沟通技巧-掌握更多技巧57140.docx

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1、沟通技巧第3章 掌握更多技巧优秀的沟通通者无论在在单个人还还是在大庭庭广众面前前，都能成成功地传达达书面和口口头信息，使使各方都能能理解信息息内容。3.1有效效地下达指指示在沟通过程程中，一项项基本活动动是向他人人解释委托托给他们的的任务，包包括任务之之目的、方方法与范围围。学会如如何向顾客客、同事或或供应商介介绍情况，这这将助你踏踏上成功之路。小提示444： 给他他人的自主主权宁多毋毋少。3.1.11选择指示示的形式指示有多种种形式，可可以是将来来要采取的的行动，也也可以是解解释事情原原委的汇报报。如果涉涉及到顾客客，它就兼兼有汇报与与行动计划划的性质：既要详述述行动细节节，又要阐阐明顾客需

2、需充当的角角色。注意意对方提供供的反馈，以以判断你是是否已提供供了足够信信息。3.1.22提供信息息如果你把一一份书面介介绍材料交交给同事或或顾客，同同他（她）详详谈以扩充充或澄清有有关要点，检检查他（她她）是否已已完全理解解。介绍情况时时，良好的的目光接触触有助于集集中注意力力小提示455： 为使使员工有机机会发挥其其主动性，书书面指示的的规定不应应过细。3.1.33编写书面面指示介绍任务时时，应商定定你们中将将由谁把谈谈话内容整整理成书面面材料。编编写书面材材料时应注注意：ll 开宗宗明义；ll 指出出哪些资源源可供利用用；ll 规定定时限；ll 指明明工作方式式；ll 如果果该说明书书须

3、形成文文件，应指指出文件发发给哪些人人；即使你授授权他人做做的工作很很简单，你你的指示明明确些仍可可少出错。书面指示ll 制作作问卷，调调查员工对对餐饮部的的看法。（讲讲清目标）ll 使用用公司打字字员并索要要复印报价价表。（指指明可利用用资源并提提出预算建建议）ll 星期期五中午以以前完成。（规规定期限）ll 编写写问卷前，在在各楼层各各访谈一人人。（指出出为实现预预定目标应应采取的行行动）ll 把问问卷交给我我审批，然然后发给各各部门主管管。（指出出问卷应发发给谁）小提示466： 如果果执行原来来的指示，但但项目进展展并不顺利利，那么应应尽快重新新作指示。3.1.44授权大多数指示示都涉及

4、权权力移交问问题。如果果一项任务务由你负责责，并由你你指派他人人具体执行行，那么，你你就向该人人授权。此此时，在书书面指示中中，你一定定要讲清受受托人的责责任范围，你你希望他向向你汇报些些什么内容容以及你是是否会做出出进一步指指示。若这这项工作历历时较长，书书面指示中中应包括进进行检查的的时间。3.2单独独沟通同员工的会会见可以是是作为工作作内容的一一部分的正正式会见，也也可以是为为解决任何何一方所提提出的个别别问题而安安排的非正正式会见。请请你利用单单独沟通检检查员工的的表现，并并藉此查明明是否需对对员工进行行辅导或向向他提供咨咨询。小提示477： 要求求所有应邀邀出席会议议的人提前前作好充

5、分分准备。3.2.11正式会见见非正式会见见没有固定定程序，正正式的单独独会见则与与其他会见见有相同的的规则：迅迅速切入正正题，严格格遵守议事事日程，最最后作总结结并确保对对方对结论论表示赞同同。在单独独会见中，经经理与下属属间的关系系很容易陷陷入一方命命令，一方方遵从的模模式。因此此，若想使使会见富有有成效，你你应聆听对对方说话，争争取展开理理性的讨论论，始终保保持谦逊有有礼。但有有一点须牢牢记：一定定程度的对对抗不仅是是有益的，也也是不可避避免的。3.2.22要做的事事1.11. 每月至少少安排一次次与员工的的正式的单单独会见。2.22. 遵守议事事日程，并并确保你们们双方对最最后制定的的

6、所有决策策取得一致致意见。3.33. 记住：要要聆听员工工讲话，不不要操纵会会议。小提示488： 记住住：富有成成果的会议议才是成功功的。3.2.33准备要充充分 对对于常规会会见而言，准准备是否充充分决定着着结果是否否会令人满满意。有些些公司每两两周举行一一次上级与与下属之间间的单独会会见，共同同讨论问题题、制定目目标并宣传传考核意见见。在会见见的前几天天，经理你你就已先发发下了考核核意见，以以使员工有有足够的时时间准备他他们的答复复。小提示499： 倾听听员工的心心声。许多多令人不满满的问题可可以通过辅辅导或咨询询得到解决决。3.2.44辅导员工工优秀的管理理人员就像像优秀的教教练员一样样

