SEAS75产品技术方案白皮书3736.docx

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1、河北省通信公司项目建议书 东软综合档档案管理系系统Neusooft SSEAS77.5技术方案第 1 页 共 32 页NEUSOFT SEAS7.5东软综合档案管理系统技术方案目 录一应用背背景21.1 信信息技术的的发展对档档案的影响响21.2电子子档案管理理的目标21.3 电电子档案管管理系统解解决的问题题1二产品概概述22.1 逻逻辑构架22.2 硬硬件部署42.3系统统特点6三系统功功能介绍103.1 信信息收集103.2管理理保存143.3信息息利用183.4业务务维护193.5系统统设置203.6安全全设计21四选配功功能244.1全文文检索组件件244.2 OOCR组件件254.

2、3流媒媒体服务组组件254.4安全全策略管理理274.5工作作流引擎27五解决方方案295.1档案案馆解决方方案295.2企事事业单位解解决方案30六典型用用户31七东软介介绍347.1东软软集团简介介347.2参与与国家标准准制定35八荣誉资资质36九联系方方式42 -第2页-技术方案一应用背背景1.1 信信息技术的的发展对档档案的影响响20世纪990年代以以来，以信信息技术应应用为核心心的信息化化浪潮席卷卷全球，已已成为世界界新经济发发展的强大大推动力，成成为当代最最先进、最最活跃的生生产力。在在信息技术术迅猛发展展的浪潮下下，企、事事业单位加加大力度开开展信息化化建设，力力图通过信信息技

3、术改改造来提升升传统产业业，以信息息化带动工工业化和现现代化。随着信息技技术的发展展和企、事事业单位信信息化建设设的逐步深深入，给档档案管理带带来了巨大大的挑战。面面对通讯、网网络、多媒媒体、存储储等信息技技术的快速速发展，如如何充分利利用信息化化技术，加加快档案信信息化建设设，更快、更更好的提供供服务是摆摆在我们面面前的紧迫迫任务。1.2电子子档案管理理的目标知识资源管管理是未来来企、事业业单位信息息管理的重重要组成部部分，也是是企业信息息管理的基基础，是未未来的发展展趋势和发发展方向。档档案是一个个单位知识识资源的核核心部分，也也是知识资资源管理中中最基础部部分。档案案作为重要要的信息资资

4、源，大量量凝结了组组织发展过过程中获得得的认识、体体会、经验验和教训，是是承载组织织记忆及知知识的重要要容器，其其间蕴涵了了大量知识识财产。因因此做好电电子档案的的管理，对对于企、事事业单位来来说尤为重重要。结合合先进的信信息化技术术，改变传传统的重保保管、轻利利用的观念念，充分发发挥电子档档案的价值值，使其成成为领导决决策的依据据，为员工工学习掌握握岗位工作作知识提供供途径，成成为新产品品研究中的的重要参考考资料。1.3 电电子档案管管理系统解解决的问题题1 适应应对电子文文件的管理理：电子档档案管理模模式下管理理和利用的的对象为电电子文件，电电子文件具具有文件与与载体分离离、易更改改、依赖

5、应应用环境等等特性，这这与传统的的实物档案案管理存在在很大的不不同。电子子档案管理理系统要能能够实现对对实体档案案和电子档档案的有效效管理，同同时应根据据用户单位位的特点，结结合电子文文件管理的的相关标准准和理论，积积极探索对对电子文件件的长期保保存及完整整性、真实实性方面的的研究。2实现档档案业务的的全面管理理：提供信信息收集、整整理、归档档、统计、编编研、鉴定定、销毁、检检索、借阅阅、库房管管理等档案案业务功能能，实现对对档案信息息的全过程程的高效管管理。3实现档档案信息的的共享和利利用：对电电子档案信信息进行有有效组织，充充分利用网网络优势，在在确保信息息安全的同同时，使企企业员工可可以

6、在局域域网或互联联网上方便便快捷的获获取到档案案信息资源源。4实现文文档一体化化管理：与与企、事业业单位中已已建立的办办公自动化化（OA）、管管理信息系系统（MIIS）、企企业资源计计划（ERRP）等业业务系统进进行无缝的的衔接。通通过有效的的技术手段段，使业务务系统中产产生的有价价值的电子子文件能够够自动、完完整、规范范的归档到到电子档案案管理系统统中。充分分利用企、事事业单位中中的信息资资源，减少少人工操作作，提高工工作效率。二产品概概述2.1 逻逻辑构架1系统支支撑层：是系统运行行的底层支支撑平台，它它为保证系系统正常运运行提供了了最佳保障障。系统支支撑层由网网络、服务务器、存储储、系统

