世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册37007.docx

《世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册37007.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册37007.docx（23页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、广东*有限公司会务接待工作手册目 录第一章 接待工作作2一、接待工工作基本本要素2二、准备3三、交通7四、会谈8五、参观9六、住住宿10七、餐饮10第二章 会务工作作14一、准备14二、材料14三、食宿15四、交通15五、场场地16六、其他19七、会务工工作中一一些注意意事项2023第一章 接待工工作接待工作是是展示*风貌、显显示管理理水平的的主要工工作之一一，也是是完成各各项业务务工作的的重要组组成部分分。接待待工作一一般都具具有较严严格的计计划性，但但有时也也会有突发和和易变的的特点，这这就要求求接待部部门的工工作既热热情周到到，耐心心细致，又又有条不不紊，井井然有序序。同时，在接接待工作

2、作中，应应严格遵守守上级单单位和公公司的有有关规定定。一、接待工工作基本本要素接待工作主主要应注注意5WW要素：Whaat（什什么事）、WWhenn（什么么时间）、WWho（什什么人）、HHow（怎怎样做）和和Wheere（什什么地方方）。1、Whaat（事事由）首先应了解解客人来来访的目目的。这这是接待待工作的的基础，因因为随后后一切工工作都必必须依此此而进行行，通常常包括以以下几种种：商务务谈判、业业务往来来、合作协商商、调研考考察、出出席会议议、参加加典礼、礼节拜访等。2、Wheen（时时间）这是指客人人来访的的日期和和时间，包包括到达达时间、在在我单位位逗留时时间、离离开时间间、以及及

3、相关的的车次航航班情况况等。3、Whoo（人员员）人员是指来来宾的基本组成成情况，包包括人数数、姓名名、身份份（职务务、级别等等）、性性别、民民族等，尤尤其应了了解来访访客人中中最高领领导的情情况。同时，根据据来访事事由和人人员情况况，确定定我方出出面接待待人员，一一般应把把握“对对口接待待、身份份对等”的的原则，其其中关键键是确定定我方出出面接待待的最高高领导。4、Howw（方式式）方式则是指指接待所所采用的的形式，这这主要由由接待的的事由来来决定。不不同的事事由将决决定接待待地点的的选取和和布置。5、Wheere（地地点）地点主要指指迎送、会会谈、住住宿、就就餐等地地点。来来访的事事由、人

4、人数、主主宾的身身份等是是确定接接待地点点的主要要因素。例例如：举举行大会会或典礼礼，当级级别较高高的客人人来访时时，可在在正式会会场旁备一小型型休息室室，供双双方领导导在会前前小憩和和见面。所所选用会会谈场所所的座位位数宜略略多于双双方总出出席的人人数，达达到既能能融洽交交流又相相对宽松松的效果果。另外外，就近近原则也也是要考考虑的因因素，使使会谈、住住宿、就就餐的地地点相对对靠近或或顺路，可可以节约约时间和和精力。二、准备接待前的准准备是做做好接待待工作的的重要组组成部分分，是整整个接待待工作能能够顺利利进行的的基础。准准备工作作包括来来访信息息的确认认、补充充；确定定接待规规格；制制定接

5、待待计划等等方面。（一）确认认来访信信息来宾信息的的收集，是是做好接接待准备备工作的的基础。在在接到接接待任务务后，首首先应确确认来访访人员的的信息，包包括以下下几个方方面：1、来访客客人情况况：包括括来访人人数；主主要成员员姓名、身身份（职职务、级级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。2、来访计计划：包包括来访访目的、来来访时间间、离开开时间、来来去的交交通方式式及班次次、是否否需要订订房、订订票、接接送等。此外，还应应告知来来宾我方方接待人人员的姓姓名、联联系方式式等信息息，便于于双方的的沟通和和信息的的及时更更新。联联系时要要注意复复述关键键

