分支机构职场租赁装修及家具设备管理办法14540.docx

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1、分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置管理暂行办法 为加强公司司分支机构构筹建期间间的职场租赁赁、装修及及家具、设设备配置管管理，充分分体现公司司优秀文化内内涵，树立立某良好社会会形象，特特制定本管理办法法。第一部分 管管理原则一、分类管管理机构筹建期期间职场管管理分为临临时办公职职场与正式式办公职场场两类，均采采取租赁方方式使用。二、授权管管理(一) 所所有未开业业二级机构构及其所属属分支机构构正式办公职职场租赁、装修修及家具、设设备配置相相关事宜均由总总公司机构构发展部负负责审批。筹建期临临时办公职职场相关事宜，总公公司负责审审批二级机机构；二级级机构（筹筹备组）负负责审批所所属分支机

2、机构并向总总公司报备备。上述事宜宜拨款、购置、调调配事宜由总总公司机构构发展部负负责集中办办理。(二) 本本年度已开开业的二级机构构，经总公司司核准于下下年度筹建的各级级分支机构，总公公司将把其其职场、装装修及家具具、设备等等相关筹建费用列列入二级机机构下年度财务预预算，由二二级机构在在核定标准准内审批使使用并报备备总公司。三、标准控控制管理凡在既定标标准（参见见附件一）范围内的，根据上述授权管理规定逐级报批报备；属超出标准范围的，一律报总公司机构发展部审批。第二部分 临临时办公职职场管理一、临时职职场租赁管管理（一）租赁赁标准1、租赁期期：控制在在2个月以以内。2、租赁用用房：为宾馆或其其它

3、公有办公用用房。3、租赁费费用：二级级机构控制制在3万元元以内；三三级机构控控制在1.5万元以以内。此项项费用需报报总公司单单独下拨。（二）租赁赁工作流程程1、分支机机构在标准准范围内选选出备选地地点，写出出签报（参参见附件二二）逐级报报批。并附：（1）租租赁临时办办公用房有有关事项的的请示。请请示应包含含有拟租办办公用房的的位置、面面积、楼层层、价格、配配套服务、物物业管理及及租赁费用用预算等方面面的内容。（2）拟签签订的临时办公公用房租赁赁合同。2、临时职职场租赁不不做现场考考察，根据据分级授权权管理流程程，审批核核准。凡超超出规定标标准的，需需向总公司机构构发展部报报批。3、分支机机构筹

4、备组组根据批复复意见与出出租方签定定租赁合合同并归归档。4、属特殊殊原因需延延期租赁临临时办公用用房的，需需提前155天向总公公司机构发发展部报批批。(三) 相相关注意事事项1、临时办办公用房不不得进行任任何装修。2、同城三三级机构和和四级机构构不得租赁赁临时职场场。二、临时职职场家具、设设备配置管管理（一）家具具配置标准准：二级机机构控制在在2万元以以内；三级级机构控制制在1万元元以内。（二）办公公设备配置置：属公司司集团采购购的，需事事先上报总总公司申请请下拨配发发；属机构构自行采购购的，在核核定标准范范围内按照照分级授权权要求报批批报备购置置。（三）购置置费用：在在机构筹建建费中列支支。

5、（四）管理理要求：机机构各类统统配、自购购物品按照公司资产管管理制度进行管管理。第三部分 正式式办公职场场管理一、正式办办公职场租赁管理（一）租赁赁标准1、为合理理控制机构构成本负担担，兼顾未未来发展需需要，租赁赁期以35年以内内为宜。2、分支机机构办公职场租赁面积、费费用标准，根据机构类类别确定（参见附件件一）。 （二）租赁赁工作流程1、根据总总公司规定定的职场租租赁的面积积、费用标标准，分支支机构筹备备组对拟租租赁办公职职场进行实实地考察。2、分支机机构需选出出两个以上上备选地点点，写出签签报（参参见附件二二）逐级报报批。并附附：（1）租租赁办公用用房有关事事项的请示示。请示应包包含有拟租

6、租办公用房房的位置、面面积、楼层层、价格以以及发展商商名称、开开发资质、相关房地产有效证件和资料、工程质量监督部门核准的质量等级、配套服务、物业管理以及租赁费用测算等方面的内容。（2）以总总公司房房屋租赁合合同（范本）（参见附附件六）为为蓝本拟定的待签租赁合合同。3、总公司司机构发展展部负责派派员对二级级机构拟租办办公用房进进行现场考考察；三、四四级机构拟拟租办公用用房的现场场考察由总总公司派员员或委托所所属二级机构进行。4、总公司司机构发展展部会同有有关部门联联合审批租租赁合同。5、分支公公司筹备组组根据总公公司批复意意见与出租租方签定租租赁合同并归档。分支机构办办公职场租租赁操作流流程责任

