档案管理系统解决方案38487.docx

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1、 数字化档案管理系统方案书Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.数字化档案管理系统方案书目录方案背景33一设计目标标3二设计理念念5三系统特点点5四功能介绍绍71登陆界面面72系统界面面布局83功能说明明83.1全宗宗管理83.2档案案录入93.2.11立卷归档档113.2.22以件归档档173.3档案案整理1883.3.11档案整理理流程1883.3.22鉴定及回回收站2113.3.22.1档案案保管期限限鉴定2113.3.22.2密级级鉴定2333.3.22.3档案案回收站2234档案检索索

2、244.1直接接检索2444.2组合合检索2664.3定制制检索2884.4系统统条件2994.5未归归档检索2295档案统计计305.1 档档案数量统统计305.2目录录数量统计计325.3档案案利用情况况统计：3336档案借阅阅336.1借阅阅审批3446.2我的的借阅3557档案保管管357.1库房房温湿度登登记357.2八防防管理3667.3存放放位置索引引368资料管理理378.1资料料管理3778.1.11目录管理理378.1.22资料录入入388.1.33资料回收收站398.2资料料借阅审批批398.3我的的借阅4009数据处理理40五系统技术术架构与平平台设计441六系统运行行

3、环境推荐荐42七技术服务务与支持443方案背景随着科学技技术的不断断进步，越来越多多的档案管管理单位通通过采用先先进的档案案保存及维护技术术，从硬件件条件提升升了档案的的保存、维维护能力，但与此对应的是，面对累积得越来越多的档案资料，档案管理单位苦于昂贵的档案管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制，使得档案管理工作举步维艰。采用传统档档案管理方方式，更是是出现了下下列常见的的“难题”：1.频繁的的档案原件件借阅调用用，使得档档案原件面面临“消耗性”损毁或破破坏的问题题。2.传统人人工管理档档案的方式式由于档案案资料的累累积，尤其其是在面临临大容量档档案库的情情形下，更更加凸显工工作效率较较

4、低的难题题。3.对于多多种类档案案的保管，存存在检索效效率低下，准准确性较差差的问题。4.涉及档档案资料安安全部分，可可能存在只只想授权某某个范围内内人员许可可检索、查查阅、调用用，而现实实中无法严严格区分界定上上述权限设设置。5.传统档档案管理以以及借阅受受制于地域域限制，无无法满足跨跨区域异地地档案申请请检索、查查阅、调用用功能。档案管理系系统即是在在这一背景景下而开发发，系统采采用javva技术开开发，基于于成熟稳定定Struuts MMVC框架架，采用SSprinng为中间层，以ibaatis作作为持久化化层；设计和架架构具备良良好的稳定定性、扩展展性、安全全性、灵活活地需求变动功功能

5、。本档案管理理系统可使使档案管理理单位档案案管理的运运行体系更更为系统化化，同时，以以档案的归归档、保存存、维护、借借阅为主线线来驱动的的档案管理理流程将更更为高效、便便捷；由于于系统采用用了网络无无纸化办公公模式，在在节省了办办公成本的的情况下，还还减轻了档档案工作人人员的工作作负荷，提提升了档案案工作人员员的工作积积极性，另另外，档案案管理系统统也为档案利用用对象提供供了更为简简洁的档案案借阅体验验，提高了档案案利用的满满意度。一 设计目目标档案管理系系统的开发发是为了通通过建立一一个统一的的数据交流流平台，在在规范化档档案资料收收集整理的的前提下，实实现档案及及文档信息息最大化有有效利用

6、，从从而为各项项工作提供供准确详实实的参考信信息。本系统具体体设计目标标包含以下下几个方面面：1.实现标标准统一的的文档入库库管理及维维护管理档案管理单单位具有部部分传统的的纸质档案案资料，在在本系统设设计之初，即即考虑到将将上述纸质质档案资料料通过扫描描仪进行统统一扫描，成成为电子档档案后对其其进行标准准统一的录录入操作，将将其录入到到档案管理理系统中，并并对这些扫扫描后的电电子档案，赋赋予各自的的档案题名名、档号等等相关关键键字，以供供档案利用用者网络查查询，这样样既实现了了传统纸质质档案的电电子化标准准入库管理理，又可以以很好的保保护极具价价值的档案案原件，一一举两得。除了将上述述纸质档

