电算化管理规范分析5953.docx

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1、 会 计计 电 算算 化 工工 作 程程 序 图图 审 核调整存档审 核凭证帐务处理凭证打 印凭证记帐凭证凭证审 核原始凭证注 11、图中为直接上上机填制记记帐凭证，则为审核人员上机审核记 帐凭证证，为打印已已在电脑中中记帐的已已审核记帐帐凭证，并并及时 粘贴原始始凭证，经经核对无误误后，整理理存档； 2、会会计人员主主要分工为为制单、审审核和档案案管理人员员； 3、各各工作人员员根据各种种规章制度度要求，并并本着会计计工作职业业道德 要求认真真执行相关关工作。 8 帐 务 流流 程 图 月 初A录入凭证修改凭证B审核凭证存在问题？ C记 帐D对 帐存在问题？A、 制单人员B、 审核人员C、

2、制单人员D、 审核、制单人员E、 制单人员F、 审核、制单人员G、 会计主管H、 制单、档案管理人员E会计报表F帐表核对存在问题？G结 帐H档案管理 8 会计报报表系统业业务流程图图 填制凭证审核凭证记 帐自动取数其他明细表资产负债表利润及利润分配表管理费用明细表营业成本明细表分析填列现金流量表财务分析指标财务报告 8 会计电电算化管理理制度 一、电算化化岗位责任任 根根据财税部部门有关电电算化管理理规章制度度及公司的的管理核算算特点，为为稳妥高效效地开展会会计电算化化工作，公公司财务部部设置以下下工作岗位位： 财务经理 对公公司电算化化发展方向向、规模及及重大硬件件、软件的的使用及应应用项目

3、进进行决策，领领导各财务务人员高质质量、高效效率、稳定定地开展会会计电算化化工作。 会计主管 11、积极配配合财务经经理的工作作，制订公公司电算化化发展规划划及管理制制度等，为为财务经理理提供相关关决策依据据；2、根据公公司特点合合理设置电电算化工作作岗位，正正确分配系系统各级操操作人员的的使用权限限，组织协协调好各财财务人员开开展各项具具体的会计计电算化工工作；3、经常检检查各项电电算化工作作的执行情情况和结果果，严格执执行责任制制对各岗位位人员责任任的约束条条款。 系统管理 1、参参与制订公公司会计电电算化发展展规划及管管理制度；2、执行对对操作人员员的管理和和对计算机机档案管理理的职责；

4、3、对系统统软硬件的的日常运行行进行维护护，及时排排除系统运运行中出现现的各种故故障，确保保系统正常常稳定地运运行。 8 会计电电算化管理理制度 档案管理 1、及及时备份系系统中各种种帐表数据据，并分类类编号存档档，数据备备份至少 做一一次硬盘备备份和两次次软盘备份份；2、对打印印输出的凭凭证、帐簿簿、报表等等应及时装装订存档；3、对系统统软硬件相相关的光盘盘、磁盘、使使用手册等等资料进行行分类编号号， 妥善善保管。 成本、计计划管理 1、 配合财务经经理及会计计主管、系系统管理人人员工作，保保证电算化化日常工作作正常进行行；2、 制订财务计计划，管理理控制成本本，对公司司经济活动动进行准确确

5、而及时的的财务分析析，为财务务经理决策策提供依据据；3、 为会计主管管提供岗位位责任制的的考核依据据。 系统操操作1、 根据会计主主管、系统统管理人员员对本岗位位工作的具具体安排、要要求开展工工作；2、 及时准确地地输入、打打印输出各各种记帐凭凭证、帐簿簿、会计报报表；3、 及时准确为为领导查询询所需的各各种财务数数据；4、 正确使用权权限内系统统中的各种种功能。 8 会计电电算化管理理制度 审 核1、 审核原始凭凭证的合法法性、有效效性以及是是否手续齐齐全；2、 审核系统操操作人员输输入的记帐帐凭证，确确保系统记记帐凭证的的制作质量量；3、 审核系统内内总帐与明明细帐、辅辅助帐及记记帐凭证等

6、等是否试算算平衡；4、 审核会计报报表是否与与相关总帐帐金额一致致平衡。 资金管管理1、 负责银行、现现金出纳岗岗、收入、往往来岗的日日常管理；2、 负责流动资资金的日常常核算管理理；3、 负责每日制制印收入日日报表及现现金日报表表；4、 负责对门票票、发票、收收据等重要要票据的日日常管理。 8 会计电电算化管理理制度 二、会计帐帐表的初始始化1、 每个独立核核算的会计计单位只能能在系统内内设立一套套帐。新套套帐必须经经财务部经经理、主管管会计同意意后方能在在电算化系系统（以下下简称“系统“）内设立立。2、 设置会计科科目时，必必须按照现现行财务制制度规定并并结合公司司实际情况况来设置各各级会

