某某投资公司行政后勤管理制度规范(DOC 11)18705.docx

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1、广州市万科投资发展有限公司行政后勤管管理制度（试试行稿）适用范围：广州市万万科投资发发展有限公公司全体职职员。规范目的：加强对公公司行政后后勤事务的的管理，有有效利用公公司资产。 目 录：第一章 作息息时间管理第二章 考勤勤管理第三章 假期期管理第四章 着装装管理第五章 职员员个人通讯讯管理第六章 图书书管理第七章 电子子邮件管理第八章 办公管管理第九章 会议管理第十章 办公用用品管理第十一章 资产管理第十二章 公寓管理第十三章 印章证证照管理第十四章 名片管理第一章 作息时间管管理第 一 条条：公司作息息时间详见见下表：项目时间备注上班班车8：10发发车分别从天河河区和海珠珠区出发上午班9：

2、0012：330午餐12：30013：20下午班13：30017：3015：30016：00下午午茶晚餐17：40019：00下班班车18：000发车准时出发加班班车21：000发车准时出发第二章 考勤管理第 一 条条：职员上班班和下班时时须各刷卡卡一次。因因故未能正正常刷卡的的，须申明明原因并经经部门负责责人确认后后报总经理理办公室备备案，否则则，按旷工工处理。第 二 条条：请假、外外出培训、考考察或出差差，必须提提前填写请请假审批表表或出出差审批表表，按规规定程序报报批并办妥妥工作交接接手续，同同时交总经经理办公室室备案后方方可离岗。第 三 条条：职员不得得要求他人人代为刷卡卡，或替他他人

3、刷卡。每发现一次，对替人刷卡者和要求他人代为刷卡者，各罚款1000元，通报批评，当季考核系数不超过0.8。第 四 条条：公司级级会议、培培训、集体体活动考勤勤罚则：迟迟到或早退退5分钟以上上、15分分钟以下：迟到者本本人及其直直接上司分分别罚款550元，部门副副经理以上上人员罚款款100元元；迟到或早早退15分分钟以上、22小时以下下罚款加倍倍。第 五 条条：公司规定定，以下情情况视为旷旷工：（一） 无故缺勤两两小时以上上，返回公公司上班后后1个工作作日内也未未补办请假假手续或补补办手续未未获批准；（二） 请假未获批批准即擅自自不上班（包包括续假未未获批准）视视同无故缺缺勤；（三） 以虚假理由

4、由请假获批批准而不上上班的。第 六 条条：公司对于于旷工的处处理：（一） 旷工期间劳劳动报酬不不予发放，包包括岗位工工资和房补补以及其他他福利待遇遇。（二） 旷工计算时时间为半天天，不足半半天按半天天计。（三） 每旷工半天天，自当月月起降薪00.5级，取取消当季度度的季度奖奖，年终奖奖视情节予予以部分或或全部扣减减。（四） 连续旷工超超过五天，或或一年内累累计旷工超超过十天，作作过失性辞辞退处理，公公司不负担担任何经济济补偿。第三章 假期管理第 一 条条：带薪年休休假及相关关待遇（一） 职员加入公公司后下一一年度可享享有15个个工作日的的带薪年休休假（转正正后实施）。（二） 具体休假时时间由职

5、员员和部门负负责人协商商后安排。（三） 取（销）假假的一般程程序如下：n 职员请假需需部门负责责人、公司司分管领批批准，抄报报总经理办办公室后方方可取假。n 一次取假在在5个工作日日（含）以以上的，需需提前一个个月申报。（四） 正式休假、出出差、外出出考察、外外出培训前前须通过前前台知会全全体。（五） 带薪年休假假只在当年年有效，不不累计到下下一年。公公司每年向向当年内有有带薪年休休假资格的的职员发放放300元元带薪年休休假补贴。（六） 带薪年休假假取假按照照工作日计计算，最小小取假长度度为半天，不不足半天算算半天，超超过半天不不足一天算算为一天。可可多次取假假，但间隔隔少于3天天的应提前前一

6、并申请请。（七） 凡符合以下下情况之一一的，不享享受当年带带薪年休假假。 一年内一次次性病假超超过45天或累累计病假超超过65天； 一年内一次次性事假超超过25天或累累计事假超超过30天； 一年内病、事事假相加超超过50天； 一年内休产产假超过330天。（八） 如在带薪年年休假后再再请病假、事事假超过上上述规定时时间的，则则在下一年年度取消带带薪年休假假。第 二 条条：婚假以及及相关待遇遇依法履行正正式结婚登登记手续的的职员，可可一次性享享受婚假77天。如符符合男255周岁、女女23周岁以以上初婚的的晚婚条件件，另加110天假期期，一共117天。婚婚假应在结结婚登记之之日起5个月内取取完假。办