7、案案电子化，实施具体的统一标准入库之外，系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作；这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时，相对于标准档案入库后的档案维护管理部分，系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块，规范化了档案的维护管理。2.实现档档案资料的的有效利用用档案资料在在已经入库库的基础上上，如何提提高有效利利用率，一一直是档案案管理部门门的重要需需求，档案案管理系统统采用B/S模式，在在严格的权权限控制下下，授予用用户访问查查询功能，由由于采用BB/S模式式，所以，用用户可以不不受地域限限制，在相相应权限下下，可实现现远程访问问查询借阅阅，档案管管理

8、系统提提供了，直直接检索，组组合检索，定定制检索，系系统条件，归归档检索等等多种检索索方式，用用户可自定定义选择检检索方式，以以便检索出出最直接的的需求档案案资料，最最大限度的的提高了档档案资料的的有效利用用率。3.实现档档案数据的的有效共享享本档案系统统采用jaava技术术开发，具具有跨平台台的先天性性优势，可可以实现数数据共享，对对信息进行行充分的发发掘利用，最最终为各项项工作的决决策提供充充分详实的的数据参考考信息。 二 设计理理念规范档案资资料录入及及整理的工工作流程，提提高档案利利用效率，赋赋予用户简简洁直观的的系统操作作功能。1.档案管管理部门对对档案资料料首先存在在两个基本本需求

9、，一一方面，用用户需要将将需求录入入的档案资资料进行规规范化的录录入，另一一方面，面面对整理完完毕的档案案，如何进进行流程化化维护操作作，如何最最大化发掘掘档案的利利用率，提提升档案资资料的使用用价值，也也是系统用用户面对的的迫切需求求，因此，系统开发以上述用户基本需求为导向，以满足用户实际功能需求为理念而设计了开发了档案管理系统。2.档案管管理系统开开发之初即即是希望减减少传统档档案管理工工作量，有有效提高档档案管理人人员的工作作效率，在在更少的时时间利用的的情况下，为为更多的档档案资料利利用者提供供资料需求求利用，同同时本系统统在档案资资料的日常常管理以及及维护中，以以人为本，实实现了操作

10、作功能最大大的简洁化化，以便于于管理人员员的操作，从从而对本部部门、本档档案管理单单位形成的的电子文件件实行自动动化、网络络化管理，实实现高效、快快捷的电子子档案信息息管理模式式；并相应的的成立部门门性电子档档案中心或或电子文件件档案馆，发发挥档案部部门的管理理和技术优优势，相对对集中地保保存和管理理电子文件件，为本单单位提供真真实、准确确、快捷的的档案信息息服务。三 系统特特点1.档案管管理系统强强大的检索索功能档案管理系系统内设强强大的档案案检索功能能模块，下下设直接检检索，组合合检索，定定制检索，系系统条件，归归档检索多多种检索方方式，通过过建立索引引，对档案案目录数据据及其全文文实现多

11、关关键字、多多条件的检检索，本系系统可实现现对档案附附件检索、跨跨库检索、多多用户并发发检索，同同时，档案案管理系统统从用户自自身应用出出发，提供供了定制检检索功能，该该功能可根根据用户常常用检索习习惯进行自自定义定制制，优化了了检索流程程，提高了了工作效率率。2.档案管管理系统安安全性档案管理系系统在用户户权限设置置方面，采采用了将用用户操作权权限与用户户主题权限限双页面单单独设置的的模式，其其优势是避避免了系统统超级管理理员对系统统数据进行行无限制的的增、删、改改、查的操操作，从而而对整个档档案管理系系统的安全全性造成巨巨大威胁。在在档案管理理系统中，根根据角色区区分，可定定义档案系系统操

12、作人人员以及档档案功能操操作人员，这这样就有效效的解决了了信息化档档案工作中中存在多年年的角色定定义不清，权权限定义不不清的痼疾疾，完善了了信息化档档案管理的的安全理念念和模式。与此同时，档档案管理系系统还可通通过利用系统用用户身份认认证、档案案信息的认认证。来规规范用户访访问系统流流程，通过过系统的授权权，可控制用户户访问档案案资源的范范围，防止止非授权访访问，保证证系统的安安全。3.任意报报表设计，使使用简单档案管理系系统自身集集成了报表表插件，可可以有效利利用既有系系统中的相相关数据，根根据用户实实际需求，进进行自定义义报表设置置，并形成成有效打印印。4.系统模模块独立性性与协同性性的统

13、一系统内涉及及全宗管理理、档案录录入、档案案整理、档档案检索、档档案借阅，资资料管理等等模块都可可实现独立立管理运行行，与此同同时，系统统也强调了了网络协同同化办公理理念，用户户可根据系系统赋予的的权限设置置，对上述述功能模块块进行协同同管理操作作。5.先进的的技术架构构平台档案管理系系统采用jjava技技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。该平台同比.net平台能更好的实现跨平台运行操作，同比C平台具备强大的技术先进性，并且开发周期更短，实现功能更为强大，维护成本更低；扩展空

