XX集团档案管理制度6550.docx

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1、XXXX-00X-XXX（V1.00）档案管理制制度2016-01-03发布 20116-01-03实施 Xxxxxx集团 档案管理制度目 录第一编 档档案管理制制度1第一章总总 则1第二章领领导体制、档档案机构及及其职责1第三章文文件材料的的归档2第四章档档案的整理理3第五章档档案的保管管4第六章档档案的鉴定定和销毁4第七章档档案的利用用和保密5第八章附附 则5附件1：总总部档案工工作网络图图6附件2：归归档章式样样6附件3：档档案移交清清单7附件4：及及时归档文文件清单8附件5：文文件归档范范围和保管管期限表9附件6：文文件归档范范围和保管管期限表（总总部）15附件7：档档案盒封面面和盒脊

2、式式样16附件8：备备考表式样样17附件9：归归档文件目目录封面式式样18附件10：归档文件件目录式样样19附件11：档案借阅阅登记表20附件12：档案销毁毁清册21附件13：档案销毁毁清册审批批表22第二编 文文书档案整整理细则23一、整理原原则23二、释义：23三、整理步步骤23第三编 声声像档案管管理办法27一、照片档档案的整理理27二、光盘档档案的整理理28附件1：声声像档案移移交清册目目录29附件2：照照片档案卷卷内目录30附件3：光光盘档案卷卷内目录31第四编 实物档案案管理细则则32一、实物档档案的归档档范围32二、实物档档案的归档档要求32三、实物档档案的整理理32第五编 人人

3、事档案管管理细则（仅仅供参考）34一、人事档档案的归档档范围34二、人事档档案的移交交34三、人事档档案的整理理35四、人事档档案的查阅阅和借用管管理35第六编 会会计档案管管理细则（仅仅供参考）37一、会计档档案的定义义37二、会计档档案的整理理（由会计计部门立卷卷）37三、排架顺顺序和存放放顺序38四、会计档档案的移交交38五、会计档档案的借用用、复印管管理38六、会计档档案的销毁毁38七、会计档档案保管期期限表40附件1：会会计档案盒盒4140第一编 档档案管理制制度第一章 总 则第一条 为了加强强总部的档档案工作，提提高档案管管理水平，充充分发挥档档案在公司司运营、决决策和其他他各项工

4、作作中的作用用，根据中中华人民共共和国档案案法的规规定，特制制定本办法法。第二条 总部档案案是指总部部在各项活活动中直接接形成并具具有保存备备查的各种种形式的历历史记录的的总和。第三条 档案工作作是记录公公司历史，提提供参考依依据，保护护公司合法法权益的一一项重要工工作。总部部把档案工工作纳入公公司发展规规划，列入入议事日程程，纳入有有关人员职职责范围，加加强对档案案工作的领领导。第四条 总部档案案实行集中中统一管理理的原则，确确保档案的的完整、准准确、系统统和安全，便便于保管和和开发利用用。第五条 本本办法适用用于总部的的档案工作作。第二章 领导体制、档档案机构及及其职责第六条 总部设综综合

5、档案室室，归属于于综合部，既既是总部档档案的保管管中心，又又是总部档档案工作的的业务管理理中心，负负责总部档档案工作的的统筹规划划和组织协协调。第七条 综合档案案室的职责责：（一） 贯彻执行行国家档案案工作的法法律、法规规和方针政政策。（二） 建立健全全总部档案案工作的各各项规章制制度。（三） 对分公司的档档案工作进进行监督、指指导和检查查。（四） 对总部各各职能部门门文件材料料的形成、积积累和整理理工作进行行指导。（五） 组织分公司司档案人员员的培训。（六） 负责总部部档案的接接收、整理理、鉴定、编编目、保管管工作。（七） 开展档案案提供利用用工作。第八条 总部各职职能部门设设置兼职档档案员

