秘书实务课程23224.docx

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1、秘书实务务课程电子教案二八年年四月目 录1、课程目目标定位、性性质、内容容体系、学学习方法2、秘书机机构与职能能环境3、秘书素素质定义、类类型和修养养4、秘书职职业道德、知知识与能力力结构5、办公室室布置、设设计、美化化6、办公室室电话业务务7、时间、印印信管理8、值班管管理及突发发事件处理理9、会谈安安排10、旅行行安排11、办公公物品管理理12、办公公零用钱管管理13、秘书书交际14、秘书书信息沟通通15、秘书书协调16、秘书书接待含义义、类型及及准备17、秘书书接待规格格类型、程程序18、秘书书接待方案案拟写及训训练19、信息息工作概述述20、信息息工作程序序及训练21、秘书书调研概述述

2、22、秘书书调研的实实施组织、注注意事项23、秘书书信访含义义、作用、程程序24、信访访注意事项项及实施训训练25、秘书书督查工作作26、秘书书保密工作作27、会议议概述、会会务准备工工作28、会议议策划方案案拟写训练练29、会中中服务和会会后总结30、会议议管理31、文书书工作及处处理流程32、文书书处理训练练第一教案课题：课程目标定定位、性质质、内容体体系、学习习方法教学目的和和要求：了解秘书实实务课程目目标定位了解秘书实实务课程的的性质了解秘书实实务的产生生和研究对对象理解秘书实实务的学习方法教学重点和和难点：秘书实务课课程目标定定位和学习习方法的掌掌握教学方法：讲授法、讨讨论法教学课时

3、：两课时授课时间地地点对象：一、 课程的含义义和目标定定位1、 课程的含义义秘书实务是是秘书学的的一大分支支学科（课课程），秘秘书学是研研究和学习习秘书、秘秘书工作和和秘书部门门的发生和和发展，揭揭示其基本本特点和规规律，用以以指导秘书书工作实践践，提高秘秘书工作者者的素养的的学科。秘秘书实务重重点研究和和学习秘书书工作的范范畴冰学习习如何作好好秘书工作作的课程，是是专业主干干课程。2、秘书实实务的课程程目标定位位提高秘书素素养，认知知秘书工作作范畴，并并掌握处理理各项秘书书工作的程程序、方法法。二、秘书实实务的课程程性质1、是一门门新生的学学科课程2、是一门门边缘课程程（综合课课程）3、是一

4、门门有一定理理论色彩同同时应用性性很强的课课程三、秘书实实务的产生生和研究对对象1、产生秘书学产生生于上世纪纪八十年代代初，标志志性的是上上海大学文文学院率先先开设秘书书学课程。秘秘书学泰斗斗王千弓弓；最早的的专著秘书学学与秘书工工作秘书工作组组织的成立立 上海大学：秘书中共中央办办公厅秘秘书工作 秘书刊物的的出版发行行 从中央到地地方建立学学术团体、各各种秘书协协会。 秘书作为古古老的职业业门类，在在我国有着着悠久的发发展历史，但但秘书学作作为一门科科学，是880年代以以后才在我我国兴起，大大致经历了了以下几个个阶段。 （1）现代代秘书事业业迅速发展展和现代秘秘书概念初初步形成的的阶段。（2

5、）秘书书职业化阶阶段。（3）秘书书教育与秘秘书理论研研究蓬勃发发展的阶段段。（4）秘书书学形成的的阶段。 80年代初初出现秘书书学理论研研究的热潮潮，主要标标志： （1）秘书书教育大发发展 初步形成了了我国多层层次，多渠渠道，多形形式的秘书书人才培养养的网络。最早的秘书书专业刊物物秘书书秘书书之友等等国外产生于于二战以后后，秘书工工作产生于于文字诞生生的时代30000年前的的甲骨文。黄黄帝身边的的六史（伧伧颉-最早早的文字始始祖）秘书实务产产生于近几几年（20003年）1、研究对对象以秘书、秘秘书部门、秘秘书工作为为秘书学的的三大研究究对象；秘秘书实务以以秘书工作作为主要学学习对象，兼兼顾秘书

6、、秘秘书部门。关于秘书学学的研究对对象，至今今大致有以以下几种说说法 （1）“秘秘书工作”说说：“以秘秘书工作为为研究对象象，是研究究秘书工作作的产生、发发展、特点点、任务、原原则和方法法的巧新科科学。 （2）“辅辅助管理说说”：概括括地说，秘秘书学是研研究如何进进行辅助性性管理活动动的一门科科学。 （3）“对对象多元说说”：概括括说，秘书书学以秘书书、秘书机机构和秘书书工作和研研究对象。 （4）秘书书活动说：即学科对对象，应为为秘书活动动 所谓活动，就就是秘书人人员为领导导进行有效效决策与管管理所采取取的辅助行行为 。秘书活动的的基本要素素：秘书人员主体秘书工作客体，是是载体要素素。秘书活活

