财务管理手册（DOC 33页）(1)1630.docx
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1、英国国际发展部中国水利部水资源需求管理援助项目 财 务 管管 理 手手 册Finannciall Mannagemment Manuual水利部中央央项目管理理办公室目 录目 录ii前 言iii第一章 财政援助助资金使用用及报账申申请1第一节 财政援助助资金使用用1第二节 财政援助助资金申请请程序及申申请文件1第三节 申请财政政援助资金金所需样本本文件3第二章 内部控制制13第一节 财务人员员及其主要要职责13第二节 货币资金金控制13第三节 实物资产产控制14第三章 会计核算算15第一节 总 则15第二节 会计科目目15第三节 会计报表表16第四章 采购管理理20第一节 总 则20第二节 采
2、购程序序20第三节 公开竞争争性招标采采购20第四节 询价采购购21第五节 评 标21第六节 合同格式式23第七节 采购文件件管理23附录一 项目简介介24附录二 项目预算25附录三 建议账户编码26附录四 设备采购购合同格式式（建议）27前 言中英合作水水资源需求求管理项目目财务管理理手册的目目的是帮助助项目管理理人员有效效地管理项项目财政援援助资金（FFA）。本本手册根据据中国的现现行法律法法规和英国国国际发展展部的有关关要求编制制，用于指指导各级项项目管理办办公室的工工作，帮助助项目管理理人员解答答疑问。项目管理人人员应当遵遵守本手册册的规定，对对规定的任任何改动需需得到项目目经理和国国
3、际专家组组长的一致致同意，并并报告英国国国际发展展部和中国国水利部批批准。本手册共包包括三个章章节和一个个附录。第第一章：财财政援助资资金的使用用及其申请请，介绍英英国国际发发展部财政政援助资金金的使用范范围，以及及申请报账账的程序和和相关文件件要求。第第二章：内内部控制，介介绍各级项项目管理办办公室采用用的会计程程序和内部部控制要求求，以保证证本项目能能够及时准准确地提出出会计报告告。第三章章：会计核核算，介绍绍适用于本本项目的会会计核算办办法，包括括会计术语语、所需财财务报表及及其使用指指导。附录录目的在于于帮助项目目财务管理理人员更好好地了解有有关项目内内容和资金金预算。第一章 财政援助
4、助资金使用用及报账申申请本章共有三三节，分别别为：（11）财政援援助资金使使用，（22）报账申申请程序和和申请文件件，（3）申申请报账所所需样本文文件。第一节 财政援助助资金使用用英国国际发发展部提供供的项目财财政援助资资金仅用于于支付为实实现本项目目目标而开开展的项目目活动或采采购所发生生的费用，使使用该项资资金总体原原则是：1、所有可可以使用财财政援助资资金的项目目活动和采采购，应包包括在5年年项目实施施计划和列列入预算的的年度工作作计划中，该该工作计划划和预算由由项目管理理委员会批批准。未包包括在该工工作计划和和预算中的的任何活动动均不能使使用项目财财政援助资资金。2、使用财财政援助资资
5、金支付项项目活动费费用时，须须提供费用用支出凭证证。例如，如如果某位项项目管理办办公室人员员要报销差差旅费，他他必须提供供原始机票票、住宿发发票、出租租车票和其其它合格票票据来支持持他的报账账申请。一般来说，财财政援助资资金不能预预付。如有有特殊情况况需要提前前预付，相相应的项目目管理办公公室须提出出充分的申申请理由，并并经项目经经理和国际际专家组长长一致同意意批准，方方可获得预预付。使用用预付款支支付的执行行单位，须须在相关活活动或采购购结束后，立立即提交正正式的费用用说明（例例如：发票票或经确认认的财务报报表）。如如果无法提提供合格票票据和支持持文件，不不予以使用用财政援助助资金报账账。例
6、如，如果果向一个宾宾馆预付一一笔小额费费用用于召召开研讨会会，相关项项目管理办办公室必须须要求该宾宾馆说明所所有费用的的细目，然然后才能进进一步对其其进行支付付，以及向向英国国际际发展部申申请报账。3、对于合合同支付，“2”中的原则同样适用，即任何转账的资金必须做出说明才能进行报账。4、英国国国际发展部部仅向本项项目专用外外汇账户支支付申请报报帐的费用用。5、财政援援助资金不不能用于支支付任何进进口或海关关税收。财财政援助资资金也不能能用于支付付任何其他他关税或税税费(包括括收入调节节税)或其其它类似的的对产品和和服务征收收的税费。中中央项目管管理办公室室应确保这这一原则得得到遵守，并并在必要
