某某公司档案管理系统操作培训11073.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.20一三年世纪科怡档案管理系统操作培训字向红 一、管理软软件安装装、初始始化、数数据备份份恢复单机：标准准v3.22.1版版本网络版：同同时支持持8个客户户端同时时录入或或查询。1、安装 、初始始化(以单机机版本为为例)安装：安装装时建议议安装在在非操作作系统分分区（如如：D盘），并并设置一一个文件件夹如：d:inffosooft44。 原文文设置：d:kyddoc。光盘系列号号在光盘盘盒背面面。实体分类号号：操作此此步之前前，一定定要先“全宗设设置”，为了

2、便便于区分分，序号号建议使使用01001来表示示，前两两位表示示：类别别（01文书档档案、02会计档档案等），后后两位表表示大类类下的小小类（01001表示综综合类）.辅助字典：根据需需要来设设置保管管期限、密密级、会会计类别别，在相应应的字典典类目下下分层设设置对应应的内容容，可在在辅助字字典下面面设置和和来文或或档案录录入界面面下,如:加一五五年和25年保管管期限。档号设置：三级、两两级、单单级二级管理：全宗号号（3）-目录号号（3）-案卷号号（3）-页号（3） 如：0899-055-1223-0012单级管理：全宗号号（3）-归档年年度（4）-实体分分类号（4）-保管期期限（4）-件号（

3、3）。如:0899-20006-01002-YY-200(y表示保保管期限限永久，c表长期期，d表示短短期，30代表30年、10代表10年)用户管理:设置部部门、设设置用户户、设置置密码（选选择某用用户-“用户”菜单-属性）及及某用户权权限日志检查：系统操操作日志志，如：20111年5月25日ISA用户删删除500条记录录，进入入日志检检查后可可查看到相关记记录。2、数据备备份、恢恢复（库库备份恢恢复）is_arrchiive.db（如如图：1.1、1.2）二、档案管管理软件件基本录录入科技档案为为三级管管理。靠靠档号来来进行关关联。传统文书、基基建、照照片、会会计等档档案为二二级管理理有关联

4、：显显示所选选案卷级级目录的的卷内目目录无关联：显显示所有有案卷级级目录的的卷内目目录简化必须著著录项目目：文件件编号、密密级、文文件题名名、责任任者、文文件形称称时间、页页数、全全宗号、归归档年度度、分类类号、目录号、案卷号、保管管期限为为必录项项目文号：由机机关代字字+年度+顺序号号组成 如：临临档发2001245号（机关代字字：临档档发 年度：20112 顺序号号：45号）密级：密级级是文件件保密程程度的等等级，按按GB/T7一五6-119877文献献保密等等级代码码将文文献保密密等级划划分为六六个等级级：绝密密、机密密、秘密密、内部部、国内内、公开开。题名：是表表达文件件的中心心内容、

5、形形式特征征的名称称。1、没有题题名或者者不能揭揭示内容容时，应应该依据据其内容容拟写题题名，37图1.1图1.2自拟题名放放在在原原题名后后面并加加（），比比如某份份文件的的题名是是：紧急急通知，我我们应该该根据文文件的内内容自拟拟一个题题名：紧紧急通知知（关于加加强公共共场所消消毒预防防非典的的紧急通通知）2、涉及人人事、干干部任免免，工资资、级别别变动人人员的。要要在原题题名后面面录入涉涉及本单单位的相相关人员员，加“（）”。目的的是为了了提高档档案检索索的准确确率。3、题名中中的简称称一律写写成全称称或者规规范性简简称。如如：临沧沧地区行行政公署署商业局局，简称称临沧行行署商业业局。4

6、、题名中中涉及到到的方块块数字一一般换成成阿拉伯伯数字。比比如二00一，录入入时一律律使用阿阿拉伯数数字，如如：20001，专用名名词不变变，比如如：“十二五”规划等。责任者：有有多个责责任者时时，责任任者之间间以“;”相隔，三三个以上上责任者者的，著著录前面面两个，然然后加“等”来著录录。个人责任任者一般般只著录录姓名，必必要时在在姓名后后著录职职务、职职称，并并加“（）”。机关关团体责责任者必必须著录录全称或或不发生生误解的的通用简简称。简简称一旦旦确定，就就必须前前后统一一文件形成时时间：文件形形成时间间：时间间项一律律用8位阿拉拉伯数字字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0补足。如：