14、间更为广阔。同比asp及php开发的档案管理系统，在功能的扩展方面更是asp及php开发平台所不能比拟的。6.系统操操作简易便便捷档案管理系系统设计之之初即是考考虑到通过过利用先进进的网络办办公平台，降降低档案工工作者的劳劳动强度，提提高档案工工作者的工工作效率，因因此本系统统为用户提提供了更为为直接、简简洁的操作作流程以符符合用户在在档案的收收集、整理理、保存、统统计、检索索和利用的的各个环节节的工作需需求。7.界面美美观，简洁洁统一系统采用统统一的界面面，色调淡淡雅，美观观大方，简简洁明了，能能有效缓解解长时间使使用系统产产生的用眼眼疲劳。四 功能介介绍档案管理系系统模块结结构图档案管理系

15、系统功能模模块分为两两类：基础础模块、后后台模块。基础模块内内容包含全全宗管理、档档案录入、档档案整理、档档案检索、档档案统计、档档案借阅、档档案保管、资资料保管等等，该模块块主要面对对使用对象象为日常档档案（文档档）操作人人员以及档档案（文档档）利用者者。对于后台模模块部分，主主要是针对对档案系统统管理者的的操作，如如档案数据据的备份恢恢复、用户户及用户组组的管理、角角色管理、模模版管理、系系统管理、归归档类目管管理等档案案（文档）管管理核心操操作。1登陆界面面如下图所示示，在下面面的窗口内内填写正确确的用户名名和密码，点点击登录按按钮即可登登录本系统统，如果发发生登录异异常或者遗遗失密码请

16、请及时与系系统管理员员联系。2系统界面面布局如图所示，可可以看到系系统的主界界面基本上上由三部分分组成，即即：导航栏栏、左侧树树状菜单区区、以及系系统内容显显示区。导导航栏分布布着系统的的一级菜单单，点击一一级菜单，窗窗口左侧树树状结构菜菜单对应显显示。点击击树状菜单单的各个模模块。系统统内容区显显示该模块块的详细内内容。本系系统的界面面风格均采采用这种窗窗口布局方方式。如上图所示示，系统为为用户提供供了“用户注销销”“个人设设置”操作于系系统页面右右上角，用用户可通过过点击上述述两个图示示进入其相相应功能操操作。3功能说明明3.1全宗宗管理全宗管理功功能模块是是整个档案案管理系统统的主干功功

17、能模块，所所有入库档档案文件追追根溯源最最终都需要要分类归总总到各类别别对应的所所属全宗下下，方便档档案管理部部门对档案案资料的管管理操作的的同时，也也可有效的的为档案查查询者提供供更准确详详实的档案案文件。在档案管理理系统的全全宗管理模模块中，系系统主要提提供了两个个可操作选选项，其一一，全宗“检索”，即有权权限的用户户可根据系系统提供的的检索功能能，对系统统中的全宗宗进行检索索操作，具具体如图：其二，全宗宗“应用”操作，在在系统存在在多全宗的的情况下，根根据用户实实际使用情情况，系统统为避免用用户在进行行多全宗选选择操作时时出现的误误操作，提提供了根据据应用状态态而区分的的方法，如如图：系

18、统可提供供用户在被被“应用”全宗上选选择“应用”操作打“”的方式式，帮助用用户查看全全宗的应用用状态为“应用中”，或“未应用”，从而清清晰的了解解正在进行行操作的全全宗，避免免出现误操操作，简洁洁明了，同同时，用户户也可对应应用中全宗宗选择”查看”操作，如如图：3.2档案案录入一则档案信信息资料在在授权需求求用户查询询使用之前前，必须首首先经档案案管理部门门档案录入入人员的录录入操作，进进入档案库库之后，才才能被查询询，因此，档档案录入工工作是整个个档案管理理系统功能能操作的前前提，要赋赋予一则档档案信息被被查询利用用，那么必必须在档案案录入时，为为档案信息息添加相关关的可供查查询的“关键字”

