档案管理的基础知识与操作实务38436.docx

《档案管理的基础知识与操作实务38436.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理的基础知识与操作实务38436.docx（10页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、南玻集团2010年度档案员培训档案管理的的基础知识识档案管理理工作操作作实务第一部分 档案管理理的基础知知识 一、几个基基本概念1、档案。档档案法对对档案的定定义：是指指过去和现现在的国家家机构、社社会组织以以及个人从从事政治、军军事、经济济、科学、技技术、文化化、宗教等等活动直接接形成的对对国家和社社会有保存存价值的各各种文字、图图表、声像像等不同形形式的历史史记录。2、企业档档案。企业业档案是指指企业在日日常工作中中从事企业业管理、生生产、经营营、销售、经经济核算及及科学研究究等活动中中直接形成成有保存价价值的真实实记录。主主要包括文文字、图表表、音像等等。第一部分 档案管理理的基础知知识

2、3、企业档档案的作用用：凭证作用用；参考作用用；具体体现在在以下几方方面： aa.档案是是一个单位位或个人历历史的真实实、全面的的反映。 b.档案案是一个单单位或个人人维护自身身权益的重重要工具。 c.档案我们积累和传播知识重要载体。 d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。第一部分 档案管理理的基础知知识二、档案工工作1、档案工工作的性质质-专业性性：档案工工作有自己己专门的研研究对象、理理论体系和和业务标准准、工作规规范。 -服服务性：为为企业各项项工作服务务。-机要性性：档案中中有不少内内容在一定定的时间和和空间具有有机密性。第一部分 档案管理理

3、的基础知知识2、档案管管理工作的的内容八环节论：收集、整整理、鉴定定、保管、统统计、检索索、编研、利利用服务。六环节论：收集、整整理、鉴定定、保管、统统计、开发发利用第一部分 档案管理理的基础知知识3、档案工工作的原则则：统一领导导、分级管管理集中统一一管理第二部分 档案管理理的操作实实务第一章 档档案整理的的几个概念念第二章 文文书档案的的整理第三章 科科技档案的的整理第四章专门门档案的整整理 第一章、档档案整理几几个概念 一、档案整整理定义：是指将处处于零乱的的和需要进进一步条理理化的档案案，进行基基本的分类类、组合、排排列、编号号、编制目目录、建立立全宗等，组组成有序体体系的过程程。 二

4、、档案整整理的基本本要求：遵遵循文件材材料的形成成规律和特特点，保持持文件材料料之间的有有机联系；区分文件件材料的价价值，确定定档案的保保管期限；便于保管管和利用。 第一章 档案整理理几个概念念三、档案整整理的方法法 :1、以“案案卷”为单位整整理。 a案卷卷 b立卷卷 c以案案卷为整理理单位的应应用范围: 科技档案案；部分文文书档案；专门档案案 2、以“件件”为单位整整理。 第一章、档档案整理几几个概念四、档案分分类 1.按照整理理方法的不不同，可将将档案分为为： 文文书档案 科科技档案 专专门档案 22.集团档档案分类大大纲 党党群工作、行行政管理、业业务管理、基基建档案、设设备档案、会会

5、计档案、人人事档案、声声像档案、实实物档案、产产品档案等等第二章 文文书档案的的整理一、文书档档案整理流流程 鉴鉴定分类装订排列盖档号号章填写档档号著录装盒、排排架第二章 文文书档案的的整理（一）鉴定定： 归档档文件的来来源主要有有：集团下下发的文件件、单位内内部形成的的文件、政政府部门针针对本单位位发文或需需要本单位位执行的文文件及公司司参与合作作的项目，合合作单位按按要求向本本单位提交交的文件。对对照归档范范围来确定定某类文件件是否需要要归档。（二）分类类：根据集集团及各公公司情况，文文件材料产产生量不大大，因此采采用 “年度-保管管期限”结合事由由分类法。 11.分年度度：将归档档文件按

6、其其形成年度度分开。 22.分保管管期限：严严格对照本本公司归归档文件分分类、保管管期限表，将将同一年度度内的文件件按永久、长长期、短期期或永久、330年、110年三种种保管期限限分开。从从20100年起，集集团档案的的保管期限限按国家档档案局8号号令改为永永久、300年和100年。 3.分类别：将同一类类别的文件件排列在一一起。（三）装订订：归档文文件以“件”为单位进进行装订。 1.件的的概念。 原件与与复制件为为一件；转转发文与被被转发文为为一 件；正文文与附件为为一件；同同一年度内内相关的请请示与批复复、报告与与批示、函函与复函为为一件，但但跨年度的的则各为一一件；文件件处理单与与相关文

