001文件管理制度1886.docx

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1、广东韦邦集团有限公司文件管理制制度CLF行AA 20002/0001一、 目的1、 文件管理是是企业管理理的一个重重要组成部部分，历年年文件可以以体现一个个企业创立立、发展、壮壮大的历史史过程，是是公司日常常运作及参参与各种法法律行动的的重要依据据。2、 为了确保工工厂各部门门有效地制制作、宣传传、执行、修修改、保管管文件，避避免资料遗遗失，使各各种管理措措施和指令令落到实处处，并具有有连贯性，结结合工厂的的实际情况况特制定本本制度：二、 适用范围本管理制度度适用工厂厂各部门各各种文本文文件，电脑脑文件，电电子文件及及特殊裁体体文件，但但不包括人人事档案文文件。（注注：特殊裁裁体文件包包括但不

2、限限于照片、底底片、录音音带、录像像带、磁盘盘、磁带、CCD、VCCD、工程程蓝图）三、 管理组织与与权责1、 工厂制作，颁颁发的所有有文件由行行政人事部部安排文职职人员管理理（注：将将来公司发发展壮大了了，应专门门设立文管管中心或档档案中心），其其主要工作作职责与权权限如下：（1）、负负责工厂内内所有文件件的收集、整整理、登记记、保管、维维护、借阅阅及作废文文件的销毁毁审核工作作。（2）、负负责监查其其它各部门门文件有效效性，归档档、保管、维维护工作，各各部门必须须全力予以以配合。（3）、严严格执行及及遵守文文件管理制制度，对对于违反本本制度的，文文件管理人人员有权提提出批评，制制止或纠正正

3、，情节严严重者可呈呈报行政人人事经理予予以处罚。（4）、严严格执行文文件管理的的借阅程序序，有权拒拒绝未经申申请批准的的文件借阅阅者，有权权拒绝非权权限范围内内的文件借借阅者，有有权拒绝未未经批准擅擅自复印文文件人员收收回已复印印的文件，有有权追究借借阅后缺损损文件人员员的责任。（5）、严严格遵守及及执行工厂厂档案的保保密制度。2、 各部门要指指定文职人人员保管该该部门制作作颁发的文文件，其主主要工作职职责与权限限如下：（1）、熟熟练掌握文文件管理制制度，了了解本部门门的工作业业务。（2）、负负责本部门门文件的登登记、打印印、复印、保保管、分发发的具体实实施及过期期无效文件件的回收、作作废、销

4、毁毁实施工作作。（3）、根根据文件分分类原则，对对本部门内内所有文件件进行文本本立案及电电脑立案登登记。（4）、负负责本部门门内所有文文件原稿及及电子备份份文件的收收集和整理理。（5）、负负责本部门门内业务客客户、关系系客户的资资料收集，整整理立案。发送至总经理室保存期限永久保存版次第1版密级机密生效日期2002年年10月制订李再魁审核批准四、 文件的分类类，分类原原则，部门门编号，打打印格式1、根据工工厂的实际际情况，内内部文件按按如下性质质分为A、BB、C三类类文件：（1）、AA类文件：是指各类类管理手册册和规章制制度，是工工厂的基本本法，是为为加强内部部管理，提提高管理效效率而对内部部各

5、种行为为进行规范范而形成的的具有普遍遍约束力的的文件，这这类文件必必须永久保保存，并按按规定的格格式打印，AA类文件的的编写一般般须具备但但不限于五五个要素：目的，适适用范围，管管理组织与与权责，管管理规定，附附表（见附附表一）。（2）、BB类文件，是是指一般性性的文件，如如人事任免免、行政命命令、通告告、通知、奖奖罚通报或或未经完善善整理的紧紧急性文件件或规定，此此类文件需需按确定的的格式打印印（见附表表二），经经过半年或或一年时间间的试用，整整理，合并并，汇编成成A类文件件，要作废废。（3）、CC类文件指指部门之间间的沟通性性文件，如如备忘录、工工作总结、评评比结果的的公布等只只在短期内内

6、起临时性性约束作用用的文件，格格式不限。（4）、传传真件发送送时须具备备如下要点点：收件单单位（收件件人）、发发送单位（发发送人）、发发文日期、发发文编号、页页数、主题题、主要内内容，见附附表三。（5）、会会议记录须须具备如下下要点，会会议时间、会会议地点、会会议记录、参参会人员、主主持人、会会议内容格格式参照附附表四。（6）、本本制度中未未提及的文文件制作格格式，可根根据实际情情况自行酌酌情制作。1、 编号格式：CLF+部门+文文件类别+年号+顺顺序号，CCLF指东东菱工厂，部部门以该部部门的简称称，例如文文件管理制制度的编编号为CLLF行A22002/0012、 文件的第一一页下面有有一表

7、格，说说明如下内内容，发送送部门，保保存期限，生生效日期，版版次，页次次，制订人人，审核人人，批准人人，如本文文式样。3、 对外文件包包括但不限限于各类公公函，报刊刊，杂志，信信件，传真真资料。五、 内部文件的的收集整理理。1、 文件经本部部门经理确确认后正本本由本部门门整理归档档建立案卷卷目录进行行登记，如如需发送其其它部门的的由文件制制作部门复复印发送。2、 文件的发布布应在生效效日期前，便便于执行者者熟悉文件件内容。3、 文件管理员员应做好文文件发布归归档登记（见见附表五），登登记表必须须与文件正正本一齐装装钉归档，并并于每月月月底收集整整理归档。4、 一项工作由由几个部门门参与办理理的

