国贸物业酒店管理有限公司物业管理质量手册(DOC 88)5485.docx
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.国贸物业酒酒店管理理有限公公司物业业管理质质量手册册 目 录1.0 序言2.0 客户服务部部员工岗岗位职责责3.0 客户服务部部管理制制度3.1 物业验验收制度度3.2 入伙装装修制度度3.3 投诉处处理制度度3.4 拜访业业/租户户制度3.5 业/租租户迁出出制度3.6 清洁管管理制度度3.7 绿化管管理制度度3.8 形象策策划3.9 总台服务3.10 业/租户档档案管理理制度3.11 防火管理制制度3.12 物业管理保保险制度度3.13 有偿服务收收费管
2、理理制度3.14 物业管理的的法规依依据3.15 业/租户报报修制度度3.16 业/租户投投诉制度度3.17 社区文化活活动管理理制度3.18 公共场地使使用管理理制度3.19 突发性事件件或异常常情况处处理程序序3.20 安全管理制制度 44.0 客客户服务务部表格格 1.0 序 言为保证业/租户有有一个舒舒适、优优雅、整整洁、安安全的环环境,维维护及树树立企业业形象,我我们每位位管理员员都应把把自身形形象与企企业形象象溶为一一体,严严格履行行本岗位位职责,必必须做到到:1. 服务态度,文文明礼貌貌;2. 服务行为,合合理规范范;3. 服务效率,及及时快捷捷;4. 服务效果,完完好满意意。客
3、户服务部部 负负责业/租户之之管理和和公共地地方的管管理工作作,在业业/租户户事物方方面,首首要任务务是推动动业/租租户的教教育,使使他们进进驻物业业后明白白要遵守守公共规规则、爱爱护公物物、维护护业主合合法权益益、及促促进业/租户彼彼此间之之睦邻关关系。而而作为业业主之代代理人亦亦有必要要解释有有关之设设备及供供应之能能量,予予业/租租户认识识。此外外,亦要要让业/租户明明了水电电费分摊摊计算方方法、电电梯和手手扶电梯梯之数量量及使用用方法、空空调设备备及其供供应时间间,加时时空调费费及业主主提供之之基本设设施。另另外,亦亦要解释释有关签签署租用用合同后后,需要要办理之之手续(如如交付合合同
4、押金金、装修修手续)及及退租程程序等。编编制成业业/租户户手册提提供予业业/租户户参考,继继而解释释装修守守则内之之规定,管管理部亦亦要兼顾顾公共地地方清洁洁、卫生生之维护护及公共共设施之之养护,使使管理能能发挥其其应有之之功能。客户服务部部员工岗岗位职责责描述2.1 物物业经理理1) 收取及审阅阅大厦之之管理楼楼宇巡视视报告及及每天之之投诉记记录,并并处理跟跟进;2) 编制及安排排各级管管理员工工轮值表表,并报报行政人人事部;3) 定期对大厦厦清洁、绿绿化进行行监察协协调;4) 监管大厦管管理员之之运作及及安排;5) 遇有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;6) 制定大厦设设备使用用方法及及
5、守则;7) 每月召集所所辖管理理员之工工作会议议;8) 督导各管理理助理;9) 接受及处理理客户投投诉,并并予记录录,及向向上级报报告;10) 协助追收管管理费之之工作;11) 检查大厦管管理日志志,跟进进所列问问题;12) 跟进处理突突发事件件;2.2 物物业助理理1) 收取及审阅阅大厦之之管理巡巡楼报告告及每天天之投诉诉记录;2) 定期对大厦厦清洁、绿绿化进行行监察协协调;3) 监管大厦管管理员之之运作及及安排;4) 遇有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;5) 协助物业主主任制定定大厦清清洁设备备使用方方法及守守则;6) 督导各管理理员及承承判商执执行工作作;7) 接受及处理理客户投投诉
