会议策划与管理721199.docx

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1、第六讲 会议策划与管理回顾：会议现场管理的主要工作有哪些？知识窗：会议简介1.会议的的英文名名称（附附件1）2.会议的的种类（附附件2）导入新课： 会展包包括会议议和展览览。通常常一个大大型会展展都存在在有会议议项目，良良好的会会议策划划是会议议成功开开端，一一个高质质量的会会议也通通常能和和会展成成功相辅辅相成。另另外，会会议秘书书工作是是秘书部部门的一一项基本本职能。秘秘书要做做的工作作很多，概概括起来来就是办办文、办办事。会会议秘书书工作既既办文，又又办事，是是一项综综合性的的工作，又又是经常常性的工工作。这这里有大大量的文文字工作作，组织织协调工工作和事事务性工工作要做做，是对对秘书人

2、人员能力力水平的的检验，如如果能把把会议组组织好协协调好，这这说明你你这个秘秘书是合合格的。-综合合会议策划者者一般可可分为协协会会议议策划者者、公司司会议策策划者两两大类。有有些会议议策划者者最开始始是从事事公司的的行政管管理工作作，主管管会议的的策划。另另一些则则是协会会管理公公司的雇雇员，负负责某个个协会的的会议策策划工作作。会议议策划者者是会议议产业的的买家，他他们负责责租用会会议所需需的场地地和签约约相关的的服务。会展业是一一个年轻轻的行业业，对会会议、活活动和展展览会的的研究才才刚刚起起步，前前后才不不过500年，所所以会议议策划者者的出身身也各不不相同。许多会议策策划者的的前身是

3、是公司或或协会某某负责人人的私人人助理或或秘书，该该负责人人分管会会议和展展览会方方面的工工作，如如召集总总经理年年度大会会或股东东年度大大会。这这些负责责人一般般会把这这项工作作交由私私人助理理具体负负责。随随着私人人助理对对会议策策划的了了解和熟熟悉，他他们逐渐渐开始负负责策划划更多的的会议，最最终，会会议策划划就成了了他们的的全职工工作。还有一些会会议策划划者的职职业生涯涯起始于于公司的的旅游部部门。出出于偶然然的机会会，这个个部门的的一名工工作人员员被要求求负责策策划某一一公司的的所有会会议，因因为这样样可以使使公司降降低成本本。目前前随着会会展业的的迅速发发展，一一些专门门的会议议公

4、司、会会展公司司应运而而生，他他们拥有有一批训训练有素素的职业业策划人人，为会会议提供供一揽子子全程服服务。会议业有哪哪些供应应商会展行业的的供应商商很多。供供应商是是指能提提供场所所、地点点、会展展中心、目目的地、交交通工具具、食品品及饮料料、酒店店住宿、娱娱乐等会会议所需需服务的的个人或或公司。供应商通常常可以分分为三大大类：A、 场场所B、 目目的地C 、 其其他场所 场场所包括括酒店、会会展中心心、会议议中心、学学院、大大学、学学术中心心、市政政厅或民民政中心心，当然然还包括括一些独独有的场场所。其其中酒店店占绝大大部分，特特别是对对于公司司会议而而言。此此外，虽虽然现在在许多酒酒店内

5、部部都设有有会议中中心，但但有些会会议规模模较大，可可能同时时需要一一个会展展中心和和数家酒酒店。目的地 目目的地供供应商的的范围较较广，一一级、二二级、三三级城市市都有场场所可供供会议使使用。在在美国，很很多目的的地设有有会议和和旅游者者管理局局（简称称CVBB）帮助助会议策策划者选选择合适适的开会会地点。没没有会议议和旅游游者管理理局的目目的地则则会聘请请当地的的商会来来做这项项工作。会会议竞标标已成为为很多目目的地的的大宗生生意，并并受到政政府关注注。其他 会会展业必必须依靠靠很多供供应商提提供不同同的服务务来满足足会议策策划者的的需要。其其他的供供应商包包括：A、 运运输（飞飞机、出出

