世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册36309.docx

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1、广东*有限公司会务接待工工作手册目 录第一章 接待工作2一、接待工工作基本要要素2二、准备3三、交通7四、会谈8五、参观9六、住宿宿10七、餐饮10第二章 会务工作14一、准备14二、材料14三、食宿15四、交通15五、场地地16六、其他19七、会务工工作中一些些注意事项项2017第一章 接待工作作接待工作是是展示*风貌貌、显示管管理水平的的主要工作作之一，也也是完成各各项业务工作的的重要组成成部分。接接待工作一一般都具有有较严格的的计划性，但但有时也会会有突发和易易变的特点点，这就要要求接待部部门的工作作既热情周周到，耐心心细致，又又有条不紊紊，井然有有序。同时，在接接待工作中中，应严格格遵

2、守上级单单位和公司司的有关规规定。一、接待工工作基本要要素接待工作主主要应注意意5W要素素：Whaat（什么么事）、WWhen（什什么时间）、WWho（什什么人）、HHow（怎怎样做）和和Wherre（什么么地方）。1、Whaat（事由由）首先应了解解客人来访访的目的。这这是接待工工作的基础础，因为随随后一切工工作都必须须依此而进进行，通常常包括以下下几种：商商务谈判、业业务往来、合作协商、调研考察察、出席会会议、参加加典礼、礼礼节拜访等等。2、Wheen（时间间）这是指客人人来访的日日期和时间间，包括到到达时间、在在我单位逗留时时间、离开开时间、以以及相关的的车次航班班情况等。3、Whoo（

3、人员）人员是指来来宾的基本组成情情况，包括括人数、姓姓名、身份份（职务、级别等）、性性别、民族族等，尤其其应了解来来访客人中中最高领导导的情况。同时，根据据来访事由由和人员情情况，确定定我方出面面接待人员员，一般应应把握“对对口接待、身身份对等”的的原则，其其中关键是是确定我方方出面接待待的最高领领导。4、Howw（方式）方式则是指指接待所采采用的形式式，这主要要由接待的的事由来决决定。不同同的事由将将决定接待待地点的选选取和布置置。5、Wheere（地地点）地点主要指指迎送、会会谈、住宿宿、就餐等等地点。来来访的事由由、人数、主主宾的身份份等是确定定接待地点点的主要因因素。例如如：举行大大会

4、或典礼礼，当级别别较高的客客人来访时时，可在正正式会场旁旁备一小型休休息室，供供双方领导导在会前小小憩和见面面。所选用用会谈场所所的座位数数宜略多于于双方总出出席的人数数，达到既既能融洽交交流又相对对宽松的效效果。另外外，就近原原则也是要要考虑的因因素，使会会谈、住宿宿、就餐的的地点相对对靠近或顺顺路，可以以节约时间间和精力。二、准备接待前的准准备是做好好接待工作作的重要组组成部分，是是整个接待待工作能够够顺利进行行的基础。准准备工作包包括来访信信息的确认认、补充；确定接待待规格；制制定接待计计划等方面面。（一）确认认来访信息息来宾信息的的收集，是是做好接待待准备工作作的基础。在在接到接待待任

5、务后，首首先应确认认来访人员员的信息，包包括以下几几个方面：1、来访客客人情况：包括来访访人数；主主要成员姓姓名、身份份（职务、级级别等）、性性别、民族族（在食宿宿等方面有有无特殊要要求和风俗俗习惯）、随随行联系人人及联系方式式等。2、来访计计划：包括括来访目的的、来访时时间、离开开时间、来来去的交通通方式及班班次、是否否需要订房房、订票、接接送等。此外，还应应告知来宾宾我方接待待人员的姓姓名、联系系方式等信信息，便于于双方的沟沟通和信息息的及时更更新。联系系时要注意意复述关键键信息，如如人名、电电话号码、日日期、航班班班次等，请请对方确认认，以保准准确。（二）补充充相关信息息由来宾方面面提供

