某生产企业档案管理操作规程28827109976.docx

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1、管理文件和和管理程序序Adminnistrratioon Doocumeent & Mannagemment Proccedurre页号:Page:1/4标准操作程程序Standdard Operaatingg Prooceduure起草人: Draftted bby:日期:Date:审核人:ReVieewed by:日期:Date:公司档案管管理操作规规程批准人:Approoved by:日期:Date:SOP-AAM 0008 000执行日期:Execuutivee Datte:签名:Sign:使用部门：档案室、公公司各部门门变更记载:Histoory:修订号:Rev.NNo.批准日期:A

2、pprooved Datee执行日期:Impleementt Datte变更原因:Ratioonalee:变更目的:Objecctivee:SOP-AAM 0008 000页号 Paage:2/41. 目的 Puurposse:制定公司档档案管理的的操作规程程。2. 范围 SScopee:本程序适用用于公司档档案管理的的操作。3. 程序序 Prooceduure:3.1归档档的文件材材料必须按按年度立卷卷，各部门门在工作活活动中形成成的各种有有保存价值值的文件材材料，都要要按照本制制度的规定定，分别立立卷归档。公公文承办部部门或承办办人员应保保证经办文文件的系统统完整 （公公文上的各各种附件一

3、一律不准抽抽存）。办办理结束后后及时交与与档案管理理人员归档档。工作变变动或因故故离职时应应将经办的的文件材料料向接办人人员交接清清楚，不得得擅自带走走或销毁。3.2文件件材料的收收集管理3.2.11要坚持部部门收集、管管理文件材材料制度。各各部门均应应指定专 （兼）职职文书人员员，负责管管理本部门门的文件材材料，并保保持相对稳稳定。人员员变动应及及时通知档档案室。3.2.22凡本公司司印发的公公文 （含含定稿和两两份打印的的正件与附附件、批复复请示、转转发文件含含被转发的的原件）一一律由办公公室统一收收集管理。3.2.33一项工作作由几个部部门参与办办理，在工工作活动中中形成的文文件材料，由

4、由主办部门门收集归卷卷。会议文文件由会议议主办部门门收集归卷卷。3.2.44公司工作作人员外出出学习、考考察、调查查研究、参参加上级机机关召开的的会议等公公务活动的的相关人员员必须将会会议的主要要文件资料料向档案室室办理归档档手续。3.2.55本公司召召开会议，由由会议主办办部门指定定专人将会会议材料、声声像档案等等向档案室室办理归档档手续。3.2.66各部门专专 （兼）职职文书的职职责：3.2.66.1 了了解本部门门的工作业业务，掌握握本部门文文件材料的的归档范围围，收集管管理本部门门的文件材材料。3.2.66.2 认认真执行平平时归档制制度，对本本部门承办办的文件材材料及时收收集归卷，每

5、每年的三月月份前应将将归档文件件材料归档档完毕，并并向档案室室办好交接接签收手续续。3.2.66.3 承承办人员借借用文件材材料时，应应积极地提提供利用，做做好服务工工作，并办办理临时借借用文件材材料登记手手续。3.3归档档范围3.3.11重要的会会议材料，包包括会议的的通知、报报告、决议议、总结、领领导人讲话话、典型发发言、会议议简报、会会议记录等等。3.3.22上级机关关发来的与与本公司有有关的决定定、决议、指指示、命令令、条例、规规定、计划划等文件材材料。本公司对外外的正式发发文与有关关单位来往往的文书。3.3.33本公司的的请示与上上级机关的的批复。3.3.44本公司反反映主要职职能活

6、动的的报告、总总结。SOP-AAM 0008 000页号 Paage:3/43.3.55各种工作计计划、总结结、报告、请请示、批复复、会议记记录、统计计报表及简简报。3.3.66有关单位签签订的合同同、协议书书等文件材材料。3.2.77本公司干干部任免的的文件材料料以及关于于职工奖励励、处分的的文件材料料。3.3.88劳动、工工资、福利利方面的文文件材料。3.3.99史沿革、大大事记及反反映本公司司重要活动动的剪报、照照片、录音音、录像等等。3.4平时时归卷3.4.11各部门都都要建立健健全平时归归卷制度。对对处理完毕毕或批存的的文件材料料，由专 （兼）职职文书集中中统一保管管。3.4.22各

