会议接待人员培训教材21309.docx

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1、./n 更多资料请请访问.(.)./会议接待人人员培训训内容一、会议接接待简介介会议接待是是运行部部的一项项经常性性的工作作，具有有综合与系统特点点。具体体涵盖迎迎宾服务务、食宿宿安排、车车辆保障障、会场场布置、接接送站、宴宴会招待待、内外外联络等等等。特特别是各各类仪式式、经验验交流等等大型集集会，来来宾数量量多、层层次高，服服务保障障职能尤尤其繁重重，涉及及方方面面面。会会议接待待是否成成功，不不仅需要要精心组组织，周周密安排排，而且且要求参参与会议议接待的的人员具具有热情情周到、耐耐心细致致的职业业素质和和礼仪修修养，确确保会议议接待过过程的统统一、规规范、高高效、流流畅，使使各个环环节

2、、方方面，都都体现出出较高的的职业水水准和礼礼仪水准准，通过过优质服服务、文文明服务务，展现现接待地地的文明明礼仪形形象。二、会议确确认接到会议通通知单后后，会议议接待人人员需及及时与会会务组负负责人沟沟通，以以会议预预定单形式确确定具体体参会人人数、人人员名单单、会议议的时间、主主题、形形式、住住宿需求求、餐饮饮需求及及车辆需需求、会会议费结结算等。以以上信息息确认后后，会议议接待人人员需制制作和填填写会议通通知单及北京技技术中心心会议联联络单（应包包括每项项工作落落实的具具体时间间要求），并并发送至至院本部部及中心心相关部部门及人人员。此此外还需需附上到到北京技技术中心心和住宿宿宾馆的的路

3、线图图。七、会议室室安排安排会议室室，要根根据参加加会议的的人数和和会议的的内容来来综合考考虑。会会议室大大小要适适中。会会场太大大，人数数太少，空空下的座座位太多多，松松松散散，会会场太小小，人数数过多，挤挤在一起起；附属设设施要齐齐全且运运行正常常。会议议接待人人员一定定要对会会议室的的会议、办办公、视视频、多多媒体、音音响及照照明设备备、空调、通通风、卫卫生、电电话等进进行检查查，不能能够因为为“上次次会议是是从这里里开的，没没出什么么问题，”就就草率地地认为“这这回也会会同样顺顺利”。否否则，可可能会造造成严重重后果。此外，如如参会人人员车辆辆较多，需需安排专专用停车车场，并并安排专专

4、人引导导。接待前要注注意以下下几方面面工作：1.对来宾宾的基本本情况做做到心中中有数，包包括来宾宾的单位位、姓名名、身份份、人数数、民族族、来意意、大体体停留时时间等。2.制定和和落实接接待计划划，根据据了解的的情况，负负责接待待工作的的人员应应及时向向主管领领导和有有关人员员汇报，听听取主管管领导对对接待工工作的安安排意见见。八、会场的的布置会场的布置置包括会会场四周周的装饰饰和坐席席的配置置： 根据会会议要求求，在会会场布置置横幅、主主席台、席席卡、引引导牌、签签到桌等；大大厅电子子屏显示示欢迎和和庆祝标标语；会会议桌上上如需摆摆放杯碟碟、茶杯杯、毛巾巾碟、烟烟缸、矿矿泉水、水水果点心心、

5、席卡卡、纸、笔笔等，整整体应摆摆放美观观、干净净且统一一。会议议资料及及礼品由由会务承承担部门门（单位位）自行行安排。 坐席的配置置要符合合会议的的风格和和气氛，讲讲究礼宾宾次序，主主要有以以下几种种配置方方法： 1.圆桌型型。如果果是使用用圆桌或或椭圆形形桌子。这这种布置置使与会会者同领领导一起起围桌而而坐，从从而消除除不平等等的感觉觉。另外外，与会会者能清清楚地看看到其他他人的面面容，因因而有利利于互相相交换意意见。这这种形式式适于11016人人左右的的会议（AA3022会议室室）。座座次安排排由会务务组负责责人确认认，应注注意来宾宾或上级级领导与与企业领领导及陪陪同面对对面做，来来宾的最