6、。兼兼职档案员员的职责：（一） 负责所属属部门日常常文件的收收发、登记记工作。（二） 负责所属属部门日常常文件的收收集和整理理工作，保保证文件的的完整、准准确、系统统。（三） 按规定时时间向综合合档案室移移交档案。（四） 档案的提提供利用工工作。第三章 文件材料的的归档第九条 总部各职职能部门必必须指定各各部门兼职职档案员，负负责日常文文件的收集集、积累和和整理，并并定期向综综合档案室室移交。各各高层领导导的文件由由其秘书负负责收集、积积累和整理理，并定期期向综合档档案室移交交。总部所所有员工必必须将自己己处理完毕毕的档案及及时向本部部门兼职档档案员移交交，任何人人不得将文文件占为私私有。（一

7、）公司司领导、各各部门领导导及相关人人员外出参参加完重要要活动后的的会议纪要要、合同等等文件要及及时向秘书书或部门兼兼职档案员员移交。（二）各部部门兼职档档案员要主主动收集部部门的文件件。（三）一项项重大活动动结束后，由由承办部门门的兼职档档案员负责责收集相关关文件。第十条 归档范围围（一）总裁裁办、综合合部、信息息部、企业业部、安全全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行行政类档案案。（二）和上上述档案配配套的各种种载体的档档案（包括括声像档案案、电子档档案和实物物档案）。（三）财务务部和人力部形成成的为专业业档案，具具体归档参参见人事事档案管理理细则(参

8、考)和会计计档案管理理细则(参考)，暂由各各部门自行行保管和存存档。（四）其他他相关部门门的归档范范围详见文文件归档范范围和保管管期限表。第十一条 归档时时间（一）总部部综合部、信息部、业务部、企业部、安全部及投资部，内控部，投资部，法律部及各各高层领导导的每季度度的档案于于次季度第第一个月的的10日前向向档案室移移交。（二）牵涉涉及国际业业务部的合合同、信用用证等在完完成所签合合同后于半半年一次向向档案室移移交。（三）总部部的声像档档案（照片片、录音带带、录像带带、光盘）和和实物档案案（荣誉品品、纪念品品等）在产产生后及时时向综合档档案室归档档。（四）凡能能电子化的的档案，电电子文件必必须随

9、其对对应的文件件材料一起起归档。（五）各部部门的部分分重要文件件需及时移移交综合档档案室，具具体见及及时归档文文件清单。第十二条 归档文文件材料的的质量要求求（一）归档档的文件材材料要准确确、齐全、完完整。（二）归档档的文字材材料应符合合规范，字字迹工整，采采用耐久性性强的书写写材料，如如碳素墨水水、蓝黑墨墨水，禁止止使用易褪褪色的书写写材料，如如铅笔、圆圆珠笔、彩彩笔、纯蓝蓝墨水、红红色墨水等等。（三）归档档的文件材材料一般应应为原件。（四）电子子档案实行行双套制，纸纸质文件和和配套的电电子文件一一起归档，以以防电子文文件的破坏坏和损失，维维护档案的的完整与安安全。第十三条 归档文文件的移交

10、交手续（一） 总部各部部门兼职档档案员按规规定的时间间向综合档档案室移交交档案。（二） 移交方填填写移交清清册目录。（三） 交接双方方根据移交交目录认真真清点、核核对后，在在移交清册册目录上签签字确认。移移交清册一一式两份，交交接双方各各存一份备备查。第四章 档案的整理理第十四条 整理应应遵循文件件材料的自自然形成规规律，保持持卷内文件件的有机联联系，区分分不同的价价值，便于于档案的保保管和利用用。第十五条 档案整整理。总部档案实实行各职能能部门兼职职档案员初初步整理，综综合档案室室最终整理理的制度。初步整理的的步骤：（一）各部部门兼职档档案员按照照不同部门门不同文件件类别分类类，结合文文件归

