北京某某物业收楼工作手册7713.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.目录1.收楼流流程21.1流程程图21.2流程程说明332. 保驾驾运行阶阶段保修修工作流流程42.1流程程图42.2流程程说明553. 保修修期内保保修工作作流程663.1流程程图63.2流程程说明664.物业收收楼内部部流程、分分工85. 培训训95.1收楼楼预演:95.2 答答客问:95.3 收收楼流程程:95.4部门门内部培培训96.收楼文文件及表表格1006.1开发发商收楼楼文件及及表格110入住通知书书10收楼流转单单11收楼流转单单附件112面
2、积结算补补充协议议一三上地辉煌国国际中心心收楼结结算单114声明书(自自办产权权)一五五上地辉煌国国际中心心房屋状状况检查查表166客户办理产产权所需需资料清清单177授权委托书书(产权权)一八八授权委托书书(收楼楼)199声明206.2 物物业收楼楼文件及及表格221入伙通知书书21入住缴费通通知222辉煌国际中中心前期期物业服服务协议议23消防安全责责任书331车位分配告告知函332温馨提示333辉煌国际中中心供暖暖供冷冷协议334辉煌国际中中心供水水协议335物品交接单单37住户家庭情情况登记记表388钥匙托管协协议399收楼工作细细化安排排407.答客问问44业主收楼方方案业主收楼是是
3、项目建建设结束束,业主主入住并并进入物物业服务务阶段的的转折点点,是物物业公司司项目接接收的重重要工作作之一。为为保证业业主收楼楼的顺利利进行,特特制定此此收楼方方案供相相关部门门参照执执行,以以使我们们的收楼楼工作顺顺利、有有序地进进行。1.收楼流流程1、 开发商收楼办理处人员收取业主证件及相关文件(详见附件客户办理产权所需资料清单)2、 委托他人办理收楼的需提交业主本人签署并经公证的授权委托书及相应的公证书3、 买受人为法人的需提供相关公司文件(详见附件客户办理产权所需资料清单)4、 部分文件在留存复印件的同时还需留存原件扫描或拍照(详见附件客户办理产权所需资料清单)1.1流程程图业主按照
4、通知书上的日期来我司收楼,首先持相关收楼文件到收楼接待处进行身份确认,并领取收楼流转单细则到开发商办理处签署房屋面积补充协议办理产权代办手续,填写相关代办文件,签署产权代办委托书如果业主对房屋面积存在疑义,则由开发商客服人员对客户进行解释,待业主达成共识之后,再行签署协议如果业主不用开发商代办产权(仅限于全款购买房屋的业主)则需签署不用开发商办理产权的声明后再行办理下一步收楼手续业主需按照收楼结算单中的数额交纳契税、公共维修资金房屋面积补差款、产权代办费等各个款项。如果业主拒绝交纳契税、公共维修资金和产权代办费,则需持有业主签署并经过我方认可的声明,财务人员方可给与办理到开发商财务处缴纳或退还
5、相关款项,并由财务人员开出收据如业主要求先验房后交款,则由开发商客服人员对其进行解释和规劝工作。如果业主坚决不予配合,则由法务人员对其进行劝导,必要时上报领导决定。总的原则是除领导有特别批示外,不交款则坚决不办理后续手续。业主持全部办理完毕的开发商收楼流转单和物业入伙通知书和物业入住缴费单到物业财务处缴纳物业费等相关费用到物业客服部如业主要求先验房后交物业费,则由物业客服人员对其进行政策解释和规劝工作。必要时上报领导决定。总的原则是除领导有特别批示或开发商及销售方面的减免证明之外,不交款则坚决不办理后续手续。如果验房中发现问题,则由物业人员认真记录,之后汇总并提交施工单位进行维修。我们的楼宇是
6、经过了国家权威部门竣工验收的,一经具备了入住条件,而精装房出现小的修补是正常的,并不会影响业主收房。因此,各部门人员在向业主解释时切忌不要答应业主任何延期收房的要求。如遇个别业主提出此类要求时,要认真解释,必要时上报领导。业主交费后持收据到物业客服部办理收楼和二装手续,手续完成后领取房门钥匙。 要点物业人员带领客户前往验房并填写验房记录。 按照保驾运行阶段保修工作流程每晚开收楼会议,对当日收楼中发现的问题逐项解决,安排施工单位限期维修(详见附件保驾运行阶段保修工作流程物业人员将验房记录通报开发商进行,如发现工程问题则联系开发商进行协调。物业公司协同开发商检查并督促施工单位加紧对售房中发现的问题
