物业公司客服部工作手册(DOC109页)33513.doc
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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.威宁万鸿商商贸城管理理有限公司司物业管理服服务工作手册文件编码:版 本 号号:编 制:审 核:批 准:生效日期:总 页 数数:文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:01版本状态态:A/00客服部工作作手册目录录序号文件名称文件编号版本/状态态1目录1A/02序言2A/03客服部组织织机构职责责3A/04客服部主管管岗位职责责4A/05客服部领班班岗位职责责5A/06客服助理岗岗位职责6A/07客服中心岗岗位职责7A/08客户档案管管理制度8A/09有偿
2、服务管管理制度及及收费标准准9A/010会议室管理理制度10A/011钥匙管理制制度11A/012交接班管理理制度12A/013公共场地使使用管理制制度13A/014社区文化活活动管理制制度14A/015客服部防火火安全管理理制度15A/016物业管理保保险制度16A/017危险品控制制管理制度度17A/018花卉租摆管管理制度18A/019物业验收程程序19A/020客户入伙程程序20A/021客户二次装装修办理程程序21A/022客户投诉处处理程序22A/023客户报修处处理程序23A/024拜访客户程程序24A/025客户迁出办办理程序25A/026办理客户大大件物品放放行工作程程序26
3、A/027各类突发事事件处理程程序27A/028雨雪天气工工作程序28A/029服务工作效效率标准29A/030质量记录表表格清单30A/031各种收楼文文件31A/032装修缴费清清单32A/033客户档案登登记表33A/034客户意见调调查表34A/035客户问询/投诉/意见统计计表35A/036拜/回访客客户跟踪反反馈表36A/037客户迁出核核验单37A/038客户投诉报报告单38A/039工作服务单单39A/040账单发送记记录表40A/041费用催缴记记录表41A/042报刊收发登登记表42A/043邮件收发登登记表43A/044入住公司一一览表44A/045钥匙领用登登记表45A
4、/046主管、领班班工作报告告单46A/047工作交接表表47A/048商务服务记记录表48A/049客户会议通通知单49A/050传真收发记记录表50A/051刻字单51A/052磁卡代售记记录表52A/053客服中心月月销售报表表53A/054客服中心日日销售报表表54A/055雨伞借用流流程55A/056雨伞借用登登记表56A/057形象策划57A/058常用电话58A/0文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:02版本状态态:A/00序言客服部具有有协调、沟沟通、公关关、服务等等职能,是是物业公司司对客服务务的执行与与反馈并提提供多种直直接服务的的部门(岗岗位)。物物业公司的的主要
5、对客客服务是通通过客服部部的业务程程序和服务务环节来完完成的,它它是管理公公司与业主主(用户)之之间的桥梁梁,是管理理公司的窗窗口。客服服部的管理理体系、工工作程序、资资料存档,及及其员工的的服务意识识、职业道道德、服务务质量、操操作技能、应应变技巧,乃乃至仪表、言言谈、举止止等,对管管理公司的的形象和声声誉多会产产生影响。客客服部的主主要服务内内容有:提供咨询服服务;受理业主(用用户)投诉诉;受理业主(用用户)入住住手续;办理业主(用用户)迁离离手续;办理业主(用用户)室内内装修及装装修验收的的申请手续续;办理业主(用用户)非办办公时间加加班手续;办理项目出出入证(临临时出入证证、施工人人员
6、出入证证等);办理业主(用用户)公司司水牌制作作手续(如如有);办理汽车、摩摩托车、自自行车停放放手续;办理业主(用用户)破/换门锁手手续;办理业主(用用户)大门门临时封闭闭手续;办理、保存存、补充业业主(用户户)资料信信息;负责与业主主(用户)沟沟通,接待待业主(用用户)投诉诉,受理业业主(用户户)服务要要求,做好好业主(用用户)的回回访工作;负责为业主主(业主(用用户)分分发投递邮邮件和征订订报刊;负责为业主主(用户)分分发投递邮邮件和征订订报刊;负责做好项项目的业主主(用户)满满意度测量量工作;配合各部门门做好突发发事件及特特殊天气的的应急处理理。文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编
