档案收集与档案整理38587.docx

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1、第一章 档案概论档案的定义义：档案是机关关、组织和和个人在社社会活动中中直接形成成的，保存存备查的文文字、图表表、声像及及其他各种种方式 和和载体的历历史记录。档案的基本本含义：1. 档案是各种种组织和个个人在其特特定的社会会活动中积积累而成的的。2. 档案是保存存备查的历历史文件3. 档案信息的的记录方式式和载体是是多种多样样的4. 档案是原始始的历史记记录档案的形成成者的类型型：官方性性质的种种种机关单位位，半官方方的或非官官方性质的的社团组织织；某些个个人。档案来源于于一定的基基本单位，形形成于特定定的历史活活动。复杂杂的社会实实践，决定定了档案来来源的广泛泛性和档案案内容的丰丰富性以及

2、及一定的来来源与内容容的档案材材料之间具具有内在的的联系性。文件转化为为档案一般般需要具备备的条件：1.办理完完毕（或叫叫处理完毕毕）的文件件才能作为为档案。（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）2.对日后后实际工作作和科学研研究等活动动具有一定定查考利用用价值的文文件,才有有必要作为为档案保存存3.按照一一定的规律律保存起来来的文件，才才能最后成成为档案档案的信息息和载体是是构成档案案的两上基基本因素。档案是原始始的历史记记录。这是是档案的主主要特点和和本质属性性1. 档案不同于于一般的历历史遣物，它它是以具体体内容反映映其形成机机关或人物物特定活动动的历史记记录物，具具有

3、很强的的记录性。2. 档案不同于于一般的信信息资料，它它是特定的的形成者在在当时当地地直接使用用的原始文文件转化物物，因而具具有原始性性的特点。档案则以兼兼具原始性性和记录性性二者于一一体的特点点，区别于于其他资料料档案的一般般属性：知知识属性和和信息属性性1. 档案是贮存存和传播知知识的一种种形式2. 档案是一种种重要的信信息资料档案是人类类认识和改改造世界的的智慧的结结晶，它记记载了人们们社会实践践活动中大大量有知识识价值的事事实、数据据、成果和和理论档案不仅有有贮存的功功能，当它它被 人们们利用时又又可以发挥挥传播知识识的功能。档案信息又又具有自身身的某些特特性，主要要表现为原原始性和回

4、回溯性信息可分为为原始信息息和加工信信息。对原原始信息进进行不同的的加工处理理即成为加加工信息。档案的种类类：1. 按来源标准准：分为国国家机关档档案、党派派团体档案案、企业档档案、事业业单位档案案、名人档档案等2. 按内容标准准：一直接接分为党务务档案、行行政档案、诉诉讼档案、军军事档案、外外交档案、科科学技术档档案、会计计档案等多多种门类。二二先分为普普通档案和和专门档案案3. 按载体标准准：分为金金石档案、甲甲骨档案、泥泥板档案、羊羊皮档案、纸纸质档案、胶胶片档案、磁磁带档案等等。4. 按时间标准准：分为古古代档案、近近代档案和和现代档案案。古代档档案和近代代档案常被被统称为历历史档案。

5、5. 按所有权标标准：分为为国家所有有档案、集集体所有档档案和个人人所有档案案。6. 中国常的档档案种类划划分尚有文文书档案、科科学档案和和专门档案案档案的一般般作用：1. 行政管理的的考查凭据据2. 生产建设的的参考依据据3. 政治斗争的的必要工具具4. 科学研究的的可靠资料料5. 宣传教育的的生动素材材6. 维护国家、集集体和个人人权益的法法律书证档案作用是是：凭证件件用和参考考作用。档案的凭证证作用是档档案不同于于和优于其其他各种资资料的作用用之最基本本的特点档案所以有有凭证作用用，是由档档案的形成成规律和档档案自身的的特点所决决定。档案反映历历史活动的的客观过程程方面的真真实的；档档案