7、动只有依依托和通过过秘书工作作，才能显显出自身的的存在价值值。 秘书方法中介要要素，包括括思维方法法、学习方方法、工作作方法、处处世方法。领导意图潜在要要素，是秘秘书活动的的准绳和尺尺度。衡量量某项秘书书活动是否否有效，往往往视其能能否如实而而创造性地地贯彻领导导意图。秘书环境外在因因素，包括括秘书活动动的地域环环境、人文文环境、组组织环境、办办事环境；机构内部部环境、组组织内部环环境、组织织外部环境境。 三、秘书学学的特征与与研究方法法1、秘书学学的性质和和特征性质：秘书书学是一门门研究秘书书活动及其其规律的综综合学科。特征：（11）知识的的综合性 （2）理理论的应用用性 （3）学学科的群体

8、体性 秘书实务务:边缘性性、综合性性、应用性性等四、秘书实实务的内容容体系1、办文：包括文书书拟写、处处理、整理理和管理归归档等2、办会：包括会议议策划、准准备、服务务、组织、管管理等3、办事：包括常规规性事务和和非常规性性事务。常常规事务包包括环境管管理、办公公零用钱管管理、办公公物品管理理、印信管管理、时间间管理、值值班管理、信信息管理、文文件管理等等。非常规规性事务包包括调研、信信访、信息息、协调、督督查、保密密、商务活活动等工作作。五、课程学学习的方法法1、理论联联系实际，学学以致用。2、课内学学习和课外外学习相结结合，校内内学习和社社会实践相相呼应。3、勤于思思考、善于于质疑。4、善

9、做笔笔记、及时时巩固消化化。教学后记：第二教案课题：秘书机构与与职能环境境教学目的和和要求： 了了解秘书机构的的设置影响响因素、原原则了解秘书机机构名称和和设置形式式及设置情情况掌握秘书职职能环境的的含义及层层次学会适应和和利用职能能环境中的的有利因素素教学重点和和难点：秘书机构设设置及职能能环境的优优化教学方法：讲授法、讨讨论法教学课时：两课时授课时间地地点对象：教学内容：一、秘书机机构的含义义及设置影影响因素1、含义：秘书机构构也就是秘秘书部门，是是秘书从事事工作的组组织或集体体。2、制约因因素：1）受制于于领导机关关的设立2）决定于于各级领导导决策部门门在管理中中的有效跨跨度3）受工作作

10、技术手段段、秘书人人员素质影影响二、我国秘秘书机构的的名称、组组织形式、设设置原则和和1、名称：办公厅、办办公室、秘秘书局（处处、科、股股、组）、档档案室、机机要室、行行政部、综综合课等2、组织形形式集中式、分分散式、混混合式3、设置原原则1）分级管管理的原则则2）精简高高效的原则则3）充分发发挥部门最最佳整体效效益的原则则4）适应办办公技术发发展的原则则4、设置情情况1）党政机机关根据实实情设置办办公厅或者者办公室，采采用分理制制（中央、国国务院）和综理制形形式设置。2）企事业业单位可党党政群分立立，也可三三合一形势势设置三、秘书职职能环境的的构成1、秘书职职能环境的的纵向层次次1）秘书机机

11、构内部环环境。包括括人员构成成、管理制制度、分工工协作状况况、人际关关系、有影影响力的负负责人、办办公设备和和条件要素素。2）组织内内部环境，组组织内影响响秘书、秘秘书工作的的各种因素素的总和。包包括组织结结构要素（目目标、机构构、人员配配置、权利利分配、责责权关系、工工作制度等等）；组织织动态运行行要素（节节奏、效率率、协调状状况等）；生态要素素（适应环环境变化能能力、开拓拓创新和谋谋求发展能能力；组织织心态要素素（认同度度、团队意意识及精神神等）；物物质要素和和信息要素素（抗干扰扰能力）等等。3）组织外外部环境：国际国内内的政治经经济文化等等影响。主主要包括：社会经济济环境；社社会政治法法

