行政事业部事务工作流程169414.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.行政事业部部事务工作作流程一、 办公用品品领用1、领用人人根据有关关办公用品品清单及实实际需要（见见附表1），向本本部门兼职职内勤提出出申请，由由内勤统一一向行政部部签字领取取。2、办公用用品采购原原则上由各各部门向行行政部提出出申请后统统一采购，特特殊物品采采购由部门门领导及主主管副总签签字同意后后另行购买买。3、办公用用品费用每每月摊销一一次，如费费用超出预预算，由财财务部通知知行政部暂暂停向该部部门发放办办公用品，并并在下一期期预算中扣扣除超出部部分。

2、4、员工离离职时，应应认真清点点办公用品品，到行政政部填写交交接清单并并签字。5、公司办办公用品每每月1日、一五五日发放2次，其余余时间如急急需领取办办公用品须须部门经理理签字确认认。二、 印签管理理1、公司印印章刻制均均须报总裁裁批准，由由行政部凭凭公司介绍绍信统一到到公安机关关办理刻制制手续。 2、下属企企业和部门门根据实际际需要申请请刻制内部部或对外用用章，但须须经总裁批批准。 3、各部门门印章由各各部门指定定专人负责责保管；印印章使用及及保管须有有记录，不不能委托他他人代管。4、用印人人填写用印印登记簿，注注明用印事事由、数量量、申请人人、批准人人、用印日日期。5、经分管管副总裁在在该

3、表上签签批后方可可盖印。三、 复印1、公司所所有复印文文档工作原原则上由行行政部统一一负责，未未经行政部部确认，各各部门不得得私自拿到到公司外复复印。2、复印操操作人应自自觉在行政政部复印管管理台帐上上登记。3、复印用用纸、用墨墨费用根据据实际用量量每月随办办公用品摊摊销，复印印机维修费费用根据比比例每季度度摊销。4、如行政政部发现复复印操作人人未填写复复印数量或或数量不符符，除责成成其重新填填写外，将将限制该部部门使用复复印机,直至落实实责任及相相关处罚。5、任何人人不得利用用公司机器器复印与工工作无关文文件，行政政部一经发发现，有权权根据公司司有关规章章制度,通知人事事部进行处处罚。四、

4、传真收发发1、公司与与外界联系系需对方发发送传真时时，尽量要要求对方注注明本公司司具体收件件人，以便便行政部及及时分发。2、行政部部收到传真真后，在传传真接收台台帐上登记记，并负责责通知收件件人及时领领取及签字字确认。3、行政部部每月或每每季度根据据传真使用用比例摊销销费用至各各部门。五、 信件收发发1、 公司所有有收发管理理工作均由由行政部统统一负责。收收发业务范范围包括：文件、邮邮件、报刊刊、挂号、电电报的发送送、登记，以以及特殊文文件资料的的递送。 2、 收发人员员须根据相相关文件资资料填写收收件登记簿簿、发文登登记。3、 收到信件件资料由行行政部负责责通知收件件人及时领领取。 4、 对

5、贵重物物品、汇款款、邮包，要要进行专门门登记，并并及时通知知个人签字字领取。5、 对投递错错误的邮件件，应及时时退回或设设法转移。六、 名片管理理1、 公司名片片格式统一一化，由公公司行政部部依据企业业形象规划划并联系印印刷业务。 2、 印制名片片申请者填填写名片印印刷申请单单，经部门门领导签字字后交由行行政部负责责印制。 3、 名片印制制前需确认认名片职务务、职称、部部门是否相相符，姓名名、联系办办法等需确确认无误。 4、 公务、客客户名片须须在公司内内作为共享享资源。 5、 自确认名名片内容起起，一周内内到行政部部领取。6、 名片印制制费用每季季度摊销一一次。七、 公司设备备申请流程程为加

6、强我公公司固定资资产管理，规规范管理工工作程序，提提高资产的的使用效率率，杜绝浪浪费；参照照行政事事业单位国国有资产管管理办法（国国管财字【2000】32号）规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：（一）原则则：讲究计划性性和成本效效益，以物物质资源供供给的有序序性，保证证公司职能能的按计划划完成：1. 配发过过程中，是是否供应，供供应多少，要要以客观需需要为依据据，而不是是单纯的级级别；2. 要考虑虑实际可能能的收益（对对工作的推推动），而而不是不计计工本，不不问效果，一一定要保证证重点，分分清缓急，把把有限的资资源用在“刀刃”上；3. 要使库库存保持合合理的限度度（基本上上无闲

7、置的的资产），注注意提高资资金的有效效利用率。（二）、具具体流程:1各部门门根据各自自工作的实实际情况和和预算计划划，提出切切实可行的的申请要求求（内容具具体翔实、理理由充分），经经部门经理理和分管副副总签字同同意后，抄抄送给行政政部。2行政部部根据各部部门现有的的设备资产产情况对申申请进行核核实，并对对各部门要要求从真正正的客观需需求出发，遵遵循设备申申请原则，提提出解决建建议和意见见（调拨或或购买）。3如果采采取“调拨”程序，行行政部将调调拨计划上上报行政部部主管副总总签字确认认后实施；4如果采采取“购买”程序，行行政部将参参照“江苏大软件股份份有限公司司财务审批批流程暂行行规定”（苏股财