7、软软件组成。网络：为系系统提供信信息传输平平台。服务器：为为系统提供供信息处理理平台。存储：为系系统数据提提供存储平平台。系统软件：为硬件设设备和应用用系统提供供软件支持持。2资源层层：是整体系统统的数据资资源层，为为上层提供供数据源。其其组成包含含档案管理理系统的应应用数据、电电子文件、用用户信息以以及存在于于业务系统统中的数据据。上层可以通通过各种访访问协议（如如：JDBBC、FTTP、LDDAP）获获取存储在在数据库或或磁盘上的的数据。业业务系统（如如：OA、MMIS等）可可以通过系系统提供的的应用程序序接口进行行数据的归归档、查询询、单点登登录及界面面整合，实实现档案管管理系统和和业务

8、系统统的集成。3基础应应用层：提供系统基基础的应用用功能，为为业务应用用提供支撑撑。其组成成包括记录录管理、电电子文件管管理、存储储管理、消消息管理、任任务管理等等。4业务应应用层：实现所有的的档案管理理业务逻辑辑。包括了了档案的所所有业务功功能，包含含信息的收收集、整理理、归档、管管理、保管管、利用等等。5展示层层：是系统展示示给用户的的图形界面面，用户使使用笔记本本电脑、工工作站、PPDA、智智能手机等等设备，通通过浏览器器访问应用用系统。 2.2 硬硬件部署东软综合档档案管理系系统的正常常运行基于于一定的网网络和硬件件环境，主主要负责档档案信息的的收集、存存储、备份份以及输出出利用等，用

9、用户可根据据本单位的的实际情况况选择配备备。2.2.11 输入/输出设备备1） 高速扫描仪仪：用于普普通幅面文文件、档案案（B5、AA4、A33等幅面）的的扫描录入入。2） 工程扫描仪仪：用于大大幅面图纸纸(A0幅幅面)的扫扫描输入。3） 数码相机：用于实体体档案拍照照、数码照照片的录入入。4） 普通打印机机：用于档档案目录的的打印输出出。5） 绘图仪：用用于大幅面面图纸的打打印输出。6） 光盘刻录机机：用于电电子档案的的刻录、存存储及备份份。2.2.22存储、备备份设备1) 磁盘阵列：大容量、安安全性高的的专业存储储设备，可可以解决大大数据量的的存储问题题。2) 磁带机：用用于电子档档案数据

10、的的脱机备份份。2.2.33服务器提供档案管管理系统的的WEB应应用服务、流流媒体服务务、数据存存储等。这这些服务既既可以集中中在一台高高性能服务务器上也可可以分别部部署在独立立的服务器器上，同时时WEB应应用服务器器可以采用用集群技术术分担到两两个或多个个服务器上上，以提高高性能。建议将WEEB应用服服务、流媒媒体服务和和数据库使使用独立的的服务器部部署。服务务器硬件配配置如下：CUP：双双核CPUU主频2.0GHzz以上内存：2GG以上网卡：千兆兆网卡硬盘：空间间足够大（结结合存储数数据量考虑虑）。2.2.44 PC机机需根据实际际情况，配配置若干用用于档案数数据的录入入、输出、查查询、利

11、用用的终端办办公电脑。建建议硬件配配置如下：CUP：PP4 主频频2.0GGHz以上上内存：1GG以上2.2.55操作系统统及数据库库1） 服务器端：操作系统：Winddows 20000/20003 Seerverr；Linuxx数据库：MMicroosoftt Sqll Serrver22000 /20005；Orraclee 9i/10G中间件：TTomcaat 4.1/5.2；Weebloggic 99/102） 客户端： 操作系统：Winddows XP/22003/7浏览器：IInterrnet Expllorerr 6.00/7.00/8.002.3系统统特点 东东软综合档档案管

12、理系系统为用户户提供了一一个安全、灵灵活、高效效的“档案管理理平台”。系统提提供了安全全控制功能能对权限、数数据和用户户进行控制制，以确保保系统的“数据安全全”。信息采采集、档案案管理和信信息利用实实现了档案案管理过程程中的所有有业务功能能，同时用用户通过业业务管理功功能可以对对文档库结结构和功能能模块进行行“灵活配置置”。另外系系统可与全全文检索、OOCR、流流媒体、工工作流引擎擎等服务组组件进行集集成。用户户可以在东东软综合档档案管理系系统平台上上建立起适适合本单位位的电子档档案管理系系统。系统统适用于：（1）综合合档案室：对企、事事业、各级级政府本单单位的综合合档案进行行管理。（2）综合

