海运公司技术档案管理办法65131.docx

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1、 海运公司司技术档案案管理办法法宋成钊 为为了做好船船舶设备档档案资料的的管理工作作，根据本公司司实际情况况制订本档档案管理办办法。 一、编编制依据：GB/T 11822220000 科学学技术档案案案卷构成成的一般要要求 GB/T 276778.119999 电子文件件归档与档档案管理 二、船船舶档案的的归档范围围 1、船舶购置和建造中形成的文件：购置和建造的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，调研报告（二手船舶的勘验报告，船舶建造厂的考察报告等），报价单，各类合同（购买合同、建造合同、补充合同及合同附件） 22、图纸：船舶的方方案设计（如如果有）、送送审图、退退审图、生生产设计、设设计变

2、更及及完工图。 33、设备资资料4、船舶监监理资料及及交船资料料； 55、船舶营营运及修理理资料；三、船舶档档案的收集集 11、机务部部经理全面面负责船舶舶档案资料料的收集 22、主管机机务员负责责各自船舶档档案资料的的收集、整整理和归案案工作。3、机务档档案管理员员(专职或或兼职)应应按船舶系系统进行分类装订、立立卷，编写写卷内卷外外目录和电电子目录。立卷完成经机务部经理审核确认后（或交公司档案室）存档。 4、如发现现用途不明明的资料应应由机务部部经理审阅,确定其用途。 四、船船舶档案编编码及排列列 11、船舶档档案按船舶舶系列及单单船进行分分类，序列船为船名名（汉字的的第一个汉汉拼音的字字

3、母）+序号，非非序列船取汉汉字的第一一个汉拼音音的字母，之之后为卷号号；系列船船用系列表表示例:舟山（zzhushn）（688第五卷用用“ZS68-5”表示 浙江（zhhjing）第第6卷用“ZJ-6”表示 50000吨系列第七七卷用500000-7表示示； 22、案卷的的排列 22.1、二二手船舶购购船资料排列：购置的可可行性报告告，董事会会决议，各各类报批文文件，二手手船舶的勘勘验报告，报报价单，购购买合同、补充合同及合同附件。 22.2、二二手船船舶舶资料的排排列:原船船资料是有有序排列的的,按原船船资料排列列顺序排列列;原船资资料无序排排列的,按按下列顺序序排列:船船舶证书、船船舶质量

4、证证明书（如如果有）、船船体完工图图、轮机完完工图、电电器完工图图、轮机设设备说明书书书、舾装装设备说明明书、电气气说明书（包包括通信、助助航设备），船船舶营运及及修理资料料。 22.3、新新建船舶资资料分为两两部分,同同类船舶建建造数在两两艘以上的的,分系列列船舶档案案和单船档档案。系列列船舶档案案的排列：船舶建造造的可行性性报告（如如果有），董董事会决议议，各类报报批文件，建建造厂的考考察报告（如如果有），报报价单（招招投标书），建造合同、补充合同及合同附件，船舶监理资料，船舶规格书、方案设计图（如果有）、送审图、退审图、生产设计图（视情）、设计变更及认可资料。单船档案的排列：船舶证书、船

5、舶质量证明书、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。如新建船舶为一艘的，则上述的系列船舶档案排列改为单船档案排列。 22.4、船船舶设备资资料的排列列：主机及及轴系、主主发电机组组、应急发发电机组、舵舵机、锅炉炉、空压机机、供油单单元、燃油油分油机、滑滑油分油机机、自清滤滤器、冷却却器、油水水分离器、生生活污水处处理装置、造造水机、海海淡水泵、阀阀门遥控、空空调及冷藏藏、维修设设备（机舱舱吊装设备备、车床、钻钻床等），锚锚机绞缆机机、救生设设备（救生生艇、救助助艇及救生生筏）、舷舷梯、甲板板吊装设备备（货吊、

6、物物料吊、油油管吊等）、开开舱设备、厨厨房设备，主主发电机、应应急发电机机、主配电电板、应急急配电板、充充放电板、集集控台、驾驾控台、CCO2系统及火火灾报警、机机舱水雾系系统、通用用报警、内内通、外通通、助航、生生电器及娱娱乐设备。2.5、设设备资料按按设备厂家家提供的资资料进行船船机电统一一归类。例例：救生艇艇包括艇架架、艇、发发动机及电电瓶等。2.6、营营运船舶资资料归档2.6.11 船舶技技术月报2.6.22 厂修资资料:船厂厂考察报告告(如果有有),船舶舶上报工程程单,机务务审核后定定稿工程单单,船厂报报价单,完完工工程及及结算单,船舶修理理合同,主主管机务的的修理总结结;2.6.3

