物资采购管理规程41083162383.docx

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1、中国3000万经理人首选培训网站Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.物资采购管管理规程目的：建立物资采采购管理规规程，确保保物资采购购质量和按按计划执行行。范围：需要购进的的物料、五五金电料、化化学试剂和和玻璃仪器器等各种物物资。责任：供应部门制制定；质保部部长长审核；主管生产副副总经理批批准；仓储部执行行。内容：1.认真贯贯彻执行国国家和公司司有关物资资采购及资资金管理等等方面的各各项政策和和管理制度度。2.物资采采购必须按按照每月编编制的物资资采购计划划，在公司司定点采购购或正规的的采购渠

2、道道进行采购购。结合生生产进度合合理安排，做做到不超储储、不短缺缺，保证生生产正常进进行。3.采购人人员要协同同质保部确确定供货质质量标准及及合格率，在在保障质量量的条件下下与供货单单位做商务务洽谈。4.根据物物资采购计计划，供应应部门依照照合同法法填写采采购合同审审批单，经经主管生产产副总经理理及总经理理审核批准准后，按审审批单内容容与供货商商签订采购购合同。4.1签定定采购合同同做到五核核对：4.1.11核对名称称、规格；4.1.22核对使用用要求和质质量标准；4.1.33核对与采采购计划数数量是否一一致；4.1.44核对采购购价格和付付款时间、方方式；4.1.55核对定点点采购单位位和渠

3、道，而而又经济的的完成采购购计划。4.2购货货合同一式式四份，一一份交供应应商，三份份企业留存存，仓储部部、财务部部、质保部部各一份。4.3采购购人员负责责合同的催催交、变更更等业务工工作，对出出现的合同同纠分马上上处理，并并及时向部部门负责人人汇报。4.4采购购人员应严严格按计划划采购，不不得擅自超超计划采购购或漏购，确确保做到保保质保量及及时而又经经济的完成成采购计划划。5.对于不不能按时完完成采购的的应向仓储储部部长汇汇报，以采采取相应措措施。对于于签定合同同物资的入入库验收应应核对其与与合同的一一致性，对对于出现的的异常情况况应及时采采取调货、退退货、补充充等措施，防防止超过经经济合同

4、规规定期限而而造成损失失。临时、零零星等无合合同的物资资的入库验验收应核对对物资与批批准采购单单的一致性性。6.对质量量合格、数数量相符的的物资，采采购人员将将供货单位位发票交仓仓储部部长长审核后，由由仓库保管管员办理入入库手续，发发票转交财财务部，供供应部按财财务管理制制度向供货货单位付款款。7.库存多多余呆滞物物资应及时时进行退货货、调剂等等处理，保保持合理库库存，原则则上处理期期限不超过过半年。8.当月采采购计划执执行情况应应随同下月月采购计划划一并上报报物资管理理部经理。9.采购的的物资检验验不合格，应应由采购人人员负责与与供货单位位洽谈退货货或更换。10.采购购物资到货货前采购人人员

5、应填写写物资到到货通知单单给仓库库保管员，以以准备货位位。11.附件件：采购合同审审批单 TTG-C776-0114-011办公费用节节省办法第一条 购买买消耗品要要克制再克克制 从橡皮擦、铅铅笔等细小小的事务用用品下手，大大部分的人人都认为公公司的消耗耗品, 随时都都可以购买买而且价格格低廉。这这种观念首首先要改正正，养成克克制购买消消耗品的习习惯。尤其其是才领用用没多久就就要再申领领就大有问问题。合理理的做法，例例如，某些些文具领用用后最少六六个月禁止止再申领。虽虽然金额很很小，也要要订出基准准，依照申申请制度领领用，禁止止随便购买买。 第二条条 消耗品的的所有标准准要制定领领用明细 对每