13、合档案馆：各级档案案馆，接收收并管理所所属立档单单位的档案案。（3）集团团式管理：集团单位位对分布在在不同地点点的下级单单位进行集集团化的档档案管理，结结合集团的的实际情况况，可以采采用集中式式或分布式式的管理方方案。（4）行业业应用:根根据行业的的特点和标标准，利用用东软综合合档案管理理平台实现现对行业档档案的管理理，如:l 结合制造业业的特点，实实现对产品品图纸的档档案管理;l 结合电力企企业的标准准、规范，实实现对项目目档案管理理；l 结合学校的的管理，实实现对教学学、科研档档案管理；l 结合检察院院、法院的的要求，实实现对诉讼讼档案管理理；l 结合房产局局业务，实实现对房产产交易档案案

14、管理； 2.3.11数据结构构自定义东软综合档档案管理系系统提供了了灵活的数数据结构自自定义功能能，用户可可以结合实实际的业务务情况定义义文件库、预预归档库和和档案库的的结构及功功能，并且且能够在自自身需求、管管理模式上上发生变化化时随需应应变。l 库结构管理理用户可以根根据本单位位管理的文文件和档案案种类，如如收文、发发文、文书书档案、科科技档案、基基建档案、会会计档案、光光盘档案、录录像档案、录录音档案、设设备档案、实实物档案、照照片档案、图图书档案等等，自由的的设置文件件库、预归归档库和档档案库的结结构。同时时系统中还还提供了节节点管理功功能，对于于档案馆或或集团集中中管理时可可以将不同

15、同立档单位位、不同下下级单位的的数据分别别建立在不不同的节点点下区分管管理。l 数据结构管管理对于不同种种类文件和和档案以及及在移交、归归档、借阅阅、保管、销销毁等业务务操作中产产生的数据据，系统提提供大量的的文档库数数据结构模模板，用户户可以利用用模板方便便的建立文文档库。同同时可以对对建立后的的文档库可可以通过修修改文档类类型进行增增加、删除除、修改字字段名称、字字段长度、字字段类型等等属性。l 流水号规则则设置通过修改文文档类型功功能可以对对流水号字字段的生成成规则进行行设置，如如档案号、盒盒号、件号号、案卷号号、卷内顺顺序号等常常用流水号号的规则均均可设置。可可以设置生生成的组合合字段

16、，如如档案号由由年度+保保管期限+流水号组组成，也可可以设置依依赖字段如如件号依赖赖年度形成成流水，那那么系统会会根据不同同的年度生生成由1到到N的流水水号。在新新增记录时时可以自动动提取流水水号，或者者使用编号号功能统一一生成流水水号。l 自动维护表表达式系统中内置置了常用的的表达式，利利用表达式式可以获取取当前时间间、用户名名、所属部部门；计算算起止日期期、页数、件件数等。通通过修改文文档类型功功能可以设设置字段的的默认值使使用表达式式获取，在在数据发生生变化时系系统会自动动进行表达达式的维护护，如当案案卷内增加加了一个新新文件时，系系统会对案案卷的件数数字段进行行自动的维维护计算。l 数

17、据分类导导航设置系统中提供供了分类导导航设置功功能，可以以设置文档档库中的数数据按某一一个或多个个字段组合合进行分类类导航。例例如对于案案卷可以设设置按年度度、分类号号两级分类类导航或者者按年度、保保管期限、密密级三级分分类导航；对于文件件可以设置置按年度、文文件移交状状态两级分分类导航。用用户可以结结合业务需需要进行自自由调整，利利用分类导导航可以方方便、快捷捷的查找到到某一类数数据。l 功能模块配配置系统中提供供了对功能能模块的配配置功能，可可以按照用用户的业务务需要对功功能模块进进行增加、删删除、更名名操作。对对于有个性性化需求和和功能模块块，还可以以进行配置置。l 报表模板管管理系统内

18、置大大量规范的的档案报表表模板，报报表模板利利用EXCCEL进行行制作，用用户可以对对模板中的的字体、打打印内容、排排序方式等等进行调整整。2.3.22档案业务务管理系统提供档档案的数据据录入、移移交、归档档、借阅、统统计、编研研、销毁、脱脱机保管、库库房管理、报报表输出、检检索查询的的完整功能能，在此可可以实现档档案业务的的高效、自自动管理。2.3.33电子文件件管理l 版本管理系统提供版版本管理功功能，可以以对电子文文件的各个个版本进行行维护。支支持对电子子文件的检检入和检出出，并记录录检出、检检入的原因因及人员信信息；可以以指定检入入部门或人人员，只有有指定的检检入人可以以进行修改改；检