7、件件为一件。不不同文字的的文本，无无特殊规定定的，中文文本在前，外外文本在后后；印章登登记表等各各种报表、图图册，按其其本来的装装订方法，一一个自然本本（册）为为一件。 注：不允许若若干件一个个类型的归归档文件合合为一件，如如将一个年年度的所有有“通知”作为一件件。 2.保管期期限为永久久或长期、330年的归归档文件，最最好拆除生生锈金属物物，采用线线装、或胶胶装，也可可以用不锈锈钢备用夹夹，但装订订前需进行行扫描。扫扫描件分年年度存储于于硬盘，同同时上传至至档案管理理系统中该该条目录的的原文处，并并在一个年年度结束后后以年度为为单位刻录录在光盘上上脱机保存存。3.较厚归归档文件采采用三点一一

8、线方法进进行装订。 4. 成册的文文件材料，如如印章登记记本、刊物物等，可保保持原貌。 5.保保管期限为为短期或110年的文文件，根据据实际情况况选择装订订方法。（四）排列列。在同一一年度、保保管期限内内，结合机机构（问题题）或事由由按文件形形成时间进进行排序。（五）盖档档号章，填填写相关内内容。归档档章盖在文文件首页右右上方空白白处，若右右上方无空空白，则盖盖在其它容容易查看的的地方。 档案案章格式：全宗号-年度度-保保管期限-件号号。 全宗宗号：各单单位代号； 年度度：即文件件形成年度度； 保管管期限：可可以写永久久、长期、短短期、300年、100年，也可可以只写代代号：Y、CC、D、33

9、0、100； 件号号：一个年年度一个保保管期限编编一个流水水号，从11排起。（六）著录录，即编目目。请示与与批复为一一件时，只只对批复进进行编目。 1.全宗号：各单位代代号。 2.年度：指指归档文件件文件的形形成年度（如如 20002，20003），要要求写全。 3.保管期限限：归档文文件保管期期限，可以以是其代号号或是年限限。 4.件号：文文件的流水水号，为三三位数，不不足三位，前前用0补齐齐，如0001、0889。5.文件编编号：文件件编号号即即文件发文文字号，填填写时应照照实抄录，不不能有任何何省略或改改动。 6. 题名：一般情况况下，照录录文件题名名，不得省省略或变更更。对于无无题名或

10、题题名含义不不能全面揭揭示文件内内容的归档档文件，为为方便检索索，应根据据文件内容容重新拟写写或补充题题名，并外外加“ ”以示区别别。如任免免通知XXX，XXXX，或或通知关关于加强劳劳动纪律的的通知7. 责任任者：即发发文机关；就是文件件落款处盖盖章单位。责责任者可以以用通用简简称，如“中国南玻玻集团股份份有限公司司”，可以简简化为“南玻集团团”。如无通通用简称，则则用全称。 8.主题词：按照档案案主题词表表进行著录录，此项可可以省略。 9.日期：即即文件形成成日期，用用8位阿拉拉伯数字表表示，如2200800101。 10.页数：此此件文件的的总页数，包包括附件。有有字的一面面就算是一一页

11、。空白白页不计页页数。11.份数数：一般归归档文件只只保存1份份，利用频频繁或非常常重要的可可以保存两两份。如有有其它需要要，保存份份数较多，应应在备注中中注明。 12.实体分类类号：就是是档案分类类、保管期期限表中归归档文件的的实体分类类。 133.档号：此项由系系统自动生生成。 144.盒号：为所有年年度的大流流水号，从从第一盒档档案排起。作作为查找档档案的辅助助项目。因因有些公司司插卷很多多，此项不不强制要求求填写。 15.存放放位置：此此项为查找找档案档案案的辅助项项目，为方方便查找档档案，建议议填写。 166.备注：用于填写写归档文件件需要说明明的各种情情况，包括括缺损、销销毁等。

12、177.密级：为文件上上所标示的的密级，如如无标示，为为内部。（七）装盒盒、排架 1.装盒：按按文件顺序序进行装盒盒。为节省省空间，不不建议一个个问题（或或类别）仅仅有几份文文件也装为为一盒；禁禁止跨年度度装盒。 特别注注意：装盒盒时一定要要按照件号号的顺序排排放，不要要把里面的的文件放错错，借阅后后也要放回回原位，否否则以后查查找起来就就会查找不不到。 2.备备考表：如如文件盒内内有备考表表，直接填填写其中项项目；若没没有，则打打印一份，将将其置于盒盒内文件之之后，项目目包括盒内内文件情况况说明、整整理人、检检查人和日日期。3.背脊：填写年度度、保管期期限和起止止件号。 4.排架：按年度从从