6、最高领导导应坐在在朝南或或朝门的的正中位位置，企企业最高高领导与与上级领领导相对对而坐。同同级别的的对角线线相对而而坐。 2.口字型型。如果果使用长长形方桌桌。这种种形式比比圆桌型型更适用用于较多多人数的的会议（AA3177会议室室）。 3.教室型型。这是是采用得得最多的的一种形形式，它它适用于于以传达达情况、指指示为目目的的会会议，这这时与会会者人数数比较多多、而且且与会者者之间不不需要讨讨论、交交流意见见。这种种形式主主席台与与听众席席，相对而而坐。主主席台的的座次按按人员的的职务、社社会的地地位排列列。主席席的座位位以第一一排正中中间的席席位为上上，其余余按左为为下右为为上的原原则依次次

7、排列。 九、会前检检查会前检查对对在准备备工作阶阶段考虑虑不周或或不落实实的地方方进行的的补救的的最佳方方式。1.提前进进入接待待岗位。 接待人人员应该该在与会会者到来来之前提提前400分钟进进入各自自的岗位位、并进进入工作作状态。一一般的接接待工作作分以下下几个岗岗位。 2.迎宾。迎迎宾位置置设定在在大堂门门口及三三层电梯梯门口处处。如有有安排人人员和车车辆接领领导或领领导专车车前往时时，应积积极与驾驾驶员保保持联系系，在领领导抵达达中心前前15分分钟，相相关领导导接待，安安排好会会见地点点及陪同同人员等等。3.签到。设设一张签签字台，配配上1-2名工工作人员员，签字字台处需需备有签签到笔和

8、和签到本本。向客客人递笔笔时，应应脱下笔笔套，笔笔尖对自自己，将将笔双手手递上。签签到本应应精致些些，以便便保存。如如需要发发放资料料，应礼礼貌地双双手递上上。接待待人员应应经常向向会议组组织者汇汇报到会会人数。 4.引领。签签到后，会会议接待待人员应应有礼貌貌地将与与会者引引入会场场就座。对对重要领领导应先先引入休休息室，由由中心领领导亲自自作陪，会会议开始始前几分分钟再到到主席台台就座。 5.接待。会会服人员员应在会会议开始始前155分钟将将茶水倒倒满，待待与会者者坐下后后，会服服人员应应递上毛毛巾，热热情向与与会者解解答各种种问题，满满足各种种要求，提提供尽可可能周到到的服务务。十、会议

9、中中的服务务礼仪会议进行中中的服务务要做到到稳重、大大方、敏敏捷、及及时。 1.服务人人员注意意观察每每一位与与会者，以以便及时时为其添添茶水。到到水应动动作轻盈盈、快捷捷、规范范。杯盖盖的内口口不能接接触桌面面，手指指不能接接触到杯杯口上，不不能发生生杯盖碰碰撞的声声音。一一般是左左手拿开开杯盖，右右手持水水壶，将将热开水水准确倒倒入杯里里，不能能让茶水水溅到桌桌面上或或与会者者身上。杯杯子放在在与会者者桌上的的右上面面。如果果操作不不慎，出出了差错错，应不不动声色色地尽快快处理，不不能惊动动其他人人，不能能慌慌张张张，来来回奔跑跑，将与与会者的的注意力力引到自自己身上上，否则则，这将将是极

10、大大的工作作失误。 2.其他服服务会议议按拟定定的程序序进行，应应紧凑，不不要出现现冷场的的局面。这这就要求求各个工工作人员员“严阵以以待”，做好好各项准准备工作作。为使使会场上上的活动动有条不不紊，必必要时应应将有关关人员组组织起来来进行模模拟训练练，避免免会场上上出现混混乱。如如果与会会者有电电话或有有人要相相告特别别重要的的事，服服务人员员应走到到他身边边，轻声声转告他他。如果果要通知知主席台台上的领领导，最最好用字字条传递递通知，避避免无关关人员在在台上频频繁走动动和耳语语，分散散与会者者注意力力。 3.会议用用餐，及及时与会会务组负负责人确确定用餐餐时间及及用餐标标准，及及时印制制餐

