行政办公室操作实务37445.doc

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1、海天酒店管理模式系统设计与操作实务 第二篇 第二章 行政办公室Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.第 二 章章 行政办公公室操作实实务行政办公室室是酒店的的行政管理理机构，其其职责可概概括为“三服务”和“四作用”，即为酒酒店领导服服务、为各各部门服务务、为员工工服务；起起到上传下下达、联系系协调、沟沟通信息、参参谋咨询的的作用。行政办公室室由办公室室、海天天报编辑辑部、医疗疗中心和员员工美发室室组成。行政办公室室主要负责责酒店与地地方政府、新新闻机构的的对外联络络；文件的的领取、登登记、送店店

2、领导传阅阅、发送；政务的协协调、督办办；酒店公公章和介绍绍信的使用用与管理；海天报报的编辑辑、出版、内内部发行；为客人和和员工提供供医疗服务务；酒店的的计划生育育管理；员员工美发室室的管理。第一节 部门组织机机构图行政办公室主任文书秘书行政管理员医疗中心主任海天报编辑总经理秘书兼职训导员员工美发师员工 更衣橱和劳保用品管理员医疗保险业务员主治医师兼计生主治医师第二节 行政办公室室行政办公室室是酒店的的行政管理理中心，主主要负责酒酒店与地方方政府、新新闻机构的的对外联络络；文件的的领取、登登记、送店店领导传阅阅、发送；政务的协协调、督办办等工作。一、岗位工工作说明（一） 行政办公室室主任【工作关

3、系系】直接上级：董事长、总总经理直接下级：秘书、医医疗中心主主任、行政政管理员、海海天报主编编内部联系：酒店各部部门外部联系：中央、省省、市各有有关部门【岗位描述述】对办公室的的工作负全全责，确保保董事长、总总经理及各各公司领导导的指令畅畅通和办公公室各项工工作有条不不紊地进行行。【工作内容容】1、 组织安排好好董事会会会议，根据据董事长指指令，督促促董事会决决议的实施施。2、 做好上传下下达，左右右协调工作作。及时向向各部门传传达领导的的指示和要要求，并抓抓好催办；同时向领领导反映各各部门的意意见和建议议，搞好信信息反馈。3、 做好组织计计划工作，综综合情况，研研究政策，积积极提出改改进工作

4、的的意见和建建议，为领领导提供决决策依据，当当好领导的的参谋和助助手。4、 根据领导的的意图，组组织安排好好各种会议议，并督导导会议精神神的贯彻、落落实。5、 组织秘书草草拟各类文文稿，并负负责文稿的的审定。6、 主动与经营营部门保持持经常性联联系，掌握握经营情况况，组织拟拟写经营营月报，适适时向公司司董事会成成员和各方方股东通报报情况。7、 根据酒店工工作安排和和领导的指指示，负责责组织对重重点工作进进行调查研研究，并及及时口头或或书面向领领导汇报。8、 负责办公室室工作安排排，制定、修修订办公室室的工作制制度。负责责所属人员员的调配，对对其进行思思想教育，组组织业务培培训，抓好好监督、检检

5、查、考核核工作。9、 检查办公室室人员考勤勤、工资、奖奖金、劳保保福利用品品的发放。10、 负责对外联联系，处理理好酒店与与各级政府府部门和社社会各界的的关系。11、 组织所属人人员做好海海天报编编辑、行政政管理和卫卫生防疫等等工作。12、 完成领导交交办的其它它工作。【任职资格格】性别：男女女不限 学历：大大专以上工作经验：（1）具有有五年以上上行政管理理工作经验验；（2）具有有较高的政政治素养，有有强烈的事事业心和责责任心；（3）熟悉悉酒店管理理和接待服服务工作；（4）掌握握国家、地地方的政策策、法规；（5）具有有较强的语语言文字能能力，可撰撰写公文和和报告；（6）具有有一定的组组织协调和