6、所记述述的内容有有的是真实实的，有的的是不真实实的或不完完全真实的的。档案发挥作作用的规律律性：1.档案作作用的时效效律和扩展展律2.档案机机密性递减减律和社会会性递增律律3.档案行行政作用弱弱化律和科科学作用强强化律。4.档案发发挥作用的的条件律。档案的作用用对其形成成机关对社社会作用的的双重性和和过渡性，对对机关的作作用又称档档案的第一一价值。社社会的作用用又称第二二价值。档案的广泛泛使用领域域，有时也也可大致概概括为行政政领域和科科学文化领领域，人们们把这种现现象称为档档案的行政政作用和科科学作用。档案的社会会效益和经经济效益发发挥的程度度如何，怎怎样发挥它它的作用，这这都取决于于一定的

7、条条件。档案价值和和作用，必必须在利用用过程中档档案参与实实践活动，才才能直接实实现和具体体表现出来来。档案利用的的实践是档档案价值实实现的最基基本的条件件。档案的主要要条件：1. 档案利用实实践2. 社会发展水水平3. 社会档案意意识4. 档案管理水水平第二章 档案工作作概论档案工作包包括档案室室工作、档档案馆工作作、档案行行政管理工工作、档案案教育工作作、档案科科学研究工工作和档案案出版工作作等。这些些属于档案案事业。档案工作，是是指档案室室和档案馆馆所从事的的档案业务务工作。即即科学的原原则和方法法管理档案案，为党和和国家各项项事业服务务的工作。基本内容包包括以下八八项：档案案的接收和和

8、征集、整整理、价值值鉴定、保保管、编目目与检索、编编辑与研究究、利用服服务、档案案统计。为了更广泛泛地发挥档档案应有的的作用，需需要对这些些文进行挑挑选，并且且集中地保保存起来，这这就形成了了档案的收收集工作。为了便于保保存和系统统地提供利利用，需要要把这些档档案分门别别类，这就就形成了档档案的整理理工作。为了使最有有价值的档档案更充分分地发挥作作用，需要要对保存的的档案进行行“检简”，去粗取精精，这就形形成了档案案的鉴定工作。为了更长远远地利用档档案，需要要对档案采采取保护措措施，延长长档案的寿寿命，进行行系统的管管理，这就就形成了档档案的保管管工作。为了满足特特定的查找找利用要求求，需要通

9、通过多种途途径和形式式揭示档案案的内容和和成分，提提供检寻档案材材料的手段段，这就形形成了档案案的编目和和检索工作作。为了满足更更多的利用用者各种不不同的利用用要求，需需要对浩瀚瀚的档案史史料进行研研究、汇集集和编写专专门材料，这这就形成了了档案的编编辑和研究究工作。为了满足实实际利用的的要求，需需要通过各各种方式和和方法，向向利用者提提供档案材材料，进行行咨询服务务，这就形形成了档案案的利用工作。为了掌握情情况及其规规律性，需需要对档案案和档案管管理等状况况进行数量量的观察和和分析研究究，这就形形成了档案案统计工作。收集、整理理、鉴定、保保客、检索索、统计等等各项环节节中，都贯贯穿着社会会需

10、要和提提供利用工工作的要求求，同时，前前面诸环节节又都直接接影响着提提供利用，因因此，整个个档案工作作的内容又又可以划分分为两个方方面：基础础工作和利利用工作。档案工作就就其基本性性质和主要要作用来说说， 是一一项管理性性工作、服服务性工作作、政治性性工作。档案就保存存和流传归归宿的程序序，可分为为档案室阶阶段和档案馆阶阶段。档案工作的的服务性，是是档案工作作赖以存在在和发展的的基本因素素。档案工作的的服务方向向是档案工工作政治性性的集中表表现。档案工作的的机要性也也是档案工工作政治性性的表现之之一。由于档案是是历史的见见证，所以以历业就存存在维护档档案的真实实性同篡改改档案之间间的斗争。19

