金蝶K3ERP系统管理制度2428980426.docx

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1、金蝶K/3 ERP系统管理制度（试行稿）1. 目的：为了了保障金蝶蝶K/3 ERP系系统在公司司运营中的的有效应用用，使企业业快速实现现管理的标标准化、程程序化，使使企业运营营管理更加加规范、高高效，特制制定本制度度。2. 适用范围：全公司纳纳入ERPP系统管理理的部门和和事项。3. 权责：3.1. “K3” ERP系系统推行实实施小组负负责本制度度稿的制定定和修改。3.2. “K3” ERP系系统推行领领导小组负负责本制度度的审批。3.3. “K3” ERP系系统各操作作岗位负责责执行制度度。4. 定义：（无）5. 工作程序：5.1. ERP业务务流程图：图示说明 图表色别责任部门图标说明资

2、产管理中中心流程次序从上到下、从从左到右。营销中心制造中心计计划上下业务具具有承接关关系，或下下一个业务务可由上一一个业务直直接下推生生成。制造中心仓仓储制造中心采采购下一个业务务必须以上一个业业务的结果果为基础展展开，过程程要严格控控制。制造中心生生产根据业务实实际由资产产管理中心心或制造中中心采购填填制下一个业务务可以上一一个业务结结果为参考考数据展开开，过程给给予适当灵灵活度。销售订单系统MRP运算系统MPS运算计划管理系统自动生成委外加工任务单系统自动生成半成品生产任务单系统自动生成采购申请单系统自动生成成品生产任务单采购申请单系统自动生成投料单采购订单生成凭证入库核算钩稽采购发票外购

3、入库单费用发票领料单半成品入库委外加工出库单出库核算钩稽采购发票费用发票委外加工入库单核销销售出库单销售出库通知单销售发票成品入仓领料单固定资产管理销售费用发票其它外来发票应收帐款管理应付帐款管理总帐管理期末处理结帐关帐过帐对帐5.2. ERP业业务操作规规程：5.2.11. 销售售管理：5.2.11.1. 跟单员将将确定的订订单按独立立核算单位位的不同分分别录入到到各自帐套套中。5.2.11.2. 对录入的的订单，业业务员、业业务主管、资资产管理中中心要对订订单内容的的正确性、订订单业务的的受控性、接接单过程的的合法合规规性进行审审核。5.2.11.3. 经审核的的订单要与与其它订单单信息的

4、附附件一起，及及时打印、分发给相相关部门人人员，发现现订单错漏漏后必须立立即停止EERP业务务流程并要要及时反馈馈给营销中中心跟单员员纠错。5.2.11.4. 当出现因因基础资料料缺失而导导致业务无无法录入到到ERP系系统的情况况时，操作作人员应立立即依照55.3基础础数据管理理的规定向向相关部门门提出。5.2.11.5. 根据出货货计划跟单单员开出出出货通知单单通知出出货，出出货通知单单必须经经业务员、业业务主管、资资产管理中中心审核后后才会生效。5.2.11.6. 错误订单单经计算后后系统限定定是不能删删除的，纠纠正时先执执行订单修修改操作（只只能改数量量和备注），在在错误行备备注栏注明明

5、“错误单据据作废”让后执行行单据关闭闭或行关闭闭操作，同同时在补做做一张销销售订单录录入被作废废的内容，补补入订单的的表头信息息要保持与与原单一致致。5.2.22 计划管管理5.2.22.1. 实行生产产模块管理理的帐套必必须在接到到订单后由由制造中心心计划部门门进行MPPS（主生生产计划）和MRP（物料需求计划）计算。5.2.22.2. MPS和和MRP运运算的参数数设定由系系统管理员员会同计划划人员按公公司ERPP系统管理理的阶段性性要求进行行设定，EERP系统统管理员和和计划人员员不得独自自修改运算算参数。5.2.22.3. 计划部门门在进行MMPS和MMRP运算算前要再次次核对销售售订

6、单的正正确性，避避免错误订订单被运算算，同时计计算时先进进行低位码码维护，使使新生成或或新变更的的BOM得得以自动维维护；订单单被运算后后订单将因因有关联单单据而无法法反审核修修改，因此此出现错误误订单运算算后按5.2.1.6的规定定处理。5.2.22.4. MPS运运算后在MMPS维护护界面对生生成的计划划订单进行审核核、投放；投放后对对生成的生生产任务单单进行确认认、下达，任任务单未完完成，但因因故不需要要再生产的的，则对该该生产任务务单采用手手工结案。5.2.22.5. MRP运运算同5.2.2.4的操作作方法。5.2.33 采购管管理5.2.33.1. 物物料计划人人员（或承承担物料计