19、入后后系统自动动保留旧版版本，生成成新版本。系系统提供对对多种格式式文件的不不同版本进进行比较,包括AuutoCAAD文件,BMP文文件等。l 电子文件浏浏览系统内置的的浏览器支支持文本文文件、图像像文件、HHTML文文件、Offficee文件、CCAD文件件等各种格格式的电子子文件2000多种，并并支持放大大、缩小、翻翻页、旋转转等各种操操作；同时时，系统自自动对下载载到计算机机上的临时时文件进行行安全保护护，防止用用户非法复复制和打印印。2.3.44安全防护护平台信息安全是是档案信息息利用的基基础，系统统提供权限限管理、离离线控制、数数据加密、日日志审计、用用户监控等等完整的安安全防护体体

20、系，确保保信息资源源能够安全全存储和利利用。2.3.55集成服务务组件系统可以集集成全文检检索、OCCR、流媒媒体服务以以及工作流流引擎等。通通过集成系系统能够实实现对档案案内容的高高效检索、扫扫描文件信信息的自动动提取、以以及音视频频档案的网网络点播和和流程管理理等功能。2.3.66应用程序序接口随着信息化化建设，各各单位逐渐渐建立起OOA、MIIS、ERRP等系统统（统称业业务系统），这这些系统中中产生的大大量有价值值的信息都都需要归档档。东软综综合档案管管理系统提提供了完善善的应用程程序接口，可可以进行数数据归档查查询、统一一用户信息息实现与业业务系统之之间的信息息交互。l 统一用户信信

21、息如果用户已已在业务系系统中建立立了本单位位的组织机机构和用户户帐号，或或采用LDDAP（轻轻量级目录录访问协议议）建立了了单位的目目录服务。系统提供了一套组织机构接口，能够读取业务系统中的组织机构和用户信息。通过组织机构接口不仅能够完成用户身份认证，还可以利用这套接口构建组织机构树，并在档案管理系统中进行授权。采用接口读取的方式可以在业务系统用户信息发生变化时，如增加、删除、修改用户信息，实时的读取到变化后的信息，确保了档案管理系统与业务系统中的组织机构信息同步。l 数据归档查查询系统中提供供一套数据据交互的接接口，业务务系统可以以调用接口口实现数据据的归档和和查询。数数据交互的的格式采用用

22、XML描描述，内容容可以包括括描述信息息、正文、附附件及处理理单，以及及其它需要要归档的信信息。系统统提供的接接口分为JJava开开发包和WWeb SServiices两两种方式，对对于采用JJava语语言开发的的系统可以以调用Jaava开发发包，对于于其它语言言开发的系系统可以调调用Webb Serrvicees。l 应用集成利用系统中中的JavvaScrript接接口可以实实现与业务务系统的应应用集成。通通过应用集集成后用户户既可以直直接访问档档案管理系系统查询数数据，也可可以在业务务系统中增增加查询档档案的链接接，结合用用户权限控控制可以直直接在业务务系统中查查询档案信信息。三系统功功能

23、介绍东软综合档档案管理系系统根据电电子档案的的收集、管管理和利用用的管理流流程，提供供了建库、数数据录入、原原件扫描采采集、移交交归档、数数据导入导导出、报表表打印、统统计、档案案编研、档档案销毁、库库房实体管管理、脱机机保管、实实物借阅、在在线借阅、监监控报警以以及电子档档案浏览、下下载、打印印等完整、高高效、安全全、易用的的档案管理理基本功能能，还提供供选配功能能提高系统统录入、查查询效率并并保证系统统安全。下下面从档案案管理的业业务角度进进行信息收收集、管理理、保存、信信息利用、业业务维护、系系统设置和和安全设置置进行介绍绍：3.1 信信息收集信息收集图图信息收集部部分包含建建立文档库库

24、、接口录录入、数据据录入、导导入导出、移移交归档等等功能。接接收不同来来源的档案案数据：可可以通过接接口接收其其他系统的的数据；通通过控件直直接录入档档案数据；通过扫描描设备等直直接录入电电子文件；通过导入入、导出功功能实现历历史数据的的导入；通通过移交归归档实现临临时档案到到正式档案案的归档。3.1.11建立文档档库综合档案管管理系统以以文档库的的方式存储储数据，从从业务过程程上分为文文件库、预预归档库和和档案库三三大类。1）文件库库下的文档档库主要用用于收集和和管理数据据文件，包包括上级机机关下发的的文件、单单位发出的的文件以及及从OA系系统中收集集到的数据据。此分类类下包括收收文库、发发

