档案管理课程内容ind.docx

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1、档案管理项目一认识档案、档案工作任务一认识档案一、档案的的起源n 前文字说q 档案起源于于原始社社会的原原始记事事n 结绳n 刻契n 编贝n 文字说q 档案和文字字是同时时产生的的，当人人们第一一次用文文字来记记录和交交流信息息时，档档案就出出现了。n 国家说q 档案起源于于国家出出现后，当当国家第第一次用用以进行行阶级统统治和国国家管理理的文件件就被有有意识地地保存起起来时，档档案就出出现了。二、档案载载体的演演变（一）我国国多种多多样的档档案形式式 甲骨档案n 中国古代以以龟甲、兽兽骨为载载体的原原始记录录。殷墟墟甲骨档档案于清清光绪年年间出土土于河南南安阳小小屯村一一带。内内容广涉涉当时

2、社社会的阶阶级与国国家状况况、农业业生产、思思想文化化等各方方面。q 产生时间：商周时时期，距距今30000多多年q 特点：记载载内容翔翔实，保保存完整整，已达达到一定定水平。 金石档案金金文档案案和石刻刻档案统统称金石石档案n 金文档案：中国古古代以青青铜器（钟钟、鼎、盘盘、盂等等）为载载体的书书史铭文文，盛行行于殷商商末期及及两周。金金文又称称铭文。q 产生时间：始于商商代q 特点：是铸铸刻在金金属鼎上上的一种种铭文，也也称钟鼎鼎文，坚坚固耐久久，但比比较笨重重。 金石档案金金文档案案和石刻刻档案统统称金石石档案n 石刻档案：以石为为载体的的书史铭铭文q 产生时间：殷代q 特点：流传传久远

3、，始始于殷代代，东周周以后逐逐渐增多多，秦汉汉以后大大量出现现，直到到明清、民民国仍有有所见，保保留了很很多历史史资料。 简牍档案n 中国古代以以竹木为为载体的的公私文文书。简简指竹片片，称竹竹简；牍牍指木片片，称木木犊、木木札、木木简。两两者又可可通称为为简。形形状狭长长，稍宽宽的木简简又称为为方。中中国古代代纸张出出现以前前，简牍牍曾是一一种主要要的书写写材料，最最早约产产生于先先秦，历历经春秋秋战国、秦秦汉，直直至东晋晋末年（5世纪初）纸张普遍应用后才基本绝迹。q 产生时间：商周q 特点：笨重重，不利利于传递递。 缣帛档案n 中国古代以以丝织物物为载体体的公私私文书。缣缣帛是古古代丝织织

4、品的通通称。缣缣帛质地地优良、柔柔软轻便便、幅面面宽广，宜宜于绘画画书写，所所以春秋秋时已用用作书写写材料。缣缣帛档案案最早发发现于119422年被盗盗掘的长长沙子弹弹库战国国楚坟墓墓，既有有文字，又又有图画画，但原原件已流流失国外外。q 产生时间：几乎与与简犊档档案同时时产生q 特点：轻便便，便于于传递，但但造价昂昂贵 纸质档案n 以纸张作为为载体的的档案。纸纸张是中中国古代代四大发发明之一一，公元元2世纪后后，纸逐逐渐在中中国内地地和西北北地区广广为使用用。19986年年在甘肃肃天水放放马滩一一座西汉汉墓中，出出土了约约公元前前1799前1500年间的的纸质地地图残片片，是目目前所知知世界

5、上上最早的的纸质档档案。q 产生时间：汉代q 特点：书写写方便，便便于传递递和保存存，造价价低廉（二）国外外档案的的演变n 泥板档案n 纸草档案n 蜡板档案n 羊皮档案n 棕榈档案 请利用网路路、书刊刊等资源源搜集信信息，了了解上述述档案形形成年代代、地区区、记载载内容，完完成一份份报告，以以“外国档档案载体体演变情情况”为内容容，图文文并茂，提提交电子子稿。三、档案的的词源 档案从一开开始将叫叫“档案”吗？n 对档案最早早的称呼呼：册、典典q 甲骨文中就就有“册”、“典”这两个个字n 周代：中n 商周以后：简、牍牍、简策策、简牍牍、简书书、帛书书、竹帛帛n 汉唐以后：文案、案案牍、文文牍、文