7、计划的仓储储管理或采采购人员）以系系统自动计计算生成的的物料采采购申请单单为基础础，依据实实际需求修修改后提出出物料申请请，经核准准审批后提提交采购。5.2.33.2. 采购人员员依据采采购申请单单下推生生成采购购订单，采采购订单可可根据与供供应商的协协商情况作作适当修改改，经核准准审批后打打印出并传传真给供应应商。5.2.33.3. 物料入仓仓后，采购购人员根据据外购入仓仓单下推生生成采购购发票，并并填制相应应的费用用发票。直接到财财务报账的的费用由财财务填制相相应的费费用发票，经审核后由资产管理中心核算员钩稽。5.2.44 仓储管管理5.2.44.1. 办理物料料外购入库库手续时，仓仓管人

8、员由由采购订订单下推推生成外外购入库单单，并以以此检查采采购的物料料和数量是是否符合采采购订单要要求。对实际入仓仓数量超过过采购订单单需求的，其其差额在系统设置置允许范围围的，必须须经相关领领导批准，补录采购订单将差额录入系统；对没有采购订单的物料，仓管人员不得受理，并及时将相关情况向上级汇报。5.2.44.2. 车间选择择生产任任务单或或委外加加工任务单单下推生生成领料料单或委委外加工出出库单，领领料单或或委外加加工出库单单的物料料品种及数数量，由系系统根据MMRP运算算自动生成成的投料单单反映出来来。a) 在在全面实施施ERP计计划控制之之前，车间间可在允许许的范围内内修改系统统生成的领领

9、料单或或委外加加工出库单单上的数数量。b) 未未实施计划划控制的帐帐套，由车车间提前开出手手工领料单单据交仓库库备料，仓仓库根据车车间的领料料单在ERP系系统中录入入领料单单或委委外加工出出库单。c) 录录单时要在“成本对象象”栏注明成品品品名，在在表头“领料用途途”栏录入*订订单编号，以以便财务进进行成本核核算。5.2.44.3. 对于同种种材料不同同长度、面面积的钢材材未按照BBOM规定定的混用现现象，鉴于于工厂实际际生产活动动中的要求求，在月底底需要进行行对同种材材料不同长长度、面积积的物料进进行核对盘盘点，对总总长度、面面积帐实一一致的直接接由仓库分分别以红字字、蓝字领领料单作作调帐处

10、理理；对总长长度、面积积帐实不一一致的按盘盘点规定办办理。5.2.44.4. 实行生生产管理模模块控制的的帐套半成成品和成品品的入库必必须由生生产任务单单或委委外加工任任务单下下推生成产产品入库单单或委委外加工入入库单，对对生成的单单据可依据据实际入库库数量进行行修改，对对数量不足足任务单要要求数量但但因客户同同意无须再再生产的要要进行手工工关闭生生产任务单单或委委外加工任任务单的的操作。未实行生产产管理模块块的帐套在在手工录入入产品入入库单或或委外加加工入库单单时，必必须录入*订单编号号。5.2.44.5. 要求求销售出出库单必必须由发发货通知单单生成，数数量可以根根据实际出出货情况进进行修

11、改，特特殊情况下下需要通过过其它方式式生成销销售出库单单的，必必须经相关关财务人员员同意并告告知ERPP系统管理理员。5.2.44.6. 内部领领用或免费费提供给客客户的物料料，或不同同核算单位位之间的物物料调拨须须填制其其它入库单单或其其它出库单单，以便便于报表归归集和财务务核算。5.2.44.7. 实行批批次管理的的物料，入入库和出库库时必须录录入批次号号，否则单单据不能保保存。5.2.44.8. 对委外加加工的业务务，仓储或或采购人员员要对每次次收发委外外加工物料料进行核销销业务的处处理，以正正确反映实实际存放在在供应商的的物料数据据。5.2.55 财务核核算管理5.2.55.1. ER

12、P 系统财务务核算操作作遵循国家家财务法令令法规、地地方和行业业规定以及及公司各项项财务制度度规定，采采用公司制制定的符合合本企业实实际运作的的会计方法法。5.2.55.2. 根据公司司规定的各各独立核算算单位，EERP系统统采用多帐帐套独立核核算，各独独立核算单单位间调拨拨均作往来来核算，以以正确反映映各单位经经营结果。涉涉及分厂未未能采用EERP系统统的，其之之间调拨在在系统内也也作往来核核算，在合合并时财务务通过手工工调整来剔剔出由此产产生的资产产和损益。5.2.55.3. 财务人员员要认真核核对采购购发票各各项内容防防止出现差差错，要做做好各往来来应付款项项的核对，及及时协同相相关部门