7、计科科目的名称称及编码；同时应本本着利于简简化核算、便便于各种会会计报表从从电脑帐中中自动取数数的原则，合合理适当地地对部分科科目设置辅辅助核算功功能。3、 会计科目一一经设定并并已正式运运用于系统统中制单和和记帐等功功能，不得得随意修改改，以避免免造成系统统数据库的的紊乱；因因核算需要要而需新增增的会计科科目则可在在系统中增增设。4、 转换会计年年度时，应应于新会计计年度开始始后的200日内完成成年初转帐帐的工作，对对结转后的的年初余额额试算平衡衡、对帐无无误后，新新会计年度度电脑帐方方可使用。对对于已成功功结转的年年初余额，不不得随意修修改，以避避免造成系系统数据库库的紊乱。5、 套帐初始

8、化化工作完成成后，应根根据现行财财务制度规规定并结合合公司实际际情况，及及时在电子子报表系统统中编制利利润及利润润分配表、资资产负债表表、财财务状况变变动表、管管理费用明明细表等等基本会计计报表以及及公司内部部管理需要要而要求编编报的各种种明细表等等，并设定定各种报表表从系统取取数的公式式单元和批批处理命令令等。各种种报表格式式及公式单单元、批处处理命令等等一经设定定，不得随随意修改。 8 会计电电算化管理理制度 三、日常帐帐务处理1、 经济业务原原始凭证经经审核后应应于两日内内编制记帐帐凭证，并并输入系统统，填制凭凭证时，应应规范简要要填写摘要要。2、 当日所有原原始凭证都都输入系统统后，审

9、核核人员应及及时审核记记帐凭证，发发现问题应应及时修改改，确保当当日输入的的凭证都正正确无误。3、 记帐凭证经经审核、修修订无误后后，即应打打印输出，并并将打印出出的已审核核凭证和与与其相对应应的原始凭凭证装订，以以备存档。4、 记帐凭证经经审核、打打印输出后后，制单人人员应及时时在系统中中记帐，记记帐凭证未未打印出之之前，不得得记帐。5、 当日凭证都都输入、审审核、记帐帐后，应及及时查询打打印当日现现金收支情情况日报表表，以便于于及时掌握握现金收支支状况。6、 月末所有原原始都已输输入系统并并已记帐后后，应及时时运用系统统汇总功能能，对所有有已记帐凭凭证进行汇汇总，并打打印输出汇汇总表；同同

10、时运用对对帐、试算算平衡等功功能，核对对各科目总总帐、明细细帐与辅助助核算帐等等，帐帐核核对无误后后，即可开开始编制当当期会计报报表。7、 各种基本会会计报表应应于该会计计期后五日日内编制完完成并报出出。会计报报表报出之之前应认真真与系统有有关帐簿、凭凭证进行核核对，如帐帐表不符，应应及时查找找原因，并并进行相应应调整，直直至帐表一一致。其他他辅助报表表则应于核核对无误后后在该会计计期后十日日内编报完完毕。8、 经过层层核核对，确认认帐证一致致、帐帐一一致、帐表表一致后，且且确认当期期发生的所所有经济业业务已全部部反映在系系统帐中，则则可由财务务主管对当当期会计帐帐结帐。结结帐后，则则不可也不

11、不能修改当当期会计数数据。 8 会计电电算化管理理制度 四、系统各各级操作员员权限分工工序 号使用功能权权限权限运用人人员备 注注1财务分工1表中“权限限使用人员员”数码的代代表意义如如下： 1会计计主管 2系统统管理人员员 3系统统操作人员员 4资金金管理人员员 5审核核人员 6成本本管理人员员 7档案案管理人员员上列岗位中中，一名工工作人员最最多可担任任三个，但但制单、制制表和审核核岗位不可可由一人兼兼任；出纳纳和资金管管理不可由由一人兼任任。2建帐、科目目初始设置置1、2、333期初余额管管理1、2、334制单、汇总总、记帐1、35凭证审核1、56对帐、试算算平衡1、3、557结帐、恢复

