行政管理制度汇编-公文处理管理规定169329.docx

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1、武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司Wuhann Kaiidi GGreenn Energgy Devellopmeent & Opeeratiion CCo.Ltd 公文处理管管理规定（试行版）KY-GLL-G-002-A版 次A/O分发号持有人状 态受控 非非受控 作废密 级秘密 机密 绝密编制/日期期审核/日期期批准/日期期2008年年8月 日发布布 22008年8月 日试行目 录1 目的22 范围23 定义24 职责25 程序25.1 公公文的种类类25.2 公文格式式35.3 行行文规则65.4 发发文处理75.5 收收文处理85.6 文文件发放管管理95.7 公公文的归档档及管理96

2、相关文文件97 记录10公文处理管理规定 版次： A/0 页次： 20/201 目的为使公司的的行政公文文处理工作进进一步规范范化、科学学化，保证证公文处理理的准确性性和及时性性，满足公公司的实际际需求，特制制订本规定定。2 范围本规定适用用于公司公公文的发文文、行文及及分发处理理全过程的的管理工作作。3 定义3.1公文文是指管理过程程中所形成成的具有法法定效力的的规范体式式的公务文文书，以及及经营更新新过程中的的大部分记记录资料。公公文是传达达贯彻公司司领导层的的相关方针、政政策以及相相关指示的的重要工具具，并且还还是报告工工作、交流经验验的重要渠渠道。3.2公文文处理是指指公文的收收发、传

3、阅阅、呈送、请请办、承办办等一系列列相关联、衔衔接有序的的工作。4 职责4.1 总总经理工作作部是公司司公文的处处理管理机机构，负责责公司公文文的统一收收发、分办办、传递、用用印、立卷卷、归档和和销毁工作作，负责指导导公司各部部门的公文文处理工作作。4.2公司司各职能部部门负责本本部门主导导发行的公公文处理，并并安排专人人负责部门门公文的发发放、传递递、立卷并并定期归档档到总经理理工作部。5 程序5.1 公公文的种类类a) 决定定：适用于于对重大事事项或重大大行动做出出安排，奖奖惩有关部部门及人员员、变更或或者撤消下下级机关不不适当的决决定事项。b) 通知知：适用于于发布规章章制度，转转发上级

4、单单位公文，要要求办理和和需要各部部门周知或或共同执行行的事项，任任免和聘用用干部。c) 通报报：适用于于表彰先进进，批评错错误，传达达重要精神神或情况。d) 报告告：适用于于向上级单单位汇报工工作，反映映情况，提提出意见或或建议，答答复上级单单位的询问问。e) 请示示：适用于于向上级单单位请求指指示、批准准。f) 批复复：适用于于答复所隶隶属单位请请求事项。g) 函：适用于不不相隶属单单位之间、投投资或合作作伙伴之间间相互商洽洽工作、询询问和答复复问题，向向其他业务务主管部门门请求批准准等。h) 会议议纪要：适适用于记载载和传达会会议情况和和议定事项项。5.2 公公文格式公文格式由由文头、正

5、正文、文尾尾三部分组组成。5.2.11 文头部部分包括文头名名称、发文文字号等项项，若是密级文件件和紧急公公文，则还还应该包括括密级、保保密期限和和紧急程度度。5.2.11.1 文头头名称a) 在经经营活动中中以公司名名义对内、对对外发布的的文件，使使用“武汉凯迪迪绿色能源源开发运营营有限公司司”的红色文文头发文。（格式见见附表） b) 请请示、报告告以公司名义义向上级领领导报告、请请示时，使使用上行红红色文头发发文。（格格式见附表表）c) 以部部门名义对对公司内部部发布的事事务性文件件及公司内内部办理例例行公事与与应急公文文等，使用用普通文头头发文。（格格式见附表表）d) 传真真公司及各部部

6、门对外发发传真以“武汉凯迪迪绿色能源源开发运营营有限公司司传真”的普通文文头发文。（格式见见附表）e) 会议议纪要公司会议纪纪要分为两两类：“会议纪要要”、“专题会会会议纪要”。由公司司总经理或其其授权委托人人主持召开开的会议称称为办公会会，并形成成办公会会会议纪要，发发文名称为为“武汉凯迪迪绿色能源源开发运营营有限公司司会议纪要要”（格式见见附表），由由公司总经经理或其授授权委托人人签发；由由公司总经经理或部门门负责人主主持召开的的专题工作作会议称为为专题会，并并形成专题题会会议纪纪要，发文文名称为“武汉凯迪迪绿色能源源开发运营营有限公司司专题会会议议纪要” （格式见见附表），由由公司总经经

