某某公司档案管理办法11070.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.公司档案管管理办法法年 月目 录目 录第一章 总则1第二章 纸质档档案管理理2第三章 声像档档案管理理3第四章 档案查查借阅管管理制度度4附件一、部部门档案案管理人人员的职职责1附件二、档档案资料料立卷归归档规则则1附件三、声声像档案案整理、保保管规则则1附件四、光光盘档案案管理细细则1附件五、光光盘标签签2附表一、计计划工作作资料单单3附表二、查查（借）阅阅文件资资料申请请单4附表三、借借阅档案案催还单单4附表四、打打（复）印印文件资资料申请请单5附表五、

2、领领用文件件资料申申请单5附表六、档档案交接接清单6附表七、声声像器材材借用申申请表6 第一章 总则第一条 为了规规范和严严肃公司司档案管管理，根根据国家家档案法法有关规规定结合合公司的的具体情情况，制制定本规规章制度度。第二条 档案工工作的宗宗旨：收收集齐全全、及时时归档、完完好保存存，方便便利用。第三条 档案管管理的基基本原则则及要求求：一、归档原原则1 集中保管：公司各各档案材材料由行行政部集集中保管管。2 主动上交和和积极催催收相结结合：各各部门主主动上交交和行政政部主动动催收相相结合。3 详细登记：各部门门将原文文或其他他各种介介质的预预归材料料整理完完好，标标著清楚楚，以便便分类归

3、归档。二、交接原原则1 员工离职或或请假超超过15个工作作日，当当事人必必须主动动将经办办的档案案材料向向接办人人员交接接清楚，不不得擅自自带走或或销毁。档档案材料料有损坏坏或缺失失的，根根据档案案材料的的重要性性，每损损坏或缺缺失一份份，在考考核结果果中对相相关责任任人进行行责任处处理；2 档案材料交交接单是是员工办办理离职职或请假假时必须须具备的的文件，没没有合法法的档案案材料交交接单，公公司不予予办理相相关手续续。（档档案交接接单见附附表六）第四条 档案管管理的组组织机构构及责任任划分档案管理实实行集中中管理。行政部集中中统一管管理，各各部门负负责部门门档案工工作，维维护档案案的完整整与

4、安全全。一、行政部部行政部全面面负责公公司档案案的收集集、归档档和借阅阅。其主主要职责责包括： 1 收集、整理理、立卷卷和归档档公司的的档案材材料；2 档案材料的的保管和和销毁；3 档案材料的的借阅、催催还；4 指导部门档档案管理理人员的的工作；5 领导交办的的其他档档案管理理工作。二、部门档档案管理理人员1 各部门应指指定专人人负责本本部门的的档案管管理工作作。2 部门档案管管理人员员在行政政部的业务指指导下，负负责本部部门档案案材料的的具体管管理工作作。其主主要职责责见附件一一、部门门档案管管理人员员职责。第五条 档案管管理分类类对档案的管管理，按按照载体体分为纸纸质档案案、声像像档案。第

5、二章 纸质档档案管理理第六条 纸质档档案的内内容纸质档案指指一切以以纸质形形式存在在的档案案资料，对对应于声声像档案案资料。第七条 档案的的收集档案的收集集按照以以下两种种情况执执行：1、需要经经行政部部流转的的文件资资料收集集，正式式文件一一经产生生，在流流出行政政部之前前，先交交行政部部归档（具具体见“发文管管理办法法”和“收文管管理办法法”）。2、公司各各部门在在工作中中形成后后，不需需要行文文，不经经行政部部流转文文件、档档案（如如工程图图纸、技技术资料料等）的的收集，采采到以下下办法收收集：事先登记A. 部门在每年年制定工工作计划划时均要要同时注注明各项项任务要要产生的的档案目目录清

