沃尔玛采购营运管理手册160132.docx
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1、采购营运管理理手册目 录第一章 采采购的概念念和基本职职责3一、采购的的概念3二、采购人人员基本职职责和权限限4三、如何成成为一个合合格的采购购5第二章 采采购部门组组织架构和和规章制度度6一、采购部部门组织架架构(见附附图)6二、各部门门职责7三、采购部部规章制度度12第三章 商商品结构的的组合和调调整15一、商品结结构的设计计原则和商商品政策15二、如何选选择商品25三、商品结结构的调整整27四、新商品品的引进管管理29五、滞销商商品的淘汰汰34第四章 供供应商管理理39一、供应商商守则和基基本资料39二、谈判41三、议价49四、合同50第五章 商商品的日常常管理63一、商品订订价63二、
2、商品资资料的录入入和维护73三、商品订订货75第一章 采采购的概念念和基本职职责一、采购的的概念采购是零售售业态的“灵魂”,如果一一个地址合合适,装修修精美的卖卖场,却没没有商品销销售,那它它也就失去去了存在的的意义。采采购部门就就像是“兵工厂”,前台的的营运部门门是否能够够打“胜仗仗”,就看看采购部门门是否能够够源源不断断的提供精精良的“弹弹药”。任任何一个企企业存在的的基本目的的只有一个个:“盈利”,对对于一个现现代的超市市来说,要要在保持低低价形象以以吸引顾客客提高销售售的前提下下,获取足足够自己生生存下去的的利润,采采购部门的的责任重大大。因而,在在给“采购”定一个准准确的概念念之前,
3、我我们先来了了解采购的的日常工作作内容。n 根据市场的的需求状况况确定卖场场销售的商商品结构。为为什么要根根据市场需需求来确定定商品结构构?这个问问题不用做做过多解释释,采购人人员首先在在开始进入入角色之前前,就要牢牢牢树立这这个观念,过过去的采购购库存存销售售的采购流流程,是不不能真正抓抓住顾客“钱夹”的,做为为一名超市市的采购人人员,只有有依循销售售库存存采购购这样的采采购流程,才才能够使采采购回来的的商品能够够为顾客所所接受,才才能使他们们乐意拿出出“钱夹”来购买。根根据市场需需求、顾客客喜好来选选择商品,调调整商品的的工作,不不仅在开业业前要做,在在开业后也也要经常做做,这样才才能使我
4、们们的商品结结构永远对对顾客有吸吸引力,永永远保持活活力。n 为公司争取取最大的利利益而与供供应商谈判判。良好的的品质、最最优惠的价价格、对卖卖场有利的的付款方式式、大力度度的促销支支持、洽当当收取的营营业外收入入、合理的的折扣组合合等因素的的综合,就就能使公司司获得最大大利益。但但要避免走走极端,把把供应商搜搜刮得太苦苦,必然会会影响到双双方的合作作,公司的的最大利益益要建立在在“双羸”的基础上上。n 为不同的商商品订立合合理的价格格。何谓“合理”?是不是是全部低价价?又或是是全部高价价?答案是是“否”。合理的的售价应该该是针对不不同商品的的敏感度、便便利度等因因素,分别别订价,敏敏感度高的
5、的商品,售售价要低,甚甚至是亏本本销售。敏敏感度低的的商品,要要适当的调调高一些毛毛利,该赚赚的钱还是是要赚。要要经常性的的进行售价价检讨工作作。n 保持合理的的库存水平平。超市的的经营特点点是“薄利多销销”,因而为为了不出现现缺货、断断货而影响响销售,适适当的保留留一些商品品的库存很很有必要,但但是如果库库存金额过过大,又必必然会导致致流动资金金减少,造造成总体资资金的紧张张。因而提提高库存管管理水平就就很有必要要,使库存存既能保证证销售,又又不会造成成资金的积积压。n 主要促销计计划的制定定和落实。促促销是超市市吸引客流流,提高销销售的有力力武器,采采购部门做做为主要的的促销策划划和管理部
6、部门,要制制定出一个个年度性的的促销计划划和促销方方案,并且且针对不同同的阶段、不不同的主题题、不同的的卖点落实实好这些方方案。n 新商品的开开发和引进进。根据商商品的生命命周期理论论,一个商商品想要“永不落伍伍”是不可能能的,而且且由于竞争争的因素,老老商品的毛毛利水平较较低,因而而新商品的的不断开发发,就成为为了采购部部门的一个个日常性工工作。综上所述,采采购人员的的每一项工工作,无不不紧紧围绕绕着卖场的的种种利益益。因此我我们把“采购”定义为“通过一系系列的方式式和手段,组组织到适当当的商品供供顾客购卖卖,以实现现卖场利益益最优化的的有组织活活动。”二、采购人人员基本职职责和权限限商品采