6、信息，如如人名、电电话号码码、日期期、航班班班次等等，请对对方确认认，以保保准确。（二）补充充相关信信息由来宾方面面提供的的信息非非常有限限，不足足以支持持接待工工作圆满满完成。因因此，接接待人员员要根据据已知情情况扩展展信息。1、来访单单位的情情况：包包括来访访单位的的概况、特特色和所所处地区区的概况况等。这这些信息息摘录、整理、打印后后分送参参与接待待的主要要领导和和工作人人员。2、重要来来宾的主主要经历历：来宾宾地位尊尊贵，需需要进行行一对一一的接待待时。接待待人员应应了解嘉嘉宾的个个人信息息，包括括个人资资料、主主要经历历等。这这样才能能在接待待中做好好细节工工作，使使彼此心心情愉悦悦

7、。（三）规格格定位接待工作中中，规格格定位是是一个非非常重要要的环节节。在掌掌握有关关信息后后，主要要依据来来访人员员情况、时时间与目目的，及及时向主主管领导导汇报，确确定我方方接待规规格及参参与人员员，并制制定接待待计划。一一般来讲讲，接待待规格依依据实际际情况分分为三种种形式。1、对等接接待，这这是最常常见的接接待规格格，指我我方出面面接待的的领导和和客人的的职务、级级别大体体相同而而采取的的一种接接待形式式。2、高格接接待，是指我我方出面面接待的的领导比比客人职职务高而而采取的的一种接接待形式式。3、低格接接待，是指陪陪客比来来客职务务低而采采取的一一种接待待形式。在接待工作作的准备备中

8、，只只有对接接待规格格做出正正确的定定位，才才能确定定应该邀邀请哪些些领导出出席，如如何安排排车辆和和行程，从从而完成成接待计计划。（四）制定定计划制定计划是是接待工工作的重重点之一一。尤其其是重要要来宾来访访，应及及时向主主管领导导和有关关同志汇汇报，听听取领导导对接待待工作的的安排意意见，同同时召开开接待工工作会议议，在安安全保卫卫、交通通用车、陪陪同人员员、经费费开支、活活动方式式、日程程安排、接接待规格格、接待待地点、汇汇报内容容、参观观路线、后后勤保障障、宣传传报导等等方面做做出准确确、恰当当的部署署，确保保接待计计划顺利利实施。制制定计划划可通过过填写接接待事务务安排表表使计计划完

9、整整和详细细，其中中的关键键内容包包括以下下三方面面：1、物质准准备，包包括：住住宿安排排、用餐餐安排、会会谈地点点、参观观点、接接待用车车和有关关文字材材料等。2、参加人人员，根根据对方方来访目目的、活活动需要要来确定定，其中中的重点点是落实实我方出出面接待待的最高高领导。3、资金准准备，适适量的接接待经费费是必不不可少的的。附：接待事事务安排排表 填填表时间间：来访单位来访时间会晤地点主要内容来访单位成员联系人： 联系系电话：会见领导接待人员 经经办人： 联联系电话话：会晤安排馈赠礼品备 注（五）检查查准备准备工作完完成后，应应从头到到尾将整整个接待待计划梳梳理一遍遍，查漏漏补缺。主主要关

10、注注整个接接待流程程安排是是否合理理、是否否遗漏某某个环节节等，确确保每个个环节应应出席的的人员和和需要的的物资都都已落实实。提前前半天或或一天须须再次落落实人员员、地点点、车辆辆和经费费等的准准备情况况。三、迎送（一）车辆辆安排无论是接机机接站，还还是来宾宾到达后后的座谈谈参观，车车辆安排排都是不不可或缺缺的部分分，在进进行准备备工作时时应尽早早落实。所所安排车车辆座位位数（不不含折叠叠座位）应应略大于于总乘坐坐人数（来来访人数数+接待待人数）。在在保证车车辆交通通安全基基础上，兼兼顾乘车车者舒适适度和临临时增加加人员乘车车空位等问问题。在在接待重重要领导导时，一一般应为为其单独独安排一一辆

