大型活动执行手册10052.doc

《大型活动执行手册10052.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《大型活动执行手册10052.doc（94页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.大型活动标标准化执执行手册册流程安排是是纲领 前期准备是是基础 合作执行是是关键 控制应变是是保障 细节的把控控决定效效果 后期跟踪是是超越的的所在目录一、手册说说明2二、活动环环节一：信息沟沟通2三、活动环环节二：方案制制定4四、活动环环节三：开会分分工6五、活动环环节四：活动筹筹备6六、活动环环节五：全体排排练9七、活动环环节六：现场执执行9八、活动环环节七：会后跟跟进 111九、工作人人员礼仪仪 13一、手册说说明本手册讨论论对象为为接待等等项目，由于

2、大大型公开开性活动动工作较较为复杂杂，涉及及赞助招招商、媒媒体宣传传以及更更多繁杂杂的现场场服务等等事宜，因因此，大大型公开开性活动动需要在在具体执执行中制制定严谨谨周密的的活动执执行方案案，本执执行手册册仅为大大型公开开性活动动提供原原则性指指导。本手册将将活动执执行分为为七个环环节：信信息沟通通、方案案制定、开开会分工工、活动动筹备、全全体排练练、现场场执行和和会后跟跟进，以以供执行行负责人人把握整整个执行行过程，避避免因缺缺乏程序序和规划划而造成成执行疏疏漏或偏偏差，实实现清晰晰的活动动把握、周周到而创创新的方方案设计计、明确确的人员员分工安安排、完完美的现现场执行行和持续续到位的的会后

3、跟跟进，最最终完成成一个完完美的活活动执行行过程。 二、活动环环节一：信息沟沟通信息沟通通是活动动执行中中的第一一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。活动信息沟沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办/联办办单位执行负责人人活动规模执行单位执行单位负负责人活动目的活动意义主要领导嘉宾邀请媒体邀请主要流程接待标准其它要求三、活动环环节二：方案制制

4、定活动方案案是活动动执行的的指导性性文件。在在活动信信息沟通通完成之之后，执执行负责责人填写写活动信信息沟通通表，自自己或执执行方制制定活动动方案与与活动执执行方案案（初稿稿），组织各各处室讨讨论，根根据修改改建议形形成活动动执行方方案（第第二版），提提交给领领导审阅阅，最后后根据领领导反馈馈意见制制定活动动执行方方案（最终版版）。其其整体流流程如下下：执行负责人信息沟通填写活动信息沟通表与各处室讨论（第二版）制定活动方案与执行方案将活动方案（第二版）提交给领导审阅根据意见确定最终方案n 一般性活动动简要方方案基本本要素：1、活动名名称与目目的；2、活动时时间与地地点；3、举办/联办/协办单单

5、位；4、与会领领导、嘉嘉宾、媒媒体与规规模；5、简要流流程。n 重大活动精精细方案案基本要要素：1、活动名名称、背背景、目目的、意意义与口口号；2、举办/承办/联办单单位；3、活动时时间地点点；4、活动与与会领导导、嘉宾宾、媒体体与规模模；5、活动详详细流程程；6、赞助机机构与合合作媒体体；7、活动会会务服务务；8、其它事事项。n 活动执行方方案的基基本要素素：活动基本信信息活动时间、地地点、名名称、规规模、与与会领导导、举办办/联办单位位等执行团队分分工A、执行总总负责人人；B、执行小小组负责责人；C、具体组组员名单单。前期筹备事事宜A、筹备事事宜列项项;B、人员分分工安排排；C、筹备日日程

6、安排排。现场执行事事宜A、现场布布置说明明；B、现场活活动流程程；C、现场任任务列项项。D、人员分分工安排排；活动后期工工作A、后期事事项明细细；B、人员分分工安排排；C、完成时时限要求求。活动财务预预算活动合同签签订活动应急方方案其它事项大型公开活活动同时时需制定定招商赞赞助方案案。四、活动环环节三：开会分分工活动前期，成成立活动动小组，由由小组负负责人定定期召开开活动信信息沟通通会议，进进行初步步的工作作分工。活动方案确确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终

