大型连锁零售企业的管理利器-OTB计划bmnr.docx

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1、OTB计计划大型连连锁零售售企业的的管理利利器中国营销销传播网网， 220033-055-233， 作作者:王王蓁随着国内内连锁零零售店的的不断发发展，企企业关于于门店的的日常经经营和采采购管理理的要求求程度是是越来越越高。随随着新的的商品的的断更替替，连锁锁零售企企业需要要接连不不断的订订货，采采购，收收货，存存储，配配送等。为为了便于于门店控控制进货货、销货货与存货货的管理理，连锁锁企业已已经都在在采用计计算机来来辅助管管理，如如实的汇汇总统计计实时的的销售数数据，这这种系统统我们常常称之为为POSS系统，英英文全称称是poointtof salles，中中文译名名为销售售信息管管理系统统

2、。它是是基于计计算机网网络，采采用电子子收款机机，具有有实现收收款、商商品数据据采集的的商品管管理系统统。通畅畅情况下下，零售售企业的的管理者者可以通通过超市市门店前前台的计计算机系系统实时时数据，随随时了解解各大中中小类商商品，甚甚至每一一种单品品的销售售情形，随随时确保保安全存存量，不不会错失失商机；另一方方面也可可以看出出哪些东东西畅销销，哪些些东西滞滞销，以以便做出出最正确确的商品品调整，更更详细的的可以知知道同一一种商品品到底什什么尺寸寸、什么么颜色卖卖得比较较好，都都一目了了然。对对于大型型零售业业者而言言，POOS系统统已经成成为了不不可或缺缺的得力力助手了了。在最最初的国国内的

3、超超市，商商品的条条码率不不足600，大大部分商商品都需需要门店店二次贴贴店内条条码进行行销售，而而现在超超市的商商品条形形码化水水平已经经大大提提高，但但是我们们会发现现，仅仅仅有效的的使用PPOS所所得到的的销售资资料是不不够的，还还要配合合另一个个系统，叫叫做OTTB系统统，所谓谓OTBB，原文文是指OOpenn-too-Buuy，中中文译为为采购的的限额或或者采购购计划系系统，其其定义是是在给定定时期（国国外通是是一个月月）内计计划采购购额与采采购员承承诺购买买款项之之间的差差额，它它代表采采购员留留待当月月购买的的数量，并并且随每每次购买买的数量量的上升升而下降降。如果果要想要要适度

4、规规划采购购金额，连连锁零售售企业在在面对商商品的采采购过程程时就只只好用猜猜了，换换言之，OOTB可可以根据据预估营营业额和和资金以以及商品品的周转转率，帮帮助任何何规模的的零售业业者预测测未来112个月月中，每每项商品品的每月月采购计计划。透透过OTTB业者者可以轻轻易得到到最重要要的管理理信息，适适时掌握握所有商商品的正正确库存存数量，避避免因为为库存过过大，周周转率太太低而造造成损失失。OTTB计划划的好处处是将日日常的采采购计划划变得更更加有章章可循，排排除了采采购下达达订单的的盲目和和混乱，剔剔除了采采购数量量过大过过多的现现象，有有效的减减少门店店的降价价行为，进进一步保保障了连

5、连锁零售售企业的的盈利水水平，使使零售企企业获得得更多的的利益。如此此说来到到底应该该采用PPOS还还是OTTB呢？根据专专家的建建议是，如如果想把把管理工工作做好好，不妨妨同时使使用POOS与OOTB，透透过POOS的数数据可以以充实OOTB，进进而严密密控制进进出货，提提高货品品与现金金的流通通速度。OTB计计划的制制定那么么，我们们应当怎怎么制定定自己的的OTBB计划呢呢？首先先，企业业要做好好自己企企业的商商品需求求的预测测和预算算，这个个主要是是对于采采购和门门店的金金额的控控制。整整个OTTB计划划的核心心其实就就是对于于金额的的控制。如如何使企企业的采采购成本本有效，高高效。而而

6、对于采采购金额额的控制制就意味味着要计计划和监监控整个个零售企企业的存存货的投投资。这这一点在在目前的的有些省省份的大大型连锁锁企业已已经在进进行计划划使用，因因为一个个成熟的的连锁零零售企业业的采购购系统将将会逐步步摆脱商商品的代代销制度度，逐步步延边为为商品的的帐期采采购模式式。这样样的方式式不仅有有利于零零售企业业对于自自己的库库存的合合理调配配，更有有利于供供应商的的生产水水平的提提高。连连锁零售售企业在在制定OOTB计计划的步步骤是这这样的（如如图3）：在我我们日常常的连锁锁零售管管理中管管理控制制单位（cconttrolluniits）中中可以分分为常分分为部门门，大类类，中分分类