7、，他们了了解员工的的潜能，熟熟知应如何何鼓励员工工改进工作作，如何提提高员工的的知识水平平。辅导行行为应贯穿穿于管理过过程的始终终，不应仅仅限于成绩绩考核及年年度评估。作作为经理，应应主动帮助助员工确立立工作目标标，不时鼓鼓励员工向向更高标准准进发，并并讨论员工工的强项和和弱项。当当接受辅导导的员工赢赢得了信心心，并取得得了一定成成绩后，他他们会自觉觉确立更高高的个人目目标，以求求改进工作作。小提示500： 留心心员工面临临的问题，因因为这些问问题可能会会影响到他他们的工作作。3.2.55向员工提提供咨询服服务无论是工作作上还是个个人生活上上的问题，均均可通过咨咨询得到解解决。如果果你既未受受

8、过这方面面的训练又又无经验，则则应把向员员工提供咨咨询的工作作留给专业业人员去做做，他们会会帮助人们们正视问题题并解决问问题。当员员工因为某某事而郁郁郁寡欢时，你你应对其处处境表示同同情，并提提出你可以以为他安排排一次会见见，为他提提供咨询。负负责咨询的的人员会帮帮助他找出出问题的症症结。应尽尽可能给他他实实在在在的支持。例例如，当一一段假期有有助于解决决员工面临临的问题时时，你应当当准假。3.2.66探寻解决决方案向员工推荐荐专业咨询询人员前，应应核实员工工是否的确确有困难需需要帮助，同同时也愿意意接受帮助助。还应保保证会见不不受他人和和电话干扰扰。3.3成功功地主持会会议许多经理认认为，会

9、议议占用了他他们太多的的时间。实实际上，成成功的会议议将极大地地促进沟通通。主持会会议时，请请注意控制制会议进程程，别让讨讨论失控。小提示511： 会议议开始前分分发所有相相关资料。小提示522： 如果果会议旨在在制定决策策，应确保保决策得以以制定。3.3.11为开会准准备为开会做准准备时，有有四个关键键性问题需需要问问自自己：会议议内容是什什么？开这这次会的目目的是什么么？会议开开得成功的标志是是什么？应应该邀请哪哪些人参加加？这些问问题将帮助助你判断这这次会议有有没有必要要召开。每每次会议都都应有其最最终目标。即即使不能达达成最后决决议，至少少应制定一一个行动计计划。只有有少数重要要人物参

10、加加的小型会会议往往最最富有成效效。小提示533： 如果果你担任主主持人，不不应操纵会会议来谋取取私利。3.3.22会议开场场白必要的介绍绍之后，应应向与会人人员讲清开开会目的、预预期效果与与会议结束束时间。如如有应遵守守的基本规规则，应直直接说清。核核实是否每每个人手中中都有相关关资料，还还应确保会会议议程能能被全体与与会者接受受。如果以以前曾经召召开过一次次有关会议议，那么会会议记录须须提交大家家讨论并通通过，但不不要讨论议议事日程上上已列出的的内容。如如这是第一一次会议，可可以直接开开始第一项项议程。最最好邀请另另一与会者者发起讨论论。小提示544： 恰当当地运用幽幽默有助于于双方达成成

11、一致意见见。3.3.33引导会议议进程在会议进行行过程中，应应在加快讨讨论进程和和所有人都都畅所欲言言这两个极极端之间保保持一种平平衡。在一一个问题上上争论不休休的做法既既浪费时间间又可能造造成关系紧紧张。为避避免这种情情况，应保保证身边有有一块表或或一个钟，以以便计时。对对讨论时间间加以限定定，这样，就就可以按原原计划结束束会议。小提示555： 一定定要遵守议议事日程上上规定的时时限。3.3.44结束会议议为自己留出出充裕时间间来结束会会议。会议议结束前，要要总结讨论论结果，并并检查他人人是否赞同同你所得出出的结论；还应安排排好未竟事事宜（包括括指定专门门人员负责责此事）；最后应安安排实施所