6、和整体控制制能力。体能要求：身体健康康，无传染染性疾病知识技能：（1）掌握握酒店管理理专业知识识；（2）具有有文秘学、社社会学、管管理学等方方面的知识识；（3）熟悉悉酒店各部部门的工作作职责、程程序、标准准。（二） 总经理秘书书【工作关系系】直接上级：行政办公公室主任内部联系：酒店各部部门外部联系：市各有关关部门【岗位描述述】为总经理服服务，按时时完成领导导交办的各各项工作任任务。【工作内容容】1、 记录总经理理的指示，打打印、复印印各种文件件、资料和和信函。2、 按总经理的的意图撰写写信函、电电报、电话话稿件，写写好并核对对无误后，交交总经理签签署、发出出。3、 拆阅和处理理总经理的的文电、

7、信信函，并进进行分类整整理。4、 对总经理批批阅后的内内、外部文文件及时上上传下达，并并定期归类类整理、装装订成册。5、 参加总经理理办公会议议和行政会会议，做好好会议记录录并检查议议定事项的的贯彻、执执行情况，及及时了解和和反馈信息息。6、 及时承办各各部门递交交总经理批批阅的请示示、报告等等，并按批批示的意见见及时处理理。7、 加强与各部部门的联系系，掌握经经营管理和和服务情况况，以便迅迅速答复总总经理查询询。8、 汇集各部门门的营业报报表以报总总经理审阅阅。9、 经常向行政政办公室主主任汇报工工作。10、 完成总经理理、行政办办公室主任任临时交办办的其它工工作。【任职资格格】性别：男女女

8、不限 学历：大大专以上工作经验：（1）具有有一年以上上酒店管理理工作经验验；（2）掌握握秘书工作作技能，熟熟练使用各各种办公软软件；（3）熟悉悉行政办公公室及各部部门业务特特点和部门门之间的关关系；（4）熟悉悉酒店各部部门的业务务活动情况况，能准确确反映情况况；（5）有较较强的判断断、理解及及表达能力力；（6）有一一定的协调调能力，善善于与同事事保持良好好的工作关关系。体能要求：身体健康康，无传染染性疾病知识技能：（1）具有有丰富的酒酒店业务知知识和管理理知识； （2）具有有文秘学、社社会学、管管理学等知知识；（3）熟悉悉酒店各部部门的工作作职责、程程序、标准准；（4）外语语水平达到到酒店标准

9、准A级。（三） 秘书【工作关系系】直接上级：行政办公公室主任内部联系：酒店各部部门外部联系：市各有关关部门【岗位描述述】为领导服务务，及时完完成各项工工作任务。【工作内容容】1、 在行政办公公室主任的的领导和组组织下，草草拟酒店工工作计划、总总结、报告告、简报、董董事会文件件及其它公公文。2、 根据办公室室主任的安安排，组织织并参加酒酒店召开的的大型或专专题会议，并并做好会议议记录，写写出纪要，催催办会议决决定事项的的落实，做做好信息反反馈工作。3、 负责外联和和宣传工作作，与媒体体和各协会会保持联系系。4、 根据酒店领领导的指示示和办公室室主任的要要求，办理理须上级或或政府部门门批准的项项目

10、审批手手续。5、 办理营业执执照年检。6、 负责酒店大大事记的收收集、记载载。7、 负责酒店的的报刊征订订和字画交交接。8、 完成领导交交办的其它它工作。【任职资格格】性别：男女女不限 学历：大大专以上工作经验：（1）具有有一年以上上酒店管理理工作经验验；（2）掌握握秘书工作作技能，熟熟练使用各各种办公软软件；（3）熟悉悉行政办公公室及各部部门业务特特点和部门门之间的关关系；（4）熟悉悉酒店各部部门的业务务活动情况况，能准确确反映情况况；（5）有较较强的判断断、理解及及表达能力力；（6）有一一定的协调调能力，善善于与同事事保持良好好的工作关关系。体能要求：身体健康康，无传染染性疾病知识技能：（

