怎样组织与参加会议18270.docx

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1、./n./组织和参参加会议议一、会会议主席席有哪些些责任：1、主主持会议议：主持持会议、维维持会议议秩序并并确保小小组的积积极工作作(应明确确会议的的任务和和会议小小组类型型);2、会会议控制制：会议议控制的的方式和和组织取取决于召召开会议议的原因因。控制制应当着着眼于建建立行为为标准，以以这些标标准徇会会议的结结果，并并在必要要时进行行调整。作作为有效效的会议议主持人人应遵循循以下五五个基本本原则：决定讨讨论主题题;明确讨讨论范围围;确保人人们围绕绕主题依依次发言言;尽可能能做到公公正、尽尽全力避避免与会会者的争争论;确保其其他成员员了解会会议的进进展情况况。3、引引导：必必须能够够发起会会

2、议，并并确保以以良好的的秩序进进行主题题的问题题的讨论论。介绍绍会议议议题(解决问问题过程程)：1)识别主主题/问题;2)交换和和开发建建议;3)评价不不同方案案;4)选择行行动计划划(确保每每个人都都明确自自己的责责任)。4、促促进讨论论：1)主席应应当经营营以提出出恰当问问题的方方式激励励与会者者(掌握提提问技巧巧)如何何促进讨讨论：1)提问的的措辞避避免“是”或“不是”的答案;2)提出简简短的问问题;3)采用紧紧扣主题题的问题题;4)采用只只涉及一一个方面面的问题题。5、应应付“隐密议议程”：应努努力保持持讨论集集中，而而不使其其演变成成与会者者之间的的个人冲冲突。6、作作出决定定：除了

3、了正式的的投票表表决方式式，主席席应采取取一致同同意的方方法，或或者恰如如其分地地引出解解决问题题的最佳佳方案。7、会会议结果果后，主主席的责责任是确确保备好好会议纪纪要和会会议决定定的后续续行动计计划。二、决决策方法法及其优优缺点：1、权权威决策策法：由由主席决决定;快速、高高效;但是成成员可能能没有表表态或赞赞成;2、多数/投票表表决决策策法：一一般认为为比较公公正;投票时时机很关关键;可能分分裂群体体成员;少数人人会不同同意，因因此可能能不承担担责任;3、趋同同决策法法：根据据群体的的大致倾倾向决策策;成员高高度参与与;过长(要求听听取所有有成员的的意见，尽尽管他们们实际上上尚未形形成明

4、确确观点);或许有有时难以以达到。4、达成成一致决决策法：每个人人都完全全同意;难以达达成一致致，实际际上通常常不必如如此。三、与与会者的的责任：1、态态度：树树立对会会议的积积极态度度，敞开开思想并并听取别别人的意意见;会议能能为你提提供各种种机会：1)受益于于别人的的知识和和观点;2)从同事事的背景景和经历历中获取取最大量量的信息息;3)对所执执行政策策和决策策的参与与感;4)更好地地了解和和正确评评价你的的同事，在在你们中中间形成成团队工工作精神神;5)与别人人交换你你的个人人思想;6)以别人人的眼光光评价你你的个人人观点、信信念和态态度。2、准准备：保保证自己己做好准准备和了了解会议议

5、主题;3、认认识群体体过程：对“群体过过程”和群体体功能的的认识有有助于树树立正确确的态度度更好的的参与。有效的的会议参参与者的的特征：1)注意考考虑其他他有关的的人;2)认识到到交互作作用过程程必须是是双向的的，要灵灵活和宽宽容;3)注意交交流障碍碍的存在在，努力力克服他他们;4)辩证和和分析地地思考的的能力5)有能力力和意愿愿以适应应别人的的语言，清清晰扼要要地讲话话;6)具有适适当的时时间意识识，既包包括何时时、如何何发言、也也要考虑虑会议安安排和地地点;7)具有合合作与调调解的愿愿望，以以实现群群体目标标;8)认识积积极倾听听的必要要性。四、在在一次会会议中，应应何时参参与?当你感感到

6、有些些东西可可讲时：1)准备好好即时参参与;2)分几次次发言，而而不是一一次把话话都说完完;3)保持灵灵敏状态态，准备备发言。五、会会议的议议程是：需要讲讲座的业业务事项项的顺序序。六、议议程顺序序：1、选选出主席席和工作作人员(必要时);2、会议议通知由秘书书宣读(通常仅仅在非常常正式的的会议);3、上次次会议纪纪要阅读通通过(通常由由秘书)，然后后由主席席签字;4、备忘忘录提出出问题;5、达成成的协议议秘书宣宣读;6、主席席致开幕幕词;7、前面面会议留留下事项项;8、财务务问题(财务主主管报告告、帐目目流转等等);9、委员员会和工工作单位位报告;10、在可可能时提提议讨论论、建议议者和依依