6、租车、巴巴士）B、 电电信公司司C、 视视听设备备公司D、 娱娱乐机构构E、 发发言人F、 花花商G、 目目的地管管理公司司H、 活活动策划划机构I 、 会议承承包商J、 货物运运转运商商K、 装装饰商等等等会议策划人人应达到到哪些要要求？ 会会议筹划划者的角角色是多多面的，他他们要负负责去做做各种各各样的工工作。具具体来说说，他们们应具备备以下特特点：A、 善善于与人人共事B、 善善于解决决问题C、 善善于注意意小节D、 善善于与人人协商E、 能能够管理理会议财财务事宜宜F、 熟熟悉酒店店运作G、 能能够安排排恰倒好好处的菜菜单H、 能能够熟练练操作电电脑I、 能够熟熟练地与与视听服服务公司

7、司打交道道J、 能妥善善接待贵贵宾和外外国客人人K、 熟知知各种礼礼仪L、 行行事果断断、执着着会议策划人人的任务务有哪些些？ 一般来来说，会会议策划划人需要要做以下下工作：A、 制制定计划划，确定定必须要要做的事事项以满满足会议议的需要要并达到到会议确确定的目目标B、 制制定会议议议程C、 了了解可供供使用的的场所和和设施情情况D、 选选择或提提议合适适的场所所E、 检检查并比比较各项项设施F、 安安排交通通事宜G、 协协调会务务工作人人员的活活动H、 招招收、培培训会务务人员和和广告人人员I 、 制定可可行预算算或按既既定预算算安排有有关工作作J、 确定各各项工作作的时间间安排K、 视视察

8、选定定的场所所和设施施L、 与与各有关关方面进进行接洽洽（运输输公司、旅旅行社、视视听服务务公司）M、 确确定印刷刷公司N、 安安排食品品、饮料料有关事事宜O、 讨讨价还价价P 、 同会议议发言人人和各位位贵宾进进行联系系会议工作流流程会前A、 与与会议主主办方洽洽谈B、 提提供会议议所需要要的机票票、车票票、住宿宿酒店、会会议场所所、交通通等信息息。并制制定完备备的会议议预案书书给会议议方C、 派派专人协协助客户户实地考考察会议议举办地地的吃、住住、会议议场地、游游、娱乐乐等相关关方面的的情况。D、 确确定方案案，签订订合同，预预付定金金。会中A、 会会议接待待：专人人负责机机场，车车站的礼

9、礼仪、接接站、攻攻关等服服务。提提前在酒酒店、会会议室摆摆放好欢欢迎调幅幅、欢迎迎牌、签签到台、指指示牌等等。B、 会会前准备备：准备备好会议议所需要要的会议议资料，会会议用品品，会议议演讲稿稿等会议议相关物物品。C、 会议议场所：专人到到会议室室检查会会议室条条幅、灯灯光、音音响、茶茶饮等。D、 会会议住宿宿：房间间楼层及及房间号号确认，询询问是否否有特殊殊要求。E、 会会议餐饮饮：用餐餐时间、用用餐标准准及特殊殊客人（回回民）的的确认。F、 会会议旅游游：旅游游线路行行程、用用车、导导游是否否增加景景点等确确认。G、 会会议娱乐乐：娱乐乐消费形形式、消消费标准准、娱乐乐地点的的确认。H、

10、会会议服务务：会议议代表合合影留念念、为代代表提供供文秘服服务及相相关服务务。会后A、 结账账：提供供会议过过程中的的详细费费用发生生明细及及说明，专专人与客客户进行行核对并并结账B、 资料料：会议议后的资资料收集集，根据据客户要要求制作作会议通通讯录或或花名册册。 第一一节 会议策策划课堂分析：会议的策划划必须反反映出会会议目标标及与会会者的特特点。虽虽然这里里看似理理所当然然，但是是会议主主办者却却往往从从策划开开始入手手。主办办者准备备开某个个会议，觉觉得该会会议很有有意义，于于是要求求承办者者策划出出一个方方案，因因为策划划会议需需要做很很多工作作，而一一个人是是不能独独立完成成的。那

