燃气调度抢维修中心工作手册25781.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.燃气调度抢抢维修中心心工作手册华润燃气有有限公司2016年年5月抢维修中心工作手册一、目的为规范热线线服务、抢抢险抢修、室室内维修工工作能够全全面、细致致、准确开开展,工作作人员可以以熟练掌握握各类工作作的服务流流程及注意意事项,保保证调度抢抢维修中心心各项作业业的安全和和完成质量量,特制定定本工作手手册。二、适用范范围本作业指导导书适用于于抢维修中中心抢险、维维修、呼叫叫中心班组组各类业务务。三、权责文件由调度度抢维修中中心负责制制订,经公公司领导审审核,
2、在公公司内实行行。四、定义为规范调度度抢维修中中心在热线线服务、抢抢险抢修处处理用户和和管网故障障过程中的的作业程序序。五、参考文文件1、中华人人民共和国国国家标准准城镇燃燃气设计规规范GB5500288-200062、中华人人民共和国国行业标准准家用燃燃气燃烧器器安装及验验收规范CCJJ122-99(19999年版)3、中华人人民共和国国行业标准准城镇燃燃气室内工工程施工与与质量验收收规范CJJJ94-200994、中华人人民共和国国国家标准准燃气燃燃烧器具安安全技术条条件GB1169144-200035、中华人人民共和国国行业标准准家用燃燃气器具安安全管理规规则GB1179055-2000
3、86、中华人人民共和国国行业标准准城镇燃燃气设施运运行、维护护和抢修安安全技术规规范CJJJ51-22006六、作业程程序与要求求6.1呼叫叫中心6.1.11作业前工工作准备步骤工作准备项项目示例图片1换工作服2带工牌3仪容仪表:生画淡妆妆,扎丝巾巾、长发要要挽起并用用发夹固定定在脑后,短短发要合拢拢在耳后。6.1.22作业标准准步骤步骤工作准备项项目示例图片1换工作服登登陆工号:准备工作作资料,登登陆账号,打打开CSIS系统页面面,进入等等待接听状状态。2准备接听:调整好耳耳机,话筒筒方向应保保持对着嘴嘴,调整好好情绪,保保证良好的的工作状态态。3业务受理:电话铃声声三声内及及时接听电电话,
4、电话话接通后两两秒之内微微笑问候客客户:“您好,很很高兴为您您服务”,按照文文明规范礼礼仪热情接接待每一个个来电,耐耐心受理每每位客户诉诉求内容。4填录工单:仔细核对对客户信息息,根据客客户诉求内内容填录工工单。5接听完毕,保保存来电记记录:“感谢您的的来电”“请问还有有什么可以以帮助您的的吗?”“好的,再再见!”接听完毕毕后,详细细保存每位位客户的来来电记录。6.1.33工单转派派步骤工作准备项项目示例图片1耐心询问:核对客户户信息,了了解客户来来电意图,在在系统界面面工单里选选择工单类类型2新增工单:根据客户户业务要求求详细记录录工单内容容3复核工作:工单新增增完毕后复复查(工单单类型、工
5、工单内容、预预约时间、转转派部门等等内容)6.1.44电话回访访作业标准准步骤1抽样:进入入服务页面面,查找回回访工单,对对需要回访访用户安装装集团要求求进行回访访,核实无无误后开车车准备回访访。2自我介绍:拨出电话话开始回访访,接通后后,向客户户进行自我我介绍。“您好!我我是淮北华华润燃气的的”。3确认客户:“请问您是X先生/女士吗”或“请问你是XXX用户吗?”4展开回访:确认后询询问客户师师傅同意接接受回访,如如客户拒绝绝则向客户户客户致歉歉(结合结结束语)后后结束回访访。若用户户同意,并并依次进入入拟定的回回访作业项项目,记录录客户回答答情况及反反映问题5倾听与记录录:在回访访过程中,如
6、如遇客户反反映问题或或提出意见见建议时,应应耐心倾听听,让客户户感受到你你对他(她她)的理解解,并试情情况作出应应答。6结束语:非非常感谢,如如有任何问问题,欢迎迎拨打我公公司服务热热线XXX.祝您生活活愉快!再再见!结束束回访。6.1.55 GIIS系统操作作进入GISS系统:双双击IE浏览器,自自动设置的的登陆GIS界面,输输入用户名名与密码(账账号密码同同为DDZX)点击确确定进入系系统,系统统界面可推推动鼠标放放大与缩小小。6.1.66视频监控控系统操作作6.1.77受理呼入入电话的作作业程序与与要求1注意事项项1)客户代代表在电话话接通两秒秒之内微笑笑着问候客客户:“您好!很很高兴为
