金晖煤焦化工公司档案管理制度2435580515.docx

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1、金晖煤焦化化工公司档档案管理制制度第一章 总则第一条 为进一步提提高山西金金晖煤焦化化工有限公公司（以下下简称公司司）档案管管理水平，使使档案管理理工作规范范化、制度度化，更好好地为企业业生产经营营管理服务务。根据中中华人民共共和国档案案法的相相关规定，结结合本公司司实际情况况，制定本本制度。第二条 公司档案是是指公司在在生产活动动中直接形形成的全部部档案的总总和，包括括生产经营营等各项活活动中形成成的具有保保存价值的的文字、图图表、声像像以及其他他各种形式式的原始记记录。本公公司的档案案主要有文文书档案，科科技档案和和电子档案案三类。第三条 档案工作是是本公司各各项管理的的基础工作作，是维护

2、护本单位经经济利益、合合法权益的的一项工作作。第四条 本单位档档案工作实实行统一领领导、统一一管理、分分级负责。所所属各部门门的文书档档案由所属属部门档案案管理人员员管理；工工程项目形形成的档案案由项目与与发展部负负责整理，由由公司办公公室集中统统一管理。第二章档档案管理组组织机构第五条 公司在办办公室内设设资料室，作作为档案管管理的归口口部门、负负责全公司司的档案管管理工作，各各部门配备备兼职档案案员一名，负负责本部门门全部档案案的管理工工作。第六条 档案员必必须忠于职职守，具有有中专以上上文化程度度，接受过过档案管理理有关知识识的培训，具具备档案专专业知识。第七条 资料室的的主要任务务是：

3、（一） 结合公司实实际，拟定定、修改、实实施本公司司档案管理理制度；（二） 统一管理公公司各门类类各载体的的档案，对对所属各部部门、车间间的文书和和科技文件件材料的立立卷、归档档工作进行行指导和监监督；（三） 接收各部门门移交的案案卷并及时时整理归档档；（四） 编制检索工工具和汇编编专题文件件资料，积积极开展档档案的提供供利用，更更好地为企企业管理、工工程建设服服务；（五） 会同有关业业务部门，对对已超过保保管期限的的档案进行行鉴定、销销毁；（六） 负责组织开开展档案业业务培训，提提高业务管管理水平，使使档案管理理工作规范范化；（七） 参与工程竣竣工和设备备仪器开箱箱文件材料料的验收工工作。第

4、八条 所属各部部门兼人员员的主要任任务是：（一） 负责做好好本部门形形成的文件件材料、图图纸和照片片的收集、整整理、立卷卷和归档工工作；（二） 工作活动动中形成的的文件材料料收集齐全全后交办公公室，由办办公室统一一整理归档档；（三） 接受档案案部门的指指导与监督督，按时向向公司档案案部门移交交档案，为为总公司多多积累档案案财富；（四） 学习档案案业务知识识，提高档档案业务水水平；（五） 负责本单单位、本部部门大事记记的收集（包包括工程简简介），在在每年年底底报公司档档案部门，由由公司档案案部门汇总总整理后，交交领导审阅阅认可后归归档。 第三章 档案借借阅第九条 本本公司档案案按保密性性可划分为

5、为一般、秘秘密、机密密、绝密四四种。（详详细划分标标准参见金金晖煤焦化化工有限公公司保密制制度）第十条 公司内部员员工可借阅阅档案为：（一） 借阅一般档档案，需凭凭本人有效效证件经资资料室审查查批准；（二） 借阅秘密档档案，需凭凭本人有效效证件经办办公室主任任审查批准准；（三） 借阅机密档档案，需凭凭本人有效效证件经行行政副总审审查批准；（四） 如有特殊情情况需查阅阅绝密档案案的，需凭凭本人有效效证件经总总经理审查查批准。且且只能在资资料室内查查阅。第十一条 外单位人员员可借阅档档案为：（一） 借阅一般档档案，需凭凭单位介绍绍信由办公公室主任审审查批准；（二） 查阅秘密档档案，需凭凭单位介绍绍

