专业秘书的训练教程80081.docx

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.第一讲 秘书角色扮演与人际应对引言 秘书书是上司司的左右右手，他他的责任任是替上上司分忧忧解劳，减减少主管管无谓的的干扰，所所以，主主管如果果能获得得一个优优秀的秘秘书的话话，就能能心无旁旁骛拓展展业务版版图。美国一家石石油公司司的董事事长西蒙蒙艾瑞克克，当记记者问他他一生经经营企业业的秘诀诀时，他他说：“没没什么秘秘诀，只只要请一一位好秘秘书就对对了”。所以由此可可见一斑斑，秘书书在企业业的角色色有多么么的重要要。第一节 秘书的自我我定位当记者问美美国一家

2、家石油公公司的董董事长西西牟艾特特，其一一生经营营企业的的秘诀时时，他说说“要请请一位好好秘书”，由由此可见见，秘书书在企业业中的位位置有多多么重要要。1秘书的的工作内内容秘书的工作作非常烦烦杂琐碎碎，公司司所产生生的任何何事务性性工作都都可能会会涉及，所所以秘书书需要非非常细致致和耐心心。大致致来说，秘秘书的工工作包括括以下几几个方面面：辅助决策策当上司面对对多个选选择而犹犹豫不决决时，秘秘书要为为上司收收集相关关资料，帮帮助上司司分析情情况。调查研究究当上司接到到一个新新任务时时，秘书书应协助助上司进进行调查查研究，掌掌握具体体的第一一手资料料。收集信息息当今的社会会已进入入信息时时代，秘

3、秘书必须须具备信信息处理理能力，及及时、准准确地收收集所需需要的信信息。此此外，还还要善于于运用网网络收集集信息。文书处理理文书处理包包括整理理资料、撰撰写报告告等等。一一位优秀秀的秘书书应该善善于处理理文书。会务准备备所谓会务准准备既包包括公司司内部的的会议准准备，也也包括对对外的会会议沟通通，准备备工作主主要是进进行业务务汇报。公关工作作公关工作包包括沟通通、社交交、商务务等方面面，有时时也要代代表公司司进行发发言，或或者代表表主管或或老板与与媒体以以及同行行打交道道，与他他们建立立良好的的沟通渠渠道。档案管理理在高科技迅迅速发展展的今天天，我们们已经摆摆脱了以以前传统统的档案案管理方方式

4、，而而是采用用电脑来来管理档档案，所所以秘书书应该学学会在传传统化与与电脑化化之间取取得平衡衡。工作日程程安排上司每天的的工作日日程一般般都由秘秘书安排排，秘书书必须根根据上司司的时间间以及事事务的重重要程度度进行合合理的安安排，如如上司今今天到南南京出差差，明天天在北京京参加某某个会议议，秘书书要把握握好时间间，留出出往返的的时间空空档，保保证上司司能及时时参加。查办工作作查办工作是是指秘书书对公司司或部门门提交的的报告进进行核实实，或者者对一些些须要重重视的传传言进行行证实。接待工作作当有客人或或来访者者的时候候，秘书书有责任任做好接接待工作作，让来来宾感受受到自己己受到礼礼遇，产产生宾至

5、至如归的的感觉。行政事务务行政事务管管理包括括所有档档案的流流程、生生产线的的流程、所所有空间间的管理理，以及及下对上上、上对对下的沟沟通与协协调。保密工作作秘书要具备备保密意意识，公公司任何何事情都都要保密密，包括括最要好好的同事事询问，也也不能随随便透露露。2秘书应应该具备备的能力力秘书的工作作非常繁繁琐，而而且经常常有突发发性的事事件要处处理，所所以秘书书的能力力应该是是多元化化的，决决不能只只有单一一专长。【自检】以下是一些些秘书在在工作中中的表现现，你认认为他们们当中谁谁是合格格的秘书书，谁需需要改进进工作态态度、提提高工作作能力？（1）小王王在处理理其他的的事务时时都非常常能干，但

6、但是她讨讨厌写报报告，认认为写报报告是一一件无关关紧要的的小事，所所以没有有在写作作上下功功夫。（2）小李李是财务务经理的的秘书，经经常有同同事或者者好友向向她打探探别人的的薪水，小小李总是是巧妙地地回避这这些话题题。（3）小张张做了多多年的秘秘书工作作，一直直做得很很好，只只是最近近两年公公司引进进电脑，实实行电脑脑化管理理，小张张没有学学过电脑脑，觉得得适应不不了。_见参考答案案11答案111返回小李是一名名合格的的秘书，小小王需要要提高写写作能力力，小张张需要提提高操作作电脑的的能力。第二节 人际关系与与沟通技技巧认知人际关关系1增进人人际互动动人是一种群群体动物物，没有有人可以以离群独