7、您您服务”(2)通话话过程中,必必须做到有有问必答、耐耐心周到、谦谦和大方、吐吐字清晰;(3)开头头问候语要要求精神,不不要让人有有过于僵硬硬、公式化化的感觉;(4)与客客户通话的的声音不要要过大,以以免给客户户感觉不够够亲切或影影响别人的的工作。同同时不要离离话口太近近,让客户户听起来觉觉得刺耳;(5)工作作时私人电电话接入,应应迅速地结结束谈话(如如有私人电电话接入应应挂断私人人电话,待待处理完热热线电话及及工单后,再再回电;如如在接听私私人电话时时,有热线线电话接入入时应迅速速地结束私私人谈话,接接听热线电电话);(6)没听听清或不理理解客户陈陈述的问题题,应主动动询问:“X先生/小姐,
8、对对不起,我我没有听清清楚您的问问题,请您您再复述一一遍好吗?”(7)需客客户等待时时,应提前前讲明原委委并征求客客户的意见见:“对不起,麻麻烦您稍等等片刻,好好吗?”,在得到到客户同意意后才能按按静音键,返返回时应讲讲:“对不起,X先生/小姐,让让您久等了了”;(8)在向向客户解释释完毕后,应应确认客户户是否清楚楚,“X先生/小姐,不不知我是否否将您的问问题解释清清楚了?”如客户尚尚未清楚,应应再重新解解释,直到到客户完全全明白为止止;(9)需隔隔时处理的的电话即不不能立即答答复客户的的电话,则则要及时做做好通话内内容记录,特特别是处理理时限及回回复时间;(10)对对客户提出出的问题能能熟练
9、解答答时,仍要要提醒自己己放慢回答答语速,语语气要有感感情;(11)遇遇客户态度度不好或语语言伤人,应应保持克制制,不要与与客户在电电话中争吵吵,要理解解客户的立立场。安抚抚客户并耐耐心地向客客户解释事事实和公司司相关政策策;(12)正正在接听的的电话时,有有紧急的电电话(事情情)需处理理,应主动动对客户说说“对不起,我我有一件紧紧急的事情情需尽快处处理,处理理后,我立立即给您回回电。”(13)在在电话服务务过程中,若若客户需要要服务人员员做紧急处处理的事项项,服务人人员应立即即与上级领领导联系,在在上级领导导的许可和和授权下可可根据实际际情况进行行程序上的的简化处理理。2、各种语语音环境处处
10、理1)电话接接通客户无无声音时客户代表应应保持微笑笑重复道:“您好!请请问有什么么可以帮您您?”中间间隔3-5秒:“您好!你你的电话已已接通,您您能听见我我的声音吗吗?”仍听不到到用户回应应时:“对不起!听不见您您的声音,请请您换一部部电话再拨拨好吗?/或请稍后后再致电”,停顿2秒,挂机机。2)客户声声音太小,听听不清楚时时客户代表应应:“对不起!我听不清清楚您的声声音,麻烦烦您大声一一点,好吗吗?”;仍听不不清,再重重复一遍,重重复时语气气仍要保持持轻柔委婉婉;还是听听不清:“对不起,电电话声音太太小,请您您换一部电电话再拨/或稍后致致电,好吗吗?”停顿2秒,挂机机。3)电话杂杂音太大时时客
11、户代表应应:“对不起!电话声音音太小/电话杂音音太小,请请您换一部部电话再拨拨/请您稍后后再致电,好好吗?”停顿2秒,挂机机。4)客户提提出客户代代表声音太太小时客户代表:“对不起!(稍微提提高音量,不不可突然提提高音量)请请问你有什什么事情需需要帮助吗吗?”5)客户使使用免提时时客户代表:“对不起!我听不清清您的声音音,请您拿拿起电话说说话,好吗吗?”3、各种特特殊情况的的处理1)没听清清客户讲话话时客户代表应应用征询的的语气向客客户询问:“对不起!我没听清清您的讲话话,您能再再重复一遍遍吗?谢谢谢!”2)客户不不理解客户户代表的话话语时客户代表:“对不起!我的意思思是.(可换种种表达方式式
12、)”3)解答过过程中客户户无任何回回应时客户代表应应时刻留意意客户的反反应:“X先生/女士,您您听得见我我说话吗?”4)向客户户解答完毕毕后客户代表可可通过询问问的方式确确认客户清清楚与否:“X先生/女士,我我的解答您您满意吗?”如客户表表示满意,则则说:“你还有什什么需要我我帮助吗?”如客户表表示尚未完完全理解,则则进一步解解释,直到到客户彻底底弄懂为止止。5)客户表表示还有其其它问题,但但没有立即即开始讲话话时客户代表:“X先生/女士,我我在听,您您请讲!谢谢谢!”6)客户在在讲解过程程中不能确确定客户代代表是否在在倾听,以以“喂”提示时客户代表:“X先生/女士,我我正在听您您讲话,请请您