7、办理休假手手续时，需需向总经理理办公室出出示结婚证证登记备案案。公司致致新婚贺仪仪人民币3300元整整。第 三 条条：丧假以及及相关待遇遇直系亲属（包包括父母、配配偶、子女女、配偶之之父母）死死亡的职员员，可取 丧假5天，路程程另计。半半个月内知知会总经理理办公室，公公司将致以以奠仪人民民币10000元整。第 四 条条：工作调动动假异地办理行行政和户口口关系调动动手续，应应当根据办办理相关手手续的实际际需要给假假，累计不不超过5个个工作日。第 五 条条：产假、护护理假、哺哺乳假、计计划生育假假（一） 产假及假期期（注：男男26周岁、女女24周岁以以上初育为为晚育）：产假以产产前产后休休假累计。

8、产假领取独生子子女证者增增加假期共休产假非晚育者90天35天125天晚育者105天35天140天（二） 男职员护理理假：100天（限在在女方产假假期间）。（三） 哺乳假：小小孩一周岁岁以内，上上班时间给给予母亲每每天哺乳时时间一小时时（不含午午餐时间）。在在子女出生生3个月内向向总经理办办公室出示示独生子子女证，公公司将致贺贺仪人民币币300元整整。（四） 计划生育假假按国家规规定执行。第 六 条条：关于病假假的折抵规规定：职员员在因病请请假时，如如当年带薪薪年休假尚尚有剩余天天数，经总总经理办公公室同意后后可按带薪薪年休假取取假审批流流程要求从从带薪年休休假中折抵抵，作为带带薪年休假假处理。

9、第 七 条条：关于出国国考察折抵抵假期的规规定：由公公司安排出出国考察，按按实际考察察占用工作作日天数的的50%折折抵个人当当年带薪年年休假假期期。实际考考察天数的的50%不不足半天算算半天，超超过半天不不足一天算算为一天。 第 八 条条：职员按按本章规定定申请假期期的，应按按本章规定定填写请请假审批表表。第四章 着装管理第 一 条条：着装标准准（不含每每周最后一一个工作日日） 男职员应着着衬衫、深深色皮鞋、系系领带；女女职员应着着有袖衬衫衫、西装裙裙或西装裤裤或有袖套套裙，着丝丝袜、皮鞋鞋（露脚后后跟及脚趾趾的皮凉鞋鞋等不在此此列）。 各项目管理理部及其他他部门驻工工地现场人人员：经过过在公

10、司的的备案后可可以着便装装，但如返返回公司办办公室、外外出会见重重要人员、出出席重要会会议等场合合，需按办办公室职员员要求着装装。第 二 条条：每周最后后一个工作作日着装标标准 从事对外公公务或接待待外部客户户（如：销销售、维修修、拜访等等活动），应应按周一至至周四要求求着装或着着统一工作作服。 其它职员可可着与工作作场所相应应的轻便服服装，但无袖装、超超短裙、拖拖鞋不在此此列。第 三 条条：逢公司重重大活动，职职员应按公公司通知的的要求着装装。第 四 条条：上班时间间全体职员员应佩带工工作牌。第五章 职员个人通通讯管理第 一 条条：职员入入职后，应应将个人通通讯号码及及紧急联络络家庭或宿宿舍

11、电话号号码交总经经理办公室室备案。第 二 条条：申报报销销手机通讯讯费的职员员，必须及及时公布手手机号码，并并保证每天天（包括节节假日）88：00-22：00处于开开机状态。第 三 条条：职员在执执行公司特特别任务期期间，须保保证每天224小时处处于开机状状态。第 四 条条：总经理办公公室负责每每月抽查职职员开机状状况。如发发现职员在在一个月内内有三次或或三次以上上联系不上上者，取消消该职员当当月通讯费费报销资格格。第六章 图书管理第 一 条条：图书的购购买（一） 购买前将图图书类型、数数量、价格格报部门负负责人、公公司分管领领导批准方方可购买。（二） 购买图书后后必须到公公司图书管管理员处登