12、复记帐前状状态1、28自动转帐定定义、生成成1、39查询、打印印1、3、55、610数据备份、恢恢复1、2、7711删除以前年年度数据1、212重建帐、帐帐套参数调调整1、213上机日志1、214银行现金管管理1、415计划管理1、616项目管理1、3、5517部门管理1、3、5518汇率管理1、3、5519单位往来1、3、5520个人往来1、3、5521报表初始化化1、2、3322编制报表1、323报表审核1、524报表修改1、5 8 会计电电算化管理理制度 五、会计电电算化档案案管理 会计电电算化档案案定义主要指存储储在硬盘、软软磁盘或其其他存储介介质上的会会计数据和和程序等， 并包括打印

13、印输出的各各种凭证、帐帐簿、报表表等核算数数据及系统统开发运行行中的全套文文档资料。 档案管管理任务1、 收集和整理理应存档的的会计资料料；2、 保管和利用用好会计档档案；3、 遵守会计档档案的保存存期限。 档案管管理内容 一、会计计凭证的收收集、整理理和存档1、 收集齐全应应存档的会会计凭证，按按凭证顺序序号和本号号检查有无无短缺，原原始凭证是是否齐全，清清理出不属属于会计档档案范围和和无须存档档的一些资资料，补充充可能被遗遗留的一些些必不可少少的核算资资料；2、 与负责凭证证打印、装装订、暂时时保管的操操作人员办办理好档案案入存手续续；3、 应每月装订订一次凭证证，为便于于翻阅凭证证，避免

14、凭凭证散失，装装订凭证时时应按适当当厚度统一一装订；4、 认真填列会会计凭证封封面，封面面各记事栏栏都应填列列完整清晰晰，以便于于查阅。 8 会计电电算化管理理制度 二、会计计帐簿的收收集、整理理和存档1、 各业务日或或各月的会会计帐簿可可由业务经经办人在当当期打印输输出并保管管，日常系系统数据由由系统管理理人员和业业务经办人人负责维护护；2、 会计年度终终了，必须须将全年的的所有帐簿簿，包括总总帐、明细细帐、辅助助帐等都统统一打印输输出，并整整理装订；3、 档案管理人人员在与业业务经办人人办理帐簿簿交接手续续时，应认认真检查帐帐簿是否有有残缺、遗遗漏，确定定无误后，应应对所有帐帐簿进行归归类

15、、编号号，妥善保保存；4、 会计帐簿封封面应书写写规范，应应填项目都都应填列齐齐全清晰。 三、会会计报表的的收集、整整理和存档档1、 各会计期的的会计报表表可由各业业务经办打打印输出，并并负责保管管；2、 会计年度终终了，各业业务经办人人将全年会会计报表整整理装订后后交档案管管理人员；3、 档案管理人人员对会计计报表检查查无误后，应应对会计报报表分类编编号归档；4、 会计报表封封面应书写写规范，应应填项目都都应填列齐齐全清晰。 四、软软硬盘数据据的收集、整整理和存档档1、 每月结帐前前，各会计计主管都应应对会计数数据做一次次硬盘备份份和软盘备备份；结帐帐后，再重重新做一次次硬盘备份份和两次软软

16、盘备份，以以确保数据据的安全； 8 会计电电算化管理理制度 2、 备份软盘应应由档案管管理人员统统一集中管管理；3、 备份软盘应应贴上保护护标签并用用印章或封封条签封；4、 备份软盘应应装在包装装盒内，存存放在安全全、洁净、防防热、防潮潮、防磁的的场所；双双备份的软软盘应存放放于不同的的地点。 档案的的保管和利利用1、 只有由系统统“打印”功能打印印出的会计计凭证、帐帐簿、报表表等核算资资料，经财财务经理、会会计主管、系系统管理人人员和业务务经办人签签字认可后后，才能作作为正式的的书面档案案资料保存存。带有“查询”字样的会会计核算资资料不能作作为正式的的书面档案案资料保存存；2、 会计电算化化

17、档案发生生缺损时，应应重新打印印补充，操操作人员在在打印出的的资料上注注明此种情情况并签字字，经会计计主管和系系统管理人人员签字认认可后归档档；3、 查阅已存档档的会计核核算资料应应填写档档案查阅登登记表，查查阅时不得得在会计档档案上做任任何记录、勾勾删和修改改，更不能能抽取单据据；4、 对于存储在在硬盘上的的会计数据据及其备份份数据，不不得做任何何删除、修修改操作。 档案保保存期限1、 对打印出的的会计档案案，其保存存期限按会会计档案管管理办法的的规定执行行；2、 软盘形式的的会计档案案保管期限限必须在五五年以上。储储存在硬盘盘中的会计计数据，可可在两年后后根据需要要进行存毁毁。 8 会计电

