文书档案归档操作技能培训讲稿.docx

《文书档案归档操作技能培训讲稿.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书档案归档操作技能培训讲稿.docx（53页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、文书档案归档操作技能培训讲稿2013年4月17日牟德洪同志们：今天，讲在在具体工工作中文文书档案案如何收收集，归归档和不不归档范范围,如如何划分分保管期期限，如如何按照照归档档文件整整理规则则进行行整理：首先，我要要为大家家介绍的的是文书书档案整整理方式式的历史史变革情情况，让大家家了解、掌掌握：第一，整理理方式的的历史演演变：1、按“卷卷”整理理的方式式的时间间界限、依据据：2002年年以前的的文书档档案按“卷”进行整整理。按“卷”整整理，是是指按照照一事一一卷的原原则，对对归档文文件进行行分类、组组卷、编编号、编编目、装装订的过过程。1987年年12月月，国家家档案局局颁布了了机关关档案工

2、工作业务务建设规规范，正正式将立立卷作为为机关档档案室归归档文件件的规范范整理方方法确定定下来，并并在全国国范围内内加以普普及。119888年9月月，随之之配套的的国家标标准文文书档案案案卷格格式（GGB/TT97005220088）由国国家质量量技术监监督局颁颁布实施施，这种种以“卷卷”为整整理单位位的方式式，我市市一直执执行到220022年。220088年111月，文文书档案案案卷格格式重重新修订订颁布，并并于20009年年5月11日起实实施，仍仍然适用用于按立立卷方法法整理档档案。2、按“件件”整理理的方式式的时间间界限、依据据：2003年年以后的的文书档档案按“件”进行整整理。按“件”

3、整整理，就就是指以以“件”为单位位，将归归档文件件进行装装订、分分类、排排列、编编号、编编目、装装盒的过过程。2000年年12月月，国家家档案局局颁布了了行业标标准归归档文件件整理规规则（DDA/TT2220000），要要求自220011年1月月1日起起施行。根据达州市市档案局局关于于施行归档文文件整理理规则的几点点意见（达达市档发发2000319号号），我我市规定定，“凡凡属市档档案馆接接收范围围的市级级机关、团团体和其其他社会会组织（包包括企事事业单位位），均均应从220033年1月月1日起起执行规规则，220022年以前前的文书书档案仍仍采用文文书立卷卷归档方方法整理理归档；尚未推推行规

4、规则的的县、市市（区）最最迟在220044年度执执行；中中央、省省属驻达达单位，其其档案移移交省上上有关单单位的，按按照省档档案局规规定的时时间执行行规则则，其其余的均均应从220033年1月月1日起起执行规规则。”第二，划分分保管期期限的历历史变革革：1、执行永永久、长长期、短短期保管管期限的的时间界界限、依依据：2006年年以前的的文书档档案执行行永久、长长期、短短期三种种保管期期限。1987年年12月月，国家家档案局局以“国国档发19887227号”印印发了机机关档案案工作业业务建设设规范、关关于机关关档案保保管期限限的规定定、文文书档案案保管期期限表和和机关关文件材材料归档档和不归归档

5、范围围（后后两者为为一个文文件）这这三个文文件，正正式确定定了文书书档案的的保管期期限分为为永久、长长期、短短期三种种形式，长长期为116年至至50年年左右，短短期为115年以以下。这这种保管管期限的的划分，我我市一直直执行到到20006年，这这其中既既有按“卷卷”整理理的方式式，也有有后面几几年按“件件”整理理的方式式。2、执行永永久、330年、110年保保管期限限的时间间界限、依依据：2007年年以后的的文书档档案执行行永久、330年、110年三三种保管管期限。2006年年12月月，国家家档案局局发布了了第8号号令（即即：机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定）根据达州市

6、市档案局局关于于印发机关文文件材料料归档范范围和文文书档案案保管期期限规定定实施意意见的的通知（达达市档发发2000770号号），我我市决定定：“11、市级级各单位位统一于于20008年整整理20007年年度档案案时开始始执行新新的文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限表。220066年以前前的文书书档案归归档范围围和文书书档案保保管期限限，仍按按原规定定执行。22、各单单位在执执行文书书档案新新的保管管期限时时，文书书档案按按照永久久、300年、110年分分别进行行排列和和编目（保保管期限限为永久久的档案案，接续续原永久久档案排排列；保保管期限限为300年、110年的的档案，重重新起