6、单单，并不不得出现现明显漏漏报，在在制定完完工作计计划3天内必必须报送送行政部部，行政部部秘书根根据部门门上报的的情况，结结合以往往工程或或工作情情况和历历史经验验，编制制当年各各部门应应该上交交的档案案材料目目录并确确定上交交时间，下下发各部部门执行行；B. 公司各项目目部在项项目竣工工验收结结束后2个月之之内上交交档案材材料；C. 对于公司部部门会议议文件，各各部门在在召开会会议前须须到行政政部申请请会议室室借用登登记，行行政部按按照登记记向相关关部门催催收会议议文件。行政部秘书根据会议登记表向各部门催收文件；事后查收A. 行政部秘书书根据各各部门上上报的档档案目录录清单和和既定时时间，及

7、及时向相相关部门门催收档档案；B. 各部门须严严格按规规定主动动、及时时向行政政部上交交档案材材料；C. 对不按要求求及时提提交资料料或提交交资料不不齐全的的，除要要求限时时补齐外外，根据据资料重重要性，在在考核结结果中对对相关部部门经理理进行责责任处理理；D. 对于行政部部秘书催催收不力力或工作作疏忽造造成文件件漏收的的，在考考核结果果中对行行政部秘秘书进行行责任处处理。第八条 档案的的立卷、整整理和归归档，具具体见附附件二，“档案资资料立卷卷归档规规则”。第三章 声像档档案管理理第九条 声声像档案案一般由由录音带带、录像像带、摄摄像带、影影片(母片)、照片(含底片)、光盘盘和文字字说明两两

8、部分组组成。第十条 声声像档案案资料的的收集一、收集范范围1 反映公司主主要职能能活动，业业务、工工程等工工作成果果和存在在问题的的声像资资料；2 各级领导人人参加的的与公司司有关的的重大活活动的声声像资料料；3 公司有关人人员组织织或参加加的重要要会议、会会见以及及外事活活动的声声像资料料；4 其它单位形形成的与与公司有有关的重重要声像像资料；5 其它具有保保存价值值的声像像资料。二、收集方方法及要要求1 事先确认制作、使用用录音带带、录像像带、摄摄像带、影影片、照照片(合底片)的部门门和人员员，在借借用声像像器材时时，经办办人认真真填写声声像器材材借用申申请表，详详细说明明本次制制作所要要

9、形成的的声像档档案所制制作的内内容，数数量和质质量要求求，完成成时间。（见见附表八、声像像器材借借用申请请表）2 严格审核经办人经部部门经理理审核后后，交行行政部主主任审批批后，行行政部即即转交声声像器材材借用申申请表至至行政部部秘书，行行政部秘秘书登记记后借出出器材；3 积极催收、严严格检查查、验收收A. 对到期未及及时交还还器材并并同时上上交所制制作的声声像档案案的，行行政部秘秘书积极极催收。B. 行政部原则则上只接接收原版版、原件件。C. 经办人按规规定上交交的归还还器材时时，必须须同时上上交制作作的声像像档案资资料及其其它载体体形态的的档案，凡凡涉及公公司重大大事件的的，相关关部门和和

10、人员应应向行政政部报送送目录和和必要的的文字说说明。D. 行政部秘书书严格按按规定检检查经办办人员上上交的声声像资料料，声像像资料要要齐全，文文字说明明内容要要真实；底片、原原件与影影像、复复制品要要相符。E. 如果因特殊殊原因未未能按规规定提交交声像资资料，除除非经部部门经理理、行政政部主任任审核，总总经理审审批，否否则视为为私用公公司财物物，其形形成费用用不予报报销，在在考核结结果中对对相关责责任人进进行处理理。第十一条 声像档档案的整整理和保保管（见见附件三三、声像像档案整整理、保保管规则则）第四章 档案查查借阅管管理制度度第十二条 公司员员工可以以根据公公司确定定的查阅阅权限，查查阅有