19、，这些关关键字包括括：档案提提名，档号号、文件字字号，密级级、保管期期限、份数数、页数、文文种，实物物存放位置置、责任人人、主办部部门、会办办部门、所所属部门、签签收人、主主题词、档档案类别、归归档年度、归归档日期等等等。如图图：档案管理系系统为本系系统用户提提供了文档档插件可选选功能应用用，系统用用户在完成成档案录入入表单填写写后，系统统页面如下下：如图所示，本本插件为高高级选项，用用户可根据据本机或本本档案管理理单位所应应用文档处处理软件（微微软offfice,金山wpps，永中中offiice等）来来创建档案案录入正文文本，该插插件可为用用户提供模模版类创建建正文，可可极大便捷捷系统操作

20、作用户使用用，减轻工工作量。用户选择点点击“新建woord文档档”按钮后，系系统显示以以下界面：如图所示，系系统提供了了多达200余种档案案录入正文文本操作，可可实现痕迹迹显示、文文档保护、签签名印章等等高级功能能，使系统统具备任意意用户操作作的完整记记录，通过过严格的安安全认证，实实现操作的的不可推诿诿性。用户在填写写完毕上述述图示正文文本文件后后，需点击击系统页面面中“保存”按钮来进进行对该文文档的保存存，保存完完毕后，系系统弹出提提示窗口，如如图：对于添加保保存操作后后的文档，系系统显示以以下界面：如图所示，系系统根据权权限划分，对对该保存文文档提供了了修改（无无痕迹），修修改（有痕痕迹

21、），删删除操作，可可供有权限限的系统用用户对该保保存的文档档进行上述述具体操作作。同时，系统统也提供了了对保存后后的正文档档的“删除”操作功能能，用户只只需通过点点击鼠标，选选择相应文文档后，点点击“删除”按钮即可可实现相应应操作。本系统提供供了两种档档案录入方方式：一种种为传统的的标准立卷卷归档模式式；另一种种为以件归归档模式。如如图所示：3.2.11立卷归档档首先进入系系统档案录录入的标准准立卷归档档模式，标标准立卷归归档模式与与以件归档档模式在本本系统中同同样根据文文件的来源源方向分别别提供了“收文登记记”，“发文登记记”，“内部文件件登记”共三种档档案分类录录入方式，档档案录入工工作人

22、员可可根据录入入文件的来来源方式对对应正确分分类录入档档案资料。系统赋予档档案录入工工作者“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个按钮选选项，用户户将鼠标移移至“操作”按钮，系系统自动出出现下拉菜菜单，具体体如图：用户可选择择“添加”功能，将将需要被录录入的文件件档案信息息录入，点点击“添加”功能选项项后，系统统内容显示示区将为用用户直接显显示下列图图示：用户可在此此页面内填填写被录入入档案信息息的详细细细则，同时时，针对部部分扫描后后文档信息息，系统还还提供了附附件上传功功能，用户户可将扫描描文档压缩缩后统一上上传，通过过上述操作作，最终形形成档案录录入（著录录）卡片信信息，该卡卡片信息可可

23、进行备份份打印，统统一管理。另：用户在在完成档案案录入卡片片填写登记记后，应选选择上述图图示中左上上角的保存存按钮，对对所填写的的录入信息息进行确认认保存，如如用户对所所填写的信信息存在疑疑义，可点点击“重置”按钮，对对上述所填填写的信息息进行重置置操作，重重新填写著著录内容并并保存。在进行档案案录入或重重置操作时时，系统用用户都可以以通过点击击“返回”按钮，返返回上级操操作菜单。对已保存的的档案录入入信息，系系统的操作作按钮提供供了“修改”与“删除”操作，用用户可对该该档案信息息进行修改改以及删除除的操作。在完成档案案录入的创创建流程后后，用户需需在收文登登记列表中中选择该条条档案信息息，如

24、图将鼠标移至至工具按钮钮，出现下下拉菜单，如如图：选择立卷归归档按钮，对对已选择的的档案录入入信息进行行立卷归档档操作，系系统内容显显示区出现现提示框，提提示是否对对已选择的的档案信息息进行归档档操作，选选择“确定”选项，如如图：系统内容显显示区弹出出对话框：提示“档案归档档成功”窗口，选选择点击“确定”按钮，如如图：通过上述操操作，用户户已经成功功的将一个个档案文件件由其初始始未归档状状态，改变变为已立卷卷归档至文文件目录的的状态，即即实现了标标准的档案案立卷归档档流程。对于通过上上述操作后后立卷归档档的档案信信息，有权权限的用户户可在“档案录入入”的左侧树树状栏下“立卷归档档”的子树“文件

