文件和资料管理办法TPE30508.docx

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1、升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次1/25版次3.0生效日:即即文件管理理單位發行行章日期分發編號文件和資資料管制辦辦法資料中心 制核 準審 查制 訂發 行 章章中文全名簽名/ 月 西日 元年 制 訂 者者管 理 單單 位單 位 主主 管資 料 中中 心版次修改大大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次2/25文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0一. 目的:為統統一管理公公司各項文文件及資料料,特制定定本辦法.二. 範圍:2.1 公公司內各項項文件(如如手冊、管理辦法法與實施細細則等).2.2

2、外外來的文件件,如客戶戶提供的IISO標準準等.三. 名詞定義:3.1 內內部文件:指公司內內部制定的的文件及資資料如: 3.1.1 手冊:適適切描述公公司管理系系統,并用用做執行與與維持系統統之永久性性參考依據據. 3.1.2 管理辦法法:為執行行公司管理理政策及維維持管理系系統,所定定之各項作作業程序. 3.1.3 實施細則則:為某一一程序或辦辦法的詳細細實施內容容,即管理理辦法或手手冊的子辦辦法. 3.1.4 作業規範範:為某一一個程序或或辦法所作作的制度規規範3.2 外外部文件:指包含客客戶提供的的文件及IISO標準準和安規方方面的資料料.3.3 正正式文件:分發至公公司內部、供應商、

3、外外包商等之之文件,分分發單位必必須對其做做版本增補補、舊版收收回等修改改、廢止與與新增之分分發工作.(分發至至外包商及及供應商之之文件資料料,資料中中心不對其其做舊版回回收之工作作,由供應應商及外包包商自行銷銷毀),此此文件為受受控文件,還包括內內部文件和和外部文件件.四. 作業流程:4.1 管管理規章:流程說明明流程 PIIC 流流程說明制定文稿權責單位位權責單位位需作業構構思予以文文字化,并并制成文稿編 號權責單位位權責單位位必須向資資料中心申申請文件編編號,進行會簽資料中心心 由資料料中心記錄錄之權責單位位權責單位位依據文稿稿與各單位位之相關性性決定負審查單位位責審查的的單位:只只在單

4、位流流通的文件件由該單位位經(副)理級含以以上主管審審查,跨相相關單位文文件則需做成文文件會簽記記錄表(如如附件二)再送相關關單位的上一一級主管審審查并在文文件會簽記記錄表上簽名.文件會簽簽記錄表完完成后,由由權責單位位從相關單位的的上一級主主管中,選選一位為審審查代表,于文件封面面審查簽名名.對于會會簽時,各各單位所簽簽注意見,由由權責單位位負責與簽簽訂意見單單位協調.版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次3/25文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0 流 程程 PICC 流程程說明審查(續上一一頁)*若簽注注同意,且且有意見: 權

5、權責單位負負責與相關關單位協調調討論簽注注之意見, 并將協調調結論于文文件會簽記記錄表上之之”簽注意見協調討討論”欄上,請請參與協調調的人簽名名后送相關單位的的一級主管管審查. *若簽簽注不同意意,且有意意見權責單位位負責與相相關單位協協調討論簽簽注之意見見A.若相相關單位同同意撤消所所簽注之不不同意意見見,則相關單位位需在文件件會簽記錄錄表之”簽注意見見協調結論”上簽注同同意,并簡簡要說明理理由,同時時協調參與人需需簽名注明明日期; B.若權權責單位同同意修改:則權責單單位需從制制定文稿處處開始重跑跑流程,重重新會簽審審查. C.若若權責單位位與相關單單位無法協協調取得共共識,則需需交由負責

6、責核準之主主管裁決: a.權權責單位必必須修改文文稿:權責責單位則需需重新制定文稿,重跑流程程;b.權責責單位不需需修改文稿稿:權責單單位則需將將裁決結果及原原因備注于于文件會簽簽記錄表之之”簽注意見協調調結論”欄上,請請參與協調調人士簽名名后送相關單單位上一級級主管審查查.核 準權責單位位經審查通通過后,所所有文件最最后需經總總經理核準準發 行核準單位位資料中心心權責單位位應將核準準后之文稿稿,連同文文件會簽記記錄表及文件件分發建議議表送交資資料中心處處理;并將將文 稿稿電子檔MMail給給資料中心心統一集中中管理,并并將分 發該文件登登錄于文件件分發總覽覽表(如附附件十)資料中心心資料中心