7、，小小分类四四个级别别。设定定控制单单位将关关系到自自己将来来采购管管理的精精细化程程度，例例如：如如果我们们在日常常管理中中只是知知道某一一个部门门的销售售额比去去年同时时期上升升了200，但但是不知知道某些些中分类类或者小小分类的的情况的的变化，那那样将对对于我们们的日常常的品类类管理会会产生一一些麻烦烦，尤其其是一些些商品品品种比较较多的门门店，分分析销售售数据更更是一个个相对比比较困难难的事情情。但是是我们也也应当根根据自己己的门店店和企业业的自身身实力来来决定企企业的控控制单位位。例如如，一家家连锁零零售企业业拥有1100家家门店，他他的管理理控制单单位是到到中分类类，而自自己的中中

8、分类共共有1000个，那那么它每每个OTTB的计计划周期期将要处处理10001000即1000000张采购购计划，这这个数据据量对于于一般的的连锁零零售企业业是没有有办法完完成了，这这也就形形成了原原本是为为了管理理方便，反反而将自自己的日日常管理理困在了了数据之之中，岂岂不舍本本求末了了，所以以这一个个步骤将将会影响响到我们们的OTTB的工工作量。在在美国，最最广泛的的世界分分类只是是划分到到部门，但但是根据据目前的的国内连连锁零售售行业的的发展情情况和计计算机软软件和硬硬件行业业的发展展，建议议能管理理到中分分类，这这样就可可以是企企业的管管理者评评价每一一个中分分类商品品或者采采购员业业

9、绩情况况。在明确了了自己企企业的管管理控制制单位之之后，零零售企业业的工作作是制定定销售预预测（ssaleesfooreccasttingg）。销销售预测测的管理理范围包包括了整整个连锁锁零售企企业，各各个商品品部门以以及商品品类别。在在任何商商业财务务计划程程序中最最重要的的步骤应应是精确确的销售售预测，因因其对后后继步骤骤的影响响，对未未来销售售的错误误估计会会导致整整个过程程发生偏偏差。大大型零售售公司范范围和部部门范围围的销售售额通畅畅使用统统计进行行预测，包包括趋势势分析法法，时间间序列分分析法，以以及多元元回归分分析法，而而通畅的的小型零零售企业业很少采采用这些些技术，他他们更多多

10、的依赖赖猜测估估计，即即基于经经验的推推测。为为了制定定合理准准确的OOTB计计划，获获得更准准确的销销售估计计值，有有些企业业会使用用月销售售指数（mmontthlyysalles inddex），他他的计算算方式如如下：月销销售指数数本月月的实际际的销售售额/月月平均销销售额1000例如如，某企企业20000年年度，55月销售售额为225000元，220000年全年年销售额额为3660000元，那那么平均均的月销销售额为为30000，55月的销销售指数数为25500/300001000833，这就就意味着着5月份份的销售售指数为为83，低低于平均均的月销销售额。然后后就可以以根据次次年的销

11、销售计划划，用月月平均计计划额乘乘以每月月的销售售指数即即为次年年的销售售计划额额。如：20001年年年度销售售计划为为420000元元，那么么月平均均计划销销售额为为35000元，220011年度55月的销销售指数数350000.883229055元。但是是销售预预测的月月销售指指数的问问题上，存存在阴历历和公历历的偏差差，由于于国外的的节假日日是用公公历计算算，方便便计算，而而国内同同时存在在国际假假日和年年俗假日日。在制制定每个个月的销销售计划划上要考考虑加入入这一部部分的因因素影响响，将农农历的节节日的增增长指数数加入当当月的销销售计划划中。在零零售企业业制定了了销售预预额之后后，企业

12、业就应当当计算自自己的计计划库存存水平。存存货必须须足以满满足销售售预期的的需要，并并保留余余地。计计划存货货水平的的技术有有基本库库存法，百百分比差差异法，周周供货法法及存销销比率法法。在选选择计算算存货水水平的方方法上可可以参考考一下建建议：1当自己己的门店店的一年年中存货货周转率率较低或或者销售售变动异异常时，适适合采用用基本库库存法（bbasiic sstocck mmethhod），计计算方式式如下：基本本库存（售售价计算算）月月平均库库存（售售价计算算）月月平均销销售额月初初计划存存货水平平计划划月销售售额基基本库存存2当年库库存销售售周转率率超过66次或者者相对稳稳定的时时候，推