12、所制定的决决策的步骤骤，也就是是会后应采采取的行动动。指派有有关人员负负责各项活活动，并对对完成时间间做出限定定。3.3.55通过荧屏屏沟通虽然电视会会议不能代代替面对面面会议，它它却是后者者的有益补补充。开会会时，与会会者往往希希望（有时时也需要）看看到正在发发生什么事事。因此，电电视会议的的效果往往往要比电话话会议好。如如果你的分分公司离总总部较远，常常规会议不不易进行，电电视会议将将尽显其优优势。3.3.66召开电视视会议电视会议使使每一个与与会者都能能观察到讲讲话人的身身体语言和和面部表情情。这种开开会方式可可以节省用用于旅行的的时间和开开支，因此此十分有效效。3.4与听听众沟通无论在

13、举行行演讲活动动，开研讨讨会、开大大会还是在在进行培训训时，充分分作好演讲讲准备并作作好演讲都都是大有裨裨益的。听听众觉得，通通过视觉接接受信息要要比通过听听觉容易得得多。因此此，如有可可能，应该该使用视听听（AV）设设备。小提示566： 在规规定时限内内完成演讲讲，不要拖拖延。小提示577： 作好好准备（至至少是心理理准备），以以备视听设设备万一失失灵。3.4.11为演讲做做准备安排好写稿稿、试讲以以及最后回回顾的时间间。作300分钟的演演讲，讲稿稿大约48800字，写写讲稿需用用几小时。写写提要式讲讲稿显然快快得多，围围绕相关主主题安排这这30分钟钟，对每一一主题加以以概括，并并把有关材材

14、料以提要要形式列于于每一主题题之下。如如果使用视视听设备，为为每个主题题安排3分分钟（300分钟讲完完10个主主题），否否则为每个个主题安排排12分分钟。小提示588： 如果果让听众提提问，会使使演说速度度减慢，那那么，你可可以问听众众有何问题题。3.4.22讲清要点点书面材料中中，多次重重复往往不不妥，而在在演说中，重重复却是必必不可少的的。演讲就就是在表演演。如果你你计划用提提要式讲稿稿，应使提提要简洁明明确。这样样，只要瞥瞥见一个词词，就会回回忆起几个个复杂的想想法。演讲讲时可以参参考提要，但但切忌原封封不动地阅阅读讲稿。听听觉信息不不便于大脑脑进行回忆忆，因此，尽尽可能使自自己的演说说

15、容易被想想起，演说说时力求语语言清晰、句句式简短、语语言流畅、要要点之间过过渡自然。另另外，最后后一个要点点应与第一一个要点遥遥相呼应。3.4.33信息传递递信息传递过过程中，有有三个关键键步骤：介介绍大致要要讲的内容容；正式演演说；重复复所讲内容容。介绍信息传递信息重复信息小提示599： 把演演说控制在在20445分钟这是一一般人能够够集中注意意力的时段段。3.4.44鼓励听众众做出反应应演讲时，尽尽可能不看看提要，并并且自信地地在讲台上上走动，这这样做可以以消除讲台台所带来的的距离感，使使你本人和和你的演讲讲更容易被被听众接受受。讲话时时，视线应应落到听众众的中心，大大约在从末末排起算的的

16、三分之二二处。听众众的态度通通常倾向于于积极支持持而不是敌敌对，因此此，可以让让他们的支支持给你以以更多自信信。与听众众保持目光光接触，通通过向个别别听众或全全体听众提提问来鼓励励他们参与与，这些做做法均会收收到良好效效果。另外外，引听众众发笑也可可以活跃气气氛。3.4.55运用视听听媒介迄今为止，335毫米幻幻灯机与投投影仪仍是是最常用的的视觉媒介介。若听众众人数较少少，也可以以用挂图或或书写板代代替。而运运用了色彩彩和图像（包包括移动图图像）的视视听媒介则则最具感染染力。新技技术把投影影仪与计算算机连接在在一起，从从而使这一一视听媒介介变得方便便、快捷并并且价格低低廉。无论论你计划运运用何

17、种视视听媒介，都都要保证其其操作技术术简单易学学，并尽可可能使用最最好的视象象材料。演演讲时，你你也可以适适时地发给给听众一些些笔记或视视象材料。3.4.66成功地演讲讲演讲时你应应运用积极极的身体语语言。可以以用手势强强调要点，但但不应过于于频繁。如如果不看提提要你也能能讲得既流流畅又自信信，请尽量量脱稿演讲讲。检查投影仪仪上的材料料是否已放放好用指示棒辅辅助演讲身体站直，面面向听众声音清晰，语语速适中面部表情要要积极用张开手掌掌的手势表表示强调小提示600： 可能能的话，邀邀请著名演演说家参加加研讨会或或大会。3.4.77富有成效效的培训为员工上培培训课是一一种重要的的沟通形式式。像对其其