11、关关文件。第十三条 由行政部部秘书按按相应的的查阅权权限原则则上执行行，如需需越权查查阅，需需上一级级主管领领导批准准。序号职位查 阅 权 限（A级绝绝密，BB级机密，CC级秘密，DD级公开）1执行董事、总总经理A、B、CC、D级文件件资料2公司高层管管理人员员B级（含）以以下文件件资料3部门经理C级（含）以以下文件件资料4一般员工D级文件资资料A级文件(绝密)：指最最重要的的公司秘秘密，一一旦泄露露会使公公司权益益受到重重大损害害的文件件资料，包包括：财财务分析析报告、工工程决算算材料；合同、协协议文本本；对高高层管理理者的考考核报告告、评议议等；对对工资分分配方案案及所属属文件；涉及项项目

12、成本本、利润润的报告告或论证证材料；如投资资计划与与分析、项项目可研研报告等等；公司司尚未实实施或正正在实施施的经营营战略决决策、公公司项目目技术的的核心资资料；公公司其它它认为应应列入绝绝密范畴畴内的文文件资料料及声像像材料。B级文件(机密)：指重重要的公公司文件件，一旦旦泄露会会使公司司权益受受到损害害的文件件资料，包包括：公公司注册册及相关关文件；技术资资料、工工程建设设的重要要图纸；立项报报告、业业务进度度分析报报告；各各种末正正式批复复或采取取的计划划、方案案；涉及及公司尚尚未公开开或不宜宜公开情情报的来来往文书书，政府府部门对对公司的的处罚决决定等；公司其其它认为为应列入入机密范范

13、畴内的的文件材材料及声声像材料料。如经经济纠纷纷、工程程招投标标文件等等。C级文件(秘密)，包括括：各种种证明材材料；工工程方面面的洽商商等；公公司其它它应列为为秘密的的文件资资料及声声像材料料，如给给领导的的函件、竣竣工图、竣竣工资料料等。D级文件(普通)：指一一般性的的，可以以提供给给所有的的员工查查考利用用的文件件资料，包包括：平时各种工工作条例例、规章章制度；一般业业务工作作来往文文件(不涉及及绝密、机机密的文文件)；各类类一般性性的请示示、通知知、会议议纪要，简简报、情情况反映映等；行行政管理理工作的的计划、总总结、报报告；一一般性的的月、季季工作计计划与总总结报告告；有关关干部任任

14、免、调调配、定定级等的的文件；财产、物物资、档档案等各各类行政政交接手手续凭证证，其它它。查(借)阅阅档案（包包括资料料、文件件、光盘盘）必须须在档案案查（借借）阅登登记簿登登记后方方可查（借借）阅；密级档案在在行政部部查阅，不不能带出出，必须须带出行行政部查查阅的，需需行政部部主任审审核报总总经理签签字才可可。第十四条 档案原原件一般般不外借借，如必必须借阅阅，一般般档案时时间不超超过十天天，密级级档案不不超过一一星期。并并且必须须得到行行政部主主任审批批并办理理相关手手续（见见附表二）。第十五条 借阅档档案的人人必须爱爱护档案案，要保保护档案案的安全全与保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾画、裁

15、裁减、抽抽取、拆拆散、摘摘抄、复复印、摄摄影、转转借或损损坏。第十六条 借档人人确因工工作原因因需要打打印、复复印、摘摘抄文件件，须经经行政部部主任批批准并办办理相关关手续。（见见附表四）并由由行政部部秘书负负责打印印、复印印。但须须进行技技术处理理，保证证复印件件与原件件有明显显的区别别，并且且只复印印文件上上相关的的部分，其其他与其其查阅无无关的内内容在复复印时必必须进行行遮蔽处处理；第十七条 借用的的档案，当当事人必必须在规规定时间间归还行行政部；如确需需延期，当当事人必必须提前前一个工工作日办办理续借借手续（见见附表三）。否否则视为为无故不不及时归归还，在在考核结结果中对对责任人人进行

16、责责任处理理。第十八条 借阅档档案交还还时，必必须当面面点交清清除，与与发现遗遗失或损损坏，应应立即报报告领导导，并根根据文件件性质、损损坏程度度在考核核结果中中对责任任人进行行处理。第十九条 外部合合作单位位查阅档档案，应应持有单单位介绍绍信，并并经总经经理批准准后方能能查阅，但但不能将将档案带带离行政政部。第二十条 外部合合作单位位摘抄卷卷内档案案，应经经总经理理同意，对对摘抄的的资料要要进行审审查、签签章。 附件一、部部门档案案管理人人员的职职责部门档案管管理人员员要接受受公司行行政部的的业务指指导、监监督和检检查，学学习公司司的档案案管理制制度，按按公司档档案管理理制度管管理本部部门的