6、的信信息非常有有限，不足足以支持接接待工作圆圆满完成。因因此，接待待人员要根根据已知情情况扩展信信息。1、来访单单位的情况况：包括来来访单位的的概况、特特色和所处处地区的概概况等。这这些信息摘摘录、整理、打印后分分送参与接接待的主要要领导和工工作人员。2、重要来来宾的主要要经历：来来宾地位尊尊贵，需要要进行一对对一的接待待时。接待人人员应了解嘉宾宾的个人信信息，包括括个人资料料、主要经经历等。这这样才能在在接待中做做好细节工工作，使彼彼此心情愉愉悦。（三）规格格定位接待工作中中，规格定定位是一个个非常重要要的环节。在在掌握有关关信息后，主主要依据来来访人员情情况、时间间与目的，及及时向主管管领

7、导汇报报，确定我我方接待规规格及参与与人员，并并制定接待待计划。一一般来讲，接接待规格依依据实际情情况分为三三种形式。1、对等接接待，这是最常常见的接待待规格，指指我方出面面接待的领领导和客人人的职务、级级别大体相相同而采取取的一种接接待形式。2、高格接接待，是指我方方出面接待待的领导比比客人职务务高而采取取的一种接接待形式。3、低格接接待，是指陪客客比来客职职务低而采采取的一种种接待形式式。在接待工作作的准备中中，只有对对接待规格格做出正确确的定位，才才能确定应应该邀请哪哪些领导出出席，如何何安排车辆辆和行程，从从而完成接接待计划。（四）制定定计划制定计划是是接待工作作的重点之之一。尤其其是

8、重要来宾来访，应及及时向主管管领导和有有关同志汇汇报，听取取领导对接接待工作的的安排意见见，同时召召开接待工工作会议，在在安全保卫卫、交通用用车、陪同同人员、经经费开支、活活动方式、日日程安排、接接待规格、接接待地点、汇汇报内容、参参观路线、后后勤保障、宣宣传报导等等方面做出出准确、恰恰当的部署署，确保接接待计划顺顺利实施。制制定计划可可通过填写写接待事事务安排表表使计划划完整和详详细，其中中的关键内内容包括以以下三方面面：1、物质准准备，包括括：住宿安安排、用餐餐安排、会会谈地点、参参观点、接接待用车和和有关文字字材料等。2、参加人人员，根据据对方来访访目的、活活动需要来来确定，其其中的重点

9、点是落实我我方出面接接待的最高高领导。3、资金准准备，适量量的接待经经费是必不不可少的。附：接待事事务安排表表 填表时间间：来访单位来访时间会晤地点主要内容来访单位成员联系人： 联系电电话：会见领导接待人员 经经办人： 联系电电话：会晤安排馈赠礼品备 注（五）检查查准备准备工作完完成后，应应从头到尾尾将整个接接待计划梳梳理一遍，查查漏补缺。主主要关注整整个接待流流程安排是是否合理、是是否遗漏某某个环节等等，确保每每个环节应应出席的人人员和需要要的物资都都已落实。提提前半天或或一天须再再次落实人人员、地点点、车辆和和经费等的的准备情况况。三、迎送（一）车辆辆安排无论是接机机接站，还还是来宾到到达

10、后的座座谈参观，车车辆安排都都是不可或或缺的部分分，在进行行准备工作作时应尽早早落实。所所安排车辆辆座位数（不不含折叠座座位）应略略大于总乘乘坐人数（来来访人数+接待人数）。在保保证车辆交交通安全基基础上，兼兼顾乘车者者舒适度和和临时增加加人员乘车空位位等问题。在在接待重要要领导时，一一般应为其其单独安排排一辆小车车。工作人员应应及早落实实车型、车车牌号码、司司机姓名和和手机号码码，并提前前与司机本本人确认，保保证本次出出车的时间间、地点准准确。除司司机本人联联系方式外外，接待人人员还应储储存车辆调调度人员的的电话号码码，以便出出现突发情情况时可以以快速做出出调整，及及时解决问问题。（二）机场

11、场接待若对方要求求我方接机机，首先要要确认对方方的人数、航航班号、起起飞时间和和随行联系系人电话。接待人员要提前落实航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。接到来宾后后，应热情情主动地自我介绍绍，帮助来来宾拿行李李。待来宾宾到齐、行行李件数确确认后，接接待人员应应尽快带领领来宾返回回。如重要贵宾宾，接待人人员可以提提前联系机机场，申请请贵宾通道并提前到达达贵宾厅，交交费办理接接机手续等等。接到贵宾后可询问贵宾宾是否需要要稍事休息息再上车。（三）火车车站接待接待人员应应提前落实实接站车辆辆和制作接接站牌，并并在出发前前致电来访访方的随行行联系人，确确认火车是是否正点运运行，