18、他听众讲讲话时一样样，对学员员讲话时应应显示出自自信，和学学员保持目目光接触，并并鼓励学员员提问。用用几天时间间到办公室室以外的地地方进行集集中培训，效效果最佳。通通过课外与与员工进行行非正式讨讨论或交谈谈，你可以以获得关于于组织内部部各方面的的有益反馈馈。学员对对培训课程程本身所做做出的反馈馈对于检测测这次培训训是否有意意义至关重重要。小提示611： 定期期检查员工工是否得到到了他们所所需要的培培训。3.4.88举行研讨讨会内部研讨会会与讲习班班在某些领领域为员工工提供培训训，这些领领域对于组组织而言是是至关重要要的。这类类培训涉及及到工作中中的事务，具具有实践性性、非正式式性以及着着眼于具

19、体体目标等特特点。如果果是内部研研讨会，只只邀请相关关人员参加加，请高级级经理参加加往往大有有裨益。举举行外部研研讨会时，可可以向顾客客和供应商商介绍公司司进行了哪哪些变动，也也可以利用用这类机会会推销产品品。最好邀邀请你的最最高领导为为这类研讨讨会致词，或或作一个不不以销售为为目的的报报告。小提示622： 询问问其他经理理是否愿意意在会上发发言。3.4.99研讨会上上的发言如果你要在在内部或外外部研讨会会发言，发发言前应先先向组织者者询问其他他发言人将将讲些什么么内容，这这样就能保保证你们的的发言不致致重复。会会前应弄清清楚你该讲讲多久以及及讲完后是是否要回答答听众提问问。如果不不用麦克风风

20、，应确保保坐在后排排的听众也也能听清（如如有必要可可问一问他他们）。讲讲话速度不不要太快，注注意看钟表表，别超过过规定时间间。3.4.110计划召召开大型会会议大型会议比比研讨会规规模更大，也也更正式。正正如所有会会议都有自自己的目标标一样，大大型会议也也不例外。会会议的目标标是制定议议程的基础础，并决定定着讨论话话题的转换换。值得一一提的是，内内部销售年年会往往具具有极强的的激励作用用。像其他他类型的大大型会议一一样，这类类年会要求求一流的会会场、职业业演说家的的演说、效效果绝佳的的会场布置置与视听设设备以及周周密的计划划，还应提提前指定在在会上发言言的人。如如果能邀请请一位客座座演说家活活

21、跃会场气气氛，将有有助于激发发听众的兴兴趣和热情情。应让每每一个将要要发言的人人了解自己己何时发言言以及发言言时间的长长短。要点ll 安排排重要活动动时，计划划越周密，考考虑越周详详，越易取取得成功。ll 辅以以视听技术术，信息接接收效果会会更佳。ll 象尊尊重和关心心供应商那那样，尊重重并关心出出席研讨会会和大型会会议的员。ll 在某某些重要场场合，公司司可以花钱钱雇人表演演和或演讲讲。ll 大型型会议或研研讨会后，还还应组织后后续活动，否否则这类会会议往往收收效甚微。小提示633： 选择择新会场时时要听听别别人的建议议。3.4.111选择会会场会场无形中中向与会者者传递着大大量信息。选选择

22、举行大大型会议或或研讨会的的会场时，应应认真考虑虑此次会议议或研讨会会的会场时时，应认真真考虑此次次会议有哪哪些要求，然然后选择与与会议的规规模及类型型相称的会会场。若要要举行大型型会议，须须选择一个个能容纳所所有与会者者的会场；而开办讲讲习班时，挑挑选一个中中等大小的的房间再另另增几个小小房间，只只要使学员员能够分组组工作就足足够了。预预订会场前前，应检查查会场设备备是否齐全全，如电子子设备和其其他设备（麦麦克风、投投影仪等）、为为与会者准准备的舒适适的坐席以以及餐饮设设施等。要与不要要保证与会会者确知如如何到达会会场并有交交通工具。不要让与会会者在未做做准备的情情况下作即即兴演讲。要制定日

23、程程表，其中中要包括休休息时间。不要邀请无无关紧要的的人物出席席会议。要准备随时时修订会议议议程以防防会议超时时。不要忘记通通过征求反反馈意见来来检查会议议是否成功功。3.5销售售中的沟通通销售是商务务活动的基基础，这不不仅仅是就就说服外部部顾客购买买商品而言言。在所有有商务场合合，均可运运用销售技技巧赢得他他人的赞同同与支持，获获得资源或或说服他人人放弃反对对意见。小提示644： 如果果说你想作作“软性推推销”，那那么请用提提问的方式式提出观点点。3.5.11软性推销销最好的推销销总是“软软性的”：设法使人人产生某种种需求，然然后对满足足这一需求求做出承诺诺。你可以以把这种销销售手段运运用到