7、独居，我我们每天天都要进进行人与与人之间间的互动动。人际际关系涉涉及各种种问题，职职位、地地位、社社会背景景等都会会影响到到人际关关系，有有一句老老话说得得好，“先先学做人人，再学学做事”，如如果不会会做人，人人际关系系就会一一团糟，办办事自然然就会到到处碰壁壁。那么怎样才才能增进进人际互互动呢？这要靠靠平时的的积累。朋朋友不会会从天而而降，也也不会突突然出现现，我们们在平常常的生活活、工作作、团队队活动中中要有意意识地结结交朋友友，建立立人际关关系网。2人际交交往的流流程人与人之间间从彼此此生疏到到彼此交交往，有有一个循循序渐进进的过程程，一般般来说，这这个过程程可以分分为八个个步骤，其其流

8、程如如下图所所示。图11 人人际交往往的流程程图3人际交交往的四四种态度度人际关系有有四种交交往态度度：我不好，你你好，这这是大公公无私的的态度。我不好，你你也不能能好，这这是玉石石俱焚的的态度。我好，不不管你好好不好，这这是自私私自利的的态度。我好，你你也好，这这是我们们追求的的目标，希希望大家家都能够够有和谐谐的博爱爱的精神神。影响响人际关关系的因因素1影响人人际交往往的客观观因素时代背景景时代不同，人人们的观观念也会会存在差差异，会会有很多多因素的的约束使使得人际际关系无无法突破破。在以以前的农农业社会会中，邻邻居之间间的关系系非常好好，尤其其在农村村，一家家办喜事事，全村村的人都都出动

9、，而而在当今今的商业业社会中中，人们们住在电电梯公寓寓里，楼楼上楼下下甚至都都互不认认识。但但是随着着现代高高科技的的发展，尤尤其是因因特网的的出现，使使得空间间距离已已经不是是问题，为为人们的的交往提提供了极极大的便便利。生活压力力人们在生活活中难免免会面对对许多压压力，比比如升学学压力、家家庭压力力、经济济压力、工工作压力力等等，这这些都会会影响个个人的看看法与想想法，也也会左右右人们人人际开拓拓的脚步步。环境的阻阻隔环境是影响响人际交交往的最最直接的的因素之之一，环环境的改改变可能能会使亲亲密的朋朋友很少少有机会会见面、谈谈心，久久而久之之，感情情就慢慢慢地变淡淡了。角色定位位在人生的舞

10、舞台上，有有的人演演主角，有有的人演演配角，甚甚至跑龙龙套，不不管怎样样，我们们从戏剧剧的演出出就可以以推测出出各种角角色的生生活面。所所以我们们要忠于于自己的的角色，如如果今天天我们扮扮演秘书书的角色色，就要要把秘书书的角色色诠释的的尽善尽尽美，达达到最高高境界。2影响人人际交往往的主观观因素人格特质质有些人生性性木讷，不不苟言笑笑，朋友友自然不不多；有有的人主主动外向向，总有有许多人人围绕在在他身旁旁。个性性的不同同，自然然会带来来不同的的生活面面。认知的差差距对事情认知知的差异异性，也也会造成成不同的的人际距距离。如如两个人人相约去去吃饭，一一个人要要吃洋葱葱面，而而另一个个人要吃吃鱼翅

11、，两两人对美美食的认认识不一一致，以以后也很很难在一一起吃饭饭。态度习惯惯不同的生活活环境、家家庭教育育培育出出不同的的习惯，每每个人都都有自己己的处世世习惯，如如果习惯惯一致，则则容易相相处，所所以有“物物以类聚聚”的说说法。沟通协调调有效的沟通通能够拉拉近两个个人的距距离，而而失败的的沟通则则恰恰相相反，正正所谓“话话不投机机半句多多”。沟沟通的瓶瓶颈会使使人们无无法和睦睦相处，结结果产生生彼此之之间的距距离。利益冲突突人们之间最最常见的的冲突大大概就是是利益冲冲突了，朋朋友之间间因为利利益冲突突而造成成老死不不相往来来的现象象并不少少见，在在利益的的面前，需需要技巧巧才能把把获得利利益和

