现代企业会议组织技能专项训练34850.docx

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1、./n 更多资料请请访问.(.)./会议组织技技能训练目的一、 确认哪些因因素使会议议有效或无无效二、确确认有效组组织会议的的行为类型型和观念三三、掌握如如何使会议议更有效的的技能 会会议工作调调查表在这部分，要要求你回忆忆你及组织织的其他人人如何组织织会议，并并把结果记记录在下面面两个项目目下：一、 你是如何何组织会议议的。二、其他人人是如何组组织会议的的。什么原因致致使会议无无效一、 没有有搞清会议议的真正目目的二、使使简单的问问题复杂化化三、持续续时间太长长四、 发发言者过于于健谈五、 拖延决定定和行动使会议成为为有效的因因素一、 预先先清楚会议议的目的二二、与会者者做好会议议准备三、问

2、问题、议程程和时间不不因情景而而变四、 限制集思思广议的范范围是必要要的五、 根据要讨讨论的问题题限制出席席的人数六六、 手头头要掌握全全部有关信信息七、 掌握会议议的精髓八八、 决策策的制定和和行动方案案的制定要要恰如其分分有效的会议议需要一、 群体体的沟通二二、提高讨讨论的质量量三、为讨讨论提供一一个结构性性清单四、 建立团队队意识组织会议的的工作在许多组组织中，会会议受挫是是件很普通通的事。通通常，人们们花费许多多时间空谈谈，而不是是讨论应如如何做。在会议中，你你的角色是是变化的。有有时你是作作为会议的的组织者、召召集人或会会议主席；也有时你你作为一个个别人主持持会议的参参加者。然然而，

3、不管管是哪种情情况，你对对会议的有有效性都负负有责任，而而不应浪费费自己和别别人的时间间。管理者经常常这样指责责会议：1 没有有真正的目目标。2 使简简单的问题题复杂化。3 持续续的时间过过长。4 发言言者过于健健谈。5 拖延延决定和行行动。这些指责并并非没有道道理。如果果我们能考考虑以下几几个方面，会会议是能取取得成功的的。1 预先先弄清会议议的目的。2 与会会者事先作作好会议准准备。3 议题题、议程和和时间不因因情景而变变。4 有必必要对集集思广议给予一定定的限制。5 根据据要讨论的的问题对与与会人员做做一定的限限制。6 与会会者手上要要掌握全部部有关信息息。7 把握握会议的精精髓。8 决

4、策策和行动方方案的制定定要恰如其其分。要使会议变变得有效，应应注意：1 群体体的沟通。2 提高高讨论的质质量。3 为讨讨论提供一一个结构性性的清单。4 建立立团队意识识。会议工作评评价表这部分训训练的目的的在于给你你一个评价价的机会，即即依据你所所参加有效效会议的经经验，考虑虑哪些因素素致使会议议有效，而而又有哪些些因素致使使会议无效效。同时，你你还要根据据你作为一一个会议的的组织者、主主持者或会会议主席时时，对会议议所起的作作用，或是是仅仅作为为一个参加加者时对会会议所做的的贡献。在这张表的的第一部分分，你需要要评价两个个会议，一一个是你认认为有效的的，一个是是无效的。你你要考虑两两类问题，

5、一一类是什么么因素影响响了这两个个会议有效效或无效，第第二类是在在这两次会会议中，你你和其他的的人对会议议的有效或或无效扮演演了什么样样的角色。在这张表的的第二部分分，你要与与小组的其其他成员分分享你在会会议工作中中的经验和和感受。第一部分独立地考虑虑并完成表表中的每个个项目，并并写下你的的分析结果果。你所写写的应当是是真实可信信的，而且且也是在第第二部分讨讨论中希望望与你同伴伴所分享的的。1 回忆忆你最近所所参加的会会议，选择择一个你认认为是有效效的会议。在在评价表中中第一栏，简简要描述该该会议的目目的。2 在评评价表的第第二栏中，你你要列出你你觉得致使使会议成功功的因素。3 在评评价表的第

6、第三栏中，你你简要描述述为使该会会议成功，你你和你的同同事做了哪哪些贡献。4 在评评价表的第第四栏中，描描述该会议议的结果。这这一结果可可能是一项项决策、解解决争议或或开始一个个行动等。5 现在你回忆一个特别不成功的会议。在评价表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会议目的。6 在评评价表的第第二栏中，列列举出你认认为致使会会议无效的的因素。7 在评评价表的第第三栏中，说说说你和你你的同事在在这一不成成功的会议议中所做的的贡献。8 在评评价的最后后一栏里，记记述会议的的结果（如如果有的话话）。有效会议评评价表会议的目目的： 致使会议成成功的因素素： 你和你的同同事在使会会议成功中中所做的贡贡献：