11、那么策划划这个会会议的成成员一定定要求有有丰富的的经验、策策划能力力和清醒醒的头脑脑来完成成这个策策划项目目。一、 理解会议策策划的要要素会议策划要要明确55w1hh方法：5W1H分分析法也也叫六何何分析法法，是一一种思考考方法，也也可以说说是一种种创造技技法。是是对选定定的项目目、工序序或操作作，都要要从原因因（whhy）、对对象（wwhatt）、地地点（wwherre）、时时间（wwhenn）、人人员（wwho）、方方法（hhow）等等六个方方面提出出问题进进行思考考。这种种思考办办法，可可使思考考的内容容深化、科科学化。 取取消 就是看看现场能能不能排排除某道道工序，如如果可以以就取消消

12、这道工工序。 合并并 就是看看能不能能把几道道工序合合并，尤尤其在流流水线生生产上合合并的技技巧能立立竿见影影地改善善并提高高效率。 改变变 如上所所述，改改变一下下顺序，改改变一下下工艺就就能提高高效率。 简化化 将复复杂的工工艺变得得简单一一点，也也能提高高效率。 无论对对何种工工作、工工序、动动作、布布局、时时间、地地点等，都都可以运运用取消消、合并并、改变变和简化化四种技技巧进行行分析，形形成一个个新的人人、物、场场所结合合的新概概念和新新方法。情景设置:根据小小组展览览主体，策策划一个个相关会会议。二、 会议策划的的主要内内容和要要求-分析析策划书书（附件件3）策划书的基基本格式式

13、一、策划书书名称 尽可能具体体的写出出策划名名称，如如“年月活动动策划书书”，置于于页面中中央，当当然可以以写出正正标题后后将此作作为副标标题写在在下面。 二、 活动动背景 ： 这部分内容容应根据据策划书书的特点点在以下下项目中中选取内内容重点点阐述；具体项项目有：基本情情况简介介、主要要执行对对象、近近期状况况、组织织部门、活活动开展展原因、社社会影响响、以及及相关目目的动机机。其次次应说明明问题的的环境特特征，主主要考虑虑环境的的内在优优势、弱弱点、机机会及威威胁等因因素，对对其作好好全面的的分析(SWOOT分析析)，将将内容重重点放在在环境分分析的各各项因素素上，对对过去现现在的情情况进

14、行行详细的的描述，并并通过对对情况的的预测制制定计划划。如环环境不明明，则应应该通过过调查研研究等方方式进行行分析加加以补充充。 三、 活动动目的、意意义和目目标： 活动的目的的、意义义应用简简洁明了了的语言言将目的的要点表表述清楚楚；在陈陈述目的的要点时时，该活活动的核核心构成成或策划划的独到到之处及及由此产产生的意意义（经经济效益益、社会会利益、媒媒体效应应等）都都应该明明确写出出。活动动目标要要具体化化，并需需要满足足重要性性、可行行性、时时效性 四、资源需需要： 列出所需人人力资源源，物力力资源，包包括使用用的地方方，如教教室或使使用活动动中心都都详细列列出。可可以列为为已有资资源和需

15、需要资源源两部分分。 五、活动开开展： 作为策划的的正文部部分，表表现方式式要简洁洁明了，使使人容易易理解，但但表述方方面要力力求详尽尽，写出出每一点点能设想想到的东东西，没没有遗漏漏。在此此部分中中，不仅仅仅局限限于用文文字表述述，也可可适当加加入统计计图表等等；对策策划的各各工作项项目，应应按照时时间的先先后顺序序排列，绘绘制实施施时间表表有助于于方案核核查。人人员的组组织配置置、活动动对象、相相应权责责及时间间地点也也应在这这部分加加以说明明，执行行的应变变程序也也应该在在这部分分加以考考虑。 这里可以提提供一些些参考方方面：会会场布置置、接待待室、嘉嘉宾座次次、赞助助方式、合合同协议议

16、、媒体体支持、校校园宣传传、广告告制作、主主持、领领导讲话话、司仪仪、会场场服务、电电子背景景、灯光光、音响响、摄像像、信息息联络、技技术支持持、秩序序维持、衣衣着、指指挥中心心、现场场气氛调调节、接接送车辆辆、活动动后清理理人员、合合影、餐餐饮招待待、后续续联络等等。请根根据实情情自行调调节。 六、经费预预算： 活动的各项项费用在在根据实实际情况况进行具具体、周周密的计计算后，用用清晰明明了的形形式列出出。 七、活动中中应注意意的问题题及细节节： 内外环境的的变化，不不可避免免的会给给方案的的执行带带来一些些不确定定 性因因素，因因此，当当环境变变化时是是否有应应变措施施，损失失的概率率是多