8、财字02第003号）有关关规定具体体执行。5采购由由行政部统统一申请费费用、组织织购买、费费用摊销，过过程遵循“价廉物美”的原则，在在满足各部部门需求的的基础上，注注意设备的的性能价格格比，多压压价比价、厉厉行节约。设设备采购结结束后统一一由行政部部和市场部部组织验收收核查；固固定资产登登记后，由由各部门登登记领用，责责任到人。6所有资资产在使用用者离开公公司或调离离本部门时时应收归行行政部仓库库，并在部部门设备管管理员处登登记。八、 午餐饭饭票1.员工到到职，由本本部门内勤勤根据其到到职日期向向行政部领领取饭票。2.每月33031日，各部部门内勤根根据本部门门正式员工工实际人数数领取下月月饭

9、票。3. 每月月12日，由各各部门内勤勤统计本部部门上月饭饭票退票情情况并向行行政部提供供详细名单单。如遇周周末，顺延延两天。行行政部不接接受个人零零星领取及及退票。4. 如出现现帐款不齐齐或错漏，由由各部门内内勤负责。客客饭餐券的的领用需填填写客饭领领用申请单单，并由部部门经理签签字确认。5.非正式式员工（实实习生等）领领用饭票由由本人全额额付款，研研究生按正正式员工标标准领用饭饭票。九、 订餐、订订票、订房房申请流程程为方便公司司全体员工工，体现行行政部的服服务性。现现将有关订订餐、订票票、订房的的申请流程程汇总如下下：1、 各部部门根据各各部门的实实际需要，提提出订餐、订订票、订房房申请

10、，并并填写相应应的申请表表（内容具具体详实），部部门经理签签字确认。2、 各部部门在订餐餐、订票、订订房之前，先先行申请好好费用，交交予行政部部代办，在在行政部办办好后立即即将现金或或支票交与与行政部结结款。3、 各部部门承担在在订餐、订订票、订房房时过程中中由于自身身失误带来来的风险，例例如承担退退票费、退退房费等。4、 费用用超过5000元以上，申申请需要其其部门主管管副总签字字确认。5、 订餐餐、订票、订订房工作需需一定的提提前量（订订票一般提提前23天知会行行政部，订订餐、订房房一般提前前12天）。6、 各部部门申请不不得提高出出实际需要要的要求。十、 礼礼 品1、礼品由由行政部负负责

11、根据不不同档次选选择订购，选选择原则为为高雅、大大方、实用用,能体现公公司形象。2、各部门门根据礼品品清单（见见附表2）领用公公司礼品，需需向本部门门经理提出出申请，填填写礼品领领用单，签签字确认费费用来源。3、各级部部门经理(必要时由由总裁或分分管行政副副总)签字后到到行政部领领取礼品。4、礼品费费用每季度度摊销一次次，如费用用超出预算算，由财务务部通知行行政部暂停停向该部门门发放礼品品，并在下下一期预算算中扣除超超出部分。十一、 宣宣传品1、公司宣宣传品包括括手提袋（长长、短）、宣宣传彩页、公公司简介和和产品说明明书等。2、领用宣宣传品在55份以下的的，由领用用人在行政政部宣传用用品领用台

12、台帐上登记记。3、领用宣宣传品在55份以上的的，需填写写宣传用品品领用申请请单，由部部门经理签签字确认后后，在宣传传用品领用用台帐上登登记后领用用。4、宣传品品费用初步步拟订每季季度摊销一一次，如费费用超出预预算，由财财务部通知知行政部暂暂停向该部部门发放宣宣传品，并并在下一期期预算中扣扣除超出部部分。5、如行政政部发现其其未填写或或领用数目目超过填写写数目，行行政部除责责成其重新新填写外，并并向其部门门经理投诉诉及进行相相关处罚。十二、 会会议管理1. 公司行行政部统一一管理会议议制度，所所有会议均均须及时通通知行政部部,便于安排排和登记备备案。如有有必要由行行政部发出出会议通知知确认。2.