24、工作作中去，使使你的“推推销术”能能够随机应应变。软性性推销技巧巧包括：ll 通过过提问与聆聆听了了解解情况，而而不是轻下下断言；ll 稍停停片刻，让让他人有机机会回答；ll 如果果遇到反对对意见，要要表示你能能够理解实际上上仍坚持自自己的观点点，直到你你的观点被被对方接受受为止。3.5.22运用软性性推销技巧巧面带微笑、手手掌伸展、掌掌心向上，这这是软性推推销惯用的的技巧。你你要表现出出友好的态态度与令人人信服的姿姿态，而不不是咄咄逼逼人。另外外，运用手手势有助于于强调你的的话。自然的微笑笑张开手掌的的手势小提示655： 倾听听来自潜在在顾客的反反对意见。他他们可为你你提供线索索，帮你成成交

25、。3.5.33硬性推销销传统的硬性性推销法是是通过把人人逼到一定定位置，强强迫他人做做出决定的的方式进行行推销。如如果你想在在工作中实实践某一想想法，在距距成功只有一一步之遥时时，你应保保持积极的的态度，并并运用硬性性推销技巧巧。其策略略如下：ll 提出出所谓“最最后”报价价；ll 强调调机不可失失；ll 指明明竞争形势势；ll 做出出不容妥协协、毫不含含糊的提议议；ll 要求求对方当场场表态。小提示666：请一一位同事阅阅读你写的的商务信件件，检查它它们是否清清晰明了。3.5.44运用书面面材料推销销运用书面材材料推销，无无论是通过过邮件推销销产品还是是向同事“推推销”提议议，往往遵遵循着一

26、些些似乎相互互矛盾的规规则。例如如，在针对对外部人员员的营销活活动中，长长信的推销销效果明显显优于短信信；而在向向内部人员员分发备忘忘录时，简简短文伯的的效果往往往更显著。无无论用长信信还是短信信，在信的的开头你都都应阐明写写信目的。写写信时应注注意激发读读者兴趣，论论述切中要要点，所举举实例真实实可信。信信件的结尾尾宜清晰、简简洁并表现现出积极的的态度。小提示677： 做每每一笔生意意时，都应应把它看作作你与对方方的一次合合作。3.5.55利用计算算机个人电脑已已发展成为为一种得力力的推销工工具。你可可以把潜在在顾客的姓姓名和地址址存入数据据库，甚至至可以在与与客户进行行电话交谈谈的同时查查

27、访与其有有关的资料料。荧屏上上的数据能能使你提高高办事效率率，并帮助助你同对方方成效。在在推销金融融服务方面面，计算机机尤为有效效：输入买买方的财政政状况方面面的具体数数据后，许许多电脑程程序会帮你你设计出有有针对性的的方案。3.5.66推销点子子与概念推销方面的的基本技巧巧在许多重重要的管理理工作中都都适用。无无论在组织织内还是组组织外，学学说几句“行行话”都是是迈向成功功的关键。下下次当你劝劝说别人接接受自己的的想法时，你你不妨试一一试下面的的软性或硬硬性推销术术语：“那天同您您谈过后，我我产生了这这样的想法法。”“这正是我我们所孜孜孜以求的，如如果不尽快快采取行动动，一定会会让对手占占先

28、。”“我们没有有太多时间间考虑这一一提议应该当机机立断。”“这笔生意意由我们来来做是再合合适不过的的了。”3.6成功功谈判要进行谈判判，首先要要掌握一流流的沟通技技巧。因为为你需要清清楚地阐明明你的提议议并正确理理解对方提提出的条件件。在各种种类型的管管理工作中中，这种技技巧都是至至关重要的的，所以你你应尽量提提高这种技技巧。小提示688： 选择择不同个性性的人组成成谈判小组组。3.6.11为谈判做做准备准备越充分分，谈判成成功的可能能性越大。准准备过程中中，首先要要确立谈判判目标，然然后决定派派谁参加谈谈判。你要要想好，该该派一个人人还是一个个小组呢？如果派一一个小组，哪哪些人在一一起能构成