12、保保持友谊谊协调起起来。当你总是把把“我”字字摆在第第一位的的时候，你你的朋友友一定不不会很多多。所以以，一定定要兼顾顾每一个个人的感感受，善善于沟通通，妥善善维系人人际关系系。【自检】分析如下影影响人际际交往的的因素，判判断哪些些是客观观因素？哪些是是主观因因素？人格特质质沟通通协调时代代背景角色定位位利益益冲突环境境的阻隔隔认知的差差距生活活压力态度度习惯见参考答案案12促进人际关关系的技技巧及人人际交往往失败的的原因1促进人人际关系系的技巧巧想要有效的的增进人人际关系系，需要要掌握下下面的一一些技巧巧：守信用做人要言而而有信，才才能赢得得别人的的尊重和和信赖，在在人群中中建立良良好的口口

13、碑。说好话心存善意，学学习说话话技巧，多多鼓励他他人，随随时赞美美身边的的朋友。懂懂得赞美美别人的的人，才才是最佳佳的公关关高手，赞赞美是人人际关系系的润滑滑剂，不不花一分分钱，就就能获得得很好的的效果。勇于认错错许多人明知知犯错，却却碍于面面子死不不认错，甚甚至将错错就错，丧丧失自己己的公正正性，这这样只能能使自己己走进死死胡同。而而勇于认认错的人人，却如如冬日暖暖阳，令令人觉得得温煦可可亲。尊重他人人“敬人者，人人恒敬之之”，一一个懂得得尊重别别人的人人，必能能获得更更多的尊尊重。我我们不要要因对方方的出身身卑微而而不尊重重对方。在在表达尊尊重的时时候，要要因人而而异，因因场合不不同，选选

14、择不同同的方式式。欣赏别人人古人云“三三人行，必必有我师师”，每每个人的的专长不不同，如如果能做做到不耻耻下问，虚虚心求教教，就能能够不断断学习、不不断进步步。只有有努力拓拓展狭隘隘的心胸胸，做一一个欣赏赏他人优优点的鉴鉴赏家，才才能左右右逢源，增增加人际际开拓的的能力。善于倾听听很多时候，一一双善于于倾听的的耳朵比比一口伶伶牙俐齿齿更受人人欢迎。重视仪表表据调查，一一个人的的第一印印象会影影响他与与别人日日后长期期交往的的意愿，所所以我们们必须重重视仪表表。一个个人的容容貌、衣衣着、谈谈吐、肢肢体语言言等等都都能显露露其内在在涵养，我我们应该该对成功功者的个个人特质质多加揣揣摩，建建立自己己

15、的印象象特质，找找出属于于自己的的吸引力力。运用语言言表情说话速度如如连珠炮炮，会使使人无法法完全理理解，沟沟通时就就会产生生瓶颈；谈话时时有气无无力，冗冗长无味味，也没没有几个个人能够够忍受；只有音音量适中中、音调调柔和、速速度适中中、用字字遣词高高雅动人人、搭配配合宜的的姿态，才才能展现现声音表表情的美美学。运用肢体体语言优雅的肢体体语言就就像一块块磁铁，能能紧紧地地吸引别别人的注注意力，发发言时与与肢体语语言相辅辅相成，更更能带来来好的效效果。2人际交交往失败败的原因因有的人在人人际交往往中常常常会失败败，究其其原因，有有各方面面的因素素。造成成人际交交往失败败的原因因主要有有：习惯动作

16、作不雅，如如挖鼻孔孔、剔牙牙、抓头头皮、随随地吐痰痰等，让让人退避避三舍。讲粗话，言言语乏味味，口头头禅太多多，都令令人不喜喜亲近。碰触异性性身体，忸忸怩作态态，夸张张无礼等等肢体语语言使人人生厌。思想狭隘隘，以自自我为中中心，攀攀龙附凤凤，好高高鹜远，卖卖友求荣荣，都是是不受欢欢迎的对对象。浓妆艳抹抹，或者者邋遢肮肮脏，都都无法让让人产生生好感。职场人际关关系的建建立1如何与与上司相相处秘书在老板板心目中中的地位位，就像像公司的的女主人人，她与与上司相相处的时时间甚至至超过他他和妻子子相处的的时间，所所以秘书书必须要要了解上上司的生生活习惯惯、个性性喜好，熟熟悉他的的思想、工工作方式式。老板