6、,并并予记录录,及向向上级报报告;8) 制订一般之之文书通通告表格格等工作作;9) 追收管理费费之工作作;10) 检查大厦管管理日志志;11) 协助处理突突发事件件;12) 定期整理大大厦之业业/租户户资料;13) 执行上级所所指派之之工作;14) 熟悉管理处处各项管管理制度度、收费费标准及及其构成成、业/租户情情况;15) 负责办理业业/租户户的入住住以及业业/租户户的退房房手续,装装修审查查;16) 负责装修档档案,业业/租户户档案、管管理处文文书档案案的管理理。17) 负责大厦的的公共钥钥匙和未未入伙的的住户钥钥匙的管管理工作作;18) 负责业/租租户水、电电表的抄抄查,准准时向业业/租
7、户户派发各各种费用用的交费费通知单单;19) 负责对业/租户投投诉的处处理结果果进行回回访,并并做好回回访记录录统计总总结;20) 负责定期对对服务质质量进行行统计、分分析,并并提出整整改方案案;2.3 物业管理员员1) 记录每天之之维修投投诉记录录,并了了解处理理进度。而而于收集集后将资资料整理理汇报物物业主任任;2) 定期对大厦厦清洁、绿绿化进行行更换及及巡视;3) 遇有紧急事事故,协协助处理理善后工工作;4) 接受及处理理客户投投诉,并并予记录录,及向向上级报报告;5) 协助追收管管理费之之工作;6) 记录大厦管管理日志志,跟进进所列问问题;7) 定时巡视检检查清洁洁及绿化化设施之之情况
8、;8) 定期整理大大厦之业业/租户户资料;2.4 总台/接待待1) 传真、打字字、复印印、国内内国际长长途服务务员工职职责;2) 票务代定员员工职责责;3) 邮件收递员员职责; 2.5 清清洁主管管1) 对管理处清清洁总体体工作负负责;2) 定期对本班班人员的的考勤,做做好各项项工作的的监督、检检查、评评比;3) 负责清洁用用品的保保管、发发放及采采购计划划的编制制;4) 定期对部门门员工进进行业务务知识培培训和考考核; 2.6 清清洁领班班1) 接受主管领领导,带带领下属属有序完完成各项项清洁任任务;2) 监督下属的的工作情情况,检检查工作作员的到到岗情况况,查看看是否全全勤工作作,合理理安
9、排下下属人员员工作。3) 遵守公司制制定的管管理细则则,工作作时仪表表整洁,佩佩带员工工证,统统一着装装上岗, 树立立良好形形象;4) 以身作则保保质保量量地完成成本人所所负责区区域内的的卫生清清扫工作作;5) 遵守劳动纪纪律,坚坚守工作作岗位,按按照清洁洁程序搞搞好区域域内卫生生;6) 发扬互助精精神,支支持同事事工作,以以礼相待待;7) 掌握及其的的正确用用法,以以及清洁洁剂的合合理用法法;2.7 清清洁工1) 楼宇所属范范围内的的道路、绿绿化带、雨雨水井的的清洁保保养;2) 楼宇范围内内暗沟、下下水道的的清理,保保持雨季季水道畅畅通;3) 负责清洁地地下车库库卫生;4) 紧密配合环环卫部
10、门门搞好垃垃圾清运运工作;2.8 绿绿化人员员工作职职责1) 熟悉辖区内内的绿化化范围、布布局、职职务、种种类、数数量;2) 知晓花草树树木的名名称、种种植季节节、生长长时性、培培植管理理的方法法;3) 对花草树木木要定期期培土、施施肥、除除杂草和和打药水水除病虫虫害,并并要修枝枝剪叶、浇浇水。每每日定时时负责绿绿化区内内的巡视视、保证证绿化场场所不留留杂物,不不缺水、不不死苗,定定时对商商场内盆盆栽植物物进行养养护,保保证不枯枯黄、不不死亡;4) 检查、记录录、报告告植物生生长情况况,及时时处理违违章事件件;5) 保管好用品品、用具具、用剂剂;3.0 物管部部管理制制度3.1 物业验收程程序