17、档档案资料料，其主主要职责责如下：一、对部门门已结案案工作所所产生的的文件及及时收集集、整理理，按规规定向行行政部移移交(各种资资料、上上级批文文、图纸纸、声像像资料等等)；二、负责部部门文件件资料的的整理、统统一编号号及提供供利用；三、负责部部门档案案资料的的安全保保密工作作，每月月进行安安全保密密检查，向向行政部部汇报工工作，接接受行政政部的监监督检查查，并定定期（一一般为三三个月一一次）和和行政部部秘书进进行清单单核对；四、根据档档案管理理制度规规定各部部门要建建立档案案登记本本，严格格规范档档案交接接收发手手续（见见附表六六、档案案交接清单）；五、负责对对部门的的电子文文件资料料进行备

18、备份整理理，保证证各种文文件的安安全可靠靠；六、负责本本部门计计算机的的正常运运行和使使用，每每周坚持持杀病毒毒。附件二、档档案资料料立卷归归档规则则档案资料立立卷归档档规则为了完整、准准确、系系统地保保留公司司生产活活动中形形成的具具有保存存价值的的文件材材料，保保持文件件之间的的历史联联系，便便于查找找和利用用，依据据有关国国家标准准和规范范，结合合公司具具体情况况，特制制定本规规则。第一条、本本规则规规定了公公司文件件材料归归档整理理的原则则、方法法和基本本范围，并并以工程程项目资资料为例例。第二条、本本规则依依据国家家档案局局工业业企业档档案分类类试行规规划，自自治区档档案局企企业事业

19、业单位管管理文件件材料归归档整理理试行规规划和和国家质质量技术术监督局局颁布的的科学学技术档档案案卷卷构成的的一般要要求国国家标准准（GB/T111822220000），结结合公司司具体情情况制定定。第三条、名名词一、立卷-公司本本部各部部门或项项目部的的文件资资料管理理工作人人员，将将平时收收集、保保管的文文件，对对其中已已形成结结果齐全全的文件件、技术术资料按按归档的的标准和和要求，进进行分类类整理，装装订成册册的工作作过程，称称之为立立卷。二、移交-是指项项目部在在工程竣竣工后二二个月内内或公司司本部各各部门在在每年1月底前前将上年年度本部部门工作作形成的的文件资资料立卷卷、造册册，移交

20、交公司档档案室保保管的过过程。三、归档-凡是反反映本公公司工作作（含工工程施工工）生产产活动，具具有查考考利用价价值的文文件材料料，通过过相关人人员移交交档案室室档案管管理人员员管理，称称之归档档。四、销毁-是指由由档案部部门负责责人和档档案管理理人员根根据档案案保管年年限的规规定对档档案进行行鉴别、登登记后，会会同公司司指定的的监审部部门人员员一道将将保管到到期的档档案进行行处理（一一般焚烧烧、粉碎碎处理）的的工作过过程。第四条、文文件材料料整理排排放的要要求。文件材料的的整理以以件为单单位进行行分类、装装订（整整理、装装订排放放要求见见下表），再再按分类类进行排排列、编编号、编编目，装装盒

21、，按按此顺序序进行，直直至编入入总目录录中上架架摆放、保保管、利利用（参参阅）整理单位：一般以以每份文文件材料料为一件件，每项项工程图图纸为一一件。整理时要求求装订时排放放要求文件正本与与定稿为为一件正本在前，定定稿在后后文件正文与与附件为为一件正文在前，附附件在后后文件原件与与复印件件为一件件原件在前，复复印件在在后转发文与被被转发文文为一件件转发文在前前，被转转发文在在后来文与复文文为一件件复文在前，来来文在后后报表、名册册、图册册等每册（本）为为一件第五条、文文件、资资料、图图表立卷卷、归档档的要求求一、移交公公司档案案室文件件、资料料、图表表份数为为一份，有有原件者者应交原原件，承承包