7、时时与商务部部和有关税税务部门就就此进行商商讨。第二节 财政援助助资金申请请程序及申申请文件本项目中的的财政援助助资金申请请程序包括括3个阶段段：（1）市市、县案例例研究办公公室向省项项目管理办办公室提出出资金回补补申请；（22）省项目目管理办公公室将省内内各级案例例研究办公公室的申请请进行汇总总，然后向向中央项目目管理办公公室提出资资金回补申申请；（33）中央项项目管理办办公室汇总总中央和两两省的资金金回补申请请后，向英英国国际发发展部提出出财政援助助资金回补补申请（详详见图1资资金回补流流程图和图图2财务报报告流程图图）。中央项目管管理办公室室向英国国国际发展部部申请报账账财政援助资资金申
8、请程程序根据联联合王国财财政援助资资金的支出出程序和惯惯例的要要求制定。项目正式实实施后，中中央项目管管理办公室室应每三个个月向英国国国际发展展部申请一一次财政援援助资金，申申请时间为为每年的11月5日、4月5日日、7月5日日和10月55日之前。如如果超时未未报，英国国际发展部水利部中央项目办项目专用外汇账户（英镑）甘肃省项目办（人民币账户）辽宁省项目办（人民币账户）中央项目办（人民币账户）甘肃省市/县实施办（人民币账户）辽宁省市/县实施办（人民币账户）图2 财务报告流程图英国国际发展部水利部中央项目办项目专用外汇账户（英镑）甘肃省项目办（人民币账户）辽宁省项目办（人民币账户）中央项目办（人民
9、币账户）甘肃省市/县实施办（人民币账户）辽宁省市/县实施办（人民币账户）图1 资金回补流程图须等等至下一个个季度一并并提出报账账申请；如如果某一季季度支出不不多，可与与下一季度度一并提出出报账申请请。如果申申请报账的的资金总额额少于100万元人民民币，报账账申请应推推迟至下一一季度。除除特殊情况况外，在上上述设定日日期之后提提出的申请请通常将不不被考虑。所所有报账申申请在项目目管理办公公室主任签签发之前，须须得到项目目经理和国国际专家组组长的一致致同意。各级项目管管理办公室室应只就过过去一季度度所发生的的费用提出出报账申请请，这些费费用应在季季度财务报报表中有详详细说明。同同一季度财财务报表和
10、和季度报账账申请中的的对应数字字应该一致致。具体的申请请程序如下下：第一步：中中央项目管管理办公室室财务人员员为资金申申请日之前前已发生的的支出准备备财政援助助资金回补补申请文件件。所需文文件包括：(1) 项目管理办办公室主任任或外汇专专用账户授授权签字人人给英国国国际发展部部驻华代表表处项目官官员带中央央项目管理理办公室正正式文头的的说明信(Coveer Leetterr)。(2) 项目管理办办公室主任任或外汇专专用账户授授权签字人人签署的“当地费用用回补申请请书”(Claaim ffor RReimbburseementt of Locaal Coosts)。(3) 项目管理办办公室主任任
11、或外汇专专用账户授授权签字人人签署的“费用报表表”(Staatemeent oof Exxpendditurre)。(4) 项目管理办办公室主任任或外汇专专用账户授授权签字人人签署的“专用账户户调节表”(Speeciall Acccountt Recconciiliattion Stattemennt)。(5) 银行对账单单(Bannk Sttatemment).第二步：项项目财务人人员将上述述申请文件件送项目经经理审核。第三步：经经项目经理理审核后，送送项目管理理办公室主主任签字。第四步：将将已签字的的文件送交交英国国际际发展部驻驻华代表处处项目官员员。除上述程序序外，在实实际工作中中还须格
12、外外注意以下下几点：1. 所有文件都都应使用英英文填写或或编制。2. “当地费用用回补申请请书”、“费用报表表”和“专用帐户户调节表”都须有项项目管理办办公室主任任或其授权权签字人的的签字。3. 报送“费用用报表”打印文件件的同时，还还应向英国国国际发展展部报送一一份使用微微软公司EExcell软件编制制的电子版版“费用报表表”，以便英英国国际发发展部检查查“费用报表表”中的计算算正确性。4. 项目财务管管理人员应应保存与“费用报表表”有关的全全部支出原原始单据，以以备审计。地方项目办办公室向中中央项目管管理办公室室申请报账账省项目管理理办公室，市市、县案例例研究办公公室应每季季度向其上上一级
13、项目目管理办公公室提出一一次报账申申请。各级级项目办公公室提交报报帐申请的的日期为： 县案例研究究办公室：在每年的的3月5日日、6月5日日、9月5日日和12月55日前，向向市案例研研究办公室室提出报账账申请 市案例研究究办公室：在每年的的3月100日、6月100日、9月100日和12月110日前，向向省项目管管理办公室室提出报账账申请 省项目管理理办公室：应于每年年的3月115日、6月155日、9月155日和12月115日前向向中央项目目管理办公公室提出报报账申请具体的报账账程序如下下：第一步：项项目管理办办公室（案案例研究办办公室）财财务人员为为申请日之之前已发生生的支出准准备报账所所需文件