6、文书、簿簿书n 档案一词，最最早出现现清代 档案的外文文词n 档案：Arrchiive,其原意意为行政政机关所所在地，进进而兼指指保存与与这些地地方的档档案。n 文件：Reecorrd中外词汇比比较四、档案的的定义档案的定义义n 档案是国家家机构、社社会组织织和个人人在各项项活动中中直接形形成的具具有保存存和利用用价值的的各种载载体形式式的历史史记录。q 档案的来源源广泛泛性q 内容领域丰富性性q 形成过程限定性性第一，必须须是具有有一定查查考利用用价值的的文件。第二，必须须是按照照一定的的程序和和条理集集中保存存起来的的文件。第三，必须须是办理理完毕的的文件。q 形式是多多样性q 本质属性原

7、始记记录性问题：请说说出下列列哪些属属于档案案五、档案的的属性与与价值（一）一般般属性n 知识性n 信息性（二）档案案的基本本作用（基基本价值值）Arrchiive valluen 档案是历史史的真实实凭证凭证证作用q 档案之所以以具有凭凭证作用用，是由由档案形形成的特特点和档档案自身身的因素素所决定定的。n 档案是第一一手的参参考资料料参考考作用q 档案的参考考作用主主耍在于于其可靠靠性和广广泛性。六、档案的的分类n 按档案形成成的时间间划分：q 分为古代档档案、近近代档案案、现代代档案。n 按档案的来来源标准准划分：档案形形成者q 公务档案国国家机关关档案、党党派团体体档案、企企业档案案、

8、事业业单位档档案等q 私人档案n 按档案的内内容q 划分为十大大类q 文书档案、科科技档案案、专门门档案任务二认识识档案工工作一、档案工工作的内内容 对档案工作作的描述述n 从广义上讲讲，它包包括档案案室工作作、档案案馆工作作、档案案行政管管理工作作、档案案教育工工作、档档案科学学研究工工作、档档案宣传传出版工工作、档档案外事事工作等等。n 从狭义上讲讲，通常常所说的的档案工工作，是是指档案案馆室）所所从事的的档案业业务工作作，即用用科学的的原则和和方法管管理档案案，为社社会的各各项工作作提供档档案信息息服务。 档案工作的的内容n Archiive Worrkn 其基本内容容包括档档案的收收集

9、、整整理、鉴鉴定、保保管、统统计、检检索、利利用、编编研等八八项工作作，通常常称为档档案工作作的八个个业务环环节。n 8项工作中中，除鉴鉴定和统统计之外外的6项工作作基本构构成一个个流程性性的工作作过程。n 8项工作内内容，从从理论上上可划分分成两个个基本方方面：档档案实体体管理和和档案信信息的开开发利用用。二、档案工工作的基基本性质质档案工作的的基本性性质n 档案工作是是一项服服务性、辅辅助性的的工作q 从档案的主主耍作用用和与其其他工作作的关系系来悦，档档案工作作是属于于服务性性的、条条件性的的工作。这这是档案案工作的的一个主主耍特点点。q 通过管理和和提供档档案资料料为各项项工作服服务，

10、是是档案工工作与社社会上其其他服务务工作的的区别所所在。n 档案工作是是一项管管理性的的工作q 档案工作是是科学地地管理档档案的一一项专门门业务。q 由于档案工工作是专专门管理理档案的的一项科科学性工工作，因因而耍求求档案工工作人员员必须具具备相应应的知识识和技能能：档案案专业知知识；历史知知识和本本行业专专业知识识；科学文文化知识识。n 档案工作的的政治性性、机密密性等三、档案工工作的基基本原则则n 我国档案工工作的基基本原则则是在实实贱中逐逐步完善善的，中华人人民共和和国档案案法中对档档案工作作的基本本原则作作了明确确的规定定：“档案工工作实行行统一领领导、分分级管理理的原则则，维护护档案

11、的的完整与与安全，便便于社会会各方面面的利用用。”n 档案工作的的这一基基本原则则，确定定了档案案工作的的组织原原则和管管理体制制，提出出了档案案管理的的基本要要求，体体现了档档案工作作的根本本目的和和主要标标准。1、统一领领导、分分级集中中管理国国家全部部档案，是是我国档档案工作作的组织织原则和和管理体体制。q 统一领导，统统一管理理q 国家全部档档案由各各级档案案机构分分别集中中保存，实实行党政政档案的的统一管管理。q 全国档案工工作由各各级档案案行政管管理机构构统一、分分层地进进行监督督和指导导。2、维护档档案的完完整、安安全是档档案管理理的最基基本要求求，只有有保证档档案的完完整和安安

