行政管理职位工作手册（第2版）169300.docx

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1、行政管理职位工作手册（第2版）目 录第一章 行政部职职责描述2（一）行政政部工作职职责一览表表55第二章 行政部组组织管理6（一）行政政部组织结结构与责权权表2（二）行政政办公工作作一览表2（三）行政政办公职位位规范表2第三章 办公事务务管理7（一）行政政费用计划划表2（二）行政政费用申请请单2（三）通讯讯费用报销销单2（四）外勤勤费用报销销单2（五）车辆辆费用报销销单2（六）招待待费用报销销单2（七）公务务联系单2（八）参观观许可证2（九）接待待用餐申请请表2（十）公关关工作计划划表2（十一）会会议记录表表2（十二）年年度会议计计划表2（十三）会会议审核项项目表2（十四）决决议事项确确认表2

2、（十五）决决议事项实实施表2（十六）会会议室使用用申请表2（十七）印印章使用登登记表2（十八）印印章使用审审批表2（十九）印印章使用申申请单2（二十）印印章管理登登记表2（二十一）印印章使用范范围表2第四章 网络信息息管理2（一）计算算机故障维维修记录卡卡2（二）计算算机网络报报修登记表表2（三）计算算机网络设设备档案表表2（四）收文文登记表2（五）公文文传递单2（六）公文文会签单2（七）档案案索引表2（八）档案案明细表2（九）档案案调阅单2（十）信件件接收登记记表2（十一）外外发信件登登记表2（十二）图图书借阅卡卡2（十三）借借阅登记表表2（十四）丢丢失报告单单2（十五）声声像材料送送审表2

3、第六章 提案管理理2（一）项目目提案表2（二）会议议提案表2（三）员工工提案汇总总表2（四）优秀秀提案审核核基准表2（五）提案案实施成果果评分表2（六）员工工提案改善善评分表2第七章 行政人事事管理2（一）应聘聘人员登记记表2（二）面试试成绩评定定表2（三）员工工培训申请请表2（四）培训训实施计划划表2（五）培训训费用预算算表28（六）员工工考勤统计计表2（七）员工工请假申请请单2（八）出差差计划申请请表2（九）差旅旅费报销清清单2（十）差旅旅费支付明明细表2第八章 财产物资资管理2（一）物料料移交清册册2（二）物资资保管清单单2（三）物料料使用转移移登记卡2（四）固定定资产登记记表2（五）固

4、定定资产移交交清单2（六）固定定资产保管管记录卡2（七）办公公用品请购购单2（八）办公公用品一览览表2（九）办公公用品登记记表2（十）办公公用品领用用表2（十一）办办公用品盘盘点单2（十二）办办公用品耗耗用统计表表2第九章 车辆管理理2（一）车辆辆登记表2（二）车辆辆使用申请请单2（三）车辆辆调度派车车单2（四）车辆辆日常检查查表2（五）车辆辆故障请修修单2（六）车辆辆保养记录录表2（七）车辆辆交通事故故处理单2（八）交通通事故现场场记录表2第十章 安全保障障管理2（一）安全全工作日报报表2（二）安全全检查报告告书2（三）安全全整改通知知书2（四）意外外事故报告告单2（五）安全全事故报告告书2

5、（六）保安安工作日志志2（七）来宾宾出入登记记表2（八）员工工外出登记记表2（九）物品品出厂放行行单2（十）货品品进厂联络络单2（十一）值值班人员安安排表2（十二）值值班工作记记录表2（十三）消消防器械检检查记录表表2（十四）消消防设备检检修报告表表2（十五）伤伤亡事故报报告书2（十六）突突发事故报报告表2（十七）赔赔偿处理调调查报告表表2第十一章 后勤服服务管理2（一）员工工住宿申请请单2（二）员工工宿舍登记记表2（三）住宿宿人员资料料卡2（四）宿舍舍物品领用用表2（五）宿舍舍检查登记记表2（六）宿舍舍管理员值值班日报表表2（七）厨房房排班表2（八）餐厅厅卫生检查查表2（九）餐厅厅卫生考核核