12、告知知对方自己己将在何处处等候。若若对方身份份比较尊贵贵，则需提提前办理相相关手续，到到站台迎接接。接到来宾后后，接待人人员要热情情主动地自我介绍绍，帮助来来宾拿行李李。接待人人员应提醒醒来宾注意意保管好行行李和随身身物品，并并尽快引领领来宾离开开火车站广广场，返回。（四）来宾宾自驾车来宾自行驾驾车来到公公司。接待人员员要提前与来来宾约定好好时间和下下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。当日，接待待人员应提提前致电来来访方的联联系人，询询问对方位位置，再次次确认下车车地点并表表明自己将将在那里等等候。如有有需要，还还应邀请出出席接待的的领导一同同前往等候候。（五）送行行应尽早了解解

13、对方离开开的日期时时间和交通通工具，据据此安排有有关领导和和车辆为客客人送行。四、会谈（一）会谈谈的前期准准备工作首先，接待待人员根据据对方的来来访要求确确定会谈时时间和内容容，并请相相关人员出出席；根据据会谈的规规格和出席席人数尽早早预定会谈谈场地。随随后，接待待人员将拟拟定的接待待计划及相相关资料分分送相关领领导和出席席人员。重要会谈，还还应准备多多媒体设备备，制作领领导名牌，注注意领导排排位。若有有需要，还还要联系相相关新闻媒媒体进行报报道，请专专人负责会会议记录。（二）会谈谈当天的准准备工作当天，接待待人员应提提前检查会会场的布置置情况。保保证会场整整齐干净，有有足够的座座椅，有工工作

14、人员倒倒茶。如有有需要，还还要调试多多媒体设备备，摆放领领导姓名座座位牌和鲜鲜花。如有有媒体参与与，还应特特意为媒体体准备一份份介绍会谈谈概况的新新闻稿。（三）会谈谈接待人员将将来宾引领领至会谈地点后后，先进行行主客之间间的相互介介绍。按照照礼仪，应应先把宾客客介绍给主主人，再把把主人介绍绍给宾客。会谈期间，接接待人员应应坐在出入入方便的位位置，根据据领导和来来宾的需要要随时提供供服务。接接待人员应应注意会谈的节奏奏，如需要要，委婉地地提醒相关关人员把握握时间。（四）会谈谈结束会谈结束，接接待人员应应注意清理会会场的工作作，如回收收会议资料料；领导姓名名座位牌；与相关媒媒体联系，撰写新闻闻稿、

15、跟进报道道等。如有需需要，尽快快整理完成成会议纪要要，及时传传递给与会会人员。五、参观根据来宾的的要求及公公司的实际际情况，可可安排一些些参观活动动。根据来访者者的不同要要求来选择择。如果对对方想了解解广州的历历史文化，一一般可选择择陈家祠、南南越王墓博博物馆、中中山纪念堂堂等具有广广州地方特特色的景点点；若对方方希望参观观广州市区区、购买广广州特产，则则可以选择择天河城广广场、北京京路步行街街等商业区区。来宾要求进进行校外参参观时，接接待人员可可根据具体体情况决定定是否需要要全程陪同同。如果需需要陪同，应应事先策划划好参观路路线，收集集要参观景景点或地区区的有关信信息，届时时为来宾介介绍。同

16、时时还要安排排车辆，预预留经费，在在车上准备备充足的饮饮水，还应应根据天气气情况准备备雨伞。如如果来宾自自行参观游游览，接待待人员也应应该向来宾宾提供充足足的信息，包包括天气状状况、景点点概况及特特色、周围围交通情况况等。六、住宿来宾如需住住宿，应尽尽早为其预预定住宿房房间。视来来宾情况可可在房间里里准备适量量的水果和和鲜花，若若是大型会会议，可提提前在房间间内放置会会议流程和和公司简介。接待人员将将来宾送至至宾馆后，应应清楚的告告知对方随随后的日程程安排及下次见面面的时间地地点。如有有需要，接接待人员可可要求宾馆馆提供“早早上叫醒”服务，以免延误时间。如果来宾迟到，接待人员应拨打房间电话，向

