浅析高校信息系统的整合_张立立.docx

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1、 浅析高校信息系统的整合 张立立 (哈尔滨金融学院教务处，黑龙江哈尔滨 150030) 摘要：每一个教师都会有这样的经历，当我们需要申报某些课题时，或者打算评职时，总会一遍又 一遍的将我们拥有的东西填入表格并附上我们已经取得的 成果 ，似乎我们拥有的东西都只是属于我 们自己；在我们搞科研时，我们虽然可以借助网络来查寻资料，但到底有多少人在从事这项研究我们不曾 得知，网络似乎 告诉 了我们一些人已经取得的成果，但这些成果究竟有着怎样的 地位 呢？这似乎也 难以有一个真正的评判。站在一个面向全校乃至全国高校的角度给出了一个新的解答。 关键词 ：信息系统；数据库；整合 中图分类号：TP311.5 2

2、 文献标识码 ： A 一、中国高校信息系统现状 (一） 许多部门工作依靠简单的办公方式，没 有使用数据库 其实无论是在 _校，还是在企业及许多机关 单位，我们都可以看到这样一种现象，人们己经熟 知的办公软件不过寥寥几种，如微软公司的 Office、 金山公司的 WPS、 IBM 旗下 Lotus 公司的 Sm- artSuite等。在这些办公软件中，中国人最熟知也 最常用的也就数微软公司的 Office 了，即使是 Office 办公软件， 也就数 Word 和 Excel 应用 的最多 了，其它办公软件的如Outlook， 我们也不过是用它 管理一下邮件，如 PowerPoint， 也不过是

3、用它制作 一些演示文稿罢了。 (二） 各个部门各自为政，没有形成统一的办 公格局 如前所述，即便是人们最常用的 Word和 Ex- c e 1，人们对其功能也不甚了解，都是按照各自习惯 的办公方式进行着文件及数据的处理，办公格局 也无法完全统一，标准化办公似乎成了这个社会 一个难题，你生成的文件是这个样子的，我生成的 文件是那个样子的，同样内容的文件可以有许多 不同的版本，虽然我们可以说这些文件其实都差 不多，都可以满足办公的基本需求，但重复办公使 得信息变得冗余的同时，也同时使得信息的使用 者处理这些信息时变得复杂，浪费了大量的时间， 增加了办公成本的同时，也带来了许多不必要的 麻烦，所以当

4、前统一的办公格局己成为制约社会 特别是高校办公效率的一个重要因素。 文章编号： 1004-9487 (2013) 04009902 (三 ） 4艮多信息没有进行规范 匕统计，日后查 询困 难 如果信息都是记录在各个部门各自创立的 Word和 Excel中，势必造成其难于进行共享，要想 进行并达到规范化的统计也十分困难，许多的时 候我们甚至不知道存储在哪个部门的文档是最终 文档， P那些信息是我们最终确定并需要的信息也 成为了一个难题，于是我们会不厌其烦的向各个 部门进行一次又一次的统计（在我们需要这些信 息的时候），以确定这些信息是最新的，这样，我们 不仅可以得到想要的那些信息，也可以把这个信

5、 息存在的不确定性规避掉，责任也就会随着这些 信息的统计而划分到其他部门（提供这些信息的 部门），与其说我们想获得这些信息，更不如说我 们想要规避由于信息不正确所带来的责任罢了。 (四） 没有经过整合的信息系统使得办公效率 低下 正是由于在中国高校简单的办公方式、各自 为政的办公格局以及缺乏同一的数据库管理系 统，使得我们不断进行着重复的劳动，重复地书写 着公文（当各部门有类似的文件时，无法相互借 鉴），重复地统计着数据（不论是哪个部门需要数 据，不论是哪一次需要数据，为了不至于遗漏或者 弄错，抑或信息落后，不得不重复地要求数据提供 者重新提供信息），重复地打印或者复印 （ 每一次 提供信息资

6、料都要 求提供纸质介质 ） 加大了资源 的浪费，给我们自己造成麻烦的同时给自然环境 带来了极大的破坏。 收稿日期： 2013 -06 -10 作者简介：张立立 （ 1982 -)，女，黑龙江哈尔滨人，哈尔滨金融学院教务处助理实验师，硕士，研究方向为计算机软件工程。 一 99 一 二、 整合中国高校信息系统的现实意义 (一） 整合后的信息系统可以让人们更方便的 办公 如果有一个全新的平台可以获得一种同一标 准，并且在这个标准中我们可以获得范本，对所有 人而言就意义非凡了：有了这些 标准 以及范本， 我们就不再担心我们提供的信息会 离谱 或者不 符合信息接收者的 味口 了。 (二） 整合后的信息系