12、登记，然后后交申购部部门使用，有有条件的部部门可以设设部门图书书管理员。（三） 未经公司图图书管理员员登记的图图书，财务务部不予报报销购书费费用。第 二 条条：图书的登登记（一） 建立公司书书库，由前前台担任公公司图书管管理员，负负责图书登登记。（二） 图书登记内内容应包括括购买日期期、书名、编编号、价格格、保管部部门、保管管人等六项项。第 三 条条： 图书的的借阅（一） 借阅图书者者必须向图图书管理员员办理借阅阅手续后才才能借书。（二） 借书者须妥妥善保管图图书，如有有污损或丢丢失，按原原价赔偿。第七章 电子邮件管管理第 一 条条：公司职员员应按要求求使用电子子邮件，以以求高效、规规范地传递

13、递信息。第 二 条条：邮件发发送者应填填写主题，主主题应简明明扼要。第 三 条条：篇幅少少于一百字字的文件，建建议直接作作为电子邮邮件正文输输入。第 四 条条：所有职职员每天应应最少安排排三次时间间（上午上上班后、下下午上班后后、下午下下班前）查查看邮件，以以便及时阅阅读和处理理公司的信信息。第 五 条条：下列文文件必须以以有纸方式式存档：（一） 与金融机构构往来的凭凭证、帐单单等；（二） 建筑图、装装修图及其其它图案设设计稿等；（三） 财务管理、审审计工作需需要的原始始单据、凭凭证；（四） 公司已签订订的各种合合同、协议议等；（五） 公司已对外外发出的各各类函件；（六） 各部门认为为有必要保

14、保存原件的的其他文件件。第六条：邮邮箱设置及及保密（一） 职员离职，总总经理办公公室应及时时取消其个个人邮箱。（二） 职员应保护护好个人邮邮箱密码，并并定期修改改密码，如如果发现密密码泄露，应应及时作出出更改。（三） 未经总经理理授权，任任何人不得得查看他人人邮箱的内内容。第七条：邮邮件报批跟跟进（一）为避避免报批邮邮件流程进进展缓慢，第第一报批人人应逐级跟跟进。（二）为提提高信息扁扁平化程度度，鼓励报报批同时抄抄送第二环环节审批人人。（三）群发发邮件提倡倡发送部门门、工作小小组。第八章 办公管理理第 一 条条：职员上班班时间应佩佩带好工作作牌。第 二 条条：办公时间间内应保持持饱满的精精神状

15、态，微微笑面对同同事及任何何来访者，使使用敬语，维维护良好的的公司形象象。第 三 条条：保持办公公台面整洁洁，办公文文具、纸张张等用品应应摆放整齐齐。工作位位隔板上不不得张贴，离离开办公位位应及时将将座椅归位位。第 四 条条：电话铃响响三声之内内接电话，先先说“您好”，再报出出所在部门门名称及接接听电话人人姓名。接接听电话应应简单明了了，尽量小小声，以免免影响其他他同事办公公。第 五 条条：如部门同同事不在办办公位，应应及时接听听其电话，待待同事返回回时告之。第 六 条条：接待来来访、业务务洽谈应在在指定区域域或会议室室，避免影影响他人办办公。来宾宾一般不得得进入办公公区，如确确因工作需需要，

16、应由由相关部门门人员带入入。第 七 条条：办公时间间应坚守工工作岗位，暂暂时离开时时应知会同同事或上级级领导。第 八 条条：办公区区域内不准准大声喧哗哗、聊天，禁止吸烟、就餐、吃零食。第 九 条条：上班时时间不允许许看报刊杂杂志及与工工作无关的的网站、书书籍。第 十 条条：职员下班班离开公司司前应关闭闭电脑主机机和显示屏屏电源。第 十一 条：总经理办办公室将每每月定期进进行全面检检查与不定定期的抽查查，任何形形式的批评评都将会影影响到部门门负责人和和其本人的的绩效考核核成绩。 第九章 会议管理理第 一 条条：各部门召召开会议如如需使用会会议室或洽洽谈室，会会议组织者者须提前向向前台预约约。如需

17、提提供会务设设备和服务务，应提前前半天知会会前台，以以便做好准准备。第 二 条条：会议组织织者应在会会议前准备备好会议相相关资料。在在使用会议议室时应小小心使用设设备，离开开会议室时时，应知会会相关人员员关闭设备备、电源、门门等。第 三 条条：公司级、跨跨部门会议议通知一律律由前台下下发，并按按广州公公司会议通通知格式式填写。前前台在会前前确认与会会人员是否否“接受”会议通知知，并根据据接受情况况编制会会议签到表表，会议议组织者根根据签到情情况进行会会议考勤管管理。第 四 条条：参加会会议应准时时，因故不不能按时到到达应事先先向会议组组织者请假假，参加公公司级会议议未请假迟迟到者将被被处以罚款