7、次发言言名单;11、预先先提出并并列在议议程中的的其他事事项;122、下次次会议日日期;13、任何何其他业业务14、感谢谢主席(在一般般会议上上不常见见);115、主席席答谢(同上);116、主席席宣布会会议闭幕幕。七、议议程准备备和支持持文件：1、议议程中的的每个项项目应用用数字排排序，如如发生变变动，在在会议开开始时主主席应说说明理由由;2、当继继续上次次会议的的一个项项目时，引引用那次次会议的的日期和和备忘录录编码是是有益的的;3、另一一种有用用的方法法是将参参考资料料作为重重要的支支持性文文件，既既可驸在在相关项项目后面面，也可可列一清清单放在在议程后后面;4、在在准备会会议时，提提问

8、题比比平铺直直叙能激激励更多多的反馈馈;5、议程程应有一一个提示示，确定定下次会会议的日日期、时时间和地地点。议程计计划步骤骤：1)根据上上次会议议列出突突出问题题;2)通过预预期目前前发展和和与会议议成员联联系，提提出商务务中的新新议题;3)选择重重要议题题;4)避免包包括过多多的“新问题”;5)将例行行项目放放在开始始;6)按逻辑辑关系排排列关键键项目;7)根据可可用时间间和与会会者情况况安排项项目;8)用数字字排列项项目;9)交叉参参考上次次会议的的议题;100)要求明明确提出出下次会会议的细细节，在在议程结结尾列出出“下次会会议日程程”;111)指定需需要的附附加文件件或将它它们包括括

9、在议程程中;122)与主席席讨论通通过议程程;133)将议程程草案交交付打印印，也可可能由你你自己打打印;144)校对打打印搞;155)驸带上上次会议议的备忘忘录，将将文件和和有关文文章发送送所有应应出席会会议人员员。八、制制作备忘忘录：会议议之前：1、寻寻找如何何做此事事的习掼掼或指导导;与主席席核实一一下是否否有专用用格式。会议议期间：1、记记录资料料、时间间和会议议地点;2、记录录出席会会议人员员，收到到谁的“缺席致致歉”;3、识别别讨论题题目;有条件件的话，使使用议程程为指导导;4、按按照会议议首先处处理例行行项目的的惯例宣读上上次会议议的备忘忘录并签签字，备备忘录提提出的问问题和达达

10、成的协协议;5、计计划基于于简要题题目的记记录，这这类标题题可摘自自主题，或或讨论、决决策和拟拟定行动动的摘要要，包括括时间和和参与者者;6、编排排每项记记录的参参考号;7、跟随随会议进进程;8、及时时澄清重重点的和和含糊不不清的观观点;9、以摘摘记形式式书写，避避免逐字字地记录录，除非非要求如如此;10、使用用简短的的句子和和段落。会议议之后：1、会会后立刻刻清楚地地起草备备忘录;2、与其其他人核核对可能是是与主席席;3、在会会议两天天内采用用清晰的的格式打打印;4、仔仔细校对对打印稿稿;5、将备备忘录发发送给出出席和原原应出席席会议的的人员，以以及任何何需要知知道情况况的人;必要时时发送修

11、修正稿;6、仔仔细将备备忘录存存档组织内内可能有有备忘录录存档规规定，你你应当了了解和执执行;7、核查查对行动动的监督督和后续续行动。避免做做的事：1、试试图主持持会议和和记时，指指定别人人记时;2、讨论论速度过过快，使使你不能能准确记记录;3、在你你对发言言的转译译中夹杂杂自己个个人的偏偏见或观观点;4、备忘忘录中插插入太多多人名;5、包括括未解释释的缩写写和术语语，潜在在阅读者者对此不不熟悉;6、拖延延起草备备忘录忘记发发生了什什么;7、过分分受成员员地位影影响;仅因为为是你的的上司，不不意味着着你必须须记录他他们说的的每一个个字;8、忘记记确认下下次会议议的日期期、时间间和地点点。九、视

12、视听会议议的优、缺缺点：优点点：1、成本租演播播室召开开一小时时的电视视会议、比比从各地地召集人人们到一一起开会会要节省省10倍甚至12倍。2、即时在较短短时间内内通知开开会;缺点点：1、气氛失去大大部分感感觉别人人身体语语言等信信息的能能力;2、交往没有在在会前和和会后交交谈或更更多谈判判的机会会;3、连续续性实践中中，会议议很呆板板，因为为每人不不得不等等候摄像像机对准准他们轮轮流发言言。十、如如何召开开成功的的电话会会议：对主主席的提提示：1、提提前把议议程传真真给每个个人，详详细说明明讨论主主题和与与会者情情况;2、同时时提前用用传真发发送文件件和需要要参考的的资料;保存每每人的传传真