12、全，才才能为档档案工作作提供必必要的物物质基础础。3、便于社社会各方方面的利利用，这这是检验验档案工工作的主主要标准准它体体现了档档案工作作的根本本目的。q 便于社会各各方面利利用这一一思想，必必须贯穿穿在档案案工作的的各个方方面和档档案管理理的各个个环节中中，使档档案工作作者从当当前和长长远利用用的需要要这一点点去开展展工作，并并以此为为主耍标标准去检检查档案案工作的的效果。q 从这个意义义上讲，这这一原则则是档案案工作基基本原则则中一个个最重耍耍的方面面。四、档案机机构 档案业务机机构 档案室 档案馆档案室：rrecoord offficee 、achhivees双重性v 是本单位工工作的

13、重重要组成成部分；v 是国家档案案工作组组织体系系中的基基层组织织，是档档案馆工工作的基基础。档案室的几几种类型型： 文书档案室室Adminnisttrattivee Acchivves 科技档案室室Scienntiffic andd teechnnicaal AAchiivess 综合档案室室Comprreheensiive Achhivees 人事档案室室 PPerssonnnel Achhivees 专门档案室室Speciialiizedd Arrchiivess综合档案室室档案室的职职责n 指导、监督督本单位位文件材材料的归归档工作作n 接收本单位位的全部部档案，对对档案进进行整理理、

14、鉴定定、保管管、统计计，并编编制必要要的检索索工具、文文件汇编编和参考考资料，积积极提供供利用，为为本单位位的工作作、生产产和科研研服务；n 把具有长远远保存价价值的档档案移交交给国家家档案馆馆；档案馆arrchiivessn 档案馆是收收集、保保管档案案的机构构。负责责接收、征征集、管管理档案案和开展展档案利利用等。n 永久保存档档案的基基地档案馆的具具体任务务n 接收和征集集本级各各机关、团团体及其其所属单单位具有有长期和和永久保保存价值值的档案案以及有有关资料料，科学学地管理理；n 通过多种方方式，积积极开展展档案资资料的利利用工作作；n 参与编修史史志工作作。档案馆设置置的几种种情况：

15、 综合档案馆馆Comprreheensiive arcchivves国家级：中中央档案案馆、一一史馆、二二史馆地方级：省省级、市市级、区区级 专业档案馆馆Speciialiizedd aarchhivees中央档案馆馆 档案行政管管理机构构档案案局、处处 档案行政管管理机构构Archiivall Addminnisttrattivee Deeparrtmeent 各级档案行行政管理理部门，是是我国档档案工作作组织系系统中的的行政管管理系统统。国家家授权各各级档案案行政管管理部门门主管全全国和各各行政区区域的档档案工作作，对各各地区、各各专业系系统的档档案工作作进行分分层、分分专业管管理。项目二

16、档案案的收集集一、档案收收集的概概述 定义n 档案收集工工作就是是按照党党和国家家的有关关规定，通通过例行行的接收收制度和和专门的的征集办办法，把把分散在在各单位位、单位位内部各各机构和和个人手手中的档档案，以以及散失失在社会会上的零零散档案案，分别别集中到到有关的的档案室室和各级级各类档档案馆，实实行集中中统一管管理。 工作内容n 接收Acccesssionnq 档案室的接接收：接接收本单单位文书书部门或或业务、职职能部门门整理后后的移交交档案。n 已归档档案案的接收收n 未及归档档档案的补补充收集集q 档案馆的接接收：档档案馆接接收各现现行机关关和撤销销机关移移交的需需要永久久或长期期保存

17、的的档案。n 征集Acqquissitiionq 按照国家规规定的征征收在社社会上的的档案和和有关文文献的活活动。见档案法法第十六六条q 征集的方法法收购购、征购购、捐赠赠 档案收集工工作的意意义n 档案收集工工作是档档案工作作的起点点。q 档案馆（室室）所管管理的档档案，主主耍不是是由档案案馆（室室）自已已产生的的，而是是依靠长长期收集集，逐步步积累和和补充起起来的。n 档案收集工工作是实实行档案案集中管管理原则则的前提提和保证证。n 档案收集工工作是档档案工作作各环节节的基础础。q 从全部档案案业务工工作的程程序来说说，收集集工作是是档案工工作中的的第一个个环节。收收集工作作的质量量决定和