6、人橡皮皮擦半块、铅铅笔、原子子笔一支，制制定领用明明细标准。然然后每六个个月一次，定定期点查个个人抽屉时时，多余的的事务用品品先回收。钉钉书机、剪剪刀、胶带带等，全员员每天使用用频繁的东东西，划为为共用。橡橡皮擦、原原子笔、签签字笔等用用到不能用用才更换。因因本人不注注意而遗失失时，严格格执行由本本人负责赔赔偿。 第三条条 公司的物物品、不要要私自使用用 在公司内事事务用品等等，能变为为私用的东东西很多。例例如电话费费是其中一一部分。交交际费的一一部分也可可占为私用用。样品、促促销用的商商品，带回回家使用的的案件也有有。公私不不分,不只增加加费用支出出,亦是不正正当的第一一步。首先先干部要谨谨

7、慎以身作作则。在节节省费用的的运动中要要严禁这种种公私不分分的举动。 第四条条 不要使用用铅笔与电电动削铅笔笔机 铅笔购买一一支削后才才可使用。削削铅笔要花花时间，使使用电动削削铅笔很容容易削过头头。又要花花钱购置电电动削铅笔笔机而且还还要付电费费。积存的的铅笔屑也也要清除。购购买自动铅铅笔价格不不贵，铅笔笔芯可换装装，换装铅铅笔芯时多多少会有损损失，笔芯芯三支抵算算铅笔一支支计算，节节省下来的的金额很可可观。 第五条条 抽屉内要要空出来 人都有占有有的坏习惯惯。在企业业内看员工工每人的抽抽屉，从笔笔记用具、传传票、用纸纸等都有浪浪费行为。倒倒不如，抽抽屉全部不不要使用。做做一个壁柜柜可放置一

8、一切事务用用品及统计计资料。这这样做，消消耗品、事事务用品、统统计资料等等的数量可可以减少，节节省开支。又又可防止不不正当使用用, 没有机机会发生不不正当使用用就可防止止费用的浪浪费。 第六条条 在公司内内部联络要要尽量简化化 联络用的文文书，尽可可能利用使使用过的纸纸张反面，或或广告废纸纸。不需要要考虑对上上司的不礼礼貌，需要要装入信封封的文件，可可以自外面面寄来的旧旧封套即可可。不是特特别怕被人人看到的文文件不需要要装入封套套内。二张张以上的文文件，使用回纹针针也是一种种浪费，用用钉书机钉钉上或用胶胶带贴上就就可以。用用回纹针邮邮寄时，常常因曲别针针的重量，而而超重增加加邮费的支支出。 第

9、七条条 考虑信纸纸的折叠方方式 信纸通常都都把写字的的一面反折折向内，是是不合理的的。收件人人的名称如如露在外面面在公司内内就不需用用信封，收收件人马上上就知道内内容比较合合理。又有有折成四折折的习惯，张张数多时折折为三折，比比较好处理理。为了收收件人与内内容一目了了然，利用用三折方式式为宜。 第八条条 收件人名名称要简化化 公司以一一个字代表表厂长级，吴吴厂长就用用吴代表即即可。科长长级用两个个字，陈科科长只用陈陈科。这种种订制胸前前挂牌开始始使用，在在公司内的的往来文件件亦用简称称, 这样制制作名牌时时也因小而而节省费用用。写文件件时吴只写写1个字，有有3秒钟就写写好, 如要写写成“深圳厂

10、长长吴某先生”要写8个字，每每字用3秒，写8个字要花花24 秒。所所以文件的的收件人名名称要尽量量的简单化化。 第九条条 标示事务务用品的价价格 由公司提供供的物品，往往往没有成成本观念，容容易造成浪浪费使用。所所以需要把把信纸1张多少钱钱，信封大大的多少钱钱、回纹针针1支多少钱钱等，所有有用品全部部标示价格格。对每种种用品的成成本要花多多少，让每每人有数字字观念是节节省费用的的第一步。每每月最少在在开会时，突突然发出质质问“某小姐橡橡皮圈一个个是多少钱钱”让大家记记得物品成成本价格。 第十条条 贴出电话话费用表 为了要让全全部员工对对电话费都都有成本概概念，编制制电话费用用表，贴在在电话机前