7、理或其授权委托人人签发。5.2.11.2 发文文字号a) 发文文字号由部部门代字、年年号、顺序序号组成，年年号应该写写全。b) 公司司部门规范范简称、公公司文代号号见下表：名 称简 称公司文代字字武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司凯迪运营凯迪运营字字总经理工作作部总经部 凯迪运营营总经字人力资源部部人资部凯迪运营人人字财务部财务部凯迪运营财财字经营计划部部经营部凯迪运营经经字采购部采购部凯迪运营采采字燃料管理部部燃料部凯迪运营燃燃字安环质保部部安环质保部部凯迪运营安安环字审计部审计部凯迪运营审审字新材料事业业部新材料事业业部凯迪运营材材字生产技术部部生技部凯迪运营生生技字c) 传真真发文字

8、号号以公司名义义发传真，发发文代字为为“凯迪运营营传字”，须由公司司总经理签签发。以部部门名义发发传真，如如人力资源源部发传真真发文代字字为“人资传字字”，须由部部门负责人人签字。d) 部门门或个人就就某一个具具体工作内内容、步骤骤、程序进进行协商、布布置及请示示时用三单单制，即工工作联系单单、任务通通知单和请请示报告单单。5.2.11.3 密级级、紧急程程度a) 密级级公文应分分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还还应有份数数编号。b) 紧急急公文应分分别根据紧紧急程度，分分别注明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提前前办，“特急”要求立即即办。c) 密级级、紧急程程度写于文文头右上

9、角角，密级与与紧急程度度同时使用用时，密级级置上，紧急程度度置下，上上下对齐。5.2.22 行文部部分行文部分：包括公文文标题、主主送单位、正正文、附件件、落款、日日期等项。5.2.22.1 公文文标题一般包括发发文单位、事事由、文种种三部分；或只写事事由、文种种。a) 发文文单位应写写单位全称称或规范化化简称。联联合发文，应应将主办单单位排列在在前。b) 公文文标题应当当准确、简简要地概括括公文的主主要内容，除除规范文件件外，一般般不使用标标点符号。c)下发公公司行政规规章制度的的公文用“颁发”，其他属属公司产生生的公文用用“印发”，下发上级级、同级或或不相隶属属公文用“转发”。转发公公文，

10、要将将事由写清清楚，原标标题不必照照抄，但不不能用原发发文字号代代替。5.2.22.2 主送送单位a) 上行行公文的主主送单位一一般只写一一个，而请请示则只能能是一个；对请示予予以回复时时，主送单单位也只能能是上行请请示的那一一个单位。如如需同时报报送其他单单位，应采采用抄送的的形式。b) 公司司普发性的的公文，主主送单位按按惯例排列列，即“公司各部部门”。c) 保密密性公文和和针对性公公文，主送送单位由签签发领导确确定，以“公司相关关各部门”行文。5.2.22.3 正文文a) 正文文开头应提提出要点，接接着要通过过叙事、说说理、表明明目的。正正文的结尾尾，要简单单朴素。对对上行文，不不要求答

11、复复的工作报报告，结束束语可用“以上报告告，请审查查”。要求上上级批准、批批复的，可可用“以上请示示，请批复复”。要求上上级转批的的，可用“如无不妥妥，请转批批”等语。平平行文的结结尾一般用用“特此函达达、特此函函复”等语，下下行文的结结尾，一般般用“此复”、“以上各点点，望认真真贯彻执行行”等语。b) 正文文中用数字字表示多层层次结构时时，标识方方法为：第一级用一一、二、三三、第二级用（一一）、（二二）、（三三）、第三级用11、2、33第四级用（11）、（22）、（33）、c) 公文文正文内容容从左至右右横写、横横排；用纸纸应按国际际标准为AA4，左侧侧装订。标标题用小22号小标宋宋体字，正