18、和影响着着其他环环节的质质量。 档案收集工工作的基基本要求求n 丰富和优化化的馆（室室）q 数量充分、质量优优化、成份充充实、结构合合理n 加强馆（室室）外调调查研究究q 既耍防止把把档案形形成机关关尚在经经常使用用的档案案过早地地集中起起来；q 又要防止忽忽视整体体的需要要，把需需要集中中的档案案当做“小家底底”据为己己有，或或者“拒之门门外不愿接接收。n 推行入馆（室室）档案案的标准准化n 坚持全宗不不可分散散性原则则q 在收集过程程中，必必须把一一个单位位的档案案全部集集中到一一个档案案馆（室室）。二、文件管管理工作作的基本本要求n 要提高档案案与档案案工作的的质量，不不能单纯纯地依靠靠

19、提高档档案管理理水平来来实现，更更重要的的是严格格控制文文件管理理过程。1、设立机机构n 大型机构，工工作量大大，需要要设立专专门的文文件处理理机构，如如办公厅厅（室），秘秘书处（室室），综综合处n 小型机构，设设立一至至两名专专职或者者兼职人人员2、健全制制度n 文件工作制制度体系系包括：q 文件形成制制度q 文件处理制制度q 文件传递制制度q 文件清退制制度q 文件销毁制制度q 平时归卷制制度3、控制文文件数量量n 文件数量增增长的原原因：q 社会实践的的丰富q 现代技术的的发展q 双套制保管管方法q 工作程序繁繁杂n 针对原因控控制的措措施4、加强文文件的质质量管理理n 档案的质量量是受

20、文文件的运运用性、可可靠性、时时效性影影响的，而而这些通通过文件件的内容容、体例例、载体体材料等等几个方方面体现现出现，所所以要做做到：q 把好文件的的内容关关q 严格文件的的行文规规范q 选择耐久的的载体和和书写材材料公文行文规规范机关之间行行文关系系的划分分耐久的载体体n 公文用纸一一般使用用纸张定定量为660g/m280 g/mm2的胶版版印刷纸纸或复印印纸n 纸张白度为为85%90%n 横向耐折度度15次n 不透明度85%n PH值为77.59.55。5、严格文文件处理理程序n 收文处理程程序可分分为文件件的收进进阶段和和阅办阶阶段，具具体包括括签收、拆拆封、登登记、加加盖收文文章、分

21、分发、传传阅、拟拟办、批批办、承承办、催催办、注注办、归归卷等环环节。n 发文处理程程序可分分为文件件的制作作阶段和和制发阶阶段，具具体包括括拟稿、核核稿、签签发、缮缮印、校校对、用用印、登登记、封封发、传传递、询询办、归归卷等环环节。三、档案室室的收集集工作n 收集归档流流程图： 机关内文件件的归档档n 档案室的收收集工作作主要是是指机关关单位内内文件材材料的归归档。n 归档，指机机关的文文书部门门或业务务部门将将工作活活动中办办理完毕毕的有查考考利用价价值的文文件材料料，按照照国家有有关法规规的规定定，定期期移交给给档案室室集中保保存的过过程。n 文件立卷归归档属于于文书部部门的任任务，它

22、它是文书书工作最最后一个个环节，同同时也是是档案室室工作的的第一个个环节，可可以说归归档是文文书工作作和档案案工作的的“结合部部”。档案案室的收收集工作作是建立立在归档档工作基基础上的的，没有有归档工工作，或或归档制制度不幢幢全就就没有完完整的档档案和健健全的档档案工作作。 归档制度的的内容n 归档范围q 是指哪些文文件应该该归档，哪哪些文件件不必归归档。q 凡是反映本本机关工工作活动动、具有查查考利用用价值的的文件材材料均属属归档范范围。q 归档范围应应以本单单位工作作活动为为主，突出反反映本单单位基本本职能活活动和中中心工作作。不可可搞“有文必必档”。n 反映本机关关工作活活动的有价值值的

23、文件件q 本机关的决决定、计计划、总总结q 下级的请示示、报告告q 上级的指示示、批复复n 不反映本机机关工作作活动有有价值的的文件q 上级机关的的普发性性文件n 不反映本机机关工作作活动无无价值的的文件q 无行文关系系机关的的工作报报告n 反映本机关关工作活活动的无价值值的文件件n 归档时间q 文书档案：第二年年的六月月之前q 形成周期比比较长的的科技文文件，如如一项科科技、生生产活动动中形成成的文件件：按活活动结束束时间归归档，一一般在验验收后两两个月内内归档q 形成周期过过长、程程序明显显的科技技文件：按各项项活动的的工作阶阶段将其其接收归归档q 机密性较强强的文件件，如人人事档案案：随