13、处处理错漏。对对与采购相相关的费用用，采购人人员或财务务核算员要要及时填写写费用发发票，费费用发票要要与相关的的采购发发票进行行钩稽处理理，以确保保存货核算算的正确性性。5.2.55.4. 财务核算算员要及时时处理当天天单据，对对相关单据据进行审核核（参见55.2.11.2和55.2.11.5），根根据销售售出库单填填制销售售发票。5.2.55.5. 财务在存存货核算时时要对物流流单据进行行检查监督督，查出错错漏并督促促相关操作作人员纠正正。a） 对已结帐帐后发现的的问题，核核算员要提提出调帐报报告，经资资产管理中中心经理批批准后在系系统“期初余额额调整”等功能界界面调帐。b) 期期末盘点按按

14、财务制度度执行，确确认盘盈盘盘亏的，财务将签签字审核的的盘点表交交由仓库输入入ERP系系统内，财财务在系统统内确定单价。5.2.55.6. 财务核核算员根据据财务规定定和ERPP系统操作作顺序进行行财务核算算工作。5.2.66 系统管理理员管理5.2.66.1. EERP系统统管理员和和公司网络络管理员按按本规定要要求维护EERP系统统，保障系系统运行顺顺畅。5.2.66.2. ERP系系统管理员员负责解决决或与金蝶蝶顾问联系系解决ERRP操作系系统自身的的技术问题题，并根据据ERP系系统使用状状况，对相相关操作人人员进行指指导、培训训工作。5.2.66.3. 随着公司司对ERPP系统完善善和

15、功能的的增强，根根据项目实实施的进度度和深度配配合公司金金蝶K/33 ERPP项目组的的实施工作作。5.2.66.4. 公司ERRP项目管管理参见金蝶“K3” ERPP系统推行行暂行管理理办法。 5.3. 数据安安全管理5.3.11. 帐套备份份：为保证数数据的安全全，确保使使用帐套不不被破坏，根据实际工作要求，每周五或周六下午17：00系统重新启动后，由系统管理员或指定的管理人员执行帐套备份操作；当需要对ERP系统数据库进行操作时或执行其他不可逆转操作前，操作人员必须报告ERP系统管理员先进行完全帐套备份。备份帐套文件名为工厂简称加日期，除特殊要求的帐套外，备份帐套保存期不超过一个月。5.3

16、.22. 日志备备份：为了了有效追溯溯在ERP系系统里的错误操作作和非法操操作情况，系系统实施日日志管理，当当日志记录录达到一定定量时，需需要引出记记录数据保保存在设定定的文件夹夹内备查，同同时清除系系统内的记记录。5.3.33. 密码管管理：为了了维护业务务流程各职职能岗位权权责的独立立有效性，防防止其他人人员误用、盗盗用本岗位位操作权限限，各岗位位ERP系系统操作人人员必须设设定开机密密码、个人人进入帐套套密码。aa） 开机机密码及用用户名必须须在ERPP服务器上上注册后才才能与服务务器相连，改改动开机密密码及用户户名前必须须先告诉系系统管理员员同时在服服务器里修修改。 b) EERP操作

17、作人员请长长假或离职职时必须同同时将开机机密码和个个人进入帐帐套密码同同相关人员员办理交接手续。5.3.44 权限管管理：根据据各岗位业务务需要，系系统管理员员初步设定定各岗位的的权限，并并通过一定定时间的调调整后，系系统管理员员将各岗位已设设定权限表表提交给各部部门主管确确认并存档档。经确认的的各岗位权权限的变更更需由各部部门主管提提出书面申申请方可更更改。离职职人员在EERP内的的名称需在在其业务处处理完毕后后及时禁用用。5.3.55 业务操作要求及单证证管理5.3.55.1. 公司使用用ERP系系统管理的的部门业务务必须按照照规定的流流程采用EERP单据据运作，禁禁止背离ERPP工具而采

18、采用原来的的模式。自本制度度执行之日日起，除确确需保留的的手工单据据外，如车车间开具的的领料单单、原生生产任务单单可作为ERRP系统领领料单销销售订单的附件使用，其它单据不再作为有效单据使用。5.3.55.2. 修改单据据必须先在在系统内修修改后再打打印出来，手工直接在打印单据上的修改内容无效。5.3.55.3. 各岗岗位业务操操作必须遵遵循严谨、细细致、主动动、及时地地原则，确确保本岗位位业务能正正确、及时时地流向下下个环节；各岗位对对上环节要要起到跟催催、监督的的作用，对对下环节要要起到跟踪踪、服务的的关系。各各岗位职员员要做到今今日事今日日毕，确保保系统即时时数据的正正确性。5.3.55

19、.4. 各业业务环节的的单据制单单、核准、审审核审批、分分发、存档档管理按公公司相关流流程文件执执行。5.3.55.5. 为保保证各岗位位的业务操操作不受系系统的站点点限制影响响，操作人人员业务操操作完毕后后要立即退退回到主控控台界面，不不可继续停停留在各业业务模块界界面，造成成一个岗位位站点在浪浪费，而另另一个岗位位要处理业业务却没有有站点的情情况。5.4. 金蝶KK/3 EERP系统统设备设施施管理5.4.11. 公司司所有的金金蝶K/33 ERPP系统设备备设施管理理遵循关关于电脑、邮邮箱、网络络资源及病病毒防范的的管理规定定要求，确确保设施设设备的财产产安全和使使用安全。5.4.22.