13、号码码，以便便于在会会议期间间发送必必要的补补充资料料。3、每人人上线后后马上点点名;4、对与与会者讲讲话总是是报出姓姓名，以以保证相相应的人人能听到到你的评评论;5、不时时进行小小结，保保证使每每人跟上上进程;6、注意意哪些人人尚未发发言，吸吸引他们们参与会会谈。对参参与者的的提示;1、不不要和别别人同时时讲话;发言前前稍等片片刻，以以确认别别人真正正讲完了了;2、当你你提出问问题时，明明确提问问对象;3、 总是应应答别人人的提问问，即使使你没有有现成答答案;4、不要要在同一一个房间间举行附附带会议议而未告告诉主席席，也不不要使用用你的电电话的弱弱音和密密码键。商务会议议关键短短语组织会会议

14、 （中文文版）下列短语语可以用用于会议议中。如如果你要要主持会会议的话话， 这些短短语十分分实用。开开幕 早上好/下午好好，大家家好。 大家都都到了，我我们的会会议现在在开始。欢欢迎及介介绍 请同我我一起欢欢迎(与会者者的名字字) 我们很很高兴的到来(与会者者的名字字) 我想对的到来来表示热热烈的欢欢迎(与会者者的名字字) 很高兴能参加加我们的的会议(与会者者的名字字) 我来介介绍一下下(与会者者的名字字)陈陈述总体体目标 我们今今天要讨讨论 我想确确认一下下 我们今今天的目目标是 我今天天叫大家家过来是是为了宣宣读上次次会议的的记录 首先，我我先很快快地介绍绍上次会会议的大大致内容容。 首先

15、，让让我们浏浏览一下下上次会会议的报报告，上上次会议议是开的。介介绍近期期发展 杰克，你你能向我我们介绍绍一下XYZ项目进进行的如如何？ 杰克，XYZ项目目目前进行行的如何何？ 约翰，你你那份新新的账目目报告完完成的怎怎样了？往往下进行行 所以，如如果我们们现在的的都讨论论完了，让让我们继继续今天天的议题题。 我们可可以进入入正题了了吗？ 还有其其他事项项吗？ 如果没没有其他他意见，我我们继续续今天的的议题。介介绍日程程 你们都都拿到今今天日程程的打印印稿了吗吗？ 今天的的日程有有几个事事项。首首先，第第二，第第三，最最后 我们可可否依照照该顺序序进行会会议？ 如果你你不介意意，我就就开始介介

16、绍会议议事项了了。 跳过第第一事项项，直接接到第三三事项。分分配任务务（秘书书，与会会者） （与会会者名字字）同意意做记录录。 （与会会者名字字），你你能做记记录吗？ （与会会者名字字）同意意为我们们做一个个关于的报告告。 在会议议的基本本议程上上达成一一致(贡献, 时间,决策制制定 等等。 我们首首先听一一下关于于每一部部分的简简短报告告，然后后讨论 让我们们确定我我们在（时间间）结束束 我建议议我们 每个事事项讨论论五分钟钟。介介绍日程程的第一一项 因此，让让我们从从开始 我建议议我们从从开始 所以我我们今天天第一项项议程是是 我们可可以从开始吗吗？ 结束一一个议程程 我认为为第一事事项就

17、讨讨论到这这儿结束束。 我们可可以结束束这一事事项的讨讨论了吗吗？ 我们为为什么不不继续 如果大大家没有有别的意意见，让让我们下下一事项项 让我们们开始下下一事项项的讨论论。 既然我我们讨论论完X了，下下面讨论论 今天议议程的下下一事项项是总总结 在我们们结束今今天的比比赛之前前，让我我总结一一下要点点内容。 让我迅迅速的说说一下今今天的要要点。 概括一一下，. 好，我我们为什什么不快快速地总总结一下下今天的的会议呢呢？结结束语 好，看看起来我我们的所所以议程程都进行行完了。 如果没没有其他他意见，我我们就可可以结束束会议了了。 让我们们结束几几天的会会议。 讨论并并制定好好下次会会议的日日期、时时间、地地点 我们可可否现在在订一下下下次会会议的时时间？ 所以，下下次会议议会在举行。 让我们们下次再见。 周三？怎样？感感谢与会会人员的的到场 我先感感谢玛丽丽安和杰杰米从伦伦敦赶来来参加会会议。 感谢你你们的到到场。 谢谢你你们的参参与。结结束会议议 会议结结束，我我们下次次会议再再见。 会议到到此结束束 我宣布布会议到到此结束束。