6、表2（十）清洁洁工作安排排表2（十一）卫卫生状况检检查表2（十二）绿绿化责任区区划分表2（十三）绿绿化项目计计划表2（十四）绿绿化质量巡巡查表2（十五）员员工病假单单2（十六）员员工体检表表2（十七）工工伤医疗费费用报销申申请表2第一章 行政部职职责描述（一） 行行政部工作作职责一览览表行政部部门门职责职责细分备注1日常办办公事务管管理（1）企业业各种日常常办公事务务的计划、组组织、协调调与控制（2）会议议的组织、协协调，会议议内容的记记录与传达达在建立办公公自动化系系统方面有有给予协助助的职责2办公物物品及设备备管理（1）负责责制定办公公物品及设设备的采购购、保管、发发放与使用用制度（2）负

7、责责办公物品品及设备的的采购事宜宜（3）办公公物品的保保管、发放放、使用（4）办公公设备的日日常保养与与故障维修修计算机及网网络设备的的故障一般般由专业人人员维修3文书资资料管理（1）印信信的管理和和文书、公公文的起草草、收取、传传达与处理理（2）企业业各种档案案、书刊的的建档、保保管、借阅阅（3）做好好文书资料料以及内部部信息的保保密工作4车辆管管理（1）办公公车辆的调调度管理（2）安排排车辆年检检、定期保保养、日常常维修等工工作（3）对司司机人员进进行安全驾驾驶教育、考考勤等日常常管理5人事日日常事务管管理（1）员工工考勤、出出勤统计、报报表、分析析等人事管管理工作（2）对员员工生活福福利

8、、安全全保健、卫卫生等方面面的管理（3）组织织员工开展展各种形式式的活动6后勤保保障事务管管理（1）企业业环境绿化化、卫生和和厂区及宿宿舍财产、员员工安全管管理（2）企业业员工食堂堂、宿舍的的日常管理理（3）维持持企业水、电电等动力系系统的正常常运行及相相关设施维维修（4）企业业日常安全全保卫及消消防管理7涉外事事务管理（1）来客客接待事宜宜管理，包包括前台接接待、客人人来访登记记与迎送等等（2）企业业对外宣传传、公关联联系（3）牵头头组织危机机管理委员员会，制定定危机处理理预案8法律事事务管理（1）审议议合同的合合法性，保保障企业的的合法利益益（2）协助助处理日常常涉法事务务及管理合合同（3

9、）参与与企业重大大合作项目目和重大业业务项目的的谈判（4）代理理企业涉讼讼案件第二章 行政部组组织管理（一）行政政部组织结结构与责权权表部门行政部部门负责人人行政部经理理直属领导行政总监行政部组织织结构图部门编制经理级 人主管级 人专员级 人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期（二）行政政办公工作作一览表部门： 人数： 填写日期期： 年 月 日序号工作内容概概述（三）行政政办公职位位规范表职位名称直接上级直接下级管辖范围直接责任主要权力职务代理人人任职条件第三章 办公事务务管理（一）行政政费用计划划表编号： 单单位：元科目上年度平均均数本年度预算算数变动量变

10、动率%备注一季度二季度三季度四季度固定费用01薪资支出02间接人工03租金支出04办公费05邮电费06水电油料费费07保险费08医保费09社保费合计变动费用01加班费02差旅费03运 费04维护费05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费费用10杂项购置费费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费费用15消耗品费用用16保 健 费费17其他费用合 计费用总计（二）行政政费用申请请单编号： 部门： 填写日日期： 单单位：元费用类别金 额用途说明附件张数合 计人民币（大大写）报销人签字字： 审核人签签字： 主管管领导签字字：（三）通讯讯费用报销销单编号： 填写日日期：部 门使用人