25、文库、移移交记录库库等数据库库。收集到到的数据文文件可以移移交到预归归档库中对对应的文档档库中进行行整理，也也可以不移移交，保留留在当前库库中。2）预归档档库下的文文档库主要要用于接收收和管理由由文件库移移交过来的的文件和资资料，包括括待归档文文件和不归归档文件以以及退回的的文件。数数据整理后后，可以归归档到档案案库中保存存。此分类类下包括：传统文书书、新文书书、科技、基基建、会计计、光盘、录录音、录像像、设备、实实物、照片片、图书以以及用户自自定义的文文档库。3）档案库库下的文档档库主要用用于保管正正式档案信信息。此分分类下包括括：传统文文书、新文文书、科技技、基建、会会计、光盘盘、录音、录

26、录像、设备备、实物、照照片、图书书以及用户户自定义的的文档库。由于数据信信息来源不不同，数据据的多元化化以及客户户的特殊需需求，使得得文档库结结构需要根根据实际情情况进行灵灵活多样的的变化。综综合档案管管理系统提提供两种建建立文档库库的方式：新建文档档库和定制制文档库，以以及合理化化规范数据据库的新建建节点功能能。3.1.11.1建立立文档库系统提供固固定的库模模板，包括括收文库、发发文库、传传统文书、新新文书、科科技、基建建、会计、光光盘、录音音、录像、设设备、实物物、照片、图图书等档案案专用库模模板，便于于用户快捷捷建立文档档库。3.1.11.2定制制文档库定制文档库库是根据用用户实际需需

27、求建立新新库。根据据定制的代代码表、数数据结构，灵灵活建立适适应客户需需求的文档档库。3.1.11.3建立立节点节点用于对对文档库进进行分类，可可以根据实实际需要进进行建立，将将属于同一一类型的文文档库建立立在一个节节点下。节节点下可以以再建立节节点，没有有数量限制制。通过节节点把文档档库组织起起来以目录录树的形式式友好的展展示给用户户。3.1.22数据录入入3.1.22.1目录录著录用户使用此此功能进行行案卷、卷卷内、文件件等信息条条目的录入入工作。系系统提供两两种录入形形式（表格格、分页）、代代码选择、信信息复制、流流水号提取取、信息自自动提取、查查重（支持持关联查重重）、批量量修改等操操

28、作，提高高录入的工工作效率，减减少录入的的工作强度度。 11）录入形形式系统提供表表格和分页页两种录入入形式。表表格形式可可以在同一一页面同时时增加修改改多个条目目信息，便便于用户使使用进行数数据的比较较录入。分分页形式每每页显示一一个条目信信息，用户户可以像书书签翻页一一样有针对对性一页一一页录入条条目信息。 2）代码码选择系统将有规规律的字段段信息形成成代码列表表和代码树树（例如：保管期限限），在录录入页面中中，此类字字段会自动动产生下拉拉列表和下下列树，供供用户选择择录入。 3）信息息复制系统可以根根据表达式式设置获得得当前记录录其他字段段信息或其其他库中记记录的指定定字段值。 4）流水

29、水号提取系统根据规规则自动或或手动提取取流水号，生生成件号、档档号等。 5）信息息自动提取取系统根据规规则生成主主题词、档档号、创建建时间、页页数等字段段对应的信信息。系统通过识识别图片自自动提取图图片中文字字信息，添添加到对应应字段上。系统直接提提取CADD图纸文件件中的信息息，添加到到对应字段段上。6）查重系统提供自自动查重功功能，如果果有重复信信息，系统统会给出记记录重复提提示。除了了标准条目目查重外，系系统还提供供关联查重重，可以根根据设置检检查字段间间的关联唯唯一性，重重复会给出出友好提示示。7）批量修修改系统可对用用户选择的的一批数据据进行统一一修改，即即用户根据据自己实际际需要使

30、用用批量修改改功能统一一自动修改改条目内容容（包括加加前缀、后后缀、替换换中间内容容等）。3.1.22.2文件件扫描系统提供文文件扫描功功能对文件件进行扫描描录入，支支持批量扫扫描和单页页扫描，支支持单双面面扫描，并并根据设置置的前缀信信息自动生生成文件名名称。3.1.22.3电子子文件挂接接1）单个电电子文件上上传在录入记录录时，选择择电子文件件直接上传传到服务器器，并建立立与记录之之间的对应应关系。2）批量上上载挂接系统提供批批量上载挂挂接功能，将将多个电子子文件上传传到服务器器生成记录录，并根据据文件命名名规则，建建立与父记记录的挂接接关系。3）条码识识别挂接条码识别挂挂接功能是是在对纸