11、3.1.11. 所有工工程验收收都应由由发展商商前头。3.1.2 验收准准备工作作a) 在未验收前前,驻场场经理须须联同工工程经理理与发展展商、承承包商招招开协调调会议;b) 由承包商及及供应商商呈交一一份竣工工验收及及交接计计划表和和组织架架构;c) 驻场经理组组织管理理处各部部门制定定楼宇接接收联检检方案,提提交发展展商审批批。d) 按图纸资资料移交交清单对对产权、技技术资料料进行对对照检查查,发现现 产产权、技技术资料料有缺漏漏的,应应以书面面形式通通知发展展商及/或承包包商提供供。3.1.3 移交验验收a) 按设备移移交清单单对楼楼宇各类类设备按按规格进进行对照照检查;b) 发现设备设
12、设施与移移交清单单不符或或有缺漏漏的,管管理处应应以书面面形式通通知发展展商及/或承包包商予以以解决。c) 对各单元的的水、电电、土建建部分进进行全面面检查,并并将检查查结果记记录在接接管检查查记录表表中,对对发现的的问题应应书面通通知发展展商/及及承包商商 予以以解决。d) 将所有有关关资料归归档。e) 在保修期内内因施工工、安装装、设备备因素产产生的质质量问题题,管理理处应报报发展商商及/或或承包商商限期解解决。3.2 业/租租户入伙伙装修3.2.11 业业/租户户入伙程程序为了使管理理部各管管理员熟熟知业/租户入入伙程序序流程,能能迅速地地办理业业/租户户入伙手手续,特特拟定如如下入伙伙
13、程序流流程如下下:a) 业/租户按按财务部部发出入入场收楼楼通知书书,按时时带齐各各类资料料到本管管理处办办理各类类事项。b) 到管理处管管理部办办理手续续。 1、业/租户应应出示证证明:1 本人身份证证明的原原件及复复印件。2 销售合同同或租租赁合同同(原原件及复复印件)。3 代理商资格格证书及及代理书书。 2、若业业/租户户本人未未能亲临临,委托托他人办办理,被被委托人人应出示示的印件件:1 由业/租户户本人签签署的委委托书原原件及复复印件。2 被委托人身身份证明明原件及及复印件件。3 销售合同同或租租赁合同同(原原件及复复印件)。 3、管理理部应办办事项:1 验明来客身身份证明明。2 将
14、上述客户户资料复复印件存存档。3 填写业/租租户资料料登记表表。 c) 管管理部与与工程部部同业/租户对对其单元元进行验验收。1 管理部携带带锁匙协协同工程程部与业业/租户户前往单单元。2 根据验楼表表格所示示进行讲讲解。3 填写设备移移交表(业/租租户签名名)。3.1.4 业/租户二二次装修修申请程程序为了管理员员能清楚楚地了解解业/租租户二次次装修管管理程序序,能顺顺利优质质地为业业/租户户办理装装修事项项,拟定定业/租租户二次次装修管管理流程程如下:a) 管理理部与工工程部同同业/租租户办理理装修申申请。1 业/租户提提交二次次装修申申请表。2 与业/租户户承包商商会面,了了解具体体装修
15、程程序。3 承包商提交交二次装装修图纸纸。b) 工程部审批批业/租租户所提提交资料料。工程部对业业/租户户资料提提出整改改意见,管管理部报报总经理理审批以以上业/租户提提交资料料所办理理的手续续是否妥妥当之后后,请业业/租户户或其承承包商进进行整改改。c) 业/租户到到管理部部办理的的手续。1 办理装修期期间临时时出入证证。2 办理施工工许可证证。3 办理动火证证,配备备灭火器器。4 安排开门(不不移交钥钥匙)。5 配备电表并并记下电电表读数数加封。6 提供施工工管理条条例、违违规处罚罚条例、告告业/租租户书。d) 业/租户进进入装修修阶段,工工程部定定期检查查装修情情况,保保安部经经常性检检
16、查安全全事项,管理部经常督导装修卫生情况并协调业/租户与各部门的关系。e) 业/租户装装修完毕毕手续。 1 提交竣工工图,报报管理处处审核。2 工程部提提交审核核意见。3 工程部验验收业/租户装装修完的的设施。4 对于损坏坏的公共共设施将将按价从从装修押押金中扣扣除。5 工程部验验收完毕毕将填写写竣工验验收单,并并签署意意见、盖盖章。f) 业/租户将将验收单单、临时时出入证证、工程程部签署署的意见见书送财财务部,财财务验明明,按章章归还出出入证押押金。g) 经总经理审审批由管管理部发发放开开业许可可证。h) 管理部通知知工程部部送电。业业/租户户开业后后,工程程部将落落实遗漏漏工程通通知业/租