7、确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助）工作安排会会三个目目的：1、讲述活活动各项项情况；2、明确人人员分工工安排；3、听取反反馈意见见。工作安排会会环节：1、执行负负责人主主持会议议，介绍绍活动基基本情况况；2、执行负负责人介介绍人员员分工安安排；3、工作人人员重述述自身职职责与安安排；4、听取反反馈意见见并及时时协调；5、领导总总结发言言。分工管理方方法：由于活动现现场的参参与人员员数量大大、事物物繁杂。为为了提高高活动实实施阶段段的管理理效率，实实施操作作程序的的管理。由项目负责责人制定定整体工工作分工工方案，然然后由各各项工作作的具体体负

8、责人人再去制制定针对对自身工工作的详详细分工工计划，再再交于项项目负责责人进行行计划汇汇总，以以此控制制整个活活动进程程。项目负责人人制。项目负负责人的的统一安安排，团团结协作作互相配配合，所所安排的的人员，从从活动筹筹备前期期到活动动现场执执行，再再到活动动后期，一一直负责责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。部门职能负责人执行方备注总指挥活动的总体体策划、监监督、协协调、控控制副总指挥项目的监督督、协调调、控制制副总指挥会务协调1、 各处室协调调2、 各部门协调调3、 召开协调会会组长：组员： 领导接待1、 领导邀请（名名单）2、 领导餐宿、签签到3、 领导用车、礼礼品4、 领导演讲

9、稿稿5、 领导参会路路线检查查组长：组员： 对接：后勤勤嘉宾接待1、 嘉宾邀请（名名单）2、 嘉宾餐宿3、 嘉宾用车、礼礼品组长：组员：媒体接待1、 媒体邀请（名名单）2、 媒体餐宿3、 媒体签到、礼礼品组长：组员：舞美设计1、 舞美督促、检检查2、 证件管理3、 各区域视觉觉管理组长：组员：文字资料1、 新闻通稿2、 领导演讲稿稿3、 主持人串词词4、 会务文字资资料5、 通讯录组长：组员：后勤保障1、 生活用水2、 餐宿、用车车、礼品品3、 其他组长：组员：安保消防1、 证件检查2、 现场引导3、 现场管理组长：组员：摄影摄像1、 筹备前的影影像2、 现场影像3、 活动资料收收集信息管理其

10、他1、 志愿者2、 礼仪3、 信息共享、通通知五、活动环环节四：活动筹筹备在明确活动动方案和和人员分分工，正正式进入入活动筹筹备环节节，活动动筹备是是活动的的真正执执行环节节，是细细化深入入的过程程，主要要包括以以下内容容：现场场勘查、来来宾邀请请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。1、来宾邀邀请接待待及接待待方案：领导邀请和和接待嘉宾邀请和和接待媒体邀请和和接待 邀请媒体名名单 新闻夹内容容 媒体签到 住宿登记表表 媒介分工（活活动现场场位置） 接待物料 专访安排（名名单、QQ&A、）2活动进度度制定严格的的活动筹筹备各项项内容的的进度表表：

11、3物料准备备4现场布置置5应急预案案AV部分 现场所有AAV设备（包包括笔记记本电脑脑）均需需在活动动进场前前、进场场后进行行多次检检查，以以确保所所有设备备的良好好运转。 活动进行中中对所有有文件同同时在两两台笔记记本上备备份，以以防现场场一部出出现问题题马上可可切换另另一部天气变化安保事件 在活动区域域周围及及主要通通道处安安排工作作人员及及保安，防防止中途途发生突突发事件件，如发发生意外外变化及及时疏导导来宾。 如场内发生生混乱时时由场内内的工作作人员及及礼仪迅迅速引领领领导到到安全区区域，确确保在场场领导的的安全。 同时负责人人利用场场内广播播对场内内的人员员进行引引导和疏疏散。6公安

12、消防防 活动的时间间、地点点、人数数、规模模、内容容及组织织方式； 安全工作人人员情况况、数量量和任务务分配、识识别标志志； 场地建筑和和设施的的消防、安安全情况况； 入场票证的的管理、查查验措施施； 场地人员的的核定容容量； 迅速疏散人人员的预预备措施施。7后勤保障障 安排专门工工作人员员负责用用餐预订订及送达达 指定工作人人员用车车和司机机 文件打印 资料装袋、运运输和存存放 物品领取登登记 生活用水、礼礼品8财务预算算9文件管理理活动中所涉涉及到的的文件档档案主要要包括各各种审批批的行政政文件、相相关合同同协议、新新闻宣传传稿件、策策划方案案、工作作计划、相相关证件件票据等等，需及及时整