13、 会议承承办人需提提交会议时时间、会议议地点、所所需准备等等（见附表表3），便于于行政部配配合工作。会会前由行政政部派人做做好会场布布置及设备备调试。3. 除其他他部门主办办的会议资资料各自存存档外，会会议资料由由行政部整整理、立卷卷、存档。 4. 会议结结束后由行行政部派人人清理会场场，查收设设备。5. 会议室室使用费用用按部门使使用比例每每季度摊销销一次。 十三、 车车辆管理1、 公公司现有车车辆主要供供公司重要要活动及主主要业务活活动使用，公公司人员如如要用车，请请遵循以下下管理条例例：2、 公公司车辆由由行政部门门负责管理理，分别按按车号设册册登记管理理。3、 公公司车辆的的使用实行行

14、“派车单”制度。员员工应认真真填写“派车单”，交由所所在部门一一级部门经经理签字。若若有预计用用车需要，应应提前23天向行政政部门提交交“派车单”申请。4、 “派车单”经行政部部汇总后，由由行政部经经理负责车车辆统一调调度。5、 车车辆使用完完毕，使用用人员、驾驾驶人员须须填写“车辆使用用实际情况况记录单”，交行政政部备案。6、 行行政部门每每月将耗油油量及行驶驶旅程记录录签报分管管副总查核核一次，以以防浪费，如如超过耗油油标准时（指指不正常）应应送请调整整修理。7、 公公司车辆内内部使用费费用如下:市内用车车：普通轿轿车里程费费1.5元/公里；面面包车里程程费2元/公里。 等等候计费：等候时

15、间间在半小时时内，免计计费用，超超过半小时时部分，按按0.5元/分钟计费费。长途用车车：普通轿轿车里程费费1.0元/公里；面面包车里程程费2元/公里。 直直接费用（如如汽油费、过过桥过路费费、停车费费等），由由各用车部部门自理。各部门车车辆使用费费每季度结结算，并由由部门经理理签字确认认后交财务务部。十四、设备备维修流程程1报修人人员先将报报修信息反反馈给各部部门的设备备管理员；2部门设设备管理员员初步检查查后，填写写设备报报修单（提提供设备编编号和故障障现象），部部门经理批批准后送交交行政部；3行政部部设备管理理员根据编编号，联系系厂商，组组织及时维维修；4通过暂暂借、调拨拨等方式，将将暂时

16、不用用的设备给给报修者使使用；5机器设设备维修完完毕，行政政部登记备备案，发还还给报修者者使用；6涉及到到的维修费费用，由各各部门承担担。十五、电子子屏使用规规范（一）原则则电子屏是公公司对内对对外的信息息传递载体体。为更好好的使用电电子屏，做做到使用主主体合格，信信息确认有有效，发布布时间合理理等，特制制定本使用用规范。一、 使用主主体1、行政事事业部享有有电子屏的的操作及管管理权。2、行政事事业部设专专人负责电电子屏的使使用、维护护、修理。3、电子屏屏责任人的的职责包括括：及时实实施公司信信息发布，制制定信息发发布时间表表，制定信信息更新计计划，电子子屏信息发发布的汇总总整理，电电子屏日常

17、常维护，电电子屏故障障排除，电电子屏修理理配合等。4、电子屏屏责任人对对行政事业业部经理负负责。二、 发布内内容1、电子屏屏的发布内内容分为日日常型信息息和特别型型信息。2、日常型型信息内容容包含：公公司宣传介介绍、公司司新闻动态态、业内新新闻动态。3、特别型型信息内容容包含：各各类通知、各各类公告、各各类贺词及及其他信息息。4、日常型型信息的搜搜集整理由由行政事业业部完成。5、特别型型信息的搜搜集整理由由行政事业业部配合消消息相关部部门完成。三、 发布时时间1、电子屏屏的使用时时间为每个个工作日的的上午8：30至下午6：30（有特殊殊情况的除除外）。2、日常型型信息发布布时效：公公司宣传介介

18、绍每日22小时，分46时段发布布；公司新新闻动态每每日2小时，分46时段发布布；业内新新闻动态每每日1小时，分24时段发布布。3、特别型型信息发布布时效由信信息相关部部门会同行行政事业部部核定：公公告的发布布时间一般般为2个工作日日，每日2小时，分4个时段；通知的发发布时间一一般为1个工作日日，每日2小时，分24个时段；活动贺词词的发布时时间一般为为活动开始始前1小时至后2小时。四、 发布信信息确认1、电子屏屏发布的信信息须经有有关人员的的确认方可可发布。2、日常型型信息由行行政事业部部经理确认认。3、日常型型信息的更更新计划由由电子屏责责任人拟定定，报行政政事业部经经理批准。4、特别型型信息

19、由出出处单位的的分管副总总确认。5、特别型型信息发布布，须由出出处单位填填写电子屏屏信息发布布申请表（见见附件），经经分管副总总确认后交交由行政事事业部组织织发布。附表：行政政部工作人人员职能划划分表姓名房间号工作职能405公司行政、办办公室、后后勤全面协协调管理（含含车队管理理、大楼办办公室使用用情况协调调等）405公文流转、收收发传真、办办公用品发发放、午餐餐管理、绿绿化管理、饮饮用水管理理、订餐、订订房、订票票等405一楼接待文文秘、信件件收发、办办公配合405文印、传真真信件的办办公配合403印章管理、研研究生管理理、档案管管理403一楼接待文文秘、图书书室管理403固定资产管管理（含设设备申购）、保保安保洁管管理、各种种维修服务务405宣传、文秘秘、宣传品品和礼品发发放、405会议接待、培培训、活动动策划（含含工会活动动）