11、1）具有有丰富的酒酒店业务知知识和管理理知识；（2）具有有文秘学、社社会学、管管理学等知知识；（3）熟悉悉酒店各部部门的工作作职责、程程序、标准准；（4）外语语水平达到到酒店标准准A级。（四） 兼职训导员员【工作关系系】直接上级：行政办公公室主任、质质量管理部部主任、培培训部主任任内部联系：培训部、质质管部、各各部门训导导员、部门门各级人员员【岗位描述述】负责协助行行政办公室室主任负责责协调部门门经理在部部门内贯彻彻、实施酒酒店培训体体系、质量量体系、确确保酒店培培训体系、质质量体系的的有效运行行；负责部部门员工培培训、质量量管理工作作的监督、检检查、组织织、协调；作为沟通通上下级的的渠道和纽

12、纽带，对培培训体系、质质量体系的的保持和改改进起参谋谋作用。【工作内容容】1、 根据公司的的培训计划划、质量活活动以及部部门的经营营情况、员员工素质，制制定部门的的中、长期期培训计划划和年度质质量活动方方案，并组组织实施。2、 接受部门经经理、培训训部主任、质质管部主任任的指示，负负责本部门门质量标准、质质量文件、操操作标准、管管理制度及及相关业务务知识的培培训。3、 根据培训计计划和质量量检查标准准，负责部部门各项培培训计划的的落实和质质量体系运运行的监督督、检查工工作。4、 协调和配合合各岗位开开展培训活活动，监督督和控制各各岗位培训训活动的进进展情况。5、 定期检查部部门员工执执行酒店标

13、标准、制度度的情况，发发现问题及及时提出整整改意见、开开展针对性性的培训，并并对纠正预预防措施的的实施效果果进行跟踪踪、验证。6、 负责部门工工作质量、服服务质量、日日常培训的的监督、检检查，编写写每日检查查记录，形形成绩效考考核资料。7、 负责收集部部门宾客信信息，并按按照宾客客信息管理理系统的的要求对收收集的宾客客信息进行行统计、分分析、开发发、利用及及做好客户户档案的管管理工作。8、 与部门各岗岗位管理人人员密切配配合，在部部门内推行行管理的PDCA循环活动动，实现部部门工作的的持续改进进。9、 参加酒店人人员培训、质质量管理方方面的分析析会议，及及时、全面面的了解酒酒店在培训训、管理方

14、方面的新思思路、新动动态。10、 定期收集部部门培训体体系、质量量体系运行行记录的收收集、分类类、整理和和保管工作作。11、 负责承接外外来人员业业务培训的的接待、联联系及实施施，确保外外来人员业业务培训的的质量和培培训效果。12、 适时征询员员工对质量量管理、人人员培训方方面的意见见、建议和和要求，向向部门、酒酒店反映，并并及时向员员工传达和和解释领导导关于质量量方面的方方针、政策策和意图。13、 按照酒店的的要求负责责本部门各各岗位工作作程序、操操作标准、管管理制度等等方面文件件的编写、修修订及相关关组织、协协调工作。14、 完成部门经经理、培训训部主任、质质管部主任任交办的其其它工作和和

15、任务。【任职资格格】性别：男女女不限 学历：高高中以上工作经验：（1）具有有两年以上酒酒店管理工工作经验；（2）了解解工作部门门设备设施施、服务功功能及各岗岗位工作状状况；（3）具有有员工培训训、质量管管理方面的的工作经验验。体能要求：身体健康康知识技能：（1）接受受过酒店管管理方面的的专业知识识培训；（2）熟悉悉并掌握本本部门各岗岗位的职责责、程序、标标准；（3）熟悉悉并掌握有有关质量标准、酒酒店质量文文件；（4）具有有较好的文文字处理能能力和语言言表达能力力；（5）外语语水平达到到酒店标准准B级以上；（6）熟练练使用计算算机，熟悉悉各种办公公软件的操操作。其它：勤奋奋好学、品品行端正、作作

