企业行政办公管理制度24046.docx

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1、 行政办公管管理制度第一节 总 则 为完善公公司的行政政管理机制制，建立规规范化的行行政管理，提提高行政管管理水平和和工作效率率，使公司司各项行政政工作有章章可循，照照章办事，制制定制度。 第二节节 文件收收发规定 第第一条 公司文件件由指定的的拟稿人拟拟稿，属董董事会秘书书核稿，属属公司文件件由办公室室主任拟稿稿。文件形形成后，属属董事会的的由董事长长签发，属属公司的由由总经理签签发文件。 第第二条 已签发的的文件由核核稿人登记记，并按内内容编号后后，打印。 第第三条 文件由行行政办公室室负责校对对，并送拟拟稿人核稿稿人审查合合格后，方方能复印、盖盖章。 第第四条 文件由行行政办公室室负责报

2、送。送送件人应把把文件内容容、报送日日期、部门门、接件人人等事项清清楚，并报报告报送结结果。 第第五条 经经签发的文文件原稿行行政办公室室负责存档档。第六条 外外来的文件件由办公室室专人负责责签收。签签收人应于于接件当日日即按文件件的要求报报送给有关关部门，不不得积压迟迟误，属急急件的，应应在接后即即时报送。第三节 文件传阅批批办制度第一条 上上级或外单单位来文，首首先由行政政管理部统统一编号，根据文件密密级和内容容报送相关关部门传阅阅，待阅完完有关负责责人批示后后，行政管管理部负责责督办，最最后根据需需要统一编编号整理归归档。第二条 公公司各部门门向总经理理报告的工工作材料、文文件或建议议意

3、见等需需总经理批批复的，首首先交行政政管理部统统一报送总总经理，待待总经理批批阅后交行行政管理部部督办执行行。第三条 各各部门因工工作需要，涉涉及全局需需有关部门门协调配合合以通告形形式发文件件时，首先先报行政管管理部统一一发文或转转发下达，各各部门不得得自行随意意发文或下下达通知等等。第四条 由由行政管理理部发放的的所有文件件内容，均均代表公司司的旨意。为为统一规范范，所有文文件必须实实行会签制制。首先由由行政管理理部部长签签署意见后后报总经理理签署准发发后方可发发文。董事事会发文必必须由董事事长最终签签发。第四节 文件材料打打印复印管管理规定第一条 公公司各部门门需打印、复复印文件材材料时

4、，首首先报行政政管理部审审核后打印印、复印，否否则行政管管理部拒绝绝打印、复复印。第二条 各各部门需打打印的文件件材料，草草稿必须经经过认真修修改审定后后打印，应应在未打印印前在电脑脑上校对，不不允许打印印出来后才才校对。若若确实需打印印、传阅修订订的，应打打印在废纸纸反面，严严禁浪费办办公耗材。第三条 行行政管理部部的电脑、打打印机、传传真机等由由专人操作作，任何人人不得随意意操作，否否则严肃处处理。第四条 行行政管理部部要认真做做好各部门门打印、复复印文件材材料的登记记工作，要要求当事人人必须签字字（1-110页 本本人签字，110-200页部门经经理签字，220-500页行政管管理部部长

5、长签字，550页以上上总经理签签字），做做好把关工工作。第五条 公公司给部分分部门配备备了电脑，打印设备其文件材料自行打印，但行政管理部负责控制监督其纸张的领用，特殊情况需大量打印或复印的，报行政管理部审批。第六条 各各部门在打打印、复印印材料时，必必须本着勤勤俭节约每每张纸的原原则，反对对任何形式式的铺张浪浪费。第五节 档案管理制制度依据公司实实际情况，为了使公司档案合理有效利用，特制定本制度。第一条 公司档案工工作的基本本原则是：集中管理理与分散管管理相结合合，以集中中管理为主主。即公司司文书档案案由行政管管理部集中中统一管理理，其它档案（已已交行政管管理部的除除外）分别别由相关部门自行行

6、管理（但两两年以上的的技术信息息档案必须须交行政管管理部管理理），以便便于及时利利用，维护档案的的完整与安安全。公司司各部门在在各项活动动中形成的的具有参考考价值的文文件、材料料，由承办办单位、主主办人负责责将其及时时整理归档。第二条 公司行政管管理部设立立专职档案案员负责的的档案工作作，负责管管理公司的的文书及业业务档案。（一）档案案管理主要要任务：1、 档案管理员员应认真学学习档案管管理理论、技技术和实际际业务知识识，掌握归归档的基本本方法，保保证档案质质量。2、 收集、整理理、立卷、鉴鉴定、保管管公司的文文书档案；3、 积极开展档档案的提供供利用工作作；4、 进行档案鉴鉴定；5、 进行档