6、信由行政政副总审查查批准，且且只能在资资料室内查查阅，如由由特殊情况况需借阅的的，应经总总经理审查查批准；（三） 查阅机密档档案，需凭凭单位介绍绍信由总经经理审查批批准；（四） 外单位人员员不能查阅阅、借阅我我公司的绝绝密档案。第十二条 借阅底图档档案，须凭凭图复印票票、修改批准准单，办理借阅手续。第十三条 借阅一般档档案期限为为七天，秘密、机机密档案为为三天、归归还前应将将卷内文件件依次排好好，规定时时间不能归归还者，可可到资料室室办理续借借手续，续续借期限为为一天。到到期不还又又不办理续借手手续者，每每超过一天天罚款500元。第十四条 借阅者对所所借阅档案负有有保管责任任和保密义义务。保密

7、密程度秘密密以上的档档案不许带带出公司，不准私自涂改、加注、勾划、拆散、折叠、取页、剪贴、转借他人等。不准私自摘抄绝密档案内容。确因工作需要，应经行政副总批准，摘抄在专用保密手册上，需要复制时，经行政副总批准，按复制手续办理。第十五条 借出档案丢丢失或损坏坏，由借阅阅者负责。属属于保密的的，除罚款款外，写出出书面检查查报行政副副总酌情处处理。第十六条 职工调离公公司时，必必须将所借借档案资料料还清，经经档案部门门签字认可可后方可调调出。第四章 文书档案案管理第十七条 文书档案的的立卷范围围（一） 与本公司有有关密切联联系文书文文件的应立立卷归档；（二） 本公司产生生的反映本本单位重要要活动的文

8、文件，应立立卷归档。重重复文件，临临时摘录的的文件和没没有参考价价值的文件件不立卷归归档。第十八条 文书档案的的立卷方法法（一） 各部门形成成的文件由由各部门组卷，资料料室派人指指导，各部部门组卷后后拟好清单单和资料室室进行交接接；（二） 文件立卷，应应按机构-问题-时时间进行排排列，一个个问题内按按时间排列列；（三） 本公司文件件，应分级级立卷，但但请示与批批复、来文文与批复、专专案文件等等，不得分分级立卷；（四） 卷内文件要要根据文件件之间的有有机关系，进进行系统排排列，来文文与复文，正正文与附件件，正本与与定稿必须须放在一起起立卷。来来文在前，复复文在后；正文在前前，附文在在后；正本本在

9、前，定定稿在后，不不便和其它它文件一起起保存的文文件，可以以单独组卷卷；（五） 文书处理部部门归档的的案卷，都都应根据公公司制定的的档案管理理制度，划划出案卷内内文档保管管期限和保保密等级；（六） 案卷的标题题，要正确确地反映出出卷内文件件的主要内内容（作者者、年代、问问题、名称称）一般不不超过300个字；（七） 卷内文件系系统化排列列后，应立立即编号，以以大小文件件的排列顺顺序，便于于统计文件件的张数或或件数，编编号的位置置应写在文文件的右上上角，凡有有字迹的每每页编一个个号（空页页不编号）；（八） 案卷装订前前须取掉文文件上的金金属钉，针针等物，以以防日久锈锈蚀文件，书书写未留出出装钉线的

10、的文件，须须在左边加加贴纸边，并并将右侧宽宽出部分内内折回，大大张的文件件和附表，也也要折叠成成一般文件件同等大小小，装订时时用线或麻麻绳勒紧结结牢。第十九条 文本档案的的立卷要求求（一） 书写材料时时，底稿须须用钢笔书书写（蓝黑黑墨水或碳碳素墨水，不不能用纯蓝蓝墨水和园园珠笔、铅铅笔、有色色笔书写）纸纸张用发文文稿纸和十十六开稿纸纸；（二） 底稿必须有有主办单位位拟稿人审审核、签发发、事由、文文件标题、文文件编号，需需要时要有有会签；（三） 立卷时必须须有正文和和底稿，有有请示报告告必须有批批复，无批批复的要说说明原因。第二十条 文本档案归归档时间要要求（一） 各类案卷均均应在第二二年二月底