11、前。费用要要详列，市市区每通11次多少钱钱,长途电话话每3分钟、每每10分钟、每每1秒钟为单单位连1秒钟花多多少钱也要要有概念。 第十一一条 电话通话话定时 有一本书“一分钟经经理”很畅销。经经理指导属属下工作，已已达到在11分钟内的的时代。电电话的通话话最长在33分钟内讲讲完。我们们1分钟可说说50句话，3分钟就1550句。除除了例外，全全公司可展展开“电话以3分钟内完完成”的运动。如如指导得当当,与外面的的通话也可可以缩短时时间。 第十二二条 利用电话话自动记录录机 电话费用自自动记录机机约几千元元就可以购购入。为了了对每次打打电话花多多少电话费费做到心中中有数。对对每台电话话每个月编编立

12、预算遵遵守费用很很有效。 几千元的的投资，长长远计算很很快就可以以回收。许许多公司使使用自动记记录机 后后 ，节省300以上话话费。 第十三三条 长途电话话要经由总总机 公司为了了提高成本本概念，长长途电话都都由总机发发出。电话话机前放置置记录用纸纸，填写通通话结果。这这样可以做做笔录，同同时可防止止无谓的长长途电话使使用。也不不会打错电电话，在等等对方通话话时可以再再确认联络络内容。直直拨电话很很方便，所所以挂接长长途电话亦亦很容易，像像使用市区区电话的轻轻易感觉。 经由总机可防止以上情况，同时也是培养成本观念的一种方法。 第十四四条 建立立电话传真真机系统 总、分公司司之间的电电话费用，在

13、在做记录后后，可考虑虑建立传真真机系统。不不只可节省省电话费用用，还可以以用作文书书联络之用用，消除传传达上的错错误。用电电话如本人人不在时，就就造成电话话费的浪费费，用传真真机可以电电送就没有有这个情况况。与电报报机不同的的是，用电电话传真机机时，不必必另请打字字员打字，谁谁都轻易会会使用。公司改用用传真机后后，电话费费省下约三三分之一。 第十五五条 总、分分公司之间间，联络制制定标准化化 员工不要用用随意的方方法联络，需需要制定标标准的方法法。方法可可分为、普普通信件，、限时专专送，、电电话传真，、电话等等，这些方方法，制定定一览表彻彻底执行。有有的公司禁禁止使用总总、分公司司之间的电电话

14、，改用用电话传真真机，及活活用电脑连连线等，而而达到节省省费用。时时代在进步步，头脑也也要转得快快，信息的的传达亦要要符合时代代需要。 第十六六条 用一一个字的单单位简化公公司内的电电话 我在南部打打电话回公公司联络时时，“喂，林，好好”就问候完完，通常的的方法,“ 喂，喂，我我是林某，您您好吗？”要这么说说，这个字字数的差异异，前者三三字,后者九字字，差异很很大。前者者可节省时时间与电话话费。公司司内的联络络电话简略略用一个字字来传达。季季节的问候候、久未见见面、互相相问候近况况都要免除除。 第十七条 打打电话要考考虑区域 业务员为了了联络，从从公司打电电话与客户户联络时，要要考虑打电电话的

15、地点点。因为业业务员程度度不一，有有时和客户户中的异性性一聊，往往往忘了费费用一秒一一秒的增加加, 公司司应编制详详细电话费费用表，给给每位业务务员，这样样的考虑可可达到节省省电话费用用。第十八条 利用用表格 为了节省电电话费用，打打电话前先先作成的表表格，整理理后再打电电话。这个个表格不只只是打电话话前使用，接接听电话或或其他“转言记录录”也要广为为利用。 、 何时时 、 谁 、 何事事 、 理由 、 场所 、 方法 、 数量、金金额 第十九九条 对方方讲话中则则改时再打打 从这边打的的电话，常常常会碰到到对方在另另一线电话话讲话中。这这个时候不不要用“我等待”而问“是不是要要些时间”如果还

