XX物业管理有限公司总经理办公室工作手册21457.docx
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1、中实物业管管理有限公公司总经理办公公室工作手手册1、总经理理办公室组组织机构图图 总 经 理总办主任 质检主管 培训主主管 电电脑房主管管 劳资资主管 更衣室管理理员、司机机 宿舍管管理员 2、总经理理办公室工工作职责全面负责物物业人力资资源和利用用方面有关关人事调配配、工资奖奖励、劳保保福利、教教育培训等等规划和政政策的制定定与实施。具具体内容如如下:2.1直接接向总经理理负责。2.2协调调各部门的的工作,协协助总经理理监督、检检查各项方方针、政策策、上级指指示及各项项规章制度度的执行情情况。2.3安排排总经理办办公会议,并并负责检查查会议决定定事项的执执行情况。2.4组织织起草各种种业务报
2、告告,起草和和修改工作作计划、制制度、报告告、总结、请请示、通知知等文件,并并审查签发发前的文稿稿。2.5、组组织制定物物业行文管管理的各项项规定,努努力使公文文管理规范范化、全面面化,从而而提高工作作效率。3.6严格格贯彻执行行国家有关关人事部门门的方针、政政策、法令令和指示,组组织制定计计划,经物物业领导批批准后执行行。2.7根据据用工计划划组织招聘聘工作,负负责招聘、招招收、调入入、辞退、辞辞职、调出出员工的审审核,负责责员工内部部调配的审审核工作。2.8结合合行业标准准和物业实实际,制定定本物业工工资、奖金金、劳保福福利标准,报报领导审核核批准;负负责工资、奖奖金、劳保保、福利、加加班
3、费、夜夜班费及各各种津贴报报表的审核核。2.9掌握握市场动态态,收集行行业信息,为为总经理决决策提供咨咨询和参考考。2.10做做好文件打打印、收发发、归档、接接待、用车车管理和印印章管理等等工作。2.11协协调各部门门关系,发发生矛盾时时,应及时时疏导,调调查分析,明明确责任,并并作出正确确处理。2.12 完成总经经理临时交交办的各项项工作。3、总经理理办公室相相关工作程程序3.1 管理评审审控制程序序3.1.11 目的的和范围总经理按计计划对质量量管理体系系进行评审审,以确保保其持续的的适宜性、充充分性和有有效性。通通过定期的的评审评价价质量管理理体系变更更的需要,并并适合于实实现物业的的质
4、量方针针和质量目目标的要求求。3.1.22 引用用文件FSHTLL03011 物业业文件控制制程序FSHTLL03022 物业业记录控制制程序FSHTLL03211 物业业客户满意意度测量控控制程序FSHTLL03222 物业业内部质量量体系审核核控制制度度FSHTLL03255 物业业改进控制制程序3.1.33 职责责3.1.33.1 总经理负负责主持管管理评审,作作出评审结结论和决策策措施,并并对质量管管理体系的的适应性和和持续有效效性负责。3.1.33.2 总经理办办公室主任任负责管理理评审的计计划落实、组组织协调,并并向总经理理报告质量量管理体系系的运行情情况。3.1.33.3 总经理
5、办办公室负责责管理评审审的准备工工作和组织织实施,收收集并提供供管理评审审所需资料料,以及评评审后问题题的分解、检检查和报告告工作。3.1.33.4 与质量体体系评审相相关的职能能部门负责责人参加评评审,准备备并提供本本部门的评评审所需的的资料,落落实评审中中提出需要要采取的纠纠正与预防防措施的制制订和实施施。3.1.44 工作作程序3.1.44.1 评审时间间、形式、依依据3.1.44.1.11 管理理评审每年年至少进行行一次,一一般选择在在本年度质质量目标检检查总结之之后,下年年度新的质质量目标颁颁布之前进进行,一般般为每年十十一月中旬旬。可结合合内审后的的结果进行行,也可根根据需要安安排