7、头头排列）。会会计、基基建、照照片等其其它专门门档案，仍仍按原有有规定进进行排列列和编目目。”其次，企业业如何界界定哪些些属于文文书档案案？如何何整理文文书档案案？今天天，也要要给大家家讲明白白，形成成统一思思想。一一是根据据工业业企业档档案分类类试行规规则（国国档发19991220号）和和企业业档案工工作规范范（DDA/TT4220009）的的规定，企企业档案案中的前前四大类类（即：“经营营管理类类、生产产管理类类、行政政管理类类、党群群管理类”）为为文书档档案，从从这一点点可以看看出，企企业文书书档案的的构成和和机关文文书档案案的构成成是大同同小异的的。二是是根据机机关档案案工作业业务建设

8、设规范、文文书档案案案卷格格式、四四川省档档案局关关于企业业参照执执行归归档文件件整理规规则的的意见（川川档发20003115号）的的相关精精神，企企业文书书档案的的整理同同机关单单位的整整理方式式是相同同的。三三是根据据19887年112月印印发的文文书档案案保管期期限表、220066年122月颁布布的国家家档案局局第8号号令（即即：机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定）、220122年122月颁布布的国家家档案局局第100号令（即即：企企业文件件材料归归档范围围和档案案保管期期限规定定），企企业文书书档案保保管期限限同样执执行的是是永久、长长期、短短期和永永久、330年

9、、110年。所所以企业业文书档档案的整整理方式式和保管管期限的的划分与与机关是是相一致致的。综上所述，一一是整理理方法介介于执行行规则则有十十余年，前前几年个个别单位位需按“卷卷”整理理的文书书档案也也整理的的差不多多，所以以，今天天只给大大家讲解解归档档文件整整理规则则（也也即：以以“件”为为单位整整理的方方法），以以“卷”为为单位整整理的方方法（也也即：文文书档案案案卷格格式）就就不讲了了。二是是归档范范围和保保管期限限的划分分，国家家档案局局第8号号令（即即：机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定）和和国家档档案局第第10号号令（即即：企企业文件件材料归归档范围围和档案

10、案保管期期限规定定）中中文书档档案部分分也是大大同小异异，今天天也就把把机关和和企业的的文书档档案如何何收集、如如何划分分保管期期限合并并在一起起讲解。下面，我围围绕文书书档案的的归档范范围和不不归档范范围，保保管期限限的划分分，整理理的方式式和步骤骤三个方方面的内内容为大大家进行行讲解：一、归档范范围和不不归档范范围(六六个方面面的内容容)（一）归档档的总要要求：总要求：凡凡是本单单位形成成的具有有保存价价值的文文件材料料均应收收集齐全全完整。包括上级下下发的，同同级和不不相隶属属单位送来来的，下下级单位位报送的的。归档齐全完完整的含含义（33个）：1、反映本本单位职能能活动全全过程的的文件

11、必必须齐全全完整。即本机关各各部门各各项工作作中形成成的重要要文件必须齐齐全，不不能缺少少某个部部门的文文件。2、一组有有密切联联系的文文件必须须齐全完完整。如召开某次次会议，必必须有会会议通知知、日程程安排、领领导讲话话、大会会发言等等反映这这次会议议全貌的的主要文文件，若若缺少了了会议通通知，就就视为不不齐全。同同样，有有批复必必须有请请示（有有请示不不一定有有批复）等等等。3、同一内内容的文文件的定定稿与正正本必须须齐全，页页码必须须齐全。下面，我分分机关和和企业讲讲一讲归归档范围围和不归归档范围围（二）机关关文书档档案的归归档范围围和不归归档范围围（即：机关关文件材材料归档档范围和和文

12、书档档案保管管期限规规定国国家档案案局第88号令）归档范围：1、反映本本机关主主要职能能活动和和基本历历史面貌貌的，对对本机关关工作、国国家建设设和历史史研究具具有利用用价值的的文件材材料。2、机关工工作活动动中形成成的在维维护国家家、集体体和公民民权益等等方面具具有凭证证价值的的文件材材料。3、本机关关需要贯贯彻执行行的上级级机关、同同级机关关的文件件材料。下级机机关报送送的重要要文件材材料。4、其他对对本机关关工作具具有查考考价值的的文件材材料。不归档范围围：1、上级机机关的文文件材料料：（1）普发发性不需需本机关关办理的的文件材材料。（2）任免免、奖惩惩非本机机关工作作人员的的文件材材料