17、板对秘书书的信任任取决于于秘书的的能力，秘秘书对公公司要忠忠城、任任劳任怨怨、保密密、守时时、公私私分明，更更要有耐耐心、不不居功诿诿过、爱爱惜公物物、交办办工作要要立即去去做、提提升工作作效率、倚倚赖心不不可太强强、做事事要明快快，最重重要的是是对自己己要有信信心。2如何与与同事互互动一般来说，同同事会认认为秘书书是老板板的眼线线，秘书书与老板板是站在在同一阵阵营的，所所以会处处处提防防秘书，秘秘书要想想与同事事建立良良好的关关系，就就须要放放下姿态态，对人人谦恭有有礼，不不倚势欺欺人，对对同事一一视同仁仁，公私私分明，并并且欣赏赏同事的的优点，不不轻易许许诺、不不滥用职职权，不不吹毛求求疵

18、，做做好上司司与同事事之间的的沟通，日日久见人人心，最最终同事事们一定定会接受受你，与与你通力力合作。3怎样与与客户建建立良好好的关系系客户是我们们的衣食食父母，作作为秘书书一定要要协助上上司与客客户建立立并保持持良好的的关系，随随时注意意客户的的动态，逢逢年过节节记得给给客户打打个电话话，寄张张贺卡，从从小事、细细节处打打动客户户，有时时候一声声祝福就就可以维维持良性性的经营营关系。【本讲小结结】本讲介绍了了秘书的的角色与与人际关关系的处处理。首首先，列列举了秘秘书的工工作内容容以及秘秘书应该该具备的的能力；其次，讲讲解了对对人际关关系的认认知，包包括增进进人际互互动、人人际交往往的流程程和

19、人际际交往的的四种态态度；接接下来，分分别从客客观和主主观两方方面详细细介绍了了影响人人际关系系的因素素；然后后，讲解解了促进进人际交交往的各各种技巧巧，并分分析了造造成人际际交往失失败的各各种原因因；最后后，介绍绍了怎样样建立职职场人际际关系，包包括怎样样与上司司相处、怎怎样与同同事互动动、怎样样与客户户建立良良好的关关系。通通过本讲讲的学习习，我们们要明确确自己的的职位要要求，并并且掌握握如何在在工作中中处理好好各种人人际关系系。【心得体会会】_第二讲 办办公室礼礼仪第一节 同事之间的的相处之之道与同事相处处是职场场的重要要一课，与与同事建建立友好好、融洽洽的关系系是顺利利开展工工作的基基

20、本前提提之一。一一些人与与同事相相处不好好，甚至至彼此不不讲话，久久而久之之就会在在办公室室变得孤孤立无援援，继而而影响工工作的心心情和效效率。1树立男男女平等等的意识识在当今社会会，男女女同工同同酬，彼彼此之间间是平等等的，所所以不应应认为自自己是女女士，就就可以让让同事帮帮助自己己干这干干那，而而是应该该树立平平等、独独立的意意识，自自己的工工作应尽尽量自己己独立完完成。2规范礼礼貌的称称呼对上级要用用职务来来称呼，比比如“李李科长”，“王王经理”，而而不能因因为彼此此熟悉了了，就称称呼“老老李”、“老老王”。同同事之间间的称呼呼也不能能草率，一一般以姓姓氏、名名字相称称，而不不要叫人人外

21、号。上下班在电电梯里遇遇见同事事，或者者在茶水水间遇见见同事，要要礼貌地地打招呼呼，即使使是不熟熟悉或者者不是很很要好的的同事，也也应该点点头示意意，不能能高傲地地视而不不见。如果有同事事因为表表现优异异而获得得了表彰彰或升迁迁，应该该对他表表示由衷衷的祝贺贺，而不不是说一一些尖酸酸刻薄的的风凉话话，“嫉嫉妒是人人性最大大的致命命伤”，一一个心怀怀嫉妒的的人是不不可能具具有良好好的人际际关系的的。3言行谨谨慎不要喋喋不不休，或或者逢人人就抱怨怨自己的的工作太太多太琐琐碎，否否则久而而久之，同同事看到到你就会会掉头走走开，免免得听你你诉苦。喜欢打小报报告的人人在办公公室里是是不受欢欢迎的，专专打

22、同事事小报告告，到最最后只会会落得孤孤立无援援的地步步。此外外，我们们不可在在同事背背后中伤伤或散布布谣言，伤伤害同事事形象。【举例】秘书小张早早上一上上班就神神秘兮兮兮地对大大家说：“你们们知道我我昨天在在王府井井看到王王经理和和谁了吗吗？”别别人都说说不知道道，小张张得意地地说：“我我看到王王经理和和一个女女孩一起起在王府府井买东东西，那那女孩可可年轻了了，长的的还真不不错，你你们说，她她是王经经理的什什么人呀呀？”“她她是我妹妹妹！”小小张的身身后有人人回答。小小张回头头一看，傻傻眼了，王王经理正正站在那那儿。有的秘书因因为上司司位居要要职，就就狐假虎虎威，趾趾高气扬扬起来，逢逢人就讲讲