8、，在工工作活动中中形成的文文件由主办办单位收集集归档。5、 工厂主办的的公共活动动，以项目目方式整理理档案，并并由活动主主办部门于于活动结束束后一周内内完成资料料整理归档档。6、 文件管理员员负责收集集本部门在在对外社会会活动交往往中的客户户资料（包包括客户名名称，公司司名称，职职衔，联络络地址，电电话，传真真，业务内内容）整理理后归档。六、 对外文件的的收集整理理。1、 所有外来信信件，报刊刊，杂志，公公函等经邮邮递员送至至保安室后后，由保安安分类，属属于工厂的的文件在收收件后200分钟送交交行政部，属属于员工的的在白板上上公布员工工姓名至保保安室签名名领取，如如没有注明明收件人姓姓名的，交

9、交由行政人人事部处理理。2、 根据部门业业务类型分分别建立外外来文件档档案，并于于外来文件件案卷目录录中逐一登登记，报部部门经理或或总经理审审核，批复复后，正本本存本部门门，并作好好文件发布布日期登记记，登记表表与文件正正本一并装装订。七、 文件的签批批权限1、 所有A类文文件必须经经总经理签签署方可生生效，否则则视为无效效文件。2、 所有人事任任免，重要要政令，由由总经理或或副总经理理签署才能能生效。3、 各部门职责责范围之内内的工作指指令，奖罚罚通报由部部门经理签签署即可生生效。4、 部门主管及及主管以下下人员一般般不得跨部部门签署指指令性文件件命令，工工作指示等等文件。八、 借阅规定1、

10、 本部门人员员如需查阅阅文件档案案，不可擅擅自开启文文件柜查找找，而必须须填写文文件借阅单单(附表六)至文管员员处办理手手续后，方方可借阅查查找。2、 如借阅其他他部门的文文件，则须须通过部门门之间的文文件管理员员办理借阅阅手续，跨跨部门员工工与文件管管理员不发发生直接的的关系。3、 借阅的文件件档案必须须在规定的的期限内归归还，否则则必须办理理续借手续续。九、 文件的销毁毁1、 对已到期或或无保存价价值的文件件要及时予予以销毁，具具体要求如如下：（1）、填填写准备销销毁的文件件清单、文文件名称、销销毁原因、期期限，交公公司总经理理批准方可可销毁。（2）、对对销毁文件件必须有两两个以上人人员在

11、场，待待文件被彻彻底销毁方方可离去。2、 未结算、有有争议、有有可疑的文文件、尤其其是合同、各各种财务凭凭证、收发发货凭证等等不得销毁毁，确实需需要销毁的的必须征询询专业意见见并经批准准后方可进进行。3、 已经作废的的文件，资资料一上律律盖上“作废”章，作废废的文件除除留一份存存底外，全全部销毁。十、 违规处罚标标准序号违规内容处罚标准1、人为毁坏文文件开除，因此此造成公司司损失者照照实赔偿2、致使保密文文件泄密开除，因此此造成公司司损失者照照实赔偿3、故意篡改文文件内容，开除，因此此造成公司司损失者照照实赔偿4、损坏文件或或积压文件件记小过一次次5、遗失文件记中过一次次6、未按规定时时间归还

12、文文件记小过一次次7、非法获取文文件开除，因此此造成公司司损失者照照实赔偿8、未经允许擅擅自在工厂厂公告栏张张贴文件记大过一次次9、撕毁工厂公公告（信息息）栏文件件开除附表一：A类文件格格式顺德市东菱菱集团有限限公司（隶书小二二号字）东菱装修材材料厂（隶书小二二号字）文件名称（黑黑体二号字字）文件编号（黑黑体五号字字）一、 目的（小标标题用黑体体四号字，标标题下的内内容用小四四号黑体字字）二、 适用范围三、 管理组织与与权责四、 管理规定 1、 2、 3、（小小点开头对对齐）附表二：B类文件格格式顺德市东菱菱集团有限限公司（隶书小二二号字）东菱装修材材料厂（隶书小二二号字）通 告告（黑体二二号

13、字）文件编号：（黑体五五号字）内容（黑体体小三号字字）部门名称日期附表三：传真件格式式顺德市东菱菱集团有限限公司东菱装修材材料厂致： （收件单单位或收件件人） 编编号：由： （发送单单位或发送送人） 日日期：主题： 页次：内 容附表四：会 议 记记 录一、时间： 年 月 日 时二、地点：三、出席：四、缺席：五、主持：六、记录人人：七、内容：会 议 内 容附表五：顺德市东菱菱集团有限限公司东菱装修材材料厂文件分发/回收记录录文件名称编号版次部 门分 发回 数备 注份数签名份数签名总经理室副总经理室室行政人事部部财务部生产部仓库装胶烧瓶丝印质检洗瓶附表六：顺德市东菱菱集团有限限公司东菱装修材材料厂文件借阅单单部 门借 阅 人人文件名称文件编号借阅原因借阅日期归还日期实际归还日日期借阅人签名名13