13、理理，让文件在活活动的过过程在各各个需要要文件的工工作人员员中及时时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。10活动相相关物资资会议物资项项目基本内容会务文具打印机、订订书机、纸纸笔、胶胶带等会议电子材材料演讲PPTT、开场背背景PPT、背景景音乐、视视频会议发放材材料嘉宾签到簿簿、活动动议程单单、会议议介绍、会务其它资料六、活动环环节五：全体排排练针对重大公公开活动动，或其其它有重重要领导导参加的的活动，需需提前对对重要环环节进行行排练，以以增加工工作人员员活动执执行的熟熟练度，发发现其中中存在的的问题。需需要排练练的重要要环节通通常包括括领导接接待环节节、活动动开场环环节

14、、重重要仪式式环节、领领导欢送送环节，其其中重要要仪式环环节由于于其中工工作较多多，需要要多人的的配合，通通常需要要进行多多次排练练。n 排练人员安安排 排练总导演演：执行行负责人人 排练人员：被排练练环节的的工作执执行人员员； 陪练人员：其它环环节工作作人员，表表演与会会嘉宾； 问题纪录人人员： 七、活动环环节六：现场执执行1、再次排排查：于活动正正式开始始前，所所有工作作人员提提前就位位，执行行负责人人须结合合排练情情况，对对现场工工作进行行全面排排查，尤尤其排查查涉及领领导安排排的重要要环节。 人员分工：工作人人员重述述自己的的工作职职责，确确保所有有人员全全部到位位； 物品摆放：现场桌

15、桌椅、桌桌牌、茶茶水、资资料、鲜鲜花、信信纸和笔笔是否摆摆放整齐齐； 房屋摆设：房屋内内部摆设设是否美美观、干干净、整整洁； 电子设备：电子设设备是否否运行正正常，所所有音频频、PPT等电子子资料是是否已完完全到位位； 领导礼品：检查礼礼品是否否到位并并摆放整整齐，工工作人员员是否清清楚不同同领导的的礼品类类别。2、领导接接待：设立活动接接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。接待工作的的通常流流程： 联系领导或或其部门门领导

16、，确确认活动动地址、交交通路线线图等信信息，预预先告诉诉迎接事事宜； 领导即到时时，接待待小组须须注意来来往车辆辆，到迎迎接处准准备好，车车辆一到到即主动动上前迎迎接； 对于须由部部门领导导亲自迎迎接的领领导，领领导即到到时接待待小组负负责人提提前电话话告知部门门领导； 活动礼仪引引导领导导入休息息室，并并马上安安排茶水水。 活动开始接接待人员员负责引引导至活活动现场场；3、现场场配合：活动执行行负责人人根据活活动执行行方案，列列明现场场需要执执行的工工作，并并进行工工作人员员细致安安排，以以配合现现场活动动流程中中的所有有工作。4、活动动用餐： 提前安排好好用餐座座次，于于餐桌上上预先整整齐

17、摆放放桌牌； 及时引导领领导至用用餐地点点，直至至每位领领导就座座完成； 在至用餐地地点路上上，需注注意提包包、拿衣衣服和活活动材料料，并确确认是否否有领导导物品遗遗落； 用餐现场至至少有一一名工作作人员，及及时调配配服务员员，服务务现场。5、欢送领领导及礼礼品发送送 首先集体欢欢送国家家领导人人和省部部级重要要领导，再再欢送其其它领导导或企业业家； 对于有司机机或部门门领导的的领导，提提前将礼礼品给领领导司机机或部门门领导； 对于未带司司机的参参与领导导，活动动结束后后由专门门工作人人员负责责跟进发发送礼品品。八、活动环环节七：会后后跟进会后跟进进工作也也是活动动的重要要环节。于于活动结结束

18、之后后，需及及时对活活动进行行跟进整整理，具具体包括括如下几几个方面面：1、感谢谢短信发发送于活动结束束后，需需及时对对与会领领导的参参会和支支持表示示感谢。2、会议/活动纪纪要于活动结束束后，工工作人员员及时整整理活动动录音、视视频和会会议记录录，撰写写会议/活动纪纪要，针针对重要要活动，需需要形成成活动记记录，甚甚至形成成会议/活动成果果书籍。3、活动新新闻稿活动结束的的当天晚晚上，工工作人员员整理活活动新闻闻稿，保保证第二二天及时时进行新新闻发布布。4、音像资资料整理理活动结束后后及时对对活动图图片、视视频等音音像资料料进行整整理、修修饰和剪剪辑，重重要活动动的视频频和图片片还须进进行刻