13、档案柜最最上层排起起，永久和和长期的可可以一起排排架，短期期则另排一一架。第三章 科科技档案整整理一、科技档档案的基本本种类 科科技档案是是指分类表表中的基本本建设、设设备仪器、科科研档案、产产品档案二、科技档档案档号编编写方法 单位代号号-一级类目目二级类目目-案卷号例：CSGG11-044.01-0001 CCSG111是单位代代号，深圳圳浮法代号号 004为一级级类目代号号，即基本本建设类 001为二级级类目代号号，即第一一个基建项项目 0001为案案卷号，即即第一个案案卷科技档案的的档号：就就是科技文文件的案卷卷编号第一节 基基建档案管管理一、注意区区分基建工工程准备阶阶段文件与与文书

14、档案案的区别 在建建筑工程管管理资料规规定的附附录A中，明明确了各个个阶段都会会产生哪些些文件，在在工程项目目准备阶段段中的文件件，如：项项目建议书书与批复、用用地批准文文件等容易易与文书档档案混淆，要要注意区分分。二、注意由由建设单位位收集的文文件的收集集和积累 工程准备备阶段与工工程竣工验验收阶段的的文件是由由建设单位位收集和积积累的。有有新项目动动工时，如如若由档案案室来负责责产生文件件的保存，那那么要注意意这两个阶阶段的文件件的收集。三、注意案案卷题名的的拟定 案案卷题名要要能反应本本卷文件的的内容，一一般采用三三段式： 一一是项目的的名称；二二是项目的的组件、部部件、专业业、阶段的的

15、名称；三三是项目文文件的名称称。 如：南南玻工业大大厦（项目目名称）结结构（专业业）竣工图图。 四、注意与与当地城建建档案部门门保持联系系 各地地城建档案案部门对移移交档案的的要求不一一样，要了了解公司所所在地城建建档案部门门的要求，尽尽量关注文文件形成的的质量，使使其能够满满足要求，减减少重复工工作。第三节 设设备档案的的管理一、设备档档案的内容容 设设备档案包包括计划采采购到设备备报废过程程中产生的的全部文件件资料。如如：前期的的购买计划划、请示批批复、采购购合同，到到设备的开开箱验收记记录、安装装调试记录录、验收运运行记录，到到使用过程程中的维修修大修、中中修记录，到到设备报废废时的报废

16、废文件等。 二、设备档档案的收集集 注意意档案收集集的齐全完完整。 在归归档时注意意：在新购购设备开箱箱时，就有有档案员在在场对技术术资料进行行核对登记记，在安装装调试完成成后三个月月内将随机机文件材料料归档。三、设备档档案的分类类 理论论上有以下下几种分类类方式： (11)、性质质型号分类类法：性质质型号结构隶属属案卷：如如生产设备备LYY打打磨机-001（案卷卷）；办公公设备方正科技技电脑显示器01（案案卷） (2)、工序型号分类类法：工序序型号结构隶属属案卷 如如：一个啤啤酒制造企企业的设备备档案按工工序可分为为：发酵A保温温机01，粉粉碎M磨浆机机01，罐罐装等工序序。（一）在本本集团

17、，基基本上每条条生产线按按工序来进进行分类。以以浮法厂的的设备为例例： 一条条浮法线包包括以下几几个工序：原料、熔熔窑、锡槽槽、退火窑窑、控制系系统、冷端端等一些工工序。 建议分分类： 1.每每条线分为为一大类，为为二级类目目 2.每每条生产线线下按工序序分类，为为三级类目目，所有合合同与工序序一样，组组成一个单单独的三级级类目 3.三三级类目下下按文件的的性质组卷卷。（二）对于于单套设备备，如叉车车、起重机机等，将其其组成一个个新的项目目，很多公公司叫“公用工程程”，作为其其二级类目目，三级类类目按照设设备的种类类设置，三三级类目下下是案卷。要要求一机一一卷。四、设备档档案的组卷卷 设备备档

18、案按其其种类、阶阶段或者文文件材料的的性质等分分别组卷。 种类类：即将同同一种类设设备组织到到一卷中。如如浮法线中中原料车间间的刮板机机相关文件件组成一卷卷或者几卷卷。 阶段段：即自制制的设备按按立项初期期、竣工组组卷。如立立项阶段管管理性文件件、竣工材材料等。 文件件材料的性性质：即图图纸、文字字性材料等等。五、案卷的的装订、装装盒 设设备档案与与基建档案案一样，一一般是文字字性材料组组卷后需装装订，装订订采取不锈锈钢夹或者者线装的方方式；图纸纸、成册的的文件材料料不需装订订，直接装装盒。案卷卷内不允许许在生锈金金属物。 有有些材料，如如随机说明明书等，体体积较大，不不便装盒，也也可在贴上上