11、小车车。工作人员应应及早落落实车型型、车牌牌号码、司司机姓名名和手机机号码，并并提前与与司机本本人确认认，保证证本次出出车的时时间、地地点准确确。除司司机本人人联系方方式外，接接待人员员还应储储存车辆辆调度人人员的电电话号码码，以便便出现突突发情况况时可以以快速做做出调整整，及时时解决问问题。（二）机场场接待若对方要求求我方接接机，首首先要确确认对方方的人数数、航班班号、起起飞时间间和随行行联系人人电话。接待人员要提前落实航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。接到来宾后后，应热热情主动动地自我介介绍，帮帮助来宾宾拿行李李。待来来宾到齐齐、行李李件数确确认后，接接待人员员

12、应尽快快带领来来宾返回回。如重要贵宾宾，接待待人员可可以提前前联系机机场，申申请贵宾宾通道并提前到到达贵宾宾厅，交交费办理理接机手手续等。接到贵宾宾后可询问问贵宾是否否需要稍稍事休息息再上车车。（三）火车车站接待待接待人员应应提前落落实接站站车辆和和制作接接站牌，并并在出发发前致电电来访方方的随行行联系人人，确认认火车是是否正点点运行，告告知对方方自己将将在何处处等候。若对方身份比较尊贵，则需提前办理相关手续，到站台迎接。接到来宾后后，接待待人员要要热情主主动地自我介介绍，帮帮助来宾宾拿行李李。接待待人员应应提醒来来宾注意意保管好好行李和和随身物物品，并并尽快引引领来宾宾离开火火车站广广场，返

13、回。（四）来宾宾自驾车车来宾自行驾驾车来到到公司。接待人人员要提提前与来来宾约定定好时间间和下车车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。当日，接待待人员应应提前致电电来访方方的联系系人，询询问对方方位置，再再次确认认下车地地点并表表明自己己将在那那里等候候。如有有需要，还还应邀请请出席接接待的领领导一同同前往等等候。（五）送行行应尽早了解解对方离离开的日日期时间间和交通通工具，据据此安排排有关领领导和车车辆为客客人送行行。四、会谈（一）会谈谈的前期期准备工工作首先，接待待人员根根据对方方的来访访要求确确定会谈谈时间和和内容，并并请相关关人员出出席；根根据会谈谈的规格格和出席席人数尽尽早

14、预定定会谈场场地。随随后，接接待人员员将拟定定的接待待计划及及相关资资料分送送相关领领导和出出席人员员。重要会谈，还还应准备备多媒体体设备，制制作领导导名牌，注注意领导导排位。若若有需要要，还要要联系相相关新闻闻媒体进进行报道道，请专专人负责责会议记记录。（二）会谈谈当天的的准备工工作当天，接待待人员应应提前检检查会场场的布置置情况。保证会场整齐干净，有足够的座椅，有工作人员倒茶。如有需要，还要调试多媒体设备，摆放领导姓名座位牌和鲜花。如有媒体参与，还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。（三）会谈谈接待人员将将来宾引引领至会会谈地点点后，先先进行主主客之间间的相互互介绍。按按照礼仪仪，应

15、先先把宾客客介绍给给主人，再再把主人人介绍给给宾客。会谈期间，接接待人员员应坐在在出入方方便的位位置，根根据领导导和来宾宾的需要要随时提提供服务务。接待待人员应应注意会会谈的节节奏，如如需要，委委婉地提提醒相关关人员把把握时间间。（四）会谈谈结束会谈结束，接接待人员员应注意意清理会会场的工工作，如如回收会会议资料料；领导姓姓名座位位牌；与相关关媒体联联系，撰写新新闻稿、跟进报报道等。如有有需要，尽尽快整理理完成会会议纪要要，及时时传递给给与会人人员。五、参观根据来宾的的要求及及公司的实实际情况况，可安安排一些些参观活活动。根据来访者者的不同同要求来来选择。如如果对方方想了解解广州的的历史文文化