20、 行政中中心网络管理员、电电工负责日日常ERPP系统设备备设施的维维修保养，确确保设备设设施的正常常使用。5.4.33. 为保保证ERPP服务器工工作顺畅，系系统管理员员或网络管管理员于每每日下午117：000时定时重重新启动服服务器以清清理服务器器内存；于于每周日晚晚20：000至周一一8：300关机以保保养服务器器。5.4.44. 除ERRP系统管管理员、网网络管理员员日常管理理以外，未经经公司董事事长或总经经理授权许许可，公司司任何人禁禁止操作服务器器，经授权权操作服务务器人员必必须有网络络管理员或或ERP系系统管理员员陪同，并并遵循网络络管理员和和ERP系系统管理员员的要求。未经ERR

21、P系统管管理员同意意，任何人人不得进行行针对ERRP系统数据库库的操作。5.5. 基础础数据管理理5.5.11. 本公公司物料编编码的编制制、变更管管理、物料料基础信息息管理参见见物料编编码管理办办法。5.5.22. 供供应商、客客户、职员员资料的新新增、变更更、删除禁禁用管理5.5.22.1. 提出资料料新增、变变更、废止止申请：各各部门对供供应商、客客户、职员员资料提出出新增、变变更、删除除禁用的申申请时，部部门相关人人员书面提提出，并填填写好相关关信息资料料。发现系系统信息错错漏需要变变更的，由由发现部门门直接提交交申请给系系统管理部部门办理。5.5.22.2. 申请事项项的审核、确确认

22、：申请请部门主管管对本部门门提出的申申请负责审审核批准，并并签字确认认。5.5.22.3. 新增、变变更、废止止事项执行行：系统管管理部门接接到经申请请部门主管管审核批准准的申请后后要及时录录入系统。系系统管理部部门对申请请部门的申申请有疑问问的，先与与该部门主主管或以上上人员沟通通协商。属属于对系统统数据安全全性有危害害的新增、变变更等方案案系统管理理部门可以以拒绝采用用。5.5.22.4. 财务部门门补充新增增物料相关关属性资料料：由于基基础资料的的财务内容容基本平稳稳，一般不不会变动，系系统管理部部门在新增增、变更后后要以邮件件的方式通通知负责该该厂的财务务人员，检检查相关财财务数据是是

23、否需要补补充、修订订，并及时时回复系统统管理部门门。5.5.33. BBOM表新新增、变更更、删除禁禁用管理5.5.33.1. BOM表表新增及审审核确认：技术部门门对新产品品按ERPP系统的格格式要求建建立新增产产品的BOOM表，BBOM表按按照公司IISO文件件要求进行行审核、归归档、发放放。紧急开开发产品的的BOM表表要在一个个工作日内内完成编制制审核工作作。5.5.33.2.EERP系统统BOM表表录入：技技术部门（或或文控）要要将编制审审核完成的的BOM表表于完成当当天分发给给ERP系系统管理部部门录入系系统数据库库内。5.5.33.3. ERP系系统BOMM表变更、删删除、禁用：系

24、系统内已存存BOM的的修订变更更、删除禁禁用都必须须由技术部部门提出申申请经部门门主管审核核后并交给给系统管理理人员，由由系统管理理人员负责责变更或删删除。5.5.33.4.EERP系统统BOM表表维护：技技术部门为为ERP系系统BOMM表日常维维护的责任任部门，系系统管理部部门负责配配合BOMM表的输入入工作（也也可指定技技术部安排排专人）。6. 支持性文件件：6.1.物料编码管理办法6.2.关关于电脑、邮邮箱、网络络资源及病病毒防范的的管理规定定6.3.金蝶“K3” ERP系统推行暂行管理办法7. 附件：7.1. 销售订订单7.2. 采购购申请单7.3. 采购购订单7.4. 外购购入库单7.5. 领料料单7.6. 产品品入仓单7.7. 委外外加工出库库单7.8. 委外外加工入库库单7.9. 销售售出库通知知单7.10. 销售售出库单7.11. 其它它入库单7.12. 其它它出库单7.13. 生产产任务单7.14. 委外外加工任务务单编制/日期期：*/* 审核/日日期： 批准/日日期：