18、款。第 五 条条：每月末末召开公司司月度经营营计划会议议，各部门门每周一需需举行部门门全体周例例会，周例例会纪要发发部门全体体并抄报公公司领导。第十章 办公用品品管理第 一 条条：所有办公公用品及设设备（含电电脑、复印印机、打印印机耗材等等）均由办办公室统一一采购。第 二 条条：办公用品品领用程序序1. 各部门需指指定一人负负责本部门门办公用品品领用，领用时填写写办公用用品请购单单；2. 开大型会议议或举办活活动需申请请办公用品品，由会议议或活动负负责人填写写办公用用品请购单单，并提提前一天通通知办公用用品管理员员进行准备备；3. 如有新职员员加入，待待新职员到到公司报到到后，在办办公室领取取

19、统一标准准的办公用用品，并在在新职员员办公用品品领用表中中签字确认认。第 三 条条：办公用品品的保管：办公用品品领用后，由由领用人妥妥善保管。计计算器、打打孔机、订订书机、笔笔筒等耐用用品，原则则上遗失不不补。如领领用人因工工作调动或或辞职等原原因离开公公司，须归归还办公用用品管理员员处。第 四 条条：申购电脑脑、打印机机、复印机机、扫描仪仪、数码相相机、文件件柜等固定定资产填写写固定资资产购置申申请表。第 五 条条：办公用品品的申领，应应结合实际际需要，慎慎重申领，节节约使用。 第十一章 资产管管理第 一 条条：固定资产产的管理1. 总经理办公公室负责对对公司及项项目部资产产的实物管管理，负

20、责责对公司电电脑类资产产进行专项项管理，须须对电脑类类资产的购购进、配置置、使用、维维修及报废废等进行全全面的登记记和管理。2. 财务管理部部是公司资资产帐务管管理的主管管部门，负负责从资产产的原值、已已提折旧、净净值等方面面对公司资资产进行监监控和管理理。第 二 条条：资产的的分类和使使用年限：根据现行行的会计核核算制度及及公司资产产的具体情情况对资产产进行分类类编号。第 三 条条：资产登记记的要求：1. 分别做好固固定资产、低低值易耗品品的登记，登登记的格式式可参考固固定资产盘盘点表。2. 为方便公司司资产的统统计，各项项目部统一一按上述资资产大类及及总分类进进行固定资资产登记。3. 资产

21、的编号号规则：XXXX（资资产代号）-XXX（资资产序号）。 4. 低值易耗品品的分类和和资产编号号参照以上上标准。第 四 条条：资产管理理指引：1. 资产的购置置、调拨、转转让、报废废等均须按按程序审批批，未经批批准，不能能办理相关关手续。2. 资产编号规规则需统一一，并在资资产上粘贴贴标识，确确定资产责责任人，确确保资产的的合理使用用及管理。3. 未经公司同同意，不得得将资产外外借和供无无关人员使使用。4. 资产的使用用部门和使使用人须合合理使用设设备，严格格按规程操操作，并注注意设备维维护、保养养。由于使使用、保管管不善造成成的遗失和和损毁，责责任人要按按资产重置置价格或资资产管理部部门

22、的评估估价值赔偿偿公司损失失。第 五 条条：资产购置置、调拔、转转让、报废废的审批权权限和审批批程序：1. 资产购置：有关部门门提出申请请，填制固固定资产购购置申请表表并按规规定申报流流程和审批批权限获批批后，方可可进行资产产的购置。2. 资产转让、报报废：有关关部门提出出申请，填填制固定定资产报废废申请表，并并按规定申申报流程和和审批权限限获批后，方方可进行资资产转让和和资产残骸骸的处理。报报废资产有有残值的，经经资产主管管部门估价价、处理后后，回收的的资金应及及时上缴公公司财务管管理部。第十二章 公寓管管理第 一 条条：凡出差深深圳，且深深圳无住房房的职员，无无特殊情况况，须入住住公司八卦