7、部门应应根据本部部门的业务务范围及当当年工作任任务，编制制平时文件件材料归卷卷使用的“案卷类目目”。“案卷类目目”的条款必必须简明确确切，并编编上条款号号。3.4.33公文承办办人员应及及时将办理理完毕或经经领导人员员批存的文文件材料，收收集齐全，加加以整理，送送交本部门门专 （兼兼）职文书书归卷。3.4.44专 （兼兼）职文书书人员应及及时将已归归卷的文件件材料，按按照”案卷类目目”条款，放放入平时保保存文件卷卷夹内”对号入座座”，并在收收发文登记记薄上注明明。3.5立卷卷3.5.11为统一立立卷规范，保保证案卷质质量，立卷卷工作由相相关部室兼兼职档案员员配合，档档案室文书书档案员负负责组卷

8、、编编目。3.5.22案卷质量量总的要求求是：遵循循文件的形形成规律和和特点，保保持文件之之间的有机机联系，区区别不同的的价值，便便于保管和和利用。3.5.33归档的文文件材料种种数、份数数以及每份份文件的页页数均应齐齐全完整。3.5.44在归档的的文件材料料中，应将将每份文件件的正件与与附件、印印件与定稿稿、请示与与批复、转转发文件与与原件、多多种文字形形成的同一一文件，分分别立在一一起，不得得分开，文文电应合一一立卷；绝绝密文电单单独立卷，少少数普通文文电如果与与绝密文有有密切联系系，也可随随同绝密文文电立卷。3.5.55不同年度度的文件一一般不得放放在一起立立卷，但跨跨年度的请请示与批复

9、复，放在复复文年立卷卷；没有复复文的，放放在请示年年立卷；跨跨年度的规规划放在针针对的第一一年立卷；跨年度的的总结放在在针对的最最后一年立立卷；跨年年度的会议议文件放在在会议开幕幕年，其它它文件的立立卷按照有有关规定执执行。3.5.66卷内文件件材料应区区别不同情情况进行排排列，密不不可分的文文件材料应应依序排列列在一起，即即批复在前前，请示在在后；正件件在前，附附件在后；印件在前前，定稿在在后；其它它文件材料料依其形成成规律或特特点，应保保持文件之之间的密切切联系并进进行系统的的排列。3.5.77卷内文件件材料应按按非列顺序序，依次编编写页号。装装订的案卷卷应统一在在有文字的的每页材料料正面

10、的右右上角背面面的左上角角打印页号号。3.5.88永久、长长期和短期期案卷必须须按规定的的格式逐件件填写卷内内文件目录录。填写的的字亦要工工整。卷内内目录放在在卷首。SOP-AAM 0008 000页号 Paage:4/43.5.99有关卷内内文件材料料的情况说说明，都应应逐项填写写在备考表表内。若无无情况可说说明，可填填写立卷入入、检查人人的姓名和和时期。备备考表应置置卷尾。3.5.110案卷封封面，应逐逐项按规定定用毛笔或或钢笔书写写，字迹要要工整、清清晰。3.5.111案卷的的装订和案案卷各部分分的排列格格式3.5.111.1案案卷装订。装装订前，卷卷内文件材材料要去掉掉金属物，对对破坏的文文件材料应应按裱糊技技术要求托托裱，字迹迹已扩散的的应复制并并与原件一一并立卷，案案卷应用三三孔一线封封底打活结结的方法装装订。3.5.111.2排排列格式。软软卷封面 （含卷内内文件目录录）一文件件一封底（含含备考表），以以案卷号排排列次序装装入卷盒，置置于档案柜柜内保存。