12、律环境；社会文化化环境；科科技环境等等政治环境的的影响：遵守现行政政策法律执执行活动秘书必须要要经常读书书阅报提高高环境的敏敏感度。经经受考验。经济环境影影响收入、办办公条件和和工作效率率等文化环境影影响秘书素素质和工作作方式。科技环境影影响思维和和办公手段段。四、讨论职能环境对对秘书工作作的影响，怎怎样整合？教学后记：第三教案课题：秘书的定义义、分类、层层次和修养养教学目的和和要求：掌握秘书的的定义和分分类了解秘书的的层次理解秘书的的修养的内内涵教学重点和和难点：秘书的含义义、分类和和层次，秘秘书的修养养教学方法：讲授法、启启发法教学课时：两课时教学时间、地地点、对象象2008.9.166

13、教学楼楼107、2203 007文秘11、2班（下下同）教学内容：一、秘书的的定义1、“秘书书”的出处处（1）汉汉书刘向向传:“诏诏向领校中中五经秘书书，讲六艺艺、传记、诸诸子、诗赋赋、数术、方方技，无所所不究。”（2）晋晋书荀勋勋传：“得得汲冢中古古文竹书，诏诏勋撰次之之，以为中中经，列在在秘书。”（3）后后汉书郑郑玄传：（郑玄）“遂遂博稽六艺艺，粗览传传记，时睹睹秘书纬术术之奥”。2、狭义秘秘书定义 专专门从事办办公室程序序性工作、协协助领导处处理政务及及日常事务务并为领导导决策及其其实施服务务的人员。3、广义秘秘书定义位居领导人人身边或领领导机构中中枢，从事事办公室事事务，办理理文书，联

14、联系各方，保保证领导工工作正常运运转，直接接为领导工工作服务并并为各方面面的事务与与信息助手手”。 据据此，在我我国，秘书书是党政机机关、企事事业单位、社社会团体、军军队、院校校以及一切切合法的社社会组织内内部行政管管理部门中中的职业名名称，也可可以是受雇雇于私人的的职业。秘秘书的主要要工作是围围绕领导中中枢或领导导者的工作作办公、办办会、办事事，主要职职责是辅助助管理、综综合服务。二、秘书的的分类和层层次1、秘书的的横向分类类按秘书所在在行业分有有1)商务秘秘书2)教学秘秘书3)司法秘秘书4)医务秘秘书5)政务秘秘书按秘书服务务对象和薪薪水取得的的方式分，有有公务秘书书和私人秘秘书之分。按秘

15、书工作作内容分，秘秘书有文字字秘书、事事务秘书、通通讯秘书、信信访秘书、机要秘书等。2、秘书的的纵向的层层次中国：（11）初级秘秘书 （2）中中级秘书（3）高级级秘书日本：（11）见习秘秘书 （2）初初级秘书 （3）中中级秘书 （4）高高级秘书美国：（11）LS-1级、LLS-2级级、LS-3级、LLS-4级级 （2）LLR-一级级秘书、LLR-2级级秘书三、秘书的的修养1、修养的的含义是指秘书在在道德品质质、知识与与技能等方方面经过长长期的锻炼炼和培养达达到的一定定层次和水水平。2、秘书修修养的内容容政治修养：包括政治治信念立场场坚定，原原则性强；自觉学习习政治理论论，思想政政策水平高高；树

16、立远远大理想、价价值观正确确、事业心心强。情感修养：内向外向向结合；热热情和平稳稳结合；宽宽广与容忍忍结合。意志修养：培养自觉觉性，克服服盲目性；培养果断断性，克服服犹豫性；培培养坚韧性性克服脆弱弱性；培养养自制力，克克服散漫性性。作风修养：严谨细致致一丝不苟苟（细心）；敏捷迅速速主动勤快快（热心）；联系实际际，深入群群众（忠心心）；文明明礼貌，不不卑不亢（诚诚心）哲学修养：全面看问问题，发展展看问题，辩辩证看问题题。四、秘书职职业的新趋趋势1、女性化化2、对秘书书素质提出出了新要求求3、就业领领域从党政政机关转向向民间4、信息高高速公路和和办公自动动化的实现现，影响秘秘书工作方方式和内容容。

17、课后作业：教学后记 第四教案课题： 秘书书的职业道德、知识结构构与能力结结构教学目的和和要求： 了解秘职职业道德要要求掌握秘书书知识结构构和能力结结构的内涵涵和要求懂得如何何准备应聘聘材料了解秘书书应聘的方方式与技巧巧教学重点和和难点：秘书的任职职资格和条条件，秘书书应聘技巧巧和方法教学方法法： 讲授法、启启发法、案案例法教学课时： 两课时教学内容：一、秘书的的职业道德德（1）言德德。能直陈陈己见，实实话实说，而而且言之有有物，言之之有据，言言之有理，言言而有信；不搞言之之无物，言言过其实和和阿谀奉承承。（2）书德德。能秉笔笔直书，实实事求是，有有喜报喜，有有忧报忧。不不做表面文文章，不搞搞文