11、底以前向公公司档案室室进行归档档；（二） 归档文件的的准确率、完完整率、齐齐全率均1100%；（三） 文书处理部部门（各部部门兼职档档案员）应应将立好的的案卷，编编制案卷目目录一式两两份，经接接交双方签签字确认，备备留一份备备查。第五章 科技档案案管理第二十一条 科学技术档档案，是在在生产建设设和科研活活动中形成成的具有利利用价值，并并按照归档档制度集中中保管起来来的科技文文件材料，包括图纸纸，图表，报报表，文字字材料，记记算材料，照照片，胶卷卷，录音录录相带各种种声音影像像载体等 ，其种类类有：（一） 基本建设档档案；（二） 科学技术研研究档案；（三） 产品档案；（四） 设备仪器档档案。第二

12、十二条 公司全部科科技档案由由公司资料料室统一管管理，以确确保科技档档案的完整整、准确、系统、安全和有有效利用。第二十三条 科技档案的的归档要求求为：（一） 凡是归档的的技术文件件材料必须须完整、准准确、系统；（二） 图纸必须按按照国家标标准绘制；（三） 因检修修改改过的图纸纸要及时填填写图纸修修改单，连连同修改后后的图纸，底底图一并交交档案室；（四） 设备档案在在设备投用用后一个月月内归档；（五） 新到设备开开箱验收时时，要通知知档案人员员参加，随随设备带来来的说明书书，图纸装装箱单等材材料要先归归档进行登登记编号后后，再进行行利用，以以免资料散散失。第二十四条 科技档案按按基建档案案、设备

13、档档案、产品品档案、其其它科技档档案分类、编编目和编号号工作，其其要求是：（一） 基建档案公公司两套；（二） 设备档案公公司一套，机机动部一套套；（三） 产品档案公公司一套，销销售部一套套；（四） 底图档案，各各设备底图图全部由公公司资料室室管理，零零星底图暂暂由项目与与发展部保保存，齐全全配套后交交公司资料料室；（五） 公司引进的的技术设备备档案资料料，全部归归公司资料料室保存，不不得留在任任何部门和和个人保存存（要求财财会人员凡凡有报销技技术资料的的项目，一一律要求档档案管理人人员签注意意见后再报报销）。第二十五条 基本建设档档案是公司司新建、扩扩建、改建建和大中修修，技措，安安措工程在在

14、设计施工工过程中形形成的具有有利用价值值的，并按按照归档制制度集中保保管起来的的技术材料料（包括图图纸，照片片、报表文文字材料等等），它是是我公司建建筑物，地地上、地下下管线等进进行管理，维维护和扩建建、改建的的依椐和条条件。其归归档范围为为：（一） 计划任务书书、厂地选选择报告、改扩建方案、资源调查，地形测量、地质勘察、地区自然条件，可行性研究等技术文件材料等基础文件；（二） 设计任务书书、初步设设计、技术术设计、施施工设计、设设计概算、预预算，计算算书、说明明书、审批批文件、设设计变更等等技术文件件材料等制制造方面文文件；（三） 工程合同，施施工组织设设计，材料料合格证、施施工监理自自检记

15、录、隐隐蔽工程记记录、沉降降观察记录录、质量事事故自理记记录、设计计变更、材材料代用单单、合理化化建议、分分段验收记记录，竣工工总结、竣竣工报告、工工程计算、交交工验收证证书等技术术文件材料料等施工文文件。第二十六条 工程过程中中产生的基基本建设档档案可在计计划任务书书，可行性性研究，初初步设计、施施工设计各各阶段结束束后两周内内归档。如有特殊殊情况当时时不能归档档的，应在在不迟于工工程竣工后后一个月内内归档。第二十七条 归档要求：所交资料料一式两份份，要求按按照归档范范围达到：（一） 齐全：归档档的科技文文件应一份不缺缺少地归档档；（二） 完整：纸质质优良、线条字迹迹清楚，表表面清洁完完整无

16、损；（三） 准确：档案案与实际相相符。第二十八条 对每一项基基建项目验验收时，要要吸收公司司资料室参加加。第二十九条 设备档案是是在设备的的设计、制制造、安装装过程中产产生的具有有利用价值值，并按照照归档制度度集中管理理起来的技技术文件（包包括图纸，照照片、报表表及文字材材料），它它是我公司司进行设备备管理和设设备维护的的重要依据据和条件。其其归档范围围为：（一） 设计方面：设计图纸纸、计算书书，说明书书等技术文文件资料；（二） 制造方面：制造图、合合格证、装装箱单等技技术文件材材料；（三） 安装方面：安装图，安安装记录、设设备调整及及试车记录录。交工验验收等技术术文件材料料；（四） 维修方面