31、质质文件进行行扫描时自自动识别纸纸质文件上上的条码，根根据条码系系统自动将将扫描的电电子文件挂挂接到对应应的条目下下。3.1.22.4版本本管理版本管理记记录数据变变更信息，形形成历史记记录。便于于用户追溯溯历史信息息。版本管管理功能还还提供检出出、检入、取取消检出、查查看版本记记录功能，用用于维护版版本记录。3.1.33移交归档档移交归档是是档案管理理重要的操操作流程。兼兼职档案管管理员收集集整理数据据后，将需需要移交的的数据移交交到预归档档库。档案案管理员整整理预归档档库中的数数据记录，不不合格文件件退回到文文件库，合合格的数据据进行保管管期限划分分、组卷、编编号等数据据整理，将将数据归档

32、档到正式档档案库，形形成正式档档案。用户户可以根据据权限查看看档案记录录。 3.1.44整理组卷卷3.1.44.1编号号用户通过手手工调整案案卷号、件件号等信息息后，系统统自动根据据年度、保保管期限、分分类、件号号等信息进进行排序显显示。用户户可以通过过编号功能能，生成档档号或其他他所需的案案卷流水号号信息。3.1.44.2组卷卷、拆卷1）手工组组卷用户使用手手工组卷功功能，可以以将文件记记录插入到到指定案卷卷下，形成成卷内目录录。在没有有案卷记录录的情况下下，用户可可以选择文文件后直接接进行立卷卷，添加案案卷信息后后，文件自自动添加到到案卷下形形成卷内目目录。2）自动组组卷系统提供自自动组卷

33、功功能，根据据用户设置置的组卷条条件，将文文件记录自自动添加到到案卷下，形形成卷内目目录。3）拆卷用户可以选选择案卷进进行拆卷操操作，将卷卷内目录拆拆离开，以以便进行重重新组卷。3.1.44.3数据据导入、导导出1）数据导导入将外部数据据按照规则则导入到综综合档案管管理系统中中。导入功功能支持导导入xmll、txtt、mdbb、xlss、dbff、odss等多种文文件格式。数数据导入功功能支持将将其他数据据库中的数数据导入到到当前系统统中。系统统根据设置置的对应关关系，使不不同结构的的数据之间间可以相互互转换。数数据导入时时，支持覆覆盖导入和和生成新记记录两种方方式。2）数据导导出将系统中的的

34、数据按一一定规则导导出，导出出的数据格格式为国家家档案局规规定的标准准格式以及及xml、xxls、oods、ttxt、mmdb、ddbf等。数数据导出时时，支持覆覆盖导出。3.1.55报表打印印系统提供制制作好的报报表模板，用用户根据需需要选择对对应封面、全全引目录、备备考表等报报表模板进进行打印。此此功能提供供打印预览览、打印和和生成文档档三个功能能。打印预预览可以预预览打印结结果。打印印和生成文文档支持多多模板批量量打印和生生成文档。3.2管理理保存3.2.11借阅管理理1）实物借借阅登记档案管理员员检索到允允许借阅的的案卷或文文件，对借借阅的案卷卷或文件进进行登记，登登记借阅者者、借阅目

35、目的、借阅阅日期、利利用天数、借借出数量等等信息。允允许一次性性借出多条条案卷或文文件，逐一一进行登记记。2）借阅归归还档案管理员员在借阅库库中检索欲欲归还的案案卷或文件件记录，对对案卷或文文件进行登登记，更改改登记状态态为已归还还并记录归归还日期。3）借阅催催还档案管理员员可以对“已到期”的借阅记记录进行催催还，催还还方式分为为邮件、手手机短信、系系统消息和和打印催还还单四种，可可以同时选选择多种催催还方式通通知借阅者者归还借阅阅的案卷或或文件。4）借阅设设置借阅设置用用于设置案案卷或文件件允许借阅阅的期限，默默认为1个个月，可以以根据用户户的实际借借阅期限在在此进行设设置。超过过设置借阅阅