18、字游戏戏，不矫揉揉造作，不不粉饰太平平。（3）行德德。能令行行禁止，有有行必果，办办事扎实，待待人诚实，为为人朴实，谦谦虚恭谨，礼礼让客气，自自尊、自爱爱、自重，甘甘当配角，甘甘作绿叶，勇勇于奉献，淡淡泊名利。简简言之就是是：勇于奉奉献，淡泊泊名利，直直陈己见，实实事求是。总之，秘书书要热爱工工作、甘于于平凡；不不辞劳苦，不不计得失；自尊自重重，克己奉奉公；谦虚虚谨慎，平平等待人；严守机密密，守口如如瓶。二、秘书的的知识结构构理想的知识识结构是广广博的基础础知识、精精深的专业业知识和实实用的辅助助知识的结结合。基础知识包包括：政治治哲学类，语语言文学类类，数理统统计类，历历史地理类类，法律法法

19、规类。专业知识包包括：秘书书学，秘书书实务，秘秘书写作，文文书档案知知识，调研研信访协调调会务知识识等辅助知识包包括管理类类，艺术类类，公关礼礼仪类。三、秘书的的能力结构构（1）智能能方面A.敏锐的的观察能力力B.良好的的表达能力力C.出众的的记忆能力力 D.自如的的社交能力力 E.良好的的沟通能力力(2)思维维能力方面面A.深刻的的思考能力力 B.全局的的综合能力力 C.周密的的分析能力力 D.巧妙的的应变能力力(3)组织织能力方面面A.八面玲玲珑的协调调能力B.点面兼兼顾的计划划能力 C.运筹帷帷幄的调度度能力 D.高效可可靠的管理理能力四、秘书的的任职资格格与条件1、通过具具体的例子子让

20、学生了了解秘书的的任职资格格与条件 例例1： 诚诚 聘三盛集团是是一家跨区区域、多元元化的集团团公司，投投资涉及塑塑料、化工工制造、金金融、房地地产等多个个领域。目目前在福州州已成功开开发有 “三三盛果岭岭生活”、“三三盛巴厘厘岛”、“丽丽景天成”等等地产项目目，并有550万M22的地产储储备项目正正在陆续开开发。现因因业务发展展迅速，诚诚邀英才加加盟。本公公司提供富富有竞争力力的薪酬福福利待遇。 1、秘秘书 本科学历历，中文、工工商管理或或房地产经经营管理专专业，形象象气质佳，综综合素质较较高；有二二年以上大大型房地产产开发企业业相关工作作经验，熟熟悉办公软软件。 例2：工学院院招聘启事事

21、因工工作需要，北北京大学工工学院拟公公开招聘教教学秘书一一名，负责责工学院本本科生、研研究生教学学管理的具具体事务及及相关事宜宜。试用期期6个月，试试用合格后后按北京大大学聘用人人员有关规规定办理。 工学院的的情况可参参见：htttp:/ 招聘条件件：1、 本科科或以上学学历，贯彻彻执行党的的路线、方方针和政策策；2、 有较较强的中英英文口头和和书面交流流能力，英英语达到六六级水平；3、 具有有较好的沟沟通协调能能力和应变变能力；4、 工作作态度认真真，责任心心强，能较较好地与人人相处共事事，并有吃吃苦耐劳精精神；5、 具有有计算机操操作基础知知识，熟练练掌握Offficee系统和相相关办公网

22、网络系统；6、 身体体健康；7、 具有有北京市户户口。报名办法：1、 需提提交申请人人个人简历历 北京大大学工学院院20055年9月226日2、通过过具体的用用人信息，得得出结论（11）用人单单位对“硬硬件”毫不不含糊。在在需方人才才市场上，招招聘单位对对求职者的的年龄、生理条件、学学历、专业业技术水平平等硬指标标要求相当当严格。对对秘书比较较传统的三三项要求是是文笔、英英语和现代代办公设备备的使用能能力，这些些要求近年年已经逐步步量化为硬硬件。（2）软件件条件绵里里藏针。所所谓“软件件”，是由由那些“良良好的”“熟熟练的”、“GGoodfluuencyyEnnergeeticefffecti