6、。当内内外部环境境情况变化化时,应及及时进行管管理评审。3.1.44.1.22 总经经理办公室室须在评审审前一个月月编制管管理评审计计划,特特殊情况如如,遇重大大或紧急情情况可根据据需要即时时安排评审审;计划划需交总总经理批准准。3.1.44.1.33 管理理评审一般般以会议形形式进行评评审。3.1.44.1.44 开展展管理评审审活动的要要求:a.确保质质量管理体体系持续的的适宜性。由由于物业所所处的环境境不断地变变化,要求求物业根据据行业、法法律法规要要求、业主主及市场要要求适时调调整质量管管理体系过过程,以保保持其持续续的适宜性性;b.确保质质量管理体体系持续的的充分性。在在物业质量量体
7、系运行行中,对服服务实现过过程或体系系现状的测测量分析、新新目标的建建立、新方方法的提出出或新过程程的识别,使使原有质量量管理体系系存在不充充分的情况况,通过管管理评审来来调整相互互关联的过过程,以达达到体系的的持续的充充分性;c确保质量量管理体系系持续的有有效性。有有效性是物物业实现质质量方针、目目标的程度度的度量。必必须把业主主的满意度度、服务的的业绩、物物业整体服服务素质与与行业法规规的符合性性等与质量量目标对比比,找差距距,不断改改进,以确确保体系的的持续的有有效性;d.上述三三种情况都都有可能导导致体系的的变更,物物业需适时时地调整过过程和质量量目标,以以达到体系系的持续的的适宜性、
8、充充分性和有有效性。3.1.44.1.55 管理理评审计划划或评审要要求(包括括评审时间间、评审目目的、评审审范围及评评审重点、参参加评审的的部门/人人员、评审审依据和评评审内容),应应由总经理理办公室提提前通知参参加管理评评审的部门门负责人。3.1.44.1.66 管理理评审的依依据是物业业质量方针针、目标的的实现情况况以及市场场和顾客需需求的变化化状况。3.1.44.1.77 当出出现下列情情况之一时时,可增加加管理评审审频次。a.物业组组织机构、服服务内容、资资源配置发发生重大变变化时;b.当法律律法规、行行业标准规规范及业主主要求有变变化时;c.市场需需求发生重重大变化时时;d.即将进
9、进行第二、三三方审核,或或法律法规规规定的审审核时;e.质量审审核中发现现严重不合合格时。3.1.44.2 管理评审审的输入和和输出3.1.44.2.11 管理理评审的输输入包括物物业当前的的业绩和需需要改进方方面。如:a.审核结结果。通过过内、外审审核的结论论及所采取取的纠正措措施实施的的效果,评评价质量管管理体系的的适宜性、有有效性以及及企业结构构、职责分分工、程序序和资源配配置的合理理性、充分分性;b.业主的的反馈信息息。根据市市场信息、业业主反馈的的信息、服服务情况的的信息以及及与业主沟沟通的结果果,评价业业主对本物物业服务的的满意程度度;c.过程的的业绩和服服务的符合合性。通过过对服
10、务过过程的确认认、控制的的效果以及及产品实际际质量状况况与质量要要求的符合合性的审核核,评价质质量管理体体系运行的的有效性;d.预防和和纠正措施施的情况。对对预防和纠纠正措施实实施的结果果进行评审审、确认,以以便修改相相关文件,保保持措施的的后续有效效性;e.以往管管理评审的的跟踪措施施情况。检检查评审上上次管理评评审结果所所采取的纠纠正措施的的跟踪验证证结果的有有效性、及及时性和正正确性,以以确保质量量管理体系系运行的有有效性;f.可能影影响质量管管理体系的的变化。根根据市场策策略、技术术进步相关关法律法规规和社会要要求等外部部环境的变变化以及物物业内部的的变化(如如体系的重重大变更,财财务
11、状况变变化等因素素),评价价体系进行行变更和完完善的必要要性;g.评价持持续改进项项目实施的的有效性,并并提出新的的改进目标标和项目;h.根据物物业经营状状况的相关关数据的趋趋势、分析析和应用情情况及效果果,以确定定体系的适适宜性、充充分性、有有效性和需需要改进的的顺序和项项目;i.改进的的建议。3.1.44.2.22 评审审的输出a.质量管管理体系及及其过程有有效性的改改进。在评评审结论中中应有关于于体系及过过程改进的的要求、顺顺序、项目目等内容(如如业主满意意、过程改改进、硬件件设施设备备环境等);b.与服务务要求有关关的改进。在在服务的改改进方面,包包括服务质质量特性、满满足市场需需求的
