采购管理应用方案解析960029899.docx

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1、采购管理应应用方案一、 建立采购基基础资料l 目的与范围围建立采购员员、供货商商资料，此此资料将用用于采购单单中。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径建立采购员员资料按照采购员员编码规则则，建立采采购员数据据。采购员采购管理基本设置置采购员资资料维护建立供应商商资料按照编码规规则对供应应商编码，为为供应商编编码并录入入采购员采购管理基本设置置供货商资资料维护查询供应商商资料综合查询基本查询询供应商资料查查询二、 采购价格处处理l 目的与范围围建立物料采采购价格资资料。在输输入订单时时，根据系系统参数设设置，以此此价格作为为采购订单单的物料预预设价格。此

2、此功能特别别适合供应应商的物料料采购价格格变动较小小的情况。l 相关模块采购管理系统维护参数设置置采购设置置l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径建立采购价价格资料建立物料采采购价格资资料采购员采购管理日常处理理采购询价价维护归档采购价价格资料将采购询价价资料输出出，进行归归档处理采购管理系统报表表采购询价价报表l 说明1、 如果在系统统维护系统设置置参数设设置采购设置中选选择“新增时采采用以采购购询价资料料的采购单单价为默订订值“，则在做做采购单维维护时，当当新增某个个物料，程程序会自动动取到采购购管理基本设置置采购询价价维护中设设置好的单单价。2、 采购询价维维护中，以

3、以询价日期期+供应商商编号+物物料编号+采购批量量四个字段段组合作为为唯一项。也也即只有这这四项都相相同时，系系统才不允允许输入。只只要其中有有一项不同同，系统认认为都是可可接受的。因因为，同一一供应商、同同一物料，只只要它的询询价日期或或采购批量量不同，都都可能有不不同的报价价。3、 可通过在系系统维护系统设置置参数设设置采购设置置中设置采采购询价的的参数，来来决定供应应商的询价价资料是采采用库存单单位还是采购单单位进行询询价。三、 采购订单处处理l 目的与范围围采购单建立立，批准生生效，收货货，结单处处理。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径录入采

4、购单单输入需采购购的物料采购员采购管理订单处理采购单维维护审核采购单单核对采购合合同原稿与与已输入电电脑的采购购单内容是是否一致采购员采购管理系统报表表采购单核核对报表批准采购单单批准采购单单，使该采采购单在电电脑中生效效，并成为为不能改动动状态采购主管采购管理状态维护护采购单批批准查询采购订订单资料综合查询基本查询询采购订单单查询打印采购单单打印出采购购单，发给给供应商采购员采购管理标准格式式采购单打打印采购单结单单对已完成收收料的采购购订单及未未完成收料料，但须中中止的采购购订单进行行结单；已已完成收料料或超额收收料的订单单采用自动动结单，未未完成收料料的采用强强制结单采购主管采购管理状态

5、维护护采购单单自动结结单采购管理状态维护护采购单单强制结单单l 说明1、如果在在系统维护护系统设置置参数设设置采购设置置中选择“批准或取取消批准，是是否要经过过锁定状态态进行“，则所有有的采购单单审批都为为二级审批批制。即采采购单首先先需锁定，然然后再进行行批准。2、采购订订单可由组组别控制。即在在做采购单单维护或供供应商资料料维护时，选选择某一个个供应商属属于哪一个个用户组别别或某一张张采购单属属于某个用用户组别，则则在采购单单维护、修修改、锁定定、批准采采购单时，只只有属于这这个组别的的用户，才才可能看到到采购单。当当然，系统统管理员的的权限可不不受此限制制。3、 采购单维护护能直接修修改

6、未批准准或锁定状状态的采购购订单，如如要对已批批准的采购购单进行修修改，首先先要取消采采购单批准准，具体参参照更改采采购订单部部分。4、 自动结单：指采购订订单在完成成足额收料料后作结案案处理，使使之不再参参与公司日日常运作。5、 强制结单：指采购合合同在执行行过程中没没有按要求求完成，但但要中止其其执行，作作强制结案案后使之不不再生效。6、 已作自动结结单或强制制结单的采采购单，在在采购单查查询和一般般的采购报报表中，都都不再输出出。已结单单的采购单单，只在一一些统计报报表和与财财务应付款款方面相关关的程序中中输出。7、 采购单批准准的动作也也可由采购购员直接进进行操作，但但在已打印印出的采