19、盘盘，连同同其它活活动成果果资料、洗洗印照片片等5、活动文文件归档档在会后跟进进的基本本工作完完成之后后，对活活动文件件进行归归档整理理。九、工作作人员礼礼仪1、着装礼礼仪：n 男士着装礼礼仪：男士须穿正正装（深深色套装装、领带带、皮鞋鞋），佩佩戴中工工作证，于于活动前前检查衣衣着是否否整齐；n 女士着装礼礼仪：女士宜穿正正装（套套装、丝丝袜、皮皮鞋），佩佩戴中工工作证，于于活动前前检查衣衣着是否否整齐；2、仪态仪仪容：在整个活动动过程中中，工作作人员都都要以最最饱满的的精神状状态提供供服务，注意自己的仪态仪容。保持微笑，热热情大方方。3、迎接礼礼仪：4、现场礼礼仪：目 录第一章前言言3一、编

20、制目目的3二、使用说说明3第二章联盟盟活动操操作总体体标准4一、联盟活活动4二、主办方方与承办办方职责责4三、活动操操作总体体要求4四、活动会会务组织织架构与与职能分分工5第三章活动动前操作作内容9一、合作商商家选择择9二、酒店9三、旅行社社9四、会务公公司10五、物料公公司10六、合作商商寻找及及沟通时时间节点点控制11七、活动邀邀约11第四章活动动中操作作内容15一、接待环环节15二、接机部部分16三、签到部部分17四、返程送送机19五、课程环环节19六、项目推推介环节节21七、商务环环节24八、旅游环环节25九、晚宴部部分26第五章活动动后期工工作30一、活动清清理30二、活动结结算30

21、三、活动总总结30四、下期活活动准备备31第六章联盟盟主体活活动差异异化操作作说明32第七章附件件33第一章前言言一、编制目目的本手册为智智慧中国国企业发发展联盟盟总部编编制，旨旨在为活活动的主主办方及及承办方方提供联联盟会务务活动操作作范本。本本手册制制定的联联盟活动动总体会会务操作作标准适适用于各各项活动动。同时时，本手手册亦对对各项活活动的差差异化操操作加以以说明。由于地域性的差异，本手册内容暂时不适用于海外活动的操作指引，同时根据境内的具体活动开展内容情况将在本手册基础上进行微调。二、使用说说明本手册作为为联盟各项项会务活动动的工具具指南，供供总部工工作人员员和城市市服务中中心工作作人

22、员使使用。不能保保证在今今后的活活动中会会出现与与之相悖悖的问题题，如问问题产生生时将直直接根据据问题现现场进行行方式方方法的改改善，本本手册仅仅作为活活动举办办的参考考性文件件，此版版本为内内容经过过深化的的最新版本本，如发发现问题题请与方方案制定定方联系系，我们们将不断断进行活活动内容容形式的的添加、修修改以及及完善。第二章联盟盟活动操操作总体体标准“智慧中国国企业发发展联盟盟”总部全年年固定举举办3项活动动。每项活活动性质质、举办办形式及及举办频频率等虽虽有不同，但作作为“联盟”旗下主主体活动动，联盟盟总部对对每项活动动的执行行与操作作均制定定了统一一标准。一、联盟活活动新商界益友汇汇智

23、慧中国国智慧城市市“智慧中中国”高峰论论坛上述3项活活动均由由联盟总总部主办办或与政政府联合合主办；承办方方可由联联盟总部部担任，或或由活动动承办商商担任。二、主办方方与承办办方职责责2.1主办办方职责责制定活动动策划方案案及设计计案全程指挥挥和指导导活动的的组织与与实施协助承办办方邀请请参会嘉嘉宾协助承办办方邀请请参会企企业家通过联盟盟自身宣宣传渠道道对活动动进行同同步及后后期宣传传2.2地方方主办方方的职责责筹备与组组建活动动组委会会活动前期期筹备活活动（会会议会场场、住宿、餐餐饮的预预定安排排；所有有物资的的制作）当地参会会企业家家组织及及邀约参会嘉宾宾及企业家家的接待待；全体参会会人员