7、心將填寫文文件分發及及發行記錄錄表(如附附件十)將文文件分發至至相關單位位付諸實施施.版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次4/25文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0 文件經審審查通過后后若發現文文件遺漏任任一相關單單位時,應應即知會該該單位并獲獲得其同意意后,使完完成該文件件之審查程程序,否則則流程需回回到制定文文稿處開始始.五. 作業內容:5.1 文文件分類:依文件內內容可分為為內部文件件與外部文文件,依文文件管理方方式可分為為正式文件件與參考文文件.5.2 權權責劃分: 5.2.1 權責單位位:文件之之制訂、送審、呈核、修改

8、、廢止等,管理規章章第一次發發行時,權權責單位需需填寫文件分分發建議表表指定分發發單位,并并保存最新新版本之文文件完整. 5.22.2 資資料中心:原稿文件件、修改文件件之集中處處理;文件件復制.分分發到各相相關單位;對相關單單位作舊版版收回并銷銷毀;相關關單位文件件遺失/增增補申請之之窗口;資資料中心發發行章/作作廢章管理理;文件發發行記錄表/文文件分發記記錄表/文文件回收記記錄表/文文件分發總總覽表/文文件變更記記錄表之管管理.文件件格式發行行前最后的的審查. 5.3 文件件之格式: 文件件封面格式如附附件五(如如無需敘述述,可省略略不寫)文件內容容-格格式如附件件六 5.4 文件件之用紙

9、標標準管理規章章之用紙采采用A4影影印紙為標標準紙5.5 管管理規章之之標示 5.5.1 公司名稱稱 5.5.2 文件名稱稱 5.5.3 文件之編編號部門代號文件代號流水號X XXX - X - XXXX 工廠代號(T表示升榮) 5.5.3.1部門代代號:詳見見附件七5.5.3.2 文件代號號1.為手手冊2.為管管理辦法3.為為作業規範範 4.為為實施細則則5.5.4 生效效日:若未未特別指定定,即為管管理單位(資料中心心)發行章章日期.格格式如JJAN.001.20002版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次5/25文件名稱:文件和資資

10、料管制辦辦法版次3.0 5.5.5 文件頁次次:文件封面面為該文件件之第一頁頁,附件仍仍需編頁次次該文件之總頁次 舉舉例說明: 1 / 16 該頁之頁次*文件之附件標示應顯顯示在該項項次內容上上面,總頁頁次應包含含附件頁次次.(如附附件十四)5.5.66 文件版版次:更改改九個版次次之后,強強制規定文文件重新發發行.若修改版版次未達九九版,但修修改篇幅頗頗多(達整整篇1/33以上),可提前重重新發行,例如:從從1.5版版跳至2.0版修改版次次時,若有有頁數增減減,必須重重新發行.版次修改改時,修改改頁次之版次,須與與該辦法之之版次相符符如:修改改之頁次原原為1.00版,但該該辦法經此此變更發行

11、行后版本改改為1.44版,則該該頁次之版版次由1.0版1.4版版1.0 -原版版發行1.1 -第一一次修改1.9 -第九九次修改2.0 -重新新發行2.1 -第一一次發行以此類推推5.5.77 分發編編號:文件分發記錄表流水號廠別代號(取公司英文第一個字母”T”部門代號XXX - X - XX5.5.8 制訂訂單位:例例如:XXX部XX課課5.5.9 制制訂欄需需有制訂訂者及單位主管管中文全全名簽章及及日期;審查欄欄須有審查查代表 中文文全名簽章章及日期;核準欄須有核核準者中文文全名簽章章及日期.5.5.10 發發行章的印印記,參考考附件八5.5.11 除除原版發行行/重新發發行者外,須有版次

12、次修改大綱綱之敘述.5.5.12 日日期簽寫之之格式,”制訂者”及”單位主管管”兩欄之簽簽名方式為為左至右;”審查”及”核準”兩欄簽名方向為為由上至下下.日期之之寫法為月月.日.年年(西元年年四位數),月份必必須以英文文簡寫之方方式書寫(如如附件十四四)版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次6/25文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0 5.55.13 資料中心心在每次文文件變更完完成后,負負責將更新新后文件之之版次標示示于”文件分發發總覽表”(格式如附件十十),并將將更新后之之文件隨”文件分發發總覽表”發放至各各部門,確確保各部門門

