工程档案理规定附件113799.docx

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1、附件：、归档资料（档案）的范围一、 工程内部文文件的归归档范围围：（详详见附表表）1. 立项报告、策策划报告告、考察察报告； 2. 政府报建审审批文件件及其相相关文件件；3. 招、投标文文件及标标书（由由项目管管理部负负责，定定标后正正本原件件移交存存档）；4. 合同（合同同签定后后正本原原件存档档）；5. 签证单、付付款单（过过程中由由投资金金融部负负责收集集保管，单单项工程程竣工结结算后，整整理成册册移交档档案室）；6. 图纸（方案案图、初初设图、施施工图）7. 样品（由项项目管理理部负责责收集，单单项工程程竣工后后并经过过筛选、标标注，移移交档案案室）；8. 工程竣工档档案（项项目部负负

2、责、工工程档案案管理员员指导）；9. 其它与工程程建设有有关文件件。二、 城建档案的的归档范范围：1. 建设方归档档档案：1） 综合文件材材料（大大部分为为政府审审批文件件）2） 综合文件材材料的扫扫描电子子文件（详详见关关于移交交城建档档案时须须对综合合文件进进行扫描描处理的的通知）3） 竣工图电子子文件（由由设计院院或各各施工单单位提提供建设设方汇总总）（详见关关于移交交竣工图图CADD电子文文件的通通知）4） 声像档案（包包括工程程照片、录录像带）2. 监理文件：1） 综合文件材材料2） 技术文件材材料3） 扫描文件磁磁盘（详详见关关于移交交城建档档案时须须对综合合文件进进行扫描描处理的

3、的通知）3. 施工技术文文件：1） 综合文件材材料2） 技术文件材材料3） 竣工图纸及及其相应应电子磁磁盘、文件材材料归档档要求1. 所有归档资资料要认认真细致致地填写写，内容容要齐全全、真实实，签证证手续齐齐全，无无涂改、无无弄虚作作假，确确保工程程归档资资料的真真实性、准准确性。归归档资料料应采用用法定计计量单位位按规范范要求进进行填写写。2. 归档资料应应使用由由档案馆馆制定的的统一表表格，填填写字迹迹要工整整、清晰晰，不得得潦草。3. 需要复写纸纸复写的的归档资资料，一一律使用用单面复复写纸。复复写份数数中和第第一份必必须用碳碳素水笔笔书写，作作为原件件存档。4. 归档资料必必须随着着

4、工程进进度同步步办理，各各种归档档资料必必须符合合技术规规范要求求，无缺缺项和漏漏办。5. 施工合同的的原件档档案必须须是盖有有“正本”字样的的原件。并并附有甲甲、乙双双方的执执质证明明及法人人证明。6. 凡是由各单单位所发发出需要要变更的的通知单单及往来来文件，必必须盖有有公司印印章；复复印件上上补盖印印章的文文件仍作作复印处处理，不不可当作作原件存存档。7. 凡用电脑打打印的归归档资料料，电脑脑打印出出的那份份文件为为原件；电脑打打印后复复印的文文件加盖盖印章仍仍作复印印件用，不不可作原原件存档档。8. 凡用作为存存档文件件都必须须版面清清晰，不不得有模模糊不清清和黑色色印记。9. 重要的

5、文件件必须提提交电子子磁盘。如如：合同同、招议议标书、策策划报告告、总结结报告、图图纸等。10. 样品必须注注明类别别及用途途；照片片必须是是原片，同同时移交交相应底底片；录录相带必必须是原原带。复复制的照照片及录录相带拘拘收。11. 归档资料必必须加以以系统整整理，按按业务范范围分类类组成保保管单位位（卷、册册、盒）。12. 归档资料统统一编制制案卷目目录，案案卷目录录一式两两份，一一份由管管理人员员存档，另另一份返返回各部部门用以以备查。13. 凡是在公司司或部门门业务活活动中形形成的文文件材料料都应按按规定收收集齐全全，整理理归档，任任何个人人不得据据为已有有或拒绝绝归档。、工工程档案案

6、借阅规规定1. 无关人员不不准进入入档案室室。借阅阅人员未未经允许许也不得得进入档档案室。2. 公司人员借借阅档案案，必须须按规定定办理登登记手续续后，由由档案管管理员提提取所需需档案，在在指定地地点查阅阅。绝密密、机密密的档案案必须经经部门领领导批准准后在档档案室内内查阅，不不准带出出、复印印、抄录录。3. 外单位人员员借阅档档案，必必须持单单位介绍绍信并经经本深圳圳分部相相关领导导批准，按按规定办办理手续续后，方方可查阅阅。4. 借阅档案人人员要爱爱护档案案，不准准拆卷抽抽页，剪剪裁、撕撕毁、污污损档案案，不准准在档案案内加注注任何标标记，违违者给予予处罚。5. 借阅档案人人员要严严格遵守