23、“那个个做好了了没有，老老板待会会儿要，记记得给我我”，到到处发号号施令，俨俨然一幅幅老板的的样这样样做只会会让同事事认为你你是小人人得志。4工作积积极主动动认真工作的的人总会会受到大大家的尊尊重，如如果别的的同事很很忙，而而自己比比较空闲闲，这时时就应该该主动伸伸出援手手帮忙处处理，而而不能一一副事不不关己，高高高挂起起的样子子。在工作中如如果出了了差错，要要主动承承担责任任，一味味的推卸卸责任只只会获得得同事的的鄙视和和回避。【举例】小张是刚进进入公司司的大学学生，他他很聪明明、能干干，所以以也有一一些傲气气。一天天，由于于小张没没有经验验，在做做一个策策划案的的过程中中出现了了错误，经经

24、理对此此很恼火火，问他他是怎么么回事，小小张不知知该如何何回答，这这时秘书书林小姐姐为他说说了几句句话，主主动承认认自己没没有及时时提醒他他，自己己也有督督导不周周的责任任，经理理这才平平息了火火气，让让小张重重新做一一次。经经过这件件事，小小张非常常感激秘秘书林小小姐。5遵守公公众礼仪仪办公室是公公众场合合，必须须遵守公公众礼仪仪，首先先，尽量量不要在在办公室室里抽烟烟，因为为办公室室的空气气本来就就很浑浊浊，抽烟烟会使空空气更加加恶化，影影响他人人的工作作。其次次，有的的人喜欢欢在办公公室把鞋鞋子脱掉掉，这样样做非常常不雅观观，而且且有的人人还有脚脚气，使使别的同同事更加加觉得难难以忍受受

25、，如果果一定需需要让脚脚轻松一一下，可可以自备备一双软软鞋在办办公室里里换穿。6慎重对对待办公公室恋情情办公室恋情情往往会会招来议议论纷纷纷，尤其其是秘书书容易与与上司产产生感情情，当这这样的恋恋情产生生之后，一一定要低低调处理理，不能能因为自自己与老老板有了了感情，就就摆出一一副老板板娘的驾驾式，事事实上，将将来的事事情谁也也不能定定论，给给自己留留一条退退路才是是明智之之举。此外，感情情是感情情，工作作是工作作，办公公室恋情情最忌讳讳的就是是把工作作和恋情情混为一一谈。【自检】秘书小李在在工作中中遇到了了一些问问题，请请您帮小小李作出出正确的的选择。（1）一位位同事对对秘书小小李说：“小李

26、李，你能能不能跟跟老板讲讲一下，我我都做了了那么久久，是不不是该给给我加薪薪了？”回答：好好，没有有问题，下下个月就就给你加加薪。回答：我我会向总总经理报报告你的的要求，有有消息的的时候，我我会及时时地通知知你。（2）办公公室里添添加了一一台打印印机，送送货员把把打印机机送来的的时候，办办公室里里的其他他人都在在忙，只只有小李李刚刚写写完报告告，空闲闲下来。做法：等等其他人人忙完了了，叫他他们把打打印机搬搬进去、安安装好。做法：既既然自己己搬得动动，就自自己动手手把打印印机搬进进去、安安装好。（3）小李李与男朋朋友昨天天约会的的时候有有些不愉愉快，直直到今天天来上班班，小李李的情绪绪还是不不好

27、，这这时老板板让小李李把一份份资料整整理好。做法：虽虽然心里里难过，但但是不应应让感情情上的情情绪影响响了工作作，还是是应该认认真地做做好工作作。做法：因因为情绪绪不好，所所以不想想做事，让让老板把把工作交交给别人人去做。_见参考答案案21答案211返回（1）（2）（3）第二节 要有敬业精精神1端正工工作态度度工作是一个个人的生生活基础础，按照照马斯洛洛的需求求理论，工工作也是是一个人人高层次次的需求求。人们们常说，“认认真工作作的女人人是最美美丽的”，因因此我们们首先要要端正工工作态度度，才能能做到认认真工作作。有的的秘书抱抱着“我我只是暂暂时当秘秘书，做做到结婚婚就辞职职”的想想法，这这种