13、继续!谢谢!”7)遇到操操作界面反反映较慢或或进行相关关资料查询询时需要客客户等待时时客户代表:“对不起,请请您稍等片片刻,好吗吗?”在得到客客户的同意意后,按静静音键取消消静音后,客客户代表:“对不起,让让您久等了了”8)静音前前客户代表应应讲明原委委并征询客客户意见:“对不起,X先生/女士,我我帮您查询询一下,请请别挂机,稍稍等片刻,好好吗?谢谢谢!”客户同意意后按下静静音键,并并迅速处理理问题,不不可以用命命令语气。9)静音后后客户代表应应在处理后后立即进入入与客户通通话状态,并并向客户致致歉:“对不起,X先生/女士,让让您久等了了!”10)需要要客户提供供相关信息息,用户有有迟疑或其其
14、它不解反反映时客户代表应应立即解释释:“哦,是这这样,我们们需要谢谢您!”11)遇到到客户打错错电话时客户代表:“对不起,这这里是华润润燃气客户户热线中心心,请您查查证后再拨拨。”并根据客客户的需求求,引导客客户拨打其其它服务台台。12)遇到到设备故障障不能操作作时客户代表:“读不起,系系统正在调调整,请您您稍后再来来电,好吗吗?”或请客户户留下联系系方式,等等设备正常常及时与客客户联系。13)请客客户留电话话之后回复复时客户代表应应耐心解释释原因,并并征求客户户意见:“X先生/女士,您您的问题我我们需要到到相关部门门查询,恐恐怕会耽误误您较长时时间,请您您留下您的的电话,我我查询后立立即回复
15、您您,好吗?谢谢!”之后转达达到具体业业务对口部部门对用户户进行解答答。14)客户户代表完全全没有听懂懂客户所提提的问题时时客户代表:“对不起,X先生/女士,您您的意思是是.?15)客户户代表没安安全听懂客客户所提的的问题时客户代表:“对不起,X先生/女士,如如果我没有有理解错的的话,您的的意思是?”16)客户户代表没有有听清楚客客户所述内内容要求客客户配合复复述时:客户代表:“对不起,麻麻烦您将刚刚才反映的的问题再重重复一遍,好好吗?”17)客户户查询的信信息较长,不不容易记住住,需要其其记录下相相关内容时时客户代表:“对不起,麻麻烦您将刚刚才反映的的问题再重重复一遍,好好吗?”18)客户户
16、的要求超超出客户代代表的工作作权限时客户代表应应向客户致致歉,并提提供其它解解决方法:“对不起,X先生/女士,这这超过了我我的权限范范围,虽然然我帮不到到您,我会会立即将问问题反映给给相关部门门处理,您您看这样好好吗?”19)客户户提出的要要求无法做做到时客户代表:“很抱歉,恐恐怕我不能能帮助您!”或“很抱歉,这这超出我们们的服务范范围,恐怕怕我不能帮帮助您。”20)客户户提出无理理要求时客户代表应应耐心向客客户解释,寻寻求客户的的谅解:“对不起,X先生/女士,我我很难帮到到您,您的的要求已经经超出了燃燃气公司的的服务范围围,请您谅谅解!”21)客户户咨询完业业务却又不不想挂机时时客户代表应应
17、婉言提醒醒客户:“对不起,X先生/女士,如如果您没有有其他问题题的话,欢欢迎您下次次致电,谢谢谢合作!再见!”22)客户户打骚扰电电话时客户户代表应冷冷静地提醒醒客户:“对不起,如如果没有业业务上的问问题,请您您挂机,再再见!”若客户仍仍纠缠不休休不肯挂线线,客户代代表应将来来话报告现现场领导。23)接到到正在上班班同事的私私人电话时时客户代表应应真诚的向向客户解释释:“对不起,X先生/女士,公公司规定上上班时间不不可以聊天天,请您在在她下班后后与她联系系,好吗?谢谢合作作!再见!”24)客户户善意的约约会时客户代表应应先表示感感谢,并请请求客户谅谅解:“非常感谢谢您的诚意意,我不太太方便,请