24、时时归档q 教学文件：一般在在次年的的寒假前前归档 归档制度的的内容n 归档要求q 遵循文件形形成的规规律和特特点q 保持文件之之间的有有机联系系q 区分不同价价值q 便于保管和和利用参照档案整整理的基基本要求求n 归档手续q 交接双方应应填写移移交目录录，履行行签字手续续q 档案工作和和文书工工作由一一人监管管的，无无需上述述手续。3.平时收收集的内内容：n 零散文件：分散各各部门、领领导或工工作人员员手中的的。n 帐外文件各种会议材材料；各各种基本本统计数数字报表表；机关关单位的的规章制制度、条条例、办办法等内内部文件件；党组组、党委委、支部部和认识识部门形形成的材材料；反反映本单单位重要

25、要活动的的录音、录录像、照照片等声声像材料料；不经经过收发发登记、领领导亲启启的文件件；单位位领导人人或工作作人员外外出参观观、开会会、从事事科研活活动带回回来的材材料；n 专门文件：财会、人人事等专专门活动动中产生生的。四、档案馆馆的接收收与征集集 档案馆档案案的来源源n 接收现行机机关的档档案q 就是现在正正在进行行工作活活动的机机关、团团体、企企事业单单位形戍戍的档案案。n 接收撤销机机关的档档案q 一般是指中中华人民民共和国国成立以以后，由由于备种种原因彼彼撤销机机关形成成的档案案。n 征集历史档档案q 就是征集建建国之前前所形成成的、至至今仍散散失在社社会组织织和个人人手里的的历史档

26、档案。包包括革命命历史档档案和旧旧政权档档案。n 档案馆之间间互相交交换档案案q 就是馆与馆馆之间因因行政区区划的变变动和档档案馆结结构的变变化等对对档案馆馆馆藏和和接收范范围进行行调整，相相互移交交档案。 档案馆现行行机关档档案的接接收n 档案馆接收收现行机机关档案案的期限限q 省以上机关关应将永永久、长长期保存存的档案案在本机机关保存存20年左左右q 省级和县级级以下机机关应将将永久、长长期保存存的档案案在本机机关保存存10年左左右n 档案馆接收收现行机机关的档档案的方方法q 逐年接收，就就是现行行机关每每年将保保管期满满的档案案向档案案馆移交交一次q 定期接收，就就是现行行机关定定期将保

27、保管期满满的档案案向档案案馆移交交一次项目三档案案的整理理第一节案卷卷级管理理一、档案整整理工作作的基本本内容n 档案整理工工作，就就是将处处于零乱乱状态和和需要进进一步条条理化的的档案，进进行基本本的分类类、组合合、排列列和编目目，使之之系统起起来。n 档案整理工工作的主主要内容容包括：区分全全宗、全全宗内的的分类、立立卷、案案卷的排排列与编编号、案案卷目录录的编制制。二、档案整整理工作作的原则则n 档案整理工工作应该该按照档档案形成成的特点点和规律律，最大大限度地地保持文文件之间间的历史史联系，充充分利用用原有基基础，便便于保管管和利用用。n 整理档案必必须保持持文件之之间的历历史联系系。

28、n 文件之间的的历史联联系，主主要表现现在文件件的来源源、时间间、内容容和形式式等几个个方面。n 文件之间的的联系是是多种多多样的，在在整理工工作中，应应该根据据文件的的具体情情况，善善于找出出和保持持文件之之间最紧紧密的联联系。二、档案整整理工作作的原则则n 整理档案应应该充分分利用原原有的基基础n 档案原来的的整理基基础，是是前人整整理档案案的成果果。n 任何整理方方法都是是不完善善的，这这是档案案实体物物理位置置秩序在在空间上上的唯一一性与利利用者之之间多样样性之间间的矛盾盾所决定定的，所所以只能能通过检检索工具具来克服服。n 便于保管和和利用n 档案整理工工作的基基本出发发点和最最终要

29、求求，便于于档案的的保管和和查找利利用。想一想n 比如一次会会议的有有关报告告、讲话话的书面面文稿和和录音磁磁带，会会议的经经费开支支计划和和会议账账簿、记记账凭证证。本来互互有密切切联系，但但是完全全混同整整理，则则不便于于保管和和利用。三、传统整整理工作作程序n 区分全宗n 全宗内的分分类n 立卷n 案卷的排列列与编号号n 案卷目录的的编制。（一）区分分全宗n 全宗的概念念q 全宗是一个个具有社社会独立立性的组组织和个个人在社社会实践践中形成成的档案案的有机机整体。n 组织全宗n 个人全宗n 全宗解放初初称为芬芬特。n 1955年年改为全全宗。（一）区分分全宗n 区分全宗q 形成全宗的的机