14、“申请请信函”、“费用报表表”(Staatemeent oof Exxpendditurre)和财财务季度报报告。第二步：项项目管理办办公室（案案例研究办办公室）财财务人员将将上述“费用报表表”送项目管管理办公室室主任签署署。第三步：将将已签字的的“费用报表表”送上级项项目管理办办公室（案案例研究办办公室）。除上述程序序外，在实实际工作中中还须格外外注意以下下几点：1. “费用报表表”须有项目目管理办公公室（案例例研究办公公室）主任任签字并加加盖单位公公章。2. “费用报表表”应使用中中文和英文文填写，以以英文为准准。3. 在报送“费费用报表”打印文件件的同时，还还应向上级级项目管理理办公室（
15、案案例研究办办公室）报报送一份使使用微软公公司Exccel软件件编制的电电子版“费用报表表”，以便上上级项目管管理办公室室（案例研研究办公室室）或检查查“费用报表表”中的计算算正确性。4. 项目管理办办公室（案案例研究办办公室）向向其上级项项目管理办办公室（案案例研究办办公室）提提交的电子子版“费用报表表”，还应包包括其下级级项目管理理办公室（案案例研究办办公室）报报送给它的的电子版“费用报表表”。项目财务管管理人员应应保存好与与“费用报表表”有关的全全部支出原原始单据，以以备审计。第三节 申请财政政援助资金金所需样本本文件本节将通过过举例来说说明有关申申请文件填填写和编制制过程。所所举案例均
16、均为假设，仅仅供演示之之用，案例例包括聘请请个人咨询询专家和开开展一些项项目活动。样本文件如如下（见下下页）： 中央项目管管理办公室室向英国国国际发展部部申请资金金回补文件件 地方项目办办向中央项项目管理办办公室申请请资金报帐帐的费用报报表中英合作水水资源需求求管理项目目管理办公室室UK/CHHINA Wateer Reesourrces Demaand MManaggemennt Asssisttancee PROJEECT MMANAGGEMENNT OFFFICEELi GeeWRDMAAP Prrojecct DiirecttorNo. 22 Baiiguannglu ErtiiaoB
17、eijiing 11000550ChinaaMatthhew PPerkiinsDeputty Prrograam MaanageerDevellopmeent SSectiion30th Flooor Soutth ToweerBeijiing Kerrry Centter1 Guaanghuua RooadChaoyyang Disttrictt,Beijiing 11000220Tel:+86 10 63320 22701Fax:+86 10 66320 32499Emaill: zhujjianggnMay 330, 22005The FFirstt Reiimburrsemeent
18、CClaimmUK/Chhina Wateer Reesourrces Demaand MManaggemennt Asssisttancee Proojectt, Grrant 20055Dear Mr. Mattthew Perkkins,I havve reeviewwed aand hherewwith sendd youu thee doccumennts ffor tthe ffirstt reiimburrsemeent cclaimm forr exppendiituree on the UK/CChinaa Watter RResouurcess Demmand Manaag
19、emeent AAssisstancce Prrojecct. All the origginall invvoicees haave bbeen fileed annd keept aat thhe WRRDMAPP proojectt mannagemment offiices at rrelevvant leveels aand aare aaccesssiblle foor auudit purpposess.The ddocummentss preepareed arre ass folllowss:FORM 1. Claaim ffor rreimbburseementt of l
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