11、档范范围和保管管期限表中中的分类要要求，准备备若干档案案盒，在档档案盒的盒盒脊上用铅铅笔填写“年年度”、“机机构（问题题）”的内内容。具体体地“年度度”栏位填填写文件的的生成年度度，如“22007”“20008”。“机机构（问题题）”填写写部门名称称或简称及及文件的类类别，部门门和文件类类别之间用用“-”隔开，如如“企管部部-合同管理理”或用规规范化简称称。（二） 日常文件处处理完毕后后，按照文文件归档范范围和保管管期限表所所列的归档档范围，对对文件进行行鉴别和剔剔除，将需需要归档的的文件放入入所属类别别的档案盒盒内，在每每件文件的的右上角用用铅笔编制制件号，并并编制归档档文件目录录，从而实实

12、现档案的的初步整理理。（三） 一个季度档档案的初步步整理完毕毕移交后，下下一个季度度的档案属属于同一类类的接着上上一个季度的的顺序编号号，新加类类别的从“1”开始编号。初步整理需使档案按类分盒装好，并有对应的归档文件目录。如不符合以上要求，综合档案室有权退回档案，要求各部门重新整理。第十六条 综合档档案室于次次年6月底完成成当年档案案的最终整整理。档案案最终整理理方法见文文书档案整整理细则。第五章 档案的保管管第十七条 总部的的档案装具具为档案柜柜，待形成规模模后，设立立档案库房房。第十八条 存放档档案的排架架方法为自自上而下，从从左至右，整整齐排放，便便于查找。第十九条 保持档档案装具的的清

13、洁卫生生，做到防防尘、防火火、防盗、防防光、防潮潮、防虫、防防鼠，保护护档案安全全。保持适适当的温度度（16-266为宜）和和适当的湿湿度（相对对湿度455-60%为宜）。第二十条 档案库房房严禁吸烟烟和存放易易燃物品。第二十一条条 档案工工作人员严严守档案信信息内容安安全，防止止档案信息息泄密。第六章 档案的鉴定定和销毁第二十二条条 鉴定销销毁的原则则（一） 对对超过保管管期限的档档案进行鉴鉴定，提出出存毁意见见。（二） 确确定无保存存价值的档档案进行销销毁。第二十三条条 档案的的保管期限限分为二种种，永久、定定期两种。定定期一般分分为30年和10年。第二十四条条 分管档档案工作的的领导、各

14、各部门负责责人和综合合档案室组组成鉴定小小组。第二十五条条 综合档档案室列出出超过档案案保管期限限的档案清清单，按照照档案类别别报送各相相关所属部部门、及分分管档案工工作的领导导，由部门门负责人及及分管档案案工作的领领导对超过过档案保管管期限的档档案批示档档案销毁意意见。第二十六条条 经过鉴鉴定，对确确定已经失失去保存价价值需要销销毁的档案案，由综合合档案室编编制销毁清清册，经分分管档案工工作的领导导最终审批批后，进行行销毁。第二十七条条 销毁档档案由档案案管理人员员进行，各各部门派一一名兼职档档案人员负负责监销。销销毁完毕，销销毁人和监监销人在档档案销毁清清册上签字字，档案销销毁清册作作为永

15、久卷卷保存。第二十八条条 不在归归档范围之之列的一般般性、临时时性文件由由各部门自自行保管，保保管2年后（具具体时间可可以征询部部门负责人人），由部部门总经理理或负责人人及分管领领导审批同同意后，可可进行销毁毁。第七章 档案的利用用和保密第二十九条条 总部内内部人员，因因工作需要要可到综合合档案室查查阅、借阅阅档案，并并填写档案案借阅登记记表。第三十条 总部内内部人员如如因工作需需要，需要要借阅档案案时，进行行借阅登记记后可进行行借阅。借借阅限三日日内归还，需需延续借阅阅时，需办办理续借手手续。第三十一条条 查阅或或借阅秘密密、机密档档案，需文文件形成部部门的总经经理签字同同意后方可可查阅或借

