事在合同同审批单单原件上上加盖审审批合同同的确认认章（内内部用章章）并对对合同编编号，并并将预案案复件发发至采购购分部或或在ERRP系统统中批回回；(9) 分部采购收收到审批批通过的的预案复复件或在在ERPP系统中中收到同同意信息息后，打打印合同同待签本本，报分分部财务务部初审审，合格格的返采采购中心心；对总总部未通通过的，在在修改重重报。(10) 采购分部根根据财务务部初审审同意的的合同文文本递交交厂家盖盖章；(11) 厂家将已盖盖章合同同返回采采购分部部；(12) 分部采购收

32、收到厂家家的盖章章合同后后，需填填写用印印单、并并附预案案复件及及厂家盖盖章合同同报至分分部总经经理；(13) 分部总经理理签字确确认后转转至分部部采购部部，分部部采购部部将合同同及经分分部总经经理签字字的用用印审批批单转转至分部部财务部部进行复复审；(14) 财务部对审审核合格格并盖章章后的合合同，自自留合同同原件及及预案复复件各一一份，其其余五份份原件退退采购分分部；(15) 分部采购部部自留一一份存档档，将其其余四份份合同文文本原件件按以下下单位进进行分发发：递交交厂家三三份；一一份邮寄寄至总部部总裁办办档案室室存档；(16) 监察中心不不定期抽抽查、审审核，将将无异议议合同原原件及签签

33、约结果果一并转转交至律律师复核核；(17) 监察中心不不定期抽抽查、审审核，将将有异议议合同情情况反馈馈至采购购中心、财财务中心心、总办办；(18) 总裁办法务务组出具具复核意意见后，转转总裁办办主任复复核；(19) 总裁办主任任出具复复核并出出具复核核意见后后，报总总部总经经理阅；(20) 总部总经理理合同签签署情况况后返总总办；(21) 经总部总经经理审核核，未能能通过的的合同，由由总办将将未通过过的信息息反馈至至如下单单位：返返财务中中心备案案；返审审计部进进行审核核、监察察工作；返采购购中心进进行相关关部门的的分发、备备案；(22) 采购中心将将未通过过的合同同信息反反馈至以以下单位位

34、:返分部部采购，分分部采购购按总部部总经理理的批示示结果重重新谈判判；返分分部财务务部备案案；(23) 总部总经理理阅通过过的合同同，总办办存档。5.8.33采购合合同的保保管5.8.33.1采采购合同同原件、补补充协议议及相关关附件协协议的保保存分数数：5.8.33.1.1采购购合同原原件、补补充协议议、包销销机协议议、特价价机协议议及相关关附件协协议等一一式六份份，需方方、供方方各执三三份。5.8.33.1.2具体体存档方方法：(1)全国国合同：原件（6份份）： 总部财财务中心心 11份（附附审批单单原件） 总总部采购购中心 1份（附附审批单单复印件件）总部总经办办 1份（附附审批单单复印

35、件件）厂家 3份 (2)地区区合同：原件（6份份）：总总部财务务中心 1份（非非ERPP地区附附审批单单原件） 总总部总经经办 1份（非非ERPP地区附附审批单单复印件件） 分分部财务务部 1份（非非ERPP地区附附审批单单复印件件） 厂家家 33份 分部采购中中心 合同同及审批批单复印印件（11份） 5.8.44合同编编号的规规定：合合同保档档的依据据是总部部采购中中心编制制的合同同编号，以以下为合合同编号号的方法法：5.8.44.1编号规规则：经经公司审审批同意意签约的的合同，由由总部采采购中心心负责编编号，规规则如下下：合同地区范范围番号号+合同类类别+年号+合同号号+明细号号+合同性性

36、质5.8.44.2合同同地区范范围番号号：(1)全国国合同简简称：886000(2)地区区合同简简称：地区番号地区番号北京1101上海3101天津1201成都5101沈阳2101重庆5102济南3701西安6101青岛3702郑州4101广州4401武汉4201深圳4403杭州3301昆明5301潍坊3706廊坊1328东莞4419惠州4413洛阳4103咸阳6104淄博3703自贡5103鞍山2103佛山4406哈尔滨2301无锡3302长沙4301长春2201太原1401中山44205.8.44.3合同同类别：品 类代 码品 类代 码品 类代 码空调301彩电100碟机201洗衣机402冰

37、箱401黑小200电脑800白小500手机701电脑及配件件801烟灶502电话、传真真机700热水器501微波炉5045.8.44.4年号号的规定定：年号为4位位阿拉伯伯数字，如如：20001、20002、20003等；5.8.44.5合同同号的规规定：(1)合同同号为33位阿拉拉伯数字字，每年年从0001开始始顺延，例例如：111011-2000-220033-0001经；(2)合同同号指大大协议编编号即经经、代销销合同编编号，特特价机、补补充协议议等附属属合同不不允许出出现此类类大协议议号。5.8.44.6合合同明细细号的规规定： 是是指主合合同项下下各类补补充协议议、特价价机协议议、包

38、销销机协议议等附属属协议的的编号，为为2位阿拉拉伯数字字，例如如：11101-2000-20003-0011-011特。5.8.44.7合合同号性性质的规规定：合合同号的的性质的的分类来来源是合合同的分分类。根据合同的的性质合合同编号号性质规规定如下下：(1)经销销合同：用“经”字代表表 ； (2)代销销合同：用“代”字代表表；(3)特价价机协议议：用“特”字代表表； (4)包销销机协议议：用“包”字代表表；(5)临时时协议：用“临”字代表表； (6)工程程机协议议：用“工程”字代表表；(7)普通通补充协协议：用用“普通补补”代表； (8)上店店协议或或确认书书：用“上店” 代表表；(9)撤店