7、部门流程相关文件分支机构筹筹备组职场考察上报租赁办公用房有关事项的请示派员现场考察总公司机构发展部会同相关部门联合审批分支机构根据总公司批复签订总公司关于于办公职场的的有关规定定分支机构筹筹备组总公司机构构发展部或或二级机构构机构发展部部办公室财务部信息技术部部人力资源部部法律稽核质质询部总公司关于于办公职场的的有关规定定分支机构筹筹备组总公司批批复（三）相关关注意事项项1、各级各各类分支机机构办公职场的的面积、租赁赁费用须严格控制制在总公司司规定的标标准额度内内，未经总总公司批准准，严禁突破。2、分支机机构办公职场选址要求：应尽量选选择所在城城市金融机机构聚集区区域，职场场本身建筑筑具备良好

8、好的广告效效应，既要要能充分体体现公司的的雄厚实力力，也要能能充分体现现公司深厚厚的文化底底蕴和高尚尚的文化品品位。同时时，职场本本身建筑物物应具备良良好辐射效效果的广告告位置，便便于公司广广告的设立立和摆放。3、车位要要求：办公公职场本身身建筑应规规划有足够够的车位，能能够为自身身和客户提提供足够的的车位保障障服务。各各分支机构构发生的车车位租赁费费用，由分分支机构在在总公司下下达的年度度租赁费用用总额内统统筹考虑解解决。4、租赁赁合同签签约重要注注意事项（1）分支支机构有关关责任人应应对拟租办办公用房的的产权文件件及相应手手续，与原原件进行核核对，且复复印签字确确认，并将将该等复印印件与租

9、赁赁合同一并并传真至上上报。（2）每年年房屋租金金建议分两两次或多次次支付；违违约金不要要超过当期期应付租金金的日万分分之二点一一；（3）应争争取取得44560日的的装修期（免免租期）；（4）应有有我方提前前退租不视视为违约的的条款，如如“租赁期内内，乙方如如要求提前前终止本合合同，应当当提前900日书面通通知甲方，本本合同即至至该通知载载明的日期期终止，双双方互不承承担违约责责任，否则则视为乙方方违约。”二、正式办办公职场装装修管理（一）实行行分类管理理1、分支机机构办公职职场装修分分为总公司司指定装修修与不指定定装修两类类。2、指定装装修：由总总公司统一一委托南京京金陵装璜璜装饰公司司进行

10、装修修。二级机构原则上上采取指定定装修方式式。3、不指定定装修：由由分支机构构在当地通通过公开招招投标方式选选定装修公公司。（1）参与与招标的装装修公司资资质必须达达到二级资资质，数量量不得少于于两家。（2）装修修方案、装装修费用和和装修公司司的确定，必必须逐级上上报总公司司机构发展展部核准。（3） 220万元以以上的装修修工程由总总公司机构构发展部派派员参与开开标并确定定中标公司司；20万元以以下的由二二级机构（筹备组）负负责开标并并确立中标标公司，报总公司司机构发展展部核批。（二）装修修工作流程程1、所有分分支机构筹筹备组与装装修公司共共同制订职职场装修方方案和装修修费用预算算，行签签报报

11、总总公司核准准；装修费费用预算应应将装饰工工程、消防防工程、综综合布线之之外的其他他分项工程程（如监控控系统、门门禁考勤系系统、1110联动系系统等）分分别做出项项目预算。2、总公司司机构发展展部会同有有关部门核核准批复装装修方案。3、根据总总公司批复复，分支机机构筹备组组以总公司司建筑装装饰工程施工合合同（范本本）（参参见附件七七）为蓝本本，与装修公司司签订装修修合同，实施装修修工程。 4、分支机机构筹备组组指定专职职责任人负负责监督装装修工程进进度与质量量。 5、工程验验收：按照照建筑装装饰工程竣竣工验收报报告（参参见附件八八）有关要要求进行验验收。其中中，20万元以以上的装修修工程总公公