16、要要一点时间间的话,告诉对方方“待一会再再打来”先挂断电电话。这样样可以节省省电话费用用，同时两两边的电话话机都可以以空出来。 第二十十条 要求求对方打过过来 向厂部订货货的电话尽尽量避免。让让对方每天天固定时间间打电话来来，这样可可以有计划划的进行工工作，同时时可以节省省电话费。这这个方法也也可以利用用在其他事事情上。当当然这个方方法，依对对方的立场场，有时候候行的通，有有时候行不不通的。例例如对方与与这边立场场相等，碰碰到对方另另有一部电电话时可说说“很抱歉,讲完电话话可否给我我电话联络络”这样拜托托就可以了了。 第二十一 条 禁止电话话私用 市内电话就就无所谓，家家乡、朋友友等的长途途电

17、话，被被私人使用用是一笔很很大支出。私私用电话不不但是费用用的损失，对对周围的人人也会构成成妨碍工作作，所以绝绝对禁止。工工作中原则则上，朋友友与恋人打打来电话都都要禁止。私私用电话要要休息时间间打来。另外一种方方法是，在在公司内装装设公用电电话，供私私用，多少少也可以增增加收入，一一举两得。 第二十十二条 每11盏灯，设设置1个开关 通常在房间间的进出口口集中设置置开关。日日光灯每11盏设置1个开关，可可以节省电电费。已经经有日光灯灯集中开关关,换成每1灯1开关的工工程费,数年间就可可以节省回回来。对节节省有无观观念，只看看是否用11盏灯1个开关就就能判断。 第二十十三条 桌上放放置台灯 在

18、桌上办事事，而光线线从天花板板照射是一一种浪费，在在各人桌上上放置日光光台灯,可以节省省电费。台台灯要准备备瓦以以上为宜。比比装在天花花板上的瓦双管管一盏的日日光灯经济济的多。白白天稍微阴阴暗时，或或室内只有有一、二人人时天花板板上的灯大大放光明是是非常浪费费。 第二十十四条 定期清清扫日光灯灯管 日光灯如果果不清扫，六六个月就减减低效率。希望尽尽可能每月月都用干布布擦试。又又三个月六个月月一次用清清洁剂清除除干净。有有的企业用到日光光灯管寿命命终了都没没有清扫过过，这是没没有节省观观念。污浊浊的天花板板及墙壁要要细心去清清扫，要有有自发去清清扫的想法法。 第二十十五条 窗户户不可放物物品 在

19、难得的窗窗户旁边放放置物品，阻阻挡光线进进入，反而而需要照明明这就失去去了窗的作作用。要养养成将玻璃璃常常擦洗洗干干净净净的习惯。 在德国的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜欢洗澡，但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。 第二十十六条 尽量使使用日光灯灯 日光灯的电电费是灯泡泡电费的三三分之一。家家庭与商店店就当别论论，在公司司内尽量使使用日光灯灯。同样的的日光灯白白色比晨光光色的功效效强。在屋外外要用比日日光灯高压压的水银灯灯，可得到到相当于灯灯泡78倍效果的的照明。 第二十十七条 日光灯灯管提早装装换 日光灯的换换装要在小时左右右。日光灯灯管寿命终终了前，尽尽早换装。使使用到最后后会增加电电

20、费及失去去效率。要要计算使用用时间较为为困难，用用到灯管出出现黑影圈圈时订为换换装时间，每每月底定期期检查换装装。 第二十十八条 适合场场所的照明明度 厕所、洗水水间、楼梯梯间,走廊等以以150-2000度为宜。办办事处用3300-500度度较为合适适。会议室室要配合气气候、白天天、晚上的的需要而装装置照明调调节器比较较合适。 度()的订算是是瓦灯灯泡光线离离1米处的光光度为65度。 照明度要要用得合适适。 第二二十九条 暖气器器具的保养养 暖气器具的的保养要在在使用前进进行。是否否完全燃烧烧会造成一一个冬天下下来燃料费费物很大差差别。反射射式的暖气气用器，每每天勤擦试试，可提高高热效率。因因