39、店协议或或确认书书：用“撤店” 代表表；(10)专专供（特特供）协协议：用用“专供”或“特供” 代表表；(11)三三方协议议：用“三方” 代表表；(12)直直订协议议：用“直订”代表；以上合同编编号必须须按规定定打印到到合同中中，不允允许合同同中出现现漏填、不不填。5.8.44.8当当编号中中发生空空号时的的规定：当总部部签署全全国协议议后，分分部若根根据全国国协议与与供应商商当地分分公司发发生特价价机、补补充协议议等协议议时，此此时给分分部编号号合同时时主合同同号会发发生空号号。另当当分部上上报合同同作废等等情况时时会造成成合同编编号空号号。当发发生上述述合同编编号空号号时要求求编号者者在合

40、同同编号目目录中空空号行处处标住出出“空号”字样，并并写出空空号的原原因。5.8.44.9当当分部签签署全国国协议的的补充或或特价机机等协议议时编号号的规定定：当总总部签署署全国协协议后，各各分部签签署当地地的全国国协议品品牌的补补充协、特特价等协协议时，上上报总部部审批同同意后，总总部编写写合同号号的要求求：(1)在合合同编号号目录中中将此品品牌的主主合同号号行中注注明“空号”字样，写写出此份份合同为为全国协协议并注注明全国国协议的的合同编编号；(2)号标标注行后后根据下下述标准准格式对对协议进进行编写写：合同地区范范围番号号（86000）+合同类类别+年号+合同号号+明细号号+合同号号性质

41、例如：11101（886000）-2200-20003-0001-01特特5.8.44.100当合同同作废重重新签订订合同时时编号规规定：当当发生在在原协议议基础上上增加点点位与厂厂家重新新签署合合同，或或由于厂厂家对原原协商好好的费用用点位反反悔重新新签署合合同时经经总部审审批同意意后，在在延续编编号时要要求编号号者对此此份合同同重新编编号，不不允许延延用原合合同编号号。5.8.44.111出现跨跨年度合合同时的的处理方方法：(1)合同同起始日日期为所所在旧年年度的112月11日以前前，合同同截止日日期为即即将开始始的新年年度3月月31日日以前，发发生的跨跨年度合合同，编编号时要要求：编编在

42、所在在旧年度度合同编编号目录录中。(2)合同同起始日日期为所所在年度度的122月1日日以后（含含1日），合合同截止止日期为为即将开开始的新新年度112月331日以以前，发发生的跨跨年度合合同，合合同编号号时要求求：编在在新年度度合同编编号目录录中。5.8.55合同政政策的归归纳：（非非ERPP地区使使用）5.8.55.1合合同编号号后将合合同的政政策按规规定格式式输入。5.8.55.2经经/代销销合同政政策一览览表：（见见附件77.244）5.8.55.3特特价机合合同的政政策表：（见附附件7.25）5.8.66分部合合同邮寄寄的规定定5.8.66.1合合同邮寄寄的具体体邮寄要要求：(1)每份

43、份的合同同上右上上角的主主合同号号和本协协议编号号必须电电子打印印至合同同文本上上。主合合同编号号或本协协议编号号必须是是总部下下发的合合同号，不不得遗漏漏、更改改。(3)包装装中的合合同都要要按品类类区分，每每一类的的合同均均附一张张交接明明细（交交接明细细按总办办要求制制作）同同协议一一并邮寄寄至总部部；(4)所邮邮寄至总总部的原原件合同同（非EERP地地区邮寄寄每1份份合同必必须附经经总部审审批的预预案复印印件一份份），复复印过程程中不允允许出现现两面复复印，或或用传真真纸复印印；(5)合同同必须装装订整齐齐，一份份合同仅仅能用一一个订书书钉，不不得用若若干订书书订超装装订（未未上ERR

44、P系统统的地区区一份合合同预案案复印件件与合同同也仅能能用一个个订书钉钉装订）；(6)每一一份预案案必须保保证字迹迹清晰，如如有复印印不清楚楚情况时时必须用用手填写写清楚后后方可邮邮寄；(7)每一一份预案案上要求求填写清清楚签约约结果；(8)查清清原件合合同，不不允许出出现少页页或少附附件的现现象。(9)合同同邮寄完完毕之后后，各分分部采购购邮寄合合同负责责人需将将交接明明细表电电子版以以邮件的的形式发发至总办办和财务务档案负负责人处处。5.8.66.2为为保证总总办和财财务人员员对合同同有序的的保存，对对总部和和分部采采购干事事做如下下要求：5.2.88.6.2.11对总部部采购中中心干事事

45、的要求求：(1) 分部上报合合同后，当当总部领领导审批批后，总总部采购购中心干干事需按按合同编编号的规规定对合合同进行行编号，编编号后方方可传真真至各分分部采购购部。对对已上EERP系系统的地地区，总总部干事事同样要要将合同同进行编编号，合合同号编编好后方方可从EERP系系统中进进行审批批，并要要将合同同编号在在审批意意见中明明确标出出。(2) 总部合同采采购中心心干事要要监督分分部上报报合同签签订情况况，在合合同编号号目录中中将已正正式签回回并寄至至总部的的合同明明确标住住：红色字体为为：代表表此份合合同总部部已审批批，但未未正式签签署合同同或未寄寄回总部部。黑色字体为为：代表表此份合合同已正正式签署署并寄回回总部。蓝字字体为为：代表表此份合合同已作作废。5.8.66.2.2对分分部采购购部干事事的要求求：(1) 未上ERPP系统的的地区，收收到审批批单传真真件后，将将合同号号按规定定，打印印至合同同文本中中与厂家家签订合合同；对对