16、风正派、原原则行强。（五）文书书【工作关系系】直接上级：行政办公公室主任内部联系：酒店各部部门外部联系：市委市府府办公厅、市市侨办、市市旅游局【岗位描述述】为领导服务务，及时完完成各项工工作任务。【工作内容容】1、 负责上级文文件、酒店店内部文件件及经营报报表的送阅阅、呈批、传传递。2、 负责接听和和转接领导导电话，处处理领导文文电、信函函等。3、 负责董事会会成员、股股东和酒店店领导来客客的迎送、接接待，做好好礼品、纪纪念品的准准备，飞机机、车票办办理与报销销等工作。4、 负责编排酒酒店夜班、节节假日部门门经理值班班表。5、 负责办公室室资产管理理及物品采采购计划的的拟订。6、 负责领导报报

17、刊、资料料的整理。7、 负责酒店传传呼机、电电池、胶卷卷等日常办办公用品的的管理。8、 完成领导交交办的其它它工作。【任职资格格】性别：男女女不限 学历：大大专以上工作经验：（1）具有有一年以上上酒店管理理工作经验验；（2）掌握握秘书工作作技能，熟熟练使用各各种办公软软件；（3）熟悉悉行政办公公室及各部部门业务特特点和部门门之间的关关系；（4）熟悉悉酒店各部部门的业务务活动情况况，能准确确反映情况况；（5）有较较强的判断断、理解及及表达能力力；（6）有一一定的协调调能力，善善于与同事事保持良好好的工作关关系。体能要求：身体健康康，无传染染性疾病知识技能：（1）具有有丰富的酒酒店业务知知识和管理

18、理知识； （2）具有有文秘学、社社会学、管管理学等知知识；（3）熟悉悉酒店各部部门的工作作职责、程程序、标准准；（4）外语语水平达到到酒店标准准A级。（六）海海天报主主编【工作关系系】直接上级：行政办公公室主任兼兼海天报报副总编编直接下级：海天报报编辑内部联系：各部门外部联系：新闻单位位、出版局局、新闻出出版处、报报刊协会、印印刷单位、同同行等【岗位描述述】负责海天天报的采采编、印刷刷及对外交交流等工作作。【工作内容容】1、 加强内部建建设，努力力提高采编编水平，使使海天报报成为企企业文化的的重要组成成部分。2、 策划、编排排每期海海天报。3、 负责酒店重重大活动的的采访，并并对基层的的经营、

19、培培训业务进进行报道。4、 负责及时对对外报道酒酒店重大活活动，树立立企业的良良好形象。5、 负责组织对对海天报报通讯员员的培训。6、 兼任青岛市市侨办系统统的信息员员及中国国名酒店组组织会刊刊的通讯员员。7、 负责报纸的的对内发行行以及对外外与兄弟单单位的交流流，参加中中国旅游报报刊协会和和中国旅游游饭店协会会定期组织织的年会，促促进相互之之间的交流流。8、 完成领导交交办的其它它工作。【任职资格格】性别：男女女不限 学历：大大专以上工作经验：（1）觉悟悟高、作风风正派并有有三年以上上报刊编辑辑工作经验验；（2）有较较强的写作作能力和文文字处理能能力；（3）熟悉悉酒店各部部门业务特特点及部门

20、门之间的关关系；（4）工作作积极主动动，表达能能力强，善善于处理各各种人际关关系。体能要求：身体健康康，无传染染性疾病知识技能：（1）熟悉悉报刊编辑辑专业知识识；（2）具有有酒店管理理与服务业业务知识；（3）熟悉悉酒店各部部门的工作作职责、程程序、标准准。（七）行政政管理员【工作关系系】直接上级：行政办公公室主任内部联系：各部门员员工外部联系：市有关行行政管理部部门【岗位描述述】 负负责酒店行行政管理事事务，酒店店员工自管管房上市手手续的核查查、办理，档档案管理及及店外单身身宿舍的日日常管理等等工作。【工作内容容】1、 负责办理酒酒店自管房房产权变更更等有关事事宜。2、 负责住房公公积金、住住