11、55年年1月177日，中共共中央批准准的中国国共产党中中央和省（市市）级机关关文快睡上上理工作和和档案工作作暂行条例例中规定定，机关档档案工作的的基本原则则。这一富富有历史意意义的文件件，在我国国第一次明明确地规定定了档案工工作的基本本原则。1956年年4月166日确立了了全国范围围内的“档案工作作的原则是是集中统一一地家档案案，维护档档案的完整整与安全，便便于国家各各项工作的的利用。1959年年1月7日日中共中央央确定了党党政档案工工作的统一一领导和党党政档案的的统一管理理。我国档案工工作的基本本原则可以以理解为：统一领导导、分级集集中地管理理国家全部部档案，维维护档案的的完整与安安全，便于

12、于社会种方方面的利用用。档案工作的的基本思想想包括：1. 确立了档案案工作的组组织原则和和管理体制制统一领领导，分级级集中地管管理国家全全部档案2. 提出了档案案管理的基基本要求维护档档案的完整整与安全；3. 体现了档案案工作的要要本目的，规规定了档案案工作的主主要标准便于社社会各方面面的利用。统一领导、分分级集中地地管理国家家全部档案案，这是我我国档案工工作的组织织原则和管管理体制 .1. 档案事业由由党和政府府统一领导导2. 国家所有的的档案由各各级档案机机构分别地地集中统一一管理3. 全国档案工工作由各级级档案行下下机构分层层负责地统统一监督和和指导。维护档案的的完整与安安全，这是是档案

13、管理理最起码的的基本要求求，维护档案的的完整，有有两方面的的含义：一一方面从数数量上要保保证档案的的齐全，保保证应该集集中和实际际保存的档档案不致残残缺短少；另一方面面，从质量量上，也就就是从系统统方面，要要维护档案案的有机联联系，不能能人为地割割裂分散，或或者零乱堆堆砌。维护档案的的安全：物物质安全和和政治安全全。便于社会各各方面的利利用，这是是检验档案案工作的主主要标准，它它体现了档档案工作的的根本目的的。便于社社会各方面面的利用，便便成了档案案工作的出出发点，并并且支配档档案工作的的全过程。我国档案工工作的基本本原则三个个方面的思思想内容。互互相联系，互互相作用。各级机关的的档案，由由机

14、关内设设立档案室室（处、科科）集中管管理；各机机关形成的的需要长远远保存的档档案和历史史上形成的的档案，则则设立各级级档案馆统统一保管；全国的档档案工作，又又由各级档档案行政管管理机关统统一地、分分层负责地地进行监督督和指导。档案室的地地位和作用用档案室的地地位和作用用，表现在在两方面：一方面，档档案室 是是机关内具具有参谋和和咨询作用用的部门，它它是机关工工作的助手手，为机关关的领导工工作和机关关内各部门门的工作提提供参考和依据的档案案材料，为为机关工作作和生产活活动服务。档案室的基基本任务是是：集中统统一地管理理本机关各各部门形成成的各种门门类和载体体的全部，为为本机关各各项工作服服务，并

15、为为党和国家家积累档案案史料。档案室的具具体任务：第一， 对本机关文文书部门或或业务部门门文件材料料的归档工工作，进行行指导和监监督；第二， 接收和保管管本机关各各单交来的的档案材料料，进行必必要的整理理、鉴定、统统计、编目目和研究，积积极开展利利用工作，同同时收藏和和管理一些些有关的内内部书刊等等资料，配配合档案提提供利用；第三， 定期把具有有长远保存存价值的档档案向档案案馆移交。档案室一般般分为：1. 普通档案室室（也称机机关档案室室、文书档档案室）2. 科技档案室室3. 音像档案室室4. 人事档案室室5. 综合档案室室6. 联合档案室室各级综合性性档案馆是是统一保管管党组织和和政府机关关

16、档案的管管理部门，所所以它既是是党的机构构，又是国国家的机构构，是各级级党委和人人民政府的的科学文化化事业机构构档案馆的科科学文化事事业性质：1从档案管管理对象看看，是历史史上政治、经经济、军事事、文化、科科学技术等等活动的记记录。2.从档案案馆的活动动方式和工工作成要来来看，档案案馆工作是是一种研究究性的工作作。3.从档案案馆机构及及其社会职职能来看，档档案馆不是是党、政领领导机关，不不是企业生生产部门，而而是一种文文化事业单单位。属于于科学文化化事业的组组成部分。档案馆的基基本职责是是：集中统统一的管理理党和国家家需要长远远保管的档档案和有亲亲资料，维维护历史的的直面貌，为为现实社会会主义