13、場所使用用最新存放放的文件. 5.6 文件件之發行5.6.1 管理理規章5.6.1.1 文件發行行,應由資資料中心加加蓋發行章章(如附件件八);資資料中心發發行文件時時,應同時時記述:文件編號號、文件名名稱、頁數數、版次、制制訂人及發發行日等于于”文件發行行記錄表”中5.6.2 文件件若重新發發行,需文文件整份發發行;若僅僅修改其中中幾頁,在在不影響頁頁數增減之之下,則僅僅需發行修修改版次之之封面及修修改之頁次次即可,不不需整份重重新發行;否則,頁頁數如有任任何變更均均需要重新新發行.5.7 文件之分分發 55.7.11 管理規規章第一次次發行時,權責單位位需在文件件分發建議議表上選定定分發單

14、位位(如附件件九)給資資料中心參考考分發;管管理規章第第二次發行行之后的分分發單位即即可參照上上一次的文文件分發記記錄表辦理,但但若權責單單位需要增增補分發單單位,仍需需填寫文件件分發建議議表給資料料中心參考考分發;5.7.2 資料料中心在分分發管理規規章文件時時,應同時時在文件分分發記錄表表中記述文文件流向:分發編號號領用單位位、領用者者與領用日日期等(如如附件四).5.7.3 文件件增補分發發時,應登登錄于原該該版次的分分發記錄表表及文件分分發總覽表表中,并記記錄如5.7.2之記述項項目.5.7.4 分發發新版次文文件時,分分發單位在在讓領用單單位領取新新版次文件件時,在分分發記錄表表上簽

15、名的的同時,舊舊版次應同同時收回銷銷毀;并在在舊版文件件分發記錄錄表之備注注欄上,注注明回收狀狀況,以“O”代代表已回收收,以”X”代表遺失失,若領用用單位找不不到舊版文文件則需開開立”文件需求求申請表”重新新申請文件件,資料中中心收到后后即發行新新文件;同同時,還應應在”ISO文文件回收記記錄表”如附件十五五)中詳細細記述文件件回收狀況況:文件編編號、文件件名稱、版版次、分發發編號、被被回收 單單位簽名及及回收日期期等(發行行給外包商商及供應商商等自行銷銷毀).5.7.5 申請請單位向資資料中心索索取相關文文件分發至至外包廠商商、供應廠廠商或客戶戶等單位時時,申請單位應填填寫”文件需求求申請

16、表”(如附件件十六),經部門主主管及資料料中心主管管批準,資資料中心才給予予辦理. 5.8 文件件之變更5.8.1 管理理規章之名名稱變更,需重新編編號發行.同時,原原辦法需廢廢止,原文文件編號停停止使用.5.8.2 管理理規章之條條文或附件件的變更,權責單位位均需依事事實需要,提出檢討討后之改善善內容,且且需經會簽、審查查、核準程程序完成文文件變更程程序.5.8.3文件變變更記錄方方式: (11)文件變變更時,均均需填寫文文件變更記記錄表:制制訂單位應應將文件編編號、文件件名稱、新新版次、舊舊版次、修修改單位、修修訂者之中中文全名、修修訂日期、頁頁次(指文文件變更記記錄表的該該分頁次與與總頁

17、次)、修訂章章節、原內內容、修訂訂后內容與與修訂原因因等記述于于”文件變更更記錄表中中”版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次7/25文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0 并將文文件變更記記錄表交由由資料中心心永久保存存. (2)文件件變更時,制訂單位位應于新修修改版次頁頁下,簡要要陳述版次次修改大綱綱,但若文文件重新發發行時,無無 需陳陳述版次修修改大綱,但需詳填填”文件變更更記錄表”做成記錄錄(記錄方方式:原內內容可將原原稿影印 件復復印貼于記記錄表上,變更內容容則需填寫寫在記錄上上).5.8.4 文件件之變更發發行方式,參照5

18、.6進行 5.9 文件件之廢止5.9.1 因各各種因素所所回收之管管理規章的的舊版文件件,應由資資料中心收收齊后銷毀毀,但分發發至供應商商或外包商者,其舊版文文件由供應應商或外包包商自行銷銷毀;原稿稿文件在管管理規章更更新版次后后,由資料料中心蓋紅紅色作廢章章(如附件件八)并至至少保存一一年后予以以銷毀.5.9.2 記錄錄表除了變變更記錄表表及發行記記錄表由資資料中心保保存之外,其余記錄錄表隨各版版本之更替替而銷毀.5.9.3 文件件之制訂單單位因組織織變更,而而有異動的的情況下,資料中心心需先將原原制訂單位位制訂之文文件 廢止止,再發行行新制訂單單位制訂的的文件.5.9.4 文件件廢止時,由