7、只能确定为2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日，则填入20060101。常用快捷键键介绍1、移动到到下一个个文本框框，按Tab键或entter键。Shhiftt+Taab则上上移到上上一个文文本框。2、题名录录入时如如果上下下两条大大同小异异，可用用ctrrl+cc复制，再再ctrrl+vv粘贴，ctrrl+XX剪切，然然后进行行不同之之处的修修改即可可，这样样可以提提高录入入的速度度。3、快捷键键保存：ctrrl+ss ，存加：ctrrl+zz4、需要选选中部分分行进行删除除或打印印报表操操作时，先选中第第一条，按按住shhiftt键后选中中最后一一条，如如果不是是连

8、续的的选，空空行选择择时，按按住cttrl键用鼠标标点击所所需要选选择的行行。技巧：录入入时误删删除全部部题名，可可单击右右键选“撤消”。三、档案管管理软件件查询、排排序、目目录序列列查询：简单单查询、高高级查询询。数据排序：一般采采用用档档号排序序，也可可根据需需要进行行选择其其它数据据源进行行排序目录系列：设置前前先选中中档案门门类（简简化方法法整理设置设置目目录序列列）批量修改：条件必必须部分分记录内内容相同同。选择记录：选择1-n间所有有记录:先选中中第1条，按按住shiift键选中中第n条。选选若干条条记录：按住ctrrl键逐条条选择。目录序列：v3.22.1(按F5)作为目目录序列

9、列字段四、浏览界界面设置置、文件件归档流流程、件件号调整整1、浏览界界面设置置2、文件归归档流程程（如图图：4.1）a.文件管管理下进进行文件件登记（来来文、发发文、内内部文件件）b.文件管管理下对对文件进进行鉴定定：鉴定定（补充充相关字字段内容容）：填填入归档档情况，若若需归档档则填入入：全宗宗号-实体分分类号-保管期期限c.门类字字段对应应 d.文件管管理-文件归归档（查查询归档档内容-（不能能使用年年度归档档且钩选“形成档档号”）点选顺序序（件号号）图：4.13、件号调调整:档案管管理件号调调整（如如图：4.2）图：4.2五、目录的的修改、导导入、导导出、制制作1.修改：屏幕中中以“xA

10、|”开头的的显示文文本在实实际报表表中以当当前文本本方式显显示，而而以“xB|”开头的的显示文文本在实实际报表表中则以以数据表表中相应应字段内内容代替替，以“xC|”开头的的显示文文本在实实际报表表中显示示为系统统参数，例如时间、页码等。题名前空两个汉字的位置（如图：5.1）2、导入：光标移移到数据据管理-F55（ctrrl+11）后跳出出下图窗窗口，按按图示步步骤进行行导入操操作（注注：第4步路径径为“C:报表”，此报报表在教教学光盘盘内）。（图图：5.2）3.导出：来文-选择右右边的“销毁清清册”报表-工具栏“导出”-选择存存放目录录路径及及文件名名-确定 前加4个字符空格图：5.1 导入

11、销毁清清册目录录：主界界面“数据管管理”按F5( v33.2 ctrrl+11 )图：5.2六、档案门门类备份份、恢复复、门类类制作、不不同类型型数据导导入1、档案门门类备份份恢复（图6.1 图6.2）图6.1图6.22、门类制制作：系系统维护护F5选“档案”增加输入“婚姻档档案”下一步底层门门类下一步选“简化方方法整理理”（选门门类模板板时见 图6.11）下一步点“”按钮修改英英文表名名、中文文表名点“结构”对字段段进行定定义。（属属性中字字段输入入方式见见图6.22）图6.1图6.2附1：常用用操作流流程序号目标条件操作步骤结果需注意的问题1安装世纪科科怡软件件硬件环境：Perrtiuum

12、 2666 以上CPUU32M以上上内存100M以以上硬盘盘剩余空空间软件环境：Winndowws988/NTT/20000将世纪科怡怡软件(光盘)放进光光驱“安装”下一个是下一个输入姓姓名公司和和序列号号浏览选定安安装路径径确定下一个选中”典型安安装” 下一个下一个开始安安装确定结束退出安安装界面面。世纪科怡软软件安装装在你的的电脑内内。1如安装过过程中电电脑提示示软件中中有的电电子文件件不能顺顺利拷贝贝到目标标文件夹夹内，请请按照提提示进行行手工拷拷贝。2如为第第二次安安装该软软件，请请在选定定安装路路径时输输入iinfoosofft4再再点确定定。2进入系统已进入wiindoows桌桌面