13、。（3）供工工作参考考的抄件件。2、本单位位形成的的文件材材料：（1）重份份文件。（2）无查查考利用用价值的的事务性性、临时时性文件件。（3）一般般性文件件的历次次修改稿稿、各次次校对稿稿。（4）无特特殊保存存价值的的信封。（5）不需需办理的的一般性性人民来来信、电电话记录录。（6）机关关内部互互相抄送送的文件件材料。（7）本机机关负责责人兼任任外单位位职务形形成的与与本机关关无关的的文件材材料。（8）有关关工作参参考的文文件材料料。3、同级单单位和非非隶属单单位的文文件材料料：（1）不需需贯彻执执行的文文件材料料。（2）不需需办理的的抄送文文件材料料。4、下级单单位的文文件材料料：（1）供参

14、参阅的简简报、情情况反映映。（2）抄报报或越级级抄报的的文件材材料。（三）企业业文书档档案的归归档范围围和不归归档范围围（即：企业业文件材材料归档档范围和和档案保保管期限限规定国家档案局第10号令）归档范围：1、反映本本企业在在研发、生生产、服服务、经经营、管管理等各各项活动动和基本本历史面面貌的，对对本企业业各项活活动、国国家建设设、社会会发展和和历史研研究具有有利用价价值的文文件材料料。2、本企业业在各项项活动中中形成的的对维护护国家、企企业和职职工权益益具有凭凭证价值值的文件件材料。3、本企业业需要贯贯彻执行行的有关关机关和和上级单单位的文文件材料料，非隶隶属关系系单位发发来的需需要执行

15、行或查考考的文件件材料；社会中中介机构构出具的的与本企企业有关关的文件件材料；所属和和控股企企业报送送的重要要文件材材料。4、有关法法律法规规规定应应归档保保存的文文件材料料和其他他对本企企业各项项活动具具有查考考价值的的文件材材料。不归档范围围：1、有关机机关和上上级主管管单位的的文件材材料：（1）制发发的普发发性不需需本企业业办理的的文件材材料。（2）任免免、奖惩惩非本企企业工作作人员的的文件材材料。（3）供工工作参考考的抄件件。2、本企业业形成的的文件材材料：（1）重份份文件。（2）无查查考利用用价值的的事务性性、临时时性文件件。（3）未经经会议讨讨论、未未经领导导审阅和和签发的的文件。

16、（4）一般般性文件件的历次次修改稿稿、各次次校对稿稿。（5）无特特殊保存存价值的的信封。（6）不需需办理的的一般性性来信、来来电记录录。（7）企业业内部互互相抄送送的文件件材料。（8）本企企业负责责人兼任任外单位位职务形形成的与与本企业业无关的的文件材材料。（9）有关关工作参参考的文文件材料料。3、非隶属属关系单单位的文文件材料料：不需贯彻执执行和无无参考价价值的文文件材料料。4、所属和和控股企企业的文文件材料料：供参阅的一一般性简简报、情情况反映映。5、其他社社会组织织抄送不不需本企企业办理理的文件件材料。6、其他不不需归档档的文件件材料。（四）收集集中容易易忽视的的几种情情况：1、只重视视

17、上级发发来的文文件，而而忽视本单单位形成成的各种种文件材材料。如对会议记记录、统统计报表表、各类类名册、工工作制度度、与外外单位签签订的合合同、协协定、协协议书、人人民来信信来访材材料、财财务预决决算等不不重视，不不收集。2、只重视视“红头头子”文文件的正正件，不不重视同同一文件件的附件件、定稿稿（应有有领导的的签名、单单位加盖盖公章）、被被转发件件、电报报等的收收集。3、只重视视经过收收发登记记的文件件，而忽忽视未经经收发登登记的各各种文件件材料的的收集。如到上级机机关开会会带回的的文件，本单位位开会形形成的文文件，到基层层的调查查报告、访访问记录录，党团组组织关系系、职工工调动介介绍信等等

18、。（五）难以以收集的的几种情情况：在归档文件件整理过过程中，最最难的环环节就是是文件材材料的收收集，因因为它涉涉及本单单位各个个业务部部门、综综合办公公部门、管管理部门门、人事事部门、保保卫部门门等，有有的还要要涉及外外机关（如如联合行行文），文文件材料料收集工工作受到到的人为为因素较较多，所所以难度度较大。特特别是下下面几种种文件又又是最难难于收集集的。1、领导手手中的文文件。由于有些机机关文件件处理制制度不健健全，文文件未实实行集中中统一管管理，有有些文件件长期由由领导保保存。领领导手中中保存的的文件一一般比较较重要，领领导使用用频率较较高。有有些领导导特别是是基层和和个别企企业的领领导图