7、购关关系着整个个公司营运运,这个环环节没把握握好,就会会造成满盘盘皆输。所所以商品采采购的责任任非常重大大,做为一一名采购人人员不应该该只着眼于于采购进货货,而且还还应该考虑虑商品的“推销”和“利润”。同时采采购人员为为了能够顺顺利的开展展工作,还还必须获得得一定的权权力,否则则有责无权权,就会难难以达到公公司的各项项指标。1、采购的的基本职责责n 负责公司毛毛利指标的的达成。采采购部门是是创造经营营利润的部部门,商品品售价的制制定,营业业外收入的的收取等,无无不和最终终的总体利利润息息相相关。因而而保证所采采购商品之之盈利能使使公司正常常运转下去去,是采购购部门义不不容辞的责责任,同时时也是
8、首要要的责任。n 负责公司业业绩指标的的达成。业业绩主要是是受来客数数和客单价价这两个指指标的影响响,而这两两个指标又又在一定程程度上受商商品结构,促促销,价格格等因素的的影响,因因而要想达达成公司的的业绩指标标,采购人人员就要把把影响来客客数和客单单价的各项项工作做好好,想方设设法的提高高这两项指指标的水平平。n 公司商品库库存的控制制。商品是是由采购部部门引进的的,虽然在在引进后的的主要订货货工作是由由营运部门门来做的,但但是采购人人员还是很很有必要对对于商品的的库存金额额、库存数数量等进行行控制。因因为对于合合同的情况况、有关的的商品信息息(货源是是否稳定、季季节性的提提价,包装装的更改
9、等等)营运部部门毕竟不不是很了解解。n 公司商品回回转的控制制。商品回回转的控制制,实际上上就是对商商品结构的的控制,如如果商品回回转快,就就意味着商商品适销对对路,资金金周转得快快,库存结结构合理。反反之就会影影响到公司司的正常运运作。n 市场情报的的搜集和分分析。做为为采购人员员,要不断断的了解和和掌握最新新的商品知知识、销售售趋势、竞竞争状况、消消费时尚等等信息,并并在比较分分析后不断断调整自已已的工作思思路和工作作方法,并并对公司的的总体的经经营策略、经经营技巧、经经营理念等等方面进行行合理化的的建议。2、采购的的权限n 决定供应商商的新增、更更改、清退退。n 决定商品的的引进,商商品
10、进价的的最终确定定,商品售售价的制定定。商品销销售单位的的最终确定定。n 新商品的开开发,和营营运部门一一起确定淘淘汰旧商品品的名单。n 商品最低订订货量的设设定、负责责新品的首首次订货、负负责促销商商品的订货货。n 与供应商进进行谈判,签签订合同,收收取营业外外收入。n 对于商品的的陈列向营营运部门提提出建议,但但决定权在在营运部门门。n 主要促销方方案、促销销方式的确确定。三、如何成成为一个合合格的采购购综上所述,有有了权力,有有了责任,采采购人员就就可以开展展工作了,但但是有句俗俗语说得好好“入门易易、学精难难”,要想想成为一个个合格的采采购,不是是学个一两两天就能实实现的,只只有在实践
11、践中不断地地分析总结结和再学习习,才能够够不断提高高,不要学学了个皮毛毛,尾巴就就翘到天上上去了,这这种态度是是万万不可可取的。那那么,如何何才能成为为一个合格格的采购呢呢?以下是是几点建议议:n 操守廉洁。采采购,是一一个非常敏敏感的岗位位,也是一一个非常考考验人的岗岗位,供应应商为了达达到各种目目的,往往往会采取各各种方法来来拉拢你,如如果你意志志薄弱,或或是贪图小小利,那么么你就很难难成为一个个合格采购购。公司有有各种指标标来考核采采购人员,如如果达不到到的话,那那么你的位位子也是保保不住的,而而且“要想人不不知,除非非已莫为”。操守廉廉洁,是做做一个采购购的基本准准则。有一一句话是这这