19、資料中中心加蓋作作廢章,原原文件編號號停止使用用,若有新新文件發行行,需另外外重新編號號5.9.5 有關關文件得視視需要給予予客戶參考考者,視為為參考文件件,不做舊舊版收回.5.9.6 客戶戶提供的IISO相關關文件和安安規資料等等外來文件件均不做舊舊版回收,由其自行行管理. 5.10 文文件之管理理5.100.1 各各類文件由由資料中心心集中管理理,并進行行一般之保保存、建檔檔、歸檔等等庶務.5.100.2 資資料中心需需就文件目目錄索引、分類等建建檔并專櫃櫃存放.5.100.3 任任何文件(含管理規規章)在未未加蓋發行行章之前,不得使用用;且需以以資料中心心分發之文文件為正本本不得自行行影

20、印.若若有需求請請開立”文件需求求申請表”向資料中中心申請;對蓋有資資料中心發發行章 之文件需需保管好,不可任意意做為回收收紙使用.5.100.4 文文件申請增增補或遺失失申請補發發時,申請請者應填寫寫”文件需求求申請表”填寫完經經部門主管管簽 核及資資料中心主主管核準后后,交給資資料中心管管理人員予予以補發.資料中心心對各部門門因遺失而而申請之文文件每個月月進行統計計一次,列列出清單交交各部門主主管,各單單位主應根根據清單督督促各 部門之之文件管理理工作,以以確保文件件之安全性性.5.100.5 管管理規章之之條文解釋釋:若對管理理規章之條條文說明有有疑問之單單位,可將將意見或疑疑問填寫在在

21、文件條文文意見表(如附件十十三)上,寫上文件件編號、文文件名稱、版版次與意見見說明,并并寫上提出出單位名稱稱、提出人姓姓名和提出出日期,經經單位主管管簽名同意意,予以管管理代理匯匯總裁示,由管理代表寫上上裁示意見見、交付之制制訂單位、制訂者與與交付日期期并簽名后后,分發文文件制訂單單位回復說明明,制訂者者需填寫制制訂單位名名稱、制訂訂者之姓名名、回復日日期,由制制訂單位主主管審核簽名后,再交回管管理代表整整理,由管管理代表影影印三份,一份管理理代表留存存,另二份份予提出單單位及制訂訂單位參考考,制訂單單位可依此此意見表之之內容,作作為下次改改版時之參參考. 55.10.6 資料料中心將每每兩個

22、月針針對所發行行給各單位位之文件進進行稽核,資料中心心主管將對對被稽核者者 視稽核核結果作獎獎勵及懲處處.版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次8/25文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.05.10.7 本文文所提及表表格,若有有需求,一一律向資料料中心索取取.六.參考資資料. 略略七.附件 7.11 文件分分發建議表表(附件一一) 7.22 文件會會簽記錄表表(附件二二) 7.33 文件發發行記錄表表(附件三三)7.4文件件分發記錄錄表(附件件四)7.5 文文件封面(附件五)7.6 文文件內容(附件六)7.7 部部門代號對對照表(附

23、附件七)7.8 發發行章及作作廢章圖樣樣(附件八八)7.9 文文件分發建建議表範例例(附件九九)7.10 文件分發發總覽表(附件十)7.11 文件變更更記錄表(附件十一一)7.12 文件變更更記錄表範範例(附件件十二)7.13 文件條文文意見表(附件十三三)7.14 文件封面面姓名與日日期簽法範範例(附件件十四)7.15 文件回收收記錄表範範例(附件件十五)7.16 文件需求求申請表(附件十六六) 7.117 文件件稽核記錄錄表(附件件十七)版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次9/25文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件一:升

24、榮電子子(東莞)有限公司司 TPEE026文件分發發建議表文件編號: 文件名稱稱: 版次次:制訂單位位: 制訂訂者:份數部門課別備注總經理室管理部 總務 人事進出口 財務資材部采購課生規課倉管課制造部制造辦公室SMT品保部 IQC QA IPQC QE 品保辦公室(QAD) 制造工程部 認證公司版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次10/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件二:升榮電子子(東莞)有限公司司 TPE0034文件會簽簽記錄表文件編號: 文文件名稱: 版次:同意不同意簽注意見會簽單位會簽者會簽日期簽注意見協調緒論