7、案统统计；6、 保管部门科科技档案；（二）档案案管理注意意事项：1、 档案管理员员要防止和和减少档案案的磨损，努力力延长其使使用寿命。2、 严格遵守保保密制度，维维护档案的的政治安全全，堵塞一一切漏洞，防防止失密、泄泄密事件发发生。3、 档案应该分分类编号、归归档。4、 严防档案潮潮湿、发霉霉、磨损、字字迹模糊等等事故。5、 定期修缮维维护档案完完整。第三条 归 档（一）归档档的文书包包括：1、 公司与有关关单位来往往的重要信件件、各种协协议书、合合同等。2、 公司会议原原始记录、纪纪要和决定定（包括发发布的通知知、通报，机机构调整、任任免、奖惩惩公告以及及公司的规规章制度等等）。3、 公司制

8、定的的项目、经经营计划、统统计、预、决算、工工作总结。4、 公司主持召召开的各种种专业会议议形成的领领导讲话、文文件、会议总结结和会议纪要要。5、 公司各部门门的发文。6、 其他具有保保存价值的的文件材料料、重要的的工作经验验材料。第四条 归档要求1、 归档的材料料，应按照照自然形成成、保持历历史联系的的原则和归归档要求及及文件内容容进行归档档。2、 在一个卷内内要按问题题或文件形形成的时间间系统地排排列。3、 案卷标题要要简明准确确，整理好好的案卷要要确定案卷卷的保管期期限，原则则上分为永永久、长期期（十年以以上）、短短期（十年年以下）三三种。4、 按归档要求求进行装订订、编号、填填写卷内目

9、目录备查表表。5、 全部案卷组组成后，要要对案卷作作统一排列列并编写档档号，然后后逐卷登记记，填写案案卷目录。第五条 档案借阅1、 档案借阅要要履行借阅阅手续。查查阅档案只只限在公司司查阅，不不能带出公公司。必须须带走的，要要经过总经经理批准。2、 借阅时间。一般档案案借出借阅阅时间最长长不超过十十天，密级级档案最长长不超过一一周。3、 借档人不得得转借、拆拆卸、调换换、污损所所借的档案案资料，不得得在文件上上圈点、画画线和涂改改，未经批批准不得复复印档案。4、 借档人确因因工作需要要复印文件件或摘抄文文件，需经经行政管理理部经理批批准。第六节 办办公用品管管理制度一、办公用用品的申购购：1、

10、申购的的方式：采采取计划申申购和专项项申购两种种方式。2、办公用用品管理员员根据现有有库存和实实际需求于于每月末提提交次月的的申购需求，填填写办公公用品申购购表(见附件3)交于行政政人事部经经理，待行行政人事部部部长批准准后方可购购买。3、设备耗耗材，如传传真机墨盒盒、复印机机墨粉、复复印纸、白白板笔、打打印机硒鼓鼓等，由当当事人填写写办公用用品申购表表，经行行政人事部部部长初核核，主管副副总批准后后可购买。4、如遇会会议、公司司大型活动动等特殊情情况，急需需配备大量量办公用品品时，申请请部门应提提前1天通知行行政人事部部，并报常常务经理批批准后由行行政人事部部部长安排排先行购买买，事后请请购

11、部门补补办申购手手续。 5、非计划划内的零星星采购：需需由本部门门负责人批批准后并填填写办公公用品申购购表，交交行政人事事部部长负负责安排采采购。未经经总经理授授权，各部部门不可自自行采购办办公用品。二、办公用用品采购：1、 办公公用品采取取低库存管管理原则，防防止积压。2、行政人人事部部长长/主管副总总确认后的的申购计划划，由行政政部负责安排。三、办公用用品入库1、办公用用品管理员员在核对无无误后填写写办公用用品入库登登记表，交交采购人签签字确认。由由行政人事事部部长签签字核准。2、采购人人持经行政政人事部部部长和财务务签字确认认的发票，按按财务报销销程序办理理报销手续续。四、办公用用品领用