7、统可以让管理者更方便 的获取信息并进行日常管理 如果我们能够获得一个同一的信息系统，就 可以随时获取我们所需要的信息，办公自然就变 得轻松而方便了，并且随着这些信息的不断整合， 曰常管理的工作重点也自然会从琐碎的信息搜集 整理过程变成人与人全面沟通的过程，办公变得 高效而轻松。 (三） 整合后的信息系统可以避免 麻烦 与 资源浪费 在生活中我们经常可以遇到这样一种现象， 己经提交的文件被接收者所修改，修改后的文件 再被接收者修改，其最终可能形成一个或几个版 本，在经历了传递与时间的推移，要么是不知道它 的去处，要么是不确定哪个才是最终确定的版本 了。于是，我们需要新一轮的录入、传递并修改这 些

8、文件，。这种信息的处理方式所导致的结果是 重复劳动与资源浪费，并且这种浪费是惊人且麻 烦的，难道不能有这样一个平台，让我们信息的使 用者可以方便的获取我们己经拥有的信息，从而 不再反复为这个或者那个部门提交相同的东西 吗？在这里我要说，这就是整合 后的信息系统所 要做的事。 (四） 整合后的信息系统可以有利于各部门及 人员的信息交流 有了整合后的信息系统，不论需要怎样的信 息，我们只要登陆信息系统就可以获取我们想要 的东西，信息的使用者们也不再总是需要检查信 息提供者所提供的信息是否符合要求，而是把精 力用来制定更好的政策及这些政策的实施情况 上，信息的交流也自然会变得高效。并且，在这个 整合

9、后的信息系统中，我们可以根据自己的需要 进行检索，需要什么信息就获取什么信息，没有的 信息就添加，冗余的信息就删除，修改的信息也要 及时在信息系统中公布，那么信息的变动及交流 就不再是个困扰我们的难题了。 三、 中国高校信息系统的整合 (一）建立标准 匕数据库，使用统一格式的行 文标准 不论是怎样的高校，其信息大致都可以分为 这样几类：师资、学生、科研、教学及行政管理等。 对于高校的行政管理而言，行文标准的统一可以 大大节省员工行文的时间，员工根据标准的范本 进行文本的修改与提交，即可以减轻工作量，也可 以提交一个上级满意的答卷。另外，由于高校的 特殊性，师资及学生的信息量是十分巨大的，如果

10、能够建立一个标准化的数据库，不仅可以随时知 道师资及学生的动态，更有利于进行相关的管理。 对于学生管理也是如此，在这个数据库中，我们可 以随时获得学生的任何信息，从学生的入学分数， 至其在学校中的表现都可以在这个平台中获得， 学生参加了哪些活动，加入了哪个社团或组织，在 这个系统中都一目了然，学生的一切不再是辅导 员头脑的印象，而是可以放在一起对比的基础。 (二） 建立统驭全校乃至全国高校的信息网络 平台 有了一个标准化的数据库，其内容就可以不 断的丰富，我们可以建立一个统驭全校乃至全国 高校的信息网络平台。在高校信息网络平台中， 我们将学校各个部门 的信息整合在一起，只要在 信息变动的时候进

11、行更新及系统的维护就可以 了，而不是在需要这些信息的时候就反复要求各 部门及人员反复提供。在全国高校信息网络平台 中，我们将全国各高校的信息都整合在一起，如果 我们想知道各种人才有多少，点击一下这个平台 就可以了，每一个科研工作者的业绩、研究方向及 其成果在这个平台中都一目了然，资源可以得到 重新的分配与调整，学者可以更好的知道自己在 一个研究体系中的地位及作用，研究资源得到充 分的利用。 (三） 运用数据库及 网络平台 提供 的规范 匕统 计信息对科研工作进行宏观调控 我国教育最近几十年的确取得了长足的发 展，但我们依然会看到许多不足，比如科研力量的 不足，再比如科研上的 一窝蜂 。而有了这

12、个网 络平台及其所提供的规范化的统计信息，我们不 仅可以知道其他研究工作者的研究方向，更可以 知道有多少人在这个领域进行研究，他们己经取 得了哪些成果，甚至可以知道他们正在努力做些 什么。科研变得不再盲目，一切都能够有的放矢。 有了这个平台，国家对于教育资源的宏观调控也 可以更加自如，管理者们对于科技的引领作用才 能得到更好的发挥。 参考文献： 1李恒贝，罗国富 .高校信息资源系统整合探索与研究 m.中 国教育信息化， 2011， （ 3) :35 -37. 2陈钢，林华 .出版集团信息系统整合策略 CJ.科技与出版， 2011, (8) :73 -74. 3郭雄海 .基于框架的信息系统整合研究 J.电脑知识与技 术， 2010,（ 8) :2016 -2018. 4曹如萍 .燃气集团信息系统整合探讨 J.上海煤气，2010, (2) :25 -29. 责任编校：史晔 一 100