19、一一时方便便，怕移移交后查查找麻烦烦，所以以不移交交。文秘秘档案人人员怕得得罪领导导，也就就不催促促移交，加加之领导导出差在在外的时时间较多多，到了了整理的的时候，领领导不在在，致使使领导手手中的文文件未收收集归档档。2、人事、财财务、业业务、保保卫等部门的的文件。由于这些部部门形成成（包括括上级、同同级、下下级来文文，也包包括自身身形成）的的文件政政策性强强，往往往涉及人人们的切切身利益益，有的的保密性性较强，加加之使用用频繁，所所以总想想由本部部门保管管，不愿愿意主动动移交。3、“帐外外文件”。“帐外文件件”即未未经过收收发文登登记簿记记载的文文件。这这部份文文件是领领导或有有关人员员在外

20、出出活动中中形成的的，文书书人员难难于掌握握。如果果领导或或有关人人员的档档案意识识不强，不不主动移移交，文文秘档案案人员是是难于收收集齐全全完整的的。4、报刊上上反映本本单位工工作活动动的文章章、新闻闻。这部分文章章、新闻闻也属于于“帐外外文件”，如如果单位位负责宣宣传工作作的同志志不注意意平时的的收集，文文秘档案案人员不不可能完完全知道道一年内内本单位位活动在在哪些报报刊上反反映过，所所以很难难收集归归档。5、特别珍珍贵的文文件。如领导、社社会名人人的题词词、照片片等，这这部份文文件保存存价值较较大，时时间久后后便是珍珍贵文物物，所以以相关人人员喜欢欢自己保保存。6、机密性性较高的的文件。

21、如研究人事事任免的的会议记记录、讨讨论入党党的会议议记录、涉涉密文件件、处分分领导的的文件，有有些单位位怕移交交给文秘秘档案人人员后造造成泄密密事件，所所以不移移交归档档，待若若干后，密密级解除除了或不不再需要要保密了了，才移移交出来来归档。7、科技文文件。如设备说明明书、图图纸等在在工程人人员手中中，收集集困难。一一种情况况是工程程人员把把它作为为技术财财富，一一旦机器器设备需需要检修修，非找找他不可可，体现现他在单单位的价价值。另另外一种种情况是是工程人人员为了了使用起起来方便便，而不不愿意移移交。（六）收集集文件的的方法（略略讲）：1、办理完完毕随时时收。如传阅、处处理完毕毕就收。起起草

22、打印印盖章后后就收。2、会议文文件及时时收。本单位开会会的文件件结束后后就收。外外出开会会带回的的文件回回来时就就收。3、常用文文件定时时收。使用频繁较较高的常常用文件件，可根根据实际际情况，约约定时间间收，要要做到使使用和收收集两不不误。4、人员变变动提前前收。主要是指在在个人手手中的文文件，一一定赶在在人员工工作变动动前进行行收集。5、珍贵文文件跟踪踪收。主要是指重重要领导导的题词词、名人人赠送的的字画、重重要的照照片、奖奖旗、奖奖章、证证书等。6、盖章之之时立即即收。主要指本单单位自己己印发的的文件。7、制度约约束按时收收。就是要有相相关的制制度和管管理办法法来保障障收集的的齐全。8、责

23、任到到头督促促收。9、“帐外外文件”催催促收。10、整理理之前全全面收（每每年一季季度集中中收集一一次）。11、发现现不齐反反复收。二、如何划划分保管管期限国家档案局局第8号号令和第第10号号令发布布后，机机关文书书档案和和企业管管理类文文件的保保管期限限均分为永永久、定定期两种种，定期期一般分为为30年年、100年。在在这一部部分我们们是按照照国家档档案局第第8号令令和国家家档案局局第100号令来来讲的。划分保管期期限的总总体原则则是：1、永久：凡是反映单单位主要要职能活活动和基基本历史史面貌，对对本单位位、国家家建设和和历史研研究有长长远利用用价值的的档案，列列为永久久保管。2、30年年：

24、凡是反映本本单位一一般工作作活动，在在较长时时间内对对本单位位工作有有查考利利用价值值的文件件材料列列为300年保管管。3、10年年：凡是在较短短时间内内对本单单位有参参考利用用价值的的文件材材料列为为10年年保管。大家在划分分保管期期限时，一一是要注注意文件件之间的的联系，防防止孤立立地划分分其价值值。二是是考察文文件的实实际内容容，防止止从形式式上看其其价值。三三是研究究文件的的各种作作用，防防止片面面地看其其价值。四四是考虑虑文件的的长远需需要，防防止静止止地看问问题。在这里，我我同样分机机关和企企业讲一一下永久久保管和和定期保保管的范范围：（一）机关关：机关文书档档案永久久保管的的范围