16、，一一般可选选择陈家家祠、南南越王墓墓博物馆馆、中山山纪念堂堂等具有有广州地地方特色色的景点点；若对对方希望望参观广广州市区区、购买买广州特特产，则则可以选选择天河河城广场场、北京京路步行行街等商商业区。来宾要求进进行校外外参观时时，接待待人员可可根据具具体情况况决定是是否需要要全程陪陪同。如如果需要要陪同，应应事先策策划好参参观路线线，收集集要参观观景点或或地区的的有关信信息，届届时为来来宾介绍绍。同时时还要安安排车辆辆，预留留经费，在在车上准准备充足足的饮水水，还应应根据天天气情况况准备雨雨伞。如如果来宾宾自行参参观游览览，接待待人员也也应该向向来宾提提供充足足的信息息，包括括天气状状况、

17、景景点概况况及特色色、周围围交通情情况等。六、住宿来宾如需住住宿，应应尽早为为其预定定住宿房房间。视视来宾情情况可在在房间里里准备适适量的水水果和鲜鲜花，若若是大型型会议，可可提前在在房间内内放置会会议流程程和公司司简介。接待人员将将来宾送送至宾馆馆后，应应清楚的的告知对对方随后后的日程程安排及及下次见见面的时时间地点点。如有有需要，接接待人员员可要求宾宾馆提供供“早上上叫醒”服务，以免延误时间。如果来宾迟到，接待人员应拨打房间电话，向来宾询问情况。切忌直接到对方房间外敲门。七、餐饮餐饮宴请是是接待工工作中很很常见的的环节。接接待餐饮饮的主要要原则为为：节俭俭大方、具具有地方方特色、兼兼顾双方

18、方饮食习习惯、重重点照顾顾客人饮饮食爱好好，避免免铺张浪浪费。（一）确定定宴请规规格和形形式宴请的规格格，以宴宴请目的的和主要要宾客的的身份地地位而定定。宴请请形式的的确定要要参考宴宴请的缘缘由、被被邀请主主宾的职职务身份份及宴请请对象的的饮食习习惯而定定，例如如是采用用中餐还还是西餐餐，以酒酒会还是是茶会方方式举办办等。（二）确定定宴请地地点确定宴请地地点应遵遵循以下下原则：与宴请请目的、性性质和主主宾的身身份地位位相适应应；能够够充分表表达对客客人的敬敬意；同同时交通通便利、环环境优雅雅、菜肴肴精美、价价格合理理、服务务到位。接待人员应准备好经费和车辆。接待人员应应根据就就餐人数数提前预预

19、定进餐餐地点，用用餐房间间或席位位，并预预留余地地。提前前将用餐餐的时间间和地点点通知有有关参加加人员，举行正式宴请应发请柬。若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。（三）现场场布置若较正式的的宴请，工工作人员员应提前前到场进进行布置置。其具具体工作作内容有有：在餐餐厅门口口设立欢欢迎指示示牌，调试灯灯光音响响等设备备，如重重要宴请请，应布布置领导导致辞稿稿；席位的的分配和和摆放；领导桌桌座位排排位。现现场布置置应庄重重大方，可可适当点点缀鲜花花。（四）中餐餐宴请1、点菜：接待人人员应提提前联系系餐厅，确确定菜单单。菜式一一般以清清淡为宜宜，突出出广州风风味及