17、：设备性能能表，操作作维护工程程、检修记记录、检修修计划总结结，技术监监定书，重重大事故报报告等技术术文件材料料；（五） 年、季检修修计划及设设备大、中中修计划总总结；（六） 设备完好率率报表、设设备事故报报表调查报报告；（七） 设备管理制制度、办法法、设备履履历档案材材料。第三十条 产品技术档档案是公司司在产品技技术质量活活动中形成成的具有利利用价值的的，并按照照归档制度度集中保管管起来的技技术文件材材料包括图图纸、照片片、报表、文文字材料等等，产品技技术档案归归档范围为为：（一） 产品技术文文件、产品品技术标准准（包括行行业标准，企企业标准和和技术协议议等）产品品技术规程程，工艺方方案、工

18、艺艺设计规范范、技术攻攻关计划、方方案、措施施、总结、质质量分析（包包括定期分分析、专题题分析）科科研技术总总结。（包包括技术著著作、论文文、手册）技技术服务来来往文件、质质量异议处处理、市场场调查等文文件资料；（二） 综合技术文文件：技术术发展规划划。技术工工作会议文文件、技术术工作计划划、总结、报报告、改革革成果报告告、合理化化建议、技技术经济指指标，出国国考察报告告，外国专专家建议对对外技术合合作等文件件材料。第三十一条 产品技术档档案归档要要求为：（一） 生产技术部部要确定一一名科技人员员负责技术术科材料的的积累和立立卷工作，每每年二月份份向档案室室归档；（二） 凡是归档的的技术文件件

19、材料、原原稿和打印印（复印件件）各一份份，在移交交时填写移移交清单一一式两份，签签字后各保保存一份。第三十二条 凡大中修后后变更的图图纸，修改改底图的工工作，应该该由机动部部分管技术术人员负责责，按照图图纸修改制制度执行，确确保档案的的准确性。第三十三条 保管管科技档案案的库房，门门窗要坚固固，库内要要有通风设设备，应保保持适当的的湿度、温温度，要有有防盗、防防火、防潮潮、防尘、防防晒、防鼠鼠等设备和和设施。第三十四条 档案部门每每年要对科科技档案保保管情况进进行一次检检查核对，对对破损、变变质的档案案要及时修修补和复制制。第三十五条 提供档案利利用是档案案管理的根根本目的，其其工作人员员要热

20、爱本本职工作，健全查找工具，提高自身的相关业务技能，积极开展利用工作，做到迅速、准确。第三十六条 做好档案的的统计工作作，对档案案的种类、数数量和利用用人次、效效果等，都都应做到有有登记，有有统计。第三十七条 科技鉴定工工作前，有有相关部门门领导及公公司资料室室3-5人人组成鉴定定小组，负负责鉴定工工作的组织织领导。第三十八条 科科技鉴定工工作结束后后要写出鉴鉴定报告，附附上销毁清清册，报鉴鉴定委员会会审批后处处理，销毁毁时要指定定两人以上上鉴销，并并在清册上上签字，销销毁清册制制两份存档档。第六章 电子文档档管理第三十九条 电子文档是是指存放在在金晖公司司的台式及及手提电脑脑中的文本本、表格

21、、演演示文稿、数数据库及其其他各种类类型的电子子文件。第四十条 金晖公司电电子文档依依据用途与与使用场合合可分为重重要文档和和标准文档档两类。第四十一条 标准Worrd文档的的标准格式式为：（一） 页边距：上上35mmm，下30mmm，左30mmm，右20mmm，页眉眉25mmm，页脚188mm；（二） 字号及字体体：正文小小四号宋体体，标题采采用Worrd默认的的三级标题题字体及字字号，表格格中的文字字根据实际际情况采用用五号或小小五号宋体体，图中的的文字为宋宋体，字号号根据具体体情况而定定，图表标标题的文字字采用小五五号黑体；（三） 行距：行距距为1.55倍行距；（四） 页码：在页页面的下