30、关，称称为立档档单位，又又称“全宗构构成者”。q 立档单位的的构成条条件n 可以独立行行使职权权，并能能主要以以自己的的名义对对外行文文。最主要要、最基基本的第第一条件件n 是一个会计计单位或或经济核核算单位位，自己己可以编编造预算算或财务务汁划。n 设有管理人人事的机机构或人人员，并并有一定定的人事事任免权权。（一）区分分全宗3.立档单单位的变变化和全全宗划分分。n 政权的变化化和立档档单位的的划分n 生产关系的的改变和和全宗的的划分n 基本职能方方面考虑虑（一）区分分全宗4.判定档档案所属属全宗关关键在于于确定档档案的形形成者立档档单位。要区分两个个概念：档案的的形成者者、文件件的作者者。

31、（1）A、对对内部文文件和发发文，档案的的形成者者就是文件的的作者。B、对收文文，档案的的形成者者是文件的的实际收收受者。（2）判定定的对象象是案卷卷时，要要注意，卷卷皮上往往往都标标明了立立档单位位。（3）没有有标明作作者或收收文者的的，要分分析和考考证。（4）经几几个立档档单位办办理，归归入最后后承办完完毕的立立档单位位的全宗宗。（二）全宗宗内档案案的分类类n 定义n 全宗内档案案的分类类，就是是对立档档单位所所形成的的档案，按按其来源源、时间间、内容容和形式式上的异异同，分分成若干干层次和和类别，使使其构成成有机的的体系n 分类的内容容选择择分类方方法、制制订分类类方案、档档案的归归类选

32、择分类方方法n 常用的档案案的分类类方法有有三种：年度分分类法、组组织机构构分类法法、问题题分类法法。q 年度分类法法：根据据形成和和处理文文件的年年度将全全宗内档档案分成成各个类类别。一一个立档档单位内内每一年年度的文文件，都都有密切切的联系系。q 组织机构分分类法：按照立立档单位位的内部部组织机机构将全全宗内档档案分成成各个类类别，组组织机构构的名称称就是类类名。这这种分类类方法能能概要地地反映立立档单位位各个组组织机构构工作活活动的面面貌，最最好地保保持全宗宗内文件件之间来来源方面面固有的的联系。q 问题分类法法：也称称事由分分类法，就就是按照照文件内内容所说说明的问问题将全全宗内档档案

33、分为为各个类类别。这这种分类类方法，能能使内容容性质相相同的文文件比较较集中，较较好地保保持文件件之间在在内容方方面的联联系，便便于按专专题查找找和利用用档案。n 复式分类法法主要有有四种：年度组织织机构分分类法、组组织机构构年度度分类法法、年度度问题题分类法法、问题题年度度分类法法q 年度组组织机构构分类法法，适用用于立档档单位内内部组织织机构经经常变化化但不复复杂的全全宗。现现行机关关最适宜宜采用这这种分类类方法。q 组织机构年度度分类法法，多用用于撤销销机关的的档案，立立档单位位的组织织机构比比较固定定的全宗宗。q 年度问问题分类类法，这这种分类类方法，多多用于组组织机构构变化频频繁，或

34、或者文件件很难区区分所属属机构以及内内部机构构非常简简单，没没有必要要按机构构分类的的全宗，就就是说，在在不可能能和不适适于按年年度组织机机构分类类的倩况况下，采采用这种种分类法法。q 问题年年度分类类法，适适用于历历史档案案和撤销销机关的的档案，现现行机关关、企事事业单位位一般不不宜采用用。分类方案的的编制n 分类方案，也称为分类大纲，就是在对立档单位的职能及其档案内容进行分析研究的基础上，用文字或图表的形式白标引个各类目名称，表示全宗内档案分类体系并据以类分档案的工具。n 分类方案的的组成：q 编制说明：编制目目的、适适用范围围、类目目设置和和配号原原则q 类目表：类类目名称称、类目目号、

35、附附注分类方方案的主主体档案的归类类n 年度分类法法q 文件上有两两个以上上日期又又不是一一个年度度n 如果文件上上有两个个以上日日期又不不属于同同一个年年度，就就耍根据据文件的的特点，以以最能说说明该文文件特点点的日期期作为分分类的根根据。q 文件上没有有日期n 考证日期q 跨年度文件件n 属于计划性性的，应应该归入入计划开开始的一一年n 属于总结性性的，应应该归入入总结针针对的最最后一年年。q 专门年度的的文件n 相应的年度度合并为为一类档案的归类类n 组织机构分分类法q 按组织机构构分类的的类别设设置，一一般是按按立档单单位的第第一层组组织机构构。q 经过本机关关党委讨讨论而以以机关行行