11、通讯工具类类别（ ）固定定电话 （ ）移移动电话 （ ）其其他号 码费用（合计计）人民币（大大写）审批意见 主管领领导（签字字） 审核核（签字） 总经理理（签字） 费用明细（四）外勤勤费用报销销单员工姓名所属部门报销时间备注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合计财务审批部门主管审审批财务复核部门经理审审核经办人签名名报销人签名名（五）车辆辆费用报销销单编号： 填表日期期： 年 月 日驾驶员部门车号预支期间年 月 日 至至 年 月 日车型项目张数金额（单据粘贴贴处）合计金额（大写写）财务审批部门主管审审批财务复核部门经理审审核经办人签名名

12、报销人签名名（六）招待待费用报销销单编号： 填表日日期： 年 月 日姓 名职务招待事由附件张部 门门招待对象招待人数客人 人，陪同同 人备注日 期期招待地点餐饮费住宿费礼品礼金其他费用金额合计十万千百十元角分金额（大写）合计财务审批部门主管审审批财务复核部门经理审审核经办人签名名报销人签名名（七）公务务联系单送抵时间签 收 人人已阅签字转出时间联系事项签 复填 表 人人（八）参观观许可证许可编号发证日期印章参观单位参观日期参观者姓名名职务单位参观区域参观内容参观目的参观路线相关部门签签章主管副总生产部行政部营销部公关主管（九）接待待用餐申请请表申请日期： 年 月 日 接待负责部部门接待负责人人

13、负责人职务务来宾负责人人工作单位部门和职务务接待总人数数用餐时间陪同人数接待事由招待规格（根据公司司相关规定定确定）受理日期经办人审核意见接待部门行政部主管副总（十）公关关工作计划划表公关工作主主体负责部门负责人员公关专员口口 公关关主管口 行政政部经理口口 行政政总监口配合人员计划情况工作目标工作进度进度目标工作成果工作预算工作结算（十一）会会议记录表表编号： 填填写日期：会议时间地点主持人记录人会议名称参 加 者者会议议题会议过程会议决策记录审核人人审核结果（十二）年年度会议计计划表会议名称主 持持 人人开会地点会议召集单单位开会日期会议主要工工作人员开会时间与会者应备备资料会议宗旨及及议

14、题会场标示资资料与会单位会场拟分发发资料人 数（十三）会会议审核项项目表序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果1会议的主题题22女服务员着着装方面（1）洋装装 （22）旗袍（3）其他他民族服饰饰2会议的规模模（总人数数）查邀请请回函3会议预算4招待对象的的层次23新闻媒体 （1）文字字记者（2）新闻闻稿 （3）摄影影记者（4）录像像记者及电电源准备 5活动日期及及时间（注注意是否与与其他同业业的活动冲冲突）6会议天数7会议负责人人8会议事项分分工表24住宿安排方方面 （1）安排排来宾的住住宿（套房房、单人房房、双人房房）（2）领导导人的住宿宿预订房间间（3）妥善善分配房间间9会场的预订订（1

15、）主会会场 （22）分会场场 （3）洽洽谈室（4）展示示室 （55）来宾休休息室（6）工作作人员休息息室（7）演艺艺人员休息息室10制作来宾名名册包括姓名、地地址、公司司名称、电电话、职务务等25支付的负担担范围（住住宿、餐费费、取用冰冰箱内的食食物费用、电电话费）11各类函件邀请函、信信封、邀请请卡、回函函明信片、 纪念品、停停车场、指指引地图、餐餐券订制张张数（多印印20%以以备用）、信信封书写投投递日期26安排用餐方方面（1）住宿宿者的用餐餐事宜（2）来宾宾、司机的的用餐问题题 （3）服务务人员的用用餐（4）演员员、乐队的的用餐问题题12纪念品方面面纪念品的选选定、包装装、外包装装书写、