12、能力力等。优先先考虑业主主的要求以以及服务实实现中的薄薄弱环节;c.确定和和提供资源源的措施。根根据内外部部环境的变变化,确定定资源需求求,尤其对对关键设备备、关键工工序、特殊殊过程、测测量设备、人人员等方面面的需求,予予以确认和和配置,以以适应体系系运行的需需要。3.1.44.3 管理评审审的实施办办法3.1.44.3.11 总经经理办公室室向有关部部门提出评评审所需的的资料清单单。包括:a.内外部部质量管理理体系审核核报告及不不符合项实实施纠正措措施的有关关材料;b.本年度度或某阶段段质量目标标完成情况况的材料;c.物业服服务质量、服服务水平的的分析材料料;d.业主满满意度调查查信息和服服
13、务情况的的汇总材料料;e.其他有有关服务与与体系运行行的情况资资料、纠正正和预防措措施的有关关资料;f.物业管管理方面的的数据的趋趋势分析、应应用效果以以及持续改改进的相关关数据、报报表、材料料等。3.1.44.3.22 总经经理办公室室将管理理评审通知知单和批批准的评评审计划下下发各参加加评审的部部门,同时时要求各参参加部门作作好会议的的准备工作作,包括对对本部门薄薄弱环节的的分析、产产生原因及及改进的设设想。3.1.44.3.33 召开开评审会议议:a.总经理理主持会议议,各部门门经理参加加会议;b.指定评评审重点部部门作主要要发言;c.参加会会议人员进进行充分讨讨论。3.1.44.4 评
14、审报告告3.1.44.4.11 根据据总经理对对管理评审审中相关问问题的决定定,总经理理办公室形形成文件,经经总经理审审核、批准准后,下发发实施。评审报告的的内容一般般包括:评评审时间;评审组成成员姓名、部部门、职务务;评审简简要过程及及结论;不不符合项的的具体说明明及改进建建议。3.1.44.4.22 对管管理评审出出现的不符符合项,由由总经理确确定责任部部门,总经经理办公室室进行分解解,下发各各部门制订订纠正措施施,予以实实施。3.1.44.4.33 管理理评审报告告分发范围围:总经理理、总经理理办公室、相相关部门。3.1.44.5 纠正措施施的跟踪验验证3.1.44.5.11 各相相关部
15、门收收到评审报报告后,应应立即分析析原因,制制订纠正措措施,并报报告总经理理办公室审审核,总经经理批准,然然后组织实实施。3.1.44.5.22 总经经理办公室室对实施情情况跟踪检检查,验证证实施的有有效性,并并报总经理理。3.1.44.6 管理评审审计划、记记录、报告告等相关资资料应由总总经理办公公室按照文文件控制程程序归档档备查。3.1.44.7 管理评审审结果引起起文件更改改时,按FFSHTLL03011文件控控制程序执执行。3.1.55 记录录管理评审计计划(见总总办手册77.13) 管理理评审通知知单(见总总办手册77.14)管理评审报报告、总经经理决策指指令表、纠纠正或改进进项目实
16、施施及监督检检查表(见见总办手册册7.155)4、(总办办编制)物物业相关管管理制度4.1 员工浴室室规章制度度为加强对员员工浴室的的管理,给给员工提供供一个卫生生整洁的浴浴室环境,特特制定以下下规章制度度:1)员工不不得使用客客用消耗品品,违者除除按照员员工守则进进行处罚外外,按消耗耗品价值十十倍罚款;2)物业员员工不得带带家属或朋朋友入内洗洗澡,不得得在当班时时间洗澡,违违者按500元/次予予以扣罚;3)浴室钥钥匙统一由由打卡室管管理,任何何人不得私私配钥匙,在在非开放时时间内私自自开门;4)注意开开源节流,灯灯、水笼头头要随手关关闭;5)注意保保持环境卫卫生,废纸纸、废品不不得随手乱乱扔
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- XX 物业管理 有限公司总经理 办公室 工作手册 21457
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