23、ivelyy等等词词汇来体现现的，二这这可以说是是高难标准准。（3）“第第二专业”不不可或缺。几几乎所有的的招聘启事事都先介绍绍自己的业业务范围，这是在告诉诉谋职的秘秘书本单位位所需要的的专业知识识和技能。“有有相关专业业工作经验验者优先考考虑”的声声名，表现现了招聘单单位对应聘聘秘书的专专业工作经经验越来越越重视。（44）“硬件件”要求常常常是用人人单位提出出的特性要要求，所以以标准比较较清晰。比比如身高、学学历、英语语级别等。“软软件”作为为共性的要要求反而模模糊，像人人际关系、综综合素质、气气质人品等等。（5）近年年来，招聘聘启事内容容有从对应应聘者的理理想、事业业心、归属属感的诉求求，

24、逐步向向对物质待待遇、经济济实惠和机机会的诉求求转变的趋趋势。最近一周，北北京、上海海、成都、广广州、南京京乃至全国国所有知名名外企都在在疯狂转发发一封来自自EMC（全全球最大的的网络信息息存储商，总总部设美国国）北京总总部的电子子邮件：EEMC大中中华区总裁裁陆纯初和和他的高级级女秘书瑞瑞贝卡(秘秘书的英文文名)因工工作琐事发发生激烈争争吵，导致致后者被迫迫离职。更更为严重的的是，瑞贝贝卡(秘书书的英文名名)无奈地地告诉记者者，“这件事传传得太广，我我都找不到到工作了。”下班锁门门引起总裁裁不满2006年年4月7日日晚，EMMC大中华华区总裁陆陆纯初回办办公室取东东西，到门门口才发现现自己没

25、带带钥匙。此此时他的私私人秘书瑞瑞贝卡已经经下班。陆陆试图联系系后者未果果。数小时时后，陆纯纯初还是难难抑怒火，于于是在凌晨晨1时133分通过内内部电子邮邮件系统给给瑞贝卡发发了一封措措辞严厉且且语气生硬硬的“谴责信”。陆纯初在这这封用英文文写就的邮邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。

26、秘书回了了咄咄逼人人的邮件两天后瑞贝贝卡在邮件件中回复说说，“首先，我我做这件事事是完全正正确的，我我锁门是从从安全角度度上考虑的的，如果一一旦丢了东东西，我无无法承担这这个责任。其其次，你有有钥匙，你你自己忘了了带，还要要说别人不不对。造成成这件事的的主要原因因都是你自自己，不要要把自己的的错误转移移到别人的的身上。第第三，你无无权干涉和和控制我的的私人时间间，我一天天就8小时时工作时间间，请你记记住中午和和晚上下班班的时间都都是我的私私人时间。第第四，从到到EMC的的第一天到到现在为止止，我工作作尽职尽责责，也加过过很多次的的班，我也也没有任何何怨言，但但是如果你你们要求我我加班是为为了工

27、作以以外的事情情，我无法法做到。第第五，虽然然咱们是上上下级的关关系，也请请你注重一一下你说话话的语气，这这是做人最最基本的礼礼貌问题。第第六，我要要在这强调调一下，我我并没有猜猜想或者假假定什么，因因为我没有有这个时间间也没有这这个必要。”本来，这封封咄咄逼人人的回信已已经够令人人吃惊了，但但是瑞贝卡卡选择了更更加过火的的做法。她她回信的对对象选择了了“EMC（北北京）、EEMC（成成都）、EEMC（广广州）、EEMC（上上海）”。这样一一来，EMMC中国公公司的所有有人都收到到了这封邮邮件。邮件被数数千人转发发瑞贝卡曾认认为，“这只是我我和EMCC之间的事事，跟别人人没关系”。可就在在瑞贝

28、卡回回邮件后不不久，这封封“女秘书PPK老板”的火爆邮邮件就被她她的同事在在全国外企企中广泛转转发。近一周内，该该邮件被数数千外企白白领接收和和转发，几几乎每个人人都不止一一次收到过过邮件，很很多人还在在邮件上留留下诸如“真牛”、“解气”、“骂得好”之类的点点评。其中中流传最广广的版本居居然署名达达10000多个，而而这只是无无数转发邮邮件中的一一个而已。记记者在邮件件上找到了了两位留有有私人邮件件的人士。黄小姐供职于IBM中国研究院。据她回忆，该邮件最早从公司同事的大学同学处转来，后来的来路也多为业务关系、大学同学等。张先生就职于GE北京总部，“我收到邮件比较早，当时就转给了成都和上海的大学