22、的工工程如业业主或甲甲方另有有要求时时，按其其要求移移交他们们所需的的份数 。二、立卷的的要求：文件、图图表必须须书写工工整，字字迹、线线条清楚楚。图面面整洁，用用墨汁或或碳素墨墨水填写写，禁止止用铅笔笔、圆珠珠笔、水水彩笔和和其它易易褪色的的书写工工具书写写、绘制制和签收收。1、竣工文文件、图图表装册册时，如如果数量量较多，可可按顺序序排列（按按断面号号或施工工船位号号），把把相关的的文件材材料、图图表等分分别组装装成数册册（件）。一一个档案案盒可放放两件（或或数件），每每件都有有“案内封封面”“本卷目目录”和“科技档档案卷内内备考表表”。每件件的页号号都是从从1至最后后一页（如如第一件件1

23、136，另一一件1120页），如如果这个个档案盒盒内放有有两件时时，则在在“科技档档案卷内内备考表表”说明一一栏中写写上：本本卷合计计：1366+1220=2256页（假假设第一一件为136页，第第二件为为120页，见见附表）。每每个案卷卷不论装装几件，其其总厚度度不得超超过6cm。2、档案盒盒封面不不能粘贴贴纸。3、档案盒盒正面和和侧面的的“案卷题题名”要求内内容一样样。 字体排排列要求求：正面面横写，侧侧面竖写写。4、文件材材料用纸纸一律采采用A4（2977mm2100mm)，如其其他往来来单位采采用16K纸时，则则必须把把原16K纸贴在A4白纸上上。5、卷内文文件材料料排列顺顺序：管理文

24、件按按建设程程序、或或重要程程度排序序，重要要文件排排在前，一一般性文文件在后后，复文文在前，来来文在后后，正文文在前，原原稿在后后；项目目技术文文件按管管理、依依据、施施工记录录、检测测、评定定、证明明顺序排排列；竣竣工图按按设计、施施工断面面或图号号排列；有文和和图时，则则文字材材料在前前，图在在后。6、文件材材料装订订：文件材料经经系统排排列、编编写页号号、填写写卷（或或册）内内封面、“本卷目目录”和“科技档档案卷内内备考表表”后，将将每份文文件的金金属钉（或或其他金金属物）去去掉，小小（小于于A4纸样的的）、残残缺的文文件应加加予托裱裱，装订订线处有有字的要要加边表表粘牢，然然后用白白

25、纱线装装订成册册。一律律不得用用金属钉钉装订或或浆糊、胶胶水等粘粘贴。装订孔尺寸寸和穿绳绳方法如如下图所所示：7、档案卷卷内页号号编法： 档案卷内页页号的编编写以册册为单位位，一册册为一个个流水号号。在册册内的文文件材料料排列固固定后，每每册从“1”开始，用用号码机机在文件件材料的的右下角角依次编编流水顺顺序号。每每页编一一个号。如如果一纸纸两面都都有文字字材料或或图，则则在两面面各打印印一个号号，反面面的号打打印在左左下角；两张以以上小幅幅面材料料，在前前一页上上，也只只编印一一个号；折叠成成几层的的文件和和图表，按按一张编编码页号号，一张张只打印印一个号号。“案卷封封面”、“本卷目目录”和

26、“科技档档案卷内内备考表表”不编页页号，因因此也不不打印页页号。竣竣工文件件、图表表一定要要用号码码机打上上页号，不不得用铅铅笔或其其他笔写写页号。竣竣工文件件、图表表装订时时，“卷内目目录”排列在在卷内文文件材料料的首页页之前，“科技档档案卷内内备考表表”放在卷卷内文件件材料的的尾页之之后，装装订时把把“案卷封封面”“本卷目目录”和“科技档档案卷内内备考表表”同其他他文件一一起装订订，不能能用胶水水或浆糊糊把这三三张粘贴贴在竣工工文件上上。“本卷目录录”一是要要填写最最后一页页号码（见见附表2所示）三、竣工图图表的立立卷要求求1、竣工图图应能全全面、准准确反映映工程竣竣工的全全部施工工实际造

