某公司国际贸易业务管理办法15531.docx

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1、中国滦河国国际投资控控股公司国际贸易业业务管理办办法 北大纵横管管理咨询公公司二四年年三月目 录第一章 总总则2第二章 组组织机构3第三章 业业务人员操操作规范5第四章 业业务流程6第五章 客客户管理9第六章 附附则11附件：国际际贸易业务务流程12第一章 总总则第一条 目的为推动滦河河国际国际际贸易业务务的顺利开开展，加强强对国际贸贸易活动的的管理，规规范操作人人员的贸易易行为，为为国际贸易易业务的有有效开展提提供组织保保障，特制制定本管理理办法。 第二条 适用范围围本管理办法法适用于滦滦河国际商商贸事业部部的一切国国际贸易行行为。第三条 主要内容本管理办法法的主要内内容包括：组织机构构、操

2、作规规范、贸易易业务流程程、客户管管理等四部部分。 第二章 组组织机构第四条 部门构成商贸事业部部由综合管管理部、市市场拓展部部、贸易管管理部、物物供部四个个部门组成成，同时按按区域设立立办事处负负责各地的的销售管理理工作。第五条 综合管理部部部门职责责综合管理部部主要负责责商贸事业业部的日常常行政后勤勤管理工作作以及业务务相关地法法律事务工工作。第六条 市场拓展部部部门职责责（一） 负责市场信信息的收集集和整理，并并进行分析析撰写分析析报告；（二） 负责根据公公司整体战战略拟定国国际市场中中长期市场场营销规划划；（三） 负责制定市市场推广计计划，并组组织执行；（四） 负责市场策策划和市场场宣

3、传；（五） 负责建立健健全客户管管理制度；（六） 负责收集整整理客户信信息，归档档管理；（七） 负责客户满满意度和经经销商满意意度调查，并并作相应处处理；（八） 负责对市场场有关新产产品的信息息进行收集集汇总，向向有关生产产部门提出出新产品研研发建议和和产品改进进建议。第七条 贸易管理部部部门职责责（一） 负责制定销销售计划，并并监督执行行；（二） 负责销售信信息的统计计，并对信信息进行分分析，撰写写分析报告告；（三） 负责组织销销售渠道的的建设；（四） 负责销售渠渠道的管理理；（五） 负责销售合合同履行的的全过程协协调；（六） 负责国际贸贸易业务处处理；（七） 负责客户投投诉的处理理；（八）

4、 建立健全售售后服务管管理体制和和相关制度度，并监督督各销售办办事处认真真执行；（九） 负责收集相相关销售信信息，向有有关部门提提出新产品品开发建议议。第八条 物供部部门门职责（一） 负责产品销销售工作的的顺利进行行，制定合合理的采购购计划并实实施；（二） 负责对采购购工作和库库存成本进进行筹划，降降低库存成成本；（三） 负责制定库库存管理制制度和供应应管理制度度，确保供供应管理质质量达到标标准；（四） 负责协助完完成售后服服务事宜；（五） 负责供应商商管理，包包括供应商商信息收集集、供应商商选择、供供应商的考考核、建立立供应商档档案，保持持长期互惠惠互利合作作；（六） 负责运输商商管理，包包

5、括运输商商信息收集集、运输商商选择、运运输商的考考核、建立立运输商档档案，保持持长期互惠惠互利合作作；（七） 负责仓储管管理，处理理好有关出出入库工作作；（八） 负责做好有有关出入库库、库存产产品的记录录统计工作作，并及时时反馈给有有关部门。第九条 办事处职责责（一） 根据商贸事事业部的年年度销售计计划制定本本办事处的的年度销售售计划，并并组织实施施；（二） 负责完成办办事处销售售任务，并并负责货款款回收；（三） 负责经销商商的开发和和管理；（四） 向市场推广广部提出市市场推广建建议，并协协助实施；（五） 负责组织实实施售后服服务工作；（六） 负责本区域域的客户服服务管理；（七） 负责收集整整