16、礼礼品提款、蝴蝴蝶结（装装饰礼品包包装）订制制数量（要多出220%以备备用）27活动行程方方面（1）司仪仪开场白（2）主持持人的致辞辞（3）来宾宾致辞（4）宣读读贺电（5）致谢谢辞（6）活动动行程表（7）播放放背景音乐乐（8）放映映宣传影片片、幻灯片片13交通工具方方面飞机、面包包车、轿车车14酬谢费（给给司机人员员等）15会场布置主席台、会会标、灯光光、音响效效果、录音音、座次、台台下座位、紧紧急疏散方方案、茶水水饮料供应应16宴会的形式式（1）餐桌桌入座式 （2）自自助餐入座座式（3）半入入座式自助助餐（4）鸡尾尾酒立食式式自助餐28服务柜台的的工作方面面（1）来宾宾出、缺席席之确认（2）

17、发放放胸章（3）发放放活动行程程表（4）引导导来宾到休休息室（5）发放放座位牌（6） 发发放纪念品品（7）设置置临时电话话（8）来宾宾签名纪念念16料理样式和和菜单印制制17饮料香烟（1）国产产白酒 （22）鸡尾酒酒（3）啤酒酒 （4）饮饮料类18花饰（1）花篮篮 （22）桌上花花饰（3）雕冰冰花饰 （4）胸胸花（5）赠用用花束 （6）典典礼台花饰饰（7）载挂挂花饰 （8）蜡蜡烛（9）展示示品饰花19看板、标示示板类（1）大门门看板（2）方向向标示（3）专用用停车场示示牌（4）展示示商品说明明标牌29座位顺序（1）桌面面标示卡（2）桌面面标示卡的的书写20拍照摄影方方面（1）纪念念照片（2）快

18、照照30胸章、名牌牌（1）颜色色、大小、种种类的选定定（2）公司司名称、职职衔、姓名名的书写21选择桌子（如如圆桌或方方桌）（十四）决决议事项确确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人人备注（十五）决决议事项实实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人人部门执行负责人人实施目标实施进度等等评价各部门每个个月的实施施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536（十六）会会议室使用用申请表填写日期：使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单单位管理单位名称填表人主管管理人主管经理（十七）印印章使用登登记表盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备

19、注（十八）印印章使用审审批表编 号用章部门盖章时间印章类别盖章次数文件发文号号文件名称备 注用章人（签签章）批准人（签签章）注：请在备备注栏中简简要说明盖盖章用途（十九）印印章使用申申请单单 位申请日期年 月 日用印类别用印份数文件名称文件说明申 请 人人核 准 人人（二十）印印章管理登登记表种类区分名称印章内容管理责任人人办理责任人人备注公司印章名印公司名印公司全称行政部经理理行政部经理理部门印章部门印行政部印公司名、部部门名行政部经理理行政事务主主管分店工厂名分店印公司名、分分店名分店经经理分店行政科长职务印章董事、经理理职务名称行政部经理理行政事务主主管金属制部长印财务部经理理印（银行专

20、用用）公司名、职职务名财务部经理理财务主管（二十一）印印章使用范范围表种类区分公司债券支票及银行行兑现凭证证合同及其他他重要文件件定货单及日常业务文件各类对外文文件辞令请示收据人事关系及及有关证明明员工存款账账目委任状公司名称印印章公司名章股份公司专用部门名章分公司名章章职务名章董事长名章章董事（股份份公司专用用）名章其他高级职员名章财务部经理名章分公司经理章第四章 网络信息息管理（一）计算算机故障维维修记录卡卡部门： 填写日日期： 单号：机器编号规格数量故障说明预估修理费费使用人备注（二）计算算机网络报报修登记表表序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注12345异常情况说说明

21、：（三）计算算机网络设设备档案表表设备使用部部门：设备名称设备品牌规格型号销售号码销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用用故障现象及及维修情况况维修人维修时间更换配件记记录故障记录备注第五章 文书档案案资料管理理（一）收（发发）文登记记表收 文发文月日发文单位文号事由份数有无附件签收月日收文单位文号事由份数有无附件寄件人签收（二）公文文传递单 填写日期期： 年 月 日收文公文编号文件名称发文签收备注（三）公文文会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件 急件 特急件密 级普通 秘密 机密 绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈呈时间1月日时月日时月 日 时2月日时月