7、进行维修。但维修完成与否不作为收房的前提条件收楼完毕,业主入住。1.2流程程说明1.2.11为保证证收楼工工作的顺顺利进行行,各环环节能够够紧密衔衔接,参参与收楼楼的各方方人员要要求:1) 物业公司由由副总及及以上人人员担任任收楼总总指挥并并负责总总体协调调人,同同时安排排部门经经理以上上级别人人员担任任收楼现现场总体体负责人人。2) 物业现场办办理收楼楼手续的的工作主主要由物物业客服服部负责责,不足足的由物物业公司司其他项项目借调调或由本本项目资资深人员员临时兼兼任;收收银由物物业财务务部人员员负责;陪同业业主验房房由物业业工程部部人员负负责。3) 开发商宜任任命专职职人员负负责总体体协调,
8、各各专业部部门也应应安排对对口协调调人员。4) 开发商宜在在收楼现现场安排排法务人人员,专专门负责责对涉及及法律的的问题进进行解答答。1.2.22 收楼现现场工作作的衔接接: 收楼过过程分为为开发商商交楼和和物业入入伙两部部分,其其工作各各自分开开同时又又紧密相相连。为为保证其其中不出出现纰漏漏,物业业公司人人员以开开发商收收楼流转转单最最后部分分的签字字及公章章为准,确确认业主主是否办办理完毕毕开发商商收楼流流程,只只有开发发商在同同意办理理物业入入伙手续续一项中中签字盖盖章之后后才开始始为业主主办理入入伙手续续。 1.2.33 收楼中中证件及及文件文文档的交交接:收楼流程第第一项由由开发商
9、商客服人人员收取取业主相相关文件件、证件件的原件件扫描或或拍照的的电子版版,以及及相关的的复印件件。但由由于物业业方面在在收楼时时也需要要部分前前述文件件存档,但但是为了了不影响响业主收收楼过程程的流畅畅进行,物物业公司司暂时以以开发商商收楼流流转单的的文件收收取记录录为准,不不再另行行要业主主提供以以收取过过的文件件和证件件。而改改为由客客服部专专门人员员随时向向开发商商对口人人员交接接相关的的文件文文档。1.2.44业主办办理入住住时,按按照程序序,由工工程部人人员陪同同租户对对室内进进行全面面细致的的质量检检查,对对发现的的质量问问题由物物业整理理后报告告开发商商,由其其限令施施工队逐逐
10、项返修修,经物物业和业业主复验验后清项项。在保保修期内内,使用用过程中中业主或或管理人人员发现现的由于于建筑施施工或产产品制造造上的缺缺陷时,报报告开发发商查验验证实后后,由其其责令施施工队更更换或返返修1.2.55 收楼期期间开发发商、物物业及施施工单位位每天召召开收楼楼工作协协调会,此此会议应应落实以以下几项项事宜: 1)对业业主在收收楼中发发现的工工程质量量问题逐逐条讨论论,明确确责任到到施工单单位。 2)要求求施工单单位确定定维修的的完成日日期,以以尽量减减少工程程问题的的遗留。 3)复查查此前已已确定日日期的工工程问题题,督促促施工方方尽快完完成任务务。2. 保驾驾运行阶阶段保修修工
11、作流流程2.1流程程图物业公司将保修产生的费用情况,报开发商进行结算保驾运行小组负责跟进检查、监督在限定的时间内完成维修并进行验收,各保修施工单位维修施工客户对保修的意见和投诉,由物业公司先行处理,有必要时开发商工程部及客服部再进行协调和帮助。保驾运行小组将保修的各种资料交物业公司,由物业公司负责整理存档。物业公司负责联系开发商安排保修工作物业公司负责登记报修客户至物业公司报修客户到开发商报修的,开发商先行登记后,转交物业公司。物业公司牵头成立保驾运行小组,成员为:开发商工程、客服、物业公司及各施工单位。保驾运行小组在收楼期间,每晚召开专项会议,研究解决客户收楼中出现的问题。2.2流程程说明2
12、.2.11组织设设置:开开发商及及物业公公司、施施工单位位共同成成立保驾驾运行小小组负责责保修工工作。2.2.22报修登登记:物物业公司司统一负负责,设设立报修修电话,将将记录递递交保驾驾运行小小组。2.2.33任务分分配:保保驾运行行小组将将维修任任务分配配至各保保修施工工单位,并并由保驾驾运行小小组分管管人员负负责监督督到底。2.2.44跟进检检查:保保驾运行行小组负负责跟进进检查维维修施工工情况。2.2.55技术支支持:保保驾运行行小组各各专业技技术人员员作为技技术支持持。其主主要职责责为:界界定客户户报修项项目是否否属于保保修范围围,制定定维修方方案,提提供技术术支持。2.2.66完工
13、验验收:由由保驾运运行小组组负责,验验收应有有客户签签认。若若发生对对维修施施工质量量方面的的分歧,由由保驾运运行小组组裁定(尽尽量联系系监理)。2.2.77投诉解解决:客客户对保保修的意意见和投投诉,由由保驾运运行小组组协助物物业公司司处理。若若需开发发商解决决的投诉诉由开发发公司按按公司规规定的流流程处理理。2.2.88适用时时期:开开发商保保驾运行行阶段,时时间为收收楼期间间。保驾驾运行工工作后转转为以物物业公司司为主、开开发商配配合。3. 保修修期内保保修工作作流程3.1流程程图客户到开发商报修的,开发商先行登记后,转交物业公司。客户报修物业公司负责报修登记物业公司负责联系开发商安排保