25、目录录”中查询到到该档案信信息。针对本系统统中所有的的档案信息息录入，即即“收文登记记”，“发文登记记”，“内部文件件登记”，任意一一类形式档档案信息，在在经过初始始的信息录录入填写保保存，并进进行“立卷归档档”操作后，都都会统一流流转至“立卷归档档”下的“文件目录录”中，如图图：如上图所示示，对于已已归档的所所有档案信信息，系统统在内容显显示区的左左上角均提提供了“操作”，“工具”，“检索”的操作按按钮。将鼠标移至至“操作”按钮，出出现下拉菜菜单，显示示“修改”，“删除”两个功能能选项，用用户可通过过上述两个个功能选项项，对已经经归档的文文件进行二二次“修改”，“删除”的操作。将鼠标移至至“

26、工具”按钮，出出现下拉菜菜单（如图图）：如用户在“立卷归档档”的“文件目录录”菜单中已已选择一条条或多条档档案记录的的前提下，进进行“归档”操作，系系统弹出提提示框，如如图：点击确定，系系统内容显显示区弹出出以下窗口口：选择目录名名称“new”的目录，点点击“归档”按钮，则则上述所被被选择的档档案信息，将将自动流转转至“案卷目录录”下的”new”目录中。在上述归档档操作中，如如“new”为最底层层目录但该该目录存在在于多个同同级目录之之中，或者者“new”目录为非非最底层目目录，同时时用户选择择归档的目目标目录又又在“new”目录下，不不便于查找找来实现最最终的归档档，则用户户可通过点点击弹出

27、窗窗口左上角角的“检索”按钮，来来进行目标标目录的检检索，点击击检索按钮钮后，系统统出现下拉拉菜单，如如图： 系统在这里里提供了“普通检索索”与“跨目录检检索”两种检索索方式，便便于用户将将上述文件件目录通过过检索后归归档至“案卷目录录”下的各级级子目录中中。“普通检索索”主要是指指系统对“案卷目录录”下的只存存在一级子子目录的情情况进行检检索查询，而而“跨目录检检索”可对案卷卷目录下多多级别子目目录进行检检索操作，这这主要是由由于系统默默认提供的的档案文件件归档至“案卷目录录”下，必须须是最后一一级的子目目录，即档档案文件必必须依存于于最底层的的案卷目录录；因此，如如选择上级级父目录便便进行

28、归档档操作，则则系统会自自动提示用用户“该目录为为非最底层层目录，无无法进行操操作”，如图：系统用户可可根据普通通检索举例例来进行“跨目录检检索”归档的操操作，两者者操作流程程相似，唯唯一有所不不同的只是是“跨目录检检索”需要用户户通过多次次点击查询询到最底层层目录，再再进行操作作。首先点击“普通检索索”按钮，系系统弹出提提示窗口（如如图）：系统提供了了“目录编号号”，“目录名称称”等多个关关键字做为为的用户提提供检索条条件，用户户可根据实实际情况进进行选择填填写，在这这里选择在在“目录名称称”中填写之之前通过“系统管理理”模块中已已设置完毕毕的目录名名称“new”，点击“检索”按钮，系系统弹

29、出提提示框（如如图）：窗口详细显显示了检索索的“new”目录的细细则情况，选选择点击该该目录，最最后点击上上述图示中中的“归档”按钮，系系统出现弹弹出窗口：点击确定按按钮，系统统提示，“系统归档档成功”，对于通通过上述一一系列操作作而最终归归档到“案卷目录录”的子目录录“new”下的文件件，可以直直接在“案卷目录录”的子目录录“new”下，对其其进行“内部文件件查看”操作，即即可发现该该文件正依依存于“new”目录下。如如图所示：现在在“案案卷目录”下的“文件目录录”中选择另另一条已归归档完毕的的档案记录录，再次将将鼠标移至至“工具”按钮，出出现下拉菜菜单，如图图：选择点击“档案返回回至文件管

30、管理”，这时系系统会弹出出提示框“是否确定定返回至文文件管理”，如用户户点击确定定，则将使使这条已归归档的档案案重新返回回至文件管管理的初始始“未归档”状态中，该该功能在“以件归档档”中同样存存在，方便便用户对已已归档的档档案信息进进行二次操操作。由于实际用用户在进行行档案录入入信息的同同时，不可可避免的会会出现多种种档案类别别的区分，因因此在本系系统中，除除提供了标标准的档案案信息录入入外，还为为用户提供供了多种档档案类别的的整理操作作，可以帮帮助用户根根据档案信信息不同类类别进行自自定义整理理，从而使使系统内的的档案文件件更为清晰晰明了，便便于档案信信息的二次次利用及整整理。用户通过档档案