16、借阅。查阅阅或借阅绝绝密档案需需经副总裁裁或执行总总裁签字同同意后方可可查阅或借借阅。第三十二条条 所借档档案，不得得转借他人人，不得涂涂改、损坏坏、拆散、剪剪贴，更不不得丢失、泄泄密。如有有其他人员员借阅同一一档案，必必须向档案案室登记后后，方可借借阅，不得得私自授受受。第三十三条条 档案的归归还，需当当面核对点点清和办理理归还手续续。第三十四条条 本公司人人员调离、离离职前，须须将所借的的档案如数数归还综合合档案室，办办理归还手手续。第三十五条条 借阅公公司绝密、机机密档案的的内部人员员严格遵守守公司的保保密制度，在在保管和复复制方面要要严加防范范和控制。第三十六条条 公司对对使用频繁繁和

17、重要的的档案资料料采用科学学手段，实实现电脑网网络化管理理，借阅人人员用完之之后应及时时删除。第八章 附 则第三十七条条 本标准准由总部综综合部负责责解释。第三十八条条 本标准准未尽完善善之处，由由总部综合合档案室按按实际需要要做出修订订。附件1：总总部档案工工作网络图图企业管理总监综合部项目公司总经理综合档案室总部各职能部门和兼职档案员各项目公司综合部各职能部门兼职档案员附件2：归归档章式样样附件3：档档案移交清清单档案移交清清单部门名称/分公司名称称:序号类名/案卷卷题名所属年度卷数文件数备注合 计:移交人: 接接收人: 日日期:附件4：及及时归档文文件清单及时归档文文件清单序 号文 件

18、内内 容部 门1分公司营业业执照、批批准证书、组组织机构代代码证企业部2分公司税务务登记证（国国税、地税税）财务部3分公司验资资报告、审审计报告财务部4项目股权变变更的协议议、合同企业部5与政府之合合作合同、框框架协议，合合资或独资资合同、章章程企业部、投资部6以上合同变变更或补充充企业部7其他重要文文件制单人： 审批人人：附件5：文文件归档范范围和保管管期限表文件归档范范围和保管管期限表一级类目二级类目三级类目四级类目归 档 文文 件保管期限定 期永久10年30年文书管理类类综合部党务党委工作会会议、纪要要文件党务决议、办办法、通知知、通报等等文件党员学习教教育与党工工作中形成成的文件党委评

19、先创创优文件材材料下属单位关关于党务工工作请示及及报告 工会工作计计划、总结结、会议纪纪录、决定定、通知工会管理、文文体活动等等形成材料料工会选举、任任命等文件件企业文化总部期刊和和印刷公司的宣传传画册公司重大新新闻及汇编编企业活动的的相关文件件（方案、报报告、批复复）企业重大活活动的相关关文件行政管理综合部各类类管理制度度综合部年度度工作计划划、总结、报报告分公司报送送的文件材材料（重大大问题的专专题报告）总部的正式式通知、函函年会的通知知、与会名名单、议程程、报告、领领导人讲话话、大会发发言讨论通通过的文件件决议、纪纪要行政管理公司营业执执照、批准准证书、组组织机构代代码证、税税务登记证证

20、、外汇登登记证、工工商注册材材料公司合同、章章程及补充充公司董事会会的会议纪纪要、领导导讲话公司召开工工作会议、专专题会议机动车调拨拨、保险、事事故、转让让等文件车辆证照XX集团公公司制发的的关于本公公司领导人人任免、人人员编制等等文件材料料XX集团公公司制发非非本公司主主管业务但但要贯彻执执行的文件件房产、土地地所有权和和使用权的的文件出国考察、参参加国际会会议、接待待来访等外外事活动形形成的文件件材料（含含签订协议议、协定、备备忘录、考考察报告、会会谈记录）档案管理档案管理的的年度计划划和总结档案移交清清册、归档档文件目录录、销毁清清册档案工作的的制度、规规定等总务管理总部办公楼楼租赁、合