7、购购单报表中中，需由采采购主管或或采购经理理签字确认认。四、 更改改采购订单单l 目的与范围围对已批准或或结单的采采购订单进进行修改。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径取消结单将采购订单单的状态由由结单改为为批准采购主管采购管理状态维护采购单取取消结单取消订单批批准将采购订单单的状态由由批准改为为未批准采购主管采购管理状态维护护采购单单取消批准准修改订单修改采购订订单资料采购员采购管理日常处理理采购单维维护l 说明1、根据要要修改的采采购单的状状态，须首首先将订单单状态转变变为未批准准，然后再再进行修改改。如果当当前订单已已结单，则则按取消结结单取消

8、批准准修改订单单顺序执行行，如当前前订单为批批准状态，则则按取消批批准修改订单单的顺序作作业。修改改后的订单单要重新批批准。2、修改后后订单数量量不能小于于已经收料料的数量。3、不能删删除曾经发发生过收料料业务的订订单项。4、如果采采购订单是是执行二级级审批制，则则采购单取取消批准之后后，还需进进行采购单单取消锁定定，采购订订单才可修修改。五、 补填填采购价格格l 目的与范围围补填采购价价格为零的的采购单的的单价资料料。l 相关模块采购管理、库库存管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径补填采购价价格补齐采购单单价采购员采购管理日常处理理订单补补价l 说明1、 向供应商下

9、下发采购单单时，由于于种种原因因，如询价价未回复、物物料采购价价格领导未未批复、或或此种物料料本身就是是事后补价价的、等各各种原因，导导致订单在在录入时没没有输入采采购单价。而而下发采购购单之后，采采购价格又又得到了确确认，此时时，即可做做订单补价价的操作。2、 如果在补价价时，采购购单已发生生了收料（完完全收料或或未完全收收料），则则还应在库库存管理-价格处处理-收收料价格维维护中进行行补价处理理。3、 补齐订单价价格，是为为采购应付付款和成本本核算中计计算物料的的移动加权权平均价，为为了取得单单价资料而而需做的工工作。4、 订单补价程程序会自动动过滤出所所有采购单单价为0的的采购订单单行记

10、录六、 采购购单跟催及及对帐处理理l 目的与范围围采购单的跟跟进及收料料安排。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径查看、跟催催采购订单单查看采购单单的计划收收货日期、到到料情况、是是否延期等等资料，以以便仓库为为收货做准准备采购员采购管理系统报表表收货计划划报表销售管理系统报表表延期采购购单报表综合查询基本查询询采购单查查询收料对帐周期性就收收料情况与与供应商对对帐采购员/财财务采购管理标准格式式采购对帐帐单l 说明七、 申购单处处理l 目的与范围围申购单建立立、批准生生效、转询询价单或直直接转采购购单l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法

11、法部门/人员员电脑功能路路径填制或修改改申购单建立并输入入申购项目目MC文员采购管理申购处理理申购单维维护批准申购单单批准使之在在电脑中生生效，并成成为不能改改动状态MC主管采购管理申购维护申购单批批准打印申购单单打印出申购购单并签字字，作为采采购的依据据MC文员采购管理申购维护护物料申购购单报表申购单结单单申购单完成成处理后进进行结单处处理MC文员采购管理申购处理理申购单单结单查询申购物物料的采购购情况了解所申购购物料的采采购等情况况采购管理申购处理理申购物物料采购状状况报表查询已结单单的申购单单采购管理申购处理理申购单单结单资料料查询l 说明1、申购单单转采购单单，可分两两种情况，实实际使

12、用时时，可根据据具体情况况进行调整整，各自的的流为：a、申购单单维护申购单单批准询价单单维护询价回复复维护采购单单产生；b、申购单单维护申购单单批准申购单单直转采购购单2、只只有已经批批准的申购购单才可打打印申购单单报表。3、如果是是使用“申购单直直转采购单单”的模式，则则需转为采采购单的物物料需有供供应商的采采购询价资资料。八、 更改申购单单l 目的与范围围对已批准或或结单的申申购单进行行修改。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径取消结单将订单的状状态由结单单改为批准准MC主管采购管理申购处理理申购单单取消结单单取消批准订订单将订单的状状态由批准准改