11、券。4.做好会会后服务务的准备备。会议议进行之之中，就就应为会会后服务务做好准准备。如如，会后后的用车车也应在在会议结结束前妥妥善安排排。十一、会后后服务会议结束后后，全部部接待人人员应分分工明确确地做好好善后处处理工作作。 1统一调调度，会会议结束束后，有有时还会会安排会会餐、参参观等，这这些工作作应由运运行部会会议接待待人员统统一指挥挥和协调调，同时时其他接接待人员员要积极极配合，各各负其责责，做好好自己分分担的工工作，以以保证活活动计划划的顺利利实施。 2.会议文文件需由由会议负负责人统统一收集集并处理理。3.会议接接待人员员应及提提供现象象费用明明细及说说明，由由会务组组负责人人确认签

12、签字，并并诚恳地地向来宾宾征求接接待工作作的意见见，并询询问有什什么需要要接待人人员办理理的事情情。4.根据情情况安排排好与会会者的交交通工具具，使其其愉快、及及时地踏踏上归程程（服务务联络部部负责）。5.安排送送客车辆辆，如有有必要还还要安排排领导人人员为客客人送行行。十二、接待待工作的的原则1.区别不不同规格格，作不不同的接接待不同身份与与规格的的来客，要要区别对对待，只只有这样样，才能能使来宾宾心情舒舒畅。2.热情周周到，落落落大方方无论是何种种规格的的接待，都都应当热热情周到到地进行行。3.接待中中的保密密工作原原则区别不同的的接待，对对有关事事务或技技术资料料的公开开程度要要视工作作

13、的需要要、接待待的需要要区别对对待。4.增进了了解，改改善工作作通过接待工工作不断断改进自自己各方方面的工工作，增增进彼此此间的了了解，协协调各方方面的关关系。5.坚持请请示汇报报制度凡遇到超过过自己职职权范围围或按政政策难于于解决的的问题，应应主动向向领导和和有关部部门请示示汇报，不不能擅自自作主。十三、接待待工作的的基本要要求1.接待客客人，必必须有一一个良好好的精神神状态在待人接物物方面应应主动、热热情，既既落落大大方，又又不卑不不亢。初初次相识识，应注注意以下下几个方方面：(1)热情情迎接。(2)主动动引客人人到办公公室或接接待室交交谈。(3)凡需需请领导导人员或或其他有有关人员员与客

14、人人交谈的的，应请请客人到到适当地地方，倒倒好茶水水再离开开，离去去时向客客人致意意。(4)编制制来客名名录，以以备日后后查找。2.引导客客人，应应懂得一一些基本本礼节在走廊时，应应走在客客人左前前方数步步的位置置；如果果引导客客人去的的地方较较远，走走的时间间较长，应应讲一些些比较得得体的话话，活跃跃气氛。3.引见介介绍客人与领导导初次见见面，一一般由接接待人员员介绍。介介绍时，一一般先把把身份比比较低、年年纪较轻轻的介绍绍给身份份较高、年年纪大的的；先把把男士介介绍给女女士。4.握手问问候握手是最简简单而常常用的一一种礼节节，初次次相见握握手可成成为认识识的先导导。同性性之间的的握手应应当

15、有力力，以示示热情友友好；异异性之间间，则只只需轻轻轻地握一一下就行行了。同同领导握握手，要要根据当当时的情情况而论论。十四、接待待工作应应注意的的问题1.切忌接接待工作作的冷漠漠症接待工作如如让来宾宾感到“人难见见，脸难难看，事事难办”，甚至至采取一一种应付付的态度度对待来来宾，这这会产生生很坏的的效果。2.注意吸吸收外地地经验，开开阔视野野接待工作不不单纯是是接待，它它实际上上是一个个学习、提提高的机机会，要要注意借借鉴、吸吸收、学学习好办办法，好好方法，比比较分析析，吸取取长处，为为我所用用。3.重视“窗口”的重要要作用一个单位能能否在外外界产生生好的影影响，在在很在程程度上要要看接待待工作这这个“窗口”，所以以，必须须十分重重视它的的作用。4.注意改改进工作作作风接待工作是是一项重重要的工工作内容容，这些些工作做做得好坏坏直接影影响到单单位的工工作效率率和形象象，接待待工作做做得不好好，不仅仅接待人人员在人人们心目目中留下下坏的印印象，而而且整个个企业的的形象也也将受到到影响。