21、合同协议及及补充各类请示、报报告及批复复办公设备及及用品、机机动车等采采购审批手手续，购置置等文件企业部按分公司分分综 合企业管理制制度年度工作计计划和工作作总结反映本企业业活动的报报刊（如简简报）综合给政府的请请示及政府府的通知、批批复、会议议纪要分公司关于于企业管理理一般性的的文件的请请示验资报告、审审计报告、公公司章程、评评估报告关于分公司司筹备的请请示、批复复分公司营业业执照、批批准证书、组组织机构代代码证、税税务登记证证、工商注注册材料等等经营计划与与考核经营目标与与计划明细细表年度经营计计划及预算算经营目标责责任书关于经营计计划与考核核的请示、批批复、方案案统计经营统计月月报表及统

22、统计分析法律事务按 项目公司分法律事务的的管理制度度规范分公司上报报备案的合合同、协议议纠纷事件处处理的相关关文件合同谈判会会议纪要对内外法律律函件其他法律文文件业务部按分公司分分国内业务管理制度重要活动的的总结、重重要专题的的调研材料料对外发的各各类函件关于市场开开发营销方方案、奖励励方案的请请示、报告告及批复年度经营计计划、工作作总结，中中长期经营营发展方案案业务部按分公司分分国内业务销售合同、采采购合同分公司上报报的一般性性文件和总总部批复。客户服务年年度工作计计划、总结结分公司上报报的关于客客户服务的的一般性文文件计划、总结结、统计、调调研等方面面的材料（年年度以上）计划、总结结、统计

23、、调调研等方面面的材料（年年度以下）国际业务各类合同、信信用证、开开证审批表表、合同审审批表(按每单或或每船)对外发的各各类往来函函件公司各类请请示、批复复文件年度工作计计划和工作作总结安全部按项目公司分安全管理制制度工程项目招招投标文件件合同、审批批类文件会议纪要应急预案安全检查报报告项目协议书书其他类重要要文件信息部各项管理、规规章制度各类通知、批批复、请示示文件应急预案年度工作计计划和总结结投资部按分公司分规章制度各类合同、协协议书公司基本情情况介绍，所所在省市的的基本开发发部及地图图等，公司司的财务报报表、资产产损益表、资资产负债表表、资产明明细表、房房地产证市场分析报报告、尽职职调查

24、报告告公司的验资资报告、审审计报告公司的组织织情况、人人员情况分公司的管管理制度公司的章程程公司的营业业执照、组组织机构代代码证、土土地使用证证政府各种批批文、通知知、函公司的通知知、通报、报报告内控部按分公司 分公司规章制制度等行政政性文件年度工作计计划和总结结内控审计报报告类文件件各类请示、批批复文件资金部公司规章制制度各银行综合合授信合同同各单笔借款款合同各类请示、批批复年度工作计计划和总结结人力部公司规章制制度等行政政性文件人事任免文文件员工录用、辞辞职、转正正等文件员工考核、职职称评审工工作等文件件材料职工名册员工调动工工作的行政政、组织关关系的材料料终端经营管管理事业部部公司各类规

25、规章制度文文件年度工作计计划、总结结、统计、调调研工作计划、总总结、统计计、调研（年年度以下各类请示、批批复、通知知、报告分公司报送送的文件材材料（重大大问题的专专题报告）分公司报送送的年度以以上的计划划、总结、统统计材料财务部公司各类规规章制度等等文件各类请示、批批复、通知知年度工作计计划和总结结声像类实物类人力资源类类财务类保管期限详详见会计档档案管理期期限表备注：1、总部的的正式通知知由档案室室归档，各各部门无需需归档总部部的正式通通知，以免免重复。2、各部门门的文件由由各部门归归档，各部部门收到的的其他部门门参考性、告告知性的文文件无须归归档，以免免重复。3、分公司司上报的各各种周报由