13、推荐使用用百分比比差异法法（peerceentaage varriattionnmetthodd）,因因为它的的计划月月度存货货更接近近于月平平均值。月初初计划存存货水平平（售价价计算）计划月月平均库库存（售售价计算算）（1预计该该月销售售额/预预计月平平均销售售额）/23周供货货法的计计算基础础是假设设储备的的存货与与销售额额成销售售额成正正比。月初初计划存存货水平平（售价价计算）预计的的平均周周销售额额存货的的周数4即零售售商希望望保持库库存与销销售额成成一个特特殊的比比率。月初初计划存存货水平平（售价价计算）预计销销售额预期库库存与销销售比率率下面面我们的的工作是是公司预预期零售售的扣减

14、减额（rretaailrreduuctiionss）。在在我们日日常的管管理工作作中经常常会面对对一些问问题使期期初存货货加采购购额同销销售额加加期末存存货之间间存在一一定的差差额，这这个就是是我们计计划中应应当注意意的扣项项。这种种计划的的扣减额额包括了了一些预预期的折折扣（因因为促销销商品的的降价），其其它折扣扣（对会会员或者者VIPP的减价价额）以以及库存存的短缺缺（因为为失窃，损损坏，以以及其它它工作失失误造成成的差异异）。计划划扣减额额（期期初存货货计划划采购额额）（计计划销售售额期期末存货货）而这这些正常常的计划划扣减额额的估算算通常有有以下的的一些标标准：11.以往往计划扣扣减额

15、的的经验；2.同同类零售售商的降降价资料料；3.公司政政策的变变化；44.商品品从一个个预算期期到另一一个预算算期的结结转；55.价格格趋势；6.库库存短缺缺趋势。在确确定了以以上的各各项工作作后，就就可以进进入下一一项工作作，即计计划采购购额，也也就是OOTB系系统的核核心工作作，它的的计算方方式如下下：计划划采购额额（售价价计算）本期计计划采购购额本本期计划划扣减额额计划划期末存存货期期初存货货采购购限额的的最大作作用在于于它能够够确保零零售商在在现有库库存与计计划销售售额之间间保持一一种确定定关系，从从而避免免采购过过多和不不足，另另一方面面还能使使公司调调整商品品采购额额以反映映销售降

16、降价等的的变化。从从某些战战略角度度看，零零售商尽尽可能长长的保留留至少一一个小额额的采购购限额是是可取的的。这使使公司能能够利用用特殊交交易，采采购新推推出的产产品并补补充已经经出售的的商品，由由于低估估需求（过过低的销销售预测测），又又是必须须打破采采购限额额的限制制。当然然最终我我们还是是关注我我们的OOTB计计划的实实际效果果，零售售企业最最终关注注的还是是整个OOTB计计划的获获利能力力，因而而必须考考虑预期期的净销销售额，零零售营业业费用，利利润以及及在给商商品定价价时候的的零售扣扣减额：要求求的初始始加价率率（计计划的销销售费用用计划划利润计划扣扣减额）/（计划划净销售售额计计划

17、扣减减额）此时时所得到到的要求求的初始始加价率率就是整整个公司司加价率率的平均均值，只只要公司司的平均均加价得得以维持持，个别别商品根根据需求求和其它它因素定定价。OTB使使用的注注意事项项在使使用OTTB计划划的时候候，我们们有很多多注意事事项：其一一，是什什么使你你总是处处于“超计划划”的不良良局面呢呢？在日日常工作作中，零零售企业业的买手手会发现现自己的的订单又又在超OOTB计计划了。那那么我们们应当如如何去摆摆脱这种种不良的的局面呢呢？产生生“超计划划”的最常常见的一一些原因因是：（11）和销销售计划划相比销销售额萎萎缩；（22）采购购量超出出计划；（3）供供应商提提前发货货。“超计划