29、成最佳组合合？谈判前前，应确保保谈判小组组已对问题题进行了彻彻底调查，并并确定了立立场。调查查结果有助助于双方协协商，共同同制定谈判判日程并获获得对方认认可。小组组还应提前前作至少一一次角色预预演。最后后，确定你你们的底线线，即你们们的最低目目标。3.6.22掌握谈判判技巧谈判专家往往往把自己己的谈判策策略建立于于需求（通通常是对方方需求）的的基础上。若若你“针对对对方的需需求”而展展开谈判，就就可以冒最最小风险取取得最大控控制权。抓抓住时机是是很关键的的。在辩论论与讨价还还价过程中中，你要揣揣摩对方的的想法，并并且不失电电动机地抬抬高或改动动报价、拒拒绝对方提提议或提出出新条件。时时时注意把

30、把敌对意见见转化为合合作态度。你你可以问一一些引导生生问题，如如“您打算算签约吗“，这这可以使你你的态度更更为温和，同同时还有助助于吸引对对方的注意意力，获取取与发出信信息，并刺刺激对方思思考。3.6.33谈判步骤骤战略战术设设计提出建议表明立场并并展开辩论论讨价还价总结并达成成协议小提示699： 考虑虑最理想的的结果是怎怎样的，然然后考虑如如何才能取取得这样的的结果。3.6.44购物谈判判购物谈判过过程中，有有两点必须须考虑清楚楚。第一，确确定你所需需要的是什什么（而不不是你想要要的）。记记住：卖方方的工作就就是劝你相相信，你们们的需求与与他们提供供的产品恰恰好吻合。第第二，决定定你准备付付

31、多少钱。为为自己设定定一个上限限，不要超超过它。在在这种谈判判中，先开开价的一方方往往处于于劣势，所所以应争取取让对方先先开价。小提示700： 与供供应商分享享有用信息息，这会帮帮你获得更更好的交易易。3.6.55与供应商商斡旋与供应商谈谈判时，传传统作法是是从多个供供应商处索索要报价单单（以便形形成有益的的竞争），倾倾听对方报报价，狠狠狠杀价并要要求对方大大幅度降价价，然后把把自己提出出的价格稍稍稍抬高一一点儿，最最后在尽可可能低的价价格水平上上成交。如如供应商在在供货或质质量方面不不过关，则则需再次谈谈判。一种更有效效的新做法法是选择最最好的供应应商。谈判判时，争取取使双方的的报价都降降低

32、，并共共同分享利利润。这种种谈判方法法不是仅在在价格问题题上做文章章，而是先先谈妥可靠靠性及其他他一些与价价格无关的的问题，然然后再讨论论实际价格格。小提示711： 记住住：当无利利可图时，没没有人会继继续罢工。3.6.66同员工商商谈在就工作质质量与生产产力问题同同员工商谈谈时，单独独沟通是颇颇为有效的的。记住：达成协议议时，如果果让对方觉觉得他们占占了便宜（即即使事实并并非如此），将将对你很有有利。如果果你要对付付的是一个个老练的职职业谈判家家（可能牵牵涉到某一一工会），他他们的要求求超过了你你为自己设设定的上限限，这时应应冷静沉着着，集中精精力将谈判判结果维持持在你设定定的限定内内。3.

33、7编写写报告报告是供他他人阅读的的正式文件件。报告的的内容要正正确，结构构要合理并并要得出确确定的结论论。如果有有人要求你你写报告，要要保证完稿稿后的报告告满足他提提出的所有有要求。小提示722： 毫不不犹豫地删删减报告中中多余的内内容。小提示733： 根据据你对读者者的了解，对对报告进行行加工以适适合读者口口味。3.7.11为写报告告作调查如果你想汇汇报自己参参加的某项项活动，应应核查每个个细节以确确保报告的的内容准确确无误。如如果有人要要你写关于于某一方面面，比如说说开拓市场场的报告，应应把需要了了解的内容容光焕发写写出成一系系列要点，然然后记下你你所参考消消息的材料料，并使它它们与要点点

34、相匹配，要要确保所有有要点都已已讲到。定定稿前，保保证你所参参考的材料料至少得到到一个可靠靠权威的证证实。要与不要要使每一份份报告生动动有趣。不要用词含含混，段落落不宜过长长。要一字不差差地引用接接受访谈者者的原话。不要滥用单单数第一人人称代词“我我”，不要要表现出个个人偏见。要强调最重重要的调查查结果与事事实。不要跑题或或忽然转换换话题。要用数字标标注段落以以便前后互互相参照，并并隔开要点点。不要在证据据不足时下下结论。要用标题标标明不同主主题，与主主题相关的的内容用副副标题标明明。没有对参考考资料进行行仔细核对对前，不要要匆忙将报报告付印。3.7.22组织报告告开头几段应应阐明写报报告的目