7、 会议的主要要结果： 其他想说明明的问题：无效会议评评价表会议的目目的： 致使会议成成功的因素素：你和你的同同事在使会会议成功中中所做的贡贡献： 会议的主要要结果：其他想说明明的问题：第二部分根据下面的的要求进行行小组讨论论，与你的的同伴分享享你认为有有确实根据据的信息。1. 翻阅评价表表第二栏，看看看所列出出的影响因因素，对于于有效会议议和无效会会议哪些因因素是相同同的。把它它们写下来来，并根据据你的经验验补充你认认为应包括括而在评价价表中没有有列出的因因素。二、翻阅评评价表第三三栏，列出出在有效会会议和无效效会议中有有贡献的行行为和态度度类型。并并根据你的的经验补充充你认为致致使会议有有效

8、或无效效的行为和和态度。三、考虑第第四栏（会会议的结果果），哪些些结果象预预期的那样样获得成功功，或者用用其他的方方法更好些些？如何组织会会议工作下面这些些要点会帮帮助你主持持的会议更更为有效。一、 会前前准备1 确定定会议是否否必要。能能否通过其其他方式使使会议准备备解决的问问题更有效效地获得解解决？2 确定定会议的目目的。你试试图达成什什么样的结结果？会议议准备做出出什么样的的决定？准准备取得什什么的行动动方案？3 准备备议事日程程。列出与与会议目的的有关的项项目。依重重要程度进进行项目排排序。把有有关项目归归并为一组组。限定每每个项目的的商议时间间。4 收集集所有与会会议所议项项目有关的

9、的信息。如如果太长、太太多，将其其要点摘录录出来。5 会前前将会议议议事日程和和整理好的的文件在与与会人中间间传阅。6 根据据要讨论的的问题限定定与会人员员。7 在正正式开会之之际，查看看一下是否否有新的信信息。如果果有，需简简要告诉大大家。 二、会议期期间控制1 叙述述会议的目目的。2 核对对并记录与与会者。3 根据据议事日程程顺序提出出每个项目目，然后进进行讨论，征征求有关与与会者的意意见。4 给每每一个人表表述自己意意见的机会会。5 控制制讨论过程程。如果发发生与论题题无关或深深入到不必必要的细节节上，应及及时引导到到议题本身身。6 如果果讨论变得得复杂，出出现各种不不同的见解解时，你要

10、要根据自己己的理解将将各种观点点加以概括括。7 坚持持预定的时时间，不要要拖延。8 在每每个项目讨讨论结束后后加以概括括，以便决决策或达成成结论。9 在会会议结束时时，对已取取得的结果果进行概括括。如确有有必要进一一步讨论，可可以推迟到到下一次会会议。10 确确定下次会会议的议题题和时间。三、会后工工作1 在与与会和未与与会的人中中间传阅会会议记录。会会议记录应应准确。会会议中所形形成的决策策要突出承承担行动的的责任人姓姓名、时间间及标准。表表明下次会会议的日期期和时间。2 根据据会议，对对执行进行行监督和检检查。如何参加会会议下面这些些要点能帮帮助你更有有效地参加加他人主持持的会议。一、 会

11、前前准备1 阅读读议事日程程和有关材材料，确切切掌握会议议的目的，确确认所列项项目中哪些些项目与自自己有关。2 根据据确认的项项目考虑自自己应持什什么观点，态态度和如何何表达。3 携带带所有有关关材料参加加会议。 二、会议期期间1 注意意倾听，保保持安静。仅仅当需要发发表自己见见解或被征征询意见的的时候，进进行简洁明明确的发言言。不要随随意参加与与自己无关关项目的讨讨论。2 对涉涉及你工作作的决策、行行动计划做做记录。四、 会后后1 阅读读备忘录或或会议记录录，注意那那些与你有有关的决策策和行动计计划。2 记下下与你有关关的行动计计划的具体体细节，包包括时间和和标准。并并对自己的的执行加以以控制。会议改善计计划最后一部部分的内容容，要求你你认真考虑虑前面所评评价的最无无效会议。根根据前面所所列出的要要点，确定定你应如何何组织会议议工作。请独立完成成下面内容容一、 你自自己能通过过什么方法法改善参与与（或组织织）会议的的方式。 二、如何使使别人改善善参与会议议的方式。