29、同学，结果后来又从南京同学那里收回来了”。从邮件的转转发过程中中，可以发发现这样一一个顺序：EMC-Miccrosfft-MMIC-HP-SAMSSUNG-Honneyweell-Thommson-Mottorolla-NNokiaa-GEE这些大大名鼎鼎的的外企大多多为IT或或电子类相相关企业。女秘书已已离开公司司邮件被转发发出EMCC后不久，陆陆纯初就更更换了秘书书，瑞贝卡卡也离开了了公司。目目前，EMMC内部对对此事噤若若寒蝉，一一些参与转转发邮件的的员工挨个个儿被人事事部门找去去谈话。尽管无论是是邮件附加加的个人点点评还是BBBS上的的讨论，力力挺瑞贝卡卡的声音都都超过了八八成，但外外

30、企人力资资源部的管管理层却并并不买账。昨昨天早上，记记者刚在电电话中表明明身份，瑞瑞贝卡就明明白了，“这事儿闹闹得太厉害害，我已经经找不到工工作了”。她没有有料到邮件件会被转发发出去，也也没有料到到后来的局局面。EMC回回应“邮件门”“邮件门”对陆纯初初有何影响响？昨天晚晚上，陆纯纯初授意远远在美国的的EMC公公司大中国国区市场部部经理吴薇薇发出声明明。这份外外交措辞的的声明表示示，“最近这位位北京员工工的离职完完全是一个个个人行为为和独立的的事件，EEMC中国国区的员工工都充满了了信心与EEMC一起起取得更大大的发展。”有IT业资深人士分析，像对大中华区总裁这种高管的评价，一般只有美国总部的

31、总裁和总部人力资源部的主管才有发言权。教学后记记：第五教案课题： 秘书办公环环境的布置置设计和美美化教学目的和和要求：认知办公室室种类；掌掌握办公室室布置、整整理和美化化的要求；了解办公公室安全隐隐患及排除除。教学重点和和难点：办公室布置置美化要求求及隐患排排除教学方法：讲授法、问问答法教学学课时：一、秘书工工作环境的的涵义和特特点 环境是指对对工作绩效效起着潜在在影响的外外部力量。秘秘书工作环环境是指直直接或间接接影响秘书书工作效率率的各种潜潜在外部力力量的总和和。 秘书工作环环境特点有有： 1.复杂和和多样性。 2.差异性性。 3.变异性性。 环境的上述述特点，深深刻的影响响秘书工作作与环

32、境之之间相互作作用的过程程： 1.环境决决定、影响或制制约秘书工工作； 2.秘书工工作必须适适应环境； 3.环境的的变化必然然导致秘书书工作发展展变化； 4.秘书工工作对环境境有能动作作用：一是是改善环境境，二是污污染环境。 二 .秘书书工作的宏宏观环境 宏观环境，又又称为一般般环境，或或大社会环环境，它处处于所有组组织之外，并并组织发生生影响的外外部环境。它它是一种必必须监测和和适应的不不可控制的的环境。 秘书工作的的宏观环境境主要有：政治法律律环境，经经济环境，科科技环境，文文化环境等等。 1.政治法法律环境与与秘书工作作 2.经济环环境与秘书书工作 3，科技环环境与秘书书工作 4，文化环

33、环境与秘书书工作 文化分为传传统文化和和现代文化化。传统文文化具有保保守性，即即对新的事事物视之不不惯，不乐乐于接受；权威性，即即崇尚权威威，重服从从；感情性性，即公众众问题或公公共争议的的解决，多多是由有声声望有地位位的年高者者出面解决决，予以劝劝说，要求求争议的当当事人重情情义，轻利利害，讲情情面，顾大大体。三、秘书工工作的中观观环境秘书工作的的中观环境境是指秘书书所处的组组织的性质质，制度与与结构方面面的环境。它它对秘书工工作有着重重要 的影影响。 企业的组织织结构 现代企业是是以现代企企业制度为为基础的。它它是在国家家公司法的的规定下组组建的。其其组织模式式就是公司司法规定的的几种形式

34、式。这几种种形式有有有限责任公公司，国营营独资公司司，股份有有限公司。 任何一个公公司组织中中的工作人人员由于地地位的不同同，纵向分分为高级管管理人员，中中级管理人人员和操作作执行人员员。在企业业中，董事事会定期开开会制定决决策，决策策以后由高高级管理人人员作具体体的决策，又又由中级管管理人员组组织实施，操操作执行人人员具体执执行。由于于中层不可可能担负起起一个企业业所有的职职能，因此此，必须将将企业的中中层横向分分为若干职职能部门。四、 秘书书工作的微微观环境微观环境，又又叫办公室室环境，是是指一定的的组织机构构的秘书部部门工作所所处的自然然环境。 （一）办公公室环境的的种类及对对秘书工作作