13、双击桌面上上的“世纪科科怡”图标在用户户密码框框内键入入isaa确定。进入世纪科科怡档案案管理系系统。3全宗设置初次登陆科科怡系统统进入系统参参数设置置向导选单全全宗输入全全宗号及及全宗名名称“下一步”完成设置全宗号号、全宗宗名称4字段设置进入管理系系统界面面按“Ctrrl1(F5)”键进入入信息门门类定义义界面双击“档案”图标双击“文书档档案”图标选中“简化方方法整理理”图标单击“修改” 按钮单击“结构”单击“增加”在“数据类类型”页，填填写 字段名名：“mlh” 中文名名：“目录号”；在“属性”页，勾勾选“值继承”项单击“确定”“关闭”“返回”“退出”在简化方法法整理中中添加“目录号”字段

14、应用传统方方法整理理的单位位可以不不进行此此步操作作5分类方案设设置进入“系统统维护”模块界界面2. 单击击“实体分分类”图标点击“增加”按钮，填填写类目目序号及及类目名名称，如如：01 党委办办，02 政府办关闭；依据按问题题、或科科室组卷卷来设置置6辅助字典设设置进入“系统统维护”模块界界面3. 单击击“辅助字字典”图标选中“保管期期限表”单击“增加”按钮在“名称”处输入“25年”单击“保存”即可，同同样分别别输入一一五年、5年、3年；实物物类型处处，依据据各单位位情况添添加，方方法如上上点击“关闭”；在输入数据据时，作作为可选选项7档号格式设设置进入“系统统维护”模块界界面4.单击“档号

15、格格式”图标，双击“文书档档案”单击“传统方方法整理理”单击“档号项项设置”从“可选项项目”中添加加全宗号号、目录录号、案案卷号、件件号四项项确定删除序序号5、6结果如如下所示示：1 全宗号号 4 2 目录号号 2 3 案卷号号 4 4 页号 4 重整档号号保存单击“简化化方法整整理”步骤如如上，结结果：1 全宗号号 4位2 归档年年度 44位3 实体分分类号码码 4位2 保管期期限 2位 4 件号 4 位保存重整档档号退出注意：档号号格式设设置，依依据各单单位档案案整理方方法而定定。保存存后，查查看档号号是否为为全宗号号目录录号案案卷号顺序号号。8录入界面设设置进入“档案案管理”模块界界面单

16、击“档案案录入”图标选中文文书档案案中的“简化方方法整理理”单击左左上角的的“新增”按钮进入数数据录入入界面点击工工具菜单单项中的的“卡片输输入界面面设计”插入“文字标标题”右键点点击“属性”将标题题改为“目录号”，选择择数据源源mlh确定插入“文本框”右键点点击“属性”数据源源选择“目录号”确定确定调整“标题框”“文本框”位置点击左左上角“保存”按钮退出9档案移交进入“移交交接收”模块单击“档案案移交”图标点选所所要移交交的档案案门类如：选选中“传统方方法整理理”点击“添加移移交条件件”按钮进入简简单查询询界面，例例如查找找19991年20001年的永永久卷档档案（依依据移交交内容可可自由设

17、设置查询询项）查询查看移移交档案案退出下一步下一步设置移移交方式式，如：点选“以光盘盘方式移移交”下一步点击浏浏览，选选择存放放位置完成确定否确定将保存在硬硬盘的目目录存盘盘，并移移交档案案馆如果软盘容容量不够够，可用用优盘或或刻录光光盘保存存。10录入记录已进入世纪纪科怡主主界面鼠标指向“档案管管理”单击“档案录录入”档案文书档档案传统方方法整理理或简化化方法整整理进行条条目录入入。在编辑状态态下进行行条目录录入11逐条增加记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态新增网格格进行新新增条目目的录入入。库内条目增增加12批量增加记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态一三删除一条记记录已进入世纪纪科怡编编辑