28、想法法是工作作上的致致命伤，使使得人们们不能专专心于工工作。事实上，在在当今社社会，不不少女性性即使结结了婚，也也保持着着经济、工工作上的的独立性性，而且且在工作作上做得得非常出出色。当然，秘书书行业也也有男性性，一些些男士当当秘书也也可能会会有自己己的想法法，那就就是希望望多学一一点经验验，以后后可以开开拓自己己的事业业。不管管怎样，只只有重视视自己的的工作，端端正工作作态度，才才能把工工作做好好。2树立专专业形象象我们已经提提过秘书书的形象象很重要要，所以以建立一一个专业业形象是是一位优优秀的秘秘书必须须做到的的事情，具具体来说说就是要要有高雅雅的言谈谈举止，不不过于做做作，不不流于俗俗套

29、；有有整洁大大方的外外表，不不邋遢，不不浓妆艳艳抹；有有丰富的的岗位知知识和工工作经验验等等。需要提醒的的是，哭哭并不是是解决问问题的法法宝，不不少女性性经常遇遇到一点点问题或或者被上上司稍微微批评就就掉眼泪泪，这也也许是习习惯，也也许是想想用眼泪泪来解决决问题，不不管哪种种原因都都不应该该用哭来来解决问问题。工工作不顺顺利说明明自己的的能力不不足，能能力不足足就该加加强学习习。第三节 指令的接受受与汇报报指令的接受受1接受直直接上司司的指令令一位有经验验的秘书书，知道道如何得得体、高高效地接接受上司司的指令令。一般般来说，接接受指令令有三个个步骤：清晰地响响应，并并即刻前前往听到上司的的招唤

30、，应应该清晰晰地响应应，并即即刻前往往，但是是如果秘秘书当时时正在处处理账册册或者公公司的机机密文档档，则应应该先把把这些文文档收拾拾好，放放进抽屉屉或保险险柜，以以免因为为自己的的疏忽而而造成公公司机密密外漏。向主管询询问应办办事项在进入主管管办公室室之前应应先敲门门，得到到回应后后，才可可进去接接受指令令，同时时要面带带笑容，诚诚恳地向向主管询询问：“请请问您有有什么事事情要办办吗？”逐条记录录应办事事项对于主管交交代的事事情，秘秘书应逐逐条记录录下来。当当主管交交待完毕毕后，如如果仍有有疑惑应应马上请请示，不不可一知知半解地地离去，否否则工作作就无法法顺利开开展。此此外还应应询问上上司是

31、否否还有其其他指示示，并且且表明：“我会会马上去去办您交交待的工工作，请请放心。”【举例】林秘书的上上司交待待她，明明天上午午有一个个公司要要来参观观，总共共有100个人，让让林秘书书准备午午餐。上上司交待待完了之之后，林林秘书问问：“总经理理，请问问这100位客人人中有几几位高级级主管？有没有有素食的的？我们们是否要要准备赠赠品？”上司回回答了一一些问题题，但有有些问题题上司也也不知道道，林秘秘书就自自己去寻寻找答案案，保证证做到最最充分的的准备。表21 在接受受指令时时的注意意事项1准备纸笔，方方便记录录重点2接受工作时时，切忌忌精神恍恍惚，应应专心地地聆听3听完指令以以后，重重复一遍遍以

32、确认认要求和和期限4如上司征询询自己的的看法，应应提纲挈挈领地回回答，切切勿长篇篇大论5如有困难，应应立即使使上司了了解，争争取获得得上司的的支持6不要与上司司发生正正面冲突突，否则则只会让让事情一一团糟2接受其其他部门门主管的的指令一个公司里里有很多多部门，一一个部门门有可能能有几位位主管，有有的主管管可能会会跨部门门指派工工作，如如果不是是自己的的直接上上司下指指令，一一般来说说，秘书书最好先先向自己己的直接接上司请请示，如如果本部部门暂时时没有事事情要办办，上司司同意秘秘书去帮帮忙的话话就可以以去，如如果自己己部门的的事务非非常繁忙忙，则尽尽量不要要接跨部部门的工工作，以以免影响响到自己

33、己的分内内工作，如如果碍于于情面勉勉强应允允，却又又不能如如期完成成，会让让人怀疑疑你的工工作能力力和诚信信。【自检】分析下面的的案例，回回答问题题。秘书小李最最近一段段时间特特别忙，她她的直接接主管派派下了超超量的工工作，小小李每天天都要加加班。这这天，另另一个部部门的主主管说：“李秘秘书，麻麻烦你帮帮我处理理这份资资料好吗吗？”小小李硬着着头皮答答应了，只只好又开开夜车。小李的做法法是否正正确？为为什么？如果你你是小李李，你会会怎么做做？_见参考答案案22答案222返回小李的做法法不对。首首先，在在接受直直接上司司的指令令时，如如果有困困难，应应立即反反映给上上司，争争取获得得上司的的支持

