某物业管理公司管理手册及职位说明书113120.docx
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1、序 言 广广州市创佳佳物业管理理有限公司司是隶属于于美心房地地产开发有有限公司的的下属子公公司,专责责处理美心心房地产辖辖下住宅小小区的物业业管理事务务。设有:管理处、办办公室、各各区管理处处、财务部部、清洁绿绿化部、水水电维修组组、工程维维修部,现现有员工1108人。自去年二月月份成立至至今,迎来来第一批业业主后,管管理公司全全体员工以以“依法管理理、业主至至上、热情情周到、服服务第一”的宗旨为为业主及住住户提供良良好服务,力力求使美心心房地产辖辖下各区真真正成为人人们梦寐以以求的安居居家园。在对物业进进行管理的的同时,我我处更切身身处地想业业主所想,不不断开拓提提供多项服服务,并赢赢得了普
2、遍遍业主和住住户的认同同。以致曾曾多次收到到业主各住住户来人或或来函表扬扬。在此,管管理处全体体将继续秉秉承一贯的的宗旨,不不遗余力为为业主和住住户创造并并保持一个个优美舒适适的生活环环境。广州市创佳佳物业管理理有限公司司2003年年7月300日第一编 主要职职能一、 创佳物业管管理公司主主要功能:1. 作为美心房房地产对外外的主要窗窗口,也是是业主与美美心房地产产的联系渠渠道;2. 协调管理处处与业主或或住户的关关系;3. 代表业主向向公司反映映意见,代代表公司向向业主传达达管理方的的精神;4. 为业主提供供全方位的的配套服务务;二、 目的:1. 最大限度地地满足业主主或住户的的生活要求求,
3、使业主主或住户住住得放心;2. 解决业主日日常生活及及使用物业业过程中遇遇到的问题题;3. 通过对进出出小区人员员及物品的的管控,有有效地降低低小区罪案案的发生;4. 通过对业主主使用物业业的指引及及管理,能能最大限度度地使物业业保值甚至至增值,从从以达到物物业管理的的目的;5. 通过对小区区内公共设设施进行定定期养护,保保证业主或或住户充分分享用物业业的最大功功能。三、 职责范围:(一) 办公室1. 统筹计划管管理处各部部门工作的的分配安排排;2. 负责与各公公司(部门门)的工作作协调与沟沟通;3. 跟进会所范范围内的商商铺租赁手手续;4. 收发并整理理管理处对对外及外来来文件;5. 每月汇
4、总管管理处各部部门员工的的考勤; 6. 每月核对各各部门领料料记录;7. 向各部门传传达经理室室下达指示示或向经理理室汇报各各部门情况况;8. 整理收楼资资料,建立立及管理业业主资料档档案;(二) 各区管理处处1. 办理业主收收楼手续;2. 办理业主所所需的各类类服务申报报手续;3. 办理装修申申请及各类类出入证手手续;4. 办理业主日日常项目申申报等有关关手续;5. 有偿服务的的咨询及办办理有关手手续。6. 协助业主处处理日常生生活中遇到到的问题。7. 接待来访单单位或个人人及其来电电(函);8. 接收及记录录业主报修修工程项目目,并落工工程单到各各有关部门门;9. 监督并反馈馈业主工程程检
5、修问题题的处理进进度及结果果;10. 管理未收楼楼单位或已已收楼单位位留下的门门匙;11. 接听业主日日常来电咨咨询,并落落工程单跟跟进;12. 协助财务部部处理有关关业主缴(欠欠)费事宜宜;(三) 清洁绿化部部1. 负责对小区区的公用娱娱乐设施、公公园、道路路、车站、公公共楼梯间间、楼宇外外墙、样板板房等地的的卫生清洁洁工作;2. 对未收楼的的单位进行行日常养护护工作;3. 负责行政办办公楼的日日常清洁;4. 看管样板房房,防止室室内饰物被被窃或破坏坏;5. 负责清运小小区淤泥、垃垃圾;6. 为业主或住住户提供家家居清洁、灭灭鼠灭蚊、收收送洗衣等等有偿服务务(暂未有有);7. 服务过程中中,
6、听取客客人意见,及及时向上级级汇报并反反馈有关部部门;8. 定期对全区区公共场所所进行灭“四害”工作;9. 积极、认真真地完成上上级交办的的各项任务务。(四) 工程维修部部1)水电维维修组1. 保持小区内内水、电等等资源的供供给与管理理及其工程程的养护与与维修;2. 对小区内机机电、消防防、配电房房、水泵房房等设施、设设备进行操操作管理、维维修、保养养等工作;3. 负责协助小小区的通讯讯设备、有有线电视天天线的维修修保养和故故障检修;4. 对管理处各各部门传达达或本部巡巡查发现所所得有问题题的公共设设施进行检检修;5. 与相关部门门保持良好好关系,及及时处理相相关问题;6. 定期巡查区区内设备