21、为热气是是向上升的的，所以要要安装空气气循环器，也也可以考虑虑在天窗附附近安装电电风扇。 第三十十条 提前分关掉暖暖气机 使用暖气机机的企业，下下班前要有有关机的习习惯。加班班也要在加加班下班前前分钟钟关机。依依这个方法法每年可节节省很大的的暖气费用用。 第三十十一条 空调机机装设位置置适当吗？ 空调机尽量量装在日光光直射不到到的位置，最最好装在朝朝北的方向向。日光直直射的窗户户使用滤光光装置，避避免日光直直射。或利利用窗帘。在在外面的空空调机，在在日光的照照射下会影影响效率，上上面要装设设遮阳板以以免日光直直射。 第三十二条条 空调机机每月清理理一次 冷却装装置及空调调机的蓄电电座与滤压压器

22、的清除除，要有每每月清除一一次的习。一一年都不清清除据说会会减少的热效效率。空气气中有很多多污染物，过过滤器很容容易被污染染。由于这这些琐事不不被重视，又又是污秽的的工作，谁谁都不愿意意做，因此此浪费很多多电费。 第三十十三条 室内冷冷气不要开开得过冷 为了不超过过公司内规规定的冷度度，派负责责人，每11小时检查查温度。每每超过1度就要多多花约的电费费支出。 太冷不只只造成电费费的浪费，也也容易罹患患冷气病。而而且与室外外温度太大大，会导致致体力消耗耗，依实际际情况确实实调节温度度是很重要要的。 第三十十四条 冷冻冻柜的省电电摆设 商品冷冻柜柜的摆设如如果超过一一定的高度度时，冷气气会外泄造造

23、成电费的的浪费，还还可能会降降低质量。冷冷气的进出出口如被塞塞住亦是一一种浪费，所所以每天，由由负责人定定时巡查，摆摆设柜内尽尽量不要有有灯泡灯光光、与太阳阳光的直射射。在摆设设柜附近因因炊事而有有热源的事事也要避免免。冷冻柜柜的冷气有有一部分的的外泄，可可以利用其其冷气作室室内的冷气气用，可节节省冷气室室的费用。零零售店的冷冷冻柜、冷冷藏设备的的电费实在在太大。不不深入研究究的话，便便无利可图图。温度的的调节分为为，上午、中中午、下午午三次实行行。晚上可可节省。 第三十五条条 多利用楼楼梯 电梯的使用用，耗用电电力庞大。为为了节省电电费，上下下三楼的梯梯应禁止使使用。也有有在一定的的时间，停

24、停电一部电电梯的方法法。 第三十六条条 烧开开水要有效效率 煤气热水器器比煤气炉炉多三成至至四成的热热效率。所所以早上烧烧开水时，从从热水器取取热水，放放在水壶烧烧开后，倒倒入热水瓶瓶使用是最最经济的方方法。烧开开水的要诀诀是，烧开开水不要让让它再变冷冷水。即不不要烧多余余的开水。所所以要量好好使用量再再烧。 第三十七条条 煤气气的母火不不能忽略 煤气热水器器的母火，一一日小小时连续点点火,要浪费约约元。煤煤气炉的开开水烧开后后，很多公公司没有即即时把火关关掉，在厨厨房发生很很大的浪费费。现在已已到煮蛋都都要计算时时间的时代代，烧开水水是每日都都要做的工工作不可随随便，水量量、炉火的的大小与时

25、时间都要有有标准化。 第三十八条条 煤气气炉最好的的使用方法法 使用煤气炉炉时，把开开关开到最最大火是很很浪费的。用用中火可以以节省的燃料料。火焰刚刚好在水壶壶底部即可可，不要让让火焰跑出出水壶外。水水壶要选平平底壶，可可提高热效效率。装水水时底部不不可弄湿，湿湿了要多花花的煤煤气。 第三十九条条 规定定热水的温温度 热水器的温温度，因使使用的人不不同，而没没有一定的的标准，用用于打扫与与洗碗杯时时，为适中。饮饮水用时调调到最高温温，待到水水管烧开后后，再倒入入热水瓶使使用。最好好在热水器器旁边贴出出纸条“打扫与洗洗碗用温水”。 第四十条 水龙头要要关紧 自来水漏水水的损失很很大。例如如，像线

