档案管理及保密制度38454.docx

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1、第六章 档案管理及保密制度第六章 档案管理及保密制度第一条： 总则1. 本制度的档档案指公司司日常工作作中发生的的重要书面面文件、音音像资料，包包括：国家家政府部门门重要公文文、工程技技术档案、财财务档案、法法律文书、各各种文书档档案及其他他专门档案案（人事档档案由人才才交流中心心代管）。公公司对档案案实行集中中管理。第二条： 档案管理理架构1. 公司档案管管理由办公公室主管，并并设有综合合档案室。2. 综合档案室室由办公室室档案管理理员负责管管理，各部部门设兼职职档案管理理员。3. 综合档案室室负责公司司全部重要要档案原件件的管理。各各部门由兼兼职档案管管员负责档档案的收集集、整理和和移交工

2、作作。第三条： 档案分类类：1. 文书类档案案1） 政府部门各各类文件 2） 公司对外、对对内各类正正式发文3） 法律公文4） 项目文件2. 工程技术类类1） 开发档案2） 预算合同档档案3） 工程档案3. 财务类档案案4. 合同类档案案5. 公司各类证证照第四条： 归档工作作流程1. 档案工作分分为八个环环节：收集集 、整理、鉴鉴定、保管管、编目、检检索、统计计、利用。2. 各部门以工工程项目为为单位，按按档案分类类要求，在在第一时间间将文件、证证照原件整整理后，负负责移交至至公司综合合档案室归归档。3. 各部门按要要求建立档档案，做好好档案登记记目录，经经部门负责责人审签后后，及时交交送公

3、司综综合档案室室备查，并并依据要求求将档案原原件移交公公司综合档档案室。如如部门确需需留存原件件的，应与与公司综合合档案室办办理档案借借阅手续。第五条： 归档要求求1. 归档文件必必须完整齐齐全。2. 归档文件必必须按规定定分类整理理、编目。（登登记目录见见附表1）3. 档案编目1） 文书类档案案：年度+（项目）部部门+案卷号如：20004/市场/00012） 工程类档案案：年度+工程项目目+档案分类类+案卷号 如：20004/回龙观/工程/00013） 财务类档案案：会计年年度设置4） 合同类档案案：部门（项项目）+合同类型型+年份+案卷号4. 归档文件不不能用铅笔笔、圆珠笔笔、彩笔和和蓝色

4、复印印纸书写。热热敏纸类的的传真件、复复印件均不不能归档。5. 音像档案要要求:磁带、录录像带、光光盘要原版版；计算机机软盘、光光盘要可运运行。1） 照片、底片片要求清晰晰完整，并并附有说明明文字材料料，包括事事件、时间间、人物、背背景、摄影影者五要素素。2） 录音带、录录像带、计计算机软件件应在盒套套贴有标签签注明：题题目（内容容）、制作作日期、制制作人、盘盘数、序号号等。第六条： 档案借阅阅、移交1. 公司档案室室档案原则则上不外借借其他单位位，如确需需外借，需需经公司主主管副总批批准。2. 借阅档案、证证照一律办办理借阅手手续（档案案借阅单见见附表3）。档案案需妥善保保管，不得得私自涂改

5、改、拆卷、复复印及转借借他人。3. 各部门只能能借阅本部部门形成档档案，若跨跨部门借阅阅，须经档档案主管部部门负责人人批准 。4. 公司档案管管理人员在在调离岗位位、或离职职时，由办办公室主任任负责监督督办理档案案的交接工工作, 将档案案移交表填填写清楚。（附附表4）第七条： 保管和保保密制度1. 存放档案的的档案柜排排放整齐；采用统一一的档案盒盒，且要求求标识明确确。2. 档案保管要要做到防火火、防光、防防尘、防盗盗、防鼠、防防潮。3. 档案的保密密严格执行行档案保密密制度，采采取相应保保管措施。销销毁档案要要由专人监监销，防止止泄密。4. 节假日期间间，档案库库房、档案案柜要加封封条。第八条： 附则工程档案、财财务档案管管理制度细细则由部门门另行制定定。附表1档 案 目 录档案编号文号文件标题责任人页数日期备注借 阅 档档 案 登 记 薄序号日期单位（部门）案卷或文件件题名用途批准人借阅人签字字归还日期备注附表4 档案移交接接收登记簿簿 档案目录号号档案名称所属年度移交(接收收)日期移交(接收收)原因档案数量页数本数备注移交人(签签字): 接收人人(签字)