销售软件系统使用管理办法42659165192.docx

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1、销售软件系统使用管理办法（试行）为确保集团团销售软件件系统（思思源系统）的安全正常运行，特制定本办法。一、销售软软件系统数数据流转图图：二、销售软软件系统的的角色管理 本系统主要要分为四类使使用人员：1、系统管管理员类集团系统统管理员：集团营销销管理部配配备1名系系统管理员员。地区系统统管理员：每个地区区公司需配备一名名系统管理理员。结合合地区实际际情况，系系统管理员员可兼任业业务操作员员职位。任职资格：熟悉Winndowss操作系统统平台，具具有局域网网、广域网网管理工作作经验，熟熟悉软件系系统结构。主要职责：负责所属属地区的系系统运行情情况监控和和该地区的的用户管理理并协助系系统的维护护工

2、作。2、业务操操作员类：各地区区公司结合合实际情况况可配备一一名业务操操作员或由由系统管理理员兼任。任职资格：具备计算算机应用、项目管理理方面的知知识和实践践经验，具具备SQLL数据库基础础知识为佳佳;熟悉并掌掌握房地产产销售业务务及流程。主要职责：负责项目目资料的初初始化工作作以及日常常与项目相相关的数据据的调整与与更新。负负责项目初初始录入资资料签字稿稿及数据调调整签字稿稿的完整保保存，以备备原始资料料查询与对对照。3、数据录录入人员：各地区可可大体参照照以下人员员设置模式式销售代表表类：基础础客户资料料的录入；现场销控控类：销售控制、房间的的认购、签签约、销售售变动等信信息的录入入；现场

3、财务务类：客户户付款记录录；销售经理理类：检查查监督与调调度；销售服务务类：面积积补差及入入伙的办理理等。4、管理人人员：包括括各个地区的的市场营销销部高经、地地区总经理理、集团营营销管理部部以及总裁裁办成员。主要是利用系统中的报表获取相应的数据与资讯，为管理决策提供支持。三、销售软软件系统的的运营管理 1、在本系系统试运行行期间原有有报表模式维维持不变,采用“双双轨制”。即：计算算机自动生生成报表和和手工报表表同时进行行。2、系统采采取分级管管理方式：地区用户由由各地区系系统管理员员给予每个个用户一个个帐号及相相应的密码码，该用户户帐号和密密码由用户户负责保管管，用户应当当对以其用用户帐号进

4、进行的所有有活动和事事件负责；地区系统管管理员由集集团系统管管理员给予予其用户帐帐号和密码码，并负责责开通管理理该地区的的所有用户户。 四、销售软软件系统的的数据管理 销售数据管管理是通过过思源销售售软件系统统建立数据据库，前端端录入数据据，后端储储存数据，与与各项目市场场营销部，财财务、集团团营销管理理部连网，根据据权限级别开放数数据，实现现数据共享享，包括：成交客户户信息、销销售进程、价格制定定、数据统统计、财务务收款等多类数据据信息。1、销售软软件系统数数据录入职职责：业务操作员员业务操作作员录入的的项目初始始数据须由由地区公司司总经理和和市场营销销部高级经经理同时签签字确认后后方可录入

5、入。当数据发生变更时须由由市场营销销部高级经经理及以上上人员签字字确认后方方可录入。初始化阶阶段准确设设定项目的的房间资料料信息：包包括房间的的建筑面积积、套内建建筑面积、公公摊面积、房房间销售总总价、房间间销售单价价、房间编编号和名称称、户型、朝朝向等信息息。（业务务员推荐房房间及现场场销控房间间认购时均均以此为基础）准确设定定项目的基基本数据,包括项目目、小区、楼楼栋、开盘盘时间等基基础信息。及时正确确设定付款款方案以保保证房间生生成的认购购流程的正正确。及时准确确设定折扣扣信息。第一时间间完成房间间资料的变变更：在接接到市场营营销部高经经关于房间间信息变更更（包括价价格表的调调整，面积积

6、的调整等等等）的书书面指示后后，必须于于一天内完完成系统中中所有相应应数据的变变更，并做做好工作日日志，详细细记录数据据的变更情情况及时间间。销售代表类类销售代表表应该在工工作日结束束前将当天天接待的客客户（包括括来电与来访）详细细资料录入入至系统中中，最晚不不得超过第第二个工作作日结束时时。新客户户必须录入入至少一个个客户事件件（首次来来电或首次次来访），以以便得出准准确的来电电来访量。（来电来访客户须录入的资料集团不作硬性要求，请地区公司市场营销部根据本项目特性制订信息录入要求） 对于成交交客户（指指签订认购购书后），销售代代表完成成交客户户调查问卷卷后两个工作作日内将相相关信息录录入至销