26、丝丝的漏水，流流了二十四四小时就足足够洗澡用用水的份量量。滴滴程程度下的水水二十四小小时下来亦亦有桶的的水。这只只是一天就就无妨，一一年积下来来的损失就就很大。在在水龙头上上面墙壁贴贴出“像线丝漏漏水下来可可作洗澡用用水。滴滴滴水漏是三三桶水的损损失”的标语。女性进厕所所为了不要要让人听到到发出的声声音，小解解也要把水水打开使用用；以节省省费用的观观点，是一一种浪费，有有的公司利利用水流的的声音装置置使用来解解决问题。洗洗车时用水水管直接冲冲洗亦是一一种水的浪浪费。准备备水桶先洗洗掉污泥，再再用小量的的水清洗就就够用。第四十二条条 建造造节省能源源的建筑物物以后建造房房屋、或改改造时要建建成省

27、能源源的构造。墙墙壁及天花花板要使用用隔热材料料。地板用用地毯，窗窗户用双重重玻璃，而而且外侧要要用不透明明玻璃。窗窗户要用落落地窗帘等等等多加考考虑，暖气气房有可能能节省的燃料料费。冷气气房亦可以以节省的电费费，数字实实在可观。第四十三条条 对纸纸张流程有有无浪费作作一总检查查事务的工工作和纸张张有很大的的关联，纸纸的数量增增加会导致致全体的工工作增加，因因此公司内内部最好检检查看看纸纸张的流程程。1、 是是否有已不不再使用帐帐簿类。2、 能能否减少报报告书类，例例如把日报报变成周报报、把周报报变成旬报报、把旬报报变成月报报。3、 能能否减少分分类和项目目。处理账账务工作的的人所做的的账务传

28、票票类，既复复杂又难以以了解，做做的人麻烦烦，看的人人也费神，所所以账簿如如果不能井井然有序，就就不具有任任何意义。4、 能能否减少账账票类的张张数。尽可可能依据简简化的内容容减少张数数，即使是是一张也好好。5、 能能否减少手手写的工作作。字丑的的人所写的的字，除了了自己满足足之外，是是相当累人人的，可以以说是事倍倍功半。而而且即使写写字漂亮的的人慢慢地地写的话，成成本也要增增加。所以以，若手写写是必要的的话，要请请字写的漂漂亮的、写写的又快的的人写。或或许现在应应是以文书书处理极有有效率地工工作的时代代。6、 是是否不问内内容，只是是盖章了事事。内部牵牵制制度虽虽有必要，但但是不问内内容，

29、只是盖章章又会形成成别的问题题。 与其抱着着“大家的责责任到头来来是谁也没没有责任”，不如如以认真地地审查、负负责地盖章章来的重要要。7、 能能否减少转转记的工作作。转记多多的工作以以其时间成成本来看是是亏损的，而而且又可能能转记错误误，其中最最具代表性性是账簿式式会计。虽虽然努力规规规矩矩记记账是值得得欣赏的，遗遗憾的是它它已经落伍伍了。若现现在尚且拘拘泥于账簿簿式会计是是很不经济济的。8、 是是否无端的的誊稿。即即使是一封封信，从写写草稿到慢慢慢地誊稿稿就需要浪浪费不少的的时间和纸纸张，而现在这这个时代处处理文件以以文书处理理是无须拟拟草稿的，而而且能获得得更好的效效果。 9、 能能否减少

30、散散发资料的的份数，出出席的人数数尚未确定定就大量的的影印资料料，这样做是很很没有成本本观念的。 110、 资资料能否立立即取出。例例如在不不动产公司司，在晚间间突然熄灯灯而命令职职员带资料集合合，职员们们就需在黑黑暗中用手手摸索找出出资料，并并于三分钟钟内在会议议室集合。我我们不管这这种训练有有无必要。但但是必要的的资料无法法迅速地取取出是个很很大的问题题。 第四十四四条 适当的订订购印刷品品仔细地调调查公司过过去印刷品品的订购及及使用张数数，而后注注意适当的的订购，虽虽然整批订订购较为便便宜，但是是要在好几几年才能用用完的情况况下，可就就不知道那那一边更为为便宜了。 最好把消耗品及商品库存