34、，而而小李却却没有这这样做；其次，面面对其他他部门主主管的指指令，如如果超出出自己的的能力范范围，应应该婉言言拒绝，小小李却硬硬着头皮皮接受了了任务。指令的汇报报秘书在接受受上司的的指令之之后，不不仅要及及时的落落实工作作，还要要定期向向上司汇汇报工作作的进展展和成果果，不能能出现“黄黄鹤一去去无音讯讯”的局局面。汇报的时时间何时进行汇汇报？隔隔多长时时间进行行汇报一一次？这这要根据据上司的的习惯来来决定，如如果上司司喜欢了了解工作作过程，秘秘书就要要经常向向上司汇汇报每一一阶段的的工作进进展；如如果上司司只重视视最后结结果，秘秘书则可可以等工工作告一一段落后后再向上上司汇报报。汇报的方方式如

35、果工作比比较简单单，秘书书可以采采用口头头汇报的的方式，直直接向上上司汇报报工作的的结果。如如果工作作比较复复杂、耗耗时长、范范围广、影影响大，则则应进行行书面汇汇报，把把工作成成果写成成报告，供供上司批批阅，并并存档以以便今后后查阅。有有时候，还还要召开开专门的的汇报会会议，这这时必须须事先准准备好充充分的辅辅助工具具，如制制作投影影片、幻幻灯片或或海报等等等。表22 汇报工工作时的的注意事事项1要主动进行行汇报，而而不是等等上司来来发问2报告的三大大重点：简单、明明了、具具体3汇报时先说说明结论论，再叙叙述理由由及过程程，尽量量简单扼扼要4牵涉复杂的的工作，应应以图片片或表单单来加强强说明

36、5工作报告按按事实进进行说明明，不可可加入传传闻、推推测或个个人臆测测6对于自己的的任务应应自己直直接向领领导汇报报，最好好不要假假他人之之手，以以示负责责7对于无法如如期完成成的工作作，要阐阐明原因因，并请请示变通通方法，切切勿推诿诿责任【举例】林秘书在接接受了上上司的指指令后，立立即着手手落实，下下午林秘秘书向上上司汇报报说：“报报告总经经理，明明天的午午餐我已已经定好好了，在在酒酒店的二二层厅，这这是我定定的菜单单，您看看是否合合适？此此外，我我已经通通知了行行政部、业业务部的的主任，他他们明天天早上99点会准准时到会会议室，现现场也已已经准备备好了，我我刚刚去去巡视了了一下，很很干净。

37、”【本讲小结结】本讲介绍了了办公室室礼仪。首首先，讲讲解了怎怎样与同同事相处处，包括括树立独独立意识识、讲究究礼节、言言行谨慎慎、工作作积极主主动、遵遵守公众众礼仪、小小心处理理办公室室恋情等等方面；其次，从从端正工工作态度度和树立立专业形形象两个个角度强强调了要要有敬业业精神；然后，介介绍了如如何接受受直接上上司的指指令以及及如何接接受其他他部门主主管的指指令；最最后，提提出必须须要进行行汇报，分分析了汇汇报的时时间、汇汇报的方方式，并并指出汇汇报时的的注意事事项。在在学习了了本讲的的知识之之后，要要运用于于实际工工作中，在在办公室室里注意意礼仪、讲讲究礼仪仪，你将将会发现现，只是是一点小小

38、小的改改变，就就会带来来很大的的成果。【心得体会会】_第三讲 数数字时代代的档案案管理第一节 档案管理的的原则及及常用方方式档案管理在在现代社社会扮演演着越来来越重要要的角色色，因为为公司的的资料越越来越多多，只有有把这些些资料进进行整理理、分类类，在需需要的时时候才能能随时找找到相应应的资料料，而不不至于翻翻箱倒柜柜，将大大量时间间浪费在在查找资资料上面面。档案管理的的基本原原则档案管理包包括收集集整理、分分类、建建立检索索三个步步骤。收收集整理理是指快快速且大大量的收收集整理理相关资资料；分分类是指指区分建建档，避避免累积积档案；建立检检索是指指建立检检索表，通通过检索索表可以以迅速缩缩小