25、協調參與人(簽名日期)版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次11/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件三:升榮電子子(東莞)有限公司司 TPEE049文件發行行記錄表文件編號號: 文件件名稱:序號版次頁數制訂人發行日備注版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次12/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件四:升榮電子子(東莞)有限公司司 TPPE0500文件分發發記錄表 文文件編號: 文件件名稱: 版版次:分發編號領用單位領用者領用日期備注*在備注欄欄以(O

26、)代表文件件已回收,以(X)代表文件件遺失版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次13/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件五:升榮電子(東莞)有限公司文件編號頁次版次生效日:即文件管理單位發行章日期分發編號 文件名稱單位名稱 制核準審核制訂發行章中文全名簽名 / 西月 元日 制訂者管理單位單位主管資料中心版次修改大綱版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次14/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件六:升榮電子(東莞)有限公司文件編號頁次文件名稱:版次1.

27、目的2.範圍3.名詞定義4.作業流程5.作業內容 5.1 5.1.16.參考資料7.附件版次修改大綱版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次15/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件七:*部門代代號對照表表中 文 名 稱 英 文 名 稱 代 號總經理室室 Geeneraal Maanageer Offficee GMM管理部 AAffaiirs DDeparrtmennt AAD財會部 FFinannciall 或 AAccouuntinng FAA進出口部部 Immportt / EExporrt Deept. IIO電腦

28、中心心 Coomputter CCenteer CC資料中心心 Doocumeent CContrrol CCenteer DCC品質保證證部 Quaalityy Asssurannce DDept. QAA生產規劃劃部 Prooducttion Plannningg Deppt PPP制造工程程部 Prooducttion Engiineerring Deptt PPE生產制造造部 Prooducttion Deptt PR版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次16/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件八:發行章圖圖樣1

29、.正式式文件發行行章2.作廢章章版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次17/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件九:升榮電子子(東莞)有限公司司 TPEE026文件分發發建議表文件編號:TPE-2-0003 文件名稱稱:文件和和資料管制制辦法 版次次:3.00制訂單位位: 資料料中心 制訂訂者:于慧慧份數部門課別備注總經理室管理部 總務 人事進出口 財務資材部采購課生規課倉管課制造部制造辦公室SMT品保部 IQC QA IPQC QE 品保辦公室(QAD) 制造工程部 認證公司版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 )

30、有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次18/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件十:範例: 升榮榮電子(東東莞)有限限公司VER:1.1文件分發發總覽表總項次項次 部門文件名稱版次總經理室 總務人事進出口部財務采購課生規課倉管課制造辦公室SMTIQCQAIPQCQE品保辦公室 制造工程部認證公司1TGM-2-001內部品質稽核辦法1.02TGM-4-001管理審查實施細則1.03TAD-2-001廠商考核、獎勵辦法1.04TAD-2-002廠商選擇與評鑒辦法1.05TAD-2-003IND零件送樣與承認辦法1.06TAD-2-005設備管理辦法1.07TAD-2-00

31、6設備采購、驗收、報廢辦法1.08TAD-2-007采購管理辦法1.09TAD-2-008教育訓練辦法1.010TAD-2-009員工考核依據1.011TAD-2-010出差管理辦法1.012TAD-4-004危險性材料管理實施細則1.013TAD-4-005財產編號規則1.0141516171819版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次19/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件十一:升榮電子子(東莞)有限公司司 TTPE0551文件變更更記錄表文件編號號: 文文件名稱: 新新版次: 舊版次:制訂單位位: 制制訂者: 修訂日期期: 頁次:NO修訂章節原內容修訂后內容修訂原因備注版次修改大綱升 榮 電電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-22-0033頁次20/255文件名稱:文件和資資料管制辦辦法版次3.0附件十二:升榮電子子(東莞)有限公司司 TTPE0551文件變更更記錄表文件編號號:TPEE-2-0003 文文件名稱:文件和資資料管制辦辦法 新版版次:1.1 舊版次:1.0制訂單位位:資料中中心 制制訂者:于于慧 修修訂日期:JUN.01.22002 頁次:33NO修訂章節原內容修訂后內容修訂原因備注15.1.1.1