27、造型和特特征。要要求做到到图面整整洁，字字迹清晰晰，数据据准确，确确实反映映工程竣竣工的实实际情况况。图表表中的文文字、数数据、图图象、线线条、签签字均必必须使用用黑墨水水，不能能使用圆圆珠笔或或其他易易于褪色色的墨水水。2、档发（19992）8号文件件的规定定，每件件竣工图图背面的的左下角角加盖竣竣工图章章（图章章式样如如下图示示）XX工程竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期1088888502446703、竣工图图纸封面面一般采采用A3纸大小小（见附附表7竣工图图纸封面面）如果果业主或或甲方有有要求，则则以其要要求为准准。竣工图大小小可以采采用A3纸也可可以采用用厘米方方格纸，同同

28、一断面面的几种种状态必必须在同同一张纸纸上，不不能在两两张图纸纸上出现现。附图图说明的的文字材材料一律律打印，每每页A4纸打印32行，每每行30个字，页页号在每每页下边边中间。4、图表装装订：（1）A33纸（或或厘米方方格纸）装装订线留留在左侧侧；（2）A44纸竖向向装订线线留在左左侧；（3）A44纸横向向装订线线留在上上边；（4）A33（或厘厘米方格格纸）、A4纸均采采用三孔孔一线装装订法，孔孔距为80毫米（见见_页）（5）竣工工图表装装订应以以风琴式式折法，按A4纸规格摆好，图标露在正面，并在装订孔一边加垫纸条（30mm297mm），以弥补厚薄不平。“竣工图、表”必须连同“科技档案封面”“

29、本卷目录”和“科技档案卷内备考表”一起装订（见附表3、4、5）5、每册图图纸的封封面、本本册目录录、图标标字体、型型号见附附表7、8、9。四、档案案案卷编目目方法1、卷内封封面填写写说明：卷内封封面填写写是为了了维持系系统整理理分类排排列，提提示案卷卷内容，固固定案卷卷之间的的次序。封面的填写写：（1）档号号、档案案馆号、缩缩微号，由由档案部部门填写写，其余余各项由由立卷人人填写。（2）案卷卷提名：主要内内容应包包括项目目名称、结结构、部部位等名名称，应应能简明明准确反反映出案案卷的基基本内容容。（3）编制制单位：填写案案卷内文文件材料料的形成成单位。（4）起止止日期：填写文文件材料料形成的的

30、起止时时间。应应有年、月月、日。（5）保管管期限：由档案案部门填填写。（6）密级级：由档档案部门门填写。2、卷内目目录填写写（见附附表4）（1）序号号：按同同一文号号或同一一标题的的名称，编编一个顺顺序号（不不论本文文材料的的页数多多少），填填写内容容同档案案章中的的序号。（2）文件件编号：填写文文件的发发文号。文文字材料料已有文文号的，按按文号填填写；无无文号的的可不填填写；图图表填写写图表编编号。（3）责任任者：填填写文件件材料的的形成部部门或主主要责任任者。一一般是指指单位名名称（项项目部或或公司部部门）或或个人姓姓名，代代表个人人的作品品（如合合理化建建议、填填写作者者人名，经经过一定

31、定审批程程序完稿稿的公文文，竣工工图表应应填写单单位名称称）。（4）文件件材料题题名：按按文件材材料标题题的全称称填写，无无标题或或标题不不规范的的，可根根据内容容自拟标标题，外外加 标识识。图表表的文件件材料题题名填写写图表的的名称。（5）日期期：按文文件形成成落款的的年、月月、日填填写，如如19999.007.009，以8位阿拉拉伯数字字标注。竣竣工图表表按图标标最后签签名日期期填写。（6）页次次：指文文件、图图表在案案卷内打打印的流流水页号号（不指指原件编编的页号号），填填写已编编好序号号的文件件、图表表首页上上打印的的流水页页号，并并要填写写最后一一页的页页号（见见附表2）。（7）备注