35、效率的影影响 办公室环境境包括： 第一、办公公室的空间间环境，系系指房屋建建筑与分配配，办公空空间的大小小，家具的的布置； 第二、办公公室的视觉觉环境，它它包括色彩彩，光线； 第三、办公公室的听觉觉环境，指指办公室所所处的有益益或无益声声音； 第四、办公公室的空气气环境，指指由生理空空气因素（湿湿度，温度度，空气流流通与净化化）造成的的办公室的的整个气氛氛； 第五、办公公室的健康康与安全环环境。 办公室环境境对秘书工工作效率的的影响可以以从以下三三点说明： 1.作业方方面：办公公环境对秘秘书人员的的器官功能能，知觉感感受，体力力消耗，心心理反应都都有直接影影响，比如如光线不足足，足以使使人的辨

36、别别力降低，眼眼力消耗较较大，而生生疲倦，使使注意力难难以集中，则则效率降低低。 2.生理方方面：环境境变化必然然会引起生生理变化。办办公环境不不适宜，会会增加秘书书的体力消消耗，体力力消耗过多多则生疲劳劳，疲劳生生则工作兴兴趣减低。兴兴趣低，工工作效率必必随之递降降。 3.心理方方面：办公公环境的不不适宜，会会引起秘书书对工作厌厌烦的心理理反应。这这种心理反反应自然降降低工作效效率。心理理厌烦导致致人的精神神苦闷及抑抑郁和怒怨怨之感。这这些心情对对工作效率率皆有不良良影响。 （二）办公公室环境的的管理原则则 办公环境的的管理是指指对办公室室环境加以以合理的设设计，组织织和控制，使使其达到最最

37、符合秘书书工作的需需要，进而而提高工作作效率，完完成组织欲欲达到的使使命。在对对办公环境境进行管理理的过程中中，要坚持持以下的原原则： 1.方便，即即办公室的的布局应该该力求方便便省时，如如相关的部部门及设备备应尽可能能安排在相相邻的地方方，以避免免不必要的的穿插迂回回，便于工工作的协调调和同步进进行； 2.舒适整整洁，即无无论是办公公室，办公公桌椅，还还是抽屉等等，不要放放置与办公公无关的东东西。办公公文具的摆摆放要井然然有序。 3.和谐统统一，即办办公桌椅，文文件柜，办办公自动化化设备等的的大小，格格式，颜色色等协调统统一，这不不仅能增加加办公室的的美观，而而且能强化化成员之间间的平等观观

38、念，创造造出和谐一一致的工作作环境。 4.安全，即即布置办公公室时要留留意附近的的办公环境境和办公室室存放财物物的安全条条件；信息息，如纸质质文件，存存储在计算算机里的数数据等的安安全和保密密能否得到到保障；电电器的电源源，电线，器器物的摆放放是否对人人员造成生生理上的危危害等。 （三）办公公室的空间间设计 所谓办公室室的空间管管理是指组组织为节省省成本，有有效地利用用空间，缩缩短工作流流程，迅速速处理信息息，提供良良好工作环环境，并促促进秘书与与其他工作作人员的沟沟通与协调调所作的办办公室内的的布置。 办公室空间间管理的内内容包括： 1.各职能能部门的场场地设计 2.工作中中心的设计计 特殊

39、工作中中心，指特特殊用途或或专门业务务的工作中中心，它包包括： 接待中心心，该中心心是公司机机关和外界界接触的媒媒介，故布布置应井然然有序。其其设计要点点是：远离离公司机关关主要部门门，以免访访客的干扰扰；放置公公司简报或或其它阅读读资料的地地方，应光光线充足以以利阅读。 计算机中中心，其布布置要点：注意适当当的湿度和和温度，相相对湿度为为 4060%之间，温温度在18820之间间。 3.开放式式办公场地地的布局 开放式办公公场地又叫叫自由式的的聚集办公公室。其特特点有： 没有个人人办公室，工工作空间的的位置通过过安排可活活动的物件件来确定； 每次进行行工作间布布局规划时时，并不考考虑窗户或或