7、售售软件系统统。客户的确确认以系统统录入的时时间先后来来判断。如如有撞单情情况发生，该该客户归属属于首先录录入该客户户的销售代代表。在与客户户首次接触触后，销售售代表要保保持与客户户的密切接接触，应定定期（35天）主主动与客户户联系，每每次与客户户联系后，需需要将和客客户接触的的信息，在在客户事件件中予以录录入。在22周内没有有记录客户户事件的，销销售经理有有权对这个个客户重新新分配归属属。销售代表表必须将其其负责的所所有的客户户，都完整整准确地录录入系统中中，不允许许漏报（故故意不录入入有价值的的客户资料料）、错报报（填写错错误的姓名名和电话等等）和虚报报（捏造不不存在的客客户资料，以以及没

8、有和和客户联系系，却录入入客户虚假假的客户事事件），市市场营销部部须每个月月定期检查销售代代表客户资资料录入的的准确性和和完整性。每个销售售代表接待待的客户数数量，跟客户沟通通的电话次次数，现场场接待的次次数等，是是考察工作作量的一个个重要指标标，与绩效效考核挂钩钩。销售代表表在向客户户推荐房间间时，必须须首先查看看系统中销销售楼盘表表（“销售情况况”菜单），房房间的已售售未售状态态、房间价价格、面积积、户型均均以系统的的楼盘表为为准。销售代表表每天至少少查看一次次“我的任务务”中提示的的催款及事事务督办提提示，并主主动催办自自己客户的的事务进展展情况，协协助房款的的回收和事事务的尽快快完成。

9、现场销控类类现场销控控员每天检查查销售房源的的状态，对于房间间的保留及及不可售房屋信息息应及时做做出相应操操作，确保保销售房源源信息公布布的准确性性。现场销控控员应该在工工作日结束束前完成当当日成交房房间的录入入（包括购购房流程的的生成与定定金的交付付）。最晚晚不得超过过当日工作作结束时。在客户认购房间时，首先在软件系统中完成认购操作，再进行纸面作业，保证楼盘表销控实时准确。保证在认认购、签约约等操作中中登记的签签约单价、签签约总价、签签约面积、折折扣、按揭揭成数、业业务员、客客户等资料料，与实际际发生情况况，以及认认购书和合合同等纸面面作业文档档记录的信信息完全吻吻合。销售售流程的各各个事务

10、的的应完成期期限、应付付款金额等等信息，准准确且符合合各项目的的销售管理理规定。对于房间间的换房、退退房、更名名、更改付付款方式及及折扣等特特殊事务的的处理必须须及时在系系统中按相相应流程来来处理。以以保证对特特殊事务的的管理和得得到相关的的准确统计计报表。在完成房房间换房、退退房、更名名、更改付付款方式及及折扣等特特殊事务的的处理后立立即通知现场财财务完成财财务处理并并跟踪事务务的处理情情况。在财财务处理完完成后办理理后续的工工作。现场财务类类现场财务务应该在工工作日结束束前将当天天的收款信信息（如现现场每笔收款情况和和按揭到账账情况，保保证交款金金额、款项项类别、交交款人、交交款方式、交交

11、款时间、票票据编号等等信息）立即完整准准确的录入入至系统中中，最晚不不得超过当当日工作结结束时。接到特殊殊事务处理理通知后及及时完成相相应的财务务操作。在在完成财务务处理后及及时通知现现场销控。对于收款款时录入错错误的信息息应采用删删除的方式式处理、对对于需要红红冲的数据据应在系统统中也采用用红冲的方方式进行处处理。销售经理类类每周、每每月查看审审核销售售明细分析析表退退房明细表表换房房明细表来来电来访明明细表销销售汇总表表数据。每周查看看销售代表表客户的跟跟踪情况。对对超出有效效日期没有有记录客户户事件的客客户进行重重新分配。2、销售软软件系统数据核查及管理理职责：系统管理员员保证各人人员及