21、房补贴等等事宜。3、 负责酒店自自管房和员员工住房上上市等有关关手续的办办理。4、 负责酒店员员工宿舍的的档案管理理，对酒店店员工宿舍舍的维修、维维护提供帮帮助。5、 负责酒店员员工宿舍的的管理。6、 负责对员工工更衣橱和和劳保用品品管理员及及美容美发发师工作的的管理。7、 负责公司有有关行政事事务。8、 完成领导交交办的其它它工作。【任职资格格】性别：男女女不限 学历：大大专以上 工作经验：（1）具有有二年以上上酒店管理理工作经验验； （2）有有较强的公公关协调能能力； （3）社社会经验丰丰富，善于于处理各种种纠纷； （4）熟熟悉国家、省省、市有关关房产及房房改的政策策、法规； （5）了了解

22、有关行行政审批事事项的申办办程序； （6）工工作认真细细致，办事事果断稳妥妥； （7）熟熟练使用计计算机。体能要求：身体健康康、无传染染性疾病知识技能：（1）具有有酒店服务务一般知识识；（2）掌握握与酒店有有关经营活活动的行政政法规；（3）具有有房产管理理知识；（4）熟悉悉本部门各各岗位的工工作职责、程程序、标准准。（八）员工工更衣橱和和劳保用品品管理员【工作关系系】直接上级：行政管理理员内部联系：各部门【岗位描述述】负责员工更更衣橱的管管理服务工工作和劳保保用品的计计划与发放放工作。【工作内容容】1、 负责员工更更衣橱的管管理，做好好更衣橱的的分配、调调换工作。2、 负责员工劳劳保用品的的计

23、划、发发放工作。3、 完成领导交交办的其它它工作。【任职资格格】性别：女 学历：职职高以上 工作经验：（1）具有有三年以上上酒店后勤勤服务工作作经验；（2）具备备酒店劳保保用品的计计划、管理理能力；（3）熟悉悉各部门业业务特点；（4）工作作热情主动动，责任心心强。体能要求：身体健康康，无传染染性疾病知识技能：（1）具有有酒店服务务一般知识识；（2）具有有员工福利利基层管理理知识；（3）熟悉悉本岗位的的工作职责责、程序、标标准。（九）美发发室理发师师【工作关系系】直接上级：行政管理理员【岗位描述述】 负责员员工美发服服务工作。【工作内容容】1、对理发发技术精益益求精，按按员工要求求精心修剪剪。2

24、、按卫生生防疫站的的有关规定定对理发工工具经常消消毒，毛巾巾、围布一一客一更换换；使用专专用工具为为患有皮肤肤病的员工工理发。3、随时清清理工作场场地，保证证室内清洁洁卫生。4、及时维维修保养好好设备设施施及工具，保保证其使用用方便、运运行完好。5、按实际际需要申请请购置理发发所需物料料和器具，做做好月消耗耗统计及成成本核算工工作。6、员工至至上，做到到来有迎声声、去有送送语，交谈谈时声音适适中有礼貌貌，为员工工提供优质质理发服务务。7、完成领领导交办的的其它工作。【任职资格格】性别：男 学历：高高中以上工作经验：（1）三年年以上理发发工作经验验；（2）熟悉悉理发、染染发、烫发发程序，技技术娴

25、熟。体能要求：身体健康康，无传染染性疾病知识技能：（1）具有有酒店服务务、理发按按摩专业知知识；（2）熟悉悉本岗位的的工作职责责、程序、标标准。二、工作程程序与标准准（一）公司司董事会及及酒店大型型会议安排排的工作程程序与标准准：程序标准准1、会前准准备 确认会会期、时间间、地点、内内容； 发出会会议通知； 准备会会议材料； 预定会会议室； 安排会会议日； 准备文文件袋、笔笔记本等； 会议横横幅印制、桌桌签、座次次安排； 开会前前一天检查查会场。2、参加会会议 提前到会。 发放会议文文件及资料料。 做好会议记记录。 协助会议中中心做好会会议服务工工作。 草拟会议决决议、纪要要等。3、会后工工作