20、餐餐厅特色色，同时时充分考考虑客人人、尤其其是主宾宾的饮食食习惯、口口味好恶恶、宗教教禁忌、健健康状况况等具体体情况，切切忌奇巧巧怪异的的食品。点点菜应量量力而行行，适当当控制，略略有盈余余，用餐餐标准应应按有关关规定执执行。在在宴请重重要客人人时，可可以采用用分餐上上菜的形形式。要要准备适适当的酒酒水饮料料，规模模较大的的宴会，酒酒水最好好准备三三种以上上。2、进餐：宴请前前，主人人应提前前到达宴宴会地点点迎接客客人；如如果客人人之间不不认识或或不熟悉悉，主人人应热情情地为其其介绍；有一定定社会地地位的贵贵宾到来来后，应应先将其其迎进接接待室休休息，并并安排身身份相同同的人员员陪同，待客人到

21、到齐后，主主人再陪陪同贵宾宾一同进进入宴会会厅。工工作人员员坐在餐餐桌最靠靠外的位位上，并并在自己己身旁略略腾出空空间以方方便上菜菜。开餐后，工工作人员员应留意意上菜、饭饭的进度度，适时时提醒服服务员上上茶水、饮饮料、饭饭菜和水水果。如如饭菜数数量不够够，应及及时加菜菜。宴会一般控控制在一一个半小小时左右右为宜，最最多不超超过两个个小时。工工作人员员应避免免当着客客人面看看帐或付付款。3、送别：如有司司机另外外进餐，工工作人员员应在进进餐即将将结束时时及时通通知司机机到位。宴宴请结束束后，可可由工作作人员将将来宾送送至下榻榻酒店。（五）自助助餐自助餐，有有时亦称称冷餐会会，是目目前国际际上所通

22、通行的一一种非正正式的西西式宴会会。自助助餐具有有如下几几条明显显的长处处。其一，可以以免排座座次。正正规的自自助餐，往往往不固固定用餐餐者的座座次。这这样既可可免除座座次排列列之劳，也便于用餐者自由地进行交际。 其二，可以以节省费费用。自自助餐多多以冷食食为主，不不提供正餐，不不提供高高档的菜菜肴、酒酒水，故故可节约约主办者者开支，并并避免浪费费。其三，可以以招待多多人。自自助餐不不仅可用用以款待待数量较较多的来来宾，而而且还可可以较好好地处理理众口难难调的问问题。依照惯例，自自助餐大大都被安安排在各各种正式式的公务务活动之之后，作作为其附附属的环环节，是是招待来来宾的项项目之一一，极少少独

23、立出出来，因因此自助助餐的具具体时间间要受到到正式公公务活动动的限制制。自助餐时要要依从一一般的西西餐礼仪仪，还应应该注意意以下几几个要点点：排排队按顺顺序取食食物；每每次少取取；要要分类，不不要把冷冷热食物物同时放放在一个个盘子上上；西西餐的食食物先后后大约是是： 沙拉拉开胃菜菜汤主菜甜品咖啡茶。第二章 会务工工作一、准备做好会务工工作，关关键是“细细”。同同时，会会务工作作人员要要分工负负责、紧紧密配合合，这样样才能顺顺利地完完成会务务工作。（一）在确确定召开开会议后后，应尽尽快掌握握相关信信息，包包括：会会议内容容、会议议时间、会会议地点点、与会会人员等等。根据据所掌握握的信息息，向与与

24、会人员员发出邀邀请，并并附回执执（确认认与会人人员是否否参加会会议的各各项具体体活动与与食宿安安排），最最终落实实确定。制制作与与会人员员信息登登记表，便便于各有有关单位位掌握相相关信息息。（二）根据据会议需需要，对对工作人人员进行行分组分分工，分分别负责责各方面的的工作。会会务总负负责人应应召集各各方面负负责人员员召开预预备会，确确定会议议的程序序和各自自负责事事务。二、材料（一）会务务工作中中，为明明确各部部门分工工与协调调，可制制作会会务工作作手册；为使嘉嘉宾更方方便的参参加会议议，可为为嘉宾准准备会会务指南南。其其中主要要内容包包括：会会议程序序、工作作人员联联系方式式等。（二）应准准