18、划”的状况况可以分分为短期期和长期期两种，短短期是指指30天天以内就就能够解解决的，长长期是超超出600天才能能解决的的问题。看看一下类类别商品品计划，研研究过去去及现在在的财政政经营状状况以及及未来的的预算，11，过去去几个月月的销售售趋势以以及上一一年的销销售状态态如何？2，查查看以下下每月的的定购和和计划的的采购相相对比33。如何何评估以以后类别别计划的的销售？改变变局面的的步骤，1以后的的销售计计划是否否过于乐乐观呢？因为为定购基基于这些些预计，所所以对未未来的销销售预计计应该持持有现实实的态度度，看一一看今年年和过去去三个月月的销售售趋势，调调整计划划时候，将将未来的的计划销销售额调

19、调整到保保守的数数额，更更靠近你你的销售售趋势，同同时也应应在你的的预计中中包括未未来月份份可能采采用的促促销手段段，新商商品推介介，特别别活动和和促销。2商品是是否采购购过多，是是否将未未来采购购的商品品放在下下个月采采购？每个个人都难难免遇到到对新商商品的销销售前景景的预测测过高而而购买过过量的情情况，重重要的害害死要每每天总揽揽全局，避避免发生生大的库库存问题题。如果果库存过过大，抓抓住取消消或者收收回订单单的机会会，并且且应该根根绝具体体情况，和和供应商商一起共共同努力力，次阿阿用退货货或者降降价以刺刺激销售售或者减减少库存存。千万万不要停停止基础础商品的的正常补补货，我我们保证证每天

20、向向会员提提供1000的的库存，即即使再我我们发现现自己库库存过大大的时候候这一点点也不会会改变。3不应定定制采购购走俏的的商品超支支的时候候出现的的最坏的的情况就就是停止止采购走走俏的商商品，请请记住这这句商人人们经常常说的话话，采购购员应通通过采购购来摆脱脱超支的的困境，这这就是说说，采购购员不能能靠停止止采购来来提高销销售状态态。如果果你采购购了一种种走俏的的商品，在在同一个个月内全全部售完完，这样样也会增增强对库库存的影影响，你你目前的的销售趋趋势会增增长，库库存的周周转也会会加快，这这是一个个至关重重要的观观念，和和你的部部门经理理一起研研究这些些决策，保保持对销销售机遇遇的乐观观态

21、度。为什什么不能能达到库库存周转转目标？从会会员店经经营的整整体角度度来看，库库存的周周转次数数对于达达到最好好的投资资回报水水平相当当重要，当当然月中中的销售售状态相相对于计计划或者者采购战战略的短短期变动动（正面面或者反反面）会会影响库库存的周周转，但但是你应应该集中中精力，通通过策划划刺激销销售和降降低平均均库存投投机的计计划，努努力真正正的提高高库存周周转次数数。真正长期期的提高高库存周周转次数数的步骤骤：1挖掘新新商品业业务，在在更少的的平均库库存投资资上创造造更多的的销售和和毛利额额。要做做到这一一点应当当时常关关注自己己的经营营，如果果通过新新产品或或者业务务刺激了了销售额额的增

22、长长，你可可以大大大增大库库存周转转次数，留留意寻找找高效的的批发分分销渠道道，为我我们提供供在新市市场提高高销售的的机遇。2瞄准库库存中小小的周转转的增长长，这些些集中起起来就减减少了平平均库存存影响库库存的流流通没有有捷径，要要注意每每天每件件商品的的采购和和流通，要要和货品品不成小小组密切切合作和和支持才才可能成成功，制制定除减减少库存存的目标标，并列列出实施施目标的的计划，以以下几方方面应注注意。要要根据会会员的需需求量补补货而非非每周固固定进货货的货品品。在某某些店内内采取每每周多次次送货的的方法。减减少栈板板的货品品以适应应销售量量比较小小的店，对对销量大大的门店店采用增增加定购购

23、次数的的方法，大大多数不不好销售售的库存存都是在在销量小小的门店店。缩短短货品从从供应商商到店内内的时间间，每天天你都应应当努力力减少平平均库存存，下面面是解释释缩短货货品商家家周期和和降低平平均库存存的例子子：例如如，某类类别的商商品的年年周转次次数为：当将商商品的平平均库存存降低110，收收转次数数就会上上升，并并且可以以增大此此类商品品的投资资回报，且且在低水水平的库库存状态态下可以以节省利利息的支支出，残残损和附附加的处处理费用用。为什什么保持持经营中中的流通通如此重重要？在每每月的定定购金额额中留存存一部分分资金具具有很高高的实用用性，根根据不同同类别的的商品，总总的说来来应当在在可