24、及会会务人员员的财务务和人身身安全保保障活动期间间各项活活动的全全程实施施、执行行负责地方方性媒体体联系、报报道等工工作三、活动操操作总体体要求3.1活动动策划及及设计要要求：在符合联联盟理念念和精神神的前提提下，策策划方案案需突出出当期活动动主题，根根据该主题展展开写作作；将主题与与企业家家诉求进行行结合，具具备一定定的高度度和深度度；措词优美美，文风风精炼，简简要介绍绍下活动动所要参参观的旅旅游景点点；设计方案案要紧扣扣策划案案的思想想，并在在其形式式上做更更大的延延伸。3.2会务务工作人人员要求求：服从组织织的调度；全程保持持通讯工工具畅通通；明晰任务务分工并并按质按按量完成成任务，临时

25、调调度须确保原原有职责责不受影影响；对待联盟盟会员要要热情耐耐心，展展现活力力；会务期间间会务人人员统一一着正装，主主持人着着专业服服装，礼礼仪人员员着礼仪仪服装；严禁活动动期间擅自自离岗。四、活动会会务组织织架构与职职能分工工：为保证每次次活动顺顺利圆满满完成，联联盟总部部结合自自身活动动的需求求，特制制定会务务组织架架构，同同时对组组织架构构中每个个岗位分分工和职职能加以以详细说说明。每每次活动动均可根根据该会会务组织织架构和和职能分分工，迅迅速组织织会务小小组，开开展会务务工作。4.1活动动会务组组织架构构如图所示，会会务组织织架构共共分3层11组。联盟活动会会务组织织架构图图4.2活动

26、动职能部部门分工工：总指挥： 1、负责整整个活动动内容的的统筹、规规划、协协调、安安排、监监控与执执行2、负责协协调、处处理活动动期间出出现的各各种应急急事项应急处理人人： 负责处处理活动动中一切切突发情情况总策划： 1、统筹筹策划组组、设计计组、影影视制作作组工作作，协调调承办方方确定最最终活动动方案2、负责协协助指挥挥组的工工作，完完善、跟跟进各小小组工作作方案3、负责配配合总指指挥在活活动期间间的工作作协调与与配合活动秘书长长： 1、接受受地方城城市服务务中心活活动举办办申请，资资质审核核；2、统筹协协调公关关、后勤勤、交通通、会务务接待等等各组工工作3、负责活活动期间间节目内内容的确确

27、定、节节目资料料的收集集4、负责活活动期间间文档资资料（包包括活动动文件、讲讲义文件件）的收收集、确确认5、确定主主讲嘉宾宾，保持持与主讲讲嘉宾的的协调沟沟通6、负责活活动期间间各种对对应资料料的传达达、送达达会场总监： 1、负责会会场的整整体流程程统筹、控控制、秩秩序维护护2、负责摄摄影、摄摄像、音音响、场场务等人人员的管管理统筹筹财务总监：1、根据组组委会各各小组提提供的物物料制定定会务预预算表单单2、管理整整个会务务中的财财务支出出、财务务管理、财财务统计计主持人： 1、负责责会务执执行环节节全程主主持及引引荐嘉宾宾事宜，衔衔接好会会务活动动的各个个环节2、负责晚晚会现场场全程主主持，衔

28、接好好活动的的各个环环节 策 划划 组：1、负责责活动整整体创意意构思2、负责活活动简案案、详案案的编写写3、负责活活动相关关的文字字资料的的编写，表表单文档档的制作作设 计 组：负责责活动所所需物料料的设计计，包括:背景板板、易拉拉宝、宣宣传条幅幅、欢迎迎条幅、参参会人员员胸牌、工作人人员工作作证、签签到册、活活动手册册等物料料的设计计影 视 组：1、负责责活动宣宣传片、影影视资料料片的制制作；2、负责活活动现场场全程的的摄影、摄摄像工作作3、负责后后期活动动纪录片片的制作作网络推广组组：1、负责责活动网网络推广广，即时时更新活活动相关关信息；2、负责中中创联官官方网站站及官方方微博的的维护