17、户整整改完毕毕后,三三个部门门意见书书,总经经理审批批后方可可到财务务部退还还装修押押金。3.3 投投诉处理理须知3.3.11 如何有有效避免免投诉? 1 参与施工监监理,使使工程质质量多一一份保证证。2 物业管理公公司在开开发单位位竣工后后从技术术角度、法法律角度度验收,并并办理书书面的交交收手续续,避免免日后引引起投诉诉。3 签订详细的的管理合合约,明明确管理理公司和和业主或或使用人人的权力力义务,防防止以后后不必要要的麻烦烦。4 对物业的设设施安排排合理的的日常维维护、检检修,使使事故减减少到最最低点。5 经常开展反反馈调查查便民服服务,了了解信息息,及时时发现问问题解决决问题。6 对业
18、/租户户或业主主入伙时时应及时时交予管管理合约约、业/租户手手册、装装修须知知,并予予以解释释,降低低投诉率率。 33.3.2 处处理投诉诉1 开通投诉热热线:2 详尽记录投投诉人姓姓名、铺铺号名称称、联系系电话。3 耐心听取客客人投诉诉,禁止止以任何何理由或或借口推推卸责任任。即使使错误在在本身,亦亦不可当当面指出出,顾客客态度即即使很坏坏,亦不不可顶撞撞顾客,并并记下投投诉内容容。4 对于业/租租户的设设诉,能能当场做做出解释释应当场场给业/租户解解决,若若不能马马上处理理的应记记下投诉诉人的姓姓名、事事件的经经过、投投诉对象象以及投投诉人的的联系方方法、业业/租户户签字,并并告知解解决的
19、期期限,以以便及时时告诉结结果。5 应感谢客人人指出的的不是之之处,对对客人提提出的建建议表示示感谢,并并把事件件提交到到相关部部门进行行处理或或报上级级主管审审批。6 对于某个人人违纪的的投诉,应应详细登登记投诉诉的事件件经过、证证明人以以及证物物、投诉诉人及联联系电话话、签字字。及时时派有关关人员的的检查,确确保事实实的准确确性,在在依照事事件的大大小提请请有关部部门给予予处理。7 投诉处理完完毕致电电或走访访客户,询询问其对对处理结结果是否否满意,是是否有别别的建议议,并再再次感谢谢其对我我们工作作所做出出的帮助助。规范用语: 您好好!请问问我们能能为您做做些什么么? 非常常感谢您您对我
20、们们提出宝宝贵的建建议/意意见, 我们们会及时时把处理理结果通通知您 您是是否对处处理结果果感到满满意 您是是否还有有什么要要求 有什什么可以以帮忙 3.4 拜访访业/租租户 1 拜访访业/租租户的目目的对业/租户户的拜访访是管理理部众多多业/租租户事务务中一项项重要的的工作,管管理部管管理人员员通过定定期对业业/租户户的拜访访达到以以下目的的:1 加强管理处处与业/租户的的感情联联络。2 加强沟通,让让业/租租户配合合,协助助管理处处工作。3 提高管理处处管理质质量,及及管理人人员的服服务质素素。 2 业业/租户户拜访内内容1 让业/租户户了解物物业管理理处的运运作。2 倾听业/租租户对物物
21、业管理理处管理理方面的的建议和和意见。3 了解业/租租户对物物业设施施合理性性方面的的要求。 3 业业/租户户拜访的的流程管理员每天巡查场内,每个业/租户定期拜访拜访情况记录于建议/意见登记表向部门主管汇报与部门主管商讨解决办法,并具体执行反馈解决给业/租户,并了解满意程度制业/租户拜访汇报报物业总经理 3.55 业/租户迁迁出办理理 1 迁出出申请业/租户向向租务处处/管理理部提交交迁出申申请表。 2 退证证业/租户将将出入证证交回管管理部。 3 验房房管理部收到到申请表表后,通通知工程程部验房房,工程程部填写写验收合合格报告告,并 交到财务部部(单 元内若若有损坏坏,应注注明地点点及应赔赔
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