18、电算化管理理制度 六、上机操操作登记 计算机操作作人员必须须每日登记记当天上机机操作情况况，填列内内容主要为为操作时间间、操作人人姓名、操操作内容、机机器运行情情况等； 如在操作过过程中机器器或系统出出现故障或或异常情况况，应及时时向系统管管理人员报报告，同时时将运行情情况作详细细记录； 未进行登记记者，不得得作任何软软硬件的维维护操作； 系统管理人人员在维护护过程中发发现的异常常情况及对对其处理方方法、处理理结果都应应有所记载载；对于重重大运行故故障，出按按规定登记记外，还应应另行填写写故障报告告单，向有有关管理人人员报告； 系统管理人人员应每天天运用系统统中“上机日志志”功能，查查询当日各

19、各操作人员员上机操作作情况，并并与当日上上机记录核核对； 操作记录应应每月装订订成册，日日常由档案案管理人员员妥善保管管，年度终终了再整理理归档。 8 会计电电算化管理理制度 七、硬件设设备维护 硬件维维护范围 打印机 1工作站 1网线打印机 2工作站 2服务器打印机 3工作站 3工作站 4 注：上图为为我公司电电算化专用用设备主要要配置情况况。 8 会计电电算化管理理制度 硬件维维护与管理理1、 会计电算化化专用硬件件设备由财财务部统一一管理和使使用，其他他部门一 般情情况下不得得使用电算算用计算机机；确需使使用时必须须经财务部部经理 批准准，并确认认不会影响响会计电算算的正常工工作，切操操

20、作使用时时必须 进行行操作登记记；2、 为使电算化化设备有一一个良好的的运行环境境，财务部部门应确保保良好的卫卫生环境；3、 任何人员不不得使用电电算化专用用设备玩游游戏、进行行个人文字字处理和对对外服务；4、 为保证系统统不受计算算机病毒干干扰，使用用软盘前，必必须先对其其进行病毒毒检测，检检测合格后后方能使用用；5、 系统维护人人员应经常常检测硬件件设备，一一般应每周周全面检查查一次，并并作好相关关的检查记记录；6、 加强设备的的安全和保保护工作，上上机操作时时严禁吸烟烟，并杜绝绝一切火源源；7、 注意用电安安全，在工工作中遇到到突然停电电的情况，应应及时关闭闭所有设备备电源；下下班时，应

21、应及时关闭闭所有设备备电源；8、 应按照正确确的开机顺顺序启动设设备，即：不间断电源源 打印机 显显示器 主主机。 8 会计电电算化管理理制度 八、软件维维护 软件维维护范围主要为用友友软件公司司研制的集集成帐务77.01（NNT版）、UUFO电子子表7.002（NTT版）和和固定资资产（单用用户版），上上列软件均均已通过国国家财政部部评审。 软件维维护与管理理1、 由于公司使使用的是用用友公司的的商品化软软件，因此此程序修正正和软件参参数的调整整一般都由由用友公司司来实施，会会计数据的的更正与恢恢复则一般般由系统维维护人员负负责，其他他人员一律律不得进行行维护操作作；2、 操作人员在在操作过

22、程程中如发现现软件的原原设计功能能未能正常常运行或现现有软件功功能无法满满足公司电电算化实际际需要，应应及时将信信息反馈至至系统管理理人员，由由系统管理理人员向用用友公司提提出程序修修正和软件件参数调整整要求；3、 财务部门在在收到用友友公司修正正程序或调调整参数后后的软件时时，应由系系统管理人人员进行安安装和运行行，经测试试正常后方方能正式使使用；4、 因凭证录入入错误导致致的会计帐帐簿的错误误只能通过过修改凭证证的方法来来修正数据据，不得通通过数据库库维护操作作来进行修修改；5、 出现下列情情况，系统统管理人员员可通过数数据库维护护来修正数数据： A、 未录入年初初余额或年年初余额不不平但

23、已记记帐；B、 记帐时中断断；C、 错误操作引引起的数据据错误。 8 会计电电算化管理理制度 6、 一般情况下下，不允许许进行数据据恢复操作作，只有当当硬盘数据据已遭到严严重破坏，并并无法修正正或更换硬硬件设备时时，才能实实施数据恢恢复操作；7、 财务部在取取得软件以以及升级软软件并在硬硬盘上安装装后，一般般情况下不不得随意重重新安装；8、 档案管理人人员应妥善善保管各种种财务软件件及相关资资料；9、 财务部应加加强对会计计软件及会会计数据的的安全保护护工作，在在系统登录录程序及开开机程序中中必须加入入密码，重重要的文件件夹和文件件应加入口口令保护，所所设密码和和口令应视视情况适时时适当变更更；各操作作人员应对对自己的密密码严格保保密，不得得泄露。 :