36、政名义义发的文文件，一一般应归归入行政政某机构构类；业业务机构构起草而而以机关关名义发发的文件件，一般般应归入入办公厅厅（室）类类，也可可以归入入业务处处（科）类类；几个个机构联联合办理理的，一一般应归归入主办办单位，也也可归入入最后承承办单位位。n 问题分类法法q 问题分类法法在类目目如何设设置，尤尤其是档档案归类类等具体体问题上上，常常常难以掌掌握，比比起前两两种分类类方法耍耍复杂一一些，困困难一些些。（三）立卷卷q 所谓立卷，就就是文书书部门或或业务部部门对办办理完毕毕的文件件，将其其中有查查考保存存价值的的，按照照它们在在形成过过程中的的联系和和一定的的规律组组成案卷卷。q 立卷工作的

37、的内容包包括：n 组成案卷n 拟写案卷标标题n 卷内文件的的排列与与编号n 填写卷内文文件目录录与备考考表n 案卷封面的的编目与与案卷的的装订1、立卷的的方法q 按问题立卷卷n 问题是指文文件内容容记述和和反映的的某方面面的工作作间题或或涉及的的人物、事事件、事事物等。同同一问题题的文件件，可以以组成一一个案卷卷。q 按作者立卷卷（责任任者）n 作者是指撰撰写和制制发文件件的机关关、机关关内的组组织机构构或个人人。q 按名称立卷卷n 将名称相同同的文件件组成案案卷，就就是按文文件名称称立卷。q 按地区立卷卷n 就是把内容容涉及同同一地区区（如省省、市、县县、乡）的的文件组组成案卷卷，或者者把同

38、属属某一地地区的作作者的文文件组成成案卷。q 按收发文机机关立卷卷（通讯讯者）n 就是将本机机关与某某一机关关就某个个问题或或几个问问题的来来往文书书组成案案卷。2、拟写案案卷标题题n 案卷标题要要求简明明扼要，能能确切反反映卷内内文件内内容，一一般应包包括责任任者（文文件作者者）、文文件内容容、文件件名称，使使用简称称应通用用易懂。n 卷内文件的的整理具体工作内内容包括括：q 卷内文件排排列q 编号q 填写卷内文文件目录录和备考考表n 案卷封面的的编写和和案卷的的封装n 装订n 案卷装订前前要去掉掉卷内文文件上的的金属物物n 对破损的文文件材料料应进行行修裱n 字迹已扩散散的应复复制并与与原

39、件一一并立卷卷n 对幅面大的的纸张要要折叠n 案卷应采用用三孔一一线的方方法装订订n 填写封面q 卷内文件整整理完毕毕之后，要要以案卷卷为单位位在封面面上编目目。主要要项目包包括：全全宗名称称、类目目名称、案案卷题名名、时间间、保管管期限、件件数、页页数、归归档号、档档号。q 案卷封面上上的项目目要填写写齐全，并并用毛笔笔或钢笔笔书写，字字迹工整整、清晰晰。案卷卷封面、卷卷脊的全全宗号、目目录号、案案卷号、年年代等项项目要用用规范字字盖印，颜颜色要求求统一。q 案卷标题要要求简明明扼要，能能确切反反映卷内内文件内内容，一一般应包包括责任任者（文文件作者者）、文文件内容容、文件件名称，使使用简称

40、称应通用用易懂。第二节文件件级整理理一、文书立立卷改革革基本内内容n 取消案卷的的概念，实实行文件件级管理理，免除除了繁琐琐、复杂杂的组卷卷过程。n 界定件的概念念时，从从检索的的实际需需要及简简化整理理工作出出发，规规定正本与与定稿为为一件，来来文与复复文可为为一件。n 分类方法选选定为年年度、机机构（问问题）、保保管期限限三种。n 装订以件件为单位位进行，对对装订材材料不做做统一规规定。n 文件排列方方法强调调按事由由（即问问题）排排列，时时间、重重要程度度等作为为参考因因素，可可根据实实际情况况选用。n 归档章的位位置不限限于首页页右角上上，首页页上端任任意空白白均可；同时对对归档章章项