6、理市场信信息，反馈馈给有关部部门；（八） 及时跟踪产产品质量情情况，反馈馈给事业部部有关部门门；（九） 负责该办事事处的销售售统计工作作，并将统统计结果及及时反馈给给商贸事业业部有关部部门。（十）第三章 业业务人员操操作规范第十条 业务人员操操作规范业务人员操操作规范是是每一位从从事国际贸贸易的员工工都必须遵遵守的：（一） 建立滦河国国际的大贸贸易概念。树树立全局观观念，相互互团结，以以滦河国际际的整体利利益为重，富富有集体荣荣誉感。（二） 牢记“我们们是滦河国国际对全球球的窗口”，时时刻注意自自己的对外外形象。精精神振作，有有朝气。（三） 积极负责地地完成上级级交办的任任务，严禁禁敷衍了事事

7、，不负责责任，拖拉拉推诿。（四） 严格按照自自己的工作作权限开展展工作，遇遇到超越自自己权限的的事，应及及时向上级级汇报，原原则上不可可自作主张张，特殊情情况事后立立刻向上级级主管或经经理汇报。（五） 遵守公司的的业务及管管理制度，按按时上下班班，不迟到到，不早退退。（六） 禁止擅离职职守，短时时外出办事事应及时向向上级汇报报。（七） 员工的请假假需按规定定执行。遇遇事不能及及时上班或或不能上班班，应向上上级请假，返返回工作地地后销假。（八） 上班时间应应着装整洁洁。男士需需穿着西装装（或衬衫衫），打领领带；女士士以套装为为宜。（九） 遵守公司文文明办公的的相关规定定，语言文文明，行为为得体，

8、上上班时间禁禁止大声喧喧哗，电话话聊天和吃吃早餐、零零食等。（十） 妥善保管各各自业务资资料，严禁禁下班后将将与业务有有关的数据据、报表、价价格资料、业业务文件随随意堆放。（十一） 严禁越权向向客户或其其他业务人人员、其他他事业部人人员提供任任何不该泄泄漏的信息息，如客户户资料、销销售进度、出出口价格等等。（十二） 保持办公环环境的整洁洁、干净，爱爱护办公设设备，节约约使用办公公用品。第四章 业业务流程第十一条 国际贸易业业务流程本流程主要要是针对滦滦河国际所所生产产品品的国际贸贸易业务流流程。第十二条 获取需求信信息，初步步联系：得到客户需需求信息之之后，开展展初步联系系，双方确确认有关产产

9、品基本技技术参数、价价格、基本本商业条款款等。第十三条 技术资料：明确客户所所需产品范范围后（一一般为6-7款），应应迅速将商商贸事业部部相关资料料寄给客户户，并备忘忘。A. 产品技术规规格；B. 产品说明书书；C. 安装说明书书；D. 铭牌样稿（商商贸事业部部自有的）；E. 纸箱设计稿稿（商贸事事业部自有有的）；F. SERVIICE MMANUAAL (CCD)；G. PHOTOO ALBBUM (CD)；H. 目录及其它它资料等。第十四条 样品/样本： 样品一般供供客户检测测及制作基基本批量生生产资料用用。样品/样本是体体现公司实实力及技术术背景的第第一印象，故故要慎重对对待。样品品/样

10、本务必必于7-110日内提提供，不能能拖延。样样品/样本及空运运费全部由由客户承担担；付款事事宜不应耽耽误样品的的生产，业业务员应该该一旦收到样品品需求后，迅迅速确认付付款金额及及时间事宜宜，并迅速速落单。发发样品前必须有有客户付款款或付款证证明。第十五条 确认订单前前：客户收到样样品后，会会于一定时时间内确认认订单。收收样品后至至确认订单单的期间为为业务员全全力跟进的的时期，业业务员应该该密切关注注客户期间间的反应及及竞争对手手在此期间间的动向。第十六条 确认订单：客户确认订订单后，应应迅速制作作形式发票票或合同交交客户确认认。同时，明明确交货期期及生产中中的各方面面技术要点点。第十七条 开