26、各部部门自行保保管，保管管35年后后报部门领领导及分管管领导可进进行销毁。4、临时性性文件无须须归档。附件6：文文件归档范范围和保管管期限表（总总部）文件归档范范围和保管管期限表（总总部）编制说明：1、根据国国家档案局局第8号令规定定结合公司司具体情况况，制订文文件归档范范围和保管管期限表，此此表仅适用用于公司总总部。2、此表用用来确定文文件归档范范围和保管管期限，并并体现文件件分类方案案。3、保管期期限分为二二种，永久久和定期。定定期一般分分为30年和10年。4、分类大大纲一级类目与与代号二级类目三级类目四级类目文书管理类类（WS）党政管理类类按分公司分分按部门职能能细分部门行政类类文件声像

27、类（SSX）不设二级类类目实物类（SSW）不设二级类类目人事类（RRS）财会类（CCK）（1）一级级类目共分分5大类，二二级类目根根据部门分分。二级类类目有综合合部(ZHH)、信息部(XXX)、企业部(QQG)、安全部(AAQ)、业务部(GGN)、国国际业务部部(GJ)、投资部(TTZ)、内控部(NNS)、法律部(FFL)、终端经营管管理事业部(ZD)，人力部（RL）、资产产管理部（ZG）、财务部（CW）。(也可用拼音简称)（2）三级级类目通常常按照不同同分公司或项项目分。不适合按分分公司或项项目分类的的，结合三三级类目的的问题分类类。综合部、信信息部、资金部、人力部、财务部、终终端连锁管管理

28、事业部部不设三级级及以下类类目。（3）综合合部的四级级类目包括括党务、企企业文化、行行政管理、总总务管理，企业部包括括综合、经经营计划与与考核、统统计。业务部的包包括国内业业务和国际际业务。其他不设四四级类目。5、在实际际的分类过过程中，可可根据文件件数量的多多少对类目目进行组合合。附件7：档档案盒封面面和盒脊式样附件8：备备考表式样样备 考 表盒内文件情情况说明 注注：情况说说明填写盒盒内文件缺缺损、修改改、补充、移移出、销毁毁等情况 整理理人： 检查人人： 年 月 日附件9：归归档文件目目录封面式式样归档文件目录年 度 机 构 保管期限 附件10：归档文件件目录式样样归档文件目目录件号责任

29、者文号文件题名日期页次盒号备注附件11：档案借阅阅登记表档案借阅登登记表序号借 阅 档档 案借阅部门借阅人领导审批借阅时间归还时间利用方式备 注附件12：档案销毁毁清册档 案 销销 毁 清 册序 号案 卷卷 或 文 件 题 名年 代盒号卷号或文号号卷内文件件件数保存期限销毁原因备 注附件13：档案销毁毁清册审批批表档 案 销销 毁 清 册 审 批 表该销毁清册册销毁档案案共计 （卷卷件） 起止年年度：其中 因 请准准予销毁。鉴定领导小小组负责人人 （签签字）： 年 月月 日日部门负责人人（签字）： 年 月月 日日监销人 （签字字）： 年 月月 日日第二编 文文书档案整整理细则为了实现公公司档案

30、管管理的系统统化、标准准化，为公公司的经营营发展提供供有效的档档案利用，根根据归档档文件整理理规则（DA/T22-2000）结合公司特点，特制定本细则。一、整理原原则遵循文件材材料的形成成规律，保保持文件之之间的有机机联系，区区分文件不不同价值，便便于保管和和利用。二、释义：文书档案是是指公司各各部门在企企业管理、投投资发展、安安全生产管管理、国际际国内业务务管理、行行政管理等等活动中形形成的以文文字和纸质质为主要信信息记录方方式的有利利用价值保保存备查的的文件。三、整理步步骤1、装订归档文件以以“件”为为整理单位位进行装订订。正本与与定稿为一一件；正文文与附件为为一件；转转发文与被被转发文为

31、为一件；原原件与复制制件为一件件；来文与与复文为一一件；文件件处理单与与文件为一一件；报表表、名册、图图册等每册册（本）为为一件。（1） 件内稿本、文文本的排列列。 装订时时，正本在在前，定稿稿在后；正正文在前，附附件在后；原件在前前，复制件件在后；转转发文在前前，被转发发文在后；来文与复复文作为一一件时，复复文在前，来来文在后；不同文字字的文本，中中文版本在在前，其他他文种版本本在后。有有文件处理理单的，应应放在文件件的前面。（2） 装订方式和和装订材料料的选择 装订材材料没有统统一规定，但但应符合档档案保护的的要求，对对归档文件件无损害，不不能影响档档案的保存存寿命。一一般采用缝缝纫线在文