23、卦岭公寓，公公寓住满后后入住八卦卦岭招待所所；第 二 条条：异性职员员同时出差差深圳，女女职员优先先挑选入住住公司公寓寓或招待所所；第 三 条条：凡出差深深圳并需入入住八卦岭岭公寓的职职员，需提提前一天填填写入住住申请单并并交总经理理办公室确确认，入住住时凭入入住申请单单到八卦卦岭公寓管管理处2004房办理理入住手续续；第 四 条条：职员入住住公寓后，应应自觉遵守守管理处的的各项管理理规定；第 五 条条：禁止擅自自与公寓其其他住户调调房，不能能将公寓交交由外人居居住，外来来人员不得得留宿；第 六 条条：退房时请请到管理处处办理手续续，配合管管理处进行行房间设施施、设备、日日常用具的的检查和核核

24、对，如有有损坏和丢丢失应照价价赔偿。第 七 条条： 公司值值班室仅供供公司职员员、司机休休息或留宿宿，因加班班需留宿值值班室的职职员，可直直接到房管管部领取钥钥匙；因其其它原因需需留宿值班班室的职员员，需提前前填写入入住申请单单，交总总经理办公公室签字确确认后，凭凭入住申申请单办办理入住。第十三章 印章证照照管理第 一 条条：印章管理理1. 各类公章必必须指定专专人负责和和保管。公公章不得随随意存放，任任意使用。2. 需盖公章的的部门或个个人须说明明盖章的目目的、用途途、范围，填填写发文文审批表，经经领导批准准后，方可可盖章并填填写公章章使用登记记表。3. 各部门新刻刻或改制印印章，须报报公司

25、总经经理批准后后方可办理理，并由总总经理办公公室登记备备案。4. 印章如遇丢丢失、损坏坏或被盗时时，应及时时向公司总总经理汇报报并予以备备案，并及及时办理补补刻手续。第 二 条条：公司公章章1. 因工作需要要以公司名名义对外发发文、上报报材料或有有关资料需需盖公司公公章的，须须说明用途途、范围，经经有关用章章审批人批批准后方能能加盖公司司公章；2. 凡因特殊原原因需借公公章外出公公干，须书书面申请说说明用途和和特殊原因因，并经用用章批准人人同意方可可借出；归归还公章时时，须将借借用公章所所盖文件的的复印件一一并交付备备查；凡发发现借用公公章加盖其其他文件或或空白纸张张或因此而而发生问题题，将严

26、肃肃追究借用用人的责任任；3. 公章保管人人外出时，应应将公章交交给总经理理办公室指指定的临时时代管人保保管，不得得擅自交给给他人代管管代用。第 三 条条：公司公公章、部门门印章使用用审批规定定1. 以公司名义义张贴、外外发（公司司以外）的的各类文件件需加盖公公司印章。2. 以部门名义义张贴、外外发（公司司以外）的的各类文件件需加盖部部门印章。3. 各部门应指指定专人对对部门印章章进行保管管。第 四 条条：各类证照照的管理1. 各部门在取取得各类证证照时，应应同意交总总经理办公公室进行存存档管理，并并登记在公公章、证照照登记表上上。2. 如需使用各各类证照，使使用人需经经总经理办办公室负责责人

27、同意后后，方可使使用。第 五 条条：印章使用用审批规定定用章事项用章审批人人1、 公司文件和和信函法人授权委委托书单位介绍信信邀请函感谢信总经理总经理办公公室负责人人总经理办公公室负责人人总经理办公公室负责人人2、财务报报表 借贷贷申请 资金金担保 资金金使用 开设设帐户 总经理和财财务管理部部负责人总经理和公公司分管领领导总经理和公公司分管领领导总经理和公公司分管领领导总经理和公公司分管领领导4、项目投投标书、意意向书、合合同书总经理和公公司分管领领导5、法律文文书总经理和公公司分管领领导第十四章 名片管理理第 一 条条：新职员入入职后即可可申请印制制名片，逐逐项按名片片标准格式式填写后发发至人事专专员邮箱，人人事专员审审核后发至至前台的邮邮箱，即可可办理。第 二 条条：职员名片片标准：公公司统一模模板+部门门+分机号号+手机+邮箱地址址；主管以以上人员名名片标准：公司统一一模板+部部门+职位位+分机号号+直线+手机+邮邮箱地址。第 三 条条：未经公司司任命的职职位不得印印制在名片片上，所有有申请了手手机报销的的必须将手手机号印制制在名片了了，不得将将私人邮箱箱印制在名名片上。第 四 条条：学位、职职称等若因因工作需要要在名片上上印制，须须经总经理理办公室验验证同意后后方可印制制。- 15 -