25、：1、本机关关制定的的法规政政策性文文件材料料。2、本机关关召开重重要会议议、举办办重大活活动等形形成的主主要文件件材料。3、本机关关职能活活动中形形成的重重要业务务文件材材料。4、本机关关关于重重要问题题的请示示与上级级机关的的批复、批批示，重重要的报报告、总总结、综综合统计计报表等等。5、本机关关机构演演变、人人事任免免等文件件材料。6、本机关关房屋买买卖、土土地征用用，重要要的合同同协议、资资产登记记等凭证证性文件件材料。7、上级机机关制发发的属于于本机关关主管业业务的重重要文件件材料。8、同级机机关、下下级机关关关于重重要业务务问题的的来函、请请示与本本机关的的复函、批批复等文文件材料

26、料。机关文书档档案定期期保管的的范围：1、本机关关职能活活动中形形成的一一般性业业务文件件材料。2、本机关关召开会会议、举举办活动动等形成成的一般般性文件件材料。3、本机关关人事管管理工作作形成的的一般性性文件材材料。4、本机关关一般性性事务管管理文件件材料。5、本机关关关于一一般性问问题的请请示与上上级机关关的批复复、批示示，一般般性工作作报告、总总结、统统计报表表等。6、上级机机关制发发的属于于本机关关主管业业务的一一般性文文件材料料。7、上级机机关和同同级机关关制发的的非本机机关主管管业务但但要贯彻彻执行的的文件材材料。8、同级机机关、下下级机关关关于一一般性业业务问题题的来函函、请示示

27、与本机机关的复复函、批批复等文文件材料料。9、下级机机关报送送的年度度或年度度以上计计划、总总结、统统计、重重要专题题报告等等文件材材料。（二）企业业：企业管理类类文件永永久保管管的范围围：1、本企业业设立、合合并、分分立、改改制、上上市、解解散、破破产或其其他变动动过程中中形成的的文件材材料。2、本企业业董事会会、监事事会、股股东会的的构成、变变更、召召开会议议、履行行职责和和维护权权益的文文件材料料。3、本企业业资产和和产权登登记、评评估与证证明文件件材料。4、本企业业资产和和产权转转让、买买卖、抵抵押、租租赁、许许可、变变更、保保护等凭凭证性文文件材料料。5、本企业业对外投投资文件件材料

28、。6、本企业业资本金金核算、确确认、划划转、变变更等文文件材料料。7、企业融融资文件件材料。8、本企业业关于重重要问题题向有关关机关和和上级主主管单位位的请示示、报告告、报表表及其复复函、批批复。9、有关机机关和上上级单位位制发的的需本企企业办理理的重要要文件材材料。10、行业业协会、中中介机构构等对本本企业做做出的重重要决定定、出具具的审计计、公证证、裁定定等重要要文件材材料。11、本企企业与其其他组织织和个人人形成的的重要合合同、协协议及补补充协议议等文件件材料。12、本企企业发展展规划、战战略决策策、重大大改革、年年度计划划和总结结文件材材料。13、本企企业内部部管理制制度、规规定、办办

29、法等文文件材料料。14、本企企业机构构演变，人人力资源源管理的的重要文文件材料料。15、本企企业涉及及职工权权益的其其他重要要文件材材料。16、企业业文化建建设文件件材料。17、本企企业经营营管理工工作的重重要文件件材料。18、本企企业生产产技术管管理工作作的重要要文件材材料。19、本企企业行政政管理工工作的重重要文件件材料。20、本企企业党群群工作的的重要文文件材料料。21、新闻闻媒体对对本企业业重要活活动、重重大事件件、典型型人物的的宣传报报道。22、有关关机关和和上级主主管单位位领导、社社会知名名人士等等重要来来宾到本本企业检检查、视视察、调调研、参参观时的的讲话、题题词、批批示、录录音

30、、录录像、照照片及企企业工作作汇报等等重要文文件材料料。23、本企企业参与与国家和和社会重重大活动动的重要要文件材材料。24、本企企业职工工参加省省级以上上党、团团、工会会、人大大、政协协等代表表大会形形成的重重要文件件材料。25、本企企业直属属单位、所所属、控控股、参参股、境境外企业业和机构构报送的的关于重重要问题题的报告告、请示示和批复复等文件件材料。企业管理类类文件定定期保管管的范围围：1、本企业业资本金金管理、资资产管理理的一般般性文件件材料。2、本企业业涉及职职工权益益的一般般性文件件材料。3、本企业业部门工工作或专专项工作作规划。4、半年、季季度、月月份计划划与总结结。5、本企业业