22、日时月 日 时3月日时月日时月 日 时备注（四）档案案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理（五）档案案明细表全宗号目录号案卷号移出归还日期单位名称经手人姓名名管理人员签签字日期管理人员签字（六）档案案调阅单编号： 填填写日期： 年 月 日类 别调卷部门调卷人文件内容摘摘要调阅用途调阅期限自 年 月 日起至至 年 月 日止， 计 日原收文编号号借出日期档 号归还日期备 注保管人签章章（七）信件件接收登记记表月份： 年年份：日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人（八）外发发信件登记记表序号外发时间信件信息发信人信息息密级信件类别外发地址收信人发信件单位（九）图书书借阅

23、卡图 书 信信 息 栏借 阅 信信 息 栏图书编号借阅人图书名称办理人图书价格借阅日期图书等级归还日期签 字 确确 认 栏借阅人签字字： 年年 月 日办理人签字字： 年年 月 日说明：双方方各留一份份，便于日日后归还确确认。（十）借阅阅登记表 年 月 日借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字字借阅办理人人：（十一）丢丢失报告单单 填表日期期： 年 月 日丢失资料编编号丢失资料名名称发现（大致致）日期资料存档日日期资料所属级级别资料管理人人丢失原因： 资料管管理人员签签名： 日期： 年 月 日单位处理意意见保卫处处理理意见 单单位主管签签名： 年年 月 日 保保卫处主管管签名： 年年 月 日总

24、经理审批批意见： 年年 月 日（十二）声声像材料送送审表 送审日日期： 年 月 日声像资料名名称附加文字材材料页数声像资料送送审人签字确认栏栏摄编人员配音人员文字起草人人员参审人员签名： 年 月 日签名： 年 月 日签名： 年 月 日签名： 年 月 日审核意见 签签名： 年 月 日第六章 提案管理理（一）项目目提案表 填写日期期： 年 月 日单 位职称姓名提案名称编号现况、缺点点（附图）、说说明提案改善内内容（具体体、详细、附附图）估计投资额额（分项估估算）预计效益暨暨投资回收收期（二）会议议提案表公司会议第第号提案提案人所在部门提案日期提案编号理 由（写明提出出建议或意意见的理由由）措 施（

25、写明实现现所提主张张的措施）审查意见审查人签名名（盖章）备注（三）员工工提案汇总总表编号： 月份： 年 月提案编号提案人所属部门类别提案事项收件日期审核日期审核人结果实施效果核发奖金生产类技术类其他可用可试不佳（四）优秀秀提案审核核基准表编号： 填填写日期： 年 月 日提案名称评审人员评价项目评价基准等级分评价分有形效果（330）130万万元以上30221万万30万万元（以22万元为单单位得1分分）26299311万万20万万元（以22万元为单单位得1分分）2125546万10万元元（以1万万元为单位位得1分）1120051万5万元（以以1万元为为单位得11分）6106不足11万元（以以2 0

26、000元为单单位得1分分）15（注：以年年为单位的的预计金额额）无形效果（110）1安全性性、劳动强强度、环境境或外形改改善的效果果明显8102以上任任意项改善善效果一般般373以上任任意项可以以看出有改改善12波及效果（115）1可以在在整个集团团推广使用用111552可以在在公司内推推广使用7103适用于于本部门464只适用用于本班组组（科、室室）13独创性（115）1全体员员工共同提提案121552独自的的想法、建建议8113计划性性的改善（对对策）474单纯模模仿改善35一般业业务1活动评价（330）1活动难难度极高6102活动难难度一般151付出了了极大的努努力352一般性性努力121改善效效果长期有有效352改善效效果短期有有效121本部门门实施6102其他部部门实施15总 得 分100分（五）提案案实施成果果评分表提案名称提案编号项目评分标准分数（分）项目评分标准分数（分）标准得分