26、 印发会议决决议、纪要要等； 会议精神传传达后收集集情况，写写出简报。（二） 董事会成员员、股东来来店及公司司领导来客客接待的工工作程序与与标准：程序标 准1、接待准准备 确认来店客客人名单、航航班（车、船船）时间； 安排好客人人食宿； 确定VIPP待遇，在在客房摆放放鲜花、水水果、领导导名片； 客人抵达前前检查准备备情况； 准备礼品、纪纪念品。2、迎接 确定并通知知领导前往往迎接； 安排迎宾，通通知领导在在大堂迎接接； 送客人进房房间。3、接待 向客人报告告接待安排排； 引导客人进进餐或娱乐乐； 安排客人参参观。4、送行 为客人办理理机（车、船船）票； 确认客人离离店日期和和时间； 请酒店领

27、导导按时在大大堂等候或或前往送行行。5.后续工工作收取客人机机（车、船船）票据并并办理报销销。(三)文件件打印的工工作程序与与标准：程序标 准1、审批凡以酒店名名义上报、下下发的文件件或以董事事会名义发发往各股东东的文件等等，均由拟拟稿人填写写发文稿稿纸，连连同原稿一一并报主管管领导审批批。2、打印 发稿批准后后，视其重重要程度由由打字员统统一编号、登登记； 打印时尽可可能做到无无错漏，文文本清晰，排排列整齐；打印完毕毕及时通知知起草人校校稿，按照照起草人校校对后的草草稿修改定定稿； 印好后通知知起草人取取回定稿。3、存档定稿留一份份存档，同同时将打印印的文件存存放在电脑脑中专门目目录保管；每

28、周须做做一次软盘盘拷贝，并并将需保存存的文件在在拷贝软盘盘上标明文文件名后，入入档案柜保保管。(四)复印印文件、资资料的工作作程序与标标准：程序标 准1、审批 凡复印酒店店内部文件件或资料，复复印人需持持部门经理理签字的复复印单到机机要室复印印； 密级性文件件、资料不不准复印，确确需复印的的，须经领领导签字批批准。2、复印 按复印单审审批的份数数进行复印印； 复印完后，注注明实际份份数、纸型型、经手人人，月底汇汇总报财务务部记入各各部门费用用。(五)收文文的工作程程序与标准准：程序标 准1、收文主管部门随随信函发来来的文件、接接上级部门门通知领取取的文件、各各部门参加加会议带回回的文件均均纳入

29、收文文范围。2、登记 收到文件后后于当日在在收文本上上登记，写写明来文编编号、收文文日期、文文件份数、内内容提要、来来文机关等等； 填写文件传传阅单，附附在文件封封面上，带带密级的文文件单独编编号。3、传阅 文件登记后后放入文件件传阅夹交交行政办公公室主任（急急件放在上上面，并标标上记号）； 行政办公室室主任审阅阅后，在文文件传阅单单上写明建建议和“请领导批批阅”以及签阅阅日期后，呈呈酒店领导导传阅； 急件或重要要文件，须须在第一时时间送行政政办公室主主任签阅，必必要时应送送董事长或或总经理签签阅意见； 密级文件须须交领导手手中，并做做好传阅记记录。4、批示处处理 文件返回后后翻阅每份份文件传