31、召开会会议、举举办活动动的一般般性文件件材料。6、发布的的一般性性公告。7、本企业业经营管管理工作作的一般般性文件件材料。8、本企业业生产技技术管理理工作的的一般性性文件材材料。 9、本企企业行政政管理工工作的一一般性文文件材料料。10、本企企业党群群工作的的一般性性文件材材料。11、本企企业关于于一般性性问题向向有关机机关和上上级主管管单位的的请示、报报告、报报表及有有关机关关和上级级主管单单位的复复函、批批复。12、有关关机关和和上级主主管单位位、行业业协会制制发的需需本企业业贯彻执执行的一一般性文文件材料料和对本本企业出出具的一一般性证证明文件件。13、本企企业与其其他单位位和个人人形成

32、的的一般性性合同、协协议。14、直属属单位、所所属和控控股企业业一般性性问题的的请示、报报告、来来函与本本企业的的批复、复复函等文文件材料料。15、本企企业参与与国家和和社会活活动的一一般性文文件材料料。16、本企企业职工工参加省省以上党党、团、工工会、人人大、政政协等代代表大会会形成的的一般性性文件材材料。17、本企企业接待待重要来来宾的工工作计划划、方案案等一般般性文件件材料。你们回去后后，除企企业以外外的其他他单位要要按照国国家档案案局第88号令的的规定，结结合本单单位的实实际情况况，编制制本单位位的文文件材料料归档范范围和保保管期限限表，经经审核后后执行。220077年，我我们已经经对

33、市级级大部分分单位编编制的文文件材料料归档范范围和保保管期限限表进进行了审审核，个个别未编编制的单单位要抓抓紧编制制。国家家档案局局第100号令颁颁布后，也也要求企企业编制制文件件材料归归档范围围和保管管期限表表，未未编制过过的企业业今年都都要着手手编制，已已经编制制过的企企业要重重新修订订，近期期，我们们将启动动企业编编制、审审批文文件材料料归档范范围和保保管期限限表这这项工作作，具体体开始的的时间和和方式我我们将另另外发文文安排。 三、按照照归档档文件整整理规则则整理理文书档档案的方方法和步步骤前面，我们们已经对对文书档档案的收收集范围围、保管管期限的的划分进进行了学学习，我我想大家家已经

34、有有了一个个初步的的印象。这这一部分分，为更简单单明确，在在工作更更具有可可操作性性，结合合多年实实际工作作中积累累的经验验和做法法，我按照平平时工作作的步骤骤给大家进行行讲解。 第第一步：按年度进行行分类这一步就是是将同一一归档年年度的文文件分别别放在一一起。如如20111年的的文件放放在一起起，20012年年的文件件放在一一起。这这里大家家一定要要清楚的的是，文文件的归归档年度度一般都都是指文文件的形形成年度度，也就就是说文文件是哪哪一年形形成的就就归入哪哪一年（以以文件的的落款日日期为准准）。几种特殊情情况的处处理：1、跨年度度的会议议文件归归在闭幕幕年。如20011年年12月月28工工

35、会，220122年1月月3日结结束，会会议文件件归入220122年归档档。2、跨年度度处理问问题的材材料归在在处理问问题结束束年。如20011年年8月22日开始始调查某某问题形形成的文文件材料料，20012年年6月114日结结束，其其文件材材料归入入20112年度度归档。这这样的好好处，一一是经办办人员便便于随时时利用手手中的资资料，二二是利于于办理过过程中的的保密，三三是便于于办理结结束后收收集齐全全完整，四四是方便便今后的的集中。3、跨年度度的请示示与批复复（来文文与复文文）归在在批复与与复文年年。4、跨年度度的转发发文与被被转发文归在在转发文年。5、跨年度度的正文文与附件件归在正正文年。

36、年度分好后后，后面面讲的工工作步骤骤，都是是针对某某一年度度档案的的整理方方法来讲讲的，大大家不要要混淆。第二步：对对归档文文件进行行价值鉴鉴定实际上这一一步，就就是鉴定定某一年年度的文文件哪些些属于归归档的范范围，哪哪些不属属于归档档的范围围，属于于归档范范围的文文件保管管期限如如何划分分，这些些内容，我我们在上上面讲解解了，这这里就不不再讲。第三步:确确定为一一“件”的原则则“为一件”是指实实体上装装订在一一起，编编目时也也只体现现为一条条条目。在在归档文文件整理理中，绝绝大部分分归档文文件是以以自然件件（即单单份文件件）的形形式出现现，而需需要重新新界定的的“件”，只是是为了方方便整理理