13、为未批批准MC主管采购管理申购处理理申购单单取消批准准修改订单修改订单资资料MC文员采购管理申购处理理申购单维维护l 说明1. 根据要修改改的申购单单的状态，须须首先将订订单状态转转变为未批批准，然后后再进行修修改。2. 如果当前订订单已结单单，则按取取消结单取消批准准修改订单单顺序执行行。3. 如当前订单单为批准状状态，则按按取消批准准修改订单单的顺序作作业。4. 修改后的订订单要重新新批准。5. 已转入采购购的申购单单不能修改改。九、 申购询价处处理l 目的与范围围向供应商查查询所申购购物料的价价格资料。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径建立询价

14、单单根据已批准准的申购单单填制询价价单采购员采购管理申购处理理询价单单维护打印询价单单输出询价单单，并发给给供应商，要要求供应商商报价采购员采购管理申购处理理申购询询价报表记录供应商商报价资料料登记供应商商回复的价价格资料采购员采购管理申购处理理询价单回回复维护查询超期未未复的询价价单采购管理申购处理理询价回复复超期报表表l 说明1、某一张张申购单可可对多个供供应商进行行询价，但但最后生成成采购单时时，则一张张申购单只只能有一个个相对应的的供应商。十、 申购项目的的采购处理理l 目的与范围围根据供应商商回复的询询价资料，对对申购的物物料生成采采购单。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容

15、及方法法部门/人员员电脑功能路路径采购已进行行了物料的的个别询价价的申购项项目此申购项目目已进行个个别的询价价，采购是是根据询价价的结果进进行采购员采购管理申购处理理采购单单产生采购没有单单独进行询询价的申购购项目此申购项目目没有进行行询价，价价格资料来来自以前的的供应商询询价资料采购员采购管理申购处理理申购单单直转采购购单查询申购物物料的采购购情况了解所申购购物料的采采购等情况况采购管理申购处理理申购物物料采购状状况报表l 说明使用“申购购单直转采采购单”，则需转转为采购单单的物料需需有供应商商的采购询询价资料。十一、 消耗品、低低值易耗品品的采购l 目的与范围围对于消耗品品及在生产产中起着

16、重重要作用但但又不记入入产品结构构清单的生生产辅料可可采取再订订货点分析析（ROPP）和安全全库存的方方法生成采采购单。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径设置物料的的再订货点点建立生产辅辅料的再订订货点（RROP）MC文员采购管理再订货点点ROPP项目维护护打印按再订订货点采购购的项目输出按再订订货点采购购的物料项项目MC文员采购管理再订货点点ROPP项目报表表计算按再订订货点方法法采购的项项目需求计算其需采采购数量MC主管采购管理再订货点点再订货货点分析打印再订货货点的分析析结果输出再订货货点项目的的供应需求求，可作为为采购依据据采购管理再订货点点

17、再订货货点分析将订货需求求转成申购购单将计算所得得供应需求求转入申购购单采购管理再订货点点再订货货点分析l 说明1. 再订货点（RRe-Orrder Poinnt）：相相当于一条条水平线，当当安全库存存低于水平平线时，表表示须采购购物料了2. ROP适用用于物料需需求非常稳稳定的情况况,物料的的库存降低低到再定货货点时，系系统便会提提醒您该下下单了，下下单的数量量就是采购购批量,否否则该物料料的供应将将处于随时时可能缺货货的状态。十二、采购购分析及报报表l 目的与范围围通过报表对对采购业务务进行分析析，及评核核采购工作作。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能

18、路路径查询分析采采购单的综综合情况查询或输出出采购单的的基本情况况采购管理系统报表表采购单综综合报表采购管理系统报表表采购结单单综合报表表综合查询基本查询询采购单查查询对采购单进进行分类按采购单编编号、供应应商编号、物物料编号、订订单类型、交交货日期分分类分析物物料采购情情况采购管理系统报表表采购单分分类报表统计采购应应付款计算采购的的应付款情情况采购管理系统报表表采购应付付款按月统计物物料采购数数量按月份统计计各种物料料的采购情情况采购管理系统报表表采购月统统计报表十三、采购购来料处理理l 目的与范围围将采购来来的物料接接收到质检检区，并通通知质检部部门进行检检验；然后后根据质检检结果，决决

19、定是否入入库。并将将不合格的的物料退回回给供应商商。l 相关模块 库存管管理 采购管管理 质量管管理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径收到供应商商送货建立收料交交易记录，将将来料过数数到指定IIQC仓区区：对已有有采购单的的项目用计计划收料，没没有采购单单的项目用用非计划收收料仓管员库存管理日常处理理计划收料料/非计划划收料归档供应商商送货及退退货的情况况仓管员库存管理系统报表表物料接收收/退料报报表打印质检通通知单用多联纸打打印质检通通知单,通通知质检人人员检验仓管员库存管理日常处理理计划收料料/非计划划收料将合格物料料入库根据质检结结果，将合合格物料由由质检仓转转入