36、期限的记记录，系统统会自动将将其设置为为“已到期”状态，由由档案管理理员执行催催还操作。5）借阅统统计系统提供多多种统计方方案，系统统管理员可可以根据需需要进行统统计，并打打印统计结结果，下载载统计图表表（图表支支持2d、33d的柱图图、饼图、曲曲线图等）。针针对借阅，统统计方案如如下：l 按借阅人统统计：统计计借阅者在在某一时间间段内借阅阅档案的个个数。可以以指定借阅阅人进行统统计。l 按时间统计计：统计在在某一时间间段内被借借阅的所有有档案个数数，以及各各自档案的的个数。l 按档案统计计：统计某某一时间段段内某个档档案被借阅阅的情况，包包括档案被被借阅人借借阅的次数数。l 按借阅目的的统计

37、：统统计某一时时间段内被被借阅的所所有档案各各自对应不不同目的的的累计次数数,这样可可以统计出出档案的用用途，测评评档案的实实际应用利利用率。l 按借阅频率率统计：统统计某一时时间段内被被借阅的所所有档案各各自的累计计次数,这这样可以评评测档案利利用价值的的高低。l 按操作者统统计：统计计某一时间间段内借阅阅管理员共共借出的档档案个数。除了固定方方案之外，档档案管理员员还可以根根据实际需需要设置统统计条件进进行统计。3.2.22档案保管管对档案的实实体进行保保管，包括括鉴定销毁毁、升级保保管、重新新归档、销销毁还原、清清除、统计计等功能。3.2.22.1建立立销毁库建立销毁库库，可以通通过新建

38、文文档库功能能，选择“销毁库”模板建立立销毁库，销销毁库用于于存放档案案的销毁记记录，被销销毁的档案案在此处查查询到，并并允许档案案管理员进进行还原或或清除，以以及统计销销毁信息。3.2.22.2鉴定定销毁鉴定销毁用用于鉴定出出欲销毁的的档案记录录。系统根根据保管期期限和归档档日期，自自动鉴定出出需要进行行销毁的记记录。档案案管理员根根据鉴定结结果打印销销毁单，领领导审批通通过后，将将鉴定出的的记录进行行销毁。3.2.22.3升级级保管将鉴定后需需要进行销销毁的记录录进行升级级保管，不不对其进行行销毁。系系统自动将将当前记录录的保管期期限进行升升级。档案案管理员根根据鉴定结结果打印升升级保管清

39、清单，领导导审批通过过后，将鉴鉴定出的记记录进行升升级保管。3.2.22.4重新新归档将鉴定后需需要进行销销毁的记录录进行重新新归档，不不对其进行行销毁。系系统自动将将当前记录录的归档日日期置成当当前日期实实现记录重重新归档。档档案管理员员根据鉴定定结果打印印重新归档档清单，领领导审批通通过后，将将鉴定出的的记录进行行重新归档档。3.2.22.5销毁毁还原对已经销毁毁的记录进进行还原。档档案管理员员到销毁库库中检索到到需要进行行还原的记记录，将其其还原，系系统还原此此记录对应应的原始记记录并记录录还原状态态，档案库库中可以看看到此记录录。3.2.22.6销毁毁清除对已经销毁毁的记录进进行彻底清

40、清除。清除除后的记录录，系统中中将不再保保存。档案案管理员到到销毁库中中检索到需需要进行清清除的记录录，将其清清除。系统统清除此记记录对应的的原始记录录并置清除除状态。3.2.22.7销毁毁统计系统提供多多种统计方方案，系统统管理员可可以根据需需要进行统统计，并打打印统计结结果，下载载统计图表表（图表支支持2d、33d的柱图图、饼图、曲曲线图等）。针针对销毁，统统计方案如如下：l 按人统计：统计销毁毁人在某一一时间段内内销毁档案案的次数。可可以指定销销毁人进行行统计。l 按时间统计计：统计在在某一时间间段内被销销毁的所有有档案次数数。除了固定方方案之外，档档案管理员员还可以根根据实际需需要设置

41、统统计条件进进行统计。3.2.33库房实体体管理3.2.33.1建立立库房可以通过新新建文档库库功能，选选择“库房”模板建立立库房库，库库房库用于于存放档案案的实体在在实际库房房库中位置置等记录信信息，被放放入库房中中的档案在在此处可以以查询到。库库房库中可可以根据实实际需要建建立库房、区区域、列、节节和层。3.2.33.2入库库选择需要入入库的档案案记录，将将档案记录录存放到库库房库中指指定位置上上，并记录录档案入库库状态。入入库后，到到库房库中中某个位置置上，可以以查看到当当前位置上上所有存放放的档案记记录。3.2.33.3出库库选择已经入入库的档案案记录，执执行出库操操作，系统统删除库房