25、备的会会务材料料还包括括：嘉宾宾签到所所准备的的签到台台、签到到本、笔笔、胸花花；需要要领导题题词的会会议需准准备笔墨墨纸张、题题词台，如如有需要要还应预预备代拟拟参考稿稿；制作作工作人人员证、嘉嘉宾证和和记者证证；制作作分发会会议通知知、会议议议程、议题、领导讲话稿和主持人稿；准备和调试有关放映材料（Power Point、DVD、幻灯片等）等。三、食宿根据要求安安排好与与会人员员的住宿宿、餐饮饮。（一）根据据与会会人员信信息登记记表提提前选定定适宜的的住宿、餐餐饮场所所，要求求设施齐齐备、交交通便利利，应预预留足够够的嘉宾宾房、重重要嘉宾宾房、工工作人员员房，并并提前调调试各房房间硬件件设

26、施，检检查安全全事宜。（二）制作作住宿登登记表，以以便掌握握与会人人员住宿宿信息。如如会议需需要，接接待人员员应要求求宾馆提提供“早早上叫醒醒”服务务。（三）餐饮饮工作对对酒店要要求较高高，食品品卫生为为第一位位；宴会会场地规规模应符符合与会会人数实实际，过过大过小小都不可可取；食食品应照照顾到大大多数与与会人员员的口味味。餐饮饮工作的的具体细细节请参参见接接待工作作餐饮饮。四、迎送会务工作中中住宿、餐餐饮接待待对交通通安排要要求较高高，需协协调好各各地点间间往来的的车辆安安排。应应制作会会议用车车安排表表确保保与会人人员安全全、准时时的参加加会议的的各项活活动。交交通安排排的具体体细节请请参

27、见接接待工作作迎送。组织大型活活动，来来宾众多多，且到到达时间间多集中中在一天天之内，接接待的工工作量很很大，也也很容易易造成疏疏漏。因因此，一一定要提提前做好好统筹部部署，制制定缜密密而又灵灵活的接接待方案案。对于于特大型型活动，也也可以在在机场、火火车站设设置指引引牌或服务台台。以机场接待待为例，应应注意如如下细节节：1、成立接接机小组组，根据据来宾的的到达时时间和数数量，配配备足够够的工作作人员。每每位工作作人员都都应熟悉悉机场结结构和各各种设施施，随机机应变，可可以应付付接机工工作中可可能的各各种突发发情况。如如有需要要，接机机人员应应提前踩踩点，进进行相关关培训。2、将来宾宾的姓名名

28、、单位位、职位位、联系系方式、到到达的时时间和班班次列表表，核实实无误后后分发给给接机人人员。接接待人员员应注意意及时更新新来宾的的到达信信息。3、航班密密度较大大时，可计划来来宾乘坐坐同一辆辆车返回回，此时时要充分分考虑到到航班提提前到达达或延误误的情况况。每辆辆车都要要预留一一定的空空位，以以免晚点点的宾客客打乱整整体乘车车计划。五、场地 现场场布置是是会务工工作中的的重要环环节，各各协调单单位应互互相配合合。各组组工作人人员应提提前到达达会议现现场，布布置、安安排、检查，查查漏补缺缺。（一）领导导席的安安排在确定双方方领导名名单后，应应对领导导座次进进行排位位和标示示。主要要包括以以下四

29、种种情形：1.会议室室、贵宾室室和设有主主席台的的大型会会议：应提前前确定就就座的领领导名单单。应在各各领导座座位前的的桌上摆摆放姓名名牌、茶茶水和相相关资料料；在主主要发言言领导面面前摆放放话筒；还可在在会议桌桌上摆放放鲜花。2.不设主主席台的的大型会会议：一一般安排排领导坐坐在台下下中间前前排位置置。在各领领导座位位的椅背背上粘贴贴姓名牌牌以标识识，可在座座位上放放置瓶装装水和相相关资料料，也可在在领导席席前摆放放茶几。对对于级别别较高的的会议，应应在领导导席两侧侧及前后后预留警警卫人员员席位。3.大型演演出：一一般安排排领导坐坐在台下下中间较较前排位位置，以以视线清清晰且不不受阻挡挡地观