17、来宾询问情况。切忌直接到对方房间外敲门。七、餐饮餐饮宴请是是接待工作作中很常见见的环节。接接待餐饮的的主要原则则为：节俭俭大方、具具有地方特特色、兼顾顾双方饮食食习惯、重重点照顾客客人饮食爱爱好，避免免铺张浪费费。（一）确定定宴请规格格和形式宴请的规格格，以宴请请目的和主主要宾客的的身份地位位而定。宴宴请形式的的确定要参参考宴请的的缘由、被被邀请主宾宾的职务身身份及宴请请对象的饮饮食习惯而而定，例如如是采用中中餐还是西西餐，以酒酒会还是茶茶会方式举举办等。（二）确定定宴请地点点确定宴请地地点应遵循循以下原则则：与宴请请目的、性性质和主宾宾的身份地地位相适应应；能够充充分表达对对客人的敬敬意；同

18、时时交通便利利、环境优优雅、菜肴肴精美、价价格合理、服服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。接待人员应应根据就餐餐人数提前前预定进餐餐地点，用用餐房间或或席位，并并预留余地地。提前将用餐餐的时间和和地点通知知有关参加加人员，举举行正式宴宴请应发请请柬。若是是级别较高高的宴请，还还需制作领领导姓名座座位牌，考考虑桌次安安排、领导导排位等工工作。（三）现场场布置若较正式的的宴请，工工作人员应应提前到场场进行布置置。其具体体工作内容容有：在餐餐厅门口设设立欢迎指指示牌，调试灯光光音响等设设备，如重重要宴请，应应布置领导导致辞稿；席位的分分配和摆放放；领导桌桌座位排位位。现场布布置应庄重重大方，可可适

19、当点缀缀鲜花。（四）中餐餐宴请1、点菜：接待人员员应提前联联系餐厅，确确定菜单。菜式一般般以清淡为为宜，突出出广州风味味及餐厅特特色，同时时充分考虑虑客人、尤尤其是主宾宾的饮食习习惯、口味味好恶、宗宗教禁忌、健健康状况等等具体情况况，切忌奇奇巧怪异的的食品。点点菜应量力力而行，适适当控制，略略有盈余，用用餐标准应应按有关规规定执行。在在宴请重要要客人时，可可以采用分分餐上菜的的形式。要要准备适当当的酒水饮饮料，规模模较大的宴宴会，酒水水最好准备备三种以上上。2、进餐：宴请前，主主人应提前前到达宴会会地点迎接接客人；如如果客人之之间不认识识或不熟悉悉，主人应应热情地为为其介绍；有一定社社会地位的

20、的贵宾到来来后，应先先将其迎进进接待室休休息，并安安排身份相相同的人员员陪同，待客人到齐齐后，主人人再陪同贵贵宾一同进进入宴会厅厅。工作人人员坐在餐餐桌最靠外外的位上，并并在自己身身旁略腾出出空间以方方便上菜。开餐后，工工作人员应应留意上菜菜、饭的进进度，适时时提醒服务务员上茶水水、饮料、饭饭菜和水果果。如饭菜菜数量不够够，应及时时加菜。宴会一般控控制在一个个半小时左左右为宜，最最多不超过过两个小时时。工作人人员应避免免当着客人人面看帐或或付款。3、送别：如有司机机另外进餐餐，工作人人员应在进进餐即将结结束时及时时通知司机机到位。宴宴请结束后后，可由工工作人员将将来宾送至至下榻酒店店。（五）自

21、助助餐自助餐，有有时亦称冷冷餐会，是是目前国际际上所通行行的一种非非正式的西西式宴会。自自助餐具有有如下几条条明显的长长处。其一，可以以免排座次次。正规的的自助餐，往往往不固定定用餐者的的座次。这这样既可免免除座次排排列之劳，也便于用餐者自由地进行交际。 其二，可以以节省费用用。自助餐餐多以冷食食为主，不不提供正餐，不不提供高档档的菜肴、酒酒水，故可可节约主办办者开支，并并避免浪费。其三，可以以招待多人人。自助餐餐不仅可用用以款待数数量较多的的来宾，而而且还可以以较好地处处理众口难难调的问题题。依照惯例，自自助餐大都都被安排在在各种正式式的公务活活动之后，作作为其附属属的环节，是是招待来宾宾的