31、整理功功能，极大大的帮助了了档案工作作者减轻了了工作负荷荷，提高了了档案录入入整理效率率，同时又又便于普通通档案利用用者对档案案的查询操操作。3.2.22以件归档档类似于本系系统中的立立卷归档操操作流程，以以件归档也也是按照文文件的来源源方向分为为“收文登记记”，“发文登记记”，“内部文件件登记”共三类的的档案录入入方式。相同于“立卷归档档”操作，首首先在“文件管理理”的“收文登记记”中选择要要录入（著著录）的档档案文件，如如图所示：选择完毕要要著录的档档案文件后后，有别于于立卷归档档操作，请请将鼠标移移至“工具”按钮，出出现下拉菜菜单，如图图：此时，注意意请选择“以件归档档”选项，系系统弹出

32、提提示框，如如图：点击确定按按钮，系统统弹出提示示框，提示示“档案归档档成功”，该档案案文件，将将自动流入入“以件归档档”的“归档文件件目录”中，进行行完上述操操作步骤后后，该档案案实际上已已经完成了了以件归档档的操作流流程，如图图所示目录录：用户可在该该目录下直直接查询到到所有以件件归档文件件，并进行行等同于立立卷归档的的案卷归档档、档案整整理、查询询，检索等等所有操作作，用户可可参考立卷卷归档流程程对以件归归档进行相相同操作。3.3档案案整理档案整理操操作是整个个档案管理理系统中的的重要组成成部分，针针对用户通通过“档案录入入”功能录入入的多种类类档案，档档案管理部部门必须要要在本系统统中

33、创建各各自对应的的档案种类类类别，从从而使档案案整理人员员将录入的的档案信息息整理至上上述各类对对应的档案案种类内，最最终达到规规范化档案案管理的目目标。对应档案整整理功能，随随之产生的的需求首先先就是创建建对应的档档案种类，本本系统根据据用户的实实际需求提提供了两种种档案种类类创建方式式，一种为为通过“系统管理理”模块中“归档类目目管理”操作添加加新建全宗宗，系统会会默认自动动添加标准准常用的110大类档档案种类，这这部分种类类包含：立立卷归档、以以件归档、立立卷整理、简简化整理、照照片、录像像带、录音音带、电影影带、会计计档案、实实物档案。另另一种可根根据用户自自身需求，进进行自定义义创建

34、，该该功能同样样通过“系统管理理”中的“归档类目目管理”操作添加加实现，创创建完毕后后的档案种种类将同样样显示于“档案整理理”的左侧树树状栏中，方方便用户进进行操作。3.3.11档案整理理流程了解到如何何将一则档档案信息进进行标准的的立卷归档档以及以件件归档后，下下面以“照片”类的档案案整理为例例，了解如如何对其进进行档案整整理流程。首先，用户户点击“档案录入入”一级菜单单，在“立卷归档档”中的“文件目录录”下选择一一条已归档档的档案文文件，然后后将鼠标移移至内容显显示区的“工具”按钮，出出现下拉菜菜单，请点点击“档案整理理”选项，系系统弹出对对话框“您确定要要整理吗”，如图所所示：点击“确定

35、定”按钮，出出现提示框框，如图：选择将该档档案信息要要整理至的的目录，在在这里，选选择首先将将该档案整整理至”照片”类的文件件目录下，所所以需要在在“文件目录录”下选择“照片”，点击“整理”按钮，出出现提示框框：选择“确定定”按钮，出出现提示框框：通过上述一一系列的操操作，已将将该档案文文件归档至至“照片”档案的“文件目录录”下，用户户可以通过过点击“档案整理理”一级菜单单，在系统统左侧树状状栏“照片”下的子树树“文件目录录”下查询到到上述被整整理的文件件，如图：如上图所示示，对于已已经被整理理至“照片”子树“文件目录录”下的档案案文件，系系统显示区区同样提供供了“操作”，“工具”，“打印”“

36、检索”四个功能操操作按钮。用户可将鼠鼠标移至“操作”按钮，系系统出现下下拉菜单，里里面包含“修改”，“删除”选项，用用户可在已已选择该档档案信息下下，对该档档案文件行行修改和删删除的操作作。用户同样也也可以在已已选择档案案信息的前前提下，将将鼠标移至至“工具”按钮，系系统同样出出现下拉菜菜单，主要要显示内容容为：“档案返回回至文件管管理”与“档案整理理”，针对“档案返回回至文件管管理”功能，主主要是指用用户可将已已整理完毕毕的档案文文件逆向流流转，重新新使其返回回到初始未未归档文件件状态，至至于“档案整理理”功能，主主要是指针针对上述整整理完毕后后的档案文文件将其重重新整理归归档至本类类“照片