19、背脊，不不用装盒。 另：部分以活活页形式装装订的材料料，必须重重新用线装装固定。六、编号、编编目 1.页号： 为了了便于查找找卷内的设设备文件材材料，就需需要重新逐逐页编写案案卷统一的的流水顺序序页号 1）案案卷内设备备文件材料料均以有书书写内容的的页面编写写页号。 2）单单面书写的的设备文件件材料在其其右下角编编写页号；双面书写写的设备文文件材料，正正面在其右右下角，背背面在其左左下角编写写页号。图图样页号编编写在标题题栏外。 3)成套图样样或印刷成成册的设备备文件材料料，自成一一卷的，应应排在卷内内文件材料料最后，将将其作为一一份文件填填写卷内目目录，不必必重新编写写页号，可可在备注中中注

20、明总页页数。卷内内目录、卷卷内备考表表不编写页页号 2.编目：只只需按照档档案管理系系统相关内内容填写即即可，与文文书档案类类似七、设备档档案的利用用1.设备档档案中应用用较频繁的的材料，如如使用说明明书、零件件图册等，如如有两份，则则档案室留留存一份，现现场存留一一份；如只只有一份，现现场可留一一份复印件件。2.若材料料过厚，不不易复制，使使用单位可可与档案室室协商，责责成专人保保管，并定定期办理借借阅手续。第四章 专专门档案的的整理第一节 实物档案案 一、实物物档案的归归档范围 1.集体或个个人在各类类公务活动动中获得的的奖杯、奖奖状、奖牌牌、奖章、锦锦旗、证书书等； 2.公务活动动中获赠

21、的的纪念品； 3.本单位自自形成以来来使用过的的牌匾、停停用的各种种印章、各各种重大活活动中形成成的纪念品品和宣传品品； 4.其它有保保存价值的的实物。 第一节 实实物档案二、归档要要求 1.个个人在公务务活动中获获得的奖状状、证书、纪纪念品等实实物档案应应先由集团团档案室拍拍照登记，再再交由个人人保管。 2.归档的实实物应用数数码相机拍拍成照片，并并将照片挂挂接到档案案管理系统统中相应实实物档案条条目后。 三、实物档档案的编号号、著录 实实物档案的的档号：全全宗号类类目号（一一级类目二级类目目）顺序序号。如： CCSG011SW110011CSG001 集集团总部代代号（全宗宗号） SSW

22、实物类类代号（一一级类目） 1 牌牌匾类代号号（二级类类目） 0001 顺序号，第第一件牌匾匾类实物 注：如本单位位实物较少少，也可不不用二级类类目。四、实物档档案的保管管 1.小于A44幅面的实实物，如证证书等，贴贴好标签后后按顺序装装入档案盒盒或放入资资料立架中中，存放于于档案柜。 2. 较大实实物档案，如如奖牌、奖奖杯、纪念念品等，可可在贴好标标签后放在在陈列柜或或专用柜中中保管，也也可放置于于走廊或会会议室等处处陈列，以以更好地发发挥宣传作作用。 第二节 照照片档案的的管理一、数码照照片的归档档范围 1.选选择性归档档 重要的、有有代表性的的、有参考考利用价值值的 2.归归档照片的的数

23、量 各各单位根据据本单位实实际情况自自定，主要要是要结合合重要程度度、实际工工作需要等等因素来定定，在实际际工作中需需要具体情情况具体分分析。二、数码照照片的归档档流程 收集-挑挑选-分组编编写组说明明-冲印-装册册-编写照片片说明-刻录录1.收集。按按照归档范范围，收集集有必要归归档之照片片。2.挑选。将将重要的、有有代表性的的、最能够够体现本次次活动背景景的照片挑挑选出来。3.分组、编编写组说明明。一组照照片不是一一类照片，而而是一次活活动形成的的照片。组组说明包括括本次活动动的时间、地地点、人物物和事由。如如：XX年年XX月XXX日XXX视察东莞莞南玻绿色色能源产业业园。组说说明就是该该组照片所所在文件夹夹的名称。4.冲印。每每一年结束束后，将本本年度所有有需归档照照片到数码码照片冲印印点进行冲冲印，一般般冲印照片片大小主66寸。5.装册。将将冲印好的的数码照片片装入专门门的照片档档案册。6.编写照照片说明。组组说明在本本组照片之之前。组内内每张照片片的说明，主主要是人物物、地点及及事件细节节。（摄影影者和背景景一般略）7.刻录。将将一个年度度的照片记记录到一次次性写入不不可擦写的的光盘上，并并在盘面上上做好记录录。如XXX年度数码码照片。谢谢！