35、的的并概括主主要观点。在在报告的主主体部分，用用论据论证证调查结果果，论证要要按逻辑顺顺序展开，各各段落用数数字标明。标标题、副标标题和实心心黑点可以以帮助你有有效地组织织报告，并并可引导读读者注意重重要事实。下下划线和黑黑体字可以以用来表示示强调。在在报告末尾尾，可以简简要地提出出行动建议议。小提示744： 抓住住机会亲自自向听众讲讲解报告。3.7.33确保清晰晰报告并非文文学作品，然然而，好报报告却遵循循着文学作作品的写作作规范。撰撰写时应注注意避免歧歧义，如果果你对结论论不十分肯肯定，应讲讲明存在着着其他可能能性，并鼓鼓励读者自自己作判断断。尽量多多用短句。最最重要的是是要从读者者的角度

36、出出发考虑问问题，想一一想他们是是否能够理理解你的意意思？如有有可能，分分发报告前前请一位朋朋友或同事事审阅。小提示755： 不要要妄下断言言。3.7.44力求简洁洁如果能做到到简洁，你你的报告将将清晰易懂懂。尽量用用最少的字字表达最多多内涵。尽尽量用简单单的句子代代替复杂的的长句。在在报告的主主要结论上上多下功夫夫。报告的的每一部分分前可以写写一段简短短的摘要。写写完后通读读报告，尽尽可能多作作删减，这这有助于提提高文章的的含金量。3.7.55讲解报告告准备口头讲讲解报告时时，问一问问自己，这这两点哪一一点更重要要：引发听听众讨论还还是对听众众施以影响响？如果你你要在会上上提出一个个观点，应

37、应当场把报报告分发给给听众，如如果有条件件，可使用用视听设备备进行总结结。而当你你站在中立立的立场上上，例如要要讨论可行行性研究报报告，应该该提前分发发材料。在在这种情况况下，开会会前你一定定要做好充充分准备，以以便解答听听众提出的的问题并处处理反对意意见。3.7.66用视听设设备演示用先进的视视听设备与与卓越的演演说技巧演演示与解说说你得出的的结论，可可以增强大大家对会上上分发的报报告的印象象。视觉形形象可使听听众迅速接接受报告内内容。3.8撰写写提议提议不同于于报告之处处在于：它它是自我推推销性质的的文件，它它的目的在在于说服读读者接受提提议的内容容。例如，在在公司内，你你可提议公公司增加

38、在在电脑或员员工方面的的投资。小提示766： 在准准备提议并并力争使它它得以通过过的过程中中要争取同同盟者。3.8.11为写提议议作调查为了成功，所所有项目都都应与组织织的总体目目标保持一一致。在动动笔写提议议前，调查查一下该提提议是否与与组织的总总体计划相相一致，以以及两者符符合的程度度如何。安安排调查时时应做到如如下几点。ll 查明明怎样才能能使提议符符合公司的的总体战略略要求，以以及提议内内容与目前前的活动和和将来的计计划有无冲冲突。ll 查明明应考虑哪哪能些方面面（资金、人人力资源或或法律问题题等），并并了解这些些方面会给给公司带来来什么影响响。ll 向决决策者们询询问他们期期望实现的

39、的短期、中中期与长期期目标分别别是什么。ll 收集集所需信息息以支持提提议，并准准备进入下下一阶段安排提提议的结构构。3.8.22草拟提议议阐述提议内内容解释做出这这一提议的的原因以及及它将起到到作用预测所需资资源，并表表明该提议议符合预算算标准指定负责人人，规定时时限以行动计划划作结论小提示777： 问一一问自己：为什么有有的提议失失败了，而而有的提议议却能成功功。小提示788： 运用用软性推销销技巧使人人接受你的的提议。3.8.33提议的设设计提议与报告告的格式大大体相同：提议的开开头要概述述提议内容容；论证过过程中用标标题组织行行文；最后后在结论中中重述要点点。你的提提议应充满满积极乐观

40、观的态度你的热热情会使读读者相信你你有能力把把提议中所所述的前景景变为现实实。如果要要承担一定定风险，应应讲清你已已充分考虑虑过潜在的的不利因素素，然后集集中论述积积极方面。3.8.44自我提问问这项提议的的花费多大大？会涉及及到哪些人人？若这项提议议被接受，它它将带来哪哪些利益（在在经济、销销售、质量量等方面）？该项提议应应怎样实施施？为什么提议议要在此时时提出？你为什么相相信提出的的计划能够够取得成功功？3.8.55后续活动动分发提议时时，应让接接受者了解解你准备在在什么时间间、以什么么方式采取取后续活动动，以及你你是否期望望他们作书书面答复。无无论把提议议发给公司司内部的同同事，还是是发