12、样说的:“做事可以以失败,做做人不可以以失败”。能力差一一些,通过过实践可以以提高,品品质如果不不行,那么么连实践的的机会都没没有。n 掌握市场。市市场是不断断变化的,消消费者的需需求也是不不断变化的的。现代的的社会日新新月异,瞬瞬息万变。“秀才不出门,也知天下事”,注定会在现实中碰壁。采购人员如果不去了解市场变化,被淘汰的将是你自己,只有“知已知彼”,才能“百战百胜”。n 精打细算。超超市的综合合毛利比百百货大楼低低,而且租租金、人事事等经营成成本又要远远远高于便便利店、农农贸市场。因因而精打细细算,开源源节流,想想方设法降降低经营成成本就成为为了一项很很重要的工工作,采购购部门在其其中可以
13、发发挥很大的的作用,抠抠进价、多多收取一些些营业外收收入、多获获取一些扣扣率、最大大限度的廷廷长付款的的期限、节节约各种管管理费用等等等,都是是采购部门门应做的工工作。n 积极认真,讲讲究速度和和效率。采采购部门是是整个公司司的灵魂,养养成积极认认真的工作作态度,速速度和效率率并重的工工作方法,对对于顺利完完成采购工工作是非常常必要的。采采购部门的的工作内容容多,工作作范围大,接接触的人和和信息量也也很多,如如果没有一一个积极认认真的工作作态度去对对待这些问问题,那么么就容易出出现张冠李李戴,指鹿鹿为马这类类的事情。同同时要学会会工作有计计划性,先先处理重要要的、关健健的工作,要要合理的分分配
14、时间,不不断提高自自己工作的的速度和效效率。n 创新求进。商商场如战场场,不进则则退,商场场上不会有有永远的赢赢家,也不不会有永远远的输家。如如果墨守陈陈规,不思思进取,那那么今天的的巨人可能能就是明天天的病夫。根根据实际情情况的变化化,不断更更新自己的的经营思路路、工作方方法、商品品结构、商商品价格等等。才不会会落后于别别人。n 适应性强。采采购是一个个机动性很很强的岗位位,也是一一个劳心劳劳力的工作作。比如和和不同的供供应商谈判判,要根据据他们的不不同特点,进进行不同的的准备,采采取不同的的方式。在在面对他们们时,你要要扮演的是是国王、演演说家、艺艺术家、理理论家、小小市民等多多重角色的的
15、一种或是是多种。你你会经常加加班,经常常学习新的的知识,工工作节奏非常快快,非常消消耗体力和和脑力,如如果没有较较强的适应应能力,你你就很难做做好采购工工作。n 团结协作。人人不能脱离离群体而生生活,个人人的力量是是有限的,不不可能会有有无所不能能的天才。在在现代的超超市业态中中,强调的的是标准化化、专业化化、简洁化化;强调的的是各个环环节的合理理分工,紧紧密配合,要要想依靠个个人的力量量去做好全全部工作,是是不可能实实现的。做做为采购人人员,要善善于和同事事分工协作作,和谐共共处,凡事事以公司的的大局为重重,以公司司的利益为为前提,尤尤其注重团团队合作和和团队精神神。第二章 采采购部门组组织
16、架构和和规章制度度一、 采购部门组组织架构(见见附图)二、各部门门职责在这个组织织架构图中中,不同规规模的超市市可以对其其进行适当当删减,如如果是一家家小型的超超市,可以以不设采购购主管这一一层,另外外采购员一一职也可以以不用分得得这么细,比比如生鲜只只设两个人人,食品也也只设三个个人,百货货则设置两两人。如果果是一家大大卖场或是是大规模的的连锁超市市,由于品品项多或业业务比较繁繁忙,为了了加强对采采购工作的的管理,也也可以适当当再增加一一些人员,比比如可以在在品项较多多、销售较较好的采购购组设置两两名采购员员,或是在在每名采购购员下面再再设置一名名采购肋理理。但不管管怎样取舍舍,采购的的组织
17、架构构必须能够够保证采购购工作的正正常开展,同同时又必须须兼顾到工工作的效率率和管理的的费用。不不要出现采采购人员每每天都从早早忙到晚但但还是有做做不完的工工作的事情情,也不要要出现一件件工作经过过一个星期期层层传递递还是没做做完的情况况。管理的的目的是为为了更有效效的整合企企业内的各各种资源,以以最符合企企业利益最最大化的流流程和路径径,去实现现企业的各各种指标。采采购组织架架构的最终终确定也必必须符合这这个要求。我我们在前面面已经绍了了采购人员员的基本职职责,下面面详细介绍绍一下各个个岗位的职职责:1、采购经经理的职责责n 服从总经理理指挥,执执行公司制制定的各项项总体规划划,确保公公司经