22、项目之之一，极少少独立出来来，因此自自助餐的具具体时间要要受到正式式公务活动动的限制。自助餐时要要依从一般般的西餐礼礼仪，还应应该注意以以下几个要要点：排排队按顺序序取食物；每每次少取；要要分类，不不要把冷热热食物同时时放在一个个盘子上；西西餐的食物物先后大约约是： 沙拉开胃菜汤主菜甜品咖啡茶茶。第二章 会务工作作一、准备做好会务工工作，关键键是“细”。同时，会务工作人员要分工负责、紧密配合，这样才能顺利地完成会务工作。（一）在确确定召开会会议后，应应尽快掌握握相关信息息，包括：会议内容容、会议时时间、会议议地点、与与会人员等等。根据所所掌握的信信息，向与与会人员发发出邀请，并并附回执（确确认

23、与会人人员是否参参加会议的的各项具体体活动与食食宿安排），最最终落实确确定。制作作与会人人员信息登登记表，便便于各有关关单位掌握握相关信息息。（二）根据据会议需要要，对工作作人员进行行分组分工工，分别负负责各方面的工作作。会务总总负责人应应召集各方方面负责人人员召开预预备会，确确定会议的的程序和各各自负责事事务。二、材料（一）会务务工作中，为为明确各部部门分工与与协调，可可制作会会务工作手手册；为为使嘉宾更更方便的参参加会议，可可为嘉宾准准备会务务指南。其其中主要内内容包括：会议程序序、工作人人员联系方方式等。（二）应准准备的会务务材料还包包括：嘉宾宾签到所准准备的签到到台、签到到本、笔、胸胸

24、花；需要要领导题词词的会议需需准备笔墨墨纸张、题题词台，如如有需要还还应预备代代拟参考稿稿；制作工工作人员证证、嘉宾证证和记者证证；制作分分发会议通通知、会议议议程、议议题、领导导讲话稿和和主持人稿稿；准备和和调试有关关放映材料料（Powwer PPointt、DVDD、幻灯片等等）等。三、食宿根据要求安安排好与会会人员的住住宿、餐饮饮。（一）根据据与会人人员信息登登记表提提前选定适适宜的住宿宿、餐饮场场所，要求求设施齐备备、交通便便利，应预预留足够的的嘉宾房、重重要嘉宾房房、工作人人员房，并并提前调试试各房间硬硬件设施，检检查安全事事宜。（二）制作作住宿登记记表，以便便掌握与会会人员住宿宿信

25、息。如如会议需要要，接待人人员应要求求宾馆提供供“早上叫叫醒”服务务。（三）餐饮饮工作对酒酒店要求较较高，食品品卫生为第第一位；宴宴会场地规规模应符合合与会人数数实际，过过大过小都都不可取；食品应照照顾到大多多数与会人人员的口味味。餐饮工工作的具体体细节请参参见接待待工作餐饮饮。四、迎送会务工作中中住宿、餐餐饮接待对对交通安排排要求较高高，需协调调好各地点点间往来的的车辆安排排。应制作作会议用用车安排表表确保与与会人员安安全、准时时的参加会会议的各项项活动。交交通安排的的具体细节节请参见接接待工作迎送。组织大型活活动，来宾宾众多，且且到达时间间多集中在在一天之内内，接待的的工作量很很大，也很很

26、容易造成成疏漏。因因此，一定定要提前做做好统筹部部署，制定定缜密而又又灵活的接接待方案。对对于特大型型活动，也也可以在机机场、火车车站设置指指引牌或服务台。以机场接待待为例，应应注意如下下细节：1、成立接接机小组，根根据来宾的的到达时间间和数量，配配备足够的的工作人员员。每位工工作人员都都应熟悉机机场结构和和各种设施施，随机应应变，可以以应付接机机工作中可可能的各种种突发情况况。如有需需要，接机机人员应提前踩点点，进行相相关培训。2、将来宾宾的姓名、单单位、职位位、联系方方式、到达达的时间和和班次列表表，核实无无误后分发发给接机人人员。接待待人员应注注意及时更新来来宾的到达达信息。3、航班密密