32、文件左侧或或左上角轧轧边，较厚厚文件可采采用“三孔孔一线”的的装订方式式。另外还还可采用不不锈钢订书书钉、不锈锈钢夹等装装订方式。已已成册不易易拆封且未未使用易锈锈蚀的金属属物装订的的，无须另另行装订。（3） 装订的要求求 装订文文件要力求求整齐、结结实、美观观。一般说说来，采用用左侧装订订的，应将将文件左、下下边对齐，采采用左上角角装订的，应应将文件左左、上边对对齐。2、分类 本细细则采用“年年度机构构(问题)保管期期限”的分分类方法。（1）按年年度分类。以以每年1月1日至12月31日为一个自自然年度。一一般以文件件的签发日日期判定文文件所属年年度。有针针对年度的的文件材料料（如年度度计划、

33、总总结、报表表、名册）等等分入针对对年度。跨跨年度办理理完毕的文文件材料分分入办结年年。计划、总总结、预决决算、统计计报表、表表彰先进等等材料内容容所指年度度与文件形形成年度不不一致，统统一按其形形成年度。例例：20005年形成成的2000522008年年工作规划划，应归归入20005年度。对对请示与批批复、转发发件与被转转发件、会会议、案件件等跨年度度形成的文文件，统一一在办结年年度归档。例例：下级单单位20005年12月写的的请示，上上级单位22006年年1月收到，如如将“请示示与批复为为一件”，则则该请示应应连同办理理过程中形形成的其他他文件一起起归入20006年。（2）按机机构（问题题

34、）分类。将将同一个机机构的文件件作为一类类。有的文文件不适合合按机构分分类的，可可以按问题题分为一类类。（3）按保保管期限分分类。将同同一机构同同一年度同一一项目的文文件按照永永久、300年、10年。（4）在保保管期限下下，以问题为为主，兼顾顾其它特征征组卷。不适合按问问题组卷的的文件材料料区别对待待，如周报报、月报、计计划、总结结、报告等等综合性文文件材料按按名称组卷卷；会议文文件材料按按会议名称称组卷；统统计报表、通通知书等按按名称组卷卷；内部刊刊物按名称称组卷。分类方案：例：2007年年 各部门门 永久久、30年、10年2008年年 各部门门 永久久、30年、10年2009年年 各部门门

35、 永久久、30年、10年3、排列 归档档文件应在在分类方案案的最低一一级类目内内，按事由由结合时间间、重要程程度排列。4、编号归档文件应应依分类方方案和排列列顺序逐件件编号，在在文件首页页上端空白白位置加盖盖归档章并并填写相关关内容。归归档章设置置年度、保保管期限、机机构（问题题）、件号号。（1）年度度。文件的的形成年度度，以4位阿拉伯伯数字标注注公元纪年年，如20004。（2）机构构（问题）。作作为分类方方案类目的的机构（问问题）名称称或规范化化简称。（3）保管管期限。归归档文件保保管期限的的代码。永永久（A），30年（B），10年（C）。（4）件号号。文件的的排列顺序序号。其编编制方法是是：依据归归档文件的的排列顺序序，一个年年度每个机机构每种保保管期限每每个问题的的归档文件件从“1”开始标标注。5、编制归归档文件目目录归档文件目目录设置件件号、责任任者、文号号、文件题题名、日期期、页数、盒盒号、备注注等项目。（1） 件号：文件件的排列顺顺序号。（2）责任任者：文件件的发文机机关或署名名者。填写写责任者项项时一般应应使用全称称或通用简简称；联合合发文时一一般应将所所有责任者者照实抄录录，责任者者过多时加