17、现代代化建设和和历史的长长远需要服服务。档案管的类类型：1. 各级国家档档案管，包包括综合性性档案馆和和专门档案案馆。2. 部门档案馆馆3. 企事业单位位档案馆档案行政机机构，如各各级档案局局、处等，是是党和国家家指导和作作的部门。第三章 档案的收收集档案的收集集是指接收收与征集档档案及有关关文献的活活动。档案收集工工作内容：接收和征征集档案接收是是指档案馆馆（室）收收存档案的的活动过程程。它是整整个档案收收集工作的的中心内容容，是档案案部门取得得和积累档档案的主渠渠道。档案征集它它是档案馆馆取得和积积累档案史史料的必要要补充渠道道。档案收集工工作的基本本要求是：加强馆（室室）外的调调查和指导

18、导，积极推推行入馆（室室）档案的的标准化，保保证归档和和进馆档案的的齐全完整整，维护全全宗和全宗宗群的相对对完整性。档案就是按按照国家规规定把档案案交给机关关档案部门门集中保存存的过程。1987年年9月5日日颁布的档档案法以以法律条文文的形式，将将归档制度度固定下来来建立机关文文归档案制制度的一般般要求：1. 归档制度的的制定必须须符合国家家有关机关关文件的规规定要求。2. 归档制度的的制必须符符合本机关关的工作、生生产、科研研活动的实实际，体现现本机关的的文件形式式特点和规规律。3. 制度的归档档制度，应应当同本机机关的其他他相关制度度保持内容容方面的统统一性。4. 完善归档制制的内容归档制

19、主要要包括：归归档范围、归归档时间、归归档案卷（或或保管单位位）的质量量要求、归归档手续等等内容。不属于归档档文件主要要包括：1. 重份文件；2. 一般事务性性的无查考考、保存价价值的文3. 未成文的草草稿及一般般性文件的的历次修改改稿；4. 未经会议讨讨论，未经经领导审阅阅、签发的的未生效文文件5. 同本机关主主管业务无无关的文件件和非隶属属机关送来来参考的文文件6. 本机关领导导兼任其他他机关职务务形成的文文件；机关文书部部门或业务务部门一般般应在第二二年上半年年向档案部部门移交档档案，交接接双方根据据很多次目目录清点核核对。档案室形成成文件与归归档组织活活动中的作作用：1. 机关档案室室

20、对形成文文件的作用用2. 指导和监督督文书部门门或业务部部门做好归归档组织工工作3. 加强对归档档案卷质量量的检查4. 临时性的文文件收集工工作5. 对归档案制制度的宣传传档案馆的馆馆藏档案来来源：1. 现行机关档档案源2. 撤销机关档档案源3. 组织和个人人保存的散散失档案4. 档案馆之间间交接的档档案档案馆接收收现行机关关档案的要要求：1. 进馆档案应应按全宗整整理，保持持全宗的完完整性2. 进馆档案必必须是经过过鉴定的，具具有长远保保存价值的的档案3. 与立档单位位有关的资资料和全宗宗有关的检检索工具，应应随同档案案一起移交交。档案馆接收收档案的期期限：省级以上机机关将永久久保存档案案在

21、本机产产保存二十十年左右；省辖市和和县级以下下机关档案案应将永久久、长期保保存的档案案在本机关关保存十年年左右，向向各有关档档案馆移交交。接收与征集集历史档案案的意义：1. 它是保护祖祖国历史文文化财富的的一项重要要措施2. 收集历史档档案是档案案开放利用用工作的需需要3. 收集历史档档案是一项项抢救历史史文化遗产产的艰巨性性工作4. 收集历史档档案是发展展我国档案案馆事事来来的重要手手段之一。收集历史档档案的对象象及途径：1. 收集散存于于一些国家家机关、社社会组织中中的历史档档案2. 征集民藏于于个人手中中的历史档档案3. 征集少数民民族地区的的历史档案案4. 收集党史征征集办公室室、政协