30、看看到全台台为宜，一一般建议议安排在在第5-10排排。应在在各领导导座位的的椅背上上粘贴姓姓名牌以以标识，并并在座位位上放置置瓶装水水和相关关资料。如如有级别别较高的的领导出出席，应应在领导导席两侧侧及前后后预留警警卫人员员席位。（二）贵宾宾室的准准备在召开较高高级别的的会议时时，一般般在会场场旁安排排贵宾室室，以供供来宾和和我方领领导在会会议前后后进行短短暂休息息和交流流。贵宾宾室里应应安排专专门的服服务员，并并备鲜花花、茶水水等。（三）主持持人的定定位会议如需主主持人，在会议召开前进行简单介绍、宣布会议进行分段等。主持人位置一般在主席台的一侧，并放置专用话筒。如主持人在主席台就座，应在其面

31、前摆放专用话筒。（四）会标标与背景景板的布布置会议如需要要会标（横横幅）和和背景板板，应提提前制作作、悬挂、安安放完毕毕。会标标与背景景板上字字样和图图案应由由会议负负责领导导审定。（五）签到到台的摆摆放签到工作应应安排专专人负责责。签到到台应多多备签到到本和笔笔；如需需为与会会人员佩佩带胸花花，应提提前选定定和购买买胸花，并并安排专专人负责责。如欲请来宾宾题词，则则需提前前在适当当位置安安放题词词桌，并并准备笔笔墨纸砚砚等应用用之物，也也应安排排专人负负责。（六）签约约台的准准备如举办签约约仪式，一一般应以以主席台台为签约约台，面面对观众众席。应应制作对对方单位位名称牌牌和我方方名称牌牌，分

32、别别放在签签约台左左侧和右右侧（面面对签约约台）。签签约台后后只摆放放两张椅椅子，见见证嘉宾宾一般安安排站立立在签约约人背后后；台上上应事先先放好将将签署的的协议和和签字笔笔，并安安排礼仪仪工作人人员为双双方签约约代表翻翻开协议议书和交交换协议议。（七）电器器设备的的调试在会议上如如需使用用投影，应应提前准准备好笔笔记本电电脑、投投影仪和和投影屏屏幕，由由专人负负责，并并提前调调试。一一般应至至少提前前半天准准备好会会议上将将用到的的Powwer Poiint等等材料，存存入统一一使用的的笔记本本电脑，进进行调试试。如会会议需使使用幻灯灯片、DDVD放放映等，也也需相应应准备。音响、话筒筒需提

33、前调调试。工工作人员员应提前前检查话话筒和音音响的效效果，并并准备备备用话筒筒。其余余如灯光光、空调调、风扇扇等电器器设备也也应提前前检查。（八）合影影的预备备首先在综合合考虑天天气、安安全、光光线、空空间等条条件后，选选择合适适的合影影地点。随随后对参参加合影影的人员员名单进进行确认认和排序序，一般般采取在在前排座座椅的椅椅背上贴贴姓名牌牌的方法法来为主主要领导导排位。摄摄影师应应提前到到位检查查效果。如如在室内内合影，亦亦可在合合影地点点摆放绿绿色植物物，以烘烘托效果果。如合合影人数数较多，可可利用台台阶进行行分行排排序。（九）记者者席的安安排摄影记者应应提前到到场确定定录像机机位置，电电