41、目加加以调整整，只保保留检索索必备项项目。为为了整齐齐美观，我我校原则则上规定定归档章章的位置置置于首首页上端端中间的的空白处处。n 取消案卷、卷卷内文件件两级目目录，只只编以件为单位位的归档档文件目目录。n 无需编页号号，目录录中改设设页数项。n 归档文件直直接装盒盒保管。n 无需撰写案案卷题名名和填写写案卷封封面，只只需填写写盒脊。n 档案盒的设设置有了了较大变变化。封封面只设设全宗名名称项，取取消了类目名名称、案案卷题名名、起止止时间、保保管期限限、件页页数量、全全宗号、目目录号、案案卷号、归归档号等项目目：盒脊脊取消目录号号、案卷卷号项，保保留全宗号号、年度度项，增增设保管期期限、机机

42、构(问题)、起止止件号、盒盒号项。二归档文文件整理理规则中的规规定（一）装订订1、“件”的含义义n 单份文件，即即自然件件，一份份文件为为一件；n 特殊文件材材料：主主要是各各种报表表、名册册、图册册、书刊刊等，按按照其原原来的装装订方式式，一册册（本）作作为一件件。n 文件的正本本与定稿稿作为的的一件。n 正文与附件件，作为为完整的的一件。n 来文与复文文为一件件。n 转发件与被被转发件件应视为为一件件: 归档档文件的的整理单单位。原原则上每每份文件件单独计计算为一一件。文文件正本本与定稿稿为一件件；正文文与附件件为一件件；原件件与复制制件为一一件；转转发文与与被转发发文为一一件；来文与复文

43、文为一件件，经过过若干层层次办理理的来文文复文，超超过两件件的，则则将所有有的来文文、复文文分别作作为一件件转发文与被被转发文文为一件件会议记录以以每次会会议记录录为一件件(用记录录本记录录的，一一本为一一件)；成套的会议议材料应应将会议议通知、名名单、讲讲话等文文件各作作为一件件；报表、名册册、图册册等按其其原来装装订方式式一册（本本）为一一件，未未装订的的式样同同一的表表格，以以一定的的单位组组合，可可装订在在一起作作为一件件（一）装订订2、文件修修整修裱破损文文件。n 复制字迹模模糊或易易退变的的文件n 超大纸张的的折叠。n 去掉易锈蚀蚀的金属属物。主主要指永永久、长长期保存存的文件件材

44、料。（一）装订订3、文件排排序n 正本在前，定定稿在后后；n 正文在前，附附件在后后；n 原件在前，复复制件在在后；n 转发文在前前，被转转发文在在后；n 复文在前，来来文在后后；n 汉文本在前前，少数数民族文文本、外外文本在在后；n 有文件处理理单的，放放在最前前加盖归归档章。装订时，正正本在前前，定稿稿在后；正文在在前，附附件在后后；原件件在前，复复制件在在后；转转发文在在前，被被转发文文在后；复文在在前，来来文在后后；不同同文字的的文本，中中文本在在前，其其它文种种版本在在后。有有文件处处理单的的，可放放在最前前面文件定稿如如果是计计算机打打印的，没没有修改改笔迹，与与正文内内容一致致，

45、只将将文头纸纸或者领领导签字字的一页页附在正正本之后后归档（一）装订订4、文件装装订的材材料与方方法n 手工线装：“三孔一一线”，页数数多的文文件；n 缝纫机装订订：斜角角或沿线线踏线；n 不锈钢订书书钉；n 塑料文件夹夹封装；n 档案封套；n 不改变装订订形态。归档文件应应按件装装订装订方法：根据归归档文件件的厚薄薄而定。一一般厚度度的文件件可采用用缝纫机机轧边或或在文件件左上角角穿针打打结较厚的文件件可采用用“三孔一一线”的装订订方法,成册不不易拆封封且未使使用铁钉钉的，可可保持原原貌不变变（二）分类类q 归档文件可可以采用用年度机构（问问题）保管期期限或保管期期限年年度机机构（问问题）等

46、等方法进进行分类类。（三）排列列q 在分类方案案的最低低一级类类目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。会会议文件件、统计计报表等等成套性性文件可可集中排排列。这里里的最低一一级类目目，例例如按照照年度度问题题保管管期限分类类，保管期期限即为最最低一级级类目。（三）排列列n 同一事由中中的文件件，按文文件形成成先后顺顺序排列列n 事由之间，按按事由办办结时间间的先后后顺序随随办随归归。n 会议文件、统统计报表表、简报报、刊物物等成套套性文件件一般应应集中排排列在一一起。n 因故未及时时整理归归档的零零散文件件，可以以排在同同一大类类(问题)、年度度的所有有文件的的最后。并并在备考考表中加加以说明明，