42、房库中对应应的记录。3.2.33.4库房房示意图库房示意图图，用于显显示库房中中存放的档档案信息。可可以查看库库房、区域域、列、节节、层上的的分类情况况，使用情情况和环境境情况。对对库房库进进行监控。3.2.33.5密集集架控制密集架是由由各个列组组成，即密密集架中可可以自由移移动的部分分，可以根根据实际需需要有管理理员控制移移动密集架架位置。（需与硬硬件进行接接口集成）3.2.33.6库房房统计系统管理员员可以根据据需要定制制统计条件件进行统计计，并打印印统计结果果，下载统统计图表（图图表支持22d、3dd的柱图、饼饼图、曲线线图等）。针针对库房，可可以方便的的统计出各各库房的各各类档案存存

43、储数量等等。3.2.44脱机管理理3.2.44.1建立立脱机存档档库可以通过新新建文档库库功能，选选择“脱机存档档库”模板建立立脱机存档档库，脱机机存档库用用于记录脱脱机介质信信息，包括括名称、容容量、已存存容量、剩剩余容量等等。管理员员可以将脱脱机记录中中档案记录录统一脱机机保存到本本地光盘或或本地磁盘盘中。3.2.44.2脱机机保管此功能用于于将脱机存存档库中存存放的档案案记录保存存到本地磁磁盘上。用用户选择指指定磁盘，将将档案记录录下载到指指定磁盘上上。可以将将保管下来来的文件存存入光盘中中保管或上上报。在任任何终端中中，使用脱脱机数据目目录中的浏浏览程序SSeasRRun.eexe可以

44、以脱机查阅阅相关文档档信息及电电子原件内内容。3.3信息息利用3.3.11检索3.3.11.1模糊糊检索选择指定类类型，输入入想要检索索的字符，系系统会自动动在当前指指定类型的的所有字段段查询出符符合条件的的所有记录录，并将记记录返回给给用户。支支持跨库模模糊检索。检检索后系统统会自动记记录检索条条件，方便便用户进行行第二次检检索。 3.3.11.2属性性检索选择指定类类型，在需需要检索的的属性字段段上输入想想要检索的的字符，系系统会自动动在当前指指定类型中中按照属性性字段条件件查询出符符合条件的的所有记录录，并将记记录返回给给用户。支支持跨库属属性检索。检检索后系统统会自动记记录检索条条件，

45、方便便用户进行行第二次检检索。 3.3.11.3高级级检索选择指定类类型，根据据需要构造造检索条件件，可以便便捷的修改改和删除条条件。系统统会根据当当前构造的的检索条件件查询出符符合条件的的所有记录录，并将记记录返回给给用户。支支持跨库高高级检索。检检索后系统统会自动记记录检索条条件，方便便用户进行行第二次检检索。 3.3.11.4深入入检索通过“模糊糊检索”、“属性检索索”或“高级检索索”后，在检检索的结果果中，进行行再次检索索，缩小检检索范围，支支持多次检检索。3.3.11.5全文文检索全文检索通通过分析技技术快速检检索电子文文件内容和和条目数据据字段中的的内容。支支持检索hhtm、hht

46、ml、aasp、ttxt、ddoc、ppdf、pppt、xxls和wwps等文文件格式。（详详见选配模模块中全文文检索组件件说明）3.3.22档案编研研档案编研方方便用户对对文献原文文进行整理理。系统主主要从以下下两个方面面实现：1）专题记记录记录一些与与“档案编研研”相关的文文档（如：大事记、组组织沿革等等），文档档以条目方方式记录。根根据用户实实际需求设设置编研专专题，将同同一专题相相关的文档档归纳在此此专题下，以以方便用户户查阅和管管理。2）文件汇汇编将用户所需需要的资料料打印或下下载下来以以便用户使使用。由于于SEASS系统用户户众多，每每个用户使使用系统管管理的文件件类型也大大不相同

47、，可可能同一个个专题下所所存储的附附件种类也也不尽相同同（如：可可能同时存存在pdff、worrd、caad等文件件）。系统统为满足大大多数用户户的需求，使使用户操作作更灵活，因因此提供两两种方式的的文件汇编编：一种是是按用户设设置的模板板生成封面面和目录并并将用户选选择的所有有文件及附附件打印出出来，另一一种是生成成封面和目目录后将所所有附件下下载到用户户指定的位位置。3.3.33在线借阅阅1）借阅申申请不同用户可可以选择自自己需要的的档案记录录进行在线线借阅申请请，可以选选择审批人人，借阅期期限和审批批权限等信信息。申请请需要的权权限（例如如：浏览、下下载、打印印等）。2）借阅审审批档案负责人人审批借阅阅申请，如如果同意申申请，系统统会自动给