11、立LL/C或T/T: 根据PI或或合同，要要求客户开开立L/CC或T/T款。付付款是生产产的前提，必必须提前加加以确认或或执行。第十八条 制单生生产：根据客户确确认的技术术要求制作作生产单，并并由滦河国国际相关生生产部门审审核，排产产，确认交交货期等。一一般生产部部门处理生生产单约需需3-5天，在在此期间，应应与生产部部门多沟通通，以了解解内部进程程，并注意意效率。另另外必须注注意，客户户所需零配配件生产单单，一定要要随主生产产单下达。第十九条 跟踪生生产进程：生产单经批批复后，就就会进入备备料排产阶阶段；但生生产部门签签出的出货货日期一般般不准，故故在生产日日期的前55天应了解解并督促生生产

12、部门关关于备料的的情况；如如有拖延的的可能，应应做相应的的准备并上上报给主管管。第二十条 装船准准备：在交货期前前7-100天，应开开始准备相相应的装运运事宜，如如是客户订订船的FOOB条款，EXXW条款等等，应要求求客户提供供船公司名名称及联系系方式等，将将相关资料料备好后，由由单证船务务组联系；如是商贸贸事业部订订船，提前前7天应将相相关资料要要求以书面面形式交给给单证船务务组跟进。备备船的同时时也要准备备好相应的的内部单据据：发货通通知书和报报关通知单单。第二十一条 装柜报关：按照装船船通知，货货柜按时到到达仓库，当当天开始装装柜。装柜柜前一天，应应将报关通通知书交一一份给报关关公司，交

13、交一份给贸贸易管理部部，由贸易易管理部根根据报关通通知书制作作出货通知知书。制好好的出货通通知书应于于出货前一一天交财务务管理部审审核，并于于出货当天天盖财务章章后由仓官官员按要求求装柜。由由于大多数数货柜会于于早上100点前到达达，相关单单据应早于于此时间送送到仓官员员处做准备备。出货环环节涉及问问题较多，不不明之处可可向资深业业务员咨询询以便提高高工作效率率。第二十二条 单证：货物装柜柜后运到港港口，装上上船后，船船公司会出出具相应的的B/L，一一般L/CC及T/T的单单证由单证证组联系制制作，包括括B/L、发发票、装箱箱单、原产产地证或FFORM A。原则则上要求出出货后7天内应将将L/

14、C要求求的单证备备齐交给银银行议付。业业务员应与与单证组联联系，保证证单证的准准确性和及及时性。原原则上，货货物装上大大船后，应应由商贸事事业部提供供一份装船船通知，传传真给客户户（装船通通知模板可可以按单证证组模板）。以以便让客户户办理相关关保险手续续。L/CC单证齐全全后，业务务员将全套套单据传真真给客户。另另：随船的的零备件清清单也应传传真给客户户。第二十三条 收款：向银行交交单后，应应于相应时时间内查证证收款或确确认付款事事宜。一般般应于交单单后 X天内查证。第二十四条 售后：货物一般般于开船后后X天到达。商商贸事业部部业务员应应于装船后后X天内，询询问客户收收货事宜，查查实客户收收货

15、情况及及已收货的的质量情况况。第五章 客客户管理第二十五条 客户分级管管理制度（一） 商贸事业部部部客户管管理人员、主主管、下属属销售业务务人员负责责对所有客客户按A、B、C、D进行评价价分级。（二） A级客户定定级原则A级客户主主要是指全全球知名企企业，其业业务网络跨跨不同大洲洲：如果该该客户有一一年以上从从商贸事业业部购买历历史，购买买量X万元以上上，资信良良好可定为为A级客户；如果该客客户有两年年以上从商商贸事业部部购买历史史，年购买买量XX万元以以上，有战战略性长期期合作的意意向，且客客户公司资资本、资金金、管理、网网络等各方方面运作良良好，可定定为A+客户。B级客户有有三年以上上从商