40、其它常规规结构的限限制，而是是以信息流流和工作运运转的自然然路线所形形成的不统统一的款式式来安排的的； 工作人员员的地位更更多地是由由分配给他他们的任务务，而不是是由他们的的位置来确确定的，如如高级管理理人员可以以有较大的的办公室及及不同颜色色，不同形形状的办公公桌，除此此以外，几几乎没有可可以看得见见的等级标标志。 开放式办公公室有以下下优点： 降低能源源成本和建建筑成本； 减少占地地面积； 降低了重重新布局的的成本； 由于拆除除了办公室室的隔屏，管管理者与被被管理者的的交往障碍碍减少了这这有利于排排除心理障障碍。 4.办公房房间的空间间设计 （四）办公公室的视觉觉环境管理理 办公室的视视觉

41、环境包包括办公室室内覆盖物物的颜色和和照明。 1.覆盖物物，它包括括墙壁，天天花板，地地面，门窗窗，支柱等等上面的覆覆盖物。 有效的使使用颜色。 地面覆盖盖物的颜色色和类型应应与墙壁，天天花板的颜颜色协调一一致，以保保证一个统统一的，和和谐的环境境。 2.照明明，指为完完成办公室室的指定工工作而提供供适当的光光线系统。 光线的量量。光线的的量一般用用w(瓦)代表。 光线的的质。 光的设计计。 （五）办公公室的听觉觉环境管理理 1.消除噪噪音的来源源。 2.用吸音音的材料以以减少噪音音的影响。 3.适量音音乐的播放放。 （六）办公公室的空气气环境管理理 1.温度：264.空气的的净化。 （七）办

42、公公室的保健健与安全环环境 保健，又叫叫健康保护护。办公室室的健康环环境对秘书书人员具有有不可忽视视的意义和和重要性。秘秘书人员保保持良好的的健康的身身体，足以以促进工作作效率的提提高。可谓谓“健全的的精神寓于于健全的身身体中”。 组织应如何何推行对秘秘书人员的的保健方法法呢？其主主要方法有有： 1.定期健健康检查。 2.传授卫卫生知识。 3.采行疾疾病预防。 4.保持环环境整洁。 5.推行健健身运动。 6.举办康康乐活动。 要造成一个个安全的环环境，就必必须在以下下方面加强强管理： 1.防盗。 2.防火。 3.防止意意外伤亡。教学后记： 第第六教案课题：办公室电话话业务教学目的和和要求：掌握

43、办公电电话使用的的总体原则则，接打电电话和甄别别电话的要要求。教学重点和和难点：接打电话和和甄别电话话的方法技技巧教学方方法：讲授法、示示范法教学课时：两课时教学内容：在秘书日常常的公关实实务中，电电话沟通更更是不可缺缺少的形式式，很多客客户正是通通过电话最最先接触和和了解对方方。正确使使用电话，有有助于创造造良好的沟沟通气氛，提提高办事效效率，树立立个人和组组织的良好好形象。一、接听与与拨打电话话的原则与与基本要求求 1表达规规范、正确确。2.礼貌热热情，语气气清晰和婉婉。3.简洁。4.保密。5.注意时时间。二、过滤电电话的注意意事项和基基本要求 1.接听重重要电话所谓重要电电话一般指指来自

44、上级级的电话或或来自公众众的内容特特别重要的的电话，比比如重要会会议、重要要通知、突突发事件等等。至于如何判判定重要与与否，除了了凭自己的的经验和直直觉，还可可以参考以以下标准：一是需要要马上办理理，二是需需要交办，三三是需要提提醒，四是是需要备忘忘，五是可可能没有任任何原因，只只凭感觉有有此必要，凡凡符合上述述标准的来来电，我们们都要养成成边听边记记或挂断电电话后马上上随手记录录的习惯。2.接听纠纠缠电话秘书接听这这类电话往往往违背秘秘书的意愿愿，发话者者为了达到到自己目的的，几次三三番地来电电话纠缠，而而且现在有有些人信奉奉“会哭的的孩子多吃吃奶”的心心态，经常常打骚扰性性的纠缠电电话。这类类电话一般般会让人心心烦意乱，拿拿不定主意意，还可能能发脾气，对对普通人而而言，可毫毫无疑问地地拒绝或训训斥对方，但但秘书人员员在接这类类电话时应应大度有礼礼，不怒不不躁，不要要被对方利利用，但也也要有原则则。礼貌的的回绝对方方，不留任任何余地。3.过滤恐恐吓电话有些人为了了某种目的的，经常会会使用威胁胁的办法给给相关组织织打恐吓电电话，提出出的条件也也不尽相同同，口气也也有轻有重重，但大部部分的恐吓吓电话都与与经