41、给外部部的供应商商或顾客，分分发后开会会讨论提议议内容的做做法将大有有裨益。有有条件的话话，在会上上演讲时可可使用视听听设备；因因为提议的的视觉效果果越强烈，它它获得通过过的机会就就越大。可可是要记住住：无论你你的演讲多多么生动，明明显没有说说明力的提提议是不会会被接受的的。3.8.66撰写商务务计划如果为了创创建企业而而申请一笔笔资金，愿愿意向你提提供资金的的借方很可可能要看你你的商务计计划。撰写写这种文件件时应先写写清提议，然然后展开讨讨论，最后后得出结论论。预测在在一段时间间（一般情情况下至少少三年）内内可能发生生的情况与与有关的数数据，用预预测结果支支持你的提提议。你的的商务计划划应表

42、明：你能处理理好财务问问题；你已已经把各种种因素考虑虑在内，做做出了最好好与最坏估估测；如果果这一计划划得以实施施，会有很很多赢利的的机会。计划书的设设计：确保保你的商务务计划形式式正规化：有标题页页与目录页页，并且有有封面、封封底，装订订精良。3.9创造造视觉效果果即使是最有有希望获得得通过的报报告和提议议也可能为为糟糕的格格式、图表表及印刷式式样所损害害，而设计计精美的文文件往往会会带来更好好（可能是是决定性）的的效果。若若有条件，应应请专业人人员来做这这部分工作作。小提示799： 增加加一些意义义明确的标标题与说明明文字这是读者者最先读到到的内容。小提示800： 文件件中尽量多多用彩色图

43、图像、图表表和表格。3.9.11评估设计计需要无论设计什什么样的文文件，都应应向最高的的可行标准准挑战。但但是，应注注意根据不不同需要选选择设计方方法。例如如，设计外外部销售文文件时，应应恰当地运运用公司标标志，展现现出公司的的高档次，以以强化公司司形象并为为公司作宣宣传；而公公司内部文文件的形式式则可以相相对自由些些。如果你你没受过设设计方面的的专门训练练，最好向向专业设计计人员求助助，以求增增强文件的的视觉效果果。你应请请教专门从从事这类工工作并在这这方面有着着丰富经验验的人。小提示811： 请留留意设计工工作的进程程以防出错错，若有问问题须及时时重作布置置。3.9.22聘用设计计人员 决

44、决定聘用专专业设计人人员后，该该如何去寻寻找合适的的人选呢？你可以查查看设计者者以前的设设计成果，因因为他们以以前的工作作足以证明明他们的工工作能力。选选定设计人人员后，应应先为他提提供清楚的的书面指示示文件，并并讲清你的的要求，适适当的话，还还可以索要要设计草图图；另外，应应限定检查查及截止日日期。为了了最终拿到到令人满意意的设计，你你应不异放放弃最初不不尽如人意意的方案，并并重述你的的设计要求求。记住：评判时不不能依你的的喜好下结结论，而应应考虑设计计方案是否否与商业目目标相一致致。3.9.33设计要清清晰字体的选择择是设计过过程中的关关键步骤之之一。现代代化的软件件系统为我我们提供了了多

45、种选择择，但最主主要的字体体应该清晰晰并容易辨辨识。如果果条件允许许，应充分分利用各咱咱色彩。然然而，不尖尖把字印在在有颜色的的背景或插插图上，这这会影响阅阅读效果。另另外，写在在黑色背景景上的白字字也不易读读出。不要要多搞花样样：设计图图案应力求求简单并紧紧紧围绕设设计目的展展开。要点ll 同时时使用多种种字体会给给人以混杂杂的总体印印象。ll 文件件应清晰易易识，因此此字体不可可太小。ll 设计计得好的文文件应既能能赏心悦目目又能很好好地为目的的服务。3.9.44不成功的设计计这份文件看看起来比较较混乱，这这是因为如如下几点：不协调地地混用太多多字体，行行距不均，图图案与设计计内容无关关。它的外外观表明， 这份文件件是匆匆写写成的。3.9.55成功的设计计运用黑体数数字与小黑黑点标明不不同主题，排排版整齐，各各条目之间间行距均匀匀。这一切切都使这份份提议的首