18、状态态选中要删除除的记录录删除记录已删除除14批量删除记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态方法一：选选中其中中一条要要删除的的记录按住shiift键并用用鼠标左左键点击击所需删删除的其其它记录录。方法二：要要整页删删除记录录，先用用鼠标左左键点击击需删除除页的第第一条记记录按住shiift键鼠标标左键单单击此页页最后一一条记录录所有选中的的记录已已删除整页记录已已删除一五修改一条记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态选中要修改改的记录录修改当当前记录录记录已修改改16批量修改记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态在菜单栏中中点批量量修改选择要要修改的的范围进进行详细细修改记录已修改改17指定页已进入世纪

19、纪科怡编编辑状态态左键点击指指定页输入要要指定的的页号已进入所指指定的页页一八简单查询已进入世纪纪科怡编编辑状态态左键点“记记录” 简单查查询选择查查询范围围确定输入查查询条件件点击查查询所查询的记记录已找找到19高级查询已进入世纪纪科怡编编辑状态态左键点“记记录” 高级查查询在相应应字段键键入查询询条件添加条条件在相应应字段键键入查询询条件直到所所有条件件添加完完为止点击查查询所查询的记记录已找找到20排序已进入世纪纪科怡编编辑状态态左键点“记记录” 排序选择数数据源双击所所选数据据源（或或单击添添加）选择升升序或降降序确定数据已按所所选数据据源排序序21有关联已进入世纪纪科怡编编辑状态态选

20、择一条案案卷级目目录有关联联显示所选案案卷级目目录的卷卷内目录录此功能只能能在传统统方法中中使用22无关联已进入世纪纪科怡编编辑状态态任选一条案案卷级目目录无关联联显示所有案案卷级目目录的卷卷内目录录此功能只能能在传统统方法中中使用，可可统计出出所有卷卷内目录录数23刷新已进入世纪纪科怡编编辑状态态左键刷新新所有数据已已被刷新新24视图已进入世纪纪科怡编编辑状态态视图选择择想要的的显示类类型显示出所要要的视图图类型25原文管理已进入世纪纪科怡编编辑状态态原文管理进入原原文管理理界面原文选择添添加类型型内容已添加加至科怡怡系统26报表已进入世纪纪科怡编编辑状态态报表选择择要打印印的报表表类型选择

21、打打印条件件中的查查询范围围打印所选内容已已被打印印27报表打印界界面设置置已进入世纪纪科怡主主界面将鼠标放在在“档案管管理”按Ctrrl+11(F5)进入目目录维护护界面选择要要调整的的目录类类型在右侧侧报表窗窗口内双双击要设设置的报报表类型型选择所所需修改改的某细细节区进行相相应设置置保存退出所做修改已已被保存存如设置报表表字体类类型、大大小选择择要设置置的某一一细节区区格式字体字体设设置进行相相应设置置确定保存28浏览界面设设置已进入世纪纪科怡编编辑状态态设置选择择要设置置的界面面类型已进入入网络浏浏览界面面设置在设置置浏览项项左右两两个窗口口中进行行调换操操作浏览界面已已设置成成所想要

22、要的样式式29设置显示记记录数已进入世纪纪科怡编编辑状态态设置设置置显示记记录数设置一一页中所所需显示示记录数数目每一页显示示的记录录数为所所设置的的数目30录入记录已进入世纪纪科怡主主界面鼠标指向“档案管管理”单击“档案录录入”档案文书档档案传统方方法整理理或简化化方法整整理进行条条目录入入。在编辑状态态下进行行条目录录入31逐条增加记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态新增网格格进行新新增条目目的录入入。库内条目增增加32批量增加记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态33删除一条记记录已进入世纪纪科怡编编辑状态态选中要删除除的记录录删除记录已删除除附2：数据据导入导导出（使使用OFFFICEE下的EXXCELL ACCCESSS等组件）：1、数据导导出:导出后后在相应路路径（图图中的路路径是桌桌面）下下生成1.xxls文件。2、数据导导入：1、2、3、4、5、6、7、完成导导入后将将acccesss软件关闭闭。8、9、10、此步对对应方法法：按住右边目目标表的的字段拖到左边边进行对对应。11、拖动动无法对对应时（字字段类型型不符），需采用添加加新列对对应方式式将所有有字段一一对应。12、新加加nd列，将目标表中中“归档年度”拖拖到左边与nd对对应。重复11、12步操作作，将所所有字段段（除reccid）匹配配，导入入完成。