12、正文用3号号仿宋体字字。d) 公文文中各组成成部分的标标示规则，参参照国家家行政机关关公文格式式国家标标准执行。5.2.22.4 附件件公文如有附附件，应在在正文之后后，落款之之前注明附附件名称和和顺序，附附件名称、顺顺序要与正正文所列的的名称、顺顺序一致。若若附件的名名称已作为为公文标题题的主要内内容，在正正文则不必必再作标注注。附件内容应当在在用印页之之后另起一一页,并尽尽可能与正正文装订在在一起。如附件篇篇幅较长，制制作复杂，可可分别装订订，并在附附件首页的的左上角注注明发文字字号。5.2.22.5 落款款a) 落款款应在正文文之后偏右右的位置。当当页有足够够页面的落落款应随当当页。页面

13、面不够顺转转下页空白白的，应落落在空页的的适当位置置，并在落落款之前的的空白的地地方用括号号注明“此页无正正文”字样。b) 落款款用发文单单位的全称称，不得用用简称。联联合行文，落落款主办单单位列在首首，其它依依序排列。c) 凡以以红头印发发的公文，必必须落款。5.2.22.6 印章公司级公文文一律加盖盖印章下发发。会议纪纪要由公司司领导审批批后，以红红头形式下下发，不需需加盖印章章。以部门门名义发文文、发传真等由由分管领导导签发。5.2.22.7 文件件日期文件日期要要用汉字，不不能略写。会会议纪要不不落款，也也不署成文文日期。5.2.33 文尾部部分文尾部分，包包括主题词词、抄送单单位、印

14、发发单位、印印发日期等等项。5.2.33.1 文尾尾部分应置置于行文部部分结束之之页面的末末端，页面面不够就转转下页，置置空白页的的末端。5.2.33.2 文尾尾部分各项项按主题词词（下划一一长横线）、抄送单位（下划一长横线）、印发单位和印发日期（下划一长横线）为序排列。5.2.33.3 主题题词一般不不超过三个个，统一由由总经部根根据国家有有关规定编编写。5.2.33.4 抄送送单位：对对须周知或或需协助办办理的非主主办部门，用用“抄送”署以抄送送单位规范范化的简称称。 5.2.33.5 印发发单位和印印发日期同同行。左侧侧顶格署“武汉凯迪迪绿色能源源开发运营营有限公司司”，右侧顶顶格署“x

15、年x月月x日”，印发日日期以打印印日期为准准。5.3 行行文规则a) 行文文应当确有有必要，注注重效用，尽尽量少发公公文。b) 各部部门依据部部门职权可可以相互行行文和向上上级分管领领导行文，除除以部门文文、传真的的形式商洽洽工作、询询问和答复复问题外，一一般不得对对外用红头头文件。c）“请示示”应当一文文一事，一一般只有一一个主送人人（或部门门），需要要同时送其其他人（或或单位）的的应当用抄抄送形式。d）“报告告”不得夹带带请示事项项。e） 公司司内部如进进行简单、迅迅速的工作作联系和行行政指令可可以通过“请示报告告单、工作作联系单、任任务通知单单”。5.4 发发文处理公文管理主主要流程见见

16、公文管管理流程图图5.4.11 公司的的发文分为为对内发文文和对外发发文。对内内发文的对对象为公司司各部门和和下属各生生物质电厂厂，对外发发文的对象象包括凯迪迪系列公司司、客户、合合作伙伴等等。5.4.22 发文处处理一般包包括拟稿、会会签、审核核、签发、印印发等程序序。5.4.22.1 拟稿稿公司发文由由发文部门门按照“公司行文文格式”要求草拟拟好送审稿稿，经部门门负责人签签字后，由由总经理工工作部统一一编号、填填写送审会签单单。部门发文由由发文部门门按照公司司“部门文格式式”要求草拟拟好文稿，并并由各部门门文员统一一登记、编编号，送部部门负责人人审核后，经经分管副总总签发。发文部门草草拟公

17、文时时应做到：a) 公文内容不不得与国家家法律、法法规、政策策和公司的的制度、规规定相抵触触。b) 情况确实，观观点明确，条条理清楚，文文字精炼，书书写工整，标标点准确，篇篇幅力求简简短。c) 人名、地名名、数字、引引文准确。日日期应写具具体的年月月日。若引引用公文应应先引标题题，后引发发文字号，并并加括号。使使用简称时时，一般先先用全称，并并注明英文文缩写。d) 必须使用国国家法定计计量单位。e) 公文中的数数字，除成成文时间、部部门结构层层次序数和和词、词组组、惯用语语、缩略语语等必须使使用汉字外外，应当使使用阿拉伯伯数字。5.4.22.2会签公司发文会会签由总经经理工作部部组织并填填写公