30、阅阅单，检查查领导批示示； 有批示的按按批示办理理，并在传传阅单上注注明处理结结果及日期期，做到传传办及时，催催办有结果果，防止积积压误事； 无批示的文文件按类别别归档； 上级主管部部门要求回回收的文件件须在指定定时间交回回，并办理理相应手续续。(六)发文文的工作程程序与标准准：程序标 准1、发文范范围 以合营公司司名义上报报下发的文文件； 发往董事会会成员及各各股东的文文件及财务务报表； 以酒店领导导名义发出出的信函。2、登记 将要发出的的文件须在在发文登记记本上登记记，并注明明时间、发发往单位、内内容提要及及份数； 检查文稿是是否加盖公公章或负责责人签字。3、发送 文件经领导导签发后，须须

31、在两天内内发出； 急件用“航航空”发出； 重要文件须须挂号发出出； 底稿、正式式文稿、批批件归档，年年终统一立立卷。(七)印鉴鉴管理的工工作程序与与标准：程序标 准1、保管公司印章由由机要室专专人保管，未未经领导批批准，印章章保管人不不准委托他他人代管或或携带出办办公室使用用。2、审批以公司名义义对外行文文、签署的的合同、协协议书均须须董事长或或执行董事事、总经理理签字后方方可盖印；介绍信、各各种报表、信信件等盖印印须经申请请部门经理理签请印单单后方可盖盖印。3、要求印迹清晰，位位置合乎要要求，盖印印后须做好好印章使用用记录；酒酒店刻制公公章须经董董事长批准准，并留印印模存查；作废的公公章须及

32、时时收回封存存。(八)行政政介绍信管管理的工作作程序与标标准：程序标 准1、审批因公出差、联联系业务等等需出据介介绍信的，须须事先由部部门或个人人提出申请请，由部门门经理审阅阅同意后，送送行政办公公室主任审审批。2、开信机要人员按按申请所示示地点、时时间、联系系单位、事事由填写介介绍信后，加加盖公章，并并做好登记记。介绍信信上的字迹迹须清晰，公公章须清晰晰地盖在指指定的位置置。3、其它严禁开具空空白介绍信信，特殊情情况需要空空白介绍信信时，须经经公司领导导批准。(九)BPP机的申领领与管理的的工作程序序与标准：程序标 准1、申请 由使用部门门提出书面面申请； 申请中须写写明所需岗岗位、原因因及

33、申领数数量； 使用部门的的经理须在在申请上签签字； 使用部门须须将申请上上报行政办办公室主任任审批。2、发放 行政办公室室主任审批批后方可将将BP机发放给使使用部门； 使用部门要要明确使用用人或使用用岗位，并并在发放单单上签字； 行政办公室室通知总机机开通BP机号码。3、管理 如使用人发发生工作变变动，须将将BP机交还行政政办公室； 如使用部门门因内部工工作需要调调整BP机使用人，调调整前须报报行政办公公室同意； 如BP机损损坏，使用用者须及时时向本部门门经理报告告，填写维维修单，送送工程部修修理； 如发生BPP机丢失或由由工程部鉴鉴定不能修修复的，使使用部门须须书面向行行政办公室室报告，由由

34、行政办公公室视情处处理； 由于个人原原因丢失BBP机的，须按按值赔偿；如需修理理，按所需需修理费收收取费用，将将赔款交财财务部，收收据交行政政办。（十）海海天报编编辑出版的的工作程序序与标准：程序标准准1、拟订提提纲明确报道主主题。2、采编稿稿件及时、深入入、全面反反映酒店经经营活动的的各个侧面面。3、版式设设计各版侧重点点不同，但但整体要严严肃、活泼泼，加强知知识性、趣趣味性。4、领导审审批出版内容须须经领导进进行审查，确确保正确的的舆论导向向。5、激光排排版及核对对确保文字差差错控制在在万分之二二以内。6、印刷发发放除内部发放放外，同时时发至上级级、业务主主管部门和和有关酒店店。7、总结提