37、”类档案的的“案卷目录录”中，或将将其整理至至本系统内内的其他类类别档案的的案卷目录录或子目录录中的操作作。在进行“档档案整理”操作的过过程中，系系统弹出窗窗口为双页页面，上述述操作是选选择将该档档案直接整整理至“照片”类的“文件目录录”下，与此此同时，系系统同样提提供了“案卷目录录”页面，其其操作原理理与上述选选择“文件目录录”相同，用用户可进行行参考操作作将档案整整理至“案卷目录录”下，如图图：对比整理档档案至“文件目录录”下操作，用用户在选择择整理档案案至“案卷目录录”时，存在在部分档案案种类的案案卷目录下下包含子目目录或多级级子目录的的情况，这这样，就给给用户带来来了无法直直接便捷选选

38、择整理该该档案的问问题，因此此，系统针针对这个问问题，提供供了目录“检索”操作，该该检索又分分为“普通检索索”与“跨目录检检索”两种方式式，“普通检索索”面对对象象主要是针针对档案目目录只存在在一级目录录的情况，而而“跨目录检检索”主要面对对对象为档档案目录下下包含多级级子目录的的情况，如如图：系统操作人人员通过系系统提供的的上述检索索方式可以以更加迅捷捷的查询目目标整理档档案目录，提提高了工作作效率，减减少了工作作负荷，另另一方面也也使不同类类别的档案案整理工作作变的更加加合理清晰晰。3.3.22鉴定及回回收站该功能模块块下含三个个子功能模模块，分别别为“档案保管管期限鉴定定”、“密级鉴定定

39、”以及“档案回收收站”。3.3.22.1档案案保管期限限鉴定档案保管期期限鉴定主主要是针对对“档案整理理”完毕后档档案文件的的保管期限限的鉴定设设置，用户户可通过点点击系统左左侧树状栏栏“保管期限限鉴定”子树，进进入“保管期间间鉴定”内容显示示区对其进进行详细设设置，如图图：系统内容显显示区为系系统用户展展示了“操作”，“检索”按钮，可可将鼠标移移至“操作”按钮，系系统出现下下拉菜单，如如图：首先点击“添加”操作，系系统弹出提提示框：如如图：用户可通过过系统提示示窗口内文文件目录与与案卷目录录进行查询询，对所查查询到的某某个或多个个档案文件件进行鉴定定操作，选选择单独一一例档案文文件，系统统内

40、容显示示区显示以以下信息，如如图：用户可在内内容显示区区内对该档档案文件进进行保管期期限的鉴定定操作，系系统提供了了“原保管期期限”，“变更保管管期限”“鉴定原原因”“备注”等详细细细分选项，方方便用户对对档案文件件进行保管管期限鉴定定的多种操操作。对于于已经鉴定定完毕的档档案文件，系系统内容显显示区会自自动显示其其记录，如如图：用户可凭借借相应查询询权限的赋赋予，对已已经鉴定完完毕的档案案进行“检索”查询，同同时，也可可以对已经经鉴定完毕毕的档案，通通过“操作”按钮下赋赋予的“修改”“删除”操作功能能，对其进进行二次操操作。在档案“保保管期限鉴鉴定”的操作中中，系统对对已经鉴定定完毕的档档案

41、文件，同同样根据权权限分配原原则，赋予予了部分档档案管理者者对该档案案保管期限限鉴定的“审批”功能，这这部分的审审批用户可可将鼠标移移至每条鉴鉴定完毕后后的档案条条目“操作”上，如图图，选择点击审审核操作，系系统内容显显示区出现现该档案的的保管期限限鉴定资料料，如图：有所不同的的是，由于于本次操作作是针对档档案保管期期限鉴定的的审核，因因此，内容容显示区部部分多出了了“审核意见见”栏，审核核人员可将将具体审核核信息填写写于此，并并进行保存存或重置。至此完成了了将一则档档案信息进进行保管期期限鉴定并并审核的全全部操作。3.3.22.2密级级鉴定密级鉴定操操作原理档档案“保管期限限鉴定”相同，有有

42、所不同的的是密级鉴鉴定是赋予予系统档案案操作者对对整理完毕毕的档案信信息进行密密级鉴定分分配的过程程，包括档档案密级鉴鉴定的审核核等部分操操作。3.3.22.3档案案回收站系统“档案案回收站”功能类似似于微软视视窗系统中中的“回收站”功能，为为用户提供供了一个避避免由于误误操作或其其他原因删删除档案文文件后而造造成损失的的解决方法法，对于本本系统所有有已归档的的档案资料料，如果通通过删除操操作后，都都将直接流流转到“档案回收收站”中，如图图所示：“档案回收收站”功能在系系统内容显显示区提供供了“工具”与“检索”两个操作作按钮，用用户在选择择一条已经经删除的档档案资料后后，将鼠标标移至“工具”按