18、文送送审会签单单，部门发发文会签由由主办部门门组织。发发文凡涉及及多个部门门的应由相相应部门负负责人会签签。5.4.22.3核稿公司发文在在送领导签签发之前，必必须经总经经理工作部部核稿。对对不符合行行文要求的的文稿应及及时退回修修改及重办办。核稿时时应在原稿稿上保留修修改笔迹，以以备存档备备查。核稿的重点点是：a) 是否需要行行文；b) 有关部门是是否已经协协商、会签签；c) 提出的要求求、办法和和措施是否否明确具体体、切实可可行；d) 公文内容、文文字表述、文文种使用、公公文格式等等是否符合合本办法的的有关规定定；5.4.22.4 签发发a) 公司司对外发文文由总经理理工作部部部长审核后后

19、，送公司司总经理或其其授权委托人人签发。b) 部门门发文由分分管副总签签发。5.4.22.5 印发发经公司总经经理签发后后的公司级级公文由总总经理工作作部负责印印发。文稿稿印刷前，拟拟稿人应对对稿样进行行校对并签签字，总经经理工作部部应对审批批、签发手手续及附件件材料等进进行复核，印印刷完毕后后文件由总总经理工作作部负责发发送。经分管副总总签发后的的部门公文文由发文部部门自行负负责印发，存存档。5.5 收收文处理5.5.11 收文处处理指对收收到的公文文的办理过过程，一般般包括签收收、审核、登登记、批办办、承办、催催办、回复复、传阅等等程序。a) 签收收、审核、登登记。公文文统一由总总经理工作

20、作部负责签签收、分类类、审核、登登记。其他他各部门收收到的公文文若需公司司总经理批批阅的必须须统一转至至总经理工工作部签收收，各部门门不得自行行呈报。b) 批办办。公司总总经理或其其授权委托人人在批示公公文时，应应明确批示示主办部门门和协办部部门。对具具体请示、报报告的批复复应签署明明确意见。需需公司其他他领导阅知知的，可进进一步批转转至其他领领导。c) 承办办。主办部部门收到交交办的公文文后应及时时处理，不不得延误、推推诿。紧急急公文应当当按时限要要求及时办办理，确有有困难的，应应当及时予予以说明。协协办部门应应积极协助助、配合主主办部门完完成公文办办理任务。d) 催办办。总经理理工作部负负

21、责对公文文进行催办办，并及时时向公司领领导反馈催催办结果。公公司催办原原则为：紧紧急公文跟跟踪催办，重重要公文重重点催办，一一般公文定定期催办。具体参见行政事务管理规定。e) 回复复。主办部部门完成办办文后应及及时将办文文结果回复复总经理工工作部。f) 传阅阅。凡属公公司领导阅阅示的公文文，由总经经理工作部部组织传阅阅，有关部部门均不得得积压，也也不得自行行横传。5.5.22 对收到到的传真公公文，按照照以上收文文程序办理理。公文传真文文件除会议议通知等一一般告知、周周知性文件件外，应向向发文单位位索取正式式件，以便便存档备查查。5.5.33 收到的属属于密级文文件范围的的公文处理理，执行密密

22、级文件管管理规定。5.6 文文件发放管管理5.6.11 文件签签批后，公公司级文件件由总经理工工作部负责责发放，保证文件件信息的内内部传递。部门文文件由各部部门自行发发放。5.6.22 各部门门指定专人人负责管理理文件，在收到文文件后及时时将文件送送达部门负负责人，部门负责文文件的公布布、传阅，保证文件件的及时传传达。5.7 公公文的归档档及管理5.7.11 公司文文件在结办办后3天内内，交总经经理工作部部归存。 5.7.2 公司个个人不得保保存公司公公文，凡参参加会议带带回的文件件，应及时时交总经理理工作部登登记保管，调调离公司的的员工应将将文件和记记录本清理理移交。5.7.33 任何个个人