24、动用用的定购购金额中中保留110，在在你的采采购计划划中留存存部分资资金很重重要，因因为这样样你才有有更多余余地的根根据市场场的变化化进行调调整。请参参看下面面的例子子：600的采采购金额额用于补补货（基基本商品品）300的采采购金额额用于特特殊的商商品和货货架两端端的促销销100的采采购金额额备用。方案案一所有有的采购购的商品品已经在在店内，但但销售却却跟不上上计划，五五金市场场由于缺缺少新产产品推介介而徘徊徊不前。在在采购计计划中留留存100，如如果销售售跟不上上计划，可可以发那那个指库库存堆积积并且较较容易控控制库存存，而且且有资金金采购其其它的销销售增长长的类别别商品。方案案二销售售趋

25、势按按照计划划进展，这这是有供供应商给给你带来来了最走走俏的商商品，必必须在330天以以内购买买，这将将会有一一个增长长销售的的机会。在在采购计计划中留留存100，你你随时有有资金去去采购这这些特殊殊的走俏俏商品，你你可以对对市场的的动态快快速相应应，追逐逐销售要要比取消消订单，降降价或者者将商品品退回给给供应商商有利的的多。流流通在所所有的类类别中都都起到不不同程度度的重要要作用，在在做工作作计划时时候，决决定如何何分配基基本补充充货品，特特殊购买买，以及及货架两两端促销销的比例例，如何何在计划划中留存存一定的的流动资资金，业业务的才才作会更更加灵活活。何时时对商品品计划进进行修改改？商品品

26、计划是是一个有有利的报报告手段段，当市市场条件件或者趋趋势有所所变化，商商品计划划也应当当随着改改变，最最大程度度的发挥挥销售的的机会，及及时将库库存控制制在最小小。要抓抓住这些些时机的的产生，并并弄清楚楚对业务务的影响响，总的的原则是是当这种种趋势超超过三个个月的时时候应当当修改计计划，正正如我们们在前面面讨论的的，销售售计划一一定要现现实，这这样才能能控制你你的采购购计划。OTTB财务务预算计计划包括括了销售售，库存存，周转转，投资资回报，毛毛利润，商商品种类类，每平平米销售售额等指指标的考考核。一份份好的工工作计划划能够反反映公司司的销售售增长趋趋势，反反映新的的销售和和库存需需求，反反

27、映每月月的货品品放置面面积或者者商品种种类的变变化。改改善货品品托盘的的板房和和目前分分销的途途径以及及减少平平均库存存。反映映如何争争取价格格优势。创创造一些些特殊的的促销和和货架的的促销方方式。商业业计划的的调整步步骤如下下：第一一步，回回顾当月月的业绩绩，注意意所有的的数据如如销售，收收货和订订货情况况，记下下报告首首栏的日日期。第二二步，计计划当月月的总销销售情况况，必要要时候进进行适当当的更改改。商品品计划的的调整是是在对销销售业绩绩进行分分析的基基础上，参参照以下下步骤：回顾年年头至今今和前33个月的的销售趋趋势，对对制定未未来的经经营计划划有很大大的帮助助。你如如何评价价自己当当

28、月至今今的销售售状况，和和过去的的三个月月和年头头至今的的趋势在在这时将将会起到到至关重重要的作作用。随随着门店店的销售售情况的的变更，商商品采购购计划也也是需要要随之变变更，其其可以有有一定时时间段的的信息滞滞后，但但是最好好不要影影响到门门店的销销售情况况。附：商品品OTBB计划的的样表OTTB的采采购计划划系统的的公式还还可以简简单的写写为：商品品采购限限额计计划需求求总量可供销销售的商商品总量量可供供销售的的商品总总量包括括商品在在途数量量，实际际库存数数量等各各个因素素，而与与计划需需求总量量密切相相关的包包括计划划销售额额，计划划商品减减价总额额，预期期的期末末库存例如如：一采采购买手手在5月月1日的的商品期期初库存存总量为为$300,0000，预预计月底底5月331日的的商品期期末库存存数量控控制在$34,0000，本月月的计划划销售额额为$226,0000，本本月的计计划商品品减价损损失为$2,5500。在在5月11日的时时候，采采购买手手还有价价值$88,0000的商商品订单单已经发发出还没没有收货货，预计计商品加加价率为为45%，请计计算出这这个买手手的OTTB计划划采购计计划。那么么当在一一个商品品OTBB系统实实施的过过程中发发生了变变化应当当怎么调调整呢？例如如：当在在6月115日商商品采购购计划发发生了变变化：