43、钮，出出现下拉菜菜单，如图图：用户可对被被选择的档档案资料进进行“彻底删除除”与“档案还原原”的操作，同同时，针对对已经删除除的全部档档案资料，用用户也可将将鼠标移至至“检索”按钮，对对“档案回收收站”中的已删删除档案资资料进行检检索查询，并并对检索后后的结果进进行二次操操作。这里需要重重点说明的的是，档案案管理系统统在上述的的档案“彻底删除除”操作中，系系统默认是是对档案资资料的逻辑辑删除，而而非物理删删除，被“彻底删除除”后的档案案信息于系系统中是无无法查询的的，但系统统数据库中中保留对其其备份，采采用这种方方式来对档档案资料进进行保管或或销毁的操操作，主要要是考虑到到最大限度度保证用户户

44、档案信息息资源安全全，避免误误操作或其其他非主观观性错失操操作造成的的严重后果果。4档案检索索档案资料最最初的两个个基本需求求应用，在在解决档案案保存后，就就要面对档档案资料的的利用，在在一则档案案信息被利利用前，首首先应该被被检索出来来，本系统统采用采用用ajaxx概念技术术，提供与与服务器异异步通信的的能力，同同时采用优优化了的系系统搜索引引擎，因此此用户在检检索档案资资料时将体体验到更为为快捷、准准确的检索索效果。本系统对档档案资料的的检索提供供了：直接接检索、组组合检索、定定制检索、系系统条件、归归档检索共共五种检索索方式以供供系统用户户进行档案案资料检索索操作。4.1直接接检索在本系

45、统中中，“直接检索索”可广泛应应用于对部部分档案利利用者对其其所要检索索的档案信信息了解不不全的情况况下的检索索，这部分分需求用户户，他们很很可能只知知道档案信信息的一个个或几个有有限字段，如如档案的提提名、编号号、成文日日期，档案案类型等仅仅仅几个条条件，想藉藉此为查询询条件对所所需求档案案进行检索索查询。本系统提供供模糊查询询功能，可可对相似字字段进行全全部检索并并显示，举举例说明，如如用户查询询的档案题题名为“testt”,而实际际档案资料料库中也存存在着档案案题名为“testt1”的档案文文件，那么么系统会自自动将所有有字段类似似“testt”的档案文文件全部显显示于系统统的内容显显示

46、区，供供查询用户户进行筛选选，并最终终确定正确确检索需求求档案文件件。本系统统提供了多多达60多多种关键字字条件查询询，这就极极大丰富了了档案利用用者的档案案查询条件件，从而为为档案检索索后的申请请借阅利用用创造了良良好的条件件，同时，另另一方面，对对于档案管管理部门来说，也也可以通过过本系统的的档案检索索平台，开开放简洁的的档案检索索操作，实实现现代化化、网络化化的档案检检索借阅管管理，加强强有档案利利用需求的的员工与档案管理理部门之间的的在线互动动，减少繁繁琐的中间间环节，使使信息可以以迅速、准准确地互达达，从而极极大地降低低档案管理理成本。以下图示为为本系统提提供的直接接检索功能能中涉及

47、的的部分关键键字查询，用用户可根据据自身所了了解的字段段进行填写写，检索，本系统在部部分关键字字条件中提提供了多项项选择条件件，方便用用户缩小检检索范围，提提高检索的的精确度，如如图：用户可根据据实际档案案条件，选选择上述图图示中任意意条件，而而取得更好好的检索效效果。对于通过上上述检索条条件设置，而而最终检索索出的档案案文件，如如果该检索索用户具备备系统赋予予的相关权权限，这部部分权限包包含：原文文访问、附附件访问等等。那么该该用户可以以根据系统统赋予的上上述权限，对对该检索后后的档案文文件进行对对应权限操操作。如该该用户不具具备上述任任意权限，那那么系统还还在检索后后的档案列列表上提供供了两个操操作按钮：“工具”，“返回”，如图：用户可将鼠鼠标移至“工具”按钮，系系统出现下下拉菜单，如如图：用户可在选选择一条档档案信息后后点击“借阅创建”按钮，则则该条被申申请的档案案信息将自自动流转至至“档案借阅阅”模块中的的“借阅审批批”子模块。这这