37、和利用用需要的的一种补补充形式式。实际际操作中中，界定定“件”既要有有原则性性，又要要有灵活活性，兼兼顾到简简化整理理与便于于检索。具具体情况况如下：1、正本与与定稿一一般作为为一件。同一文文件除正正本外，在在撰写、印印刷过程程中形成成的不同同稿本，包包括历次次修改稿稿、讨论论稿、征征求意见见稿、定定稿等，也也可能需要留留存。一一般来说说，文件件的正本本与定稿稿为一件件，但定定稿过厚厚不易装装订的，也也可单独独作为一一件。重要文文件（如如法律法法规等）须须保留历历次修改改稿的，其其正本与与历次修修改稿各各为一件件。 2、正文与与附件一一般作为为一件。附件是是指附属属于正文文之后的的其他文文件材

38、料料，作为为正文的的补充说说明或参参考材料料，如附附带的图图表、统统计数字字，正文文批准或或发布的的法规文文件等等等。一般般来说，正正文与附附件为一一件。如如果附件件数量较较多或者者太厚不不易装订订时，也也可各为为一件。3、正文与与文件处处理单（包包括文件件处理单单、拟办办单、发发文稿纸纸、签批批条等）应应作为一一件。文书处处理较规规范的单单位，文文件在运运转过程程中一般般都附有有文件处处理单或或者拟办办单、发发文稿纸纸，这些些上面都都有领导导的签字字或批示示意见。它它们客面面、真实实地记录录了文件件的形成成、办理理过程，是是归档文文件不可可分割的的重要组组成部分分，一定定要归档档。4、原件与

39、与复制件件（包括括复印件件以及抄抄件等）应应作为一一件。对于制制成材料料、字迹迹材料等等不利于于档案保保管的文文件（如如热敏纸纸传真件件，用铅铅笔、圆圆珠笔书书写的重重要文件件），以以及使用用中出现现破损的的文件，应应复制后后归档。复复制包括括用复印印机复印印以及手手工抄写写等方式式。这些些复制件件应与原原件作为为一件归归档。5、转发文文与被转转发文应应作为一一件。转发文文与被转转发文是是一份文文件的不不同部分分，前者者往往包包括贯彻彻意见及及执行要要求，后后者则是是具体内内容，它它们在发发挥文件件效力方方面难以以分割，因因些应作作为一件件。6、报表、名名册、图图册等，应应按照其其本来的的装订

40、方方式，一一册（本本）作为为一件。相同责责任者的的同一套套报表为为一件。同同一事由由的图册册为一件件。相同同责任者者的同一一事由的的名册为为一件（如如某单位位的职工工名册、党党员名册册、退休休人员名名册为33件）。7、来文（请请示）与与复文（批批复）各各为一件件。8、简报每每期为一一件。9、会议文文件各为为一件。以责任任者结合合文件内内容确定定件数。如如会议通通知、领领导讲话话、代表表发言、表表彰通报报、工作作报告等等等应各各为一件件。不能能把会议议文件只只确定为为一件，这这样，一一是日后后难于检检索利用用，二是是后面编编目时无无法确定定责任者者和文件件题名。10、会议议记录以以会议名名称或每

41、每次会议议主题为为一件。根根据省、市市档案局局的规定定，一般般采取：（1）以以会议名名称确定定件数，如如党组（党党委）会会议为一一件，行行政会议议为一件件，职工工会议为为一件，中中心组学学习为一一件；（22）以每每次开会会的主题题确定件件数，即即一次会会议确定定为一件件。这种种情况多多用于一一些重大大会议，如如市、县县委常委委会议，市市、县长长办公会会议等。针对第一条“以会议名称确定件数”这一点，结合平时工作中遇到的一些情况，我认为，按照规则中的简化整理、深化检索的原则，为了便于今后的查询，以每一次召开的会议为一件最好，这样，能对每一次会议的内容进行检索，以后查准的可能性就更高。近期，国家正在