7、3 航修资资料:航修修单位考察察报告(如如果有),航修单位位联系方式式,航修报报修单,航航修完工工工程及结算算单,航修修协议或合合同(如果果有);2.6.44 到期的的证书、检检验报告及及其他需要要归档的资资料；2.6.55 跨年修修理船舶的的修理资料料归入下一一年度;2.6.66 船舶年年度资料的的归档时间间为次年的的第一季度度末.五、 案卷编目 11、每类案案卷（系列列或单船）设设立卷外目目录，卷外外目录分总总目录和卷卷内目录。总总目录在前前，对卷内内目录进行行分类编排排，总目录录格式见图图一。 2、卷内目录对本卷内的文件进行登记，卷内目录格式见图二。 3、立立卷完成后后，立卷人人要填写法

8、法卷内备考考表，并送送部门负责责人审核签签字确认；卷内备考考表格式见见图三。 4、船舶的营运资料和修理资料遂年增加，或由于某种原因资料的增加，可增加案卷。但卷号要连续，同时卷号不能重复。案卷增加后，对总目录要作相应的修改。 55、案卷封封面写明类类号、卷号号及立卷日日期，案卷卷脊背（长长宽两方向向）写明类类号和卷号号。字体采采用仿宋体体。案卷脊脊背的字体体大小要根根据卷盒的的厚度适当当书写。 六、 电子文件 000卷为电电子文件卷卷。 1、电电子文件收收集 对船舶从建建造（或购购置）到船船舶处理（出出卖或报废废）的整个个过程中产产生的电子子文件进行行收集归档档，归档内内容如下： 1.1、图图像

9、文件：由图纸扫扫描或其他他方式产生生的二维点点阵图文件件；1.2、图图形文件：由CADD系统生成成的二维、三三维图形文文件；1.3、数数据文件：各种类型型的分析、计计算、测试试、设计参参数及管理理等数据文文件。1.4、文文本文件；一般用字字处理技术术处理形成成的文字文文件、表格格文件，以以及各种管管理活动中中形成的公公文、报表表和软件说说明等。 1.5、系统统软件、支支撑软件和和应用软件件的程序。 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。 22、整理方方法 2.1、完完工图纸和和设备说明明书

10、原则都都要整理成成电子文件件，电子文文件的排列列原则上按按纸质档案案的排列；并编制光光盘目录； 2.2、鉴定定归档电子子文件的完完整性、准准确性和系系统性； 22.3、检查查载体有无无病毒、有有无划痕； 3、电子文件档案的管理 33.1、归归档的电子子文件至少少一式两套套，一套封封存保管（AA），一套套供查阅利利用（B）。必必要时，复复制第三套套，异地保保存。 33.2、当当电子档案案转换成的的纸质档案案时，要及时时归入相应应档案门类类的纸质档档案中，按按纸质档案案管理要求求进行管理理。 3.3、每55年进行一一次有效性性、安全性性检查，如如发现光盘盘损坏或出出现问题，应应及时拷贝贝。如软、硬

11、硬平台发生生改变，则则应及时转转换。检查查、拷贝、转转换电子文文件等情况况要及时登记。七、档案资资料的查阅阅与利用 1. 本部门门人员借阅阅档案、资资料须经本本部门的档档案管理员员(专职或或兼职)登登记，未履履行登记手手续的，档档案管理人人员不予提提供档案、资资料。档案案资料的借借出时间，不不得超过三三个月，确确需继续借借阅，必须须办理续借借手续。对对于关键性性和常用部部分的档案案应使用复复印件，尽尽量不用原原件，一般般由使用人人复印。 2. 档案、资资料的原件件一般不外外借给其他他单位人员员，特殊情情况需要外外借时，须须经分管领领导批准，办办理外借手手续并限期期归还。 3.借出的档档案材料的

12、的原件，借借用人要妥妥善保管，不不得毁坏和和遗失。档案管理理人员对归归还的档案案要认真检检查清点，发发现缺失及及时向主管管领导汇报报。 4. 档案案柜里有档档案、资料料需交给其其他单位时时应填交接接单方可交交付。 5. 查阅档档案时，严严禁吸烟，严严禁在文件件材料上划划线、打勾勾、作记号号、折角等等，严禁涂涂改和拆撕撕档案。 6. 查阅档档案者有义义务将利用用结果反馈给给档案管理理人员，以以利更好地地做好档案管理工作。附录：图一：案卷总目录录卷号：序号目 录录卷 数数备 注图二：卷内目录卷号：序号编号图纸名称页数备注图三：卷内备考表表本卷共有文文件共 页说明立卷 年 月月 日审核年 月 日图四：案卷脊背项项目填写卷号2填写类号ZS28注：上述各各图设置页页脚内容如如下*海运有有限公司 船船舶技术档档案以上为本人人对海运公公司船舶档档案管理的的一些看法法。欢迎相相互交流。联系电话：1386682399339EMAILL：SCZZHAMMAIL.139