32、注：注释释文件需需说明的的情况。3、备考表表（见附附表1）的填填写：要要求标明明卷内文文件材料料的件数数和总页页数以及及在组卷卷过程中中需要说说明的，立立卷人要要签上名名字。卷卷内备考考表排列列在案卷卷内文件件材料的的尾页之之后，不不打印流流水页号号。五、其他应应注意的的事项1、在档案案盒和竣竣工资料料、竣工工图表的的正面、侧侧面的临临时案卷卷顺序号号只能用用铅笔（HB）写，不不能用钢钢笔、毛毛笔写，更更不能用用数码机机打印立立卷人编编排的临临时案卷卷顺序号号。2、在装订订成册后后，立卷卷人应对对竣工文文件、图图表的顺顺序页次次反复检检查，以以避免发发生反页页、倒页页、缺页页或乱页页的错乱乱。

33、3、施工照照片图册册必须填填写“案卷题题名”、“编制单单位”、“照片档档案卷内内目录”和各照照片的“照片号/底片号”、“拍摄时时间”、“摄影者”、“文字说说明”等。施施工照片片集必须须放在科科技档案案盒内。4、竣工文文件、图图表的装装订棉绳绳不要太太细，装装订时绳绳子应打打活结，以以防重新新装订时时用，绳绳子三舌舌结应打打在竣工工资料背背后，不不得在封封面。5、竣工文文件一定定要有总总目录（见见附表6），并并且按规规范装订订在竣工工资料第第一册上上，多时时也可另另册装订订，但必必须完整整、规范范。6、每页的的页号必必须用数数码机打打印，字字迹要清清晰，不不能模糊糊不清，不不能用笔笔手写页页号。

34、7、装订要要整齐美美观。如如果遇到到装订后后册边纸纸张不整整齐，必必须把册册边切割割整齐，方方可放入入档案盒盒内。8、文件、图图表每卷卷、每册册和档案案盒必须须完整无无损，不不能有水水渍、油油渍、划划伤、发发霉等情情况出现现。9、档案盒盒厚度的的选择：以拟将将装入此此盒的文文件、图图表总厚厚度来选选择档案案盒的厚厚度。同同类同一一档的文文件、图图表一般般放入共共一盒内内，只有有在已选选用了最最厚盒的的档案盒盒仍放不不下时，才才选择放放入另一一盒（当当然是同同一档的的盒）。国国家档案案部门规规定的档档案盒厚厚度种类类有10mmm、20mmm、30mmm、40mmm、50mmm、60mmm六种，可

35、可在文化化用品市市场购买买。10、施工工照片的的册子只只能用统统一的“照片档档案”，不能能用生活活照片册册。第六条、工工程竣工工文件的的移交每施工一项项工程，在在竣工验验收后二二个月内内（一般般情况下下，具体体移交时时间在项项目计划划中列示示），由由承担本本工程的的项目部部负责按按本规定定有关要要求整理理成册，完完好地移移交公司司行政部部。第七条、保保管期限限案卷的保管管期限，以以其保存存和使用用的价值值分为永永久、长长期（1650年）、短短期（15年以下下）三种种，并分分别装订订。永久凡凡记述和和反映本本公司的的发展历历史的各各种材料料，如：公司的的不同时时期发展展的机构构、承担担工程的的合

36、同文文本、史史志等。长期凡凡记述和和反映本本公司的的活动，在在较长时时间内对对公司工工作、承承担工程程有查考考利用价价值的档档案。短期凡凡在较短短时间内内对本公公司有参参考利用用价值的的档案。如如施工原原始记录录（含钻钻孔、安安全事故故、机电电运行记记录）在在工程款款全部付付清后，即即可销毁毁。保管时间的的计算：从案卷卷移交到到档案室室的年度度开始算算起。第八条、档档案分类类、保管管期限表表档案分类、保保管期限限表类顺序名称保管期限备注一、行政管理1、公司年度工工作计划划短期2、公司年度工工作总结结、本年年大事记记永久3、公司申报成成立及批批复文件件；公司司资质申申请及政政府有关关部门批批复文