20、相应的的物料仓仓管员库存管理日常处理理来料入库库归档来料的的入库情况况仓管员库存管理系统报表表物料转移移报表来料入库库拒收不合格格物料根据质检结结果，将不不合格物料料由质检仓仓转入退料料仓，以便便以后退回回供应商仓管员库存管理日常处理理来料坏料料转移归档来料不不合格情况况库存管理系统报表表物料转移移报表来料坏料料转移将不合格物物料退回供供应商记录从退料料仓退回物物料给供应应商的物料料数量。计计划收料项项目使用计计划退料，非计划收料项目使用非计划退料仓库管理员员库存管理日常处理理计划退料料/非计划划退料l 说明1、建议应应该尽量用用计划模式式处理绝大大部分的收收、退料，非非计划模式式用于非生生产

21、性物料料的采购或或未下采购购的生产性性物料的紧紧急采购。2、在计划划收料非非计划收料料操作时，在在主记录状状态下，需需正确地选选择是对哪哪一个供应应商进行收收料。3、计划收收料非计计划收料，当当已经通过过来料质检检维护的引引入功能引引入了计划划收料非非计划收料料的资料，则则计划收料料非计划划收料的资资料将成为为不可修改改、不可删删除的状态态。4、计划收收料非计计划收料时时的仓区选选择，系统统默认取系系统维护-系统设置置-系统参参数-库存存管理中已已设置好的的系统默认认质检仓区区、仓位。5、 以通过在系系统维护-系统设置置-系统参参数-库存存管理。中中设置参数数来决定在在计划收料料时是否允允许收

22、料数数量大于采采购订单数数量。系统统默认为收收料数量可可大于采购购单数量。6、 可以通过在在系统维护护-系统设设置-系统统参数-库库存管理。中中设置参数数来决定在在计划收料料时是以库库存单位进进行收料还还是以采购购单位进行行收料。系系统默认为为以库存单单位进行收收料。7、 计划退料/非计划退退料，如果果是质检不不合格的物物料，在维维护行记录录时，它的的子类型处处以它默认认的“非生产退退料“选项；如如果是已入入库，在生生产线发现现是由于供供应商来料料不良的物物料，在维维护行记录录时，请在在它的子类类型处选择择“生产退料料”选项；l 相关方案采购单处处理十四、来料料质检l 目的与范围围质检部门门根

23、据验收收通知单，对对来料进行行检验，填填写检验结结果以决定定是入库或或拒收。l 相关模块质量管理理库存管理理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径引入计划收收料或非计计划收料资资料根据仓管员员的报检单单，在系统统中引入收收料资料质检人员质量管理来料质检检产生来料料检验单对来料进行行检验并在在检验通知知上记录检检验结果质检人员手工作业将质检结果果录入系统统将检验通知知单上的质质检结果输输入系统作作为入库或或拒收的依依据质检人员质量管理来料质检检来料检验验报告维护护根据检验结结果产生入入库或拒收收记录产生出入库库或拒收记记录以进行行入库或拒拒收处理,并记录相相应的交易易编号质检

24、人员质量管理来料质检检产生入库库（坏料转转移）单将检验单交交回收料人人员进行下下一步的处处理质检人员手工作业l 说明1、所所有需质检检的物料，都都需首先在在产品管理理-工程维维护-物料料质量资料料程序中维维护物料的的相 关质检检参数资料料。2、所有需需进行检验验的物料，在在做产生来来料检验单单之前，都都需在质量量管理-基基本设置物物料与检验验组关系维维护程序中中维护好物物料的检验验项目。3、产生入入库（坏料料转移）单单的组别，请请选择接收收物料的仓仓管员所在在的组。l 相关方案采购来料处处理十五、来料料价格处理理l 目的与范围围根据需要要调整每笔笔来料的价价格。相关关的资料包包括：单价价、税率

25、、对对换率。并并进行审核核确认。l 相关模块库存管理理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径处理来料价价格调整每笔来来料的价格格资料财务人员库存管理价格处理理收料价格格维护l 说明1、每笔来来料的价格格相关的资资料，如果果是计划收收料，物料料单价取相相应的采购购订单中的的单价，如如果是非计计划收料，则则取物料财财务资料维维护程序中中的计划采采购价格，如如果物料财财务资料维维护中的单单价为空，则则此处也为为空；而税税率及货币币对换率其其预设值，计计划收料按按采购单中中所设置的的数据；非非计划收料料的货币取取系统中设设置的本位位币，税率率则为空。2、在进行行来料价格格处理之前前