17、少少，造成成的损失失多大，应应急措施施等也应应在策划划中加以以说明。 八、活动负负责人及及主要参参与者： 注明组织者者、参与与者姓名名、嘉宾宾、单位位（如果果是小组组策划应应注明小小组名称称、负责责人）。 注意： 1、 本策策划书提提供基本本参考方方面，小小型策划划书可以以直接填填充；大大型策划划书可以以不拘泥泥于表格格，自行行设计，力力求内容容详尽、页页面美观观； 2、 可以以专门给给策划书书制作封封页，力力求简单单，凝重重；策划划书可以以进行包包装，如如用设计计的徽标标做页眉眉，图文文并茂等等； 3、 如有有附件可可以附于于策划书书后面，也也可单独独装订； 4、 策划划书需从从纸张的的长边

18、装装订； 5、 一个个大策划划书，可可以有若若干子策策划书。 注：1、该该策划书书格式由由我和我我的学生生助手张张志永共共同完成成，感谢谢他的辛辛勤劳动动； 2、本格式式主要参参阅书目目类别为为：营销销策划、项项目管理理和创业业计划指指导书； 3、SWOOT分析析是现代代管理一一种分析析技术，我我们认为为它的应应用领域域广泛，特特将其引引入大学学活动策策划； 4、项目尚尚不够齐齐全，欢欢迎网友友指出其其中不足足并做以以补充，让让它的实实用性和和易用性性更强一一些；（一） 确定会议目目标1. 明确切实2. 时机条件成成熟3. 明确余个项项目之间间的关系系，不能能相互矛矛盾。（二） 确定会议议议题

19、议题是会议议所要讨讨论的题题目，所所要研究究的课题题，或是是所要解解决的问问题。议议题必须须具有必必要性和和重要性性，又必必须具有有明确性性和可行行性。会会议围绕绕这样的的议题展展开讨论论、进行行研究，才才容易取取得共识识或最后后表决通通过。每次会议的的议题应应该尽可可能集中中、单一一，不宜宜过多，不不宜太分分散。尤尤其是不不宜把许许多互不不相干的的问题放放在同一一会议上上讨论，使使与会者者的注意意力分散散，不利利于解决决问题。有些重大的的代表会会议，先先由代表表提出“提案”，由秘秘书或秘秘书处汇汇总。再再提交主主席团或或专门的的“提案审审查委员员会”审议通通过，才才能成为为列入会会议议程程的

20、正式式议题。1. 服从目标2. 立意要高3. 处理好主题题和议题题关系4. 高效5. 表述准确6. 符合会议权权限（三） 确定会议参参加对象象 与与会者就就是参加加会议的的正式成成员，包包括主持持人，也也包括秘秘书，但但不包括括在会场场上的其其他服务务人员。不同的会议，确定对象的内容不同。（四） 会议发言1. 发言类型2. 注意事项（五） 会议规模1. 效果2. 效率3. 场地4. 成本（六） 会议地点会议地点，又又称“会址”。既是是指会议议召开的的地区、城城乡，又又是指会会议召开开的具体体会场。为为了使会会议取得得预期效效果，选选择会议议的最佳佳会址也也得考虑虑多种因因素。 国际性或或全国性

21、性会议，要要考虑政政治、经经济、文文化等大大因素；专业性性会议，应应选择富富有专业业特征的的城乡地地区召开开，以便便结合现现场考察察。小型型的、经经常性的的会议就就安排在在单位的的会议室室。选择择会址，还还要考虑虑会场设设施、交交通条件件、安全全保卫、气气候与环环境条件件等因素素。1.交交通便利利 22.会议议的设施施和服务务 33.会议议地点色色彩 44.营造造良好气气氛（七） 会议时间会议时间有有三种含含义：A 一是是指会议议召开的的时间；B 二是是指整个个会议所所需要的的时间、天天数；C 三是是指每次次会议的的时间限限度。会议召开时时间某个会议什什么时间间召开最最合适?要考虑虑多种因因素