18、请您原谅!”25)客户户询问客户户代表姓名名时客户代表应应委婉地向向客户解释释:“X先生/女士,很很抱歉,我我们在工作作时只使用用工号,我我们是XXX号。”若客户坚坚持要求,可可告诉客户户这是公司司规定。26)客户户要求直接接与领导讲讲话时客户代表应应根据事情情的轻重缓缓急灵活选选择处理方方式:处理方式一一:“您别着急急,把您的的事情告诉诉我,我会会尽量帮您您解决,好好吗?”处理方式二二:“您可以把把事情大概概讲一下,我我会记录下下来,请领领导稍后回回复您,好好吗?”处理方式三三:“请您稍等等,我请现现场负责人人过来听电电话,您不不要挂机,谢谢谢!”27)客户户要求提供供领导的电电话或地址址时
19、客户代表:“对不起,X先生/女士,很很高兴您能能为我们公公司提出宝宝贵的意见见,有什么么需求请告告诉我,我我将如实转转告我们的的领导,好好吗?”如客户一一再坚持,则则说:“您可以把把您的电话话告诉我,我我会记录下下来,请领领导稍后回回复您,好好吗?”28)客户户要求提供供公司内部部其它部门门的电话或或地址时客户代表:“对不起,X先生/女士,很很抱歉,这这超出了我我的权限范范围,请您您谅解!”29)客户户查询的资资料,系统统无记录时时客户代表应应立即向客客户致歉:“X先生/女士,不不好意思,系系统暂时无无记录,请请留下您的的联系电话话,我会尽尽快回复您您,请原谅谅,谢谢!”30)遇到到无法当场场
20、答复的客客户咨询时时客户代表:“对不起,请请您留下您您的联系电电话,我们们查询后将将尽快与您您联系,好好吗?”客户:“.”客户代表表:“谢谢您的的合作,再再见!”31)客户户提出建议议时客户代表:“谢谢您,您您提出的报报告建议,我我们将及时时反馈给公公司相关负负责人员,再再次感谢您您对我们工工作的关心心和支持。”31)对于于客户投诉诉,在受理理结束时客户代表:“很抱歉,XXX先生/女士,多多谢您反映映的意见,我我们会尽快快向上级部部门反映,并并在XX小时(根根据投诉类类别和客户户类别的不不同而不同同,一般在在两个工作作日内)内内给您明确确的答复,再再见。”33)客户户来电告知知其业务问问题意见
21、得得到解决时时客户代表:“非常感谢谢您对我们们工作的支支持,谢谢谢!”34)客户户向客户代代表道歉时时客户代表:“没关系,这这是我们该该做的,请请问还有什什么需要我我帮助的吗吗?”35)客户户称赞客户户代表时客户代表:“谢谢!”36)客户户感谢客户户代表时客户代表应应表示谦虚虚:“不用客气气,这是我我应该做的的。”37)客户户焦急时客户代表应应首先安抚抚客户的情情绪:“X先生/女士,我我理解您的的心情,您您别着急,我我马上帮您您联系处理理,好吗?/我马上帮帮你咨询,稍稍后给您回回话,可以以吗?”38)客户户情绪激烈烈,破口大大骂时客户代表:“对不起,先先生/女士,请请问有什么么可以帮助助您?”
22、同时客户户代表应调调整好心情情,尽量抚抚平客户的的情绪,若若无法处理理,应马上上报告现场场负责人。39)发现现自己回答答错误/不完全,需需要纠正时时客户代表应应立即向客客户致歉,诚诚恳接受客客户的批评评,不得强强词夺理:“实在抱歉歉,刚才我我的解释有有些欠缺,应应该是.”或:“非常抱歉歉,刚才的的问题请容容许我再补补充几点.”40)客户户责怪客户户代表动作作慢,不熟熟练时客户代表:“对不起!让您久等等了,我将将尽快帮您您处理。”41)客户户投诉客户户代表态度度不好时客户代表:“对不起,由由于我们服服务不周给给您添麻烦烦了,请您您原谅,您您是否能讲讲详细情况况告诉我?”认真记录录客户的投投诉内容
23、,并并请客户留留下联系方方式,提交交给负责人人处理。42)客户户投诉客户户代表工作作出差错时时客户代表:“对不起,给给您添麻烦烦了,我会会将您反映映的问题如如实上报主主管,并尽尽快核实处处理,给您您带来的不不便,请您您原谅!”并记录下下客户电话话及复述内内容,如客客户仍不接接受道歉,客客户代表:“对不起,您您是否可以以留下您的的联系电话话,有我们们的主管与与您联系处处理,好吗吗?”迅速将此此情况转告告主管妥善善处理,客客户代表切切忌对客户户说:“不时我受受理的,我我不清楚,您您拨XX电话。”43)在受受理过程中中需请求客客户谅解时时客户代表:“对不起,请请您院里。”或“对不起,很很抱歉。”44
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