7、号:02版本状态态:A/00为保证客户户有一个舒舒适、优雅雅、整洁、安安全环境,维维护及树立立企业形象象,每位客客服工作人人员都应把把自身形象象与企业形形象融为一一体,严格格履行本岗岗位职责,必必须做到:1、服务态态度,文明明礼貌;22、服务行行为,合理理规范;33、服务效效率,及时时快捷;4、服务效效果,完好好满意;文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:03版本状态态:A/00客服部组织织机构营销部客服主管项目项目客服主管项目客服领班项目客服助理文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:04版本状态态:A/00客服部主管管岗位职责责1.0直接上级级:项目负负责人(助助理)直接下级:客
8、服领班班、客服助助理2.0职责大纲纲:2.11严格贯彻彻执行公司司及项目的的各项规章章制度。2.22协助项目目负责人(助助理)负责责项目的日日常管理、客客户服务工工作。2.33完成项目目负责人(助助理)交办办的其它工工作。3.0职务内容容:3.1制定本部部门岗位职职责、规章章制度、工工作程序。并并严格执行行、监控。在在执行过程程中不断做做出检查、修修改及完善善,并即时时提交项目目负责人(助助理)审批批。3.2确保本部部门的正常常运作,对对本部门员员工定期做做出监控、考考核。做到到公正、透透明、公开开,从而建建立一支高高效团结的的部门团队队。3.3制订可行行性年度培培训大纲及及培训教材材。定期对
9、对本部门人人员进行培培训并进行行不定期的的岗位技能能的抽查考考核工作。将将考核结果果通报项目目负责人(助助理),对对考核结果果进行存档档。3.4对本部门门新入职员员工于试用用期前一周周做出公正正、科学、透透明的考核核。为公司司留用合格格专业的人人材,从而而优化公司司的员工队队伍。3.5有责任和和义务督导导本部门人人员严格遵遵守公司的的各项规章章制度,加加强专业技技能学习,提提高工作效效率,不断断完善自我我,使其成成为一名爱爱岗敬业的的优秀员工工。3.6定期召开开部门工作作例会,部部署本部门门的各项工工作安排,做做到清晰、准准确。列明明各项工作作的负责人人,完成时时间等。督督导其各项项决议的执行
10、情况,并并做好会议议纪要的存存档工作。文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:04版本状态态:A/003.7科学合理理的编制本本部门排班班表。3.88熟悉掌握握物业管理理法律法规规及政府的的相关规定定。3.9按时参加加与发展商商、公用事事业机构、政政府部门及及有关项目目管理等方方面安排的的会议,并并及时向下下属及相关关部门传达达会议精神神。3.10负责项目目现场对客客户的相关关物业管理理投诉的解答答并提供相相关的规范范性咨询服服务。就客客户投诉热热点进行分分析,找出出症结所在在,与相关关部门进行行调整,降降低投诉率率。3.11负责督导导客服中心心的工作,确确保为客户户提供优质质便捷的服服务
11、。3.12遇有水浸浸、火警等等突发事件件,要及时时与相关部部门做好善善后工作。负负责接待客客户的投诉诉及解释工工作。3.13为确保服服务小区的正常常运转,需需每日全面面巡视小区,发现现问题及时时做出反应应。及时审审阅项目之之巡楼报告告、投诉记记录及报修修纪录,并并跟进处理理进度,将将资料整理理汇报至总总经理室。3.14对所属部部门资产、财财务进行严严格的监管管、审核,避避免浪费及及财产的流流失现象发发生。3.15建立一个个完整、高高效的资料料档案系统统,透过资资料分析发发现问题后后,对有关关程序做出出相应的修修改使其更更加完善,从从而提高对对客户服务务效率。3.16对项目之之清洁、绿绿化进行日
12、日常的协调调、督导,并并与有关承承包商代表表定期进行行交流。3.17草拟及发发放客户的的管理通告告。3.18每年年底底提交下一一年度之预预算,提交交项目负责责人(助理理)审批,并并严格按照照审批后的的预算执行行。3.19严守公司司的各项机机密资料,严严禁外泄他他人。3.20定期向项项目负责人人(助理)提提交项目管管理报告,提提出合理化化建议。3.21每周一向向项目负责责人提交本本部门的工工作汇报,及及下周工作作计划。文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:04版本状态态:A/00做到详细清清楚,责任任到人。3.22每月30日前提提交下月的的工作计划划,每月于5日前提交交上月详细细的工作报报