7、房房设备用及及各游乐设设施的运行行情况,并并认真做好好巡查记录录和值班记记录;7. 每月抄录住住宅单位水水电表,进进行月度水水电耗用分分析对比,及及时发现并并杜绝浪费费现象;8. 保持值班室室、配电房房、加压泵泵的清洁、设设备保养及及维修等;9. 确保各苑区区的电房设设施、公用用设备的运运行、维修修和保养工工作有序开开展,并在在紧急情况况下及时派派遣相关工工作人到现现场排除故故障;10. 遇到突然停停电或其它它突发性事事故时,迅迅速赶往现现场,保持持镇定,按按操作规程程及时排除除故障或采采取有效的的应急措施施,及时处处理问题;11. 积极、认真真地完成上上级交办的的各项任务务。2)土建给给排水
8、维修修组1. 严格遵守公公司(部门门)规章制制度,维护护公司(部部门)利益益,工作中中按实际情情况、实事事求是地为为业主解决决问题;2. 在业主收楼楼前提前介介入社区的的管理工作作,协助各各部门对社社区的管理理,使业主的的交楼工作作能顺利进进行;3. 对小区物业业进行维修修、部分安安装、修改改工程的计计划、组织织施工、进进度跟进、质质量监督;4. 定期与管理理员陪同业业主到楼宇宇现场进行行验收交接接工作,并并对物业手手尾工程进进行跟进;5. 负责跟进各各部门传达达或巡查发发现的小区区公共设施施问题及收收楼后业主主提出的物物业更改工工程,组织织各施工部部门施工及及按实际情情况制订施施工时间;6.
9、 定期组织相相关部门对对小区内公公共道路、设设备设施、暗暗藏管网、给给排水系统统等进行维维修工作;7. 跟进工程过过程中保持持与业主或或各区管理理处联系,及及时反馈工工程情况,从从而降低投投诉率;8. 积极、认真真地完成上上级交办的的各项任务务。第二编 组织架架构图第三编职务说明明书(含岗岗位责任制制)一、 管理公司经经理室职务名称:经理 所属部部门:管理理公司经理理室直接上级:美心房地地产开发有有限公司副总经理理工作概况:根据物物业管理条条例的有有关规定,贯贯彻实施公公司的工作作要求及完完成总经理理室下达的的工作任务务,起到上上传下达的的桥樑作用用,以及负负责处理小小区管理处处的相关事事项,
10、负责责与小区对对外部门的的沟通联系系。工作要求:熟悉相关关的物业管管理法规,熟熟悉行政管管理程序,具具有良好的的社会关系系,善于沟沟通,具有有较强责任任感,工作作认真、细细致,积极极、主动。职责范围:1. 每周参加公公司总办召召开的行政政会议,会会后及时传传达、落实实会议精神神。2. 审核管理处处每月财务务状况、物物料耗用情情况,对异异常现象及及时处理。3. 每月审核辖辖下各部门门员工的考考勤情况,批批核各部门门增减人员员的申请。4. 及时与相关关部门进行行沟通联系系。5. 对管理处日日常事务作作出审批与与决策。6. 调节辖下员员工内部或或与客户的的关系。衡量标准:1. 小区服务事事件发生率率
11、。2. 事件处理的的及时性。3. 管理费欠费费率。4. 业主(住户户)满意程程度及社会会反响。工作难点:在维护公司司利益立场场上,满足足业主要求求。工作禁忌:利用职权之之便,以损损害公司利利益达到管管理目的及及效果。与工作有联联系的部门门:内部:美心心房地产各各职能部门门,创佳物物业管理有有限公司各各职能部门门;外部:政府府、电信局局、邮政局局、国土房房管局、物物价局及其其他有关部部门;任职资格:身体:健康康 学历历:大专以以上 工作经经验:具有有五年以上上大公司相相关工作经经验 个人素质:责任心强强,工作认认真、细致致,具有较较强逻辑思思维和统筹筹分析能力力。职务名称:工程部副副经理 所属部