12、司会同分分支机构对对装修工程程进行验收收。20万元以以下的由二二级机构（筹备组）负责验收收。6、装修完完工后，由由装修公司司提供完整整的竣工决决算资料，经经分支机构构予以确认认逐级上报总总公司，由由总公司统统一安排审审计结算及及备案。分支机构办办公职场装装修操作流流程责任部门流程相关文件分支机构筹筹备组工程验收，结算报告审查对装修工程进行全过程监督招标、开标并确定装修公司总公司机构发展部会同相关部门联合审查并批复上报职场装修方案和费用预算方案总公司关于于办公职场装装修的有关关规定机构发展部部办公室财务部人力资源部部法律质询部部总公司关于于办公职场装装修的有关关规定职场装修修方案费用预算算方案分

13、支机构筹筹备组招标说明明书投标说明明书分支机构筹筹备组工程监理理合同总公司会同同分支机构筹筹备组（三）相关关注意事项项1、装修风风格：“规范，统统一，简洁洁，明快，大大方，实用用”。须准确展现公公司的企业业形象和文文化内涵。（1）职场场装修整体色调，应应严格符合合公司品品牌视觉识识别VI系系统使用管管理规定的的要求，充充分体现黄黄、灰组合合的色调风风格；同时时，严格规规范使用企企业统一标标识，形成成公司统一一完整、健健康向上的的良好形象象。（2）分支支机构应按按照公司形形象识别手手册规范范设置公司司楼体外统统一标识牌牌；同时应在职职场入口处处醒目区域域设置公司司形象标识识、指引牌牌。（3）分支

14、支机构应按按照公司形形象识别手手册的规规范要求，设设置统一风风格和样式式的接待台台和背景板板。2、费用控控制：（1）各分分支机构要要本着勤俭俭节约的原原则严格控控制装修费费用，装修修工程预算算必须控制制在总公司司核定最高高费用额度度的90%内，剩余110%额度度预留作为为工程增项项额度。（2）对装装修费用的的控制，必必须严格按按总公司制制定的标准准执行，不不得擅自提提高标准和和增加项目目。3、装修面面积和装修修标准须报报经总公司司机构发展展部核准。装装修工程设设计方案及及概预算，须经总、分公司核准确认。4、独立办办公室使用用面积标准准：二级分分公司负责责人房间控控制在500 m以内，班班子成员

15、控控制在255 m以内；三级级机构负责责人房间控控制在400 m以内，班班子成员及及四级机构构负责人控控制在200 m以内；各各级部门负负责人房间间控制在110 m以内。5、在装修修过程中，原原则上不得得调整设计计方案。若有特殊殊情况或实实际需要变变更的，需需出具变更更说明书，经经总公司机机构发展部部批准后方方可实施 6、装修款款支付：原原则上按进进度付款，但但需各级分支机机构（筹建建）主要负负责人签字字确认，逐逐级上报总总公司机构构发展部，由由总公司统统一支付。7、各分支支机构应注意加强与与装修公司司的沟通与与协作，积积极配合，及及时自理好好外部环境境关系，确确保装修进进度。8、装修时时间控

16、制：省级级公司毛坯坯房原则上上45天完完工；三级级机构毛坯坯房原则上上35天完工工；省级公公司改装房房原则上330天完工工；三级机机构改装房房原则上220天完工工。三、正式职职场办公家家具配置管管理（一）配置置标准：（参见附附件一）1、该费用用标准包含含机构所有有人员工位位和会议室室、洽谈室室、接待室室等公共区区域办公家家具的配置置费用。2、二、三三级机构办办公家具由由总公司统统一购置配配发。3、四级机机构可参照照配置标准准及样式，坚坚持“从人节俭”原则，报报经所属二二级机构核准，在在当地自行行购置。（二）配置置工作流程程1、逐级报报批：分支支机构办公公职场所需需办公家具具，由分支支机构筹备备

17、组按照总总公司核定定的人员编编制填写分分支机构办办公家具需需求表（参见附件三）逐级上报总公司。2、统一购购置：总公公司机构发发展部会同同有关部门门审定机构构需求后，按按照分类确确定的费用用标准由总总公司向公公开招标确确定的家具具供应商，统一订购和配置。3、配发验验收：（1）由家家具供应商商直接发货货到分支机机构订单指指定收货地地点，并安安排服务人人员上门安安装及提供供售后服务务。（2）分支支机构安排排专人负责责家具验收收。按照家家具验收程程序及标准准（参见见附件四）在家具具供应商完完成正常安安装调试后后进行验收收并在验验收回单（参参见附件五五）上签字字确认并加加盖公章。4、家具款款支付：分分支