12、： 1、领用原原则：按需需领用，以以旧换新，超超过常规领领用数量的的领用需经经部门负责责人批准后后方可领取取。2、新员工工报到当天天由办公用用品管理员员按规定配配备办公用用品。五、办公用用品的使用用变更员工工离职时需需按个人领领用明细表表上的领用用记录移交交非完全消消耗品，办办公用品管管理员调整整领用记录录。六、办公用用品费用的的控制。1、行政人人事部为每每位员工建建立个人领领用办公用用品领用明明细表，并并将个人领领用办公用用品汇总登登入部门门办公用品品领用明细细表，记记录员工及及部门每月月领用的全全部办公用用品，为有有效控制办办公用品领领用提供依依据和参考考。2、每月底底由办公用用品管理员员

13、根据各部部门领用情情况填写办办公用品月月报表(见附件6)，报总经经理、主管管副总、行行政人事部部经理各一一份。七、办公用用品的报废废使用人将将损坏（无无法使用）的的非完全消消耗品交回回行政专员员，由其负负责查明原原因后报行行政人事部部部长审核核，主管副副总批准后后作报废处处理，并给给予重新领领用，手续续同前。八、办公用用品的丢失失使用人将非非完全消耗耗品的办公公用品（如如：计算器器）丢失时时，财务应应按照折旧旧办法进行行折旧估价价，丢失者者照折旧后后的价格赔赔偿。九、未列入入本制度内内的办公用用品，可参参照本制度度执行。附件1：办公用品分分类明细表表类别物品名称单位领用范围及及期限备注个人部门

14、设备管理人人员卫生管理人人员新员工日常一年日常办公纸制品完全消耗类信纸本复印纸包专用打印纸纸(彩喷纸)包便签纸本公文纸(介绍信)本标签纸张彩色分页纸纸张装订封面纸纸张考勤表张信封个非完全档案盒个档案袋个帐本本办公用具完全消耗类类铅笔支签字笔支圆珠笔支笔芯支橡皮个修改液瓶钉书针盒大头针盒回形针盒胶水瓶胶带卷刀子个刀片个复写纸盒效率手册本软皮本本电池个装订胶条个装订胶圈个装订胶片张一次性纸杯杯个刻录光盘张非完全消耗耗类削铅笔刀个尺子把剪刀把小型打孔机机个原子印油盒订书机个电脑及设备备盖布块电源插板个长尾票夹个两页夹个挂历夹个文件夹个荷兰夹个名片夹个文件架组笔架个磁盘张鼠标个计算器个清洁用品非完全纸

15、筐个杯刷把刷子把完全消耗品品簸箕个笤帚把拖把把橡胶手套双清洁小毛巾巾个香皂块洗洁精瓶清洁膏盒消毒液瓶设备用耗材材完全消耗品品灯泡、灯管管只打印机墨盒盒盒复印机墨盒盒盒打印机硒鼓鼓(装粉)个传真机墨盒盒盒白板笔支白板笔水瓶- 17 -附件2：办办公用品管管理流程各部门申请采购行政人事部经理审核公司采购部采购办公用品管理员入 库主管副总批 准市场部生产厂行政办公室采供部研发部技术部集团办公室证券投资部财务部*集团行政办公室各部门领用各部门领用生产计划部企管部工装事业部后勤部财务部 附件3：办公用品申申购表申请部门： 编 号号：序号名 称型号单位数量估价备注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.

16、11.申请人部门经理行政人事部部经理主管副总经办人申请日期年 月 日附件4：办公用品入入库登记表表序号物品名称型号规格单位入库数量单价入库时间购买人接收人备注附件5：办公用品领领用登记表表姓名：序号名称数量日期备注序号名称数量日期备注附件6：_年_月办公公用品月报报表序号物品名称型号规格单位上月结余本月入库当月领用当月结余备注数量单价数量单价数量单价数量单价附件7：_年年_月_年年_月办公用用品费用统统计表单位：元 部门组别个人日常领领用费用个人领用非非完全消耗耗品费用部门领用办办公用品费费用设备耗材分分摊清洁用品及及其它分摊摊复印、传真真用纸费用用分摊合计备注纸制品办公用具制表：审核：附件8：办公用品丢丢失记录表表类别： 部门： 编号号：物品名称编 号号型号丢失人单 价丢失日期财务部折旧旧价： 部门经理意意见：主管副总部部： 总经理：备注： 日期：