22、文文史组织及及其他学术术历史研究究部门所征征集到的历历史档案5. 收集失国外外的历史档档案将明清中央央机关形成成的档案集集中于中国国第一历史史档案馆保保存；将民民国时期的的中央机关关的形成的的档案，集集中很多次次给中国第第二历史档档案馆保存存；将民国国时期各地地方机关的的档案，移移交给各有有关地方档档案馆保存存。档案部门采采购取收集集档案的方方法：1. 发布通告（走走群众路线线）2. 调查研究3. 广泛宣传丰富馆（室室）藏工作作中存在的的问题:一 库藏结构不不够合理二 库藏档案的的成分不够够优化三 库藏的某此此全宗的完完整性不够够高优化馆（室室）藏的意意义：一 优化馆（室室）藏是完完善馆（室室

23、）藏建设设的一个重重要方面二 优化馆（室室）藏也是是解决目前前档案收集集工作中存存在的问题题的一项重重要措施三 优化馆（室室）藏亦是是提高案卷卷质量的一一种必要手手段四 优化馆藏可可以使库藏藏的结构具具有一定的的层次性，全全面反映出出社会生活活的各个方方面的情况况。优化馆（室室）藏的主主要原则：1. 完整性原则则2. 系统性原则则3. 实践性原则则4. 价值性原则则5. 特色性原则则优化馆（室室）藏的内内容标准：这是检验验馆（室）藏藏质量高低低的最基本本的标准。科学地处理理好丰富与与优化馆（室室）藏中的的诸种关系系：（一） 档案馆与档档案室在库库藏建设方方面的衔接接和互利关关系（二） 馆藏建设

24、必必须科学地地处理好综综合与特色色的关系（三） 馆藏建设要要处理发档档案与资料料的关系（四） 馆藏建设要要处理好广广度与深度度的关系第四章 档档案的整理理档案的整理理工作的基基本内容包包括全宗的的划分和排排列、全宗宗内分类、文文书立卷、案案卷排列与与编号、编编制案卷目目录等诸多多业务环节节。整理工作的的内容：1. 系统排列和和编制案卷卷目录。2. 局部调整3. 全过程整理理档案整理工工作的原则则：1. 尊重和维护护档案的本本质特性，保保持档案文文件之间的的历史联系系2. 便于保管和和利用3. 充分尊重和和利用原有有的整理结结果档案是历史史的原始记记录，这是是档案整理理工作的根根本性原则则，也是

25、整整理工作的的必然要求求。档案文之间间的历史联联系有时又又被称为“内在联系系”或“有机联系系”，是档案案文件在产产生和处理理过程中所所形成的固固有联系。档案文件之之间的历史史联系一般般具体体现现在档案文文的来源、内内容、时间间、形式等等几个方面面。充分尊重和和利用原有有整理结果果的原则在在整理工作作实况实践践中的适用用主要体现现为三种情情况：1. 在原有整理理结果基本本可用的情情况下，基基本维持其其原有的秩秩序状态不不动；2. 若某些局部部明显不合合理、不可可用，可以以原基础框框架内进行行局部调整整3. 原有基础确确很混乱，无无法有效管管理，可重重新整理，但但重新整理理时，亦应应尽可能保保留或

26、利用用其原有基基础中的可可取之处。全宗的划分分和排列是是档案馆整整理工作的的基本内容容，同时也也是最高管管理层次上上的整理工工作。确认与区分分全宗是划划分全宗的的首要任务务。凡具有社会会独立性的的组织或个个人，其所所形成的档档案就可以以构成一个个全宗。这这样的组织织或个人在在档案学术术语被称为为立档单位位或全宗构构成者。用用以确定组组织或个人人社会独立立性的因素素被 称为为全宗的构构成条件。全宗的构成成条件：1. 可以独立行行使职权，并并能主要以以自己的名名义单独对对外行文。2. 设有会计单单或经济核核算单位，自自己可以编编造预算或或财务计划划；3. 设有管理人人事的机构构或人员，并并有一定的