27、度较大时时，可计划来宾宾乘坐同一一辆车返回回，此时要要充分考虑虑到航班提提前到达或或延误的情情况。每辆辆车都要预预留一定的的空位，以以免晚点的的宾客打乱乱整体乘车车计划。五、场地 现场场布置是会会务工作中中的重要环环节，各协协调单位应应互相配合合。各组工工作人员应应提前到达达会议现场场，布置、安安排、检查，查查漏补缺。（一）领导导席的安排排在确定双方方领导名单单后，应对对领导座次次进行排位位和标示。主主要包括以以下四种情情形：1.会议室室、贵宾室和设有主席席台的大型型会议：应提前确确定就座的的领导名单单。应在各领领导座位前前的桌上摆摆放姓名牌牌、茶水和和相关资料料；在主要要发言领导导面前摆放放

28、话筒；还还可在会议议桌上摆放放鲜花。2.不设主主席台的大大型会议：一般安排排领导坐在在台下中间间前排位置置。在各领导导座位的椅椅背上粘贴贴姓名牌以以标识，可在座位位上放置瓶瓶装水和相相关资料，也可在领导导席前摆放放茶几。对对于级别较较高的会议议，应在领领导席两侧侧及前后预预留警卫人人员席位。3.大型演演出：一般般安排领导导坐在台下下中间较前前排位置，以以视线清晰晰且不受阻阻挡地观看看到全台为为宜，一般般建议安排排在第5-10排。应应在各领导导座位的椅椅背上粘贴贴姓名牌以以标识，并并在座位上上放置瓶装装水和相关关资料。如如有级别较较高的领导导出席，应应在领导席席两侧及前前后预留警警卫人员席席位。

29、（二）贵宾宾室的准备备在召开较高高级别的会会议时，一一般在会场场旁安排贵贵宾室，以以供来宾和和我方领导导在会议前前后进行短短暂休息和和交流。贵贵宾室里应应安排专门门的服务员员，并备鲜鲜花、茶水水等。（三）主持持人的定位位会议如需主主持人，在在会议召开开前进行简简单介绍、宣布会议议进行分段段等。主持人人位置一般般在主席台台的一侧，并并放置专用用话筒。如如主持人在在主席台就就座，应在在其面前摆摆放专用话话筒。（四）会标标与背景板板的布置会议如需要要会标（横横幅）和背背景板，应应提前制作作、悬挂、安安放完毕。会会标与背景景板上字样样和图案应应由会议负负责领导审审定。（五）签到到台的摆放放签到工作应应

30、安排专人人负责。签签到台应多多备签到本本和笔；如如需为与会会人员佩带带胸花，应应提前选定定和购买胸胸花，并安安排专人负负责。如欲请来宾宾题词，则则需提前在在适当位置置安放题词词桌，并准准备笔墨纸纸砚等应用用之物，也也应安排专专人负责。（六）签约约台的准备备如举办签约约仪式，一一般应以主主席台为签签约台，面面对观众席席。应制作作对方单位位名称牌和和我方名称称牌，分别别放在签约约台左侧和和右侧（面面对签约台台）。签约约台后只摆摆放两张椅椅子，见证证嘉宾一般般安排站立立在签约人人背后；台台上应事先先放好将签签署的协议议和签字笔笔，并安排排礼仪工作作人员为双双方签约代代表翻开协协议书和交交换协议。（七

31、）电器器设备的调调试在会议上如如需使用投投影，应提提前准备好好笔记本电电脑、投影影仪和投影影屏幕，由由专人负责责，并提前前调试。一一般应至少少提前半天天准备好会会议上将用用到的Poower Poinnt等材料料，存入统统一使用的的笔记本电电脑，进行行调试。如如会议需使使用幻灯片片、DVDD放映等，也也需相应准准备。音响、话筒筒需提前调试试。工作人人员应提前前检查话筒筒和音响的的效果，并并准备备用用话筒。其其余如灯光光、空调、风风扇等电器器设备也应应提前检查查。（八）合影影的预备首先在综合合考虑天气气、安全、光光线、空间间等条件后后，选择合合适的合影影地点。随随后对参加加合影的人人员名单进进行确