12、角色色的权限准准确无误。新员工入入职后及时时生成账号号及分配权权限。根据人员员的调动及及时的调整整权限。用户的账账号和密码码符合相应应规范。人员的离离职应在人人事部通知知后立即在在系统中办办理相应的的人员离职职操作。每天至少少检查一遍遍该地区销销售软件系系统的使用用是否正常常，排除用用户有意或或无意安装装影响网速速且对工作作无实际作作用的插件件。若发现现系统问题题应在一小小时内告知知集团系统统管理员并并联络该地地区的系统统实施工程程师（思源源公司）排排除系统故故障，跟踪踪故障结果果，并做好好工作日志志，详细记记录系统的的运行故障障、维护情情况及时间间。每周检查查销售软件件系统使用用者的电脑脑I

13、E插件件设置，确确保系统正正常运用。现场销控类类必须每天天查看销销售明细分分析表退退房明细表表换房房明细表来电来访访明细表的的数据记录录是否与当当天的实际际情况一致致，对于没没有按照规规定操作的的销售代表表作出记录录，登记上上报销售经经理。核查查系统与纸纸面作业的的认购书、合合同、退房房审批表、换换房审批表表、来电来来访登记表表等记录的的一致性。必须当周周、当月查查看销售售明细分析析表退退房明细表表换房房明细表来来电来访明明细表销销售汇总表表的数据据记录是否否正确，并并与纸面作作业的认购购书、合同同、退房审审批表、换换房审批表表、来电来来访登记表表等记录进进行核对。在系统并并行期间内内，在提交

14、交手工销售售报表前，必必须核对手手工报表和和系统报表表的一致性性。当发现客客户撞单情情况时及时时通知销售售经理。督办客户户手续的办办理及催款款工作。辅助项目目管理人员员和销售经经理的相关关管理工作作。现场财务类类当天核对对收退款款明细表按按揭情况列列表中的的收退款记记录的准确。保保证系统的的记录和当当天的实际际业务情况况一致，并并与原始收收款凭证（收收据、发票票等）核对对一致。每周、每每月查看收收退款明细细表按按揭情况列列表的数数据。保证证同手工表表的一致，并并与原始收收款凭证（收收据、发票票等）核对对一致。在系统并并行期间内内，在提交交手工财务务报表前，必必须核对手手工报表和和系统报表表的一

15、致性性。通过不不合理欠款款明细表查查看和督促促欠款的催催办工作。销售经理类类每周、每每月查看审审核销售售明细分析析表退退房明细表表换房房明细表来来电来访明明细表销销售汇总表表数据。每周查看看销售代表表客户的跟跟踪情况。对对超出有效效日期没有有记录客户户事件的客客户进行重重新分配。对撞单的的情况进行行客户确认认分配。实时检查查业务员客客户信息录录入的情况况。要求销销售代表录录入客户信信息及时、全全面、合理理。对于项目目中人员的的离职应该该及时通知知系统管理理员以便在系统中做相应的的处理。对于已离离职销售代代表的客户户应在离职职后2日内内，将其客客户重新分分配到其他他销售代表表方便这些些客户的后后

16、续跟踪和和服务工作作。五、销售软软件系统的使用奖惩惩1、各数据据填报人必必须在规定定的最晚期期限内完成成数据的录录入工作，并并保证数据据的完备性性和准确性性。2、销售代代表、现场场销控、现现场财务、业务操作作员、系统统管理员的的绩效考核核成绩与系统统使用情况况密切相关关，若未按按照规定时时间上报数数据，或者者错报漏报报虚报均按按有关规定定扣分，此此项规定由由该地区的的市场营销销部高经及及人力资源源部高经监监督执行。集团营销管理部不定期抽查地区公司系统使用情况。3、销售代代表的销售售奖金以系系统中的成成交数据为为依据计提提，销售代代表对于签签约客户所所记录的客客户事件少少于3条该该销售业绩绩无效

17、，（特殊情况况需有销售售经理的说说明）；销售经理理及市场营营销部高经经对于系统统的监督管管理情况也也将与其绩绩效考核成成绩挂钩。4、如该系系统操作人人员涉及聘聘请的销售售代理公司司，则该系系统的操作作情况与销销售代理公公司的评估估进行挂钩钩。市场营营销部负管管理责任，与与其绩效考考核成绩挂挂钩。5、如因地地区公司特特殊情况，市市场营销部部一人须身兼多职职者，该负负责人同样样须按照相相应的岗位位进行操作作并负相应应的责任。六、销售软软件系统的的维护1、本系统统使用过程程中，出现现的需求变变更，由集集团营销管管理部统一一协调解决决，涉及系系统模块及及功能模块块的修改问问题由集团团营销管理部协同软件