31、一年要增加公司成本的事牢记在心。因此若库存两年，就像增加购入价格的的成本一样，所以当印刷品使用张数较小时，用复印品会比较好。虽然想使用它好几年，然而在现在日新月异的世界里，经营构架不断地推陈出新，以符合时代潮流，这些印刷品有时也就显得有些不符合实际。 第四十五五条 复印时动动些脑筋大大多数的复复印机依其其租用契约约，每一张张的复印均均有其成本本，而公司司内部经常常不注意这这个问题， 若了解这种情况， 的资料就不要全用的纸影印,可仅仅影印一张的，其余的两张合起来用的影印，之后用截纸机截断, 就能降低成本。租用契约也依每家公司或许有些不同,但是用的印张与用的相互比较应可省下一半的复印次数及费用。第

32、四十六条 两面复印用用复印机复复印时尽可可能复印双双面，这样样做会降低低纸张的费费用，且在在邮寄时邮邮票及信封封费用也会会降低，并并且将这些些复印件归归档时，档档案用纸也也会减少。使使用单面的的话，数量量会相当的的庞大。第四十七条条 让让复印机定定时休息有有许多的企企业将复印印机电源一一打开就放放置不管， 且又并非一整天都在使用。特别是午休时间几乎不使用。因此休息时要将机器关掉。而使用频率小的企业,最好决定某时间才使用复印机比较好。复印机电源一打开就放置不管，经常要浪费掉3瓦左右的电力。 第四十八八条 统一纸张张的大小使使用复印机机时不经思思索就用大大号的纸张张印的人是是神经迟钝钝的，因为为电

33、子复印印机械性能能提高之后后，复印时时具有放大大、缩小的的功能。我我们虽可依依资料的内内容不同而而调整影印印纸张的大大小，然而而各部门最最好仍依其其使用纸类类尽可能进进行标准化化。如果不不这样的 话。将影响响其文书及及档案的整整理。第四十九条条 废弃弃的纸不要要丢入垃圾圾箱重要的的文书以碎碎纸机裁碎碎后，可以以做为填充充料或是卖卖给收破烂烂的回收。一一向为人所所困扰的纸纸类及报纸纸，最好也也汇集起来来当做废品品回收。但但是在许多多的企业里里，多数将将这些丢入入垃圾箱；而写坏的的纸张通常常撕掉或揉揉起一团丢丢掉，但是是最好把它它当做便条条纸、稿纸纸等再充分分利用。 第五十条条 在文书上上加上分类

34、类号码在文文书整理保保存上，最最好分门别别类予以编编号。分为为“大分类”、“中分类”“小分类类”三个等级级似乎比较较好。大分分类是以各各部门为主主，中分类类如果以营营业部门为为例的话，就就是“采购”、“库存”、“销售”等等，小小分类就是是“售货员别别、月别销销售绩产表表”、“地区别绩绩效表”、“顾客别绩绩效表”等等。 第五十一一条 确确实规定文文书保存期期限超过保保存期限的的文书，不不但占据了了公司的文文书柜，而而且也妨碍碍了其他文文书取放。因因此，最好好以一年为为期，预先先决定日期期实施文书书汰换工作作。对于文文书的保存存期限，可可参考以下下所列举的的文书保存存表。有的的公司把文文书随便塞塞

35、入纸箱内内，收存取取阅非常不不便，而所所需的资料料无法立即即找出，也也无法分析析资料，最最重要的是是为了取得得所要的资资料，而花花费的翻箱箱倒柜的功功夫，也是是要算成本本的啊！ 文文书保存表表： 、 永久保存存: 有关仪仪式、典礼礼的重要文文件。 建筑物物的新建、改改建及增建建的文件。 有关土土地取得及及处分的重重要文件。 有关建建筑物取得得及处分的的重要文件件。 、 保存年 有关股份份名义重写写的文件。 有关新股股票的发行行及股票废废除的文件件。 有关缴纳纳股款的文文件。有关加薪、资资金及主管管津贴的文文件。 有关工资资筹措及运运用的文件件。 有关年度度及每月的的决算文件件。 有关账目目的决算纪纪录及整理理的重要文文件（总决决算表、现现金收支表表）。有关账