22、。首先是需要要，如每每周一次次的工作作例会，通通常放在在周末的的下午，一一周即将将结束，下下一周就就要开始始，利于于承上启启下。一一年一度度的职工工代表会会议，宜宜于年初初召开，既既利于总总结上年年的工作作、生产产成果，又又利于讨讨论、部部署新一一年的工工作、生生产计划划，通过过各种预预算等。有有些会议议如农业业生产、学学校教育育等本身身就有很很强的季季节性或或季度性性。其次是可能能，即最最好是每每位与会会者都能能参加的的时间。如如日本的的有些企企业召开开各部门门干部汇汇报会，常常定在下下班前半半小时，而而不是安安排在刚刚上班时时。再次是适宜宜，即要要考虑气气候、环环境等自自然因素素和社会会因

23、素。会议需要时时间会议需要时时间可长长可短，尽尽量紧缩缩。少则则几分钟钟、几十十分钟；多则几几天、十十几天。会会议组织织者应尽尽可能准准确地预预计需要要时间，在在会议通通知中写写明，便便于与会会者有计计划地安安排。会议时间限限度每次会议时时间最好好不超过过一小时时。如果果需要更更长时间间，应该该安排中中间休息息。1. 时机是否成成熟、议议题是否否能完成成、尽量量压缩成成本2. 准备工作是是否能完完成，是是否有时时间提交交相关材材料3. 符合当地风风俗和宗宗教习惯惯（八） 策划会议的的日程、议议程和程程序分析案例-会会议议程程、日程程、程序序范例（九） 会议公关与与宣传1. 公关和宣传传时间2.

24、 方法课后小结： 总结和和梳理所所学的内内容课堂练习： 会议策策划附件3：北北戴河旅旅游会议议策划书书一、 会议议名称： 二、 会议议时间：20008 年年8 月月 225日日至330 日三、 会议议地点：北戴河河酒店四、 会议议人数：1000人五、 会议议行程安安排第一天：月日 会议组组代表报报到 入入住酒店店本日服务项项目A、 我公公司将派派人协助助会务组组人员一一同在 接待与与会务人人员回酒酒店；B、 提供供会议报报到台，并并有专人人协助会会务组分分发资料料，办理理相关入入住手续续；C、 相对对集中的的房间安安排，提提早领出出房卡；第二天：月日 全体正正式会议议07：300 叫醒醒 08

25、：00008：30 自助早早餐08：30009：40 会议09：40009：55 会间茶茶点09：55512：00 会议12：00013：30 午餐14：00015：45 会议 15：45515：55 会议茶茶点15：55518：00 会议18：00020：00 酒店晚晚餐第三天 旅旅游考察察（具体体行程、天天数请参参考本网网站的旅旅游线路路，价格格另议）六、酒店费费用报价价：A、海滩大大酒店海海景房：2000元/间间/晚（净净价）B、餐费：4800元/人人80人人=3884000元（餐餐费含酒酒水，110人/席 菜菜单另附附）第二天：午午餐费880元/人 会会议晚餐餐80元元/人第三天：会会

26、议午餐餐80元元/人 会议晚晚餐800元/人人第四天：旅旅游午餐餐40元元/人 海鲜晚晚宴1220元/人C、 会议议室费用用：43340元元/天100人会会议室租租金：330000元/天天（场租租含屏幕幕、白板板、纸笔笔、矿泉泉水、指指示牌）横幅：3000元/幅（欢欢迎横幅幅、会议议室横幅幅）参考：茶点点35元元/人、集集体合影影5元/人 电电脑投影影仪10000元元/天七、 旅游游费用（按按具体行行程另计计）费用含景点点第一门门票、旅旅游空调调车、导导游服务务费、旅旅行社责责任险等等。八、 车站站、机场场接送机机费（按按实际趟趟数结算算）：45座空调调大巴车车5000元/趟趟 30033座座空调大大巴车33004000元/趟趟22座空调调中巴车车2500元/趟趟 122座空调调面包车车1500元/趟趟九、 本公公司票务务中心代代订机、车车、船票票业务。十、 我公公司可根根据客人人的要求求可安排排各种娱娱乐活动动。备注：以上上行程为为例子，可可根据贵贵公司要要求进行行调整！按实际际发生费费用结算算。第二节 会会议现场场管理