35、提高由总编主持持，每月开开一次编辑辑部会议，总总结每一期期出版经验验，取长补补短，不断断改进，使使海天报报越办越越好。(十一) 员工美发发室服务的的工作程序序与标准：程序标准准1、迎接客客人礼貌地欢迎迎客人，请请客人入座座。2、修剪按照客人要要求的发型型、发式进进行修剪，做做到前后对对称、两边边相等、层层次均匀、厚厚薄适中。3、清除发发渣修剪完成后后，将客人人头上、身身上的发渣渣清除、清清洗干净。4、送离客客人向客人致意意，礼貌地地送客人离离开。5、登记将客人姓名名、部门、理理发时间等等做好登记记。三、质量记记录(一)发发文登记表表发文登记表表青岛海天大大酒店有限限公司编号：序号文件编码文件名

36、称受控编码收入日期发文部门备注(二)收收文登记表表青岛海天大大酒店有限限公司收文文登记表 编号：序号文件编码文件名称受控编码收入日期发文部门备注(三)作作废文件处处理记录单单 青岛海天天大酒店有有限公司作作废文件处处理记录单单 编号：序号文件名称份数张数文件版本号号备注(四)归归档文件清清单青岛海天大大酒店有限限公司归档档文件清单单 编号：序号文件编号文件名称页数份数版本归档日期备注(五)受受控文件清清单青岛海天大大酒店有限限公司受控控文件清单单编号：序号文件编码文件名称受控状态版本备注编制： 批准： 日期：(六)文文件更改记记录单青岛海天大大酒店有限限公司文件件更改记录录单编号：文件名称文件

37、编码文件更改理理由：申请部门：年月日文件更改明明细：文件编制部部门：年月日更改性质：更改人：日期：审核：日期：审批：日期：(七)文文件借阅登登记表青岛海天大大酒店有限限公司文件件借阅登记记表 编号：序号文件编号文件名称数量借阅人借阅日期归还人归还日期(八)文文件补发申申请表青岛海天大大酒店有限限公司文件件补发申请请表编号：文件名称文件编码文件丢失原原因：申请人：年月日补发文件理理由：文件管理主主管部门：年月日补发文件分分发号：作废文件分分发号：(九)文文件复印审审批表 青岛海天天大酒店有有限公司文文件复制审审批表（复印委托托单）年 月日委托部门：部门经理：纸号：数量：文件名称备注(十)受受控文

38、件发发放范围审审批表 青岛海天天大酒店有有限公司受受控文件发发放范围审审批表编号：文件名称文件编码文件发放范范围：份数：制定定文件部门门：审批意见：主管领导：日期：(十一)部部门文件发发放登记表表部门文件发发放登记表表序号文件名称文件编码发放号发文日期收文部门收文人收文日期备注四、管理制制度（一）海天天大酒店印印信管理与与使用规定定为了加强酒酒店的印信信管理，保保证其使用用安全、规规范、准确确、及时，特特制定本规规定：1、 各部门印章章须按政府府主管部门门规定的式式样、尺寸寸统一刻制制，并须保保留印模查查存。2、 新印章在使使用前，由由各部门根根据工作需需要向有关关单位发送送启用通知知。3、

39、下列情况可可使用印章章：（1）对外外发出的公公文；（2）对外外联系、商商洽业务工工作的介绍绍信、证明明信等；（3）与有有关单位签签署的合同同、协议等等；（4）酒店店员工办理理私事，确确需酒店出出据证明信信等。4、使用酒酒店印章须须经酒店领领导书面批批准，使用用部门印章章须经部门门领导书面面批准；文文件用印，以以签发该文文件的领导导人签字为为准；常规规用印由部部门经理批批准，印信信管理人员员审核后办办理。5、印章管管理人员须须对需要盖盖印的文件件、信函等等进行检查查，须有相相关领导的的签发或签签署，文件件、信函格格式须合适适、文字须须通顺、无无错漏字，标标点符号须须妥当等。开开具印制好好的介绍信信时，须确确认已将存存根所列项项目填写清清楚；如需需领导签字字的，须有有相关领导导在“批准人”一栏签字字，一切合合格后方可可盖印；使使用信笺开开信，须按按领导批准准的底稿抄抄清后再盖