7、守档案借借阅规定定及档案案管理规规定，保保守秘密密，不得得翻阅无无关文件件，更不不得向他他人泄露露文件内内容，因因工作需需要摘抄抄复印档档案，须须经档案案管理人人员同意意，方可可办理。6. 档案管理员员对涉密密档案要要严加保保密，不不准随意意将档案案放在办办公桌上上，更不不准私自自将档案案带回家家和借给给别人。一一但发生生涉密事事件，追追究有关关人员的的责任。、合同同存档有有关规定定1. 合同起草过过程中形形成的纪纪要、决决议、领领导批示示等相关关文件一一并归档。2. 合同签订一一式四份份：两份份正本、两两份副本本，签定定后甲乙乙双方各各持一份份正本、一一份副本本。部分分施工合合同应需需考虑到

8、到竣工档档案，可可增加相应应份数。3. 合同归档时时，需提提供法人人授权书书、公司司资质、合同预算书。4. 合同的原件件正本交交档案室室存档，副副本交投投资金融融部保管管。5. 合同执行过过程中，形形成的设设计变更更、签证证、会议议纪要等等相关资资料以及及合同结结算所有有资料由由承办人人负责收收集、汇总、交档。6. 合同是机密密文件，相相关人员员必需严严格遵守守其保密密制度。归档、立立卷质量量要求一、本工程程档案实实行立卷卷制度。归归档的文文件资料料应完整整、准确确地反映映部门在在各项工工作中的的真实过过程，必必须是定定稿后由由部门负负责人签签发的原原件。请请示类文文件应有有批复，保保证档案案

9、的完整整性。二、立卷质质量总的的要求是是：遵循循文件材材料的形形成规律律和特点点；保持持文件之之间的有有机联系系，区别别不同价价值，便便于保管管和利用用。其中中：城建建档案、招招投标文文件、标标书等实实行按项项目分类类、立卷卷。三、立卷要要求1、归档的的文件材材料种类类、份数数以及每每份文件件的页数数应齐全全完整。归归档材料料要原件件，没有有原件的的可以用用字迹清清楚的复复印件并并加盖公公章。2、在归档档的文件件材料中中，应当当将每份份文件的的正文与与附件、请请示与批批复、多多种文字字形成的的同一文文件，分分别立在在一起，不不得分开开。3、时间划划分：从从1月1日日起，至至12月331日止止。

10、不同同年度的的文件一一般不得得放在一一起立卷卷。4、卷内文文件材料料应按时时间顺序序排列，依依次编写写页号；需要立立卷归档档的材料料，在有有文字的的当页材材料正面面的右上上角，背背面的左左上角填填写页号号（背面面没有文文字的材材料不须须填写页页号）； 图表表、声像像和实物物档案应应在装具具上或在在声像和和实物背背面逐件件编号。5、永久、长长期和短短期应按按规定的的格式逐逐件填写写卷内文文件目录录。6、照片应应用文字字标出活活动的时时间、地地点、人人物、中中心内容容。7、文件质质量要求求：文件件材料统统一用AA4纸；卷内文文件材料料要去掉掉金属物物（回形形针、大大头针、钉钉书针）；对破损损的文件

11、件材料要要托裱；字迹已已扩散的的应复制制一份与与原件一一起立卷卷；对较较大的表表格，要要折叠成成A4纸纸大小；有小字字条的要要加边成成A4纸纸大小。四、卷内文文件目录录填写方方法顺序号：卷卷内文件件排列的的先后顺顺序，即即件号。文号：文件件制发机机关的发发文字号号。责任者：对对档案内内容负有有责任的的部门或或个人，即即文件的的作者。题名：即文文件的标标题，一一般应照照实抄录录。没有有标题或或标题不不能说明明文件内内容的，可可自拟标标题，外外加“ ”。没有有年、月月、日的的材料要要考证清清楚，填填入有关关项内；会议记记录要填填写每次次会议的的时间、主主要内容容。日期：文件件的形成成时间、填填写时可可省略年年、月、日日字，年年、月、日日用“.”小数点点表示。例例如：119988.7.1。页数：一份份文件有有几页（背背面有文文字的也也算一页页）。页号：卷内内文件所所在之页页的编号号。（即即图书目目录的编编号）如：第1份份文件有有5 页页，页号号填1；第2份份文件有有3页，填填6，填填每份文文件第11页的页页号，以以此类推推。第 6 页 共 6 页