39、检索索范围，方方便查找找档案。常用的档案案管理方方式1抽屉式式直立档档案所谓抽屉式式就是立立在地面面上的分分层的抽抽屉，这这种方式式能够将将种类繁繁多的档档案详细细地分类类，而且且可以上上锁，易易于保密密，并且且使得档档案不容容易毁损损。抽屉屉式的档档案管理理检索起起来比较较简便，因因为抽屉屉里一般般都有垂垂直的隔隔板，资资料层层层放进去去，每部部分资料料上面都都有一个个突出的的标志，对对这些档档案进行行简要说说明，图图书馆里里见到的的检索书书目就是是典型的的抽屉式式直立档档案。2开放式式横向档档案管理理所谓开放式式就是我我们在医医院里常常见到的的档案管管理方式式，可能能用木板板，也可可能用铁

40、铁柜，把把所有的的资料一一摞一摞摞的排列列整齐，采采用这种种方式的的基本条条件是资资料比较较统一，如如果有的的资料夹夹很高，有有的资料料夹很矮矮，就会会造成高高的两边边倒，矮矮的被挤挤到中间间，寻找找资料的的时候如如果用力力不当，就就会损坏坏资料。开放式的档档案管理理常常使使用颜色色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，如红色的柜子属于会计部，蓝色的属于销售部等等。医院、户籍单位最常采用这种区分方法。【举例】日本的很多多医院都都采用颜颜色区分分法来管管理病历历档案，医医生的身身边有一一个圆筒筒，在诊诊断结束束之后，医医生把填填好的病病历直接接扔到圆圆筒里，圆圆筒的下下面接

41、着着管子，直直接通到到病例室室，不同同的科室室有不同同的颜色色，病例例室的工工作人员员根据管管子的颜颜色，就就知道应应该把病病历放到到哪个区区域。开放式的档档案管理理一目了了然，便便于检索索，取资资料的时时候比较较容易，其其缺点是是任何人人都可以以查阅，使使用频繁繁，容易易遗失，不不适用于于机密性性的档案案管理。3穿孔式式活页夹夹穿孔式的活活页夹最最大的优优点就是是易于保保存资料料，不必必担心资资料次序序错乱或或遗失。其其缺点是是必须先先对文件件资料进进行打孔孔作业，有有孔资料料需要改改孔，有有些档案案、样品品格式会会被夹住住，或被被穿孔破破坏，无无法展现现完整内内容。这这种方式式一般用用来保

42、存存重要的的参考目目录等。4档案盒盒档案盒的一一般规格格是，宽宽3155，高高2200，深深1000，这这个标准准现在全全世界通通用。这这种档案案盒的特特点是能能实现数数据单元元化、分分类分盒盒放好，适适合用来来存放新新产品开开发企划划书、资资料影印印文件、图图片、惯惯用表格格、常用用记事本本等资料料。5金属文文件夹金属文件夹夹里面有有一个弹弹簧片，可可以很方方便地拉拉起来，再再扣下去去，夹住住资料。金金属文件件夹适合合于开会会的时候候或者批批阅资料料的时候候使用，可可以随时时取放资资料，其其缺点是是不能存存放太多多的资料料，而且且容易脱脱落。6透明资资料袋透明资料袋袋一般被被用来暂暂时保存存

43、文件资资料，使使得资料料不会被被弄湿、弄弄脏或弄弄丢，它它的好处处是方便便拿取，因因为透明明，人们们一眼就就知道里里面放的的是什么么资料。如如果不是是很重要要的资料料，都可可以暂时时用透明明资料袋袋来保存存。7两层或或四层资资料盒这种资料盒盒一般放放在桌面面上，人人们可以以随时拿拿取其中中的资料料，像表表格、便便条纸或或者其他他经常用用到的东东西，都都可以放放在资料料盒里。四层的资料料盒一般般上面两两层放本本年度的的相关档档案或者者经常需需要查阅阅的资料料，下面面两层放放去年的的或其他他不常用用的资料料，这是是根据人人的身体体特征来来设计的的，四层层的资料料盒中，上上面两层层便于拿拿取，所所以放常常用的资资料，下下面两层层要躬身身拿取，所所以放不不常用的的资料。【自检】请做下面的的连线题题，把各各种档案案管理方方式与它它们的特特点连起起来。1透明资资料袋易易于保密密，不易易损坏2抽屉式式直立档档案柜具具有标准准的尺寸寸3档案盒盒一一眼就可可以判断断里面装装的是什什么资料料4金属文文件夹检检索方便便，容易易拿取5开放式式横向档档案柜可可以随时