27、的人事任免免权。全宗从其形形成者角度度看有组织织和个人两两大类。确定立档单单位所要解解决的中心心问题，是是综合地分分析某一机机关、组织织是不是一一个具有法法定权利和和义务的独独立单位。其中最基本本的是第一一个条件，即即以独立行行使职权并并主要以自自己的名义义对外行文文为主要条条件。个人全宗又又称人物全全宗。只有那些对对社会有突突出贡献或或重要影响响的个人才才可能成为为一个实际际的个人全全宗（名人人档案才可可能成为个个人全宗）区分全宗一一般是特指指对容易引引起混乱或或歧义的较较复杂的全全宗界限问问题的具体体处理。这这些问题及及处理原则则如下：1. 政权更迭及及跨政权立立档单位的的区分全宗宗2.

28、立档单位变变化所导致致的区分全全宗3. 临时机构和和派出机构构档案的区区分全宗4. 立档单位中中党、团、工工会组织档档案的全宗宗归属5. 判定档案所所属全宗6. 个人全宗与与组织全宗宗档案的区区分全宗的补充充形式及其其相应的应应用条件主主要有三种种：1. 联合全宗（两两个或两个个以下全宗宗的联合体体）2. 汇集全宗（是是一种由若若干独立全全宗人为汇汇集而成的的全宗补充充形式）3. 档案汇集（是是由若干全全宗所属不不明或其所所属全宗已已不复存在在的档案汇汇集而成的的一种全宗宗补充形式式）全宗编号的的要求：1. 唯一性或专专指性2. 系统性或连连续性3. 方便实用全宗编号方方法：大流流水编号法法、

29、体系分分类编号法法、分类流流水编号法法全宗档案的的分类，就就是把立档档单位所形形成的档案案，按其来来源、内容容、时间或或其他形式式特征，划划分为若干干类别，使使其进一步步条理化、秩秩序化。这这一工作一一般由档案案室承担。全宗档案分分类的基本本要求：一. 分类应从全全宗内档案案的实际状状况和方便便 管理的的现实需要要出发。二. 分类方法及及其分类结结果应反映映全宗档案案的客观状状况，维护护历史的本本来面貌。三. 分类方法及及其分类结结果应具有有逻辑性，以以便于管理理和实际操操作全宗档案的的一般分类类法：1. 时间分类法法2. 来源分类法法3. 内容分类法法4. 形式分类法法组织全宗内内文书常用用

30、分类方法法：1. 年度分类法法（1.文文件上有属属不同年度度的几种日日期的归类类。2.实实行专业年年度的档案案文件类别别划分。33.无具体体时间档案案文件的归归类）2. 组织机构分分类法3. 问题分类法法（又称事事由分类）组织全宗内内档案分类类以一至二二级为宜。案卷是档案案基本的个个体保管单单位，是由由若干互有有联系的文文件构成的的组合体。案卷排列就就是因定全全宗内各案案卷之间的的排放顺序序。案卷排列一一般按案卷卷形成的时时间顺序和和各案卷内内容上的相相互联系进进行。案卷编号就就是给每个个案卷编定定一个固定定的号码。案卷目录即即案卷名册册，其作用用相当于一一本财产总总账。案卷卷目录在档档案管理

31、工工作中具有有极为重要要的基础性性作用。案卷目录的的形式无为为书本式（簿簿册式），不不宜采用卡卡片式或活活页式。案卷目录的的结构及内内容：1. 封面和扉页页（里封）2. 目次3. 序言或说明明4. 简称对照表表5. 案卷目录表表6. 备考表档号是全宗宗号、案卷卷目录号、案案卷号、卷卷内文件所所在页号或或件号的全全称。从整理工作作角度看，档档呈是档案案整理结果果的一种客客观记录和和反映档号总体上上的层次性性、系统性性、稳定性性和唯一性性要求具体体体现在两两个方面：1. 档号要完整整成套2. 层次中的号号不能重复复。立档单位与与全宗历史史考证的内内容一般由由两部分组组织讨论：一 单位概况二 全宗档案概概况2011-11-224