29、客服组：11、负责责会前酒酒店、会会场预定定事宜；2、联系各各游玩景景点，确确定导游游；3、负责活活动前所有参参会嘉宾宾/联盟会员员的邀约约，告知知参会人人员活动动内容、发发送相关关电子文件；4、负责确确认参会会企业家家人数（包包括:家属）的的确认及及对个人人信息的的收集、确确认；5、负责提提前告知知参会嘉嘉宾/企业家家赶往活活动报到到地点的的路线、地地址，对对前往报报到地的的指导；6、负责活活动相关关演讲嘉宾宾的邀约约事宜及及到场服服务事宜宜；7、负责嘉嘉宾/企业家家的回程程沟通、提提示、指指导后勤组：11、负责责活动前前所需表表单、文文件打印印及物料料制作事事宜，如如:背景板板、易拉拉宝、

30、宣宣传条幅幅、欢迎迎条幅、参参会胸牌牌、工作作证、签签到册、活活动手册册等物料料的制作作。2、负责所所有嘉宾宾、与会会人员、会会务组工工作人员员的用餐餐事项；3、确认用用餐时间间、餐单单、标准准、形式式、酒水水及主次次桌和其其他相关关安排等等工作；4、准备活活动所需需要的物物品,如:矿泉水水、水果果、笔、纸纸、投影影仪、电电源排插插等物品品；5、提供意意外情况况下的医医疗保健健服务；6、行李寄寄存、延延住房办办理和房房间特殊殊服务（鲜鲜花、水水果、酒酒水、网网线、笔笔记本电电脑等）交通组：11、与公公关组对对接，负负责参会会嘉宾的的交通接接待（根根据需要要接待的的嘉宾，安安排车辆辆接待）；2、

31、负责重重要嘉宾/企业家家机场接接站；3、负责整整个活动动过程中中的所有有车辆租租用、调调度等事事项等；会务接待组组： 1、负责对对与会人人员和重重要嘉宾宾的接送送机事项项（与交交通组对对接）；2、负责签签到、物物品分发发、房间间登记等等事项；3、负责嘉嘉宾接待待和其他他礼仪事事项；4、配合后后勤组对对会员退退房，行行李寄存存、延长长住房办办理的协协调；招商组：11、活动前赞赞助支持持单位的的洽谈；2、活动中中招商签签约的落落单，组组织、执执行。协议组：11、招商商方案的的编写、打打印；2、签约合合作协议议的编写写、制作作打印。安保组：11、确保本本期活动动（包括:会议、景景点游玩玩、晚会会）中

32、所有人员员安全；2、确认并并保障会会议期间间会场防防盗、消消防等安安全工作作，保障障所有人人员人财财物等安安全工作作场地组：11、与公关关组对接接， 联系酒店店相关人人员，负负责对会会议厅的的安排；2、负责活活动前调调试会议议厅设备备，及会会场布置置事宜会务执行组组：1、负责责活动现现场的电电脑、投投影仪、电电子设备备、灯光光和音响响等设备备的调试试、衔接接与运作作，保证证设备的的正常使使用；2、负责活活动期间间会场现现场的布布置，如如:背景板板、条幅幅、易拉拉宝、桌桌椅、矿矿泉水摆摆放、文文件摆放放等（协协调会场场方，布布置好背背景、易易拉宝、条条幅等）；3、负责会会场PPTTWoord文件

33、与与设备的的衔接、播播放，保保证文件件的正常常使用；4、负责会会场音乐乐、视频频文件的的衔接、播播放执行行，负责责灯光和和音乐的的搭配、执执行等，保保证文件件的活动动现场的的正确使使用、对对接；5、负责会会务会场场现场秩秩序的调调控和管管理（包包括:主题演演讲、论论坛、洽洽谈签约约等环节节）。晚会组：11、配合合会务执执行组对对欢迎晚晚宴、会会员联欢欢、惜别别晚宴整整体内容容、流程程的制定定、执行行（包括括:晚会的的人员接接待、入入场安排排、签到到、合影影、座位位安排、节节目表演演环节的的衔接等等）；2、协助场场地组完完成晚会会现场的的布置，确确保晚会会现场环环境装饰饰到位，以以及晚会会现场的