34、线的走走线应尽尽量靠墙墙边，并并采用地地毯遮盖盖或用胶胶带固定定，以防防绊人。文文字记者者席一般般布置在在会场两两侧略前前的位置置。（十）讲台台的安排排讲台位置应应放置在在主席台台的右侧侧，略前前于第一一排座位位；一般般重要嘉嘉宾讲话话要在讲讲台上摆摆放鲜花花，但应应注意鲜鲜花不可可遮住讲讲话人的的面容；一般讲讲台要摆摆放两支支话筒，以以备话筒筒出现故故障时仍仍能继续续演讲，话话筒需提提前调试试，适当当音量为为好；如如嘉宾有有讲稿，需需注意讲讲台正上上方是否否足够明明亮。六、其他会务工作牵牵扯面广广，工作作繁琐复复杂。也也应注意意以下工工作。（一）后勤勤会务后勤工工作包括括接待车车辆的准准备、

35、礼礼仪工作作人员的的安排、配配合会场场布置做做好各方方面协调调工作。后勤工作应应着重注注意硬件件设施，选选定适宜宜的会议议场地，准准备灯光光、投影影、音响响、麦克克风、电电脑、鲜鲜花、桌桌椅、茶茶水、水水果、地地毯，并并保障会会场的供供水、供供电和周周围环境境的清理理；按要要求制作作背景板板和会标标（横幅幅）；安安排服务务员；会会场卫生生；如逢逢雨天，还还需备用用雨伞。（二）安全全保卫安全保卫是是会务工工作的重重中之重重，具体体内容包包括与安全预预案的制制定；有有关安全全、交通通部门协协调；安安排警卫卫工作；疏通道道路；布布置停车车场；引引导来宾宾车辆；大型群群众集会会需向公公安机关关申报等等

36、等。（三）媒体体宣传宣传工作包包括与有有关媒体体单位的的联系协协调；录录像拍摄摄工作；宣传报报道工作作；向相相关工作作组领取取并发放放记者证证和工作作人员证证等。七、会务工工作中一一些注意意事项（一）掌握握接待总总体情况况、服从从总体工工作安排排会务接待工工作是一一项涉及及面广、程程序繁多多、联系系密切的的系统工工程，是是由多项项工作流流程、内内容组成成,又由由众多部部门和大大量人力力共同参参与完成成的，工工作流程程包括嘉嘉宾的迎迎送、嘉嘉宾的签签到、礼礼品发放放与接收收、车辆辆调度、交交通疏导导、饮食食住宿等等方方面面面的内内容。所所以宏观观上对整整体接待待的了解解和把握握有助于于工作人人员

37、明确确自身位位置及与与之相衔衔接的种种种环节节。由于于会务工工作的复杂性，必然然要进行行分组和和分工，每每个工作作岗位都都是会务务活动不不可缺少少的重要要组成部部分。（二）外树树形象、内内强素质质作为逗留时时间不长长的嘉宾宾，主要要是从工工作人员员的仪态态举止、谈谈吐学识识感受*人文积积淀和精精神风貌貌，因此此有几点点具体要要求：11、热情情、开朗朗、宽容容、稳重，与与嘉宾接接触要热热情，语语言表述述要到位位，说话话要注意意分寸。22、反应应迅速，灵灵活处理理。会务务工作中中往往会会遇到意意想不到到的变化化，应根根据实际际情况，如如时间、地地点、场场合、对对象的不不同而灵灵活处理理，根据据情况

38、作作出正确确判断，迅迅速采取取措施。33、有礼礼有节，大大方得体体。在会会务过程程中，我我们要遵遵守“尊尊重原则则”，最最大限度度的使嘉嘉宾感到到满意，但但要把握握一定的的“度”，做做到有礼礼有节，大大方得体体。（三）分工工协作、密密切配合合正如前面所所说，会会务接待待是个系系统工程程，光靠靠一两个个单位或或负责人人是难以以胜任的的，各工工作组的的工作人人员必须须明确责责职，分分工负责责，又团团结协作作，配合合默契，互互相补台台，才能能为完成成接待任任务奠定定坚实基基础。（四）注意意安全安全是会务务工作的的前提。要要高度重重视安全全问题，制定会议突发事件应急预案。要注意嘉宾的安全，同时也要注意自身的安全。