37、件件；公司司印章式式样启用用文件；批准项项目部成成立、撤撤消、合合并、更更改及其其印章启启用永久4、公司历史、组组织沿革革、年鉴鉴永久5、本年度机构构设置、年年底员工工花名册册、任免免、调配配、录用用、解聘聘、培训训、职称称、执业业证、员员工违纪纪记录、处处分长期6、年度会议文文件材料料、记录录、电话话记录、收收发文本本短期7、员工档案一人一档，随随工作地地点变动动而动二、经营管理1、公司经营远远、近期期规划策策略永久2、中标工程招招投标书书、合同同、协议议及与之之有关的的法律性性文本永久3、合同工程工工程量结结算单（或或确认书书），工工程款结结算单长期 工程款全部部回收后后销毁，仅仅留一总总

38、表 永久存存4、公司经营管管理规章章制度长期5、公司财务管管理规章章制度长期6、单项工程成成本分析析永久7、年度财务决决算报告告、报表表长期8、经营部门各各种统计计年报（或或工程结结束后报报表）及及综合分分析材料料、客户户档案长期9、本年各项目目及公司司支付收收入帐本本、凭证证、会计计管理、资资金流通通、各种种财务报报表、帐帐簿长期10、固定资产购购置、报报废、回回收有关关材料长期三、物资管理物资包括设设备和材材料1、年度物资保保有量表表短期2、物资管理各各项规章章、制度度长期采、用、存存、保、处处理3、设备维修、修修理制度度及计划划长期4、项目部设备备清单公司本部办办公设备备及其他他设备清清

39、单短期短期分项目部填填5、设备档案长期四、工程、技术术管理1、技术新规范范、新标标准、科科技成果果、技术术引进、革革新、合合理化建建议等科科技管理理长期2、与本公司业业务相关关连的政政府有关关部门相相关法律律法规长期有效期内3、竣工验收文文件（质质量鉴定定书、交交工验收收报告、交交工验收收证书、验验收申请请、批准准文件等等、竣工工图、文文件材料料、施工工总结或或报告）长期4、设计、施工工文件（审审批的设设计、变变更设计计及有关关文件、技技术交底底、施工工中重大大技术的的来往文文件、会会议记录录等施工工过程一一切文件件、工程程质量自自检报告告，甲方方或业主主抽检资资料、竣竣工质检检资料短期款全部

40、回收收后5、施工各类原原始记录录（钻孔孔记录、机机电运行行记录、施施工照片片集和其其他原始始记录、施施工日志志、气象象、其他他音像资资料短期款全部回收收后6、各种材料清清耗量表表及其分分析资料料长期7、与甲方或业业主及政政府有关关部门联联系、请请示往来来及批复复件短期8、项目部人员员动态长期附表1档案卷内备备考表说明：本保管单位位（案卷卷）共件，本本件136页，其其中文字字136页，图图样0页，照照片0张，其其他0页。 本卷卷合计：1366+1220=2256页立卷人： XXXX 20003年6月4日附表2卷内目录序号文件编号责任者文件材料题题名日期页次备注123456789101112131415161718192021222324附表3 档 号_档案馆号_缩 微 号号_案卷题名_编制单位_起止日期_保管期限_密 级_附表4卷内备考表表说明：本保管单位位（案卷卷）共_件，_ 页，其其中文字字_页页，图样样_页，照照片_张，其其他_页。立卷人：XXXX 年 月 日检查人：XXXX 年 月 日附表5（项目名称称或代号号）_档档案案卷卷归档目目录序号案卷题名页数编制单位编制时间保管期限密级备注123456789101112131415161718附表6_竣工图图合同编号_项目经理：总监代表：业主（甲方方）代表表：开工日期： 年 月 日竣工日期： 年 月 日广西创新港港湾工程程有限