34、的音响、灯灯光等设设备的调调试、运运行，确确保现场场运行无无误；3、负责晚晚会中涉涉及到的的道具、服服装的制制作，道道具的布布置摆放放、服装装的安排排；4、确认节节目表演演人员、表表演节目目内容，保保持与节目表表演人员员的沟通通协调；5、负责节节目表演演人员、主主持人的的化妆、催催场工作作；6、确认晚晚会主持持人，保保持与主主持人的的沟通；7、协助安安保组对对晚会现现场秩序序的维护护与管理理，确保保现场所所有人员员的安全全，落实实安保、消防工作4.3活动动各小组组工作节节点组别任务流程时间节点备注策划组会务整体流流程策划划，部分分物料、表表单制作作与设计计活动开始前前20天前期进行策策划工作作

35、，活动动时进行行新闻采采集新闻采集，活活动报道道与回顾顾活动中即时时发布活动组会务各环节节形式制制定、流流程指导导执行提前30天天确定主讲嘉嘉宾、演演讲主题题，与嘉嘉宾进行行沟通提前30天天确定之后与与策划组组联系，以以完成各各项手册册联系旅行社社，确定定旅游事事宜提前10天天客服组邀约联盟会会员，确确认服务务事宜活动开始前前10天政府、媒体体邀约活动开始前前10天联系酒店，确确定会员员住宿事事宜提前30天天与策划组联联系，提提交酒店店信息招商组活动前赞助助支持的的洽谈协协商活动方案形形成的同同时与策划组核核对招商商方案推广组活动预告，活活动新闻闻造势宣宣传活动开始前前2个月全程参与，由由新闻

36、采采集人员员提供新新闻稿件件，借助助官网平平台以及及微博平平台宣传传报道活动实时跟跟踪报道道即时活动回顾性性新闻宣宣传活动结束后后1天内，持持续2周回顾顾性宣传传交通组负责会务车车辆租用用、调度度提前7天场地组与酒店方进进行联系系，负责责场地布布置事宜宜，包括括灯光音音响的调调试等工工作提前2天完完成布置置与客服组进进行交接接，联系系酒店方方后勤组负责会前各各小组所所需物料料统计，后后勤组负负责发包包制作，到到货确认认、保存存等提前2天各各项物资资到位负责会务期期间工作作人员及及联盟会会员的就就餐事宜宜提前2天会务接待组组负责与会人人员及嘉嘉宾的接接送机事事宜提前2天确确定联盟盟会员及及嘉宾抵

37、抵达信息息，以便便安排接接机事宜宜与客服组和和交通组组进行协协调第三章活动动前操作作内容一、合作商商家选择择合作商家承承担活动动中重要要的后勤勤工作，故故选择上上应当严严格谨慎慎。以下下各项为为合作商商家选择择要求及及操作规规范，其其中旅行行社为境境外活动动时使用用，境内内活动用用会务公公司即可可。1.1酒店店A、选择标标准 第一选择为为五星级级酒店，有有特殊情情况则选选择其他他星级酒酒店，标标准住宿宿条件为为标准双双人间（酒酒店可灵灵活更换换房型） 根据活动预预定人数数，酒店店能够有有80 1000的空空余标准准间并且且在酒店店房间调调整调配配上有灵灵活性方方案以方方便联盟盟会员对对于房间间

38、需求的的不同 酒店地址以以交通方方便为主主要选择择标准，靠靠近活动动所要参参观的旅旅游景点点，离景景点车程程不超过过1小时B. 协调调事宜 活动期间，酒酒店自有有物资、媒媒介的相相关使用用权及各各布置地地点、内内容的沟沟通与支支持 酒店大堂、会会议室外外公共区区域的使使用区域域及使用用范围沟沟通 联盟会员的的入住、退退房手续续办理的的协助与与流程；叫早服服务及具具体时间间1.2旅行行社A、选择标标准l 当地旅行社社中有口口碑和实实力的正正规单位位作为首首选，以以5A、4A级旅行行社为首首选；l 旅行社的规规模和经经营管理理模式。核核实旅行行社的注注册资金金及证件件是否齐齐全；在在当地或或景区有