14、修工作物业公司难以决定或解决,由开发商工程部技术支持决定当修与否并提供技术支持各保修施工单位维修施工客户对保修的意见和投诉,由物业公司和开发商工程部、客服部共同处理物业公司负责检查、监督维修时间及验收维修质量保修资料由物业公司整理存档物业公司将保修产生的费用情况,报开发商进行结算3.2流程程说明1. 报修登记:物业公公司统一一负责报报修登记记,设立立报修电电话。2. 任务分配:物业公公司将报报修项目目进行界界定,并并分配至至各保修修施工单单位。3. 跟进检查:物业公公司应设设有专人人跟进检检查维修修施工情情况,监监督其在在规定的的时间内内保质、保保量的完完成工作作。4. 技术支持:开发商商工程
15、部部设专人人作为保保修工作作的技术术支持。其其主要职职责为:界定客客户报修修项目是是否属于于保修范范围,制制定维修修方案,提提供技术术支持,协协调施工工单位配配合情况况。5. 完工验收:维修完完工后物物业公司司应及时时验收,验验收应有有客户签签认。验验收时若若发生对对维修施施工质量量方面的的分歧,由由开监理理公司提提供鉴定定标准。6. 投诉解决:客户对对保修的的意见和和投诉,由由物业公公司负责责处理。客客户对保保修的意意见和投投诉需开开发商解解决的,由由开发商商客服部部负责处处理。7. 资料管理:物业公公司将保保修资料料归档管管理。并并汇总递递交开发发商,以以便进行行结算。8. 适用时期:从开
16、发发商工程程部保驾驾运行期期满开始始,至与与客户约约定的保保修期满满结束。4.物业收收楼内部部流程、分分工客服部协助进行与业主的沟通和解释工作监督整改验 房工程部汇总验房中发生的质量问题并通报开发商安排施工队整改工程部监督并跟进整改进度及结果验房问题汇总工程部人员陪同业主验房并作记录验 房收 费办理入伙手续解答问题客服部安排业主填写相关入住表格客服部与业主签署安全防火协议客服部与业主签署物业服务协议签 约财务部收取物业费等相关费用财务部收取业主的入主缴费单客服部收取业主的入伙通知书客服部复核业主所持收楼流转单收取费用(物业费等)验证业主入伙资格工作流程工工作内容容 工作分分工客服部发放房门钥匙
17、领取房门钥匙客服部负责所有的解释和沟通工作保安部负责安保、车辆引导等工作客服部负责现场的卫生保洁工作客服部负责现场的礼仪接待工作环境卫生礼仪接待安全保卫其他5. 培训训5.1收楼楼预演:为保证参与与收楼的的所有人人员都能能够熟悉悉收楼流流程,故故计划于于开发商商联合进进行两次次以上的的收楼预预演,在在培训的的同时发发现问题题并给于于解决。5.2 答答客问:答客问是针针对收楼楼工作中中可能发发生的共共性问题题做出的的标准答答案,使使各部门门员工能能够在一一定范围围内回答答业主提提出的问问题,避避免因此此引发不不必要的的争议。5.3 收收楼流程程:收楼流程是是参与收收楼的每每一个人人必须知知道并熟
18、熟悉的内内容,各各部门据据此可以以明确自自己的工工作职责责和工作作内容,从从而更好好的相互互配合,做做好收楼楼工作。5.4部门门内部培培训客户服务部部内部将将不间断断地进行行收楼方方面的培培训工作作,从流流程到工工作细则则、表格格使用、模模拟演练练等。使使每一位位员工达达到能够够顺畅自自如的独独立开展展工作的的标准,以以使整个个部门在在收楼工工作中起起到应有有的作用用。6.收楼文文件及表表格6.1开发发商收楼楼文件及及表格入住通知书书尊敬的先生生/女士:您好!感谢您购买买上地辉辉煌国际际中心房房屋,并并与我司司签署了了北京京市商品品房预售售合同及及其补充充协议(下下称“合同”)。依依照合同同及
19、楼宇宇现状,您您所购买买的房屋屋现已完完全具备备合同约约定的交交付条件件。现特特向您发发出入住住通知,您可于2007年10月 日到上地辉煌国际中心2号楼(D座)大堂办理房屋交接手续 (办公时间:上午9:00至下午17:30) 。一、届时时请您携携带下列列证件、资资料及费费用:1、入住住通知书书原件件。2、买受人人与原合合同一致致的有效效身份证证件原件件,如身身份证、户户口本、护护照、军军官证等等。3、如买受受人本人人不能亲亲自办理理,可由由委托代代理人持持经公证证的(境境外客户户代理人人须持经经过公证证和中国国驻当地地使馆认认证的)授授权委托托书(附附后)及及委托人人代理人人身份证证明前来来我
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- 北京 某某 物业 工作手册 7713
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