12、门门:管理公公司经理室室直接上级:创佳物业业管理有限限公司 经理工作概况:根据物物业管理条条例的有有关规定,贯贯彻实施公公司的工作作要求及完完成经理室室下达的工工作任务。对对工程难题题及时提出出处理方案案及跟进。与与小区的施施工单位做做好沟通协协调。工作要求:熟悉相关关的物业管管理法规。熟熟悉楼宇的的工程结构构,具有良良好的工程程检修知识识,具有较较强责任感感,工作认认真、细致致,积极、主主动。职责范围:1. 每周参加公公司总办召召开的行政政会议,协协助经理落落实会议精精神。2. 审核工程部部每月物料料耗用情况况,对异常常现象及时时处理。3. 每月审核辖辖下部门员员工的考勤勤情况,批批核本部门
13、门增减人员员的申请。4. 及时与相关关部门进行行沟通联系系。5. 对工程部日日常事务作作出审批与与决策。6. 调节本部员员工与客户户的关系。衡量标准:1. 设备故障发发生率及其其返修率。2. 工程处理的的及时性及及完成工期期。3. 客户的投诉诉量。工作难点:以最少的资资源完成工工程的检修修、并能最最大限度地地满足业主主(住户)要要求。工作禁忌:对工程问题题妄下判断断,从而造造成延误维维修或增大大维修成本本。与工作有联联系的部门门:内部:各区区管理处、水水电维修组组及其他各各部门。外部:机电电公司、装装修公司、土土建给排水水维修组及及其他有关关部门。任职资格:身体:健康康 学历:大专专 工工作经
14、验:具有相关关工作经验验 个人素质:责任心强强,工作认认真、细致致,具有一一定的专业业水平二、 各区管理处处职务名称:主任 所属部门门:各区管管理处直接上级:创佳物业业管理有限限公司 经理工作概况:根据物物业管理条条例的有有关规定,贯贯彻实施公公司的工作作要求及完完成经理室室下达的工工作任务。对对业主提出出的难题及及时提出处处理方案及及跟进。与与管理公司司辖下各部部门做好沟沟通协调工工作。工作要求:熟悉相关关的物业管管理法规。具具有行政管管理及服务务意识,具具有良好的的物业管理理知识及与与人沟通的的技巧。具具有较强责责任感,工工作认真、细细致,积极极、主动。职责范围:1. 按时参加管管理公司经
15、经理召开的的主任行政政会议,贯贯彻落实经经理室会议议精神。2. 审核各区管管理处每月月物料耗用用情况,对对异常现象象及时处理理。3. 每月审核本本部门员工工的考勤情情况,负责责本部门增增减人员的的申请。4. 及时与相关关部门进行行沟通联系系。5. 对各区管理理处日常事事务作出审审批与决策策。6. 调节本部员员工与客户户的关系。衡量标准:1. 业主(住户户)的满意意程度及其其反响。2. 投诉项目的的处理速度度及效果。3. 客户的投诉诉量。工作难点:1. 灵活发挥承承上接下的的桥梁作用用。2. 熟悉业主(住住户)的合合理需求。工作禁忌:滥用职权,私私下对业主主(住户)作作出超越权权限的承诺诺。与工
16、作有联联系的部门门:内部:工程程维修部、水水电维修组组及其他各各部门外部:机电电公司、装装修公司、土土建给排水水维修组及及其他有关关部门任职资格:身体:健康康 工 学历:大专专 工工作经验:具有相关关工作经验验个人素质:责任心强强,工作认认真、细致致,职务名称:管理员 所属部部门:各区区管理处直接上级:各区管理理处 主主任工作概况:根据物物业管理条条例的有有关规定,积积极主动完完成上司下下达的工作作任务,及及时处理业业主(住户户)提出的的合理要求求。保持与与管理公司司辖下各部部门的沟通通协调。工作要求:熟悉相关关的物业管管理法规。具具有良好的的服务意识识、物业管管理知识。懂懂得灵活运运用的技巧
17、巧。职责范围:1. 按时参加本本部门会议议,严格落落实会议精精神。2. 对业主(住住户)的投投诉项目分分类、及时时处理。3. 保持与业主主(住户)的的良好关系系,及时反反馈业主(住住户)意见见。4. 在工作中发发现问题,主主动提出个个人建议。5. 保持与相关关部门进行行沟通联系系。6. 妥善、分类类保管各类类资料,不不外泄业主主(住户)个个人资料。衡量标准:1. 业主(住户户)的满意意程度及其其反响。2. 投诉项目的的处理速度度及效果。3. 客户的投诉诉量。工作难点:1. 跟催相关部部门处理工工程报修项项目。2. 与业主(住住户)保持持朋友式的的服务关系系。工作禁忌:1. 脱离工作立立场,堕入
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