32、认和和排序，一一般采取在在前排座椅椅的椅背上上贴姓名牌牌的方法来来为主要领领导排位。摄摄影师应提提前到位检检查效果。如如在室内合合影，亦可可在合影地地点摆放绿绿色植物，以以烘托效果果。如合影影人数较多多，可利用用台阶进行行分行排序序。（九）记者者席的安排排摄影记者应应提前到场场确定录像像机位置，电电线的走线线应尽量靠靠墙边，并并采用地毯毯遮盖或用用胶带固定定，以防绊绊人。文字字记者席一一般布置在在会场两侧侧略前的位位置。（十）讲台台的安排讲台位置应应放置在主主席台的右右侧，略前前于第一排排座位；一一般重要嘉嘉宾讲话要要在讲台上上摆放鲜花花，但应注注意鲜花不不可遮住讲讲话人的面面容；一般般讲台要

33、摆摆放两支话话筒，以备备话筒出现现故障时仍仍能继续演演讲，话筒筒需提前调调试，适当当音量为好好；如嘉宾宾有讲稿，需需注意讲台台正上方是是否足够明明亮。六、其他会务工作牵牵扯面广，工工作繁琐复复杂。也应应注意以下下工作。（一）后勤勤会务后勤工工作包括接接待车辆的的准备、礼礼仪工作人人员的安排排、配合会会场布置做做好各方面面协调工作作。后勤工作应应着重注意意硬件设施施，选定适适宜的会议议场地，准准备灯光、投投影、音响响、麦克风风、电脑、鲜鲜花、桌椅椅、茶水、水水果、地毯毯，并保障障会场的供供水、供电电和周围环环境的清理理；按要求求制作背景景板和会标标（横幅）；安排服务务员；会场场卫生；如如逢雨天，

34、还还需备用雨雨伞。（二）安全全保卫安全保卫是是会务工作作的重中之之重，具体体内容包括括与安全预案案的制定；有关安全全、交通部部门协调；安排警卫卫工作；疏疏通道路；布置停车车场；引导导来宾车辆辆；大型群群众集会需需向公安机机关申报等等等。（三）媒体体宣传宣传工作包包括与有关关媒体单位位的联系协协调；录像像拍摄工作作；宣传报报道工作；向相关工工作组领取取并发放记记者证和工工作人员证证等。七、会务工工作中一些些注意事项项（一）掌握握接待总体体情况、服服从总体工工作安排会务接待工工作是一项项涉及面广广、程序繁繁多、联系系密切的系系统工程，是是由多项工工作流程、内内容组成,又由众多多部门和大大量人力共共

35、同参与完完成的，工工作流程包包括嘉宾的的迎送、嘉嘉宾的签到到、礼品发发放与接收收、车辆调调度、交通通疏导、饮饮食住宿等等方方面面面的内容。所所以宏观上上对整体接接待的了解解和把握有有助于工作作人员明确确自身位置置及与之相相衔接的种种种环节。由由于会务工工作的复杂性，必然要进进行分组和和分工，每每个工作岗岗位都是会会务活动不不可缺少的的重要组成部部分。（二）外树树形象、内内强素质作为逗留时时间不长的的嘉宾，主主要是从工工作人员的的仪态举止止、谈吐学学识感受*人人文积淀和和精神风貌貌，因此有有几点具体体要求：11、热情、开开朗、宽容容、稳重，与与嘉宾接触触要热情，语语言表述要要到位，说说话要注意意

36、分寸。22、反应迅迅速，灵活活处理。会会务工作中中往往会遇遇到意想不不到的变化化，应根据据实际情况况，如时间间、地点、场场合、对象象的不同而而灵活处理理，根据情情况作出正正确判断，迅迅速采取措措施。3、有有礼有节，大大方得体。在在会务过程程中，我们们要遵守“尊尊重原则”，最最大限度的的使嘉宾感感到满意，但但要把握一一定的“度度”，做到到有礼有节节，大方得得体。（三）分工工协作、密密切配合正如前面所所说，会务务接待是个个系统工程程，光靠一一两个单位位或负责人人是难以胜胜任的，各各工作组的的工作人员员必须明确确责职，分分工负责，又又团结协作作，配合默默契，互相相补台，才才能为完成成接待任务务奠定坚实实基础。（四）注意意安全安全是会务务工作的前前提。要高高度重视安安全问题，制定会议突发事件应急预案。要注意嘉宾的安全，同时也要注意自身的安全。