42、征求对规则的修改意见，我也在其中谈到了这种情况。11、处理理问题的的文件材材料应各各为一件件。这这个问题题比较复复杂，如如解决纠纠纷、处处理事故故、处理理违纪案案件、信信访文件件材料等等等，因因每个问问题形成成的文件件较多，责责任者较较多，如如信访文文件材料料，除原原信件外外，还有有领导批批示、调调查材料料、旁证证材料、有有关证据据、处理理结论、向向上汇报报材料等等等。所所以，处处理问题题的文件件材料应应各为一一件，不不能将处处理某问问题的苦苦干份文文件只确确定为一一件。 第第四步：检检查每“件”文件是是否齐全全完整一是看每份份文件页页码缺不不缺。二是看起草草稿和定定稿上有有没有领领导签字字。

43、三是看起草草稿和定定稿上有有没有加加盖单位位公章。四是看是不不是既有有定稿同同时有起起草稿。五是看附件件齐不齐齐。六是看被转转发件齐齐不齐。第五步：对对每“件”文件内内部进行行排序 11、正本本在前，定定稿在后后。这这种情况况是指单单位发文文，定稿稿前面一一般情况况下应该该附有处处理单或或发文稿稿纸等等等，无论论附不附附处理单单或发文文稿纸，定定稿上面面一定应应该有领领导的签签名、批批示、单单位的公公章。2、正文在在前，附附件在后后。3、原件在在前，复复制件在在后。4、汉文在在前，少少数民族族文字文文本在后后。5、中文译译本在前前，外文文原本在后后。6、处理单单在前，正正本在后后。这这一条与与

44、本单位位发文中中的“正本在在前，定定稿在后后”不一样样，大家家要注意意，这里里的处理理单是指指在办理理外来文文件过程程中在正正文前面面另外附附加的，上上面有领领导的签签名和批批示意见见。第六步：对对归档文文件进行行分类排排列排列原则：对于归归档文件件的排列列，规规则强强调了“事由”原则，即即同一事事由形成成的相关关文件应应当排列列在一起起。这里里的“事由”是一个个比较原原则的概概念，可可以是指指一件具具体的事事，一个个具体的的问题，或或一段较较紧密的的工作过过程等等等，通过过界定“事由”，使密密切相关关、参照照性强的文文件从实实体上相相对集中中并保持持“事由”办理过过程的原原始状态态以便日日后

45、查考考。按事由排列列归档文文件，是是“遵循文文件的形形成规律律，保持持文件之之间的有有机联系系”这一整整理原则则的具体体体现。按按公文办办理过程程的先后后顺序，将将同一事事由形成成的文件件排列在在一起，可可以客观观地反映映出某一一事由的的发生、发发展结束束的全过过程，反反映出这这些文件件之间的的有机联联系。这这种有机机联系，对对充分体体现文件件的价值值，尤其其是凭证证价值以以及完整整性、真真实性是是十分必必要的。排列方法：关于归归档文件件的排列列方法，规规则规规定：“在分类类方案的的最低一一级类目目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。”这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体

46、系中设在最低一级的类目，例如按照“保管期限年度”分类，则“年度”即为最低一级类目。因为我们在第一步已经分了年度，所以该年度归档文件的分类排列实际上就是按保管期限进行排序。永久：30年（长长期）：10年（短短期）：不同类目文文件的排排列，没没有固定定的要求求。一般般可以按按照分类类方案中中各类目目之间的的顺序进进行排列列，也可可以按照照某种习习惯的方方式排列列（如按按机构分分类的，可可将各类类目按照照机构序序列排列列）。同同一全宗宗内，不不同类目目的排列列顺序宜宜保持稳稳定，以以便将来来的查找找工作更更有规律律可循。以市档案局局为例按按机构分分类排列列如下：永久：办公公室、业业务科、法法制科、接

47、接收保管管利用科科、信息息科30年（长长期）：办公室室、业务务科、法法制科、接接收保管管利用科科、信息息科10年（短短期）：办公室室、业务务科、法法制科、接接收保管管利用科科、信息息科几种具体的的排列方方法：1、同一事事由文件件的排列列方法同一事由的的相关文文件应当当排列在在一起。（同一事由内归档文件排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后的排列在后面。或者按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前面，其它的文件排列在后面。）同一事由的的文件排排列在一一起时，必必须体现现时间或或重要程程序等顺顺序。（同同一事由由的归档档文件只只有经过过进一步步的系统统排列，才才能更好好地反映映归档文文件之间间的历史史联系，体体现事情情的前因因后果，从从而满足足利用者者的利用用需求。如如果将有有关干部部的处分分决定、该该干部的的自述材材料、本本单位的的调查材材料、本本单位要要求公安安机关协协助的函函、群众众举报信信、单位位办公会会的会议议记录、有有关领导导对该案案的指示