13、告。3.23确保与其其它部门形形成良好的的合作沟通通渠道。3.24针对业主主逾期未交交付的管理理费及其它它费用,协协助财务部部门制订出出可行性方方案,从而而完成公司司的预期目目标。3.25无条件遵遵从公司一一切合理的的工作安排排。文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:05版本状态态:A/00客服领班岗岗位职责1.0直接上级级:客服部部主管直接下级:客服助理理2.0职责大纲纲:协助客服部部主管负责责整个客服服部日常管管理工作3.0职务内容容:3.1每个工作作日提前到到岗,检查查所有当值值人员的仪仪容仪表及及到岗情况况,有缺岗岗的应及时时合理地做做出安排,确确保前台服服务正常运运行。3.2查
14、阅上一一工作日的的工作日志志和客户户问询/投诉/意见统计计表,对对未完成之之服务重点点关注并督督促客服助助理跟进解解决,必要要时直接跟跟进解决,对对重大事件件的处理必必须跟进。3.3督导客服服助理的日日常工作,使使之按公司司制定的服服务标准和和服务要求求为客户提提供服务。3.4做好客户户服务的统统计,并抽抽查服务完完成质量,对对有偿服务务进行登记记,并跟进进费用收缴缴和回访。3.5收集整理理客户对物物业管理服服务的意见见和建议,及及时提出采采纳意见上上报部门主主管。3.6经常检查查前台接待待服务人员员的工作状状况,督导导服务人员员保持良好好的服务形形象、使用用规范的服服务用语和和按要求填填写各
15、类表表单,做好好交接班记记录。3.7督导客服服务中心工工作人员为为客户提供供优质的服服务。3.8按要求检检查项目的的设施设备备、绿摆花花卉、装饰饰物品以及及清洁等的的状况,发发现问题及及时协调相相关部门解解决。3.9在完成自自己的工作作报告的同同时督促员员工按时完完成每周工工作报告,整整理后交部部门经理审审阅。文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:05版本状态态:A/003.10协助相关关部门对各各项物业管管理服务费费用的收缴缴工作,协协调解决收收缴中遇到到问题。3.11按公司的的考核标准准和要求,公公平公正作作好对属下下员工的工工作绩效考考核。3.12按要求做做好客户的的档案收集集、整
16、理、保保管工作,每每月做出客客户/房态统计计报表报部部门经理。3.13协助部门门经理处理理部门管理理事务,在在经理与员员工之间做做好上传下下达的工作作,确保流流畅的管理理程序。3.14对公司和和部门经理理要求完成成的其他工工作,负有有准确理解解和认真落落实的责任任。3.15遵从上级级指示,无无异议地执执行一切合合理的工作作安排。3.16根据不同同时期工作作重点公司司将有权对对此岗位职职责做出相相应的调整整。3.17严守公司司的各项机机密资料,严严禁外泄他他人。文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:06版本状态态:A/00客服助理岗岗位职责1.0直接上级级:客服领领班2.0职责大纲纲:协助
17、客服部部主管负责责整个客服服部日常管管理工作3.0职务内容容:3.1按照客户户服务助理理的工作职职责、标准准和要求完完成各项工工作。3.2根据需要要完成各项项外勤服务务工作等。3.3维护项目目前厅及办办公区域的的环境卫生生。3.4如有需要要,在得到到客服领班班允许后应应陪同维修修人员进入入客户房间间。3.5协助部门门内其他员员工处理各各类应急事事宜。3.6遵遵从上级指指示,无异异议地执行行一切合理理的工作安安排。3.7根据不同同时期工作作重点公司司将有权对对此岗位职职责做出相相应的调整整。3.8严守公司司的各项机机密资料,严严禁外泄他他人。文件名称:物业管理理服务工作作手册文件编号:07版本状
18、态态:A/00客服中心岗岗位职责1.0传真、打打字、复印印、国内国国际长途服服务职责1.1必须按时时上、下班班,礼貌待待客,准时时优质完成成客户所要要求完成的的服务项目目。1.2积极地学学习并提高高本职技能能,不但操操作熟练,还还需懂得日日常维护、保保养。1.3定期对本本工作台的的机器设备备进行维护护,做到每每日一清查查每月大检检查。1.4按时保质质、保量完完成上级所所赋予的工工作任务。1.5培养得体体的言行举举止,树立立良好的企企业形象。2.0邮件收发发职责2.1办理信件件,明信片片,印刷品品收寄服务务,办理包包裹品的收收寄业务,邮邮件收递要要与有关管管理机关协协商妥当,以以便邮局在在服务上
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