26、，必须确确保此笔收收料相应的的入库业务务已经完成成。且针对对此笔来料料的入库交交易已经执执行了过数数操作。3、在收料料价格资料料被批准后后，对应的的收料业务务数据，系系统不允许许进行更改改，如确要要对对应的的收料数据据进行更改改，要首先先执行取消消批准功能能，返回到到未批准状状态，然后后再修改收收料资料4、要保证证入库价格格的准确，必必须严格按按照来料维维护来料质检检产生来料料入库的操操作流程进进行业务处处理。5、在应收收应付中的的应付发票票中的物料料收料价格格是以此处处的价格为为依据，进进行取用。l 相关方案采购来料处处理十六、退料料价格处理理l 目的与范围围根据需要要调整每笔笔物料退料料的

27、价格。相相关的资料料包括：单单价、税率率、对换率率。并进行行审核确认认。l 相关模块库存管理理l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径处理退料价价格调整每笔退退料的价格格资料财务人员库存管理价格处理理退料价格格维护l 说明1、每笔退退料的价格格相关的资资料，如果果是计划退退料，物料料单价取相相应的采购购订单中的的单价，如如果是非计计划退料，系系统会取物物料财务资资料维护程程序中的计计划采购价价格，如果果物料财务务资料维护护中的单价价为空，则则此处也为为空；而税税率及货币币对换率其其预设值，计计划退料按按采购单中中所设置的的数据；非非计划退料料的货币取取系统中设设置的本位位币，

28、税率率则为空。2、在退料料价格资料料被批准后后，对应的的退料业务务数据，系系统不允许许进行更改改，如确要要对对应的的退料数据据进行更改改，要首先先执行取消消批准功能能，返回到到未批准状状态，然后后再修改退退料资料。3、在在应收应付付中的应付付发票中的的物料退料料价格是以以此处的价价格为依据据，进行取取用。l 相关方案采购来料处处理十七、应付付帐款处理理l 目的与范围围处理应应付帐款业业务l 相关模块库存管管理应收应应付l 作业方法业务项目内容及方法法部门/人员员电脑功能路路径处理来料/退料价格格调整每笔来来料/退料料的价格资资料财务人员库存管理价格处理理收料价格格维护库存管理价格处理理退料价格

29、格维护填制付款发发票记录供应商商提供的收收款发票及及相关的来来料业务或或相应的采采购单财务人员应收应付应付帐款款处理应付发票票审核批准付付款发票确认付款发发票有效财务人员应收应付应付帐款款处理应付发票票导出发票资资料导出发票的的相关资料料，作为财财务系统的的凭证财务人员应收应付应付帐款款处理应付发票票付款记帐记录实际款款项的支付付情况财务人员应收应付应付帐款款处理付款单资资料批准付款批准付款财务人员应收应付应付帐款款处理付款单资资料导出付款资资料导出实际付付款的资料料，作为财财务系统的的凭证财务人员应收应付应付帐款款处理付款单资资料查询应付往往来对帐单单财务人员应收应付应付帐款款处理应付往来来

30、对帐单l 说明1、有关某某一发票所所涉及的项项目，在MM/3系统统中可以是是：采购订订单、来料料入库记录录、退料记记录、外协协收货记录录。2、如果按按采购单编编号引入应应付款资料料，则只有有已结单的的采购单才才能作为付付款的相关关单据；如果按来来料入库单单编号引入入记录，则则记录必须须已过数；如果按退退料交易行行引入记录录，则必须在作计计划退料或或非计划退退料时的子子类型选择择为“生产退料料”。3、在明确确发票是包包括哪几份份采购单或或入库记录录之后，要要建立一份份针对此发发票的付款款计划，明明确某天支支付多少金金额，付款款计划中累累计金额必必须等于发发票金额。4、同一供供应商，如如果有多个个不同的货货币进行结结算，可分分单生成发发票。5、在发票票资料建立立完成后，确确认无误进进行批准，批批准后的发发票可以作作为付款的的凭据。6、只有批批准后的发发票，才能能导出到财财务系统。l 相关方案采购来料处处理来料价格处处理退料价格处处理