23、不准擅擅自销毁文文件，或以以废纸出售售。不需立立卷的文件件材料逐件件登记报公公司领导批批准销毁。5.7.44 销毁秘秘密级以上上文件要进进行登记，有有专人监督督，保证不不丢失、不不遗漏。5.7.55 每年年年初总经理理工作部将将上年度公公文立卷完完毕后移交交档案室归归档。5.8 公公文处理流流程图6 相关文文件a) 行政事务务管理规定定b) 密级文件件管理规定定7 记录7.1 公公司上行公公文格式（KKY-GLL-G-002-A-01）7.2 公公司公文格格式（KYY-GL-G-022-A-002）7.3 公公司会议纪纪要格式（KKY-GLL-G-002-A-03）7.4 公公司专题会会议纪要

24、格格式（KYY-GL-G-022-A-004）7.5 公公司便函格格式（KYY-GL-G-022-A-005）7.6 公公司传真格格式（KYY-GL-G-022-A-006）7.7 公公司收文处处理单格式式（KY-GL-GG-02-A-077）7.8 公公司发文送送审会签单单格式（KKY-GLL-G-002-A-08）7.9 公公司发文登登记表格式式（KY-GL-GG-02-A-099）武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司文文件凯迪xx字字【 】 号号 标题（22号小标宋宋体字）正文（3号号仿宋体），1.5倍行距。(公司上行行公文格式式凯迪迪控股)主题词：黑黑体 小三三抄报：抄送：武汉凯迪绿

25、绿色能源开开发运营有有限公司 年 月 日日印发 武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司文文件凯迪xx字字【 】 号号标题（2号号小标宋体体字）正文（三号号仿宋字，间距300磅）(公司公文文格式) 年月日主题词：黑黑体 小三三抄报: 抄送: 武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司 年 月 日印印发武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司会会议纪要 年第第【 】号 会议时间：会议地点： 参加人员： 会议名称： 主送： 抄送： 武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司 年 月月 日印印发武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司专专题会会议议纪要 年第【 】号号 会议时间：会议地点：参加人员： 会议名称：

26、主送： 抄送： 武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司 年 月月 日印印发 武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司 Wuhann Kaiidi ggreenn eneergy deveelopmment & opperattion CO.LLTD 主送（报）： 文件编号： 抄送（报）： 行文部门： 拟 稿 人人： 主 题 词词： 审 核 人人: 行文日期： 签 发 人人： 秘密 机密 绝密 平急 加急 特急正文（宋体体小四号字字，1.55倍行距）（部门文格格式）武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司 传 真 Wuhann Kaiidi ggreenn eneergy deveelopmment

27、 & opperattion CO.LLTD Faax收件单位 (CO): 发件部门门(DEPP):收 件 人人 (TOO): 发件人（FM）:电 话(TEEL):签 发 (APPRR): 传 真(FAAX): 日 期 (DATEE):抄 送(CCC): 电 话 (TEL):页数（TOOTAL PAGEES）:传 真 (FAX): 紧急URRGENTT 请审阅RREVIEEW 请批注CCOMMEENT 请答复 REPLLY 请传阅 RECYYCLE武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司收收文处理单单收 文 号号流水号收文日期来文单位密级来文文号紧急程度文 件标 题拟 办意 见领导批示承办部门处

28、理结果阅 文签 名武汉凯迪绿绿色能源开开发运营有有限公司（发文送审会签单） 编号： 字【2000 】 号号 印数数： 份标题：密级：保密期限：主送：抄送：拟稿人：拟稿部门审审核意见：总经理工作作部意见：会签部门意意见：领导批示：主题词：校 对：印 制： 年 月月 日发发出拟稿签发请请勿使用红红笔、铅笔笔、圆珠笔笔发文登记表表部 门表格编号记录编号文件名称及及编号页 次文件管理员员发文对象签收人发放日期数 量备注公文处理流流程图：总经理总经部部长长公司文印中中心公司总经部部分管领导各部门文员员外单位开始起草文件是是否需要会签签发起草文件部门文件编号签发审定文件编号否文件会签是否总经部留存是下发文件部门存档 打印/复印文件下发文件接收审查是否是否需要催办执行存档、整理汇总反馈结束开始批示接收文件处理发送文件是是否需要催办转发、传阅执行接收审查汇总反馈存档、整理结束本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印