18、机构将将验收回回单逐级级报至总公公司机构发发展部后，由由总公司统统一支付。（三）相关关注意事项项1、办公家家具配置应应严格遵照照“简洁、节俭、从人人”原则。2、工位预预留：人员员工位安排排参照总公司司人力资源源部核定的的编制、实实际到位人人员数量，二级级分公司预预留8个以内，三级级机构预留留6个以内内。四、正式职职场办公设设备配置管管理（一）配置置标准（参参见附件一一）：根据据分支机构构人员编制制规模配置置。（二）购置置方式：大大额办公设设备由总公司统统一招标团团购；普通通办公设备备由分支机机构参照配配置标准自自行购置。（三）审批批流程：属属公司集团团采购的，需需以签报形形式报经总公司核准准下

19、拨配发发；属机构构自行采购购的，在核核定标准范范围内购置置并逐级报报备（二级级机构报备总总公司机构构发展部；三、四级级分支机构构报备所属属二级机构构），其购置置费用在筹筹建费中列列支。（四）管理理要求：机机构各类统统配、自购购物品按照照公司资产产管理制度度进行管理理。本暂行办法法自发文之之日起执行行。由总公公司机构发发展部负责责解释。二五年年十一月二二十日附件二：分支机构筹筹建事宜签签报签报单位主送部门机构经办人人联系电话签报事项1、需要报报批事项主主要内容：2、相关附附件：机构审批意意见分支机构负负责人意见见二级机构财财务部意见见二级机构其他部门会签意见二级机构负负责人意见见总公司审批批意见

20、机构发展部部意见法律稽核质质询部意见见财务部意见见信息管理部部意见其他部门会签意见总裁室意见见注：此表用用于办理分支机机构办公职职场租赁、装装修及家具具、设备配配置等报批批事宜。附件三：办公家具订订货确认单单订货单位：某财产保险险股份有限限公司 日日期： 图号家具名称 商 标规格型号 基 料 数量单价总价油漆颜色名称 等级 合计金额(人民币大大写)：送货地点安装地点送货时间安装时间安装人员联系电话收货验收人人身份证号码码联系人电话、手机机填报人： 审批批人：附件四： 办公家具具验收程序序及标准一、送货1、家具供供应商：按按照订货货确认单，事事先确认送货时间、地点、安装装时间、地地点2、订货单单

21、位：按照照订货确确认单相相关证件，确认服务公司委派之安装人员。二、拆箱1、指定验验收人确认认封装箱之之材质良好好，非不良良材质制造造；外观基基本保持完完好，无严严重破损。2、指定验验收人确认认封装箱内内货物按型型号完整无无缺-按照设设备验收单单3、指定验验收人确认认封装箱内内货物完好好无损。三、安装1、指定验验收人确认认办公家具具安装过程程规范，无无人为硬性性撬损、划划损现象（正正常翻撬除除外）。2、指定验验收人确认认所有零配配件均安装装到位，无无遗漏。3、指定验验收人确认认办公家具具外观保持持良好，并并全部安装装或移交给给指定验收收人。4、指定验验收人确认认办公家具具安装完毕毕后安装人人员整

22、理现现场，保持持原有办公公环境。5、指定验验收人确认认安装人员员在培训时时用语规范范、清晰、态态度良好。指指定验收人人确认在调调试完毕后后保留安装装人员之有有效联络方方式。附件五： 办公家具具验收回单单 用户单位： 交货日日期： 交货地点： 验收确确认日期： 签收产品清清单：品 名数 量单 价金 额订单编号验收项目：产 品品型 号号产 品序 列 号产品配件是是否齐全完完好产 品 是是否 安 装装产品运行测测试情况是是否合格备 注验收结论：用户单位：(盖 章)收 货 验验 收 人人： 验收条款：送货人必必须根据收收货人的身身份证等有有效证件进进行确认后后方可交货货。在供货单位位完成正常常安装调试

23、试后，用户户单位按照照验收标标准在55个工作日日内完成验验收，并在在供货单位位开具的验收回单上签字确认并加盖公章即视为对签约产品验收合格。用户单位如有异议应在此期限内以书面方式向供货单位提出，对于验收不合格产品，供货单位必须及时更换。用户单位未能履行上述约定手续或者义务的，供货单位有权拒交货物，并不承担因此导致的延迟交货的责任。若供货单位在用户单位手续不全的情况下交货，因此造成供货单位的货物丢失，由供货单位负责赔偿。用户单位无法对全部货物进行验收时，须对已验收部分按合同约定价格交付相应之货款。 此单单填写完全全后传回至至供货公司司 供货公司信信息(供货公司司填写)单 位： 联系人：开户银行： 联系系电话：帐 号： 传真：13