18、件开发公司司解决。 2、使用人人员不得泄泄漏任何销售软软件系统操操作程序、登录信息息及系统中中的数据。3、系统管管理员须及及时将离职职人员的帐帐号权限封封锁，待销销售软件系系统中该离离职人员的的相关资料料处理完毕毕后删除其其账号，防防止公司资资源外泄。数数据存储在在专用服务务器上，由由专人严格格管理，不不得随意修修改、删除除和打印。4、各终端端一旦发现现计算机病病毒，应当当立即报告告集团网络络管理员，由由专业技术人人员处理。附件一：地地区公司销销售软件系系统考核办办法附件二：沿沿海集团销销售软件系系统考核办法附件一：地地区公司销销售软件系系统考核办法考评范围考评内容考评标准单项最高分分系统运行

19、维护系统运行正正常，无病病毒，无故故障3系统运行环环境正确，不不安装与系系统相冲突突的软件、补补丁、插件件等。2权限新员工入职职后生成帐帐号及分配配权限及时时、准确2人员调动后后系统账号号、权限调调整及时3用户的帐号号和密码符符合规范2系统操作人人员系统权权限清楚、正正确。3系统操作初始化项目初始化化信息正确确（包括房房间的建筑筑面积、套套内面积、单单价、总价价、房间编编号、户型型、朝向等等）4销售过程新客户资料料及时（不不超过第二二天）录入入，且至少少录入一个个客户事件件6客户资料录录入准确性性及完整性性，没有漏漏报、错报报和虚报现现象6客户资料信信息的手工工记录与系系统报表一一致性8认购过

20、程客户认购房房间情况录录入及时，当当天认购信信息必须当当天录入完完毕4客户认购房房间录入准准确，实际际认购发生生须与认购购书和合同同相吻合5销售代表每每天查看楼楼盘表，没没有出现重重复销售现现象8客户认购变变更情况（换换房、退房房、更名、更更改付款方方式及折扣扣等）录入入及时，当当天变更信信息必须当当天录入完完毕5客户认购信信息的手工工报表与系系统报表的的一致性5成交客户调调查问卷信信息录入及及时、准确确、完整性性8财务过程财务信息（交交款金额、款款项类别、交交款人、交交款方式、时时间、票据据编号等）录录入及时，当当天财务信信息原则下下当天录入入完毕5财务信息（交交款金额、款款项类别、交交款人

21、、交交款方式、时时间、票据据编号等）录录入准确，包包括财务更更改信息录录入准确，当当天财务信信息原则下下当天录入入完毕6系统记录与与手工报表表、当天的的实际业务务、原始凭凭证（收据据、发票等等）四者保保持一致5系统管理操作人员接接受系统培培训，操作作熟练5操作人员无无越权使用用、恶意删删改现象5评判标准：分以以下为不及及格，需要要立即整改改如果得得分为分以下，需要对操作人员进行重新培训或调换；分为及格，但项目仍有诸多地方需要加强和完善；分为良好，表示项目总体表现不错，仍需再接再励追求更好以上为优秀。考评办法：本表可作作为地区公公司市场部部每月自检的的参考，具具体考核细节可可根据项目目的特殊性性

22、进行个性性化调整。附件二：沿沿海集团销销售软件系系统考评办办法考评内容考评标准评分系数打分系统正常运运行系统运行正正常率900%以上（故故障时间/每月工作作时间），5项目初始化化初始化设置置准确、完完整、规范范。（包括括房间的建建筑面积、套套内面积、单单价、总价价、房间编编号、户型型、朝向等等）5来电客户信信息来电客户信信息录入及及时、准确确 10来访客户信信息来访客户信信息录入及及时、准确确 15成交客户信信息成交客户信信息录入及及时、准确确、完整率率达70%以上20客户认购信信息认购信息与与周报表保保持一致10客户付款信信息认购信息与与周报表保保持一致10系统财务信信息与集团团财务部信信息每月系统财财务信息与与集团财务务部信息吻吻合10售后服务信信息信息录入及及时、准确确8营销活动信信息信息录入及及时、准确确7合计100评判标准：分以以下为不及及格，需要要立即整改改，集团通通报批评如果得分分为分分以下，建建议对操作作人员进行行重新培训训或调换；分为及及格，但项项目仍有诸诸多地方需需要加强和和完善；分为良好好，表示项项目总体表表现不错，仍仍需再接再再励追求更更好以上为优优秀，集团团通报表扬扬。考评办法：本表适用于于集团营销销管理部每每月10日对沿海各地地区公司销销售软件系系统的考评评，每月115日前将将考评结果果公布在集集团资讯系系统的电子子公告栏。第 11 页 共 11 页