39、有无一定定的出票票及提供供特殊服服务能力力；尤其其应当注注意旅行行社的经经营管理理模式，在在管理上上实行负负责制；l 商誉。考虑虑旅行社社的商誉誉对于旅旅行社而而言十分分重要。旅旅行社应应当有可可靠的偿偿付能力力和履行行合同的的信誉。这这方面的的情况一一般可从从有关的的银行机机构或通通过特别别调查进进行了解解；B. 协调调事宜l 接机/送机机、接站站/送站车车辆安排排，包括括车辆类类型、车车辆数量量、发车车时间等等；l 旅游景点的的确定，旅旅游路线线的制定定及时间间节点安安排；l 旅游行程中中的用餐餐方式确确定及安安排；l 其他与旅游游、交通通有关的的应特别别注意事事项。1.3会务务公司A、选

40、择标标准l 查看会务公公司的应应用案例例，只有有经常成成功的做做大型会会议策划划、会议议服务、会会议接待待的公司司，才会会得心应应手，才才更值得得信赖；l 因为会议策策划的准准备，要要涉及到到很多项项目的筹筹备，看看会议公公司列出出的单子子是否清清晰明确确，报价价是否合合理，各各个项目目都要清清晰合乎乎标准。a) 拥有高素质质的礼仪仪人员，精精通礼仪仪接待服服务b) 能够提供机机动性车车辆，以以便于不不时之需需c) 整体收费合合理，服服务态度度良好1.4物料料公司l 物料提供方方（易拉拉宝、横横幅等活活动布置置宣传物物资制作作）以靠靠近酒店店为第一一选择l 选择制作速速度快，质质量优异异并且具

41、具有一定定的机动动性以备备在活动动各阶段段需要临临时添加加物资时时可以进进行紧急急周转1.5 合作商寻寻找及沟沟通时间间节点控控制二、活动邀邀约活动邀约对对象主要要为参会会嘉宾和参参会企业业家。参会嘉宾由由主办方方负责或或协助承承办方共共同邀约约。参会嘉宾宾包括演演讲讲师师、社会会名士及及政府部部门领导导。参会会企业家家由主办办方及承承办方共共同负责责邀约。2.1活动动嘉宾邀邀约A 嘉宾标标准l 该嘉宾的研研究领域域符合本本次活动动的主题题；l 能够给企业业家带来来新的理理念和知知识，能能够让到到场企业业家有收收益；l 具备一定的的知名度度，所讲讲内容与与企业发发展有关关；l 在前三项的的前提

42、下下，根据据活动预预算进行行邀约。B 嘉宾沟沟通事宜宜l 将活动的相相关时间间、地点点、主题题、活动动行程以以邀请函函的形式式告知欲欲邀请嘉嘉宾，与与嘉宾确确定能否否出席；l 与活动嘉宾宾沟通宣宣传资料料：高清清晰个人人照一张张；高清清晰工作作照/演讲活活动照2-4张；确确切个人人职位/身份详详细介绍绍文字1500-3000字；上上台发言言或授课课的主题题；l 与活动嘉宾宾沟通相相关行程程安排，并并沟通是是否需要要进行针针对性的的安排，方方便组委委会进行行相应的的接待安安排；C嘉宾准备备物料l 嘉宾介绍易易拉宝/X架；嘉宾宾介绍PPT（简单单）；l 对于确定嘉嘉宾，如如有条件件，官方方网站进进

43、行相应应介绍，DM单及活动手册上给予介绍、宣传。D 活动嘉嘉宾介绍绍实例樊登著名主主持人毕业于西安安交通大大学材料料系，获获得了西西安交通通大学材材料系获获工学学学士学位位和西安安交通大大学管理理学院获获管理学学硕士学学位，在在大学期期间获得得过全国国名校辩辩论邀请请赛冠军军，全国国大专辩辩论会冠冠军等荣荣誉称号号，曾主主持过湖湖北卫视视财智智时代，安安徽卫视视金点点子行动动等地地方台栏栏目，20002年后在在央视主主持节目目至今，是是中央电电视台最最优秀的的节目主主持人之之一。E嘉宾邀约约稿写作作要求：l 务必得体大大方，言言辞恳切切，明白白清晰l 交代清楚活活动的主主题内容容，及希希望嘉宾宾所演讲讲的主题题，会员员邀请函函需清楚楚交待课课程时间间安排、内内容等活活动大致致流程l 说明活动的的意义，活活动能够够给会员员带来的的收获F邀请函范范例：活动主题题邀请函函尊敬的 （先生/女士） 中国先进的的企业家家组织智慧慧中国企企业发展展联盟（以以下简称称联盟）将于20年月日