16、贸事事业部购买买历史，购购买量在XXX万元以以上，且客客户资金、管管理等各方方面运作良良好，可升升级为A级客户。（三） B级客户定定级原则B级客户是是指在当地地市场有很很强实力的的客户：如如果该客户户有一年以以上从商贸贸事业部购购买历史，购购买量X万元以上上，资信良良好，可定定为B客户；如如果客户有有两年以上上从商贸事事业部购买买历史，购购买量XXX万元以上上，且每年年有一定比比例的增长长，可定为为B+客户。（四） C级客户定定级原则：C级客户主主要是指具具有一定实实力的客户户：如果该该客户有半半年以上从从国际贸易易购买历史史，购买量量在X万元以上上，资信较较好，可定定为C级客户；如果该客客户

17、有一年年以上从国国际贸易购购买历史，购购买量在XXX万元以以上，资信信好，可定定为C+级客户户。（五） D级客户定定级原则：D级客户主主要指散客客、小客，或或一次性购购买数量较较少，订单单不具有延延续性的小小客户。（六） 对于不同级级别的客户户给予相应应的优惠政政策。第二十六条 客户信息管管理制度客户信息管管理制度主主要包括客客户信息资资料的收集集整理、客客户接待管管理、客户户档案管理理等三部分分内容。（一） 客户信息资资料的收集集整理：所有客户信信息及时反反馈到商贸贸事业部：各地办事事处的业务务员负责收收集本区域域客户的信信息，具体体包括：客客户名称、住住址、联系系人、联系系办法、规规模、年

18、销销售额、从从商贸事业业部购买历历史购买买次数、购购买量等、购购买用途、近近期重大的的业务调整整、组织机机构调整、客客户反馈信信息、新的的需求等，按按照统一的的客户信信息登记表表（由商商贸事业部部客户管理理员统一设设计）的格格式进行整整理。并及及时将资料料上报客户户管理人员员处。（二） 客户接待管管理在客户到访访前充分考考虑客户需需要，尽可可能完整填填写客户户接待安排排表中的的各项内容容，于客户户到访前一一天到主管管领导备案案。客户户接待安排排表中须须预计所产产生的业务务费用，由由主管领导导（或授权权人员）签签署及相关关人员签字字，并否则则不予报销销。特别注意：每次客户户会谈后必必须填写客客户

19、会谈纪纪要，并并进行书面面存档，不不得仅以OOA或EMAIIL的方式式上交。并并以书面形形式递交相相关部门。同同时，对于于会谈中获获取的市场场最新信息息和动态，应应及时以书书面形式整整理，存放放于各区域域的市场档档案文件夹夹中并递交交市场开拓拓部。贸易易管理部将将不定期地地检查档案案情况。（三） 客户档案管管理：所有区域必必须建立健健全的市场场档案及客客户档案。所所有与客户户往来的传传真、电子子邮件、信信函等必须须按时间顺顺序归档。客客户拜访、市市场考察前前必须向主主管上级递递交详细的的出访任务务书；出访访回来后一一周内必须须向主管上上级递交详详细的出访访报告。所有客户信信息档案和和市场档案案

20、上报商贸贸事业部一一份外各区区域自留一一份，妥善善保管，不不得随便摆摆放。办事事处内部统统一建立的的客户档案案不得显示示任何客户户的电话、传传真、电子子邮件地址址、公司地地址、联系系人等机密密信息。第六章 附附则第二十七条 本办法的拟拟定和修改改由商贸事业业部部负责责，经总裁裁办公会审审核后批准准执行。第二十八条 本办法由商商贸事业部部负责解释释。第二十九条 本办法自公公布之日起起实施。附件：国际际贸易业务务流程11.24.202207:4207:42:1822.11.247时42分7时42分18秒11月. 24, 2224 十一月 20227:42:18 上午07:42:182022年11月24日星期四07:42:18