18、营方方向的正确确性,全面面主管公司司的采购工工作,领导导采购人员员共同完成成公司下达达的各项任任务指标,并并对各项任任务指标的的完成情况况负有直接接责任。n 负责采购人人员的纪律律管理,维维护公司形形象,保障障公司利益益,以身作作则,在采采购人员中中树立正气气和培养奉奉献精神。严严守公司的的各种商业业机密。n 将公司下达达给采购部部门的各项项指标分配配给各部门门,并监督督跟综执行行情况,经经常组织采采购人员进进行分析研研讨,及时时纠正工作作偏差,保保证各项指指标的顺利利完成。n 商品结构的的总体设计计,定期组组织采购人人员进行商商品结构的的调整,并并审核和最最终确认新新品的引进进和旧品的的淘汰
19、。n 确定供应商商管理的相相关规定,流流程,确定定与供应商商的合作方方式,签约约政策,相相关费用的的收取标准准等方面的的具体方案案,审核并并最终确认认采购员与与供应商签签订合同的的有效性。并并监督合同同的执行情情况。n 制定采购部部门的年度度促销计划划,指导和和监督采购购人员实施施计划,并并组织采购购人员对每每次促销活活动的效果果做分析总总结,以不不断提高促促销活动的的效率。n (在没有配配送中心的的情况下),和和营运部门门紧密配合合,确保库库存的合理理性,督促促采购人员员及时处理理不良库存存,并有权权追究由于于库存不合合理给公司司造成损失失的直接责责任人。n 制定采购部部的奖惩条条例并报公公
20、司审批执执行,并有有权依此对对采购部人人员进行奖奖罚。n 密切注意各各种信息的的收集、分分析和整理理,并根据据分析整理理的结果对对采购部的的各项工作作 进行调调整。n 协调采购部部门和其它它部门的关关系,并及及时将采购购部的相关关情况和其其它部门做做双向沟通通。n 定期与供应应商进行交交流,从中中发现问题题,解决问问题,并对对公司的相相关政策做做详细解释释。n 和财务部门门确定每月月的付款总总额,并审审批特别请请款单。n 定期组织采采购人员进进行业务培培训和业务务学习,不不断提高采采购人员的的专业水平平和业务能能力。n 对于采购主主管和各部部门采购人人员提出的的各项合理理化建议,以以及须审核核
21、批复的各各项工作,必必须在限期期内答复。n 每周做出下下周采购部部门的工作作计划表,根根据采购主主管(采购购员)预交交并经过自自己修改的的工作计划划表,检查查采购主管管(采购员员)每日的的工作进度度,并在工工作日记上上填写当日日采购部的的工作进度度,督促采采购主管(采采购员)按按时完成各各项工作,并并及时纠正正计划实施施过程中出出现的偏差差,同时不不断培养采采购主管(采采购员)工工作的计划划性,提高高整个采购购部门工作作的效率和和有效性。2、采购主主管的职责责n 服从采购经经理指挥,协协助采购经经理执行公公司的各项项总体规划划,主管本本部门的采采购工作,确确保本部门门经营方向向的正确性性,领导
22、本本部门人员员完成采购购经理下达达的各项任任务指标,并并对本部门门的各项任任务指标完完成情况负负有直接责责任。n 负责本部门门人员的纪纪律管理,维维护公司形形象,保障障公司利益益,以身作作则,在本本部门员工工中树立正正气和奉献献精神。严严守公司的的各种商业业机密。n 将采购经理理下达给本本部门的各各项指标分分配给各采采购员,监监督指标的的执行情况况,并及时时将有关信信息反馈给给采购经理理。保证本本部门指标标的顺利执执行。n 根据采购经经理制定的的各项商品品政策,指指导本部门门人员开展展工作,对对于规定范范围内的工工作,有权权直接处理理,对于规规定范围外外的工作,要要及时向采采购经理汇汇报,并根
23、根据采购经经理的决定定迅速执行行。n 设计本部门门商品结构构初步方案案并报采购购经理审批批,定期组组织本部门门人员进行行商品结构构讨论,并并根据各采采购员所做做的调整方方案,汇总总成为本部部门的商品品结构调整整方案,报报采购经理理审批,对对本部门的的新品引进进和旧品淘淘汰工作有有审核权。n 根据采购经经理制定的的供应商管管理的各项项规定、流流程、规章章制度,指指导本部门门人员与供供应商签订订合同,进进行各种谈谈判,监督督本部门合合同的执行行情况,对对于超出自自己权限的的问题,及及时向采购购经理汇报报。n 根据采购经经理制定的的年度促销销计划,安安排好本部部门人员按按时按质的的完成,并并向采购经
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