22、方方居中，五五号字体；（五） 页眉：页眉眉居中为五五号宋体“山西金晖晖煤焦化工工有限公司司”。第四十二条 重要Worrd文档的的页眉右上上角为五号号宋体“山西金晖晖煤焦化工工有限公司司”，并在公公司名称的的左侧加上上金晖的标标志，其他他同标准文文档。第四十三条 Word文文档的实行行三级目录录即标题11、标题22、标题33，小标题题的级数根根据实际情情况而定。（一） 标题1、标标题2和标标题3的格格式采用WWord默默认的格式式；（二） 项目符号可可根据实际际情况进行行选择，在在同一文档档或者同一一批文档中中应保持严严格的一致致；（三） 标题及条目目的格式是是：第编编号章（节节、条）+空格格，

23、如：“第三章 ”，“第一节 ”，“第二十六六条 ”（四） 小标题及内内容的编号号的顺序是是：（1） 汉字加顿号号，如：“一、”，“二、”；（2） 汉字加括号号，如：“（一）”，“（二）”；（3） 阿拉伯数字字加半角句句号，如：“1.”，“2.”；（4） 阿拉伯数字字加括号，如如：“（1）”，“（2）”；（5） 阿拉伯数字字加半括号号，如：“1）”，“2）”。（五） 上述第（二二）、（三三）、（四四）、（五五）项编号号所对应的的正文结束束后除最后后一项外原原则上使用用分号“；”，正文内内容较长的的除外，但但是在同一一文档中应应保持一致致。（六） 编号可以跳跳跃，但是是不得逆序序出现，在在同一文档

24、档或同一批批文档中，编编号的顺序序及使用方方法应保持持严格的一一致。（七） 在“第X条条”之下，应应直接采用用“（一）、（二二）”作为编号号。第四十四条 为保证电子子文档的安安全性，文文档管理员员应建立金金晖公司电电子文档的的备份，并并定期进行行修改。第七章 技术图纸纸修改第四十五条 本公司设备备零件更改改后，有关关部门必须及及时修改和和补充资料料室保存的的底图和蓝蓝图，以确确保图纸和和实物相符符。第四十六条 修改底图要要填写“图图纸修改通通知单”，填填写时要逐逐项填写清清楚，修改改内容要准准确无误，经经修改人、修修改单位负负责人签章章后，加盖盖本科室公公章。第四十七条 修改通知单单一式两份份

25、，底图库库和蓝图库库各一份，图图纸修改通通知单应做做为科技档档案的一部部分归档保保存。第四十八条 工程改造、扩扩建、设备备结构改进进等需另出出图时，需需按公司统统一规定的的档案编号号办法续编编新图号，不不准行政重重复使用原原来的旧图图号，对原原来的底图图和蓝图，要要加盖“大大修已改，此此图参考”的的印章，新新图和旧图图一并存档档。第四十九条 单张图纸更更改个别尺尺寸，可以以“杠改”不不准“涂改改”或“刮刮改”，更更改后的尺尺寸标在原原尺寸上方方或下方。第五十条 如果图形变变化很大，则则需另描新新图，新图图图号可仍仍用旧图号号但未尾必必须加注“GG”字，表表示第一次次修改，旧旧图上加盖盖大修已已

26、改,此图图参考印印章，与新新图一并存存档。第五十一条 底图更改后后，应及时时更改或晒晒印蓝图，补补充公司的的档案，并并相应地完完善目录和和统计帐目目。第五十二条 如若设备更更改后而不不修改底图图，因底图图和实物不不符在设备备维护或抢抢修事故时时造成财物物和时间上上的损失时时，要追究究修改单位位领导的责责任，并酌酌情给予经经济处罚或或行政处分分，修改时时间，限定定为一般修修改为三个个月，重大大变动为六六个月。第五十三条 办公室每半半年要到有有关部门，车间间检查，一一经查出私私自改动设设备而不修修改底图的的，要进行行严肃处理理。第五十四条 本制度下发发后，日常常工作主要要由机动部部执行